b pegangan untuk -...

Judul Asli:Manage by The Moment,

A Handbook for Radio Managers

Edisi asli diterbitkan dengan bantuan dana dari UNESCODiterbitkan oleh Southbound Sdn. Bhd.,

Penang, Malaysia, 1997

Edisi Indonesia diterbitkan oleh UNESCO Jakarta OfficeJl. MH Thamrin 14, PO Box 1273, Jakarta 10002

Hak cipta Southbound Sdn. Bhd., 1997Diterjemahkan kedalam bahasa Indonesia atas izin dari

Southbound Sdn. Bhd., dengan bantuan dana dariKedutaan Besar Denmark di Jakarta

Oleh: Keith Jackson dan Phil Charley dan Tom HaganIlustrasi oleh Chin Mun WohPenerjemah: Rama SlametEditor: Eric SasonoSetting by: Info Kreasi

(http://www.ikreasi.com)

iiiBUKU PEGANGAN UNTUK MANAJER RADIO

Kata Pengantar ·Cara Menggunakan Buku ini ·

BAGIAN I:

Manajemen Umum

1. Kepemimpinan · 3Bagaimana memecahkan masalah · 3Apa yang anda perlukan untuk berhasil · 5Apakah karakteristik kepemimpinan · 8Bagaimana menjadi pemimpin yang baik · 10Apa yang menghasilkan manajer yang baik · 12Bagaimana menangani tugas manajemen yang baru · 14Bagaimana menjalankan organisasi bermanajemen buruk · 16Bagaimana memberi perintah · 18

2. Motivasi · 20Apa yang dicari staf pada seorang manajer · 20Bagaimana agar staf anda tetap senang · 21Bagaimana agar staf tetap termotivasi · 23Bagaimana agar anda tetap termotivasi · 24Bagaimana merasa bahwa pekerjaan anda berharga · 26

3. Komunikasi · 28Dengan siapa pegawai ingin berkomunikasi · 28Dari mana pegawai mendapat informasi · 28Dimana pegawai ingin mendapat informasi · 29Apa yang ingin dibicarakan oleh pegawai · 29Bagaimana berkomunikasi secara efektif · 31

iv MANAJEMEN DETIK DEMI DETIK

Bagaimana berkomunikasi dengan staf · 32Bagaimana agar staf berkomunikasi dengan anda · 34Bagaimana berkomunikasi secara formal · 36Kapan harus berkomunikasi secara resmi · 37Bagaimana berkomunikasi secara informal · 37Kapan harus berkomunikasi secara informal · 38

4. Delegasi · 40Mengapa ada manajer yang tidak mendelegasikan tugas · 41Mengapa manajer tidak dapat mendelegasi secara efektif · 41Bagaimana mendelegasi secara efektif · 43Kapan tidak boleh mendelegasi · 45

5. Rapat · 46Kapan perlu mengadakan rapat · 47Bagaimana mempersiapkan sebuah rapat · 47Bagaimana menyelenggarakan rapat yang efektif · 48Bagaimana mencatat hasil-hasil rapat · 50Bagaimana memastikan bahwa keputusan dilaksanakan · 50Bagaimana menggunakan rapat untuk membangun timyang baik · 51Kapan harus bernegosiasi secara efektif · 52

6. Rekrutmen dan Seleksi · 55Bagaimana merancang pekerjaan · 55Bagaimana menulis deskripsi tugas · 55Bagaimana mencari orang terbaik untuk suatu pekerjaan · 56Bagaimana menyelenggarakan wawancara pekerjaan · 57Bagaimana untuk memutuskan siapa yang terpilih · 58Bagaimana memberitahu pelamar yang tidak berhasil · 58Bagaimana memasukkan pegawai baru · 59

7. Pelatihan dan Pengembangan · 61Bagaimana mengidentifikasi kebutuhan pelatihan staf · 61Bagaimana merancang program pelatihan · 62

vBUKU PEGANGAN UNTUK MANAJER RADIO

Bagaimana mengatur sebuah program pelatihan · 62Bagaimana mendapatkan yang terbaik dari seorang pelatih ·63Bagaimana mendorong pengembangan diri · 64Bagaimana membangun jalur karier · 65Bagaimana menasehati orang mengenai karier mereka · 66Bagaimana mengetahui bahwa staf sudah mencapai titikpuncaknya · 67Bagaimana mendapat yang terbaik dari orang yangberprestasi tinggi · 67Bilakah seorang pegawai siap untuk promosi · 68Mengapa anda perlu mempromosi staf · 68

8. Pekerjaan dan Kantor · 69Apa yang membuat lingkungan kerja baik · 68Bagaimana mengubah tanpa mengganggu · 70Bagaimana menjalankan kantor yang baik · 72Bagaimana menggunakan staf pendukung secara efektif · 74Bagaimana mengembangkan sistem pengarsipan yang baik ·75Bagaimana memakai papan pengumuman · 75Bagaimana caranya mengatur gudang · 76Bagaimana membeli secara ekonomis dan bijak · 77Bagaimana untuk mengadakan perbaikan · 77Bagaimana tukar gagasan · 78Mengapa anda harus mengukur banyak hal · 80

9. Kerjasama dan Moril · 81Bagaimana menjadi manajer yang berkualitas · 81Bagaimana membangun semangat tim · 83Apa manfaat bekerja dalam tim · 84Apa manfaat moril tinggi · 85Bagaimana mengenali moril rendah · 86Bagaimana mengubah moril rendah · 87Mengapa di luar kantor itu penting · 88Mengapa melibatkan diri dengan urusan luar · 89

vi MANAJEMEN DETIK DEMI DETIK

Bagaimana meningkatkan ketrampilan anda · 90Bagaimana menangani stres · 91Bagaimana mengingat nama · 92

10. Memuji dan Mengritik · 94Apa yang terjadi bila anda mengritik secara merugikan · 94Bagaimana mengritik secara membangun · 95Mengapa pengakuan itu penting · 95Bagaimana cara memuji staf anda · 96Bagaimana mendorong staf untuk bekerja lebih cerdas · 97Mengapa dan bagaimana menilai diri sendiri · 98Bagaimana memperbaiki kinerja anda · 99Mengapa anda harus melakukan penilaian staf · 100Bagaimana mendirikan sistem penilaian · 101Bagaimana melakukan wawancara penilaian · 102Bagaimana memastikan bahwa penilaian menguntungkanstaf · 103Bagaimana memberitahukan mengenai penilaian yang buruk · 104Bagaimana menulis referensi yang berguna · 105

11. Disiplin dan Pemberhentian · 107Bagaimana menerapkan disiplin - langkah pertama · 107Bagaimana menerapkan disiplin - langkah kedua · 107Bagaimana menerapkan disiplin - langkah ketiga · 108Bagaimana menangani konflik · 108Bagaimana menangani pelanggaran · 109Apa yang harus dilakukan jika melibatkan polisi · 111Bagaimana menasehati pegawai · 112Bagaimana menghibur pegawai yang terkena musibah · 112Bagaimana menjamin bahwa staf menaati peraturan · 114Bagaimana menyelidiki masalah pemberhentian · 116Bagaimana memutuskan perlunya pemberhentian · 116Bagaimana mengadakan wawancara pemberhentian · 118Bagaimana menangani kemarahan dan kesedihan · 119Bagaimana menangani orang yang marah · 120

viiBUKU PEGANGAN UNTUK MANAJER RADIO

12. Mengelola WaktuBagaimana merencanakan hari-hari andaBagaimana mengalokasikan prioritasBagaimana menggunakan waktu utama andaBagaimana menjadi manajer yang efisienBagaimana menangani interupsiBagaimana mengetahui mana yang betul-betul pentingMengapa anda memerlukan waktu kreatif

13. Merencana dan Membuat LaporanMengapa anda perlu rencanaBagaimana menggunakan rencanaBagaimana merencanakan secara strategisBagaimana cara mengembangkan posisi operasi TOPBagaimana menetapkan sasaranBagaimana mengelola melalui tujuanBagaimana menetapkan dan memprioritaskan targetBagaimana mengukur kinerja terhadap rencanaBagaimana membuat dan menggunakan anggaranBagaimana menciptakan citra yang baikMengapa kebijakan itu pentingApa yang harus dimasukkan dalam sebuah kebijakanBagaimana mengembangkan sistem pelaporanApa yang harus dilakukan dengan laporan

14. KorespondensiBagaimana menjadi penulis yang lebih baikBagaimana menulis memo yang baikBagaimana menulis laporan yang akan dibaca orangMengapa menulis surat terima kasih

15. KeluhanBagaimana membuat catatan umpan balikBagaimana meneliti sebuah keluhanApa yang harus dilakukan ketika keluhan memang benarBagaimana menanggapi surat keluhan

viii MANAJEMEN DETIK DEMI DETIK

16. Hubungan MasyarakatMengapa berkomunikasi dengan publikMengapa harus berkomunikasi dengan mediaBagaimana membangun kerjasama dengan mediaBagaimana mempromosikan stasiunBagaimana mendapat promosi persBagaimana menulis iklan stasiun yang baikBagaimana berbicara di muka umum

Bab II

Manajemen Stasiun

17. RisetMengapa anda harus meriset pendengar andaBagaimana caranya mendesain survei yang andalBagaimana mengorganisir suatu surveiBagaimana menafsrikan risetBagaimana memantau kinerja stasiunBagaimana memperoleh banyak umpan balikBagaimana menafsirkan umpan balik pendengarBagaimana mengontrol kualitas programApa yang harus dilakukan mengenai stasiun pesaing

18. PemrogramanBagaimana untuk memberi peran bagi radio dalampembangunanBagaimana memprogram stasiunBagaimana memprogram beritaBagaimana menargetkan pendengar yang anda inginkanBagaimana untuk mendapatkan bunyi yang anda inginkanBagaimana mengembangkan program multi bahasa

19. StasiunBagaimana menghormati pendengar

ixBUKU PEGANGAN UNTUK MANAJER RADIO

Bagaimana memulai stasiun baruPekerjaan apa saja yang diperlukan oleh satu stasiunApa yang membuat roster yang baikBagaimana membangun citra stasiun andaBagaimana mempromosikan stasiunBagaimana mempromosikan peristiwa khususBagaimana menjalankan perpustakaanBagaimana mendirikan arsip yang efektif

20. Produksi dan PresentasiBagaimana menemukan dan mengarahkan pemilik bakat(talent)Bagaimana memproduksi iklanBagaimana menilai presenterBagaimana menjalankan program layanan masyarakat

21. Periklanan: PenulisanBagaimana menulis iklan yang jujurBagaimana mengembangkan gaya menulis yang baikBagaimana mengembangkan copy briefBagaimana cara memproduksi pengumuman layananmasyarakatApa cara terbaik untuk menata letak naskahBagaimana menstruktur sebuah iklanBagaimana menjual manfaatnyaBerapa lama iklan harus diputar

22. Periklanan: ProduksiJenis iklan apaBagaimana caranya menggunakan musik dan efek bunyiBagaimana caranya menjadwal iklan

23. Periklanan: PemasaranBagaimana memilih Staf PemasaranBagaimana caranya mendapatkan pelanggan yang tepatBagaimana melayani klien andaKapan harus menawarkan insentif

x MANAJEMEN DETIK DEMI DETIK

Apakah peran promosi dan kontesBagaimana menetapkan kartu tarifApakah peran sponsor programBagaimana caranya menegosiasi contra dealBagaimana menyusun kontrakKapan harus menawarkan produk untuk diperdagangkan

24. Manajemen TeknikBagaimana caranya meninjau fasilitas produksiBagaimana mengelola personil teknikBagaimana mengawasi kegiatan teknikBagaimana mengembangkan sistem reparasi perlengkapanBagaimana membuat siaran luar

25. Legislasi & PerundanganApa yang harus anda ketahui mengenai perundanganApa yang harus diketahui mengenai perundanganBagaimana cara kerja hak cipta

xiBUKU PEGANGAN UNTUK MANAJER RADIO

Kata Pengantar

Salah satu kenyataan penting mengenai orang-orang yangmencapai posisi manajemen senior pada bidang penyiaranradio adalah: seringkali pada saat mereka ditunjuk untuktugas manajemennya yang pertama, baru mereka belajar apayang dilakukan oleh seorang manajer. Pengalaman menjadiguru bagi mereka. Mungkin guru yang lebih baik daripadapelajaran kuliah, program pelatihan, buku teks atau video.Tetapi pengalaman bukan guru yang paling baik, karenasepanjang prakteknya, dapat terjadi banyak kesalahan -beberapa diantaranya mungkin sangat serius. Banyak diantara para manajer senior yang sebelumnyasukses sebagai penyiar radio, produser, reporter ataukaryawan bagian iklan. Mereka sudah terbiasa dengan sukses.Mereka sudah tahu cara-cara memecahkan masalah. Merekamenyambut baik keadaan yang kompleks. Tetapi sedikitdiantara mereka siap untuk menghadapi kesulitan yang adadalam mengelola kelompok besar orang-orang : baik itu padasebuah stasiun radio atau pada departemen program atauunit khusus di dalam organisasi penyiaran yang lebih besar. Tentunya apa yang dipelajari oleh para manajer ini ditempat tugasnya mungkin merupakan cara yang benar. Tetapilebih sering terjadi bahwa bukan demikian halnya. Caramereka mengelola lebih cenderung mengikuti cara merekasendiri dikelola, daripada dengan “cara yang benar”. Para penulis buku ini memiliki pengalaman luas di dalammanajemen penyiaran radio. Keith Jackson, Philip Charley dan Tom Hogan semuanyapernah bekerja di Australia, Asia dan daerah Pasifik. Merekatelah bekerja baik di bidang penyiaran publik, komersial ataupun nirlaba. Semua pernah menjadi praktisi (dalam bidangpenulisan, produksi, jurnalisme, pemasaran, pewawancara,presentasi dan teknik) yang kemudian meneruskan menjadi

xii MANAJEMEN DETIK DEMI DETIK

pelatih, konsultan dan station manager radio. Sebagai manajer, mereka mencari buku yang mudahdiperoleh, yang berkisah tentang manajemen secara singkat,dengan detail yang minimum dan aplikasi praktis yangmaksimum. Dan mereka tidak berhasil. Itulah sebabnyamengapa mereka menulis buku ini : sebuah buku praktis‘bagaimana caranya’ (how to) untuk menjadi manajer radio. Para penulis berterima kasih atas dukungan yang merekaterima dari Martin Hadlow dari United Nations Educational,Scientific and Cultural Organization (UNESCO). Setelah mencapai posisi manajer umum, humas padaAustralian Broadcasting Company, Keith Jackson sekarangmenjabat sebagai direktur di salah satu perusahaan hubunganmasyarakat yang terkemuka di Australia. Phil Charley telahpensiun dari penyiaran aktif setelah 35 tahun sebagai manajerstasiun radio tetapi masih memberi kuliah mengenai radiopada Macleay College ,Sydney dan Sekolah Film, Televisi danRadio Australia. Tom Hogan masih menjadi konsultan danpendidik di bidang komunikasi dan penyiaran.

xiiiBUKU PEGANGAN UNTUK MANAJER RADIO

Cara Menggunakan Buku ini

Buku ini ditulis dari sudut pandang seorang manajer yangbekerja di lingkungan penyiaran radio. Manajer demikian adalah orang sibuk. Selalu kekuranganwaktu. Tidak pernah cukup jam dalam sehari. Jarang adakesempatan untuk belajar; lebih jarang lagi prospek untukmenjadi ahli dalam banyak bidang yang bersama-samatercakup pada disiplin manajemen. Buku ini tidak dimaksudkan untuk dibaca sekaligus. Tetapidirancang sebagai rujukan pada saat diperlukan. Ini merupakan buku “bagaimana caranya” untuk menjadimanajer. Buku ini tidak mengajarkan bagimana menulissebuah buletin berita, menyambung pita atau memproduksisandiwara radio. Banyak buku lain yang bagus mengenai topiktersebut. Buku ini meliputi seni manajemen sehubungandengan penyiaran radio. Kiranya cukup untuk membatasi diridengan sasaran ini. Anda mengalami pegawai yang menimbulkan masalah ?Lihat Bagaimana Menerapkan Disiplin atau BagaimanaMenangani Pelanggaran. Anda baru di tempat tugas anda ? Lihat BagaimanaMemulai di Stasiun Baru atau Apa yang Dicari olehStaf Dalam Diri Seorang Manajer. Anda khawatir bahwa stasiun radio lain akan mencuripendengar anda? Lihat Apa yang Harus Dilakukandengan Stasiun Pesaing atau Mengapa Anda HarusMeriset Pendengar Anda. Anda merasa lelah dan depresi dengan tugas anda ? LihatBagaimana Caranya Agar Tetap Bermotivasi atauBagaimana Menangani Stres. Dalam format demikian, buku ini menyajikan lebih dari200 bidang pokok di mana seorang manajer penyiaran radiopaling banyak membutuhkan nasehat. Nasehat ini

xiv MANAJEMEN DETIK DEMI DETIK

ditampilkan dalam bentuk butir-butir sehingga menjadi bahanbacaan yang cepat dan mudah. Jadi pada masing-masingbidang pokok tersebut, anda dapat mencari informasi yanganda butuhkan yang diberikan secara jelas, kena sasaran danmudah dimengerti. Ada dua bagian pokok dari buku ini : Bagian 1 adalahpedoman umum manajemen untuk para manajer penyiaranradio; Bagian 2 adalah pedoman manajemen radio, denganfokus pada hal-hal khusus yang terdapat pada radio siaran. Pada Bagian 1, kami telah memilih beberapa kutipan olehsejumlah orang yang tentang manajemen dan disiplinnya.Semua kutipan ini mengilustrasikan teks dan akan memberilebih banyak bahan pemikiran kepada anda. Dan dalam Bagian 2, kami menawarkan beberapa anekdotpenyiaran radio. Radio siaran penuh dengan kisah-kisahhumor, kejutan dan petualangan, dan kami mencoba untukmencerminkan sedikit keceriaan itu. Kini, letakkan buku ini dekat tempat duduk anda, bersiap-siap bilamana anda akan memerlukannya.

3BUKU PEGANGAN UNTUK MANAJER RADIO

Bagaimana memecahkan masalah

Perhatikan adanya tanda-tanda peringatanMasalah sering mengirim tanda-tanda peringatan awal.Biasanya ada tanda-tanda bahwa masalah staf akan muncul:meningkatnya absensi, kinerja yang buruk, kegelisahan, seringterlambat atau perubahan perilaku lainnya. Perhatikan jikaada tanda-tanda demikian.

Kenali masalahnyaMasalah yang sebenarnya tidak selalu mudah dideteksi.Kadang-kadang ada sejumlah masalah terkait dan anda perlumengenali mana yang penting. Tetapi sering dapat ditemukanmasalah pokoknya jika anda memilah-milah fakta secaracermat. Anda tidak dapat membuat keputusan yang wajarsebelum mengetahui masalah sebenarnya. Kemudian andaperlu mendefinisikannya. Lakukan ini dengan menyatakansecara jelas apa masalahnya.

Analisa masalahnyaSetelah anda mendefinisikan masalahnya (sebab maupungejalanya), anda dapat menganalisanya. Mula-mula,kumpulkan faktanya. Anda mungkin tidak mendapatsemuanya, tapi kumpulkan sebanyak mungkin. Lalu pilih-pilihdi antaranya. Tanya diri sendiri: “Apa yang ditunjukkan olehfakta ini?” Pertimbangkan informasinya. Pikirkan baik-baik.Maka anda akan dapat memahami unsur-unsur pembentukmasalah itu.

Kembangkan solusi alternatifSupaya anda menemukan solusi terbaik bagi sebuah masalah,anda harus mempertimbangkan semua alternatifnya. Jika andamengembangkan berbagai pilihan, tidak hanya satu,

1 • • • • • Kepemimpinan

4 MANAJEMEN DETIK DEMI DETIK

kemungkinan akan ditemukan tindakan terbaik yang harusdilakukan. Perlu diperhatikan bahwa hanya sedikit masalahyang mempunyai satu solusi saja.

Evaluasi solusi terbaikSetelah mengembangkan semua pilihan, anda harusmengujinya dengan membayangkan bahwa solusi itu diterima.Pertimbangkan akibat yang diinginkan dan yang tidakdiinginkan dari masing-masing solusi. Evaluasi hal-hal yangbaik dan buruk dari solusi itu. Cara yang berguna untukmelakukan ini adalah melalui analisa SWOT. SWOT adalahkependekan dari Strengths (Kekuatan), Weaknesses(Kelemahan), Opportunities (Peluang) dan Threats (Ancaman)dari masing-masing pilihan.

Ambil pilihan terbaikKetika membuat keputusan akhir mengenai cara memecahkanmasalah, anda dapat mempertimbangkan faktor-faktor lain,beberapa di antaranya bersifat pribadi: pengalaman andasebelumnya di bidang manajemen, pengetahuan andamengenai radio siaran, nasehat yang anda terima dari oranglain atau bahkan dengan pengujian atau eksperimen.

Laksanakan keputusan ituAnda harus merencanakan pelaksanaan keputusan andadengan hati-hati. Pertimbangkan pertanyaan-pertanyaan ini:apa yang sebenarnya harus dilakukan, harus dilakukan denganurutan bagaimana, siapa yang akan melakukannya, di manaakan dilakukan dan dalam kerangka waktu bagaimana? Karenakebanyakan keputusan mempengaruhi atau melibatkan oranglain, anda perlu berkomunikasi dan berkonsultasi denganmereka untuk memperoleh pengertian dan dukungan.

Tindak lanjuti dan evaluasi hasil-hasilnyaPemeriksaan tindak lanjut yang rutin akan menjamin bahwamasalahnya sudah dapat dikendalikan. Masalah kecil dapatdikoreksi pada waktu terjadi. Jika persoalannya tidakterpecahkan, mungkin akan berguna untuk menjalankan prosespemecahan masalah sekali lagi.


