6

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1. Prosedur

2.1.1. Pengertian Prosedur

Prosedur (Procedure) didefinisikan oleh Lilis Puspitawati dan Sri Dewi

Anggadini (2011:23) bahwa, “Serangkaian langkah/kegiatan klerikal yang tersusun

secara sistematis berdasarkan urutan-urutan yang terperinci dan harus diikuti untuk

dapat menyelesaikan suatu permasalahan.”

Menurut Sedarmayanti (2009:134) Prosedur kerja adalah rangkaian tata kerja

yang berkaitan satu sama lain sehingga menunjukkan adanya suatu urutan tahap demi

tahap serta jalan yang harus ditempuh dalam rangka penyelesaian sesuatu bidang

tugas.

Menurut George R.Terry dalam Umam (2014:151) Prosedur dapat diartikan

sebagai serangkaian tahapan pekerjaan kertas terpilih, biasanya dikerjakan oleh lebih

dari satu orang yang merupakan cara-cara yang ditentukan dan dalam mengadakan

keseluruhan fase utama dari aktivitas kantor.

Menurut Jerry Fitzgerald, Ardra F.Fitzgerald, dan Warren D.Stallings, Jr.

dalam Umam (2014:151) mendefinisikan prosedur merupakan urutan-urutan yang

tepat dari tahapan-tahapan instruksi yang menerangkan apa yang harus dikerjakan,

siapa yang mengerjakan, kapan dikerjakan, dan bagaimana mengerjakannya.

7

2.1.2. Prinsip-prinsip Prosedur

Menurut Umam (2014:152) mengatakan bahwa pada hakikatnya, prosedur

kerja disusun agar setiap pekerjaan dapat diselesaikan menurut limit waktu yang

ditentukan. Untuk menyusun prosedur kerja ini diperlukan proses yang panjang dan

dilakukan oleh orang-orang yang kompeten di bidangnya. Penyusunan prosedur kerja

berdasarkan prinsip-prinsip berikut:

1. Rasional: setiap prosedur kerja harus masuk akal dan mudah dipahami sehingga

pekerjaan setiap orang sesuai dengan klasifikasinya agar mudah untuk

dimengerti.

2. Sistematis: menggunakan urutan kerja yang teratur, yakni mengalir dari tahap

pertama sampai tahap selanjutnya.

3. Bersifat operasional: menjelaskan teknis pelaksanaan yang dapat dikerjakan dan

dapat bersifat teoritis.

4. Menggunakan jarak terpendek: setiap pekerjaan sedapat mungkin tidak melalui

jalur atau jenjang yang panjang.

5. Menekankan pada prinsip kerja: semua pekerjaan yang saling berkaitan

ditempatkan secara berurutan.

2.2. Administrasi

2.2.1. Pengertian Administrasi

Menurut Siagian (2006:2) mengatakan bahwa, “Administrasi adalah

keseluruhan proses kerja sama antara dua orang manusia atau lebih yang didasarkan

atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya”.

8

Menurut Haryadi (2009:1-2) mengemukakan bahwa ada dua pengertian

administrasi yaitu administrasi dalam arti sempit dan administrasi dalam arti luas.

1. Administrasi dalam arti sempit adalah kegiatan penyusunan dan pencatatan data

dan informasi secara sistematis dengan tujuan untuk menyediakan keterangan

serta memudahkan memperolehnya kembali secara keseluruhan dan dalam satu

hubungan satu sama lain.

2. Administrasi dalam arti luas adalah kegiatan kerja sama yang dilakukan

sekelompok orang berdasarkan pembagian kerja sebagaimana ditentukan dalam

struktur dengan mendayagunakan sumber daya untuk mencapai tujuan secara

efektif dan efesien. Jadi, pengertian administrasi dalam arti luas memiliki unsur-

unsur sekelompok orang, kerja sama, pembagian tugas secara terstruktur,

kegiatan yang runtut dalam proses, tujuan yang akan dicapai, dan pemanfaatan

berbagai sumber.

Intinya, administrasi melingkupi seluruh kegiatan, dan pengaturan hingga pengurusan

sekelompok orang yang memiliki diferensiasi pekerjaan untuk mencapai suatu tujuan

bersama administrasi dapat berjalan dengan dua atau banyak orang terlibat di

dalamnya.

2.2.2. Unsur-unsur Administrasi

Menurut Chrisyanti (2011:10) dalam kegiatan administrasi terdapat 8 unsur

yang saling berkaitan untuk mencapai tujuan yang ditentukan sebelumnya, meliputi:

9

1. Organisasi

Kegiatan mengelompokkan dan menyusun kerangka kerja, jalinan hubungan

kerjasama di antara para pekerja dalam suatu wadah bagi segenap usaha

mencapai tujuan tertentu.

2. Manajemen

Kegiatan yang berfungsi merencanakan, mengorganisasikan, membina,

membimbing, menggerakkan, dan mengawasi sekelompok orang, serta

mengerahkan segenap fasilitas kerja agar tujuan usaha kerjasama yang telah

ditentukan dapat tercapai dengan baik.

3. Komunikasi

Kegiatan menyampaikan berita, pemberian ide, dan gagasan dari seseorang

kepada orang lain, yang bersifat timbal-balik antara pimpinan dengan pimpinan,

pimpinan dengan bawahan, baik secara formal maupun nonformal mewujudkan

usaha kerjasama.

4. Informasi

Kegiatan menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, menyebarkan, dan

menyimpan berbagai keterangan obyektif yang diperlukan dalam usaha

kerjasama.

5. Personalia

Kegiatan mengatur dan mengurus penggunaan tenaga kerja yang diperlukan

dalam usaha kerjasama.

10

6. Keuangan

Kegiatan mengatur dan mengolah penggunaan segi pembiayaan sekaligus

pertanggungjawaban keuangan dalam usaha kerjasama.

7. Perbekalan

Kegiatan merencanakan, mengurus, dan mengatur penggunaan peralatan

keperluan kerja dalam usaha kerjasama. Mengurus perlengkapan ini penting agar

tidak menimbulkan pemborosan.

8. Humas

Kegiatan menciptakan hubungan dan dukungan yang baik dari lingkungan

masyarakat sekitarnya terhadap usaha kerjasama perusahaan.

2.2.3 Fungsi-fungsi Administrasi

Menurut Siagian (2006:83) dikalangan para sarjana belum terdapat satu

konsensus bulat mengenai jumlah fungsi-fungsi administrasi dan manajemen.

Konsensus yang telah dicapai ialah bahwa pada dasarnya keseluruhan fungsi

administrasi dan manajemen itu dapat dibagi menjadi dua klasifikasi utama, yaitu:

1. Fungsi Organik

Semua fungsi yang mutlak harus dijalankan oleh administrasi dan manajemen.

Ketidakmampuan untuk menjalankan fungsi-fungsi itu akan mengakibatkan

lambat atau cepat matinya organisasi. Dalam bagian-bagian lanjutan dari buku ini

yang akan dibahas adalah fungsi-fungsi organik itu. Juga akan diberikan

beberapa contoh tentang berbagai teori yang telah dikemukakan oleh para

sarjana.

11

2. Fungsi Pelengkap

Yang dimaksud dengan fungsi-fungsi pelengkap ialah semua fungsi yang

meskipun tidak mutlak dijalankan oleh organisasi, sebaikanya dilaksanakan juga

dengan baik karena pelaksanaan fungsi-fungsi itu akan meningkatkan efesiensi

dalam pelaksanaan kegiatan, memperlancar usaha pencapaian tujuan dengan

efesien, ekonomis, dan efektif.