bahagian 5 - pengurusan perolehan … untuk setiap pelawaan. 15. jenis item jenis item dibahagikan...

PERATURAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA

BAHAGIAN 5 – PENGURUSAN PEROLEHAN

Kemas kini : Januari 2014 1

BAHAGIAN 5 - PENGURUSAN PEROLEHAN BAHAGIAN 5A - AM 1.

DEFINISI PEROLEHAN

Perolehan ialah proses untuk mendapatkan atau memperolehi bekalan/perkhidmatan/kerja yang diperlukan oleh Universiti, dengan cekap dan pada kos yang paling menguntungkan, untuk menghasilkan output yang berkualiti bagi memenuhi keperluan pelanggan.

2. JENIS PEROLEHAN

(a) Bekalan

Perolehan bekalan merangkumi barangan yang dibekalkan bagi menjalankan sesuatu program, aktiviti atau projek Universiti.

(b) Perkhidmatan

Perolehan perkhidmatan merangkumi khidmat guna tenaga manusia, teknologi atau kepakaran untuk melaksanakan atau menyiapkan sesuatu program, aktiviti atau projek Universiti.

(i) Perkhidmatan Fasiliti

Perkhidmatan penyelenggaraan, pembaikan, pembersihan bangunan dan kemudahan infrastruktur fizikal.

(ii) Perkhidmatan Am

Perkhidmatan sewaan, pengiklanan, pengangkutan, makanan bermasak, dobi dan seumpamanya.

(iii) Perkhidmatan Perundingan

Perolehan perkhidmatan perunding merangkumi semua jenis kajian seperti kajian ekonomi, penswastaan, pengurusan, pembangunan fizikal yang memerlukan input seperti seni binaan kejuruteraan, kerja-kerja ukur bangunan serta perundingan dan perkhidmatan kepakaran dalam bidang khusus seperti alam sekitar, pertanian dan pengurusan




projek.

(c) Kerja

Perolehan kerja merangkumi kerja-kerja pembinaan sivil, mekanikal dan elektrikal.

3. PRINSIP PENGURUSAN PEROLEHAN

Prinsip pengurusan perolehan adalah bagi memastikan wujudnya akauntabiliti awam, ketelusan dalam pengurusan (transparent), nilai faedah yang terbaik (best value for money), saingan terbuka, serta adil dan saksama.

4. KONSEP PENGURUSAN PEROLEHAN

(a) Kualiti yang betul mengikut spesifikasi barang/perkhidmatan/kerja yang diperlukan.

(b) Kuantiti yang betul iaitu mengikut keperluan pada satu satu masa.

(c) Masa yang betul iaitu memastikan agar barang/perkhidmatan/kerja diperolehi tepat pada masa yang diperlukan.

(d) Vendor yang betul iaitu:-

(i) Mempunyai pengetahuan, kemahiran dan pengalaman mengenai barang/perkhidmatan /kerja yang diperlukan oleh Universiti;

(ii) Prestasi memuaskan; dan

(iii) Mempunyai sumber kewangan yang kukuh.

(e) Tempat yang betul iaitu menepati tempat serahan yang telah ditentukan.

(f) Harga yang betul iaitu harga yang paling menguntungkan Universiti.

(g) Peruntukan mencukupi dan telah diluluskan.

5. DASAR KHUSUS PEROLEHAN

(a) Penggunaan bahan/barangan/perkhidmatan tempatan.

(b) Keutamaan kepada vendor Bumiputera.

(c) Perolehan secara Percuma Ke atas Kapal (Free On Board).

(d) Pemindahan teknologi dan pengembangan




industri tempatan.

(e) Penggunaan borang-borang piawai.

6. TANGGUNGJAWAB KETUA PUSAT TANGGUNGJAWAB

(a) Ketua Pusat Tanggungjawab berkewajipan memastikan perolehan bekalan/ perkhidmatan/ kerja adalah bertepatan dengan spesifikasi yang telah ditentukan dan dibuat mengikut peruntukan yang telah diluluskan bagi Pusat Tanggungjawabnya.

(b) Ketua Pusat Tanggungjawab adalah bertanggungjawab sendiri termasuk bertanggungjawab membayar balik jika berlaku kerugian berhubung dengan penyeliaan, penyelenggaraan dan pengawalan am barang-barang, kerja dan perkhidmatan yang diterima atau dipegang oleh Pusat Tanggungjawabnya.

7. PERWAKILAN KUASA

Ketua Pusat Tanggungjawab boleh memberi kuasa kepada pegawai kanan di Pusat Tanggungjawabnya untuk menentukan perolehan bekalan/ perkhidmatan/ kerja mengikut peraturan yang telah ditetapkan. Walau bagaimanapun, perwakilan kuasa ini tidak pula mengurangkan tanggungjawab Ketua Pusat Tanggungjawab terhadap peraturan-peraturan yang berkaitan.

8. KERAHSIAAN MAKLUMAT PEROLEHAN

Semua pihak yang menguruskan perolehan Universiti hendaklah melaksanakan Integrity Pact dan adalah bertanggungjawab untuk merahsiakan semua maklumat yang berkaitan dengan perolehan yang diuruskan.

Pegawai yang mempunyai kepentingan dengan petender/penyebut harga hendaklah mengisytiharkan secara bertulis mengenai kepentingannya dan menarik diri daripada menguruskannya.

1. Surat Pekeliling

Perbendaharaan

Bil. 10 Tahun

2010 – Garis

Panduan

Pelaksanaan

Integrity Pact

Dalam

Perolehan

Kerajaan

2. Pekeliling

Bendahari

Bilangan

7/2011 –

Pelaksanaan

Integrity Pact

Dalam

Perolehan Di

Universiti




Teknologi Mara

9. KAJIAN PASARAN DALAM PEROLEHAN

Adalah menjadi kewajipan pegawai yang memerlukan sesuatu barang/perkhidmatan/kerja membuat kajian pasaran yang berpatutan bahawa barang/perkhidmatan/kerja yang akan diperolehi atau dilaksanakan itu adalah yang paling sesuai dan menguntungkan Universiti dengan mengambil kira kualiti, harga, kegunaan, kos penyelenggaraan, tempoh penggunaan dan faktor-faktor lain yang berkaitan.

Sumber kajian pasaran meliputi maklumat daripada vendor, pembelian terdahulu, pembelian oleh organisasi lain dan Internet.

Arahan

Perbendaharaan

169 – Kajian

Pasaran Dalam

Perolehan

10. DASAR KEUTAMAAN KEPADA VENDOR BUMIPUTERA - BEKALAN DAN PERKHIDMATAN

Semua pelawaan bekalan dan perkhidmatan secara sebut harga rasmi yang bernilai tidak melebihi RM100,000 hendaklah dipelawa di kalangan vendor Bumiputera sahaja.

(a) Keutamaan Harga

Bagi tender dan sebut harga rasmi yang melebihi RM100,000, Universiti hendaklah memberi keutamaan harga kepada vendor Bumiputera untuk perolehan bekalan dan perkhidmatan mengikut peratusan seperti berikut:

(i) Melebihi RM100,000 hingga RM500,000 - 10%

(ii) Melebihi RM500,000 hingga RM1.5 juta - 7%

(iii) Melebihi RM1.5 juta hingga RM5 juta - 5%

(iv) Melebihi RM5 juta hingga RM10 juta - 3%

(v) Melebihi RM10 juta hingga RM15 juta - 2.5%

(vi) Melebihi RM15 juta - Tiada

(b) Pembuat Bumiputera

Sekiranya perolehan bekalan berkenaan dilaksanakan secara tender terbuka di kalangan pembuat tempatan, keutamaan harga hendaklah diberi kepada pembuat Bumiputera seperti berikut :

Surat Pekeliling

Perbendaharaan Bil.

4 Tahun 1995 –

Dasar Keutamaan

Kepada Syarikat

Bumiputera Dalam

Perolehan Kerajaan




(i) Sehingga RM10 juta 10%

(ii) Melebihi RM10 juta hingga RM100 juta 5%

(iii) Melebihi RM100 juta 3%

11. DASAR KEUTAMAAN KEPADA VENDOR BUMIPUTERA - KONTRAK KERJA

(a) Kerja-kerja bernilai kurang daripada RM50,000 dikhaskan kepada Bumiputera.

(b) 30% daripada peruntukan tahunan untuk projek kerja khas Bumiputera (tidak termasuk kerja-kerja kurang daripada RM50,000).

(c) Sekurang-kurangnya 50% bagi projek bernilai RM50,000 hingga RM350,000 dikhaskan untuk ditandingi dalam kalangan Bumiputera.

12. PEROLEHAN BARANG IMPORT

(a) Perolehan barang import hanya boleh dilaksanakan setelah dipastikan bahawa ianya tidak boleh diperolehi secara tempatan.

(b) Setiap jenis item barangan import bernilai melebihi RM50,000 hendaklah mendapat kelulusan Kementerian Perdagangan Antarabangsa Dan Industri (MITI).

(c) Barang import yang telah ada di dalam negara (ex-stock) bernilai melebihi RM50,000 tidak boleh dipertimbangkan.

(d) Barang import penyelidikan, perubatan dan latihan yang bernilai melebihi RM5 juta atau barang import bukan penyelidikan, perubatan dan latihan melebihi RM200,000 bagi satu kontrak hendaklah diuruskan secara FOB (Free on Board).

(e) Urusan pengangkutan barang import secara FOB hendaklah dikendalikan oleh Multimodal Transport Operator (MTO) yang dipilih daripada vendor yang dilantik oleh Kerajaan.

1. Surat Pekeliling

Perbendaharaan

Bil. 7 Tahun

2002 –

Penggunaan

Bahan/Baranga

n/

Perkhidmatan

Tempatan

Dalam

Perolehan

Kerajaan

2. Pekeliling

Bendahari

Bilangan 10

/2009 –

Peringatan

Kepada Agensi

Mengenai

Keperluan

Mewajibkan

Penggunaan

Bahan/

Barangan/

Perkhidmatan

Tempatan

Dalam

Perolehan

Kerajaan

3. Surat Pekeliling

Bendahari

Bilangan 3/




2012 – Garis

Panduan

Perolehan

Bekalan Dan

Penghantaran

Buku Terbitan

Dan Cetakan

Luar Negara

13. KAEDAH PEROLEHAN

(a) Perolehan Melalui Pembelian Terus

(b) Perolehan Melalui Sebut Harga Rasmi

(c) Perolehan Melalui Tender Terbuka/Terhad

(d) Perolehan Melalui Rundingan Terus

(e) Perolehan Melalui Kontrak Perbendaharaan

(f) Perolehan Kerja-kerja Requisition

14. PENENTUAN KAEDAH PEROLEHAN

Pusat Tanggungjawab adalah bertanggungjawab untuk membuat perancangan pembelian tahunan, agar kaedah perolehan yang paling sesuai dan menguntungkan Universiti, dapat diuruskan.

(a) Kaedah perolehan ditentukan mengikut nilai keseluruhan tahunan bagi setiap jenis item.

Jika item yang hendak dibeli dalam sesuatu tempoh itu tidak sama jenis, tetapi boleh dibeli daripada vendor atau kumpulan vendor dalam bidang yang sama atau item berkenaan akan digunakan secara bersama (sama ada secara set atau bukan set), pembelian hendaklah dibuat secara bersama-sama, dengan kaedah perolehan yang ditentukan berdasarkan nilai keseluruhan tahunan. Contohnya pembelian LCD projektor dan skrin adalah merupakan jenis item yang berbeza tetapi perlu dibeli bersama kerana akan digunakan bersama.

(b) Bagi item yang berlainan jenis tetapi diperlukan secara berulang atau boleh dikumpulkan dalam satu pembelian seperti alat tulis pejabat, kertas dan fail, pembelian hendaklah dikumpulkan bersama-sama dan kaedah perolehan akan ditentukan mengikut nilai keseluruhan tahunan.




(c) Bagi perolehan kerja atau perkhidmatan yang melibatkan tawaran kadar harga, penentuan kaedah perolehan hendaklah berdasarkan nilai siling untuk setiap pelawaan.

15. JENIS ITEM

Jenis item dibahagikan kepada dua (2) kategori.

(a) Item Sama Jenis

Setiap item dikira sama jenis, jika terdapat:

(i) Persamaan dari segi spesifikasi asas atau spesifikasi umum dan persamaan dari segi fungsi dan penggunaannya.; atau

(ii) Perbezaan atau variasi dari segi saiz/warna atau seumpamanya, tetapi tidak menjejaskan fungsi asas atau fungsi umum penggunaannya.

Contoh item sama jenis ialah kerusi plastik untuk dewan makan dan bilik rekreasi pelajar, paku 1 inci, paku 2 inci dan seumpamanya.

(b) Item Yang Tidak Sama Jenis

Setiap item dikira tidak sama jenis jika terdapat perbezaan dari segi spesifikasi asas atau spesifikasi umum, yang mana menyebabkan perbezaan dari segi fungsi serta tujuan penggunaannya.

Contoh item yang tidak sama jenis ialah kasut sukan, kasut pengawal, komputer desktop, notebook.

16. LARANGAN MEMECAH KECIL PEROLEHAN

Tindakan memecah kecil perolehan barang/ perkhidmatan / kerja bagi item yang sama jenis, untuk mengelakkan kaedah perolehan sebut harga rasmi / tender adalah tidak dibenarkan kerana boleh melibatkan tawaran harga yang kurang kompetitif dan tidak berdaya saing.

Surat Pekeliling

Perbendaharaan Bil.

2 Tahun 2001 –

Had Nilai

Perolehan, Kuasa,

Tanggungjawab

Lembaga Perolehan

Dan Jawatankuasa

Sebut Harga




BAHAGIAN 5B - PEMBELIAN TERUS Urusan pembelian terus bagi bekalan dan perkhidmatan dibuat oleh Pusat Tanggungjawab tertakluk kepada syarat-syarat dan peraturan yang ditetapkan.

Arahan

Perbendaharaan 173 –

Pembelian Terus

17. HAD NILAI PEMBELIAN TERUS

(a) Perolehan bekalan atau/dan perkhidmatan bagi sesuatu Pusat Tanggungjawab sehingga RM50,000 setahun, bagi setiap jenis item.

(b) Perolehan bekalan atau/dan perkhidmatan yang terdiri daripada beberapa jenis item sehingga RM50,000 bagi setiap pelawaan.

Surat Pekeliling

Perbendaharaan

Bil. 12 Tahun 2007

- Had Nilai Dan

Syarat-Syarat

Pembelian Terus

Bagi Bekalan Dan

Perkhidmatan

18. BEKALAN YANG BERNILAI SEHINGGA RM10,000

(a) Perolehan bekalan yang bernilai sehingga RM10,000, memadai dengan mendapatkan satu (1) sebut harga daripada mana-mana vendor yang diketahui sentiasa menawarkan harga yang berpatutan, sama ada yang berdaftar atau tidak berdaftar dengan Kementerian Kewangan, bertaraf Bumiputera atau bukan Bumiputera, serta memastikan tidak tertumpu kepada vendor tertentu.

Pelawaan kepada vendor bertaraf Bumiputera hendaklah diberi keutamaan.

(b) Perolehan bekalan yang bernilai melebihi RM10,000 sehingga RM50,000, hendaklah dapatkan sekurang-kurangnya dua (2) sebut harga daripada mana-mana vendor yang diketahui sentiasa menawarkan harga yang berpatutan, sama ada yang berdaftar atau tidak berdaftar dengan Kementerian Kewangan, bertaraf Bumiputera atau bukan Bumiputera, serta memastikan tidak tertumpu kepada vendor tertentu.


Pekeliling

Bendahari

Bilangan 4 /2012 –

Garis Panduan

Mengenai

Perolehan Bekalan

Dan Perkhidmatan

Secara Pembelian

Terus

19. PERKHIDMATAN YANG BERNILAI SEHINGGA RM20,000

Perolehan perkhidmatan yang bernilai sehingga




RM20,000, memadai dengan mendapatkan satu (1) sebut harga daripada mana-mana vendor yang diketahui sentiasa menawarkan harga yang berpatutan, sama ada yang berdaftar atau tidak berdaftar dengan Kementerian Kewangan, bertaraf Bumiputera atau bukan Bumiputera, serta memastikan tidak tertumpu kepada vendor tertentu.


20. PERKHIDMATAN YANG BERNILAI MELEBIHI RM20,000 HINGGA RM50,000

Perolehan perkhidmatan yang bernilai melebihi RM20,000 sehingga RM50,000 hendaklah dapatkan sekurang-kurangnya dua (2) sebut harga daripada mana-mana vendor yang diketahui sentiasa menawarkan harga yang berpatutan, sama ada yang berdaftar atau tidak berdaftar dengan Kementerian Kewangan, bertaraf Bumiputera atau bukan Bumiputera, serta memastikan tidak tertumpu kepada vendor tertentu.


21. PENGECUALIAN

Peraturan di Para 18(b) dan Para 20 tidak diwajibkan bagi perolehan bekalan / perkhidmatan seperti berikut :-

(a) Perolehan daripada vendor atau pembuat tunggal dengan syarat disertakan surat atau sijil pelantikan sebagai vendor tunggal atau surat akuan pembuat tunggal.

(b) Perkhidmatan yang mana kadar harga telah ditetapkan secara umum dan tidak boleh dirunding seperti yuran kursus/ seminar/ konferens, sewaan hotel / kemudahan dan seumpamanya.

22. KUASA MELULUSKAN PEMBELIAN TERUS BEKALAN / PERKHIDMATAN

(a) Pembelian Terus Yang Mempunyai Bilangan Sebut harga Seperti Mana Yang Disyaratkan.

Ketua Pusat Tanggungjawab adalah diberi kuasa




untuk meluluskan pembelian terus bagi Pusat Tanggungjawab masing-masing, untuk perolehan bernilai sehingga RM50,000 bagi setiap pelawaan yang melibatkan beberapa jenis item; dan/atau sehingga RM50,000 setahun bagi setiap item.

(b) Pembelian Terus (Khas)

Sekiranya bilangan sebut harga yang diterima untuk sesuatu pembelian terus itu kurang daripada yang telah ditetapkan, Ketua Bahagian/Unit Kewangan Zon/Ketua Pejabat Bendahari UiTM Negeri/ Cawangan /Kampus /Rektor/Penyelaras Kampus diberi kuasa untuk meluluskan pembelian terus bagi Pusat Tanggungjawab di bawah kendalian masing-masing tertakluk kepada nilai dan syarat berikut :-

(i) Sehingga RM50,000 bagi setiap pelawaan yang melibatkan beberapa jenis item.

(ii) Sehingga RM50,000 setahun bagi setiap jenis item dengan syarat Ketua Pusat Tanggungjawab perlu membuat pengesahan harga yang ditawarkan oleh vendor adalah munasabah iaitu dalam lingkungan 20% daripada harga pasaran.

23. PELAWAAN SEBUT HARGA

(a) Pelawaan untuk menyertai sebut harga hendaklah diberikan kepada vendor tempatan (yang terdapat di sekitar lokasi Kampus yang membuat pembelian) sama ada melalui fax/surat/e-mel, dengan menyertakan ’senarai/spesifikasi’ barang/perkhidmatan yang hendak dibeli, mengikut format yang ditetapkan.

(b) Vendor yang dipelawa hendaklah digilirkan untuk memastikan perolehan tidak tertumpu kepada vendor tertentu.

(c) Pelawaan hendaklah dibuat kepada setiap vendor secara berasingan.

(d) Pelawaan kepada satu vendor untuk mendapatkan lebih daripada sebut harga adalah tidak dibenarkan.

24. TEMPOH PELAWAAN SEBUT HARGA

Tempoh pelawaan sebut harga hendaklah di antara dua (2) hari bekerja sehingga 7 hari bekerja, dari




tarikh surat pelawaan difax/e-mail/pos kepada vendor.

25. PENYERTAAN SEBUT HARGA

Vendor boleh menyertai sebut harga sama ada dengan melengkapkan Borang Sebut Harga yang diberikan oleh Pusat Tanggungjawab atau menggunakan kepala surat (letter head) vendor dengan syarat maklumat penting seperti nama item, spesifikasi, jenama, model, tempoh serahan, tempoh jaminan, negara pembuat, kuantiti, harga seunit, jumlah harga, nombor telefon/fax, tandatangan dan nama pegawai vendor tersebut dimasukkan dalam dokumen sebut harga berkenaan.

26. SEBUT HARGA MELALUI FAX / E-MEL

(a) Vendor hendaklah menghantar sebut harga dalam sampul surat yang bergam.

(b) Sebut harga yang dihantar oleh vendor melalui fax atau e-mel TIDAK BOLEH DITERIMA atau dipertimbangkan kecuali jika melibatkan perolehan bekalan / perkhidmatan yang memerlukan hanya satu (1) sebut harga.

27. PEMBUKAAN SEBUT HARGA

(a) Sebut harga bagi setiap pelawaan hendaklah dibuka oleh dua (2) orang pegawai dari Pusat Tanggungjawab yang sama secara serentak pada hari yang telah ditetapkan.

(b) Pegawai Pembuka Sebut Harga hendaklah menuliskan kod vendor di muka hadapan setiap borang/dokumen sebut harga.

(c) Tarikh pembukaan sebut harga, nama dan tandatangan Pegawai Pembuka Sebut Harga hendaklah dicatatkan pada dokumen sebut harga, sebelum ianya ditandatangani oleh kedua-dua mereka.