Tuhan tidak menuntut kita untuk berhasil;Ia hanya meminta agar kita berusaha

Ibu Teresa (1910 - 1997), Biarawati Katolik Roma

Apa yang anda perlukan untuk berhasil

Gunakan akal sehat andaJika anda memiliki akal sehat ini berarti mengerti bagaimanasebenarnya dunia bekerja. Termasuk juga mengubah masalahyang sulit menjadi sederhana. Ini berarti berpikir jernihmengenai hubungan antara sebab dan akibat. Ini berartikemampuan untuk mengafsirkan dengan tepat apa yangterjadi. Ini berarti mengambil tindakan yang sesuai dengansituasinya. Pernah dikatakan seseorang bahwa masalahnyadengan common sense (akal sehat) adalah bahwa tidak begitucommon (umum).

Ketahui bidang andaAnda tidak dapat menjadi orang yang berhasil kecuali jika andamengetahui banyak mengenai manajemen maupun penyiaranradio. Pengetahuan ini diperoleh dari pendidikan, pelatihanyang relevan, beberapa tahun pengalaman, membaca, berpikir,berdiskusi, bereksperimen dan mengadakan upaya untuk terusbelajar tanpa perduli seberapa tinggi posisi anda dalamorganisasi.

Belajar menjadi mandiriKemandirian ialah ketrampilan untuk melakukan banyak haldengan percaya diri dan mempercayai kemampuan andasendiri. Ini berarti tidak menunggu orang lain untuk memulai.Ini berarti tidak harus diberitahu apa yang harus dilakukan.Anda dapat memulai sendiri mengerjakan apa yang harusdilakukan , menggunakan inisiatif dan sumber daya anda.

Dapat menyelesaikan pekerjaanBila orang yang sukses merencanakan sesuatu, merekamerencanakan dengan cermat. Bila mereka memulai


mengerjakan sesuatu, mereka menyelesaikannya. Orang yangsukses akan melakukan sesuatu dengan tuntas, tidaksetengah-setengah. Mereka tidak mencari-cari alasan. Merekamemperbaiki keadaan. Bila mereka gagal —dan bahkan orangyang paling suksespun kadang-kadang gagal— merekamenganalisa apa yang salah dan memulainya kembali.

Beri kepemimpinanManajer radio yang sukses memahami bahwa mereka harusmenunjukkan arah bagi orang lain. Ini selalu menuntut kearifandan kadang-kadang memerlukan keberanian. Manajer yangsukses memimpin dengan memotivasi dan membimbingstafnya. Mereka tidak memimpin dengan menakut-nakuti.

Bedakan mana yang salah dan benarOrang-orang yang paling sukses bersifat jujur, etis dan adil.

Bebaskan kreativitas andaManajer yang baik menggunakan bakat alam dan imajinasinya.Mereka mencari peluang untuk melakukan sesuatu dengancara yang berbeda. Mereka selalu mengincar perbaikan. Merekaberpikir luas dan pintar.

Kembangkan percaya diri andaPercaya diri ialah keyakinan yang timbul dari pengertian bahwaanda telah melakukan sebanyak mungkin untukmempersiapkan diri dan memberi kesempatan bagi andasendiri untuk sukses.

Kembangkan ketrampilan komunikasi andaKetrampilan berkomunikasi membantu kemampuan andauntuk membangun hubungan baik, untuk meyakinkan danmemimpin orang dan menyampaikan ide-ide anda kepadaperorangan dan kelompok. Beberapa orang pada organisasiradio siaran yang besar mengatakan : “Meskipun kami inikomunikator, kami tidak berkomunikasi dengan baik di sini.”Pernyataan ini mencampur adukkan dua kegiatan : komunikasimassa dan komunikasi antar pribadi. Terdapat perbedaan


sangat besar di antara keduanya. Komunikasi antar pribadiyang efektif jauh lebih sukar. Bahkan beberapa penyiar radio—yang sangat unggul di studio— merupakan komunikatorantar pribadi yang buruk.

Tumbuhkan keakraban dengan orang lainOrang yang sukses menjalin hubungan baik dengan orang laindan dapat bekerjasama dengan baik .

Bersikap positifPerlihatkan sikap riang dan optimis. Ini akan menular kepadaorang di sekitar anda. Cegah pikiran negatif dan omongannegatif. Sikap anda sendiri banyak berpengaruh terhadap morilstasiun radio anda. Meskipun anda merasa berkecil hati,bersikaplah bersemangat.

Rencanakan dengan baikSalah satu kunci penting bagi sukses adalah untukmenggambarkan apa yang ingin anda capai, kemudianmerencana dengan baik langkah-langkah yang diperlukanuntuk mencapai tujuan itu. Ikutsertakan staf anda dalamperencanaan ini dan libatkan mereka.

Jadilah manajer yang sistematisMenjadi sistematis berarti mengambil pendekatan langkah-demi-langkah terhadap manajemen dan mengembangkan cara-cara yang logis untuk mengatur pekerjaan anda.

Akuilah peran nasib baikNasib baik selalu berguna, tetapi tidak akan pernah cukup.Anda harus berterima kasih bila mendapat keberuntungan.

Apakah karakteristik kepemimpinan

Berlaku rasionalBersikap rasional berarti memadukan harapan dan kebutuhananda dengan harapan dan kebutuhan orang lain, stasiun andadan organisasi. Ini berarti harus terbuka terhadap umpan balik


dan kritik , berperilaku etis, mengambil pendekatanpemecahan masalah dan merasa nyaman dengan diri andasendiri. Seluruh kualitas ini biasanya ada pada pemimpin yangefektif.

Pikirkan - kemudian komunikasikanPemimpin yang efektif menghabiskan banyak waktu untukberpikir dan kemudian menyampaikan hasilnya secara jelasdan persuasif. Tiga ketrampilan penting dari aspekkepemimpinan ini adalah (1) kapasitas untuk menganalisa danmemikirkan tuntas situasi yang kompleks, (2) kemampuanuntuk berkomunikasi secara efektif dan (3) keberanian untukmendorong tercapainya hasil yang baik.

Kembangkan ketrampilan manusia danproduktivitas

Ketrampilan lain untuk kepemimpinan yang efektif adalahberkaitan dengan manusia dan produktivitas. Ketrampilanyang berkaitan dengan manusia adalah ketrampilan andadalam menghadapi orang lain (pemasok, pengiklan, pengisisuara) sehingga mereka melakukan hal-hal yang perludilakukan. Ketrampilan yang berkaitan dengan produktivitasmeliputi kemampuan mengelola stasiun radio untukmemberikan hasil yang baik melalui penggunaan anggaran,peralatan, properti dan sebagainya dengan efisien.

Pelihara tingkat energi yang tinggiTiga elemen penting yang menyumbang bagi tingginyatingkatan energi adalah kesehatan, sikap positif dan stresrendah.

Maka pemimpin yang trampil menundukkan pasukan musuhtanpa bertempur sama sekali; ia menaklukkan kota-kota merekatanpa mengepungnya; ia mengalahkan kerajaan mereka tanpa

operasi yang berkepanjangan di medan.

Sun Tzu (abad 6 - 5 SM), jendral Cina


Lawanlah keinginan untuk memiliki masalahorang lain

Anda tidak boleh mengambil alih persoalan orang lain, makajangan membuang waktu dengan mencemaskannya. Apa yangdapat anda lakukan adalah membantu orang lain untukmengerti lebih banyak mengenai masalahnya sendiri danmendorongnya untuk bertindak positif untukmemecahkannya. Jangan biarkan diri anda menjadi korbanmasalah orang lain.

Bekerja lebih cerdas, bukan lebih kerasBelajarlah untuk menerapkan tenaga anda dengan cara yangterencana. Ini dapat dilakukan dengan memfokus padamasalah yang memerlukan keahlian anda, bukan masalah yangdapat ditangani secara efektif oleh orang lain. Belajar untukmengelola waktu anda lebih efektif dan kembangkankeseimbangan yang baik antara pekerjaan dan hal-hal lain darihidup anda.

Jalankan sistem manajemen waktuKebanyakan dari kita punya cukup waktu untuk melakukanapa yang ingin kita lakukan, dengan syarat kita merencanakanbagaimana sebaiknya menggunakan waktu. Jangan pernahmenerima “tak ada waktu” sebagai alasan. Orang biasanyapunya waktu jika mereka mengelola waktu yang mereka milikidengan lebih baik.

Kembangkan suatu sikap suksesPemimpin dan manajer yang sukses melihat diri mereka sukses.Pikirkan kata-kata ini. Anda dapat membantu diri anda menjadisukses dengan mengambil sikap positif. Cobalah mengarahkantenaga dan pikiran anda pada pengembangan sikap ini.Berfokuslah pada pencapaian hasil.

Orang yang memimpin dengan efisienpasti telah menurut pada orang lain di masa lalu.

Marcus Tullius Cicero (106-43 SM), negarawan Romawi


Bagaimana menjadi pemimpin yang baik

Kembangkan pengenalan diriPemimpin yang baik mengenal diri sendiri dan ini berarti jugabahwa mereka mengerti kekuatan dan kelemahannya sendiri.Mereka juga mengenal kekuatan dan kelemahan stafnya danorang lain yang mereka hadapi.

Bekerjalah secara teraturPemimpin perlu menetapkan tujuan, mengembangkan rencanadan melaksanakan serta mengevaluasinya. Mereka perlumengetahui bagaimana menetapkan prosedur untuk mencapaitujuan ini. Mereka perlu mengajarkan prosedur ini kepada stafdan menjamin bahwa prosedur ini dipraktekkan. Ini disebut“well-organised”.

Beri pengakuan kepada stafBeri pengakuan kepada staf anda atas kontribusinya secaraperorangan atau kelompok. Katakan jika mereka telah bekerjadengan baik. Katakan bagaimana anda menghargai kerja kerasmereka. Atau sesekali kunjungi mereka di tempat kerja ataudi studio.

Aturlah sumber dayaIdentifikasi, aturlah dan gunakan sumber daya yang sesuaiuntuk mencapai tugas yang sedang anda kerjakan. Sumberdaya ini dapat berupa manusia, keuangan atau teknik.

Ukurlah apa yang anda lakukanDengan mengukur, anda dapat mengetahui dengan pastiapakah anda berhasil atau tidak. Evaluasi kekuatan dankelemahan dari segala sesuatu yang anda lakukan. Apakahanda mempunyai lebih banyak pendengar tahun ini daripadatahun lalu? Apakah mereka menilai stasiun lebih tinggi tahunini daripada tahun lalu ? Apakah anda mendapat lebih banyakpemasukan iklan tahun ini daripada tahun lalu? Apakahstasiun lebih menguntungkan? Ini semua merupakan ukuran.


Teruslah belajarTetap berusaha untuk mengerti dan mengetahui lebih banyakmengenai segala sesuatu. Ubah setiap situasi menjadipengalaman belajar. Jangan pernah merasa bahwa andamengetahui segala sesuatu. Jangan terlalu tinggi hati untukbertanya. Selalu tanyakan cara kerja sesuatu.

Mengerti kewenanganSebagai manajer anda diberi kewenangan , atau kekuasaan.Anda harus menerima kewenangan ini dan belajarmenggunakannya secara bijaksana.

Bangkitkan kepercayaan orangAnda akan mendapatkan kepercayaan dari orang lain jika andamenangani masa kini dengan realistis dan efektif sementaramendefinisikan visi yang jelas dan dapat tercapai untuk masadepan.

Bersikap realistikBelajarlah membedakan antara angan-angan dan kenyataan.Angan-angan adalah keadaan yang anda inginkan; kenyataanadalah bagaimana sesungguhnya keadaan saat itu.

Kembangkan orangBangkitkan orang-orang disekeliling anda untuk memahamipotensi mereka sepenuhnya. Nasehati mereka. Bimbingmereka. Puji mereka. Dorong mereka. Bantu mereka untukmenjadi besar. Dan anda akan menjadi besar.

Manajemen adalah , dengan mempertimbangkan segala sesuatu,seni yang paling kreatif. Ini adalah seni dari seni. Karena

manajemen adalah pengelolaan bakat.

Jean-Jacques Servan-Schriber, penulis Perancis


Apa yang menghasilkan manajer yang baik

Ambil pendekatan positifSikap anda banyak berpengaruh terhadap moril staf anda.Jika anda bersikap riang dan positif, ini akan mempengaruhiorang-orang di sekitar anda. Anda harus mencegah perkataandan perilaku negatif. Doronglah orang yang mempunyaimasalah pekerjaan untuk berusaha memecahkannya; danbukan terus mengeluhkannya.

Kembangkan kemampuan untuk merencanaPikirkan mengenai apa yang ingin anda capai —danbagaimana mencapai hal itu. Ini adalah inti dari perencanaan;bagaimana mencapai apa yang ingin anda capai. Bicarakanaspirasi anda untuk stasiun radio bersama staf dan libatkanmereka dalam perencanaan.

Rancang sistem yang baikKembangkan pendekatan langkah demi langkah terhadapproyek dan pemecahan masalah. Aturlah setiap hari di kantorsebagaimana anda mengatur jadwal program.

Ambillah keputusanManajer yang baik mengambil keputusan. Merekamempertimbangkan semua fakta dan membuat keputusansesegera mungkin. Mereka tidak menunda mengambilkeputusan yang sulit. Orang yang tidak membuat keputusan,atau menunda mengambil keputusan untuk waktu yang lama,tidak dihargai oleh stafnya. Dan mereka tidak berhasil menjadimanajer yang efektif.

Perlakukan staf dengan adilJangan meng-anak emaskan siapapun. Seorang manajer yangbaik dipandang sebagai orang yang konsisten dan adil olehseluruh staf.

Beri contoh yang baikPerilaku anda akan mengarahkan staf anda dan dapatmembangkitkan semangat mereka. Staf anda cenderung


bertindak seperti anda. Jadi anda perlu memimpin melaluicontoh. Selalu siaplah untuk melakukan tugas yang andaberikan kepada orang lain. Bukan melakukan tugas itu untukmereka atau sebaik yang mereka lakukan, tetapi untukmenunjukkan bahwa anda dapat melakukannya.

Tunjukkan bahwa anda kuatSeorang pemimpin yang baik harus menunjukkan kekuatan(meskipun di saat itu anda tidak merasa kuat). Lakukan apayang anda janjikan. Jangan sekali-kali menerima yang keduaterbaik. Bila perlu, tegurlah staf atas perilaku buruk atau kinerjaburuk. Jangan takut untuk membuat keputusan yang sulit -dan jangan takut untuk berubah pikiran jika anda memangsalah.

Hargailah staf andaHargailah staf anda, urusi mereka dan perlakukan merekadengan respek dan kehangatan. Doronglah mereka untukbekerja lebih baik dan memajukan karier mereka. Akuilahkinerja yang baik. Beri pujian bila staf melakukan tugas denganbaik.

Pantang mundurJangan cepat menyerah. Bila anda memulai sesuatu,selesaikanlah. Terapkan “kata-kata anda adalah janji anda”; bilaanda mengatakan akan melakukan sesuatu, lakukanlah.

Bagaimana menangani tugas manajemenyang baru

Bicaralah dengan orangSesegera mungkin setelah penunjukan anda, temui semua staf—secara kelompok atau secara perorangan— tergantung padabesar kecilnya stasiun radio anda. Bicaralah kepada orangmengenai tugasnya. Perjelas apa yang anda harapkan darimereka dan beritahu bagaimana biasanya anda bekerja. Tindaklanjuti dengan berbicara kepada orang-orang yang


mempunyai urusan dengan stasiun radio anda —parapengiklan, perwakilan pendengar, pimpinan bisnis danpemerintahan , dan para pemasok barang.

Bacalah semua yang relevanBacalah semua arsip dan dokumen yang penting. Lihatcatatan yang berisi informasi mengenai pendengar, pengiklan,perlengkapan, staf, anggaran dan masalah keuangan lainnya.Pelajari segala macam laporan lampau —laporan bulanan, re-view stasiun rado, evaluasi staf. Cari semua informasi mengenaistasiun, sejarahnya, kondisi sekarang dan masalah yangdihadapinya.

Dengarkan apa yang dibicarakan orangLuangkan banyak waktu untuk mendengarkan apa yangdikatakan orang tentang stasiun radio itu . Berbicaralahkhususnya dengan orang-orang yang berhubungan denganstasiun, para pengiklan dan pendengar.

Luangkan waktu untuk mengevaluasi stafJangan terburu-buru menilai stasiun radio dan stafnya.Sediakan waktu untuk mengevaluasi nilai sebenarnya dari apayang telah anda warisi : program, staf dan cara merekamelakukan segala sesuatu.

Amati organisasi anda dengan cermatCermati setiap sudut organisasi itu. Pelajari bagaimana carakerja segala sesuatu. Ketahui kemana uang dibelanjakan. Cariinformasi mengenai pekerjaan orang-orang. Teliti apa yangdipikirkan oleh pendengar mengenai stasiun anda.

Perkenalkan perubahan secara bertahapPerubahan-perubahan yang terjadi sekaligus dapat merusakmoril. Manajer baru sering ingin melakukan banyak perubahan.Anda harus merencanakan dan memperkenalkan perubahansecara bertahap, bukan sekaligus. Dengan cara ini , perubahanakan dapat lebih diterima dan orang lain akan mengerti apayang ingin anda lakukan.


Tetapkan kebijakan yang baikBuat kebijakan dan peraturan yang sesuai dan edarkan keseluruh staf. Jelaskan gunanya . Beri waktu untuk bertanyadan berdiskusi. Bersiaplah untuk mengubahnya jika perlu.

Belajar untuk mengenal masyarakat sekitar andaJika anda orang baru di kota atau daerah itu, cari informasimengenai tempat-tempat yang perlu diketahui dan siapa tokohdi sana. Libatkan diri dalam kegiatan lokal, perkumpulan,badan olah raga dan proyek masyarakat. Seorang manajer ra-dio adalah salah seorang di kota atau daerah itu yangdiharapkan menjadi orang yang mengetahui banyak tentangapa yang terjadi. Anda hanya dapat memenuhi harapan inijika bergaul dengan banyak orang.

Tidak ada pegawai yang buruk; yang ada hanya manajer yangburuk.

T.S. Lin, pengusaha Cina

Bagaimana caranya menjalankan organisasibermanajemen buruk

Libatkan diri andaLibatkan diri dalam semua bagian kegiatan stasiun yangpenting. Temuilah supervisor dan staf lain secara kolektif danperorangan. Jelaskan jenis perubahan yang ingin anda lakukandan mintalah pendapat mereka.

Tentukan pendekatan andaPikirkan secara tuntas perubahan apa yang ingin anda lakukan.Kemudian bicarakan tuntas dengan orang-orang terpercaya.Modifikasi rencana anda jika perlu. Lalu adakan rapat staf.Jelaskan apa yang anda ingin capai. Sekali lagi yakinkan orangbahwa tidak akan ada perubahan besar tanpa konsultasi. Lalubicarakan dengan mereka, dengar apa yang ingin mereka


sampaikan dan pikir mengenai apa yang mereka katakan.Buat final perubahan itu, beritahu staf apa yang akandilakukan dan segera buat perubahan itu. Tetapkan dansepakati tujuan dengan masing-masing supervisor dantetapkan batas waktu untuk pencapaiannya.

Ganti orang yang berkinerja burukLihat kembali tanggung jawab masing-masing supervisor dansesuaikan jika perlu. Identifikasi dan pindahkan supervisorlemah dan staf yang tidak berkinerja. Jika anda mempunyaiwewenang untuk mengganti orang yang berkinerja buruk yangtidak mau bekerjasama, lakukanlah dan gantilah dengan orangyang bersemangat.

Libatkan orang lainLibatkan sebanyak mungkin orang dalam pengembanganrencana. Mintalah saran untuk perbaikan dari seluruhorganisasi atau stasiun untuk membuat perubahan yang andagariskan. Pertimbangkan dengan cermat setiap saran danlaksanakan sebanyak mungkin saran itu.

Perbaiki sistemRencanakan untuk memperbaiki seluruh sistem dan praktekkerja yang buruk selama periode waktu yang wajar (misalnyaenam bulan). Libatkan supervisor dan staf untuk melakukanhal ini.

Beri kepemimpinanMotivasi staf dengan melibatkan mereka dalam prosesperubahan dan menjamin bahwa mereka mendapat manfaatdari praktek kerja yang diperbaiki.

Pantau kemajuanPantau kemajuan orang. Pujilah kinerja yang baik dan koreksikinerja yang buruk. Nasehati dan bantu supervisor dan stafuntuk mencapai sasaran yang disepakati.

Informasikan stafBeri informasi kepada staf melalui rapat secara teratur. Beri


pujian terhadap kerjasama dan dorong upaya lanjut terhadapperbaikan organisasi. Kembangkan kebanggaan terhadapstasiun radio dengan memberi kebanggaan kepada orang-orang yang bekerja disitu.

Bagaimana caranya untuk memberi perintah

Bersikap tegas tetapi sopanInstruksi anda perlu tegas dan jelas sehingga dapat dimengerti.Tidak perlu berteriak kepada staf atau menakut-nakuti mereka.Dengan cara ini anda akan mendapat respek dan perintah andadiikuti dengan senang hati dan dengan seksama.

Beri petunjuk yang jelasBerikan instruksi anda secara tegas dan jelas. Jangan secarasamar-samar atau ragu-ragu. Tunggu pertanyaan agar stafdapat memperjelasnya. Ulangi instruksi jika perlu. Tuliskanjika ada kemungkinan salah tafsir. Beritahu staf bahwa merekadapat mengklarifikasi kepada anda kapan saja.

Beri batas waktuSelalu tetapkan batas waktu. Jika tugas itu harus segeradilakukan, jelaskan hal itu : “Dapatkah anda melakukannyasekarang ?” Meskipun tugas itu berjangka panjang, anda perlumemberikan batas waktu yang pasti : “Tolong diselesaikansebelum akhir minggu kedua bulan Agustus”.


2 ••••• Motivasi

Apa yang dicari staf pada seorang manajer

Sikap adilStaf mengharapkan seorang manajer yang adil, yaitu yangmemperlakukan semua staf dengan cara yang sama, dan tidakmenghargai beberapa orang lebih daripada yang lainnya.