28. PENILAIAN SEBUT HARGA

Penilaian ke atas sebut harga bagi bekalan dan perkhidmatan yang ditawarkan oleh vendor hendaklah dibuat oleh Pusat Tanggungjawab yang memerlukan barang atau perkhidmatan tersebut.




29. JADUAL PENILAIAN HARGA

(a) Jadual Penilaian Harga dan syor pemilihan vendor hendaklah disediakan oleh Pusat Tanggungjawab dan diluluskan oleh Ketua Pusat Tanggungjawab, sebelum dikemukakan kepada Pejabat Bendahari yang berkenaan.

(b) Jadual Penilaian Harga tidak perlu disediakan bagi:

(i) perolehan bekalan atau perkhidmatan di mana hanya satu (1) sebut harga sahaja diterima; atau

(ii) perolehan daripada vendor/pembuat tunggal, di mana hanya satu (1) sebut harga sahaja diterima.

Ketua Pusat Tanggungjawab hanya perlu memberi kelulusan serta mengesahkan bahawa harga tawaran adalah munasabah.

30. PESANAN TEMPATAN

Vendor yang dipilih untuk membekalkan barang atau perkhidmatan melalui pembelian terus tidak diberikan surat tawaran tetapi sebaliknya Bahagian /Unit Kewangan Zon / Pejabat Bendahari UiTM Negeri/Cawangan/Kampus akan mengeluarkan Pesanan Tempatan.

PENGECUALIAN

Pengeluaran Pesanan Tempatan bagi Pembelian Terus adalah dikecualikan bagi:

(a) Setiap perolehan bekalan sehingga RM1,000 atau setiap perolehan perkhidmatan sehingga RM5,000 di mana kadar harga telah ditetapkan oleh UiTM seperti kadar keraian bagi perkhidmatan makanan bermasak, atau;

(b) Bekalan/perkhidmatan di mana kadar harga

telah ditetapkan secara umum (published rate) oleh vendor seperti surat khabar tempatan, kadar yuran penyertaan seminar/kursus/yuran badan akreditasi /profesional, kadar-kadar hotel, tambang kapal terbang dan seumpamanya. Memadai dengan mendapatkan senarai kadar harga




daripada vendor yang berkenaan, atau;

(c) Perolehan bahan di mana setiap satu pembeliannya bernilai sehingga RM1,000.00 dan keperluan bagi setiap PTJ adalah secara kecil-kecilan seperti alat tulis, bahan kimia khusus, ubat khusus, bahan penyelidikan atau;

(d) Perolehan barangan mesin /peralatan (kecuali perabot) yang tidak kerap dan tidak banyak, di mana setiap satu unit kurang dari RM500.00 dan setiap satu pembelian bernilai sehingga RM1,000.00 seperti mesin penebuk lubang heavy duty, mesin stapler heavy duty, atau;

(e) perolehan perkhidmatan kecuali yang dinyatakan di perenggan 30(b), yang setiap satu nilai perkhidmatan bernilai sehingga RM5,000.00 seperti perkhidmatan makanan bermasak, pembaikan kerosakan peralatan/mesin pejabat/makmal (termasuk alat ganti) dan sebagainya.

(f) Jenis item perolehan yang diberi

pengecualian khas oleh Bendahari.

(g) Perolehan yang telah dilaksanakan dan telah mendapat kelulusan khas perolehan misalannya daripada Naib Canselor / Bendahari / Rektor / Kementerian Kewangan.




BAHAGIAN 5C – SEBUT HARGA RASMI Proses perolehan bekalan/perkhidmatan/kerja melalui sebut harga rasmi bagi Kampus Induk diuruskan oleh Bahagian Pengurusan Perolehan, Pejabat Bendahari manakala di peringkat Negeri/Cawangan, diuruskan oleh Kampus masing-masing.

Arahan

Perbendaharaan

170 – Sebut Harga

31. HAD NILAI SEBUT HARGA RASMI BAGI BEKALAN / PERKHIDMATAN / KERJA

(a) Perolehan bekalan dan perkhidmatan bernilai RM50,000 sehingga RM500,000 bagi setiap pelawaan.

(b) Perolehan kerja awam yang bernilai melebihi RM20,000 sehingga RM500,000 bagi setiap pelawaan.

(c) Pelantikan perunding mengikut syarat-syarat perolehan pelantikan perunding semasa.

1. Surat Pekeliling

Perbendaharaan

Bil. 5 Tahun

2009 –

Perubahan Had

Nilai Dan

Tatacara

Pengurusan

Perolehan Secara

Sebut Harga

2. Pekeliling

Bendahari

Bilangan 8/

2009 – Garis

Panduan Proses

Pelawaan Dan

Penilaian Sebut

Harga Rasmi /

Tender

32. KUASA SETUJU TERIMA SEBUT HARGA RASMI

Perolehan melalui sebut harga rasmi bagi Kampus Induk hendaklah dibawa kepada Jawatankuasa Sebut Harga Rasmi UiTM Induk untuk kelulusan manakala perolehan melalui sebut harga rasmi di UiTM Kampus perlu mendapat kelulusan daripada Jawatankuasa Sebut Harga UiTM Negeri/Cawangan berkenaan.

Pekeliling Bendahari


Garis Panduan

Pembukaan Tender

Dan Sebut Harga

Rasmi Universiti

Teknologi MARA

33. PENYEDIAAN SPESIFIKASI

(a) Spesifikasi Barang/Perkhidmatan

(i) Spesifikasi barang / perkhidmatan yang lengkap, termasuk keperluan latihan yang akan dilaksanakan dalam negara/ penyelenggaraan (jika berkaitan) hendaklah disediakan oleh Pusat Tanggungjawab atau pegawai yang memerlukan barang/perkhidmatan berkenaan. Keperluan latihan di luar negara tidak perlu dimasukkan dalam spesifikasi barang / perkhidmatan.




(ii) Spesifikasi yang disediakan hendaklah tidak menjurus kepada sesuatu model atau jenama.

(iii) Nama dagangan atau jenama tidak boleh digunakan dalam spesifikasi sebut harga rasmi. Jika ini tidak dapat dielakkan, ungkapan ”atau setara” hendaklah ditulis selepas nama dagangan atau nama jenama, di atas dokumen sebut harga.

(iv) Bagi spesifikasi fizikal barang seperti berat, saiz atau spesifikasi hasil pengeluaran yang boleh diukur seperti jarak gelombang (hertz) dan kuasa (watt), keperluan tersebut hendaklah seboleh-bolehnya dinyatakan dalam bentuk julat (range) atau dalam bentuk maksimum atau minimum.

Sekiranya tidak dapat dielakkan, ungkapan ”atau setara” hendaklah digunakan.

(v) Spesifikasi yang disediakan hendaklah menjurus kepada penggunaan bahan / barangan / perkhidmatan tempatan, di mana barangan import hanya boleh digunapakai/dilaksanakan setelah dipastikan ianya tidak boleh diperolehi secara tempatan.

(vi) Spesifikasi yang lengkap hendaklah dikemukakan kepada Jawatankuasa Teknikal yang berkaitan untuk kelulusan.

(b) Spesifikasi Kerja Dan Perkhidmatan Fasiliti

Dokumen spesifikasi teknikal kerja dan perkhidmatan fasiliti perlu mendapat pengesahan daripada Jawatankuasa Teknikal yang berkenaan.

34. ANGGARAN HARGA

(a) Bekalan / Perkhidmatan

Pusat Tanggungjawab hendaklah membuat kajian pasaran untuk mendapatkan anggaran harga bagi barang / perkhidmatan yang diperlukan.

(b) Kerja / Perkhidmatan Fasiliti

(i) Anggaran harga yang disediakan hendaklah menggunakan kaedah yang konsisten supaya ianya mencerminkan nilai kerja dan perkhidmatan yang diperlukan dan boleh dijadikan asas yang kukuh untuk membuat




keputusan.

(ii) Maklumat anggaran harga adalah sulit. Borang PB 3/80 (Pindaan 1/2002) yang mengandungi anggaran harga bagi sesuatu kerja/perkhidmatan, hendaklah dimasukkan dalam sampul surat yang digamkan dan dimasukkan ke dalam peti sebut harga rasmi sebelum waktu dan tarikh tutup sebut harga rasmi.

35. PENGESAHAN PERUNTUKAN

Bahagian/Unit Kewangan Zon/Pejabat Bendahari UiTM Negeri/Cawangan/Kampus akan membuat pengesahan peruntukan dengan meluluskan Permohonan Belian dalam sistem, mengikut jumlah anggaran harga yang dibuat oleh Pusat Tanggungjawab.

36. DOKUMEN SEBUT HARGA RASMI

Sebelum sesuatu pelawaan sebut harga rasmi dikeluarkan, Unit Panggilan Tender/Sebut Harga Rasmi atau Unit Perolehan Pejabat Bendahari akan menyediakan dokumen sebut harga rasmi yang mengandungi perkara-perkara yang ditetapkan seperti berikut:

(a) Nombor Siri Dokumen;

(b) Tajuk Sebut Harga Rasmi;

(c) Nombor Sebut Harga Rasmi;

(d) Tarikh Lawatan Tapak/Taklimat Tapak, jika berkaitan;

(e) Syarat-syarat Dan Arahan Kepada Penyebut Harga;

(f) Borang Sebut Harga Rasmi;

(g) Surat Setuju Terima;

(h) Ringkasan Harga / Jadual Kadar Harga;

(i) Syarat-syarat Dan Terma Kontrak;

(j) Senarai Kuantiti/Ringkasan Sebut harga;

(k) Lukisan Teknikal / Pelan;

(l) Tempoh Penghantaran / Tempoh Siap dan Tempat Penghantaran;

(m) Cadangan Pemindahan Teknologi (jika




berkaitan);

(n) Prestasi/Trek Rekod Pengalaman;

(o) Profil Dan Kedudukan Kewangan Penyebut Harga;

(p) Syarat untuk menggunakan bahan/barangan tempatan di mana perolehan barang import hanya boleh dilaksanakan setelah dipastikan ianya tidak boleh diperolehi secara tempatan;

(q) Syarat untuk menggunakan bekalan/ perkhidmatan / kerja di bawah Kontrak Perbendaharaan yang masih berkuat kuasa;

(r) Syarat untuk menggunakan panel vendor yang dilantik oleh Kementerian Kewangan;

(s) Syarat-syarat lain yang ditetapkan oleh Pekeliling Perbendaharaan dari semasa ke semasa;

(t) Kenyataan Notis Rasuah; dan

(u) Surat Akuan Pembida seperti di dalam syarat ’Integrity Pact’.

37. ARAHAN PELAWAAN SEBUT HARGA RASMI

Pelawaan sebut harga rasmi kepada vendor akan diuruskan oleh Pejabat Bendahari, setelah dokumen berikut diterima:-

(a) Sebut Harga Rasmi Bekalan/Perkhidmatan

(i) Surat arahan untuk membuat pelawaan sebut harga rasmi daripada Pusat Tanggungjawab;

(ii) Spesifikasi barang/perkhidmatan yang telah diluluskan oleh Jawatankuasa Teknikal yang berkaitan;

(iii) Borang Permohonan Kelulusan MITI yang lengkap berserta brosur / gambar / katalog, jika berkaitan; dan

(iv) Borang PB 3/80 (Pindaan 1/2002) yang telah disahkan oleh Bahagian/Unit Kewangan Zon/Pejabat Bendahari UiTM Negeri / Cawangan /Kampus.

(b) Sebut Harga Rasmi Kerja/Perkhidmatan Fasiliti

(i) Surat arahan untuk membuat pelawaan sebut harga rasmi daripada Pusat Tanggungjawab;




dan

(ii) Dokumen sebut harga rasmi.

38. TEMPOH SAH LAKU SEBUT HARGA RASMI

Tempoh sah laku sebut harga rasmi hendaklah tidak melebihi 90 hari.

39. SYARAT PELAWAAN SEBUT HARGA RASMI

(a) Pelawaan sebut harga rasmi adalah proses mempelawa vendor yang berkelayakan untuk mengemukakan sebut harga sama ada melalui pos berdaftar, pos laju atau serahan tangan untuk menyertai sebut harga rasmi.

(b) Setiap pelawaan sebut harga diberikan nombor dan didaftarkan dalam Buku Daftar Pelawaan Sebut harga.

(c) Sebut harga rasmi tempatan hendaklah diiklankan di papan kenyataan dan dalam laman web Universiti.

(a) Bekalan/Perkhidmatan

NILAI SYARAT

Melebihi RM50,000 – RM100,000

Sekurang-kurangnya lima (5) pembuat/vendor tempatan

Bumiputera

Berdaftar dengan Kementerian Kewangan dalam kod bidang berkaitan


Sekurang-kurangnya lima (5) pembuat/vendor tempatan

Berdaftar dengan Kementerian Kewangan dalam kod bidang berkaitan




(b) Kerja/Perkhidmatan Fasiliti

NILAI SYARAT


Kerja kecil atau pembaikan yang tidak mengubah struktur asal dan yang tidak mempunyai Jadual Kadar Kejuruteraan Awam

Sekurang-kurangnya lima (5) kontraktor Gred G1 bertaraf Bumiputera, dalam daerah berkenaan/berhampiran/ bersempadan Berdaftar dengan Lembaga Pembangunan Industri Pembinaan Malaysia (LPIPM) / Construction Industry Development Board (CIDB), memiliki Sijil Perakuan Pendaftaran Kontraktor oleh CIDB, Sijil Perolehan Kerja Kerajaan oleh CIDB dan Sijil Taraf Bumiputera oleh Pusat Khidmat Kontraktor (PKK) dalam gred dan kategori berkenaan

(c) Pelantikan Perunding

Mengikut syarat-syarat pelantikan perunding yang berkuatkuasa.

1. Surat Pekeliling

Perbendaharaan

Bil. 2 Tahun

2011 – Peraturan

Perolehan

Perkhidmatan

Perunding Bagi

Projek Atau

Kajian Kerajaan

2. Pekeliling

Bendahari

Bilangan 2/2012

– Garis Panduan

Perolehan

Pelantikan

Perunding

40. TEMPOH PELAWAAN SEBUT HARGA RASMI

(a) Tempoh pelawaan sebut harga hendaklah sekurang-kurangnya tujuh (7) hari berturut-turut.

(b) Tarikh dan waktu pelawaan sebut harga rasmi ditutup hendaklah dinyatakan dalam iklan pelawaan.




41. DOKUMEN SEBUT HARGA RASMI YANG LEWAT

DITERIMA

Dokumen sebut harga rasmi yang diterima selepas waktu tutup pelawaan, tidak akan dibuka dan akan diketik kad terimaan lewat atau dicatat pada borang lewat terima serta disahkan oleh pegawai/individu/wakil syarikat yang membuat penghantaran dokumen sebut harga rasmi tersebut.

42. KANDUNGAN IKLAN SEBUT HARGA RASMI

(a) Pusat Tanggungjawab pengguna;

(b) Nombor dan tajuk sebut harga rasmi;

(c) Syarat-syarat kelayakan penyebut harga;

(d) Tempat, tarikh dan masa dokumen boleh diambil;

(e) Harga, cara dan di mana bayaran dokumen sebut harga boleh dibuat, jika dijual;

(f) Tempat, tarikh dan waktu sebut harga rasmi diterima dan ditutup; dan

(g) Syarat-syarat lain seperti tarikh dan tempat taklimat tapak/lawatan tapak (jika berkaitan).

43. PETI SEBUT HARGA RASMI

(a) Vendor yang menyertai sebut harga rasmi dikehendaki mengembalikan Borang Sebut Harga Rasmi (Teknikal dan Harga) yang telah diisi, dalam dua (2) sampul surat berasingan yang berlakri dan dimasukkan ke dalam peti sebut harga rasmi mengikut nombor sebut harga rasmi yang berkenaan, di Bahagian Pengurusan Perolehan, Pejabat Bendahari Induk/Pejabat Bendahari UiTM Negeri/Cawangan, sebelum waktu dan tarikh tutup yang ditetapkan.

(d) Peti sebut harga yang disediakan hendaklah berkunci dengan dua (2) kunci yang berbeza. Anak kunci peti sebut harga rasmi dipegang secara berasingan oleh dua (2) orang pegawai dari dua (2) kumpulan berasingan:

(i) UiTM Shah Alam

Anak kunci peti sebut harga rasmi dipegang




oleh pegawai dari Pejabat Bendahari dan Pejabat Pendaftar.

(ii) UiTM Negeri /Cawangan

Anak kunci peti sebut harga rasmi dipegang oleh pegawai dari Pejabat Bendahari dan Pejabat Rektor.

44. PEMBUKAAN PETI SEBUT HARGA RASMI

Peti sebut harga rasmi hendaklah dibuka oleh Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga Rasmi yang dilantik, dengan secepat mungkin pada waktu yang telah ditetapkan.



Garis Panduan

Pembukaan Tender

Dan Sebut Harga

Universiti Teknologi

MARA

45. JAWATANKUASA PEMBUKA SEBUT HARGA RASMI

(a) Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga Rasmi dianggotai oleh sekurang-kurangnya dua (2) orang ahli, di mana seorang daripadanya hendaklah terdiri daripada Pegawai Kumpulan Pengurusan Dan Profesional.

(b) Penubuhan Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga Rasmi adalah seperti berikut:

(i) UiTM Shah Alam

Dilantik oleh Naib Canselor.

Dianggotai oleh dua (2) kumpulan iaitu wakil dari Pejabat Bendahari UiTM Shah Alam dan wakil dari Pejabat Pendaftar.

(ii) UiTM Negeri/Cawangan/Kampus

Dilantik oleh Rektor/Penyelaras Kampus.

Dianggotai oleh dua (2) kumpulan iaitu wakil dari Pejabat Bendahari dan wakil dari Pejabat Rektor/Pejabat Penyelaras Kampus.

(c) Bagi setiap sesi pembukaan sebut harga rasmi, ahli di dalam Gred Jawatan 41 dan ke atas, secara automatik terlantik sebagai Pengerusi Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga Rasmi, mengikut keutamaan seperti berikut:-

(i) Kekananan dalam jawatan hakiki; dan

(ii) Kekananan dalam perkhidmatan, sekiranya terdapat dua (2) orang atau




lebih ahli yang berjawatan hakiki yang sama atau setara, semasa sesi pembukaan tersebut.

(d) Pegawai berikut tidak dibenarkan untuk menjadi ahli Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga Rasmi.

(i) Staf Bahagian Pengurusan Perolehan, Pejabat Bendahari.

(ii) Pegawai Kumpulan Pengurusan Dan Profesional Pejabat Bendahari UiTM Negeri / Cawangan/Kampus, kecuali dengan kebenaran khas Bendahari.

(iii) Rektor UiTM Negeri/Cawangan atau Penyelaras Kampus.

46. LARANGAN MEMBUKA PETI SEBUT HARGA RASMI

Peti sebut harga rasmi tidak boleh dibuka jika:-

(a) Dokumen sebut harga rasmi diterima selepas waktu tutup pelawaan sebut harga rasmi yang ditetapkan; atau

(b) Pegawai berkenaan mempunyai kepentingan atau akan membuat penilaian ke atas sebut harga rasmi yang berkaitan; atau

(c) Tanpa kehadiran wakil pembuka sebut harga rasmi yang lain; atau

(d) Salah seorang pegawai Pembuka Sebut Harga Rasmi bukan daripada pegawai Kumpulan Pengurusan Dan Profesional; atau

(e) Pegawai-pegawai Pembuka Sebut Harga Rasmi terdiri daripada wakil dari kumpulan yang sama. Contohnya kesemua pegawai berkenaan dari Pejabat Pendaftar (tidak ada pegawai dari Pejabat Bendahari).

47. PENILAIAN TAWARAN SEBUT HARGA RASMI

(a) Penilaian tawaran sebut harga rasmi hendaklah di buat oleh dua (2) jawatankuasa yang berbeza iaitu Jawatankuasa Penilaian Teknikal dan Jawatankuasa Penilaian Harga.

(b) Bagi perolehan bekalan dan pekhidmatan yang tidak kompleks seperti perolehan pakaian sukan, kasut, perabot, ubat, catuan




basah/kering, beg, alat tulis, peralatan pejabat dan sebagainya, memadai satu Jawatankuasa Penilaian sahaja.

(c) Dokumen tawaran teknikal sebut harga rasmi akan diserahkan kepada Pusat Tanggungjawab/Jawatankuasa Teknikal yang menyediakan spesifikasi untuk dibuat penilaian teknikal dan menyediakan Jadual Ringkasan Penilaian Teknikal Sebut Harga Rasmi.

(d) Dokumen harga sebut harga rasmi akan diserahkan kepada Ketua Bahagian/Unit Kewangan Zon/Ketua Pejabat Bendahari UiTM Negeri/Cawangan/Kampus berkenaan untuk dibuat penilaian harga dan menyediakan Jadual Penilaian Harga terperinci bagi setiap tawaran yang dinyatakan oleh vendor.

48. PENILAIAN TEKNIKAL SEBUT HARGA RASMI BEKALAN/PERKHIDMATAN

Penilaian teknikal hendaklah dibuat berdasarkan maklumat/dokumen yang diberikan oleh penyebut harga dan dibandingkan dengan spesifikasi yang disediakan serta syarat-syarat yang dimasukkan dalam dokumen sebut harga rasmi.

49. PENILAIAN HARGA SEBUT HARGA RASMI BEKALAN /PERKHIDMATAN

Jawatankuasa Penilaian Harga hendaklah mengesyorkan tawaran yang paling menguntungkan Universiti iaitu tawaran yang harganya dalam lingkungan peratusan yang ditetapkan, daripada anggaran harga yang dibuat oleh Pusat Tanggungjawab yang memerlukan barang / perkhidmatan berkenaan.

Semakan yang teliti hendaklah dibuat terhadap nama vendor, tempoh sah laku sebut harga, tempoh sah laku pendaftaran, bidang/kepala pendaftaran vendor, kemampuan kewangan, pengalaman dan prestasi vendor, tempoh serahan, tempoh jaminan dan seumpamanya.

50. PENILAIAN TAWARAN KERJA/ PERKHIDMATAN FASILITI

Pusat Tanggungjawab hendaklah membuat penilaian terperinci terhadap setiap sebut harga yang




diterima, mengikut kaedah ’cut off’ dan / atau anggaran harga atau mengikut garis panduan penilaian yang diluluskan oleh pihak Pengurusan Universiti.

51. PERATURAN PENILAIAN TEKNIKAL / PENILAIAN HARGA

(a) Penilaian teknikal /harga hendaklah dilaksanakan secara bermesyuarat. Minit mesyuarat Jawatankuasa Penilaian Teknikal/Harga hendaklah ditandatangani oleh semua ahli Jawatankuasa Penilaian Teknikal/Harga yang berkaitan.

(b) Penilaian teknikal/harga secara edaran adalah tidak dibenarkan.

(c) Syor pemilihan vendor hendaklah dimasukkan dalam Jadual Analisa secara berasingan (Teknikal dan Harga) dan ditandatangani oleh ahli jawatankuasa penilaian masing-masing.

(d) Maklumat penilaian teknikal/harga bagi sesuatu sebut harga rasmi hendaklah dirahsiakan.

(e) Pegawai yang terlibat di dalam penyediaan dan perakuan teknikal / harga adalah tertakluk kepada peraturan berikut :-

(i) Tidak dibenarkan berhubung dengan penyebut harga;

(ii) Tidak dibenarkan berhubung dengan Jawatankuasa Penilaian Teknikal/Penilaian Harga (mana yang berkaitan);

(iii) Hendaklah menarik diri daripada membuat penilaian jika mempunyai kepentingan peribadi; dan

(iv) Tidak menjadi ahli Jawatankuasa Sebut Harga Rasmi atau mengisytihar dan mengecualikan diri sebagai ahli Jawatankuasa Sebut Harga Rasmi semasa pembentangan dibuat.


Bilangan 7 / 2010 –

Garis Panduan

Penilaian Keupayaan

Kewangan Petender/

Penyebutharga Di

dalam Urusan

Perolehan UiTM

52. PEMBENTANGAN KEPADA JAWATANKUASA SEBUT HARGA RASMI

Ketua Pusat Tanggungjawab, Pengerusi




Jawatankuasa Teknikal dan Pengerusi Jawatankuasa Penilaian Harga dikehendaki hadir ke Mesyuarat Jawatankuasa Sebut Harga Rasmi untuk membentangkan penilaian teknikal dan penilaian harga yang telah dibuat.

53. TAWARAN KEPADA VENDOR

(a) Surat niat atau surat tawaran akan dikeluarkan kepada vendor setelah Jawatankuasa Sebut Harga Rasmi membuat keputusan.

(b) Vendor diberi tempoh untuk mengembalikan jawapan dengan menandatangani Surat Setuju Terima yang disertakan bersama surat tawaran.

54. PENGELUARAN PESANAN TEMPATAN

Bahagian / Unit Kewangan Zon / Pejabat Bendahari UiTM Negeri/Cawangan/Kampus akan mengeluarkan Pesanan Tempatan kepada vendor yang berjaya, setelah pihak vendor mengembalikan Surat Setuju Terima dan Bon Pelaksanaan (jika berkaitan).




BAHAGIAN 5D – TENDER

Proses perolehan bekalan/kerja/perkhidmatan melalui tender terbuka bagi Kampus Induk dan UiTM Negeri/Cawangan/Kampus diuruskan oleh Bahagian Pengurusan Perolehan, Pejabat Bendahari, Kampus Induk.

1. Arahan

Perbendaharaan

171 - Tender

2. Surat Pekeliling

Perbendaharaan

Bil. 5 Tahun 2007

– Tatacara

Pengurusan

Perolehan

Kerajaan Secara

Tender

55. NILAI PEROLEHAN

Perolehan bekalan/kerja/perkhidmatan yang bernilai melebihi RM500,000 hendaklah dibuat secara pelawaan tender terbuka.



Garis Panduan Proses

Pelawaan Dan

Penilaian Sebut

Harga Rasmi / Tender

56. KUASA SETUJU TERIMA TENDER Perolehan melalui tender bagi Kampus Induk dan UiTM Negeri/Cawangan/Kampus hendaklah dibawa kepada Lembaga Perolehan UiTM untuk kelulusan.

57. LEMBAGA PEROLEHAN

(a) Lembaga Perolehan A

Nilai perolehan melebihi RM20 juta hingga RM100 juta dan pelantikan perunding mengikut syarat-syarat perolehan pelantikan perunding yang berkuat kuasa.

(b) Lembaga Perolehan B1

Nilai perolehan bekalan dan perkhidmatan am melebihi RM500,000 hingga RM20 juta.

(c) Lembaga Perolehan B2

Nilai perolehan kerja dan perkhidmatan fasiliti melebihi RM500,000 hingga RM20 juta dan pelantikan perunding mengikut syarat-syarat perolehan pelantikan perunding yang berkuat kuasa.

Surat Pekeliling

Perbendaharaan Bil. 9

Tahun 2009 – Had

Nilai, Kuasa Dan

Tanggungjawab

Lembaga Perolehan

Agensi

58. PENYEDIAAN SPESIFIKASI

(a) Spesifikasi Barang/Perkhidmatan

(i) Spesifikasi barang / perkhidmatan yang




lengkap, termasuk keperluan latihan yang akan dilaksanakan dalam negara/ penyelenggaraan (jika berkaitan) hendaklah disediakan oleh Pusat Tanggungjawab atau pegawai yang memerlukan barang/perkhidmatan berkenaan. Keperluan latihan di luar negara tidak perlu dimasukkan dalam spesifikasi barang / perkhidmatan;

(ii) Spesifikasi yang disediakan hendaklah tidak menjurus kepada sesuatu model atau jenama;

(iii) Nama dagangan atau jenama tidak boleh digunakan dalam spesifikasi tender. Jika ini tidak dapat dielakkan, ungkapan ”atau setara” hendaklah ditulis selepas nama dagangan atau nama jenama, di atas dokumen tender;

(iv) Bagi spesifikasi fizikal barang seperti berat, saiz atau spesifikasi hasil pengeluaran yang boleh diukur seperti jarak gelombang (hertz) dan kuasa (watt), keperluan tersebut hendaklah seboleh-bolehnya dinyatakan dalam bentuk julat (range) atau dalam bentuk maksimum atau minimum.

Sekiranya tidak dapat dielakkan, ungkapan ”atau setara” hendaklah digunakan’

(v) Spesifikasi yang disediakan hendaklah menjurus kepada penggunaan bahan / barangan / perkhidmatan tempatan, di mana barangan import hanya boleh digunapakai/dilaksanakan setelah dipastikan ianya tidak boleh diperolehi secara tempatan; dan

(vi) Spesifikasi yang lengkap hendaklah dikemukakan kepada Jawatankuasa Teknikal yang berkaitan untuk kelulusan.

(b) Spesifikasi Kerja Dan Perkhidmatan Fasiliti

Dokumen spesifikasi teknikal kerja dan perkhidmatan fasiliti perlu mendapat pengesahan daripada Jawatankuasa Teknikal yang berkenaan.

59. ANGGARAN HARGA

(a) Bekalan / Perkhidmatan

Pusat Tanggungjawab hendaklah membuat kajian




pasaran untuk mendapatkan anggaran harga bagi barang / perkhidmatan yang diperlukan.

(b) Kerja / Perkhidmatan Fasiliti

(i) Anggaran harga yang disediakan hendaklah menggunakan kaedah yang konsisten supaya ianya mencerminkan nilai kerja dan perkhidmatan yang diperlukan dan boleh dijadikan asas yang kukuh untuk membuat keputusan.

(ii) Maklumat anggaran harga adalah sulit. Borang PB 3/80 (Pindaan 1/2002) yang mengandungi anggaran harga bagi sesuatu kerja/perkhidmatan, hendaklah dimasukkan dalam sampul surat yang digamkan dan dimasukkan ke dalam peti tender sebelum waktu dan tarikh tutup tender.

60. PENGESAHAN PERUNTUKAN

Bahagian /Unit Kewangan Zon/Pejabat Bendahari UiTM Negeri/Cawangan/Kampus akan membuat pengesahan peruntukan dengan meluluskan Permohonan Belian dalam sistem, mengikut jumlah anggaran harga yang dibuat oleh Pusat Tanggungjawab.

61. DOKUMEN TENDER

Sebelum sesuatu pelawaan tender dikeluarkan, Unit Panggilan Tender/Sebut Harga Rasmi atau Unit Perolehan Pejabat Bendahari akan menyediakan dokumen tender yang mengandungi perkara-perkara yang ditetapkan seperti berikut:

(a) Nombor Siri Dokumen;

(b) Nombor Dan Tajuk Tender;

(c) Tarikh Lawatan Tapak/Taklimat Tapak, jika berkaitan;

(d) Syarat-syarat Dan Arahan Kepada Petender;

(e) Borang Rasmi Tender;

(f) Surat Setuju Terima;

(g) Ringkasan Harga / Jadual Kadar Harga;

(h) Syarat-syarat Dan Terma Kontrak;

(i) Senarai Kuantiti/Ringkasan Tender;




(j) Lukisan Teknikal / Pelan;

(k) Tempoh Penghantaran / Tempoh Siap Dan Tempat Penghantaran;

(l) Cadangan Pemindahan Teknologi (jika berkaitan);

(m) Prestasi/Trek Rekod Pengalaman;

(n) Profil Dan Kedudukan Kewangan Petender;

(o) Syarat untuk menggunakan bahan/barangan tempatan di mana perolehan barang import hanya boleh dilaksanakan setelah dipastikan ianya tidak boleh diperolehi secara tempatan;

(p) Syarat untuk menggunakan bekalan/ perkhidmatan /kerja di bawah Kontrak Perbendaharaan yang masih berkuat kuasa;

(q) Syarat untuk menggunakan panel vendor yang dilantik oleh Kementerian Kewangan;

(r) Syarat-syarat lain yang ditetapkan oleh Pekeliling Perbendaharaan dari semasa ke semasa;

(s) Kenyataan Notis Rasuah; dan

(t) Surat Akuan Pembida seperti di dalam syarat ’Integrity Pact’.

62. ARAHAN PELAWAAN TENDER

Pelawaan kepada vendor akan diuruskan Pejabat Bendahari setelah dokumen berikut diterima:-

(a) Tender Bekalan/Perkhidmatan

(i) Surat arahan untuk membuat pelawaan tender daripada Pusat Tanggungjawab;

(ii) Spesifikasi barang/perkhidmatan yang telah diluluskan oleh Jawatankuasa Teknikal yang berkaitan;

(iii) Borang Permohonan Kelulusan MITI yang lengkap berserta brosur / gambar / katalog, jika berkaitan; dan

(iv) Borang PB 3/80 (Pindaan 1/2002) yang telah disahkan oleh Bahagian/Unit Kewangan Zon / Pejabat Bendahari UiTM Negeri/ Cawangan/ Kampus.




(b) Tender Kerja/Perkhidmatan Fasiliti

(i) Surat arahan untuk membuat pelawaan tender daripada Pusat Tanggungjawab; dan

(ii) Dokumen tender.

63. TEMPOH SAH LAKU TENDER

Tempoh minimum sah laku tender adalah 90 hari.

64. SYARAT PELAWAAN TENDER

(a) Setiap pelawaan tender hendaklah diberikan nombor dan direkod dalam Buku Daftar Pelawaan Tender.

(b) Pelawaan tender hendaklah diberi publisiti yang seluas-luasnya supaya semua vendor berpeluang untuk menyertai tender dan dengan demikian Universiti berpeluang untuk mendapatkan tawaran yang terbaik.

(c) Tender tempatan hendaklah diiklankan dalam sekurang-kurangnya satu (1) akhbar utama berbahasa Melayu dan dalam laman web Universiti.

(d) Pelawaan tender tidak perlu diiklankan jika telah diketahui bahawa vendor yang berkelayakan di bawah satu-satu bidang itu tidak lebih daripada lima (5) dengan syarat sebelum pelawaan tender dibuat kepada vendor-vendor berkenaan, kelulusan Lembaga Perolehan hendaklah terlebih dahulu diperolehi.

65. TEMPOH PELAWAAN TENDER

(a) Tempoh pelawaan tender hendaklah tidak kurang daripada 21 hari dari tarikh taklimat/lawatan tapak atau tarikh jualan dokumen.

(b) Tarikh taklimat atau lawatan tapak hendaklak sekurang-kurangnya tujuh (7) hari selepas tarikh iklan.

66. DOKUMEN TENDER YANG LEWAT DITERIMA

Dokumen tender yang diterima selepas waktu tutup pelawaan tidak akan dibuka dan akan diketik kad terimaan lewat atau dicatat pada borang lewat




terima serta disahkan oleh pegawai/individu/wakil syarikat yang membuat penghantaran dokumen tender tersebut.

67. PETI TENDER

(a) Vendor yang menyertai tender dikehendaki mengembalikan dokumen tender (Teknikal dan Harga) yang telah diisi, dalam dua (2) sampul surat berasingan yang berlakri dan dimasukkan ke dalam peti tender mengikut nombor tender yang berkenaan, di Bahagian Pengurusan Perolehan, Pejabat Bendahari Induk/Pejabat Bendahari UiTM Negeri/Cawangan sebelum waktu dan tarikh tutup yang ditetapkan.

(b) Peti tender yang disediakan hendaklah berkunci dengan dua (2) kunci yang berbeza. Anak kunci peti tender dipegang secara berasingan oleh dua (2) orang pegawai dari dua (2) kumpulan berasingan:

(i) UiTM Shah Alam

Anak kunci peti tender dipegang oleh pegawai dari Pejabat Bendahari dan Pejabat Pendaftar.

(ii) UiTM Negeri /Cawangan

Anak kunci peti tender dipegang oleh pegawai dari Pejabat Bendahari dan Pejabat Rektor.

68. PEMBUKAAN PETI TENDER

Peti tender hendaklah dibuka oleh Jawatankuasa Pembuka Tender yang dilantik, dengan secepat mungkin pada waktu yang telah ditetapkan.



Garis Panduan

Pembukaan Tender

Dan Sebut Harga

Universiti Teknologi

MARA

69. JAWATANKUASA PEMBUKA TENDER

(a) Jawatankuasa Pembuka Tender dianggotai oleh sekurang-kurangnya dua (2) orang ahli, di mana seorang daripadanya hendaklah terdiri daripada pegawai Kumpulan Pengurusan Dan Profesional.

(b) Penubuhan Jawatankuasa Pembuka Tender adalah seperti berikut:




(i) UiTM Shah Alam

Dilantik oleh Naib Canselor

Dianggotai oleh dua (2) kumpulan iaitu wakil dari Pejabat Bendahari UiTM Shah Alam dan wakil dari Pejabat Pendaftar.

(ii) UiTM Negeri/Cawangan/Kampus

Dilantik oleh Rektor/Penyelaras Kampus.

Dianggotai oleh dua (2) kumpulan iaitu wakil dari Pejabat Bendahari UiTM dan wakil dari Pejabat Rektor /Pejabat Penyelaras Kampus.

(c) Bagi setiap sesi pembukaan tender, ahli dalam Gred Jawatan 41 dan ke atas, secara automatik terlantik sebagai Pengerusi Jawatankuasa Pembuka Tender, mengikut keutamaan seperti berikut:-

(i) Kekananan dalam jawatan hakiki; dan

(ii) Kekananan dalam perkhidmatan, sekiranya terdapat dua (2) orang atau lebih ahli yang berjawatan hakiki yang sama atau setara, semasa sesi pembukaan tersebut.

(d) Pegawai berikut tidak dibenarkan untuk menjadi ahli Jawatankuasa Pembuka Tender:-

(i) Staf Bahagian Pengurusan Perolehan, Pejabat Bendahari;

(ii) Pegawai Kumpulan Pengurusan Dan Profesional Pejabat Bendahari UiTM Negeri/ Cawangan /Kampus, kecuali dengan kebenaran khas Bendahari; dan

(iii) Rektor UiTM Negeri/Cawangan atau Penyelaras Kampus.

70. LARANGAN MEMBUKA PETI TENDER

Peti tender tidak boleh dibuka jika:-

(a) Dokumen tender diterima selepas waktu tutup pelawaan tender yang ditetapkan;

(b) Pegawai berkenaan mempunyai kepentingan




atau akan membuat penilaian ke atas tender yang berkaitan;

(c) Tanpa kehadiran wakil Pembuka Tender yang lain;

(d) Salah seorang pegawai Pembuka Tender bukan daripada pegawai Kumpulan Pengurusan Dan Profesional; dan

(e) Pegawai-pegawai Pembuka Tender terdiri daripada wakil dari kumpulan yang sama. Contohnya kesemua pegawai berkenaan dari Pejabat Pendaftar (tidak ada pegawai dari Pejabat Bendahari).

71. PENILAIAN TAWARAN TENDER

(a) Penilaian tawaran tender hendaklah di buat oleh dua (2) jawatankuasa yang berbeza iaitu Jawatankuasa Penilaian Teknikal Tender dan Jawatankuasa Penilaian Harga.

(b) Bagi perolehan bekalan dan pekhidmatan yang tidak kompleks seperti perolehan pakaian sukan, kasut, perabot, ubat, catuan basah/kering, beg, alat tulis, peralatan pejabat dan sebagainya, memadai dengan penilaian Jawatankuasa Teknikal sahaja.

(c) Dokumen tawaran teknikal tender akan diserahkan kepada Pusat Tanggungjawab / Jawatankuasa Teknikal yang menyediakan spesifikasi untuk dibuat penilaian teknikal dan menyediakan Jadual Ringkasan Penilaian Teknikal Tender.

(d) Dokumen harga tender akan diserahkan kepada Ketua Bahagian/Unit Kewangan Zon / Ketua Pejabat Bendahari UiTM Negeri/Cawangan/Kampus untuk dibuat penilaian harga dan menyediakan Jadual Penilaian Harga terperinci bagi setiap tawaran yang dinyatakan oleh vendor.

72. PENILAIAN TEKNIKAL TENDER BEKALAN/ PERKHIDMATAN

Penilaian teknikal hendaklah dibuat berdasarkan maklumat/dokumen yang diberikan oleh petender dan dibandingkan dengan spesifikasi yang disediakan serta syarat-syarat yang dimasukkan




dalam dokumen tender.

73. PENILAIAN HARGA TENDER BEKALAN/ PERKHIDMATAN

(a) Jawatankuasa Penilaian Harga hendaklah mengesyorkan tawaran yang paling menguntungkan Universiti iaitu tawaran yang harganya dalam lingkungan peratusan yang ditetapkan, daripada anggaran harga yang dibuat oleh Pusat Tanggungjawab yang memerlukan barang/perkhidmatan berkenaan.

(b) Semakan yang teliti hendaklah dibuat terhadap nama vendor, tempoh sah laku tender, tempoh sah laku pendaftaran, bidang/kepala pendaftaran vendor, kemampuan kewangan, pengalaman dan prestasi vendor, tempoh serahan, tempoh jaminan dan seumpamanya.



Garis Panduan

Penilaian Keupayaan

Kewangan Petender

/Penyebutharga Di

dalam Urusan

Perolehan UiTM

74. PENILAIAN TAWARAN KERJA/PERKHIDMATAN FASILITI

Pusat Tanggungjawab hendaklah membuat penilaian terperinci terhadap setiap tawaran yang diterima, mengikut kaedah ’cut off’ dan / atau anggaran harga atau mengikut garis panduan penilaian yang diluluskan oleh pihak Pengurusan Universiti.

75. PERATURAN PENILAIAN TEKNIKAL / PENILAIAN HARGA

(a) Penilaian teknikal/harga hendaklah dilaksanakan secara bermesyuarat. Minit mesyuarat Jawatankuasa Penilaian Teknikal/Harga hendaklah ditandatangani oleh semua ahli Jawatankuasa Penilaian Teknikal/Harga yang berkaitan.

(b) Penilaian teknikal/harga secara edaran adalah tidak dibenarkan.

(c) Syor pemilihan vendor hendaklah dimasukkan dalam Jadual Analisa secara berasingan (Teknikal dan Harga) dan ditandatangani oleh ahli jawatankuasa penilaian masing-masing.




(d) Maklumat penilaian teknikal/harga bagi sesuatu tender hendaklah dirahsiakan.

(e) Pegawai yang terlibat di dalam penyediaan dan perakuan teknikal / harga adalah tertakluk kepada peraturan berikut :-

(i) Tidak dibenarkan berhubung dengan petender;

(ii) Tidak dibenarkan berhubung dengan Jawatankuasa Penilaian Teknikal/Penilaian Harga (mana yang berkaitan);

(iii) Hendaklah menarik diri daripada membuat penilaian jika mempunyai kepentingan peribadi; dan

(iv) Tidak menjadi ahli Lembaga Perolehan atau mengisytihar dan mengecualikan diri sebagai ahli Lembaga Perolehan semasa pembentangan dibuat.

76. PEMBENTANGAN KEPADA LEMBAGA PEROLEHAN

Ketua Pusat Tanggungjawab, Pengerusi Jawatankuasa Teknikal dan Pengerusi Jawatankuasa Penilaian Harga dikehendaki hadir ke Mesyuarat Lembaga Perolehan untuk membentangkan penilaian teknikal dan penilaian harga yang telah dibuat.

77. TAWARAN KEPADA VENDOR

(a) Surat niat atau surat tawaran akan dikeluarkan kepada vendor setelah Lembaga Perolehan membuat keputusan.

(b) Vendor diberi tempoh untuk mengembalikan jawapan dengan menandatangani Surat Setuju Terima yang disertakan bersama surat tawaran.

78. PENGELUARAN PESANAN TEMPATAN

Bahagian/Unit Kewangan Zon/Pejabat Bendahari UiTM Negeri/Cawangan/Kampus akan mengeluarkan Pesanan Tempatan kepada vendor yang berjaya, setelah pihak vendor mengembalikan Surat Setuju Terima dan Bon Pelaksanaan (jika berkaitan).




BAHAGIAN 5E – RUNDINGAN TERUS KHAS

Rundingan terus khas adalah kaedah perolehan barang/perkhidmatan/kerja yang dibuat daripada mana-mana vendor, setelah diadakan rundingan untuk memperolehi nilai faedah yang terbaik.



Garis Panduan Proses

Permohonan

Perolehan Mengikut

Kaedah Rundingan

Terus

79. KUASA MELULUS

(a) Kaedah perolehan melalui rundingan terus khas perlu mendapat kelulusan Perbendaharaan terlebih dahulu.

(b) Permohonan perolehan melalui rundingan terus khas hanya boleh dipertimbangkan jika perolehan berkenaan belum dilaksanakan.

80. SYARAT-SYARAT

Rundingan terus khas boleh diadakan setelah hasil daripada kajian pasaran yang dijalankan, didapati bahawa bekalan/perkhidmatan/kerja yang diperlukan mempunyai acto-ciri berikut:

(a) Hanya terdapat satu (1) vendor (vendor tunggal) atau hanya boleh diperolehi daripada vendor asal; atau

(b) Tidak ada jenama/model lain dan kaedah perolehan biasa tidak dapat dilaksanakan; atau

(c) Mempunyai paten/hakcipta terpelihara, alat ganti tulen, teknologi khusus atau kepakaran khas; atau

(d) Keperluan mendesak dan segera, yang boleh memudaratkan atau menjejaskan perkhidmatan dan kepentingan awam, jika tidak diperolehi tepat pada waktunya; atau

(e) Bagi tujuan penyeragaman, di mana perlu membeli barangan yang sama dengan yang sedia ada dan daripada vendor yang sama, untuk memastikan kesesuaian penggunaan dan keseragaman; atau

(f) Peralatan keselamatan atau peralatan untuk




sesuatu projek strategik, yang perlu dirahsiakan.

81. KAJIAN PASARAN

Adalah menjadi kewajipan setiap pegawai yang menguruskan perolehan membuat kajian pasaran yang berpatutan bahawa barang yang akan dibeli itu adalah yang paling sesuai, menguntungkan dan mengambil kira kualiti, harga barang, dan actor-faktor lain yang berkaitan seperti :

(a) Agen tunggal untuk barangan/ perkhidmatan /kerja.

(b) Tiada jenama dan model lain bagi peralatan berkenaan yang menyebabkan proses perolehan biasa tidak boleh dilaksanakan.

(c) Kemunasabahan harga.

Arahan

Perbendaharaan 169

– Kajian Pasaran

Dalam Perolehan

82. SURAT NIAT (LETTER OF INTENT)

Surat niat hendaklah dikeluarkan kepada vendor/kontraktor setelah kelulusan rundingan terus bersyarat diperolehi daripada Perbendaharaan.

83. RUNDINGAN HARGA

(a) Rundingan harga adalah satu proses rundingan bersama vendor/kontraktor untuk mendapatkan harga yang terendah dan menguntungkan UiTM.

(b) Kajian pasaran untuk harga dan spesifikasi barangan/peralatan MESTI dibuat sebagai asas rundingan harga.

Surat Ketua

Setiausaha

Perbendaharaan

S/K.KEW/PK/PP/

1100 /000000/10/31

JLD.23 SK.8 (3)

bertarikh 26 Mac

2008

84. JAWATANKUASA RUNDINGAN HARGA

(a) Jawatankuasa Rundingan Harga dilantik secara bertulis oleh Naib Canselor.

(b) Mesyuarat Rundingan Harga hendaklah dipengerusikan oleh Naib Canselor atau pegawai yang diturunkan kuasa.

(c) Ahli Jawatankuasa Rundingan Harga hendaklah :

(i) Sekurang-kurangnya tiga (3) orang pegawai yang berkelayakan atau mempunyai pengalaman dan




kemahiran teknikal mengenai perolehan yang berkenaan; dan

(ii) Seorang pegawai yang memegang peruntukan atau wakil dari Pejabat Bendahari.

(e) Minit mesyuarat disediakan untuk setiap Mesyuarat Rundingan Harga dengan mencatatkan kehadiran dan perkara yang telah atau pun tidak dipersetujui dan seterusnya ditandatangani oleh pengerusi dan vendor/kontraktor.

(f) Laporan hasil rundingan harga hendaklah diluluskan dan dimuktamadkan mengikut ketetapan Kementerian Kewangan.




BAHAGIAN 5F – KONTRAK PERBENDAHARAAN

Kontrak Perbendaharaan ialah kontrak diantara Kementerian Kewangan dengan vendor yang dilantik untuk membekalkan barang gunasama kepada jabatan kerajaan atau agensi yang berkaitan, berdasarkan harga, tempoh serahan, tempoh jaminan dan syarat vendoran lain, yang telah dipersetujui.

85. PEROLEHAN MELALUI KONTRAK PERBENDAHARAAN

(a) Proses pembelian melalui Kontrak Perbendaharaan bagi Kampus Induk diuruskan oleh Bahagian/Unit Kewangan Zon manakala bagi UiTM Negeri/Cawangan/Kampus proses pembelian diuruskan oleh Pejabat Bendahari masing-masing.

(b) Pembelian melalui Kontrak Perbendaharaan hendaklah dibuat jika:-

(i) Terdapat vendor yang dilantik oleh Kementerian Kewangan untuk membekalkan barang-barang yang hendak dibeli.

(ii) Tempoh kontrak diantara vendor dengan Perbendaharaan masih berkuat kuasa.

(iii) Pembelian melalui Kontrak Perbendaharaan tidak terhad kepada nilai tertentu. Universiti tidak perlu lagi menguruskan proses pelawaan sebut harga atau tender tetapi hanya perlu mengeluarkan Pesanan Tempatan kepada vendor yang telah dilantik.




BAHAGIAN 5G – KERJA-KERJA REQUISITION

86. PEROLEHAN KERJA-KERJA REQUISITION

Perolehan kerja-kerja requisition iaitu kerja-kerja kecil dan pembaikan yang tidak merubah struktur asal sehingga had nilai RM100,000 di kalangan kontraktor Bumiputera yang berdaftar dengan CIDB yang mempunyai Perakuan Pendaftaran Kontraktor, Sijil Perolehan Kerja Kerajaan (SPKK) dan Sijil Taraf Bumiputera oleh Pusat Khidmat Kontraktor (PKK) di dalam Gred G1 dengan kategori dan pengkhususan yang berkaitan di mana lantikan akan diuruskan secara undian atau secara giliran.

Arahan Perbendaharaan

180 – Kerja Yang Tidak

Melebihi RM200,000




BAHAGIAN 5H - PESANAN TEMPATAN

87. PESANAN TEMPATAN ASAL HENDAKLAH DIKEPILKAN BERSAMA BIL TUNTUTAN

Vendor hendaklah dimaklumkan supaya mengembalikan salinan asal Pesanan Tempatan untuk dikepilkan bersama-sama dengan bil tuntutan bayaran.

Arahan

Perbendaharaan

176.1(d)(ii) –

Kontrak Formal

88. KEHILANGAN PESANAN TEMPATAN

(a) Sekiranya berlaku kehilangan terhadap salinan asal Pesanan Tempatan, Ketua Pejabat Bendahari berkenaan boleh mengeluarkan satu salinan yang diperakui benar dari salinan asal.

(b) Salinan Pesanan Tempatan yang diperakui itu hendaklah dikepilkan pada bil untuk pembayaran dan satu perakuan hendaklah diberi bahawa pesanan itu belum pernah dibayar sebelum itu.

1. Arahan

Perbendaharaan

176.1(f) –

Kontrak Formal

2. Surat Pekeliling

Bendahari

Bilangan 1 /2013

– Senarai

Dokumen

Lengkap Bayaran

89. PEMANTAUAN KE ATAS PESANAN TEMPATAN

Adalah menjadi tanggungjawab Pusat Tanggungjawab, dengan kerjasama Bahagian / Unit Kewangan Zon / Pejabat Bendahari UiTM Negeri/Cawangan/Kampus untuk membuat pemantauan dan susulan ke atas Pesanan Tempatan yang telah dikeluarkan bagi memastikan barang/perkhidmatan/kerja diterima dalam masa yang diperlukan.



Garis Panduan

Penghantaran Dan

Pemantauan Pesanan

Jabatan Dan Pesanan

Kerja




BAHAGIAN 5I - PENTADBIRAN KONTRAK

1. Surat Pekeliling

Perbendaharaan Bil.

5 Tahun 2007 –

Tatacara Pengurusan

Perolehan Kerajaan

Secara Tender

2. Surat Pekeliling

Perbendaharaan Bil.

5 Tahun 2009 –

Perubahan Had Nilai

Dan Tatacara

Pengurusan

Perolehan Secara

Sebut Harga

90. SURAT NIAT

(a) Surat yang dihantar kepada petender/penyebut harga yang meliputi kenyataan hasrat/niat untuk menerima tawaran petender/penyebut harga.

(b) Tidak mengikat kedua-dua pihak kepada suatu kontrak.

91. SURAT SETUJU TERIMA

(a) Surat yang mengesahkan penerimaan sesuatu tawaran.

(b) Berasaskan kepada syarat yang telah ditetapkan dalam dokumen tender/sebut harga rasmi, syarat dipersetujui dalam surat niat atau syarat-syarat lain yang dipersetujui.

(c) Ikatan kontrak wujud apabila Surat Setuju Terima telah ditandatangani dan dikembalikan oleh petender/ penyebut harga.

(d) Surat Setuju Terima ialah dokumen perundangan yang sah dan merupakan sebahagian daripada dokumen kontrak.

(e) Vendor/kontraktor yang tidak berjaya akan dimaklumkan selepas vendor/kontraktor yang berjaya menerima, menandatangani dan mengembalikan Surat Setuju Terima.




92. DOKUMEN KONTRAK

(a) Dokumen kontrak hendaklah mengandungi:

(i) Syarat-syarat am kontrak.

(ii) Syarat-syarat khas yang dipersetujui oleh kedua-dua pihak jika berkaitan.

(b) Kontrak ditandatangani oleh pegawai yang diberi kuasa oleh Lembaga Pengarah Universiti.

(c) Klausa-klausa berikut perlu diberikan perhatian:

(i) Bon Pelaksanaan;

(ii) Waranti/Kualiti Barangan;

(iii) Jadual Penghantaran/Tempoh Siap;

(iv) Tempoh Tanggungan Kecacatan;

(v) Bayaran Pendahuluan;

(vi) Bayaran Kemajuan;

(vii) Arahan Perubahan Kerja (Variation Order);

(viii) Pelanjutan/Perubahan Kontrak;

(ix) Syarat Perubahan Harga;

(x) Gantirugi Kelewatan (Liquidated Ascertained Damage);

(xi) Set-off;

(xii) Penamaan Kontrak; dan

(xiii) Klausa-klausa Lain

93. BON PELAKSANAAN

(a) Bon Pelaksanaan merupakan suatu sandaran yang dipegang oleh Universiti sebagai jaminan bagi memastikan vendor/kontraktor mematuhi dan melaksanakan obligasinya di bawah kontrak yang ditandatanganinya.

(b) Bon Pelaksanaan ialah deposit dalam bentuk:

(i) Jaminan Bank;

(ii) Jaminan Insurans;

(iii) Jaminan Syarikat Kewangan; dan

(iv) Wang Jaminan Pelaksanaan (untuk




kontrak kerja sahaja)

94. KADAR BON PELAKSANAAN BAGI BEKALAN / PERKHIDMATAN

(a) 2.5% daripada jumlah harga kontrak bagi kontrak yang bernilai RM200,000 hingga RM500,000.

(b) 5% daripada jumlah harga kontrak bagi kontrak yang bernilai melebihi RM500,000.

(c) Bagi kontrak bermasa yang berkuat kuasa dua (2) tahun atau lebih, peratusan perkiraan bon adalah mengikut nilai kontrak satu (1) tahun sahaja. Walau bagaimanapun, Bon Pelaksanaan hendaklah meliputi keseluruhan tempoh kontrak bermasa.

95. KADAR BON PELAKSANAAN BAGI KONTRAK KERJA

5% daripada nilai jumlah harga kontrak bagi kontrak kerja bernilai RM200,000 ke atas.

96. TEMPOH SAH LAKU BON PELAKSANAAN

(a) Kontrak Bekalan/Perkhidmatan

12 bulan selepas tarikh tamat kontrak atau selepas obligasi terakhir, mengikut mana yang terkemudian.

(b) Kontrak Kerja

12 bulan selepas tamat tempoh tanggungan kecacatan.

97. WANG JAMINAN PELAKSANAAN UNTUK KONTRAK KERJA TEMPATAN

(a) Jumlah Wang Jaminan Pelaksanaan (WJP) adalah 5% daripada harga keseluruhan kontrak;

(b) Potongan sebanyak 10% daripada bayaran kemajuan pertama dan seterusnya sehingga ia mencapai jumlah 5% daripada nilai keseluruhan kontrak;

(c) Wang Jaminan Pelaksanaan akan dikembalikan selepas tamat tempoh tanggungan kecacatan dan setelah Perakuan Siap Memperbaiki Kecacatan dikeluarkan.




98. PELEPASAN BON PELAKSANAAN

(a) Kontrak Bekalan/Perkhidmatan

(i) Dilepaskan setelah obligasi kontrak selesai dengan mengeluarkan Surat Pelepasan (Letter of Discharge).

(ii) Bagi barang guna habis, Bon Pelaksanaan boleh dilepaskan lebih awal.

(b) Kontrak Kerja

(i) Dilepaskan 50% setelah Sijil Perakuan Siap dikeluarkan dengan syarat Bon Pelaksanaan baru 50% telah diperolehi.

(ii) Terdapat permohonan bertulis daripada kontraktor.

99. DENDA

(a) Jika kontraktor gagal memenuhi obligasi kontrak, denda hendaklah dituntut daripada kontraktor.

(b) Jika kontraktor gagal membayarnya, denda hendaklah diperolehi daripada bayaran kemajuan atau sebarang baki bayaran yang berhak diterima oleh kontraktor.

(c) Sekiranya ini tidak dapat dilakukan, tuntutan hendaklah dibuat daripada Bon Pelaksanaan.

100. TANGGUNGAN KECACATAN

(a) Kontraktor hendaklah memperbaiki apa-apa kecacatan ke atas kerja yang telah disiapkan.

(b) Jika kontraktor gagal berbuat demikian, perbelanjaan yang dikeluarkan untuk memperbaiki apa-apa kecacatan, hendaklah dituntut daripada Bon Pelaksanaan.

(c) Tempoh tanggungan kecacatan dikira selepas sijil perakuan siap kerja (certifícate of practical completion). Tempoh tanggungan kecacatan hendaklah ditentukan berdasarkan kepada nilai-nilai berikut:




(i) RM20,000 hingga RM500,000

Enam (6) bulan dari tarikh kerja diperakukan siap.

(ii) Melebihi RM500,000

Sekurang-kurangnya 12 bulan dari tarikh kerja diperakukan siap.

101. ARAHAN PERUBAHAN KERJA

(a) Kriteria Arahan Perubahan Kerja

Setiap perubahan kerja daripada kontrak kerja hendaklah memenuhi kriteria berikut:-

(i) Tempoh kontrak masih berjalan semasa Arahan Perubahan Kerja dikeluarkan kecuali dibenarkan di bawah syarat-syarat kontrak;

(ii) Perubahan tidak menukar sebahagian besar skop kerja asal;

(iii) Bagi kerja tambahan, pelaksanaannya hendaklah di tapak bina kontrak sahaja; dan

(iv) Bagi kerja gantian, perubahan adalah di dalam skop kontrak asal dan kerja yang ditentukan dalam kontrak asal.

(b) Had Nilai Perubahan Dan Pihak Berkuasa Melulus

(i) Asas perkiraan nilai Arahan Perubahan Kerja dan pihak berkuasa yang boleh meluluskannya hendaklah mengikut pekeliling /peraturan yang berkuat kuasa.

(ii) Perubahan kerja dan pelanjutan masa untuk kontrak kerja yang diuruskan secara sebut harga hendaklah memenuhi kriteria berikut:-

Peruntukan mencukupi

Telah diluluskan oleh Jawatankuasa Sebut Harga Rasmi

Jumlah perubahan kerja terkumpul yang dicadangkan tidak melebihi 20% daripada nilai kontrak atau tidak melebihi RM100,000 mengikut mana yang terendah.




102. PERUBAHAN DAN PELANJUTAN TEMPOH KONTRAK BAGI KONTRAK BEKALAN DAN PERKHIDMATAN

(a) Perubahan kontrak dan pelanjutan tempoh kontrak bekalan dan perkhidmatan bagi perolehan melalui tender Universiti boleh diluluskan oleh pihak berkuasa yang meluluskan tender asal dengan syarat-syarat berikut:-

(i) Tempoh sah laku kontrak masih berkuat kuasa semasa permohonan perubahan kontrak dan pelanjutan kontrak dipertimbangkan;

(ii) Perubahan kontrak dan pelanjutan tempoh kontrak tidak melibatkan perubahan kadar harga dan syarat-syarat lain dalam kontrak;

(iii) Pelanjutan tempoh kontrak hanya diberi sekali sahaja dan tempoh maksimum adalah sehingga dua (2) tahun; dan

(iv) Bagi kontrak bekalan, tambahan kuantiti tidak melebihi 50% daripada kontrak asal tertakluk kepada nilai maksimum RM7.5 juta dengan syarat jumlah keseluruhan tambahan dan nilai kontrak asal tidak melebihi RM25 juta; ATAU

(v) Bagi kontrak perkhidmatan, nilai tambahan tidak melebihi 50% daripada kontrak asal tertakluk kepada nilai maksimum RM7.5 juta dengan syarat jumlah tambahan dan nilai kontrak asal tidak melebihi RM25 juta.

(b) Perubahan kontrak dan pelanjutan tempoh kontrak dibenarkan bagi perolehan yang diuruskan secara sebut harga seperti berikut:-

(i) Bagi kontrak yang bernilai melebihi RM200,000 hingga RM500,000.

(ii) Bagi kontrak bekalan, tambahan kuantiti tidak melebihi 50% daripada kontrak asal tertakluk kepada nilai maksimum RM250,000 dengan syarat




jumlah keseluruhan tambahan dan nilai kontrak asal tidak melebihi RM750,000 ; ATAU

(iii) Bagi kontrak perkhidmatan, nilai tambahan tidak melebihi 50% daripada kontrak asal tertakluk kepada nilai maksimum RM250,000 dengan syarat jumlah keseluruhan tambahan dan nilai kontrak asal tidak melebihi RM750,000.

(c) Semua perubahan kontrak dan pelanjutan tempoh kontrak selain dari yang disebutkan dalam para 102.(a) dan (b) di atas, hendaklah dirujuk kepada Perbendaharaan untuk kelulusan.

103. PELANJUTAN MASA BAGI KONTRAK KERJA

Pelanjutan masa bagi kontrak kerja boleh dibenarkan, berpandukan kepada syarat-syarat kontrak. Pertimbangan boleh diberi berasaskan sebab-sebab yang tidak dapat dielakkan oleh pihak kontraktor seperti:-

(a) Force Majeure;

(b) Kelewatan atau kerosakan yang disebabkan oleh mana-mana perkara luar jangka yang disebut dalam kontrak;

(c) Arahan yang diberi oleh Pegawai Penguasa yang mengakibatkan penangguhan projek;

(d) Kelewatan disebabkan oleh Pegawai Penguasa berpunca daripada arahan, lukisan, penamaan subkontraktor / vendor yang diperuntukkan dalam kontrak atau kelewatan yang disebabkan oleh Kerajaan dalam melaksanakan kerja kemahiran yang tidak menjadi sebahagian daripada kontrak;

(e) Kelambatan memberi milik tapak bina mengikut kontrak;

(f) Apa-apa tindakan yang berpunca daripada penyatuan pekerja-pekerja setempat atau mogok atau tutup pintu; dan

(g) Kontraktor tidak berupaya kerana sebab-sebab yang tidak dapat dikawal dan diramal olehnya dengan munasabah.




104. PENAMATAN KONTRAK

Penamatan kontrak boleh dilaksanakan setelah kontraktor diberikan peluang yang munasabah. Ini termasuk memberi peringatan, amaran yang mencukupi dan meminta kontraktor memberikan surat tunjuk sebab.

bahagian 5 - pengurusan perolehan … untuk setiap pelawaan. 15. jenis item jenis item dibahagikan...

Documents