Memberi kepercayaan dan mudah ditemuiOrang-orang ingin dapat mengandalkan manajernya danmempercayainya Mereka mengharapkan seorang manajeryang dapat dipegang kata-katanya. Mereka ingin manajer yangmudah ditemui dan menjaga hubungan. Anda seharusnyamempunyai kebijakan ‘pintu terbuka’ sehingga staf dapatmembahas masalah kerja dengan anda atau hanya singgahuntuk mengatakan ‘halo’. Jaga hubungan dengan staf.Berkelilinglah stasiun radio atau unit itu setiap hari. Dalamorganisasi yang lebih besar, buat jadwal sedemikian rupasehingga anda dapat berkeliling seluruh kantor setiap bulan.

Memberi pengakuanStaf menyukai manajer yang memperhatikan mereka. Staf ingindihargai dan dipuji jika melakukan tugas dengan baik. Merekaingin manajer yang akan memberikan penghargaan melaluisuatu cara.

BerkomunikasiStaf menyukai manajer yang berbicara dengan mereka. Merekasenang diberitahu rencana dan perkembangan baru. Merekaingin manajer yang akan mendengarkan selain memberitahu.Mereka ingin mengetahui apa yang sedang terjadi - dan apayang akan terjadi.

Bersikap konsistenStaf ingin seorang manajer yang berlaku konsisten, bukan yangberubah pikiran dan tak dapat diduga. Mereka ingin manajer


yang memegang janji dan tidak ‘berubah mengikuti angin’.Jika anda mempunyai pendekatan konsisten terhadapmanajemen, akan tampak bahwa supervisor dan staf bekerjadengan lebih pasti dan percaya. Staf juga menyukai manajeryang mengambil keputusan dengan cepat dan tidak berubahpikiran terus.

Bekerja kerasStaf mengharapkan manajer yang bekerja keras. Kemalasan,ketidakefisienan, keterlambatan atau absen untuk jangka waktulama dari kantor atau stasiun radio akan menimbulkankeresahan staf.

Memberi visiStaf ingin seseorang yang memberi visi masa depan. Merekaingin manajer yang membuat masa depan lebih pasti.

Bagaimana agar staf anda tetap senang

Berikan cukup kesibukanOrang perlu merasa terlibat secara pribadi di dalam pekerjaan.Staf yang baik —dan itu berarti kebanyakan staf— lebih senangjika sibuk. Sibuk biasanya berarti bahagia. Orang menjadibosan, tidak bahagia dan kurang semangat bila tidak cukupyang dikerjakannya. Motivasikan staf anda denganmemastikan bahwa mereka mempunyai cukup pekerjaanuntuk membuatnya sibuk setiap saat.

Beri tanggung jawabOrang senang melakukan pekerjaan yang penting. Ingatkandan jelaskan kepada staf anda, secara kolektif dan perorangan,bahwa apa yang mereka lakukan itu penting bagi organisasidan jelaskan kepada mereka tempat tugas mereka di dalamorganisasi dan bagaimana keadaan akan menjadi lebih buruktanpa tugas itu. Orang akan senang mengetahui bahwa merekamenyumbang sesuatu yang berharga. Staf operasional (penyiar


radio dan reporter) tahu bahwa mereka mempunyai tugasyang penuh tanggung jawab. Tetapi, sebagai seorang manajer,anda harus dapat meyakinkan staf pendukung bahwamerekapun penting bagi stasiun.

Tunjukkan bahwa anda menghargainyaBila orang bekerja dengan baik, mereka senang diberitahubahwa upayanya diperhatikan dan dihargai. Beri pujian kepadastaf atas pekerjaan yang baik kapan pun anda melihatnya. Iniakan membuat mereka senang dan memacu mereka untukbekerja lebih baik lagi. Bila terdapat banyak pujian untuk pro-gram stasiun radio anda, teruskan pujian itu ke staf. Bila ditulissurat yang memuji sesuatu yang dilakukan oleh stasiun,tunjukkan kepada staf atau pasang salinannya pada papanpengumuman.

Bantu mengembangkan karierStaf akan menghargai perhatian manajer dalam kemajuan dankarier mereka. Berbicaralah kepada mereka mengenaiaspirasinya dan rencana anda sendiri untuk kariernya danpelatihan lebih lanjut. [ Lihat pula BAGAIMANAMEMBANGUN JALUR KARIER halaman XX].

Tunjukkan perhatian pribadi andaPendekatan manusiawi sangat besar artinya bagi staf. Tanyakanmengenai keluarga mereka atau hal lain seperti sport ataumusik dan hobinya.

Pastikan bahwa staf mengetahui tugasnyaStaf perlu mengetahui apa yang harus mereka lakukan. Merekaperlu tahu tugas spesifiknya dan tanggung jawabnya. Terutamadalam organisasi besar, mereka juga perlu mengetahui fungsidepartemen atau unit mereka. Jangan menganggap bahwa staf—dan terutama staf pendukung— mengetahui hal- hal ini.

Tak ada sesuatu yang besar tercapai tanpa antusiasme.

Ralph Waldo Emerson (1803-82), penulis Amerika Serikat


Bagaimana agar staf tetap termotivasi

Libatkan orang-orang di dalam timKeterlibatan pribadi penting untuk harga diri masing-masinganggota staf. Orang perlu merasa bahwa mereka adalah bagianberharga dari tim yang sukses.

Tantang orang untuk bekerja baikTidak peduli dimana tempatnya di dalam organisasi, seseorangharus merasa bahwa tugasnya menantang dan merupakantanggung jawab. Staf senang diberi pekerjaan yang dianggappenting. Tekankan pada setiap anggota staf anda betapapenting pekerjaan mereka bagi sukses organisasi. Semua oranglebih termotivasi bila merasa bahwa mereka menyumbangterhadap sesuatu yang penting.

Berikan pengakuanOrang perlu diberi pengakuan atas prestasinya. Bila merekabekerja dengan baik, mereka ingin mendengar bahwaupayanya dihargai. Pujilah staf atas hasil kerja yang baik segerasetelah anda memperhatikannya. Ini akan memotivasi oranguntuk memberi lebih baik lagi.

Berdayakan orangKita semua perlu mengendalikan sesuatu dan staf harusmemegang kendali terhadap tugasnya sendiri. Pastikan bahwapara pegawai mengerti benar tugas dan tanggung jawabnya.Anda tidak dapat mengharapkan bahwa orang merasa berdayajika mereka tidak tahu apa yang seharusnya mereka lakukan.

Kembangkan orangOrang ingin merasa bahwa mereka mengembangkanpengalaman dan ketrampilannya. Staf akan menghargaiperhatian manajer terhadap kemajuan dan pengembangankariernya. Bicarakan dengan anggota mengenai aspirasi merekadan rencana anda untuk perkembangan mereka di dalamorganisasi dan untuk pelatihan lebih lanjut. Ini akan membantumemotivasi mereka.


Hargailah orangTunjukkan perhatian pribadi terhadap setiap anggota staf.Tanyakan mengenai urusan keluarga, minat luar dan hobimereka. Pendekatan manusiawi ini besar artinya bagi staf danbanyak gunanya untuk memotivasi mereka.

Bagaimana agar anda tetap termotivasi

Bersikap positifPeliharalah pandangan yang positif terhadap kehidupan. Andaharus percaya bahwa anda dapat melakukan banyak hal danmemecahkan masalah. Jangan biarkan pikiran negatif beradadalam benak anda. Anda mungkin ingin menggunakan kata-kata positif setiap pagi. Misalnya : “Setiap hari, dari sudutpandang apa pun, saya makin lama makin baik”.

Tetapkan standar yang tinggiJangan mau menerima terbaik kedua dari diri anda dan oranglain. Selalu lakukan yang terbaik dan dorong kinerja puncakdari staf. Ingat bahwa hampir cukup itu belum cukup baik.Anda ingin orang melakukan sesuatu dengan benar pertamakalinya. Dan selalu melakukannya dengan benar.

Tetapkan tujuanTentukan tujuan yang realistik dan bekerja keras untukmencapainya. Buat daftar tertulis dari tujuan-tujuan anda.Lihatlah daftar ini setiap hari dan coret setiap tujuan dari daftarbegitu tercapai. Tambahkan tujuan baru. Ini akan membuatanda bergerak ke arah yang benar.

Rencanakan kehidupan kerja andaBawalah buku tulis kecil yang berisi daftar hal-hal yang harusdilakukan setiap hari. Lihat daftar itu setiap malam danpindahkan tugas yang belum dikerjakan ke daftar hari berikut.


Perbaiki kelemahan andaIni adalah tip yang bagus. Tuliskan apa yang menurut andaadalah kekuatan dan kelemahan anda. Jujurlah - tidak adaorang lain yang akan melihat daftar itu. Pikirkan mengenaiapa yang tertulis, kemudian lihatlah daftar itu beberapa harisekali. Cobalah mengatasi kelemahan anda denganmenghilangkannya. Coba jadikan kelemahan itu menjadikekuatan.

Tetap menjaga kedekatan denganstasiun radio anda

Dengarkan stasiun radio anda dan doronglah semua staf andauntuk mendengarkannya pula. Jika anda menjual produkseperti T-shirt atau lencana, pakailah dengan bangga. Gunakanproduk dan jasa dari para pengiklan di stasiun. Berbicaralahkepada orang lain mengenai stasiun anda. Dalam melakukansegala sesuatu, carilah peningkatan yang dapat dilakukan.

Bersikap kompetitifJika ada stasiun radio lain di daerah anda, dengarkan stasiunitu. Jika mereka melakukan sesuatu yang benar-benar baik yangsesuai untuk stasiun anda, tirulah. Bukan sesuatu yang salahuntuk meniru stasiun lain, asalkan anda melakukannya jauhlebih baik.

Mengikuti perkembanganKetahui apa yang terjadi. Ketahui apa yang terjadi di kota anda,di daerah anda, di negara anda dan dalam industri anda.Bacalah surat kabar, majalah dan buku. Berbicaralah denganorang-orang yang mengetahui.

Memelihara minat luarKadang-kadang anda harus istirahat dari kerja untukmenyegarkan diri. Kembangkan minat luar yang membuatanda bersantai dan bergaul dengan orang luar selain dari yangdijumpai setiap hari. Seorang arif pernah berkata bahwa“perubahan sama baiknya seperti liburan”.


Bagaimana untuk merasa bahwa pekerjaananda berharga

Teruslah belajarBergaullah dengan orang-orang yang arif dan trampil danbelajarlah dari mereka. Siapapun mereka.

Berpikir positifBelajar untuk berpikir positif. Terus tanyakan : “Bagaimana sayadapat memperbaiki ini?” Kembangkan ungkapan yang positifyang akan memacu anda untuk bertindak dan gunakanlahketika anda perlu fokus. Misalnya, “Saya dapat melakukannya— dan saya akan melakukannya sekarang juga!”

Perbesar jangkauanTetapkan sasaran yang membuat anda dan stasiun radio andabekerja lebih keras dan lebih baik. Rencanakan persisbagaimana anda akan mencapainya. Diskusikan pemikirananda dengan supervisor dan staf.

Selalu siapIni adalah moto dari kepanduan, tetapi ungkapan yang baikpula untuk manajer. Tuliskan tujuan anda di atas kertas danperiksa setiap pagi untuk persiapan hari itu.

Jelaskan diri andaJelaskan tujuan anda kepada orang lain. Minta tanggapan danpertanyaan dari mereka. Biarkan umpan balik ini mengubahtujuan anda.

Catat kemajuanCatatlah kemajuan terhadap tujuan anda. Sekali-sekalibertanyalah pada diri sendiri apakah anda dapat melakukannyalebih baik.

Selalu ada bahaya bahwa kita hanya melakukan pekerjaan demipekerjaan itu . Disinilah perlunya respek dan cinta dan

pengabdian - bahwa kita melakukannya demi Tuhan dan itulahmengapa kita harus melakukannya seindah mungkin.

Ibu Teresa (1910-1997), biarawati Katolik Roma


3 • • • • • Komunikasi

Dengan siapa pegawai inginberkomunikasi

Berkomunikasi dengan sesama pegawaiPegawai ingin berkomunikasi dengan sesama pegawai.Komunikasi yang baik antara anggota staf membantu moril,semangat tim, saling respek, pertukaran informasi danpemecahan masalah pekerjaan dengan lebih mudah.

Berkomunikasi dengan supervisorPegawai ingin berkomunikasi dengan supervisorlangsungnya. Mereka sangat mengandalkan supervisornyauntuk nasehat, bimbingan dan informasi. Manajer yang baikselalu memastikan bahwa supervisornya terinformasi denganbaik.

Berkomunikasi dengan manajerPara pegawai ingin berkomunikasi dengan manajer. Kebijakan‘pintu terbuka’ dan berkeliling stasiun secara rutin olehmanajer memungkinkan staf untuk melakukan hal ini.

Tak ada kesenangan bagiku tanpa komunikasi : tak adasedikitpun pikiran segar masuk di benakku tanpa rasa sedih

bahwa aku menghasilkannya sendiri, dan tak dapat kuceritakankepada siapapun.

Michel de Montaigne (1533-92), penulis Perancis

Dimana pegawai mendapat informasi

Lima sumber utama menurut urutan pentingnya (survei ASdan Australia)1) Supervisor langsung


2) Jalur desas desus3) Buku pegangan pegawai4) Papan pengumuman5) Pertemuan kelompok kecil

Dimana pegawai ingin mendapat informasi

Kelima sumber utama menurut pentingnya (survei AS danAustralia)1) Supervisor langsung2) Pertemuan kelompok kecil3) Manajer senior4) Buku pegangan pegawai5) Program orientasi

Apa yang ingin dibicarakan oleh pegawai

Membahas persoalan pekerjaanPara pegawai biasanya antusias mengenai pembahasanmasalah kerja. Manajer harus mendorong diskusi seperti itu.Bila diadakan diskusi, harus berlangsung dengan cara yangtenang dan konstruktif dengan fokus pada pencarian solusi.

Mengungkapkan masalah pribadiPegawai kadang-kadang ingin membicarakan masalahpribadi. Ini dapat berpengaruh besar terhadap kinerja ditempat tugas. Mereka mungkin perlu nasehat, dihibur ataubantuan yang seharusnya dapat ditawarkan oleh manajer.

Mendiskusikan pekerjaan dan programStaf ingin membahas pekerjaan mereka, termasuk programyang disiarkan oleh stasiun. Mereka perlu dan lebih-lebihmenghargai umpan balik dan saran dari anda danpandangan staf lainnya.

Membahas kinerja pribadiPegawai ingin membahas kinerja mereka dengan supervisoratau manajer. Bila memang layak diberikan, pujian itu baik


untuk moril. Kritik membangun juga akan dihargai olehpegawai.

Mendengarkan mengenai masa depan organsiasiPegawai senang bila diberi informasi tentang masalahperencanaan —mengenai apa yang direncanakan olehmanajer untuk masa depan. Ini mungkin meliputi programbaru atau layanan penyiaran, peristiwa khusus, fasilitas baru,perubahan struktural, perpindahan staf dan sebagainya.Orang juga ingin mengetahui keadaan stasiun dalam halpendengar dan pemasukan. Masa depan pekerjaan jugamerupakan isu besar lainnya, terutama di dalam organisasidimana terdapat banyak perubahan.

Mencari informasi mengenai prospek ke depanPegawai ingin mendiskusikan prospek mendatang dengananda. Mereka ingin mengetahui kemungkinan promosi danarah karier selanjutnya.

Membicarakan kondisi kerjaStaf ingin mendiskusikan kondisi kerja dengan manajemen.Mereka senang jika dapat menyarankan dan mendiskusikanperbaikan dan jika idenya didengarkan.

Anda lebih mengesankan bagi orang lain dengan apa yanganda katakan jika anda mengatakannya secara baik-baik.

Lord Gormley, anggota serikat dagang Inggris

Bagaimana berkomunikasi secara efektif

Arahkan untuk hasil yang spesifikTetapkan tujuan yang jelas untuk komunikasi anda.Definisikan informasi dan ide apa yang anda inginkan untukdiketahui dan dimengerti oleh staf anda.

Komunikasikan secara jelas dan positifKatakan persis apa yang anda maksud. Hindari jargon.


Pastikan bahwa penjelasan dan instruksi sudah jelas. Bersikappositif, percaya diri dan bersemangat. Jangan takut untukmenyatakan emosi dan drama. Ciptakan gambaran yangkuat. Gunakan bahasa yang dipakai oleh staf anda. Berikansedikit gairah pada orang lain. Pakai humor dan bahasa yanghidup.

Hadapi isu yang pelikBeberapa hal yang berkaitan dengan kinerja pribadi atauperilaku mungkin sulit untuk diutarakan kepada orang lain .Kebanyakan manajer merasa bahwa ini saat yang sulit,terutama jika menyangkut orang yang mereka sukai atauorang yang mungkin menakutkan. Anda akan berkembangsebagai manajer dengan menghadapi masalah sulit ini danmenanganinya secara berani dan efektif.

Bersikaplah manusiawiBersikaplah baik hati dan penuh perhatian. Ingat bahwa takseorangpun sempurna.

Usahakan kompak dengan stafBekerja keras untuk memadukan tujuan staf dengan tujuanorganisasi. Pastikan bahwa mereka mengerti apa yang andaingin capai dan bahwa mereka mengetahui apa yang perludilakukan untuk membantu berlangsungnya proses ini.Jujurlah dan bicara dengan kata-kata yang dimengerti olehstaf. Bicaralah dengan orang seakan mereka itu teman danbukan pelayan.

Jaga hubungan dekatSering berbicara kepada staf , pelanggan, dan pemasok dansering dengarkan mereka. Sampaikan pesan anda secararingkas. Berfokuslah pada apa yang penting bagi orang-orangini. Jawablah kritik dengan segera dan positif.


Bagaimana cara berkomunikasi denganstaf

Adakan rapat staf secara tetapRapat singkat staf secara teratur (mungkin 15-30 menit) sekaliseminggu adalah cara yang efektif untuk membuatorang.mengetahui persoalan.

Adakan rapat supervisorSelenggarakan rapat mingguan untuk supervisor yang tidakmelebihi setengah jam. Setiap supervisor melaporkanmengenai peristiwa minggu lalu dan rencana mendatang.Informasi dari rapat diteruskan kepada staf oleh supervisor.

Menulis surat singkatSepucuk surat singkat atau memo adalah cara yang efektifuntuk berkomunikasi dengan seorang staf atau lebih -terutama jika informasi itu perlu dalam bentuk permanen.Memo harus singkat dan langsung ke masalahnya. Satuhalaman biasanya cukup. Surat ini bukan penggantipercakapan singkat melalui telpon atau kunjungan pribadiyang singkat .

Berbicara melalui telponBerbicara melalui telpon atau interkom seringkali merupakancara terbaik untuk menyampaikan pesan sederhana, pesanmendesak atau instruksi. Ini juga cara yang baik hanya untukmengadakan kontak dengan orang.

Membuat kunjungan pribadiTidak ada yang lebih baik daripada berbicara bertatap muka.Ini memungkinkan komunikasi yang lancar —diskusi, dialogdan bahkan argumen— dalam konteks dimana orang salingberdekatan dan semua bentuk lain komunikasi (bahasa tubuh,kontak mata, isyarat tangan) ikut bermain.

Memakai papan pengumumanPapan pengumuman yang dipasang di tempat yang menarikperhatian di kantor merupakan alat yang berguna. Papan


pengumuman sangat impersonal dan berkomunikasi secarapasif, bukan aktif. Papan ini harus memuat berita yangmutakhir dan sebaiknya ditinjau setiap hari. Tunjuklahseorang staf sebagai “editor” papan pengumuman untukmemasang pengumuman baru, melepaskan pengumumanlama ; memastikan pengumuman dapat dibaca dan menataletaknya sehingga tampak menarik. Jika langkah-langkah inidilakukan, papan pengumuman akan menjadi alat yangberguna dan bukan koleksi guntingan kertas yang tidak rapipada tembok.

Memulai kotak saranKotak saran dipakai untuk mendorong staf agar memberi ide-ide perbaikan kepada manajemen. Adalah penting bahwasaran-saran ditanggapi dengan cepat. Penting pula bahwasaran-saran dipertimbangkan secara serius dan ditindaklanjuti jika sarannya baik. Sistem kotak saran yang tidakmemperhatikan aturan ini tidak akan berjalan.

Berkeliling kantorManajer seharusnya berjalan keliling kantor paling sedikitsehari sekali dan berbicara sebentar dengan staf. Ini membuatmanajer tetap berhubungan, meningkatkan moril, danmemudahkan komunikasi di tempat.

Memperkenalkan kebijakan ‘pintu terbuka’Kecuali jika tidak ingin diganggu, manajer sebaiknyamembiarkan pintu kantornya terbuka dan mendorong stafuntuk masuk ketika ada masalah penting yang akan dibahas.Kebijakan ini akan dihargai oleh staf dan efektif sebagaisarana komunikasi yang baik dan terbuka.

Memulai edaran stafPada stasiun radio yang besar, surat edaran yang tetapmengenai peristiwa, rencana dan prestasi adalah alat yangberguna. Edaran ini harus dijalankan oleh anggota staf,mungkin atas dasar roster. Selain berita, edaran dapatmenyajikan kontribusi dari staf —berita, artikel, cerita,gambar, puisi. Edaran ini tidak harus diproduksi secara


profesional. Anda dapat mengirimkannya kepada parapengiklan dan orang lain yang berhubungan dengan stasiunagar dapat mengikuti apa yang terjadi.

Mengadakan rapat timPada organisasi penyiaran radio yang besar, pertemuan tetappara pegawai dalam kelompok kerja membantu orang untukmengikuti apa yang terjadi. Briefing tim biasanya mulai padapuncak organisasi dengan setiap manajer dan supervisormeneruskan informasi ke masing-masing timnya. Briefingperlu didukung oleh informasi tertulis untuk memastikanbahwa pesan diteruskan dengan akurat. Staf harus diberikesempatan untuk menanggapi dengan informasinya sendiri,komentar dan pertanyaan dan ini dikembalikan kemanajemen melalui proses umpan balik (sebaiknya tertulis).Umpan balik ini kemudian memerlukan tanggapan , makaterjadilah proses komunikasi tiga arah.

Bagaimana agar staf berkomunikasidengan anda

Beritahu orang lain bahwa anda inginumpan balik

Rahasia umpan balik yang baik adalah untuk mencobamelihat masalah dari sudut pandang orang lain. Umpan balikmemberikan informasi kepada manajer untuk mengambilkeputusan secara tepat. Ini bertindak seperti sistem peringatandini mengenai masalah potensial dan keluhan. Masuklah kedaerah staf dan jelaskan bahwa anda memerlukan danmenyambut baik umpan balik.

Beritahu staf apa yang ingin anda dengarkanJika orang segan memberi respons terhadap tawaran terbukaanda untuk berbicara, anda harus mengidentifikasi informasiapa saja yang diperlukan dan menanyakan hal ini secaraspesifik. Anda akan temui bahwa anda mendapat informasiyang spesifik.


Sediakan waktu tetap untuk umpan balikBriefing tim yang telah disebutkan harus diadakan secara tetapdan sering. Beberapa organisasi menyediakan waktu tertentuketika manajer senior bersedia untuk menerima telpon daripegawai mengenai topik apapun.

Gunakan kegiatan informal untuk mendapatumpan balik

Konperensi minum kopi di pagi hari, santap pagi bersamastaf dan santap malam dapat merangsang komunikasi didalam tim organisasi.

Perhatikan umpan balik non-verbalKebanyakan orang belajar memberi jawaban lisan yangmenurut mereka dapat diterima orang lain. Respons non-verbal —pandangan berarti, berdiam diri secara canggung,tidak adanya kontak mata— mungkin menyampaikan pesanyang lebih akurat.

Kembangkan pengertian melalui pertanyaanKetika masalah tertentu perlu klarifikasi, tanyakanlah hal-hal seperti “Apa maksud anda?”, “Inikah maksud anda?”,“Mengapa anda mengatakan begitu?”, “Dapatkah andamemberi contoh?”, “Persisnya, bagaimana hal itu terjadi?”Dan sebagainya.

Doronglah umpan balik dengan metode langsungGunakan pembukaan seperti “Beritahu saya lebih banyakmengenai...”, “Apa pendapat anda mengenai....” Danteruskan dengan pernyataan seperti “Menurut pengertiansaya, ini yang anda katakan...” Dengan cara ini anda dapatmemperjelas masalah-masalah penting.

Adakan wawancara berhenti bekerja yangkonfidensial

Wawancara berhenti bekerja untuk menemukan alasansebenarnya mengapa mengundurkan diri atau mengambilpekerjaan lain dapat diadakan untuk mengungkapkankekurangan organisasi. Wawancara berhenti bekerja dengan


staf yang akan pensiun penting pula. Namun hati-hati -wawancara ini dapat mengungkapkan lebih banyak keluhanpribadi daripada masalah yang benar.

Hargai umpan balik untuk mendorong lebih banyakumpan balik

Salah satu motivator paling kuat adalah penghargaan danpengakuan. Jangan lupa berterima kasih atas umpan balikorang dan mengatakan betapa berguna umpan balik itu. Bilaanda mengambil suatu tindakan sebagai akibat adanyaumpan balik, beritahu orang mengenai hal itu.

Bagaimana berkomunikasi secara formal

Mengadakan pertemuanSebuah pertemuan dikatakan formal bila menyangkutmasalah kebijakan atau masalah pokok organisasi, bila dibuatdan diedarkan risalah rapat dan bila hasil-hasil pertemuanperlu ditindak lanjuti.

Menulis surat atau memoKomunikasi disebut formal bila dilakukan secara tertulis dandibuat salinan yang disimpan di arsip.

Menulis laporanLaporan biasanya formal. Laporan adalah dokumen pentingyang menjadi bagian dari catatan (record) kegiatan organisasi.

Kapan harus berkomunikasi secara resmi

Ketika membuat pengumuman pentingKomunikasi formal perlu bila manajer membuat pengumumanyang menyangkut seluruh staf. Ini dapat berupa rencanamendatang, kunjungan orang penting, pembahasan masalahyang serius atau pengangkatan staf senior.

Ketika menjalankan prosedur disiplinerKomunikasi formal perlu, dalam bentuk tertulis, bila perlu


diadakan tindakan disipliner terhadap anggota staf. Andaharus merinci seluruh masalah secara tertulis danmenyimpannya di arsip.

Ketika ada perubahan kondisi kerjaAda perlunya komunikasi formal ketika kondisi diubah,misalnya ketika seorang anggota staf dipromosikan, kenaikangaji diumumkan atau roster diganti.

Ketika perlu menyimpan recordAnda perlu berkomunikasi secara formal ketika harusmemasukkan informasi ke dalam arsip untuk referensikemudian. Ini berlaku untuk masalah disiplin, penghargaanbagi staf untuk kinerja bagus atau menyimpan bahan di arsip.

Bagaimana berkomunikasi secara informal

Bertemu tatap mukaKunjungan pribadi adalah cara terbaik untuk berkomunikasisecara informal.

Menggunakan telponMenggunakan telpon atau interkom adalah cara paling cepatdan paling mudah untuk berkomunikasi secara informal.

Mengirim surat singkatSurat atau memo - ini boleh ditulis tangan.

Mengatur acara sosial dan olah ragaKumpul-kumpul staf, pesta, rekreasi atau olah raga semuanyamerupakan cara baik untuk mendorong staf agar bergaul danberkomunikasi secara bebas. Perkumpulan sosial bagi stafdapat membuka tembok penghalang dan menumbuhkankomunikasi dan hubungan kerja yang baik.

Menyediakan ruang pertemuan stafJika cukup tempat, sebuah ruangan yang disisihkan sebagairuang rekreasi staf atau ruang pertemuan akan mendorongkomunikasi antara staf.


Gunakan jalur desas desusJalur desas desus adalah jaringan pembicaraan dan kontakinformal yang menyebarkan informasi ke seluruh organisasi.Jalur ini adalah penyebar informasi yang tidak dapatdiandalkan. Harus digunakan dengan hati-hati. Jika desasdesus menyebarkan isu-isu yang dapat merusak organisasi,bahaslah hal ini dengan staf yang terpercaya dan cobamengidentifikasi pembuat gosip. Cobalah mencari informasimengapa orang ini berlaku demikian. Bicarakan denganorang-orang ini dan peringatkan mengenai konsekuensiperilakunya.

Kapan harus berkomunikasi secarainformal

Untuk memperbaiki kesalahanKomunikasi yang cepat dan informal perlu untukmemperbaiki kesalahan kecil.

Menegur atau memujiAnda perlu berkomunikasi secara cepat dan informal untukmenegur atau memuji kinerja pegawai. Tindakan harusdilakukan dengan segera.

Memberi instruksi sederhanaKomunikasi informal harus digunakan untuk memberiinstruksi sederhana (dan seringkali urgen) kepada staf.

Menginformasikan stafKomunikasi informal berguna agar staf tetap terinformasi.

Menangani keadaan daruratSering terdapat keadaan darurat yang paling baik ditanganidengan komunikasi cepat dan informal - berita mengenaipemutusan listrik, pesan darurat untuk disiarkan, perubahanprogram, perubahan roster atau berita staf yang sakit.


MANAJEMEN SECARA EFEKTIF mempunyai maknamelakukan pekerjaan melalui orang lain. Ini berartimemberi tugas atau kegiatan kepada bawahan. Manajerharus memberikan sebagian kewenangannya sambil tetapbertanggung jawab atas pekerjaan itu. Ini sulit dilakukantetapi manajer yang tidak mendelegasi mengabaikan salahsatu alat manajemen yang paling efektif.

4 • • • • • Delegasi


Mengapa ada manajer yang tidakmendelegasi

Merasa tidak aman dengan posisiManajer yang merasa tidak aman untuk mengalihkansebagian wewenangnya cenderung tidak mendelegasi. Merekatakut bahwa orang yang diberi wewenang akan melakukanpekerjaan yang lebih baik daripada mereka sendiri.

Meragukan kemampuan stafBeberapa manajer tidak mendelegasi karena merekameragukan kemampuan bawahannya. Mereka merasa bahwastafnya akan menimbulkan masalah dengan melakukanbanyak kesalahan.

Percaya bahwa mereka dapat melakukannyalebih baik

Manajer sering tidak mendelegasi karena mereka merasa lebihmudah melakukan pekerjaan sendiri dan bahwa mereka akanmelakukannya dengan lebih baik. Mereka merasa bahwasetelah menjelaskan tugas itu, tugasnya sebetulnya sudahdapat selesai dan telah beres.

Kelilingi diri anda dengan orang terbaik yang anda kenal,delegasikan wewenang dan jangan ikut campur.

Ronald Reagan (1911 - ), presiden Amerika Serikat

Mengapa manajer tidak dapat mendelegasisecara efektif

Kurang memberi penjelasanManajer tidak memberi penjelasan kepada staf secara benar.Mereka tidak memberi cukup informasi atau penjelasan bagipegawai untuk melakukan pekerjaan dengan benar.


Tidak menetapkan batas waktuManajer tidak menetapkan batas waktu yang memperjelaskepada staf kapan tugas itu harus selesai.

Memberi tidak cukup - atau terlalu banyak -wewenang

Delegasi meliputi pemberian sebagian wewenang manajer. Iniberarti memberi wewenang kepada staf sehingga merekadapat menjalankan tugas yang didelegasikan. Manajerkadang-kadang tidak mendelegasikan cukup wewenang ataumereka sangat membatasi wewenang yang diberikan. Manajerlain mungkin memberi terlalu banyak wewenang dankehilangan kontrol atas kegiatan yang telah didelegasikan.Delegasi yang baik berarti memberi wewenang tetapi tidakmelepas tanggung jawab atas hasilnya. Sulit untukmenyeimbangkan manajemen tetapi harus dilakukan jikaorganisasi - terutama organisasi besar - harus bekerja secaraefektif.

Menunjukkan kurang kepercayaanAdalah sukar bagi seorang pegawai untuk melakukan tugasyang didelegasi jika manajer terus turut campur dan tidakmemberi kepercayaan. Beberapa manajer tidak maumelepaskan pekerjaan meskipun sudah mendelegasikantanggung jawab. Ini kadang-kadang disebut “membayang-bayangi (hovering)”.

Bawahan yang tidak mampuKadang-kadang pendelegasian tidak efektif karena bawahanyang diberi tugas tidak cukup mampu atau berpengalaman,atau tidak mendapat dukungan dari anggota staf lainnyauntuk menyelesaikan tugas dengan baik.

Tidak ada pengawasanMeskipun “hovering” menghalangi delegasi yang baik, masihperlu ada pengawasan oleh manajer. Beberapa manajer lupauntuk memeriksa kemajuan tugas yang didelegasikan.


Tidak ada daftar simak (checklist)Kadang-kadang seorang manajer lupa tugas mana yang telahdidelegasikan - dan kepada siapa didelegasi. Selalu simpandaftar simak (checklist) tugas yang telah didelegasikan.

Bagaimana mendelegasi secara efektif

Delegasi sebagai bagian rencanaDelegasi harus merupakan bagian dari proses pertumbuhanterencana untuk organisasi. Melalui delegasi, staf berkembangpengalamannya, kompetensinya dan kepercayaan dirinya.

Sediakan cukup waktu untuk briefingAnda perlu merencana proses briefing dengan cermat danmemastikan bahwa setiap unsur dibahas dengan jelas.Usahakan untuk mengadakan pertemuan di tempat yangtidak ada gangguan.

Identifikasi tugas-tugas yang akan didelegasiBuat daftar tugas yang akan anda delegasikan menuruturutan prioritas. Untuk bisa masuk dalam daftar, suatu tugasharus menyita terlalu banyak waktu anda, tingkat tanggungjawab rendah dibandingkan dengan tugas-tugas anda yanglain, dan sesuai untuk dikerjakan oleh bawahan. Janganmendelegasikan hanya untuk menghindar dari pekerjaanyang tidak anda sukai.

Pilihlah orang-orang yang tepatPastikan bahwa staf anda mampu melakukan pekerjaan yanganda delegasikan. Ketika menyeleksi orang yang tepat,pertimbangkan hal-hal seperti ketrampilan yang ada,kebutuhan pelatihan, waktu yang perlu untuk menyelesaikantugas dengan sukses dan reaksi pegawai lain.

Definisikan persis apa yang perlu dikerjakanBerikan instruksi yang paling jelas mengenani apa yang andaperlukan, dengan memberi sebanyak mungkin detail kepadastaf. Tunjukkan jadwal waktu dan anggaran yang tersedia.


Definisikan hasil yang diharapkan untuk masing-masingtugas. Jelaskan bagaimana pendekatan terhadap tugas itu danbatas wewenang yang diberikan. Beri kesempatan untukbertanya dan jelaskan masalah yang diantisipasi atau ide yangmungkin tidak mudah dimengerti. Jelaskan kapan tugas ituharus selesai. Untuk tugas besar, tetapkan batas-batas waktuyang realistik untuk berbagai tahapan pekerjaan.

Delegasikan kewenangan dan tetapkan batas-batasPastikan untuk mengatur agar kewenangan yang perlu dapatdidelegasikan bersama tugas itu agar dapat dikerjakan.Tetapkan batas yang jelas bagi kewenangan ini agar bawahandapat mengerti tepatnya seberapa jauh wewenang mereka.Buat daftar simak (checklist) dari tugas yang didelegasi,kepada siapa didelegasikan dan batas waktunya. Pikirkan hal-hal seperti : Apakah staf bebas untuk mengambil keputusandan menindaki keputusannya sendiri? Apakah tugas itu harusdidelegasi ke tim atau perorangan ? Jika ke sebuah tim, siapayang akan memimpin? Apakah staf harus melaporkankemajuan kepada anda?

Melepaskan diriDelegasi membantu staf untuk berkembang dan menunjukkanbahwa anda mempercayainya. Bebaskan diri anda agar dapatberdiri di pinggir, mengambil pandangan luas dan tidakterperangkap oleh detail kecil.

Monitor kemajuan tanpa ikut campurDari awal, amati kemajuan dari orang diberi wewenang tanpaturut campur terhadap kewenangan mereka. Jika perlu,sebelumnya buat tolok ukur pemeriksaan. Denganmeningkatnya kemampuan staf untuk bekerja secara efektif,anda harus mundur dari pandangan orang.

Tetap buka jalur komunikasiPastikan bahwa staf yang diberi wewenang mengetahuibahwa mereka masih dapat membicarakan dengan anda jikaada halangan yang tidak terduga terhadap pekerjaan itu.


Tanyakan apa yang anda katakan untuk memastikan apayang anda inginkan.

Hadiahi kinerjaManajer harus menghargai —secara pribadi dan di mukaumum— tugas yang dilakukan dengan baik. Jika seseorangmenunjukkan bahwa ia dapat diberi wewenang secara efektifselama masa tertentu, anda harus memikirkan promosi ataubentuk penghargaan lain.

Kapan tidak boleh mendelegasi

Dalam hal masalah kofidensialJika anda ingin sesuatu tetap rahasia, anda sebaiknyamelakukan pekerjaan itu sendiri.

Bila mengangkat dan memberhentikan stafPengangkatan dan pemberhentian harus ditangani olehmanajer yang bersangkutan.

Bila tugas itu kritisTugas yang sangat penting dan masalah kebijakan sebaiknyaditangani oleh manajer dan tidak didelegasi kepadabawahannya.


5 • • • • • Rapat


Kapan perlu mengadakan rapat

Bila anda perlu persetujuanPertemuan yang berjalan baik adalah cara terbaik agar orangdapat sepakat. Orang dapat membicarakan tuntas suatumasalah, menyatakan pendapat, melihat keuntungan dankerugian melakukan banyak hal melalui berbagai cara.Akhirnya, dengan pengarahan yang benar, mereka dapatmencapai kesepakatan.

Menyampaikan informasi yang mendesakCara yang paling efektif untuk menyampaikan informasi yangurgen adalah melalui rapat. Rapat dapat diadakan dengancepat dan informasi diberikan dalam beberapa menit.Pertanyaan dan keraguan dapat diangkat dan dijawabseketika itu sehingga tidak ada kesalahpahaman.

Melaporkan dan meninjau kembali suatu peristiwaRapat adalah salah satu cara terbaik untuk melaporkan ataumeninjau kembali dan mengevaluasi suatu peristiwa. Masukandiperoleh dari semua orang yang berhubungan dengankejadian sehingga dapat cepat terbentuk pandangan bersama.

Menangani keadaan daruratSituasi darurat dapat ditangani dengan cepat dan efektifmelalui rapat. Fakta dapat langsung diberikan dan tindakandisetujui pada saat itu untuk menangani situasi.

Bagaimana mempersiapkan sebuah rapat

Siapkan agendaAgenda harus disusun dan dikirim kepada orang-orang yangmenghadiri rapat sebelum rapat itu diselenggarakan. Agendaitu akan menyebutkan semua topik yang akan dibahas padarapat dan harus memberi tempat di bagian akhir untuk“urusan lain”, sehingga orang yang menghadiri dapatmengangkat masalahnya tersendiri.


Putuskan siapa yang harus hadirTentukan siapa yang harus menghadiri rapat. Hanya orang-orang yang dapat memberikan sumbangan bermanfaat yangseharusnya hadir. Undanglah orang-orang ini ke rapat.Negosiasikan hari dan jamnya jika perlu. Peringatkan secaratertulis jika perlu.

Koordinasikan para pembicaraSebelum rapat berlangsung, ada baiknya untuk membahasisu yang penting secara perorangan. Ini akan menjamin bahwatopik pembahasan tercakup secara keseluruhan pada rapatkarena orang tersebut mempunyai waktu untuk memikirkantopik ini dan mempersiapkan apa yang akan dikatakan.

Aturlah risalah rapatAtur agar ada seseorang yang mencatat risalah rapat. Orangyang melakukan ini harus mempunyai pengertian mengenaitopik pembahasan.

Bagaimana menyelenggarakan pertemuanyang efektif

Mulailah pada waktu yang ditentukanJangan biarkan orang-orang duduk menunggu orang yangterlambat datang. Mulailah pertemuan anda tepat padawaktunya. Orang yang datang terlambat harus belajar untukdatang tepat waktu atau mereka tidak akan mendapatkesempatan untuk memberikan kontribusinya.

Jelaskan agendaJelaskan maksud pertemuan itu dan sebutkan agendanyasecara singkat, dengan menjelaskan segala hal yang masihada keraguan. Kemudian tangani agendanya satu per satu.

Cegah penyimpangan masalahMeskipun anda harus memberi waktu yang cukup untukmembahas setiap pokok masalah pada agenda, anda harusmencegah adanya penyimpangan dari masalah. Kendalikan


rapat dengan berpindah dari satu pokok masalahke pokokmasalah berikutnya. Tentukan apakah anda akan diatur olehwaktu atau meneruskan diskusi sampai tercapainyakesepakatan.

Buat ringkasan secara tetapRingkaskan hasil dan keputusan secara teratur sewaktu rapatberlangsung sehingga semua orang sepenuhnya mengetahuikeputusan yang dibuat dan kemajuan yang dicapai.

Membicarakan masalah lainSetelah semua agenda yang ditentukan telah ditangani,tanyakan apakah masih ada masalah lain dan bahaslah topikyang timbul itu.

Pastikan ada tindak lanjutDelegasikan tanggung jawab dan batas waktu kepada orang-orang untuk tindak lanjut yang diperlukan sebagai hasil darikeputusan yang diambil oleh rapat.

Selesaikan rapat pada waktunyaPastikan bahwa anda menyelesaikan rapat pada waktunya.Urusan yang belum terselesaikan dapat ditangani pada rapatlain. Usahakan agar semua agenda diliputi dalam batas waktuyang ditentukan.

Bagikan risalah rapat secepatnyaBagikan risalah rapat sesegera mungkin . Juga beritahu oranglain secepat mungkin mengenai keputusan yang adapengaruhnya terhadap mereka.

Bagaimana mencatat hasil-hasil pertemuan

Buat risalah yang baikRisalah rapat dapat dibuat oleh orang trampil yang ditunjukuntuk maksud itu. Atau dapat direkam dengan alat perekamkecil dan dibuat transkripnya kemudian.


Bagikan hasil notulen dengan segeraHasil notulen harus dibagikan kepada semua orang yangmenghadiri rapat itu. Juga akan berguna untuk memberisalinan kepada staf lain yang ingin mengetahui apa yangdiputuskan pada rapat.

Arsipkan hasil notulen untuk referensi kemudianNotulen harus disimpan di arsip yang sesuai sehinggaterdapat catatan permanen mengenai rapat itu untuk referensimendatang.

Bagaimana memastikan bahwa keputusandilaksanakan

Tetapkan batas waktuTetapkan batas waktu untuk semua tugas sesuai keputusanyang dibuat dalam rapat.

Tinjau risalah rapatAnda harus melihat kembali catatan rapat secara teratursampai selesainya semua batas waktu. Periksa apakahkeputusan sudah dilaksanakan - atau setidaknya apakahpekerjaan sudah dimulai. Dapatkan laporan kemajuan sampaisemua keputusan telah dilaksanakan.

Berikan pengakuanKetika setiap keputusan dilaksanakan, catatlah pada salinanhasil notulen dan beri pengakuan kepada orang yangbersangkutan.

Kualitas dari keputusan adalah seperti sergapan tepat waktudari seekor burung elang, yang memungkinkannya untuk

menyerang dan menghancurkan korbannya.

Sun Tzu (abad 6 - 5 SM), jendral Cina


Bagaimana menggunakan rapat untukmembangun tim yang baik

Membagi informasiPertemuan yang dilangsungkan dengan baik memungkinkanpembagian informasi mengenai operasi organisasi.Komunikasi ini menumbuhkan semangat tim yang sehat. Inimembantu staf untuk mengerti apa yang dilakukan olehorganisasi dan mengapa; perannya di dalam organisasi;hubungan antara departemen dan sebagainya.

Memberi penghargaanPada sebuah rapat anda mempunyai kesempatan untukmemberi penghargaan atas pekerjaan yang telah dilakukandengan baik. Ini dapat menyemangati staf, meningkatkanantusiasme, menciptakan loyalitas dan membantumembangun semangat tim yang baik.

Melibatkan stafPertemuan melibatkan staf dalam pemecahan masalah,pembagian informasi, perencanaan dan membantukelancaran operasi stasiun radio. Keterlibatan sesama stafdengan cara ini memungkin rapat itu menumbuhkankebanggaan akan kinerja dan usaha tim yang positif.

Hanya orang yang bebas dapat bernegosiasi. Tahanan tidakdapat mengikat kontrak.

Nelson Mandela (1918), pemimpin Afrika Selatan

Kapan harus bernegosiasi secara efektif

Negosiasi adalah proses pencapaian persetujuanmelalui diskusi dan saling tawar menawar . Inimerupakan tindakan membuat suatu kompromi ataukesepakatan antara anda dan orang lain yangtujuannya seakan berlawanan dengan tujuan anda.


Bagi keberhasilan negosiasi, masing-masing pihakharus sungguh-sungguh ingin kesepakatan, yangdinyatakan sebagai kontrak permanen.

Ciptakan iklim yang benarBersikaplah ramah terhadap orang lain dan berusahalahuntuk menciptakan suasana yang tidak tegang. Seorangnegosiator yang tenang dan percaya diri akan menciptakankesan yang baik dan kemungkinan besar akan mengalamikemajuan. Seorang negosiator yang gelisah akan menemuimasalah. Jangan terburu-buru bernegosiasi. Sediakan waktuseperlunya.

Definisikan posisi semua orangBerfokuslah terhadap apa yang dikatakan orang lain, kata-kata yang diucapkan dan suhu emosional. Hindari perangkapmendengarkan hanya apa yang ingin anda dengar.Konfirmasi tujuan dan perasaan orang. Definisikan danbicarakan perbedaan antara posisi kedua pihak. Jika andamempunyai interpretasi yang berlainan mengenai faktanya,pilahlah perbedaannya.

Nyatakan apa yang ingin anda capaiMulailah dengan meminta apa yang anda inginkan. Rincisecara detail apa yang ingin anda pecahkan. Mulailah denganmasalah yang kemungkinannya mudah disepakati.Hubungkan isu satu sama lain jika ini bermanfaat. Tentukanurutan terbaik bagi pemecahan isu. Kedua pihak inginmendapatkan sebanyak mungkin, tetapi keduanya harusmenerima bahwa sasaran-sasaran mungkin perludimodifikasi. Konflik tidak perlu dihindari - ini dapatmenyegarkan isu dan menuju ke penyelesaian.

Negosiasikan isuNegosiator yang berkonsentrasi untuk mengembangkan danmenyampaikan strategi yang baik akan paling berhasil.Jawaban yang enteng dan ucapan tanpa dipikirkan tidakmempunyai tempat dalam negosiasi. Jawaban demikian


memberi kesan bahwa diskusi ini tidak penting bagi anda.Bersikaplah jujur dan terus terang. Jangan menganggapbahwa diskusi sudah selesai karena pihak yang lainmengatakan demikian. Jika anda ingin ada kelanjutan,teruslah berbicara. Jika anda tidak tahu jawabannya,katakanlah. Jangan mencoba menjawab setiap pertanyaanyang diajukan. Hasil negosiasi anda tidak harus tergantungmasa lalu. Jangan mendiskusikan apa yang terjadi di masalalu. Anda tidak harus menanggung kesalahan orang lain.

Ketahuilah cara berkompromiUntuk mencapai win-win, masing-masing pihak harus merasatelah menang. Kehilangan muka dapat mempengaruhi rasapercaya diri dan kinerja dan merusak negosiasi di masadatang. Berikan untuk mendapatkan sesuatu kembali.Pastikan bahwa anda mengalah dengan laju yang konsisten.Jika kompromi sukar diperoleh di dalam pertemuan, lihatlahapakah ada cara lain - di luar rapat - untuk mencapaikesepakatan.

Perkuat kesepakatanNegosiasi adalah proses yang berlanjut. Jangan katakan ataulakukan apapun yang akan anda sesali di kemudian hari.Cobalah untuk memperkuat posisi anda untuk masamendatang. Setujui apa yang telah disetujui. Kecualikesepakatan itu sudah dipahami sepenuhnya oleh keduapihak, penyelesaian itu tidak akan bertahan lama.

Belajarlah dari setiap negosiasiSetiap negosiasi menawarkan peluang yang bagus untukbelajar pendekatan baru dan mengembangkan lebih lanjutpendekatan lama. Jika anda mau menerima bahwa setiapnegosiasi adalah kesempatan untuk belajar, maka anda akanbertindak dengan percaya diri dan melihat bahwaketrampilan negosiasi bertambah baik seiring dengan praktek.


6 • • • • • Rekrutmen dan Seleksi

Bagaimana untuk merancang pekerjaan

Alokasikan semua tugasTentukan semua tugas yang berkaitan dengan posisi itu.Tuliskan tugas harian, mingguan, bulanan, dan terakhir, tugasjangka panjang.

Beri tanggung jawabSelain tugas, pikirkan tanggung jawab suatu posisi. Apatanggung jawab orang tersebut dalam jalannya organisasi?Kepada siapa orang itu bertanggung jawab? Bagaimanahubungan orang itu dengan manajer lain dan staf ?

Tentukan gajiSeberapa penting posisi ini? Bagaimana dibandingkan denganposisi lain menurut tanggung jawab, beban kerja danketrampilan? Tentukan gaji yang realistis.

Hitung jumlah stafAnda perlu memperhitungkan berapa posisi semacam ini yanganda perlukan. Ini tergantung faktor-faktor seperti besarorganisasi, beban kerja, jam bekerja dan roster.

Siapa yang akan menaiki tangga harus mulai dari bawah.

Peribahasa

Bagaimana cara menulis deskripsi tugas

Identifikasi tugas dan tanggung jawabTentukan tugas dan tanggung jawab suatu posisi. Tuliskansecara singkat.


Buat prioritas tugas dan tanggung jawabTuliskan tanggung jawab yang paling penting di tempatteratas pada daftar, teruskan ke bawah sampai yang palingtidak penting.

Tuliskan hubungan pelaporanSebutkan ke posisi mana orang itu bertanggung jawab.Misalnya supervisor pemasaran dapat bertanggungjawabkepada manajer pemasaran, atau produser seniorbertanggung jawab kepada direktur program.

Tentukan jumlah gajiKisaran gaji dari posisi itu harus ditentukan. Anda harusmelakukannya dengan membandingkan tugas dan tanggungjawab pekerjaan tersebut dengan pekerjaan lain yangsebanding.

Bagaimana mencari orang terbaik untukpekerjaan itu

Kembangkan kriteria untuk pekerjaan ituTulis pengalaman, kualifikasi dan kepribadian dari tipe orangyang menurut anda akan melakukan tugas dengan sebaik-baiknya.

Definisikan tugasnya secara rinciTuliskan tugas dan kegiatan yang perlu dilakukan orang ituuntuk pekerjaan tersebut.

Iklankan pekerjaan ini secara luasIklankan posisi ini seluas mungkin. Hal ini tergantunganggaran anda.

Berkonsultasi dengan orang lainTanyakan kepada orang lain apakah mereka mengetahuiadanya calon yang memenuhi syarat.


Buat daftar singkatKembangkan daftar calon dengan memakai kriteria andasebagai pedoman. Nilailah masing-masing pelamar secaracermat dengan kriteria itu. Carilah hal yang tak jelas padapengalaman kerja pelamar. Beri nilai tertinggi bagi orang yangmemenuhi seluruh kriteria. Dan angka tertinggi berikutnyauntuk orang yang memenuhi sebagian kriteria. Lalu lihatkembali penilaian anda untuk mengetahui orang-orang manayang teratas. Sertakan beberapa nama teratas untuk daftarsingkat anda - kemudian tambahkan orang lain yang menurutperasaan anda layak untuk disertakan.Wawancarai orang-orang yang masuk dalam daftar singkat anda.

Periksa referensiPeriksa pelamar yang berpotensi dengan menelpon orang-orang yang mengenalnya atau orang yang menulis suratrekomendasi untuknya. Tanyakan semua hal yang disebutkandalam referensi. Mintalah penilaian yang jujur mengenaipelamar itu dan informasi lain yang dapat diberikan olehpemberi referensi. Tanyakan apakah ada hal-hal yang tidakterdapat dalam referensi yang harus anda ketahui.

Bagaimana menyelenggarakan wawancarapekerjaan

Wawancarai bertatap muka kalau mungkinCara terbaik untuk mewawancara orang di dalam daftarsingkat anda adalah dengan bertemu langsung. Ini barangkalitidak mungkin jika pelamar itu bertempat tinggal jauh. Andamungkin perlu melangsungkan beberapa wawancara melaluitelpon. Dengan cara yang manapun, tekniknya serupa.

Tentukan pertanyaannyaTentukan sederet pertanyaan yang berkaitan denganpengetahuan dan pengalaman pelamar mengenai ketrampilanyang diperlukan untuk pekerjaan itu; bagaimana pelamar


akan memberi solusi terhadap sejumlah masalah pekerjaan;hal-hal yang berkaitan dengan pengalaman kerja; sikap dankarakter pelamar. Beri kesempatan kepada pelamar itu untukmenanyakan mengenai organisasi dan pekerjaan itu.

Tentukan siapa yang akan melangsungkanwawancara

Anda mungkin ingin mengadakan sendiri wawancara atauanda ingin menggunakan panel yang terdiri dari anda sendiridan orang lain yang perlu menjadi bagian dari keputusan atauyang pertimbangannya dipercaya. Jika anda menggunakanpanel, tentukan peran masing-masing anggota panel.

Jangan terlalu memberi harapan kepadapelamar

Pada waktu wawancara, jangan membuat janji yang akanterlalu membesarkan harapan pelamar. Beritahu setiap orangbahwa anda akan menyampaikan hasilnya sebelum tanggaltertentu dan lakukanlah itu.

Bagaimana untuk memutuskan siapa yangterpilih

Buatlah catatan mendetail selama wawancaraBuatlah catatan ketika anda mewawancarai setiap pelamar.Anda akan mendapat kesan mengenai pelamar dalam daftarsingkat yang menunjukkan potensi terbaik.

Lihat kembali catatan wawancaraLihat kembali catatan. Jika anda memakai panel, adakanrapat dan coba mencapai kesepakatan mengenai orang yangterbaik untuk pekerjaan itu. Hal-hal yang harus diperhatikanadalah pengalaman, keandalan, sikap positif, semangat,dedikasi, pribadi yang menyenangkan, kemauan, keteguhan,kualitas kepemimpinan, keseimbangan dan pendidikan baik.

Persempit pilihanJika pilihan dipersempit hingga dua atau tiga pelamar yang


benar-benar cakap, dan yang terbaik belum dapat diputuskan,wawancarailah untuk kedua kali agar mendapat informasidan kesan tambahan.

Bagaimana memberitahu pelamar yangtidak berhasil

Sesegera mungkinBuat keputusan secepat mungkin dan berikan jawaban yangcepat kepada pelamar yang tidak berhasil.

Sampaikan terima kasihNyatakan terima kasih kepada orang itu atas lamarannyauntuk pekerjaan itu.

Beri penjelasanKatakan anda menyesal bahwa orang itu tidak mendapatpekerjaannya. Beritahu bahwa hanya ada satu posisi dansejumlah pelamar yang cakap.

Bagaimana memasukkan pegawai baru

Perkenalkan orang itu ke seluruh stafPada hari pertama masuk kerja , ajaklah pegawai baruberkeliling organisasi, perkenalkan kepada staf dan tunjukkantata letak tempat kerja.

Berikan deskripsi pekerjaanBerikan salinan deskripsi pekerjaan kepada pegawai baru danjelaskan tugas-tugas secara rinci, sampai anda yakin bahwatugas itu dipahami sepenuhnya.

Pastikan pegawai itu dapat menggunakanperlengkapan

Jika pekerjaan itu melibatkan penggunaan perlengkapanteknik, aturlah agar orang yang qualified dapat melatihpegawai baru itu untuk menggunakannya.


Perkenalkan fasilitasTunjukkan semua fasilitas stasiun kepada pegawai baru itu :kantor, toilet, studio, perpustakaan, ruang edit, daerah rekreasidsb.

Jelaskan kebijakan pokokBerikan salinan dari peraturan dan policy penting stasiunkepada pegawai baru itu. Baca seluruh peraturan denganpegawai itu dan pastikan bahwa semuanya dipahamiolehnya.

Ucapkan selamat datangJika ada edaran staf , pastikan bahwa pegawai baru itudisebutkan di dalamnya dan disambut dengan tulisan singkatriwayatnya. Anda mungkin juga ingin menyambut pegawaiitu dalam suatu acara. Paling sedikit, ucapkan selamat datangkepada pegawai itu pada pertemuan staf berikutnya.


7 • • • • • Pelatihan dan Pengembangan

Bagaimana mengidentifikasi kebutuhanpelatihan staf

Konsultasikan dengan masing-masinganggota staf

Berbicaralah dengan anggota staf dan berusahalah untukmengetahui pendapat mereka mengenai kebutuhan pelatihanuntuk meningkatkan ketrampilan penyiaran radio atau tugaslain.

Perhatikan performa orangPerhatikan kinerja dari masing-masing anggota staf. Mintapada supervisor agar melakukan hal yang sama. Carikelemahan dan identifikasi ketrampilan mana yang perludikembangkan melalui program pelatihan yang spesifik.

Identifikasikan kekuatan orangCarilah kekuatan yang dimiliki oleh masing-masing anggotastaf. Berikan pekerjaan dan pelatihan lebih lanjut untukmengembangkan, memakai dan memperbaiki kekuatantersebut.

Identifikasi kelemahan orangSelain mencoba membangun di atas kekuatan danmeniadakan kelemahan, anda harus melihat ketrampilanmana yang perlu dikembangkan atau kelemahan yang perludiatasi. Sehubungan dengan pelatihan anda sendiri, pikirkanbaik-baik mengenai bidang manajemen mana anda merasapaling lemah. Ketrampilan dan teknik yang anda sebutkankemungkinan besar adalah yang paling perlu dikembangkan.

Cari kursus yang relevanCari pelatihan yang meliputi ketrampilan dan teknik dalambidang dimana anda lemah. Ini adalah pelatihan yang harusdiniatkan sebagai prioritas utama anda.


Pertimbangkan biaya pelatihanSebelum anda menjalani program pelatihan, pikirkan semuayang perlu dipertimbangkan: waktu yang harus disediakandi luar organisasi, siapa yang akan menggantikan anda, danbiaya kursus. Yakinkan diri apakah kesertaan anda sangatperlu sebelum anda memutuskan untuk melibatkan diri.

Bagaimana mendesain program pelatihan

Tentukan kebutuhanDari pengetahuan anda mengenai organisasi dan ketrampilanstafnya, tentukan dalam bidang apa diperlukan pelatihanlebih lanjut.

Definisikan tujuannyaDefinisikan persis apa yang ingin dicapai melalui pelatihan.

Putuskan apa yang perlu diajarkanPikirkan baik-baik semua unsur yang perlu untuk membuatprogram pelatihan. Sediakan waktu untuk penambahan idebaru selain untuk praktek dan revisi.

Tentukan jadwal waktuRencanakan berapa lama program pelatihan itu perluberlangsung agar semua subyek yang memenuhi tujuan andadapat dimasukkan.

Berikan ikan kepada orang dan anda memberinya makan untuksehari. Ajarkan caranya memancing dan anda memberinya

makan seumur hidup.

Peribahasa Cina

Bagaimana cara mengatur sebuah programpelatihan

Rancanglah struktur kursusRancanglah struktur kursus yang jelas. Sebutkan secara


singkat topik pembahasan secara umum yang harus diliputdalam setiap sesi.

Pilihlah pesertaTentukan berapa peserta yang harus mengikuti kursus dansiapa orangnya. Pada umumnya, program pelatihan tidakboleh lebih dari 12 - 15 peserta.

Tentukan pelatihTentukan siapa yang akan menyelenggarakan sesi pelatihan.Ini mungkin anda, anggota senior staf anda atau mungkinpelatih konsultan luar.

Pilihlah tempatnyaTentukan apakah program pelatihan akan berlangsung dikantor anda atau di tempat lain. Pilih tempat yang sesuaidengan fasilitas yang anda perlukan. Periksa biaya danketersediaan.

Bagaimana mendapatkan yang terbaik dariseorang pelatih

Pilihlah orang yang tepatPastikan bahwa pelatih mempunyai ketrampilan dankepribadian yang memenuhi persyaratan anda.

Nyatakan kebutuhan anda secara spesifikBicaralah dengan pelatih anda dan berikan briefingmenyeluruh. Anda harus spesifik ketika menjelaskan apa yangingin dicapai.

Siapkan latar belakang pesertaBerikan sebanyak mungkin informasi latar belakang mengenaisetiap peserta.

Berikan waktu untuk persiapanBerikan sehari atau dua hari bagi pelatih sebelum dimulainyakursus utama untuk lebih mengenal organisasi dan pesertakursus.


Sediakan perlengkapan dan dukungan yang perluTanyakan perlengkapan apa saja yang perlu —whiteboard,video player, overhead projector, komputer, mesin fotokopi—dan pastikan bahwa benar-benar tersedia. Anda mungkin jugaperlu menyediakan anggota staf untuk membantu. Jika andamenyelenggarakan pelatihan praktek ketrampilan, ini harusselalu dilakukan di dalam studio atau ruangan yangdilengkapi dengan baik.

Bagaimana mendorong pengembangandiri

Berlangganan ke penerbitan industriPastikan bahwa seluruh staf mempunyai akses ke majalahbidang anda dan penerbitan industri yang terbit secaraberkala. Ini akan memungkinkan mereka mengikuti informasimengenai perkembangan penyiaran radio masa kini.

Kembangkan perpustakaanPikirkan untuk memulai perpustakaan kecil berisi penerbitanprofesional dan industri selain buku-buku terkait mengenaiketrampilan, pelatihan atau teknik manajemen yang relevan.Beri dorongan kepada staf untuk menggunakan perpustakaanini.

Sarankan materi yang harus dibacaBeritahu staf anda mengenai buku atau artikel yang telahmembantu anda dalam manajemen selama ini.

Dorong waktu diskusiBeri dukungan kepada staf untuk berkumpul, bertukar pikirandan mengangkat masalah yang dapat dipecahkan bersama-sama. Ini dapat dilakukan secara sangat informal.

Undang pembicara tamuMintalah orang-orang yang ahli di bidangnya —atau terkenalkarena kebijakan dan pengetahuannya— untuk mengunjungiorganisasi dan berbicara dengan staf.


Kunjungi organisasi lainAturlah agar staf dapat mengunjungi organisasi lain untukmengamati kerja mereka, dan untuk bertemu dan berbicaradengan manajer dan pegawai.

Jangan membenci anak-anak tangga terbawahdalam pendakian menuju kebesaran.

Publilius Syrus ( abad 1 SM), penulis Roma

Bagaimana untuk membangun jalur karier

Pilihlah karier yang sesuaiJalur karier berbeda untuk masing-masing individu. Setiaporang harus membuat keputusannya sendiri. Sekarang lebihsering terjadi bahwa seseorang tidak harus memutuskan karierseumur hidup. Tetapi mereka tetap harus berhati-hatimengenai jenis pekerjaan yang dimasukinya. Ini akanberpengaruh besar pada keseluruhan kariernya.

Pilihlah waktu yang tepat untuk berpindah karierPerubahan sebaiknya dilakukan pada tahap pemantapan danpemeliharaan karier seseorang. Masa ini pada umumnyaantara umur 25 dan 50. Setiap peluang kerja perlu dievaluasibaik-baik sebelum diputuskan untuk mengubahnya.Menerima tantangan baru adalah lebih baik daripadamenolaknya. Carilah kesempatan untuk memperbaiki kinerjadan arah karier. Tentu baik untuk mendengarkan nasehatorang lain, tetapi keputusan akhir berada di tangan orangyang masa depannya akan terpengaruh.

Ketahui keempat tahap dari sebuah karierDikatakan bahwa ada 4 tahapan karier: perintisan,pemantapan, pemeliharaan dan penurunan.1) Perintisan - masa ketika orang baru memulai, inginmengetahui apakah mereka membuat pilihan karier yangtepat dan menemukan bagaimana sesungguhnya pekerjaanitu.


2) Pemantapan - orang mulai mengerti tempatnya di dalamorganisasi dan mencoba membuktikan nilai dirinya.3) Pemeliharaan - seseorang mulai mapan di dalam kariernya.Beberapa individu berkembang dan tumbuh, beberapa lainnyamengalami stagnasi dan kehilangan minat.4) Penurunan - tahap terakhir dari karier ketika orangmendekati pensiun dan memperlambat diri.

Bagaimana menasehati orang mengenaikarier mereka

Meraih peluangOrang harus mengenali dan meraih peluang yang akanmembantu untuk memajukan kariernya. Sarankan staf untukmelakukan ini dan untuk mengajukan diri untuk tugas baruyang timbul.

Kembangkan kemampuanNasehati staf untuk memperluas ketrampilan danmengembangkan kemampuannya. Sarankan staf agarberusaha sekeras mungkin untuk memperbaiki fleksibilitas danprospek kariernya.

EvaluasiNasehati staf untuk mengevaluasi dengan cermat semuapeluang karier. Sarankan bahwa mereka memikirkan baik-baik semua keuntungan, kekurangan dari pergeseran karieryang diusulkan dan mengevaluasinya sebelum mengambilkeputusan.

Bagaimana untuk mengetahui bahwa stafsudah mencapai titik puncaknya

Kualitas pekerjaan mulai menurunPegawai itu mengambil tugas tambahan yang mencobakemampuan sampai titik jenuh. Ada sesuatu yang putus:


pekerjaan tidak selesai tepat waktu; atau melampauianggaran; atau tidak diselesaikan secara memuaskan. Kualitasdikorbankan karena harapan tidak diimbangi oleh kinerja.

Tanda-tanda bertambahnya stresKebanyakan orang yang bekerja melampaui kemampuannyamengetahui hal ini. Mereka tahu bahwa tidak dapatmenghadapi tekanan pekerjaan. Moril menderita dan stresbertambah. Ini membuat pegawai makin tidak dapatmenghadapinya.

Moril bawahan menurunKetika orang tidak dapat menangani beban kerjanya denganmemadai, dan kualitas pekerjaan turun serta stres bertambah,mereka cenderung cepat marah dan memberi tekanan kepadabawahannya sendiri. Moril bawahan akan terpengaruh danini memperparah situasi yang sudah buruk.

Bagaimana mendapat yang terbaik dariorang yang berprestasi tinggi

Hargailah nilai orang yang berprestasi tinggiPastikan bahwa anda menghargai nilai orang yang berprestasitinggi. Pujilah kinerjanya. Beritahu mereka betapa berhargakontribusi mereka terhadap organisasi.

Beri penghargaan bagi pekerjaan baikCarilah jalan untuk menghargai pekerjaan yang baik.Mungkin kenaikan gaji, hadiah atau pengakuan nyata,betapapun kecilnya. Orang-orang akan menghargai beberapakarcis bioskop, bersantap di restoran untuk dua orang, sebuahbuku yang bagus, langganan ke majalah atau ruang kantoryang lebih baik. Ini banyak cara lain untuk menunjukkanpenghargaan anda atas kinerja yang baik secara konsisten.

Promosikan orang yang berprestasiPada titik tertentu anda harus mempromosikan orang yang


berprestasi ke tugas yang lebih kompleks dan bertanggungjawab di dalam organisasi.

Jika anda bercita-cita untuk mencapai tempat tertinggi, bukansesuatu yang memalukan jika berhenti di tempat kedua, atau

bahkan tempat ketiga.

Marcus Tullius Cicero (106 - 43 SM), negarawan Roma

Bilakah seorang pegawai siap untukpromosi

Menginginkan tanggung jawab yanglebih besar

Pegawai itu konsisten melakukan pekerjaan dengan baikpada tempat yang ditugaskan dan kini mencari tugas-tugasyang lebih kompleks dan menantang.

Menunjukkan ciri-ciri pemimpinStaf lainnya diberi bimbingan dan bantuan dan sebaliknyamereka memandang ke pegawai itu untuk pengarahan dankepemimpinan.

Berkinerja pada tingkatan yang luar biasaKetrampilan dan sikapnya luar biasa serta memperlihatkankesiapan untuk jabatan yang lebih senior

Menyumbang bagi organisasiUntuk mempromosikan seorang pegawai lihat dibalik tugasyang anda berikan dan sumbangannya kepada kinerja stasiunanda secara keseluruhan.

Mengapa anda perlu mempromosi staf

Memberi tanggung jawab lebih besar.Jika seorang pegawai dapat menerima tanggung jawab lebih


besar, mereka harus dipromosikan. Hal ini akan membuatanda dapat berkonsentrasi pada hal lain yang lebih penting.

Membangkitkan produktivitas yang lebih besarMemanfaatkan ketrampilan khusus pegawai anda akanmembuat hasil yang lebih besar dan kualitas kerja yang lebihbaik.

Menyebar bakat lebih luasStaf yang memperlihatkan mereka dapat mengatur berbagaitugas dan proyek secara efektif akan dapat menyebarkanketrampilan mereka lebih luas.

Organisasi memberikan tanggung jawab lebih besarJika organisasi telah memberi sebuah peran yang lebihpenting, beberapa anggota staf harus menyebarkan pekerjaanmereka dan tanggung jawab yang telah dijalankannya.Pegawai baru akan membutuhkan pengawas yangberpengalaman.


8 • • • • • Pekerjaan & Kantor

Apa yang membuat lingkungan kerja baik

Menyediakan ruang kerja yang nyamanSemua pegawai perlu memiliki ruang kerja yang nyaman. Inidapat merupakan kantor, studio, meja kerja, meja atau daerahlain yang cocok dimana tugas harian dikerjakan.

Sediakan waktu untuk istirahat makanStaf mengharapkan (dan memerlukan) istirahat makan danjuga waktu di pagi hari dan sore hari untuk hidanganpenyegar seperti teh dan kopi.

Jaga agar kantor cerah dan rapiBunga segar dapat mencerahkan daerah resepsionis dankantor bersama. Tanaman dalam ruangan dapat memperbaikipenampilan kantor. Jaga agar kantor bersih dan rapi.

Sediakan fasilitas yang baikSediakan fasilitas untuk membuat teh dan kopi dan air dinginatau mungkin minuman ringan dan alat penyedia permen.Pastikan bahwa toilet staf dilengkapi kertas dan dibersihkansetiap hari dan terdapat sarana mencuci tangan.

Pelihara perlengkapan dengan baikPastikan bahwa semua perlengkapan dipelihara dalamkeadaan siap dipakai. Moril staf dapat cepat menurun denganadanya perlengkapan yang tidak dapat diandalkan ataurusak.

Pelihara bangunan dan halamanPelihara gedung dan halaman dalam keadaan baik. inimenciptakan kesan yang baik pada staf dan lingkungan.

Doronglah komunikasi yang baikBerkomunikasilah dengan staf dan dorong hubungan yang


baik antara staf. Ini adalah faktor utama untukmengembangkan lingkungan kerja yang baik.

Perbaiki tempat kerjaTempat kerja dapat diperbaiki dengan biaya yang relatifrendah. Selapis cat pada dinding dan langit-langit dapatmembuat perbedaan besar. Pengecatan dapat dikerjakansetelah jam kantor oleh anggota staf, keluarga atau temanyang mau mengerjakannya. Tempatkan beberapa tanamanmenarik dalam ruangan sekeliling kantor. Beberapa posterberwarna-warni atau gambar berbingkai pada dinding akanmeningkatkan penampilan secara dramatis. Gorden baru atautirai jendela dapat mengubah kantor. Mungkin seoranganggota keluarga dapat membuat gorden untuk menghematongkos.

Adalah memalukan dan tidak manusiawi untuk memperlakukanorang sebagai harta bergerak untuk mendapat keuntungan, atau

menganggapnya sekedar tenaga otot.

Paus Leo XIII (1810-1903), uskip Katolik Roma

Bagaimana mengubah tanpa mengganggu

Merencanakan perubahan dapat menyita banyak waktu danenergi seorang manajer. Tetapi perubahan tidak dapatdibiarkan terjadi sendiri karena akan mengganggu jika tidakditangani dengan baik. Apakah memperkenalkan shift baru,mengatur kembali tata letak ruang kantor atau memasangperlengkapan baru, anda perlu mengambil pendekatan yangsistematis terhadap perubahan.

Diagnosa situasinyaPastikan bahwa perubahan yang dimaksudkan adalah ideyang baik dan bahwa banyak kemungkinannya untukberhasil. Tidak ada yang dicapai dengan membuat rencanaburuk.


Definisikan situasi sekarang dengan jelasTinjau kembali tujuan dari organisasi anda dan, khususnya,prestasi penting yang telah diakui. Klarifikasi harapan yangdimiliki orang lain terhadap operasi anda. Pisahkan faktor-faktor yang membantu dan menghambat anda.

Bayangkan keadaan mendatangPikirkan bagaimana situasinya setelah terjadi perubahan.Pertanyakan apa yang akan terjadi jika anda tidak melakukanapa-apa.

Perkirakan dampaknya terhadap orang-orangyang terlibat

Pertimbangkan dampak positif dan negatif dari perubahansehubungan dengan pengaruhnya terhadap staf anda.Tempatkan diri anda di tempat mereka dan bertanyalahseperti berikut “bagaimana perasaan saya?” Dan “ bagaimanasaya akan menyukainya?”

Cari jawaban bagi kekhawatiran stafKumpulkan fakta dan argumen untuk menjawab pertanyaanstaf dan untuk menghilangkan ketakutan mereka yang takberalasan. Rencanakan bagaimana mengkomunikasikaninformasi ini dan bagaimana mengganti kerugian bagianperubahan yang tidak dapat dihilangkan.

Kembangkan rencana yang mendetailIdentifikasi dan buat daftar masing-masing tugas atau unsurperubahan dan aturlah menurut urutan pelaksanaan.Kembangkan jadwal kerja dan alokasikan tanggung jawab.

Sampaikan perubahan ituDiskusikan perubahan dan implikasinya dengan staf yangbersangkutan. Jelaskan alasan untuk perubahan itu. Tekankanbahwa rencana itu terbuka terhadap pembahasan. Sediakanwaktu yang cukup untuk mencapai persetujuan ini melaluigabungan penjelasan, negosiasi dan jika perlu, tawarmenawar.


Laksanakan rencanaJika perlu, perkenalkan perubahan atas dasar percobaan ataudengan skala kecil pada mulanya. Pecahkan masalah yangada. Latihlah staf sebelum perubahan itu berjalan. Awasiperubahan itu dengan baik dan tangani masalah begitumuncul.

Konsolidasi dan tindak lanjutWaspada terhadap efek yang timbul sesudah perubahan —yang mungkin negatif. Informasikan diri sepenuhnyamengenai dampak kejadian. Laksanakan prosedur tindaklanjut yang sistematis. Evaluasi hasilnya secara lengkap danobyektif.

Semuanya berubah, tidak ada yang dipadamkan. Tidak adaapapun di seluruh dunia yang langgeng. Semua mengalir terus;

semua diciptakan dengan sifat yang berubah; masa berlalumelaju dengan gerakan konstan.

Ovid (43 SM - AD 17), penyair Roma

Bagaimana cara menjalankan kantor yangbaik

Kembangkan sistem pengarsipan yang baikPastikan bahwa semua arsip (file) dikelompokkan denganbenar dan diberi indeks untuk referensi cepat. Singkirkan arsiplama yang tidak dipakai lagi. Pastikan bahwa arsip kinidimutakhirkan. Jangan biarkan arsip menumpuk di atas mejaanda, atau meja orang lain. Pastikan bahwa merekadikembalikan ke sistem setiap hari.

Tetapkan kebijakan pintu terbukaIni ditujukan pada manajer dengan ruang kantor (jika ruangmempunyai pintu), untuk membiarkan pintu terbuka sehinggastaf dan klien dapat mudah keluar masuk. Secara lebih umum,


ini mengacu pada sikap anda terhadap staf. Jika anda selalusiap untuk berbicara kepada mereka dan terbuka terhadappendekatannya, meskipun ada ruang kantor atau tidak, iniadalah ‘kebijakan pintu terbuka’. Hal ini mengarahkan kepadamoril staf yang lebih baik. Tentu, anda dapat menutup pintu(atau tidak membolehkan orang masuk untuk sementara)untuk rapat tertutup dan ketika anda perlu bekerja tanpagangguan.

Memimpin melalui contohStaf akan menghormati anda jika anda memimpin denganmemberi contoh. Jangan hanya memberitahu orang apa yangharus dilakukan, tunjukkan bahwa andapun dapatmelakukannya. Ini penting terutama sehubungan dengan jamkerja. Anda harus tepat waktu dan rajin dan bekerja kerasselama bertugas.

Tekankan penggunaan kebiasaan menelponyang baik

Pastikan bahwa orang yang menjawab telpon selalu ramah,sopan dan ingin membantu para penelpon. Periksa hal inidengan menelpon kantor anda dari waktu ke waktu. Latihlahstaf dalam teknik menelpon yang baik. Sikap yang samaramahnya harus dikembangkan. Jelaskan bahwa setiap orangyang menelpon stasiun radio itu harus diperlakukan denganhormat dan sopan. Pastikan bahwa semua pertanyaanditangani dengan benar.

Hindari ‘perang kertas’Usahakan agar tidak terlalu banyak menghasilkan kertas.Jangan mengambil sehelai kertas dua kali. Ambillah sekali sajadan lakukan sesuatu dengannya. Pindahkan dari meja andasecapat mungkin. Lebih baik menggunakan telpon daripadamenulis memo. Pakai surat berformat, kartu, lembarcompliment , ‘post it’ atau catatan yang ditulis pada garispinggir surat untuk menghemat waktu dan kertas. Jaga agarmeja anda sebersih mungkin dan selalu rapikan di akhir setiaphari kerja.


Gunakan alat bantu untuk bekerjaGunakan alat bantu seperti perencana dinding, buku harian,bring forward filing system, daftar apa yang harus dilakukandan kabinet arsip pinggir meja untuk memudahkan kerja andadan menghemat waktu.

Mejaku, kawanku paling setia terima kasih. Anda selalubersamaku di setiap jalan yang telah kulalui.

Bekas lukaku dan perlindunganku.

Marina Tsvetaeva (1892 - 1941), penyair Rusia

Bagaimana menggunakan staf pendukungsecara efektif

Ketahui peran dari staf pendukungStaf pendukung - atau administrasi - keberadaannya untukmembantu agar staf operasional dapat memelihara fokusnyapada fungsi pokok organisasi. Mereka hadir untuk menjaminbahwa staf operasional dapat melakukan apa yang menjadikeahliannya. Mereka hadir agar para manajer dapat bekerjasecara strategis - mengontrol, memantau, merencana danmeningkatkan.

Pastikan bahwa mereka memahami pekerjaannyaPastikan bahwa staf pendukung mengerti dengan jelas apayang mereka harus lakukan. Khususnya, pastikan bahwamereka memahami bidang kegiatan anda dan bahwa merekamerasa bagian dari organisasi.

Selenggarakan pertemuan secara tetapPastikan bahwa anda bertemu secara teratur dengan stafpendukung anda. Adalah baik untuk mengikutsertakanmereka dalam pertemuan bersama staf operasional sehinggamereka mengetahui apa yang terjadi pada ‘sisi bisnis’ dariorganisasi.


Bagaimana mengembangkan sistempengarsipan yang baik

Terstruktur dengan baikSistem pengarsipan (filing) yang baik harus diatur sehinggamencerminkan bidang kegiatan utama organisasi, misalnyakeuangan, personalia, operasi, pemasok, pemasaran, riset dansebagainya.

Jaga agar up to dateSupaya dapat efektif dan bermanfaat, sistem pengarsipanharus tetap mutakhir. Arsip harus merupakan catatan lengkapkegiatan organisasi.

Buatlah akrab terhadap penggunaSistem pengarsipan harus mudah dimengerti. Pemakai harusmengetahui cara kerjanya.

GunakanSistem pengarsipan yang baik akan dipergunakan. Lembarankertas tidak dimasukkan laci, kotak atau tas kantor. Kertasberada di sistem pengarsipan.

Bagaimana memakai papan pengumuman

Jaga agar mutakhirStaf akan kehilangan minat untuk memeriksa papanpengumuman jika papan berisi informasi yang lama dan tidakberubah. Tunjuklah anggota staf untuk memeriksa papanpada akhir setiap hari kerja, melepaskan bahan yangkadaluwarsa dan menambah bahan baru.

Hindari materi yang tidak pentingPastikan bahwa semua yang terdapat pada papan menarikatau penting bagi staf. Hindari memasang bahan yang akanmenurunkan nilai papan pengumuman. Jika papan dianggappenting oleh staf, mereka akan terbiasa untuk memeriksanyasetiap hari untuk informasi baru.


Bagaimana anda dapat menggunakan papanpengumuman

Gunakan untuk roster, acara mendatang, promosi, perubahankebijakan atau peringatan, ucapan selamat untuk anggotastaf, berita penting mengenai industri, kliping surat kabar,pengangkatan baru, perubahan peraturan, jadwal programdan kebijakan.

Bagaimana caranya mengatur gudang

Kembangkan daftar simak (checklist)Kembangkan daftar simak (checklist) anda sendiri bagi semuabarang yang harus disimpan di gudang.

Tunjuklah orang yang bertanggung jawabAnda perlu menunjuk orang yang bertanggung jawab daristaf pendukung atau administrasi untuk mengurus gudang.

Tentukan berapa banyak harus disimpanTentukan jumlah barang yang harus disimpan di gudang.

Ukur pemakaiannyaUkur laju penggunaan semua barang dan bandingkan stokdi dalam gudang dengan laju penggunaan. Sesuaikanpengadaan pasokan anda.

Kendalikan pengeluaran stokBuat buku stok untuk menjamin bahwa pengeluaran stokdicatat dan dipertanggung jawabkan. Tetapkan pada titikmana barang perlu dipesan ulang. Buat pemesanan ketikasampai titik itu.

Bagaimana membeli secara ekonomis danbijak

Identifikasi semua pemasokIdentifikasi semua pemasok (di kota anda dan tempat lain)yang dapat memasok produk dan jasa yang anda inginkan.


Dapatkan detail penuh dari pemasokMinta agar pemasok potensial memberitahu harga-harganya,pengalaman dan, jika tersedia, pelayanan purna jual.

Cari kualitas yang bagusCarilah barang berkualitas bagus yang akan melayaniorganisasi anda. Ingat bahwa harga terendah tidak selaluberarti kualitas terbaik.

Periksa dengan pelangganTanyakan pelanggan lain dan lihat apa yang dikatakannya.

Cari tawaran pemasokCari tawaran dari pemasok yang anda anggap paling baik.

Buat pilihanPilih satu satu dari mereka atau lebih untuk urusan anda.

Selenggarakan perbandingan periodikDari waktu ke waktu, periksa pemasok yang ada terhadappemasok lain di pasar untuk memastikan bahwa andamendapatkan manfaat yang terbaik.

Bagaimana mengadakan perbaikan

Tetapkan prosedur yang baikIdentifikasi dan buat daftar semua tugas berbeda yangdikerjakan oleh staf anda. Susun prosedur langkah-demi-langkah untuk masing-masing tugas ini. Pastikan bahwa stafanda setuju bahwa ini cara yang benar untuk mereka lakukan.

Hasilkan petunjuk kerjaHasilkan petunjuk kerja untuk mencakup setiap langkahdalam proses langkah-demi-langkah. Pastikan bahwa stafbekerja sesuai dengan petunjuk kerja ini yang telahdikembangkan dengan persetujuan mereka.

Tinjau kembali dan revisi petunjuk kerjaTinjau kembali secara teratur setiap petunjuk kerja untukmencari cara memperbaiki prosedur. Revisi dan sesuaikan


terus prosedur itu. Jangan mengizinkan perubahan prosedursecara individu atau acak tanpa konsultasi dan persetujuansebelumnya.

Bagaimana caranya untuk tukar pikiran(brainstorm)

Tukar Pikiran adalah proses kelompok yang dipakaiuntuk memperoleh sejumlah besar ide dalam waktusingkat. Proses ini mendorong berpikir kreatif diantara anggota kelompok dengan menawarkan merekauntuk menunda pertimbangan, dengan demikianmendorong untuk bebas berpikir, untuk memikirkansebanyak mungkin ide dan membangun di atas ideorang lain. Para manajer menganggap tukar pikiran(brainstorming) sebagai alat berharga untukmenghasilkan ide yang bagus.

Perkenalkan prosesnyaDengan menggunakan deskripsi di atas, jelaskan pendekatantukar pikiran. Jika tukar pikiran merupakan sesuatu yang barubagi kelompok, mungkin akan bermanfaat untuk melakukanlatihan. Untuk itu, mintalah agar kelompok membahas sebuahsituasi yang tidak biasa. Misalnya “berilah saran untukmeningkatkan jumlah penonton pada pertandingan sepakbolamalam hari.” Tunjuklah seorang pencatat untuk mencatatsemua saran.

Sediakan pedomanSetelah latihan ‘pemanasan’ ini, anda siap untukmemfokuskan pada tugas yang ada. Beritahu kelompokmengenai empat pedoman untuk tukar pikiran yang efektif :(1) mereka harus berpikiran terbuka (tidak ada saran yangboleh ditolak); (2) mereka harus merasa bebas mengutarakanpendapat apapun; (3) semua ide akan diterima; (4) merekamembangun di atas ide orang lain.


Utarakan masalahnyaPastikan bahwa kelompok tersebut mempunyai pemahamanyang jelas mengenai masalahnya. Jika perlu, sediakan waktuuntuk membicarakan masalah tersebut dan doronglah oranglain untuk menyatakan pendapatnya.

Tunjuklah seorang pencatatPencatat akan menuliskan semua ide yang disebutkan. Denganadanya orang lain untuk mencatat sumbangan pemikiran,anda bebas untuk memimpin proses. Sebaiknya menggunakanwhiteboard jika tersedia. Catat semua ide dan beri nomer.Nomer ini akan membuat pembahasan lebih mudah.

Minta ide orangAda banyak cara untuk menangani suatu masalah dan orangharus didorong untuk menawarkan semua kemungkinansolusi yang terpikirkan. Ingatkan terus mengenai masalahnyadan minta cara untuk memecahkannya. Jangan khawatirmengenai diamnya mereka. Beri waktu untuk berpikir.

Perjelas ide yang serupaBila kreatifitas kelompok sudah habis, mintalah peserta untukmengidentifikasi ide yang serupa, mis. “Nomer 4,17 dan 23”.Tuliskan ide baru yang memasukkan butir-butir ini.

Kelompokkan ideIde-ide mungkin akan membentuk tiga kelompok: (1) yangtidak mungkin: yang hampir tidak dapat dilaksanakan; (2)yang kemungkinannya kecil: ide yang sedikit harapan untukdilaksanakan tetapi tidak dapat dicoret sama sekali padatahap ini; (3) yang mungkin: ide yang dapat ditangani danyang harus segera diperhatikan.

Pilih ide terbaikBila anda telah mengenali ‘yang mungkin’ dan menghilangkan‘yang kemungkinannya kecil’, anda dapat memprioritaskanide. Mintalah kelompok untuk memutuskan ide yang palingdapat diterima. Tuliskan pernyataan yang terpilih dalam


huruf besar di depan kelompok. Ini mungkin kombinasi duaide atau lebih. Diskusikanlah.

Kembangkan rencana untuk bertindakAkhirnya, kembangkan rencana yang memungkinkan ide itudapat dilaksanakan.

Mengapa anda harus mengukur

Untuk mengetahui mulai dari manaBila anda mengukur sesuatu —apakah itu penjualan, berapaorang yang mengetahui apa yang dilakukan organisasi anda,atau seberapa baik/buruk moril di antara staf anda— andatelah mendefinisikan titik awal untuk pengukuran di masamendatang.

Untuk mengetahui seberapa banyak anda telahmeningkat

Jika anda tidak mengukur, anda tidak mengetahui apakahtelah mengalami peningkatan atau tidak. Dan anda tidak akanmengetahui seberapa banyak anda meningkat. Anda harusbisa mengukur dan mengerti statistik untuk memahamikinerja organisasi anda.

Untuk mengetahui kinerja andaOrganisasi perlu mengetahui berapa banyak dan seperti apapelanggan mereka dan apa pendapat orang lain mengenaiproduk mereka.


9 • • • • • Kerjasama & Moril

MORIL STAF YANG TINGGI adalah aliran darahorganisasi yang sukses. Karena hal ini mempengaruhikegembiraan, kepercayaan diri dan motivasi staf yangpada gilirannya akan mempengaruhi kualitas kinerjamereka. Manajer yang dapat menaikkan moril stafnyamembantu menciptakan iklim yang kondusif bagitercapainya hasil yang baik.

Bagaimana menjadi manajer yangberkualitas

Bersikap tegas dalam keputusan andaPerilaku tegas berarti membuat penilaian cepat atas suatumasalah atau situasi dengan memeriksa pilihan yang ada,mempertimbangkan konsekuensi yang mungkin dankemudian mengambil tindakan. Pastikan bahwa setiap saatanda memfokuskan diri pada kepentingan organisasi.

Bangun kewenangan andaBanyak manajer seakan lupa bahwa kewenangan diperolehdari rekan dan bawahan. Kewenangan timbul dari pengakuanbahwa anda menghargai sumbangan orang lain dan bahwamereka menghargai dedikasi anda terhadap tugas.

Bangun ketrampilan andaBacalah dan bicarakan sebanyak mungkin mengenai semuaaspek manajemen. Baca mengenai bidang yang anda merasapaling lemah. Pandangan dan pendapat yang berbeda akanmembantu memperluas pengetahuan anda dan membuatanda menjadi manajer yang lebih baik. Usahakan efektifitasdan efisiensi : efektifitas adalah mengupayakan tugas itu benardan efisiensi adalah melakukan tugas tersebut dengan benar.


Pantang menyerah—selesaikan tugas yang sedangdihadapi

Tegaskan kepemimpinan anda secara konsisten menujusasaran, baik sasaran pribadi maupun organisasi. Hasilnyaakan membuat upaya itu berharga. Ingat ungkapan, “ Seorangyang menyerah tidak pernah menang dan seorang pemenangtidak pernah menyerah”. Catatan karir anda dibangun daripenyelesaian tugas-tugas penting dengan sukses. Janganmengorbankan reputasi dengan melompat dari satu tugasyang belum selesai ke tugas lain atau dengan menanganiterlalu banyak tugas.

Usahakan selalu up to dateDengan membaca surat kabar, buku manajemen, penerbitanindustri dan jurnal profesi anda akan mendapat ide baru danakan tetap mengikuti trend terbaru dalam manajemen,teknologi, keuangan, komunikasi dan masalah lain yangpenting bagi manajemen yang baik.

Hindari melakukan terlalu banyak tugassekaligus

Tetapkan prioritas anda sendiri. Buka pintu keluar untukberpikir ketika diminta melakukan sesuatu denganmengatakan “tunggu”, “belum”, “sebentar lagi” atau bahkan“tidak”. Pendekatan ini akan memberi waktu bagi anda untukmemecahkan masalah satu per satu dan menghindari stres.

Dorong perkembangan pribadi orang lainCiptakan lingkungan untuk pertumbuhan, sukses, danpeluang individu. Biarkan orang mengetahui bahwa merekadapat mengharapkan dukungan anda. Tetapi pastikan jugabahwa mereka akan bertanggung jawab sendiri dalammemenuhi kebutuhan pribadi lainnya. Kenali orang-orangyang berdedikasi, kreatif, energik dan loyal. Bekerjalahbersama mereka dan dukunglah mereka. Orang-orang inipada akhirnya akan bertanggung jawab atas sukses organisasianda.


Hidup dengan seimbangAda ungkapan kuno: “Hanya bekerja tanpa bermain membuatJack membosankan”. Anda betul-betul perlu menjalani hidupyang seimbang dan mempunyai minat lain selain bekerja.Mempunyai minat diluar organisasi membuat andamemperluas pengetahuan, minat dan ketrampilan. Inimembuat anda mengikuti dunia luar dan membantu andamenjadi manajer yang lebih baik.

Nikmatilah hidupKesenangan adalah unsur yang perlu dalam hidup. Jika andatidak puas dengan pekerjaan anda, ambil langkah untukmemastikan bahwa anda puas. Belajarlah untukmenempatkan kerugian dan kekalahan di belakang anda danuntuk merayakan sukses anda serta melihat ke depan.

Seorang manajer yang kuat mungkin tidak perlu melihat keluardinding pabriknya atau menyadari kemitraannya dalam dunia

yang lebih luas. Saya sering heran kunyahan aneh apa dimulutnya ketika hari kerjanya telah usai, dan kumpulan

kekayaan pikiran telah lolos dari mereka.

Sir Robert Menzies (1894 - 1978), perdana menteri Australia

Bagaimana membangun semangat tim

Upayakan keharmonisanUsahakan untuk membangun tim dari orang-orang yangharmonis, yaitu orang yang dapat bekerjasama satu sama lain.Seorang yang tidak cocok dapat mengganggu moril dan kerjadari sebuah tim—yang terbaik sekalipun. Bangun tim denganhati-hati terutama bila merekrut orang-orang baru.

Berkonsultasi dengan timBerkonsultasilah secara tetap dengan seluruh tim sebagaikelompok. Berkomunikasi dengan tim secara terbuka danmintalah (dan siap untuk melaksanakan) ide-ide.


Tetapkan target timJelaskan apa yang anda inginkan dari tim. Biarkan timmenetapkan target yang harus dicapai oleh organisasi. Padasaat yang sama, identifikasi orang-orang yang bertanggungjawab untuk masing-masing target, sediakan batas waktu,jamin ketersediaan sumber daya dan buatlah mekanismepemantauan.

Hargailah kinerja baikBeri pujian terhadap kinerja baik sebagai hasil dari upaya tim.Kritiklah jika perlu - tetapi selalu puji prestasi baik.

Pimpin melalui contohBeri contoh yang harus diikuti oleh tim. Sekali-sekalibergabunglah dengan tim untuk mendukung upaya mereka,atau menggantikan anggota tim yang absen. Contoh andaakan membuat orang merasa senang dan membangunsemangat tim.

Apa manfaat bekerja dalam tim

Dukungan dari kelompokMasing-masing orang menyumbang upaya tim, dan setiaporang dapat mengharapkan dukungan dari anggota timlainnya. Ini membuat orang merasa berguna dan dihargai.Dalam tim yang baik, setiap anggota mendukung anggotalainnya, dan semua bekerja menuju hasil bersama.

Spesialisasi tugasSetiap anggota tim akan mengkhususkan diri dalamketrampilan atau tugas tertentu untuk menjamin hasil yangbaik secara keseluruhan. Gabungan berbagai ketrampilan dariseluruh anggota tim akan menghasilkan pekerjaan yang baik.

Kepuasan kerja lebih tinggiBekerja di dalam tim dapat menghasilkan kepuasan kerjauntuk seluruh anggota tim. Hasil upaya bersama biasanyacepat terlihat dan dihargai oleh seluruh anggota tim.


Moril staf meningkatKerjasama yang baik menimbulkan rasa bangga, berprestasi,kesetiakawanan dan moril tinggi.

Adalah mudah - sangat mudah - untuk menggoyahkan rasapercaya diri orang. Memanfaatkan hal itu untuk merusak

semangat orang adalah pekerjaan iblis.

George Bernard Shaw (1856 - 1950), penulis sandiwara Anglo-Irlandia

Apa manfaat moril tinggi

Antusiasme terhadap pekerjaanMoril tinggi menumbuhkan antusiasme dan optimisme. Orangdengan moril tinggi lebih tahan terhadap ketidak beruntungandan kekecewaan. Mereka dapat lebih mudah mengatasikeadaan yang tidak beres. Mereka lebih siap menghadapitantangan dan bekerja lebih konsisten.

Kebanggaan terhadap pekerjaanMoril tinggi menimbulkan kebanggaan terhadap pekerjaanyang dilakukan dengan baik. Orang-orang dengan moriltinggi menghadapi hari kerja dengan semangat tinggi setiaphari, mereka berpandangan positif dan tidak mudah menjadinegatif dan depresi.

Semangat tim lebih tinggiMoril tinggi itu menular. Ini dapat mengangkat organisasi danmendorong semangat tim. Bila orang merasa senang merekaakan bekerja dengan baik.

Dunia bersandar pada kita. Bila kita membungkuk, seluruhdunia seolah-olah melendut.

Eric Hoffer (1902 - 83), ahli filsafat Amerika Serikat


Bagaimana mengenali moril rendah

Berkurangnya ketepatan waktuMoril rendah dapat mengakibatkan hasil yang sangat jelas :orang datang terlambat kerja atau menunjukkan tingkatketidakhadiran yang tinggi.

Berkurangnya antusiasmeOrang-orang tampak tidak berminat terhadap pekerjaannya.Tidak ada semangat tim. Terdapat rasa permusuhan yangsemakin besar atau kerjasama berkurang antara staf.

Komentar negatifStaf menggerutu dan mengeluh. Mereka berbicara negatif,terutama mengenai manajernya.

Kualitas pekerjaan jatuhLebih banyak terjadi kesalahan. Orang lebih ceroboh. Stafseolah-olah tidak perduli bahwa kinerjanya tidak sebaik yangseharusnya dilakukan.

Bunyi tawa seperti kubah dari pura kebahagiaan.

Milan Kundera (1929 -), pengarang Ceko

Bagaimana mengubah moril rendah

Ciptakan tempat dimana orang ingin beradaTempat kerja yang membuat orang merasa senang akanmembantu menyatukan staf dengan tujuan bersama. Cariinformasi apa yang diperlukan oleh staf untuk memperbaikikenyamanan dan produktivitasnya —untuk merasa senang—dan usahakan untuk memenuhi kebutuhan ini.

Layani konteks sosial dari pekerjaanBeri peluang pada staf - dan keluarganya - untuk bergaulsehingga mereka mengenal dan mengerti rekan kerjanya lebihbaik.


Libatkan staf dalam pengambilankeputusan

Beri kesempatan staf yang paling mungkin terpengaruh olehkeputusan untuk terlibat dalam pembuatan keputusan itu.Orang-orang ini akan ‘memiliki’ keputusan itu dan terikatdengan pelaksanaannya.

Dorong identitas timPerlakukan staf sebagai sebuah tim dan dorong orang-oranguntuk melihat diri mereka sebagai anggota tim, Gunakan“kami” sebagai ganti “saya” ketika membicarakan apa yangperlu dilakukan atau apa yang telah tercapai. Dorongpemakaian pernyataan performa seperti “ Kami tim nomersatu” sebagai cara untuk meningkatkan persatuan danidentitas kelompok. Tumbuhkan rasa tanggung jawabbersama di antara staf sehingga kelompok akan menerapkankode kinerjanya sendiri.

Berkomunikasi dengan jelasPastikan bahwa staf yang perlu informasi untuk bekerja secaraefektif, mempunyai informasi yang mereka butuhkan. Morilakan lebih tinggi di tempat kerja yang terbuka, jujur danterinformasi.

Berikan bantuan jika diperlukanSediakan diri anda untuk melatih staf di bidang dimanamereka perlu bantuan. Tawarkan saran untuk meningkatkankinerja. Berikan umpan balik dengan cara yang ramah tetapilangsung.

Tegur seperlunya jika memang dibutuhkanBiarkan staf mengetahui posisi mereka. Jika kinerja burukmemerlukan teguran, berikanlah. Tetapi jangan terpaku padaperilaku negatif. Beritahu orang bahwa anda menghargaimasukannya dan ingin bekerja dengan mereka untukmencapai potensi penuhnya tetapi anda tidak dapatmenerima usaha yang tidak maksimal.


Dorong fleksibilitasAjarkan staf bahwa bila apa yang mereka kerjakan tidakberhasil, mereka harus mencoba pendekatan baru. Fleksibilitasberarti mencoba cara lain agar dapat berhasil.

Akui kinerja yang bagusBerikan pengakuan bila individu dan kelompok mencapaisesuatu yang berharga untuk organisasi. Pengakuan dapatsederhana berupa kata-kata : “Bagus. Anda hebat!” Staf yangpekerjaannya diakui akan terus berprestasi.

Mengapa di luar kantor itu penting

Akui bahwa gaya hidup mempengaruhi gaya kerjaCara hidup dan bermain para pegawai dapat mencerminkankinerja mereka di kantor. Dengan memahami gaya hidup danminat seorang pegawai, anda lebih siap untuk mengelolapegawai itu secara efektif di tempat kerja.

Sadarlah mengenai status di masyarakatNilailah status masing-masing pegawai di masyarakat.Memahami popularitas dan posisi seseorang di luar kantorakan memberi ide yang jelas mengenai cara terbaik untukmenangani orang itu di kantor.

Ketahui masalah pribadiBeberapa pegawai mungkin mempunyai masalah pribadiserius. Anda harus menyadari adanya masalah demikianuntuk mengerti sikap dan perilaku mereka sehingga dapatmemutuskan cara terbaik untuk menangani pegawai itu ditempat kerja.

Tunjukkan perhatian terhadap keluargaTunjukkan perhatian anda terhadap keluarga pegawai dansikap ramah tanpa tampak ikut campur atau usil. Ini biasanyaakan dibalas dengan persahabatan dan usaha yang konsistendari pegawai anda.


Tawarkan bantuan dimana mungkinJika mungkin membantu keluarga seorang pegawai di saatsulit atau keperluan khusus, lakukanlah. Perhatian dankebaikan hati anda akan selalu dihargai dan berakibat padaloyalitas dan komitmen dari pegawai anda.

Mengapa melibatkan diri dengan urusanluar

Meningkatkan kepercayaan diri andaKeterlibatan di dalam urusan industri dan masyarakat akanmeningkatkan kepercayaan diri anda. Semakin banyak andatahu mengenai profesi dan lingkungan tempat tinggal andamelalui keterlibatan dengan orang lain, semakin anda percayadiri dalam pekerjaan anda.

Meningkatkan prospek karierKeterlibatan dalam urusan industri dan masyarakat akanmenambah pengetahuan dan pengalaman anda. Ini akanmemberi dorongan terhadap prospek karier anda. Anda jugaakan menjadi lebih terkenal dan, jika anda manajer yangkompeten, dihormati secara luas oleh rekan anda dan merekayang berada dalam posisi untuk membantu karier anda lebihlanjut.

Mengangkat profil stasiun radio andaJika anda aktif dalam industri dan masyarakat, dan orangmemandang anda sebagai pemimpin, ini dapat membantumengangkat profil organisasi anda dan memperbaiki citranya.

Untuk memahami lingkungan dengan lebih baikDengan melibatkan diri dalam urusan masyarakat, anda aaknlebih memahami orang yang anda hadapi setiap hari. Andaakan mengenal pemimpin masyarakat, berinteraksi denganmereka dan memahami masalah serta aspirasinya. Inimembuat anda semakin mampu menyediakan jenis layanandan produk yang dikehendaki oleh masyarakat.


Masyarakat akan lebih mengenal andaMelalui keterlibatan anda, masyarakat akan lebih mengenalanda. Ini akan menaikkan status anda di masyarakat danmeningkatkan citra dan posisi organisasi anda.

Bagaimana meningkatkan ketrampilananda

Kenali ketrampilan dasarPada tahap awal karier anda, sampai tingkat supervisor,pelatihan sebagian besar berhubungan dengan ketrampilan.Ini kemungkinan meliputi ketrampilan penyiaran radio,teknik, pengetahuan profesional, teknik khusus danketrampilan pribadi. Anda harus mendukung pendidikanformal dengan membaca mengenai penyiaran radio danmendiskusikan pekerjaan anda dengan rekan sejawat danrekan senior. Memperhatikan cara kerja penyiar radio yangbaik dan para manajer juga dapat membantu anda.

Tambahkan ketrampilan manajemenKetika karier anda berkembang dan anda bertanggung jawabuntuk melatih orang lain, penting bahwa ketrampilan dasaranda sudah sedemikian melekatnya sehingga merupakanbagian dari anda. Pada saat yang sama, anda perlumemperoleh ketrampilan supervisi, manajemen danketrampilan yang terkait dengan bisnis yang akan memberipengertian lebih baik mengenai proses manajemen secarakeseluruhan, termasuk pengambilan keputusan danpemecahan masalah.

Perluas pengetahuan andaCarilah informasi terbaru mengenai perkembangan teknologi,peraturan, kebijakan pemerintah, kegiatan pesaing daninformasi lain yang berhubungan dengan organisasi anda danproduk serta jasanya.

Belajar dengan mengamati dan mengerjakanSatu cara yang dipakai orang untuk bekerja dengan baik


adalah dengan mengamati orang lain dengan cermat dandengan ditempatkan dalam situasi yang menantang yangmemerlukan inisiatif serta kepemimpinan. Manajer yangefektif mencari pengalaman belajar untuk memperolehpengetahuan dan berbagai ketrampilan manajerial. Cara yangsangat baik untuk melatih diri anda adalah untuk mencaritugas dan proyek yang penuh tantangan.

Bagaimana menangani stres

Mengerti meditasiBermeditasi untuk waktu yang singkat akan membantu andauntuk menghadapi stres dengan melemaskan badan anda danmenenangkan pikiran. Anda akan merasa segar setelahbermeditasi. Bab ini menerangkan bagaimana melakukannya.

- Pertama-tama, duduk dengan nyaman di kursi anda.Tutup mata anda.

- Mulailah dengan kepala anda dan lanjutkan kebawah badan. Katakan kepada diri sendiri bahwa otot dikepala, bahu dan dada sedang dilemaskan. Ulangi sampaianda merasa otot itu lemas. Pindah ke perut, pinggul, pahaatas dan paha. Beritahu otot-otot itu agar lemas dan ulangisampai anda merasakan otot itu lemas. Lalu pindah ke lengandan betis dan akhirnya ke tangan dan kaki, jari tangan danjari kaki.

- Bila semua otot sudah lemas, bayangkan di pikirananda sebuah taman yang tenang. Taman ini dikelilingi temboktinggi. Matahari bersinar, rumput hijau, ada bunga-bungaindah dan burung yang bernyanyi di atas pohon. Kali kecilyang bening airnya mengalir melalui taman.

- Katakan pada diri sendiri bahwa ini tempat khususbagi anda dimana anda dapat datang kapanpun untukmenghindari segala stres, kecemasan dan ketegangan.Bersantailah dan nikmati waktu anda di taman ini, tempatanda sendiri.

- Katakan pada diri sendiri bahwa pada hitungan tigaanda akan bangun sama sekali, merasa senang dan segar.


Hitunglah: “1,2,3” dan sesi meditasi anda selesai sudah. Andaakan merasa segar kembali. Lakukan rutin ini setiap hariselama 5 - 10 menit dan ini akan menolong anda menanganistres.

Bagaimana untuk mengingat nama

Cari kepastian ketika mendengar pertama kaliJika anda tidak pasti mengenai suatu nama , mintalah orangitu untuk mengulangnya dan, jika perlu, mengejanya. Inimenunjukkan bahwa anda benar-benar berminat dan akanmembantu anda untuk mengingatnya.

Langsung ulangi namanyaJika anda langsung mengulangi namanya (“Senang jumpadengan anda, Martin”), hal ini membantu untukmenyimpannya dalam ingatan anda selain menyenangkanbagi orang yang baru anda kenal. Jika mungkin, sebutkannama itu sedikitnya dua kali lagi selama percakapan awalanda dengan orang itu untuk lebih memperkuat nama itudalam ingatan anda.

Ulangi nama itu dalam pikiranUlangi nama itu beberapa kali kepada diri sendiri. Ini akanmembantu menyimpan nama itu.

TuliskanMenulis nama akan memperkuatnya di dalam pikiran anda.

Hubungkan dengan sesuatuKadang-kadang anda dapat menghubung-hubungkan sesuatuyang akan membantu mengingat sebuah nama. Pikirkan oranglain yang anda kenal yang memiliki nama yang sama. Pikirkanbenda sehari-hari yang akan membantu mengingat nama itu.

Tersedia dengan bebas dan otomatisPerlindungan hak cipta adalah bebas dan otomatis. Materidilindungi dari saat ditulis, di-tape-kan, difilmkan ataudirekam. Biasanya perlindungan berlaku untuk masa 50 tahun


sejak meninggalnya pemilik hak cipta. Pemilik hak cipta dapatmenulis sendiri tanda hak cipta pada karyanya - tidak adaprosedur resmi. Ini hanya terdiri dari tanda Ó, diikuti olehnama pemilik hak cipta dan tahun mulai diterbitkan,misalnya, Ó Philip Charley 1994. Pemilik hak cipta negaraanda dilindungi di banyak negara lain

Ketahui bahwa stasiun anda dapat menjadi pemilikhak cipta

Stasiun radio biasanya pemilik hak cipta dari programnyasendiri. Stasiun juga pemakai materi hak cipta dalampenyampaian programnya.

Bayarlah ongkos untuk memakai materi hak ciptaRoyalti adalah ongkos yang dibayar untuk izin penggunaanmateri yang dilindungi dengan hak cipta. Materi ini dapatberupa karya musik, sastera atau karya seni lainnya. Royaltimemungkinkan pencipta materi ini untuk mendapatkansesuatu dari karyanya. Mungkin ada beberapa hak lain yangberkaitan.

(1) Hak dari pencipta musik untuk mengontrolpertunjukan publik dari karyanya.

(2) Hak dari produsen rekaman untuk mengontrolpenyiaran hasil rekamannya.

(3) Hak dari pencipta atau penerbit untuk mengontrolperekaman karyanya.

(4) Hak dari produsen rekaman untuk mengontrolpenggandaan rekamannya.


10 • • • • • Memuji dan Mengritik

Apa yang terjadi bila anda mengritiksecara destruktif

Hilangnya kepercayaan diriKritik destruktif adalah negatif dan memperkecil upaya staf.Kritik demikian membuat orang merasa tidak dihargai danmerusak kepercayaan diri.

Orang akan berhenti berupayaKritik destruktif akan membuat orang merasa tidak enaksehingga mereka seringkali berhenti mencoba melakukan yangterbaik. Ini adalah karena mereka merasa bahwa banyak yangmereka lakukan akan dikritik dengan cara yang menyakitkan.


Menimbulkan moril rendahKritik destruktif yang terus menerus akan mengakibatkanmoril rendah ketakutan dan staf anda takut bahwa tak adayang mereka kerjakan itu cukup baik untuk lolos dari kritik.

Bagaimana mengritik secara membangun

Hargailah upaya stafTunjukkan respek terhadap upaya yang dilakukan oleh stafuntuk setiap tugas, meskipun terdapat beberapa aspekpekerjaan yang perlu dikoreksi.

Tunjukkan kesabaranBersikap sabar dan sediakan waktu untuk menjelaskankepada staf dimana letak kesalahannya dan menyetujui carauntuk mencegah hal itu terjadi lagi di masa datang.

Jelaskan prosedur yang benarSediakan waktu untuk menjelaskan cara yang benar untukmengerjakan tugas dilakukan dengan salah. Pastikan bahwaorang mengerti sepenuhnya apa yang anda katakan. Jawablahpertanyaan yang timbul dan periksa masalah apa yangdihadapi staf dan tangani masalah itu.

Tawarkan bantuan andaBeritahu orang lain bahwa anda bersedia membantu dengantugas mendatang dimana ada kesulitan atau diperlukannasehat atau bantuan.

Tunjukkan penghargaan andaBerterima kasih kepada staf atas usaha yang dilakukan untuktugas dan tunjukkan bahwa anda menghargai mereka.

Jangan menggunakan kampak untukmenyingkirkan lalat dari dahi teman anda.

Peribahasa Cina


Mengapa pengakuan itu penting

Memberi arahStaf membutuhkan pengakuan secara tetap dari manajerterhadap pekerjaan mereka, agar mereka mengetahui bahwamereka telah melakukan apa yang diharapkan dari mereka.Pengakuan memberi arah, kepuasan dan tujuan yang jelaskepada orang.

Meningkatkan morilPengakuan terhadap pekerjaan membuat staf merasa enak.Ini meningkatkan moril mereka. Mereka merasa telah memberikontribusi dengan cara yang positif dan berharga terhadapjalannya organisasi secara keseluruhan. Ini memperteguhperasaannya bahwa mereka bagian dari tim.

Memperbaiki performaPengakuan membuat kebanyakan orang ingin berupaya lebihkeras. Ini mempertegas kepercayaannya bahwa merekamelakukan pekerjaan yang berharga. Ini membuat merekamerasa dihargai.

Pujian menciptakan teman dan kebenaran menciptakan musuh.

Peribahasa Spanyol.

Bagaimana cara memuji staf anda

Perhatikan performa yang bagusSenantiasa carilah contoh dari performa yang bagus. Mudahuntuk terus menerus tidak melihat pekerjaan yang baik dantidak mengatakan apa- apa. Ketahui bila staf bekerja denganbaik. Dan kemudian katakan pendapat anda.

Memuji staf dengan segeraBegitu anda mendapatkan performa yang benar-benar baik,


langsung beri pujian kepada yang bersangkutan. Janganmenunggu. Pujian yang diberikan sesegera mungkin lebihdihargai dan lebih efektif.

Pujilah secara pribadiPuji staf berhadapan muka. Biarkan mereka melihat bahwaanda puas dengan pekerjaan mereka. Setelah anda memujipegawai anda secara pribadi, tulislah surat penghargaan yangjuga disimpan di arsip atau dikirim ke manajer senior.

Spesifik dan ringkasSampaikanlah kepada staf secara spesifik mengapa anda puas.Jangan secara garis besar; bersikaplah spesifik. Tidak perlulebih lama dari satu atau dua menit untuk memuji performabaik. Ringkaslah. Akhiri dengan mengatakan kepada stafbetapa mereka dihargai sebagai bagian dari organisasi.

Orang yang mengenal orang lain itu pintar;Orang yang mengenal diri sendiri itu mempunjai kearifan.

Lao-Tzu (abad ke 6 SM), filsuf Cina

Bagaimana mendorong staf untuk bekerjalebih pintar

Kembangkan ketrampilan memecahkanmasalah

Bantu staf untuk memecahkan masalah. Ajarilah nilaipendekatan yang sistematik terhadap pekerjaan dan caraberpikir yang lurus dan tidak emosi.

Dorong perencanaanDorong staf untuk merencana segala sesuatu yang akandilakukan. Ajarlah mereka bahwa, dengan merencana,mereka dapat berfokus secara efektif pada tugas. Perencanaanakan menambah arah pada upaya mereka dan menjaminkinerja yang meningkat.


Beri penilaian dan nasehatEvaluasi tugas yang telah diselesaikan oleh staf. Tawarkannasehat. Hal ini akan membuat mereka mampu menilaikualitas performanya sendiri. Maka mereka akan tahu bilamereka bekerja dengan baik dan akan dapat memperbaikikinerjanya.

Setiap tindakan belajar secara sadar memerlukan kemauanuntuk mengalami luka terhadap harga diri seseorang.

Itulah mengapa anak kecil , sebelum mereka sadar akanharga diri mereka, belajar dengan mudah; dan mengapa

orang yang lebih tua, terutama jika sombong atau penting,tidak dapat belajar sama sekali.

Thomas Szasz (1920 - ), psikiater Amerika Serikat

Mengapa dan bagaimana menilai dirisendiri

Hargailah nilai diri andaJika anda mengevaluasi diri secara obyektif (secara adil danjujur), anda mengenal diri sendiri, dapat merasa enakmengenai diri sendiri dan mengetahui dimana perlu lebih baik.Mengetahui nilai diri anda sendiri menenmpatkan anda padaposisi yang kuat karena anda dapat menghargai kelebihananda untuk organisasi.

Analisa kekuatan dan kelemahan andaUntuk menilai diri sendiri, anda perlu menganalisa kekuatandan kelemahan. Anda harus jujur dengan diri anda sendiri.Tuliskan hal-hal yang anda lakukan dengan baik dan hal-halyang perlu ditingkatkan. Lihatlah daftar ini secara tetap.Lakukan sesuatu mengenainya.

Bekerja untuk mengatasi kelemahanBerusahalah dengan sistematis untuk mengatasi kelemahananda. Coba untuk mengubahnya menjadi kekuatan.


Hanya satu sudut dari alam semesta ini yang dapat andapastikan dapat anda perbaiki, dan itu adalah diri anda sendiri.

Aldous Huxley (1894-1963), pengarang Inggris

Bagaimana memperbaiki kinerja anda

Bergaullah dengan orang-orang yang positifAnda tidak akan belajar banyak dari orang negatif. Dalamkenyataan, mereka mungkin ingin melihat anda gagal karenakegagalan anda tidak akan mengancam mereka atau menjadituntutan bagi mereka untuk berubah. Lewatkan waktubersama orang-orang yang positif dan pemenang.

Berpikir secara positifPikiran negatif mempersiapkan anda untuk gagal. Pikirandemikian mudah berkembang dan anda harus menyadarinya.Anda jarang berhasil jika anda percaya bahwa anda akangagal. Bersikaplah positif. Jaga diri terhadap pernyataannegatif seperti, ”Kita selalu melakukannya dengan cara ini”atau “Ini tidak akan berhasil” atau “Saya sudah pernahmelihat ini semua”.

Gunakan penegasanPenegasan adalah pernyataan pendek dan sederhanamengenai elemen perilaku anda yang ingin anda fokuskan.Penegasan dapat dinyatakan secara lisan pada saat anda perlufokus. Misalnya : “Saya dapat melakukan ini kalau saya ingin”

Buat target untuk diri sendiriAnda tidak akan tetap termotivasi kecuali jika mempunyaitarget. Tetapkan target dan uji kemampuan anda dankemampuan staf anda. Target harus benar-benar merupakantantangan tetapi juga harus dapat dicapai.

Rencanakan cara untuk mencapai tujuan andaBeberapa menit membuat rencana sama nilainya denganberhari-hari melaksanakan tanpa rencana. Merencana


memfokuskan pada cara untuk mencapai tujuan dankemudian membantu mengukur apa yang telah dilakukan.

Ikatkan diri pada tujuan andaTuliskan tujuan anda di atas kertas. Sering peringatkan dirimengenai tujuan anda. Jangan curang terhadap tujuan anda.

Tujuan anda menjadi milik bersamaJelaskan tujuan anda kepada orang-orang yang akandipengaruhi olehnya. Tanyakan orang lain apakah merekadapat membantu dengan cara apapun untuk mencapai tujuananda. Dengan membagi rencana anda dengan orang lain,anda juga mengikatkan diri anda secara publik.

Catat kemajuan terhadap tujuan andaTinjau kembali secara tetap bagaimana anda mengalamikemajuan menuju tujuan anda. Penyimpangan akan lebihmudah dikoreksi.

Mengapa anda harus melakukan penilaianstaf

Salah satu tugas manajemen yang tersulit adalahuntuk menilai staf atau mengadakan peninjauankinerja. Ini mungkin karena kebanyakan dari kita tidaksuka mengritik orang di depan orang itu sendiri. Tetapiada alasan yang baik untuk menilai staf: termasukperlunya memaksimalkan kinerja, mengidentifikasikebutuhan pelatihan, menyediakan data untukpeninjauan gaji dan promosi, dan menetapkan targetuntuk masa mendatang. Tinjauan ini, jikadiselenggarakan dengan benar, dapat pulamemperbaiki pengertian antara supervisor danstafnya.

Kenali staf anda secara menyeluruhAnda perlu mengetahui kekuatan, kelemahan, ketrampilandan keperluan dari masing-masing anggota staf anda.


Staf harus mengerti kekuatan dan kelemahannyaStaf juga perlu mengetahui kekuatan dan kelemahan merekakarena anda dan mereka harus bekerjasama untukmembangun kekuatan dan menghapus kelemahan.

Bekerja untuk mengatasi kelemahanBerencana dan bekerja untuk menghilangkan kelemahanmelalui dorongan dan pelatihan. Dengan meningkatkanketrampilan staf anda, anda akan memperbaiki moril danefisiensi di dalam organisasi.

Bagaimana membangun sistem penilaian

Lakukan penilaian secara tetapPenilaian dapat dilangsungkan tiap tahun, enam bulan sekaliatau lebih sering. Penilaian tidak boleh dilakukan kurang darisekali setahun. Faktor yang dinilai - terutama kelemahan -harus dibahas dengan staf secara lebih teratur. Ini dapatmemberi kesempatan kepada mereka untuk menanggapi kritikdengan memperbaiki kinerja mereka.

Sediakan kesempatan bagi staf untuk menanggapiBeberapa sistem penilaian memungkinkan pegawai untukmenilai supervisornya selain dirinya sendiri. Sistem anda tidakperlu sejauh ini, tetapi harus memberi kesempatan bagi stafuntuk menanggapi dan merespons terhadap penilaianmereka.

Libatkan supervisor langsung dalam penilaianAnda harus melibatkan supervisor langsung dalammelakukan penilaian stafnya. Sebagai manajer, anda akanmenilai bawahan anda tetapi anda mungkin terlibat dalammenilai staf lain.

Tangani masalah sewaktu timbulBeri penilaian secara kontinu dan dengan cara santai. Cobalahmenangani masalah ketika muncul. Hindari menyimpan


pujian atau kritik sampai penilaian berikut. Anda akanmenghindari kekesalan yang sering terasa pada peninjauantahunan resmi.

Kita tidak pernah berhenti menyelidiki. Kita tak pernah puasbahwa kita tahu cukup banyak untuk bertahan. Setiap

pertanyaan yang kita jawab menuju ke pertanyaan lain.Ini telah menjadi cara bertahan yang paling utama dari

spesies kita.

Desmond Morris (1928 - ), antropolog Inggris

Bagaimana melakukan wawancarapenilaian

Ajukan pertanyaan yang tepatAjukan pertanyaan untuk menguji pengetahuan mengenaitugas dan untuk menentukan derajat keahlian dalammenangani berbagai tugas dan masalah dalam pekerjaan.

Bersikap realistis dan obyektifDiskusikan kekuatan dan kelemahan secara obyektif. Janganbereaksi berlebih terhadap hal baik maupun buruk.

Buat komentar yang spesifikBuat komentar yang spesifik dan beri gambaran mengenaikritik yang anda sampaikan dengan contoh nyata. Dimanamungkin, tunjukkan apa yang seharusnya dilakukan.

Carilah perubahan positifSelama wawancara berlangsung, bersikap terbuka terhadapkemungkinan bahwa tugas itu harus diubah sedemikian rupauntuk mendapat kinerja yang lebih baik.

Ubahlah administrasi, jika perluGanti formulir penilaian jika tidak sesuai dengan orangnya.Sesuaikan hal-hal administratif dengan orangnya, bukansebaliknya.


Ingat tujuan dari penilaianTujuan dari penilaian adalah untuk memotivasi danmemperbaiki staf anda dan menjamin bahwa gaji dan promosiditentukan atas dasar rasionalitas.

Bagaimana memastikan bahwa penilaianmenguntungkan staf

Fokuskan penilaianPastikan bahwa pegawai mengerti aturan dasar danmetodologi proses penilaian —bahwa ini didesain untukmemperbaiki performa dan bukan untuk mengritiknya.Pastikan bahwa anda memfokuskan penilaian terhadapperbaikan kelemahan.

Bersikap positifPastikan bahwa penilaian itu positif, dan bukan negatif.Tekankan aspek positif dari performa pegawai.

Cocokkan tujuan karierCocokkan penilaian dengan tujuan karier pegawai itu danaspirasinya. Ini akan menjamin bahwa setiap penilaian berartidan membantu setiap pegawai.

Tindak lanjuti secara teraturBuka kesempatan bagi tindak lanjut secara teratur. Ingat,penilaian seharusnya bukan peristiwa tahunan melainkanperistiwa tetap.

Bagaimana memberitahukan penilaianyang buruk

Manajer perlu mempunyai kemampuan memilih saatyang tepat untuk menyampaikan kabar buruk kepadastaf —misalnya ketidakberhasilan mendapatkanpromosi atau ditolaknya usulan proyek besar. Untuk


membantu pegawai menghadapi kabar buruk,pikirkan hal berikut.

Akhir hari kerja - waktu yang baikJika pegawai itu adalah orang yang akan banyak menggerutukepada rekan-rekannya, akhir hari kerja mungkin saat yangbaik untuk mengabarinya. Ini merupakan saat yang baik pulajika pegawai itu perlu memikirkan pilihan yang andasampaikan.

Akhir hari kerja - bukan waktu yang baikJika tidak banyak yang dapat dilakukan oleh pegawai itumengenai kabar buruk yang disampaikan, maka akhir harikerja bukan saat yang tepat untuk memberitahukannya.Mungkin kurang tepat untuk mengirim pegawai itu pulanguntuk merenungkan kabar buruk itu.

Jumat sore - waktu yang baikDengan cara ini, anda dapat menghindari membawa pulangmasalah orang lain untuk merusak akhir pekan anda. Inidapat menimbulkan ketegangan bagi anda dan keluarga.

Jumat sore - bukan waktu baikJumat sore pada mulanya tampak seperti saat yang baik untukmengabari berita buruk. Tetapi, tergantung beritanya. Inimenambah kesempatan bagi pegawai untuk merenungkanmasalahnya dan mungkin membuat masalah itu lebih burukdaripada sesungguhnya.

Waktu makan siang - bukan waktu yang baikMakan siang kemungkinan bukan waktu yang baik karenaini waktu pegawai dan mungkin akan menjengkelkan jikaanda menyelanya.

Ketika anda terburu-buru - bukan waktu yang baikMengabari berita buruk dapat merupakan pengalaman yangemosional bagi kedua pihak. Ini memerlukan perhatian penuhanda, jadi anda harus mempunyai cukup waktu untukmenjelaskan dan bertindak dengan kepekaan.


Awal hari kerja - waktu yang baikBanyak manajer percaya bahwa waktu terbaik untukmengritik atau menyampaikan berita buruk adalah padapermulaan hari kerja. Ini memberi waktu bagi pegawai untukmemikirkannya dan kesempatan untuk diskusi lagi. Selain itu,hubungan normal sepanjang sisa hari itu akan membantumenstabilkan situasi dan mendinginkan rasa kesal apapunpada pegawai itu.

Pertimbangkan beban kerja pegawaiJangan menyampaikan berita buruk di saat seorang pegawaiharus menghadapi tantangan kerja yang berat.

Bagaimana menulis referensi yangberguna

Anda dapat menyetujui untuk bertindak sebagaipemberi referensi hanya jika anda merasa dapatmeningkatkan prospek karier seseorang. Dengan katalain, jika anda merasa dapat menulis atau memberikomentar yang baik dan konstruktif mengenaikemampuan, sikap dan karakter dari orang ituberdasarkan pengalaman anda. Jika anda merasa tidakada sesuatupun yang baik yang dapat anda katakan,jangan bertindak sebagai pemberi referensi.

Periksa arsipPeriksa arsip yang relevan dan perhatikan detail ini: tanggalmulai bekerja di organisasi; posisi yang dijabat; prestasi yangharus diikutsertakan sebagai bagian catatan; tanggalmeninggalkan organisasi anda.

Uraikan kemampuan dalam berbagai tugasTulis mengenai kemampuan orang itu dalam melakukanberbagai tugas.

Sebutkan sikap dan kepribadianBerikan informasi mengenai sikap terhadap pekerjaan dan


sifat pribadi seperti kesetiaan, ketekunan, integritas, kejujuran,ketepatan waktu, kemampuan untuk bekerja keras.

Bagaimana hubungan dengan orang lainTunjukkan bagaimana orang itu bergaul dengan anggota laindari tim dan bekerja sebagai anggota tim.

Tekankan prestasi khususSebutkan prestasi khusus atau yang patut dicatat yang dapatmenarik perhatian seorang calon majikan.

Tawarkan untuk menambah tanggapanAnda dapat mengakhiri referensi dengan menawarkan untukmemperluas komentar anda jika orang yang membacareferensi ingin menghubungi anda.

Harus sesuai kenyataanPastikan bahwa anda berkata yang benar dan tidakmembesarkan dan memberi kesan bohong mengenaikemampuan atau karakter seseorang.

Jelaskan bahwa ini merupakan pendapatJika anda menyatakan pendapat anda, jelaskan bahwa inimerupakan pendapat anda. Gunakan istilah seperti : “Menurut pendapat saya, ia....”, “pengalaman sayamemperlihatkan bahwa ia ......”


11 • • • • • Disiplin & Pemberhentian

Bagaimana caranya untuk menerapkandisiplin - langkah pertama

Adakan pertemuanBila seorang pegawai melakukan sesuatu yang salah, halpertama yang harus dilakukan adalah memanggil pegawaiitu ke ruangan anda, menutup pintu dan membicarakanmasalahnya secara bertatap muka. Ini harus segera dilakukanbegitu anda mengetahui ada masalah.

Nyatakan kekecewaan andaBeritahu pegawai bahwa anda tidak senang mengenai apayang telah dilakukannya dan bahwa anda kecewa mengenaiperilakunya.

Mintalah penjelasanKemudian mintalah penjelasan. Bersikaplah adil dalampenilaian anda.

Berikan teguran singkatLakukan ini hanya jika perlu. Peringatkan pegawai itumengenai konsekuensi dari pengulangan perilaku macam itu.Biarkan teguran itu singkat dan terarah. Sarankan bagaimanapegawai itu dapat memperbaiki keadaan, jika ini perlu.

Akhiri dengan nada positifAkhiri diskusi dengan menegaskan bahwa anda percaya padapegawai itu. Katakan bahwa anda mengritik perilaku yangmengecewakan anda. Katakan bahwa anda yakin perilakuitu akan diperbaiki di masa datang dan bahwa anda masihpercaya terhadap orang itu.


Bagaimana menerapkan disiplin - langkahkedua

Tulislah memoJika anda khawatir bahwa perilaku telah memburuk terusmenerus, lakukan langkah kedua. Disini, selain diskusiberhadapan muka [lihat Langkah 1], anda harus membuatdaftar pelanggarannya di sebuah memo. Berikan memoaslinya kepada pegawai itu dan nasehati mengenaikonsekuensi dari perilaku buruk yang terus menerus.

Simpan memo di arsipSimpan salinan memo di arsip pribadi pegawai itu. Dengancara ini —setelah waktu tertentu jika perilaku itu tidakmembaik— anda dapat mengutip sederet kasus pelanggaran.Ini dapat merupakan bukti jika anda perlu mengambiltindakan untuk memecat pegawai itu.

Bagaimana menerapkan disiplin - langkahketiga

Ambil tindakan disipliner resmiJika berhadapan muka dan tindakan tertulis tidak berhasil,maka anda harus memulai proses tindakan resmi sesuaiperaturan organisasi anda.

Perubahan berarti gerakan. Gerakan berarti friksi. Hanya didalam ruang hampa tanpa friksi dari sebuah dunia abstrak yangnihil maka gerakan atau perubahan dapat terjadi tanpa gesekan

konflik yang abrasif itu.

Saul Alinsky (1909-72), radikalis Amerika Serikat


Bagaimana menangani konflik

Bicaralah kepada masing-masing orangsecara terpisah

Panggil masing-masing pegawai secara terpisah ke kantoranda dan mintalah mereka untuk membicarakan masalahnyadari sisi masing-masing. Jangan memberi tanggapan kecualikomentar umum mengenai bagaimana anda ingin orangbekerjasama sebagai tim yang kompak.

Bicaralah kepada staf bersama-samaPanggil pegawai ke kantor anda untuk membicarakanmasalahnya bersama- sama. Karena anda telah mendengarcerita masing pihak, anda seharusnya mengerti persoalannyadan dapat menolong memecahkannya melalui diskusi terbuka.

Pisahkan pegawai jika perluJika konflik kepribadian berlanjut, pertimbangkan untukmemisahkan kedua pegawai sehingga lebih sedikitberhubungan satu sama lain. Jika ini belum cukup, mungkinperlu sebuah tindakan disipliner.

Bagaimana menangani pelanggaran

Bersiaplah untuk menjadi kritisManajer selalu harus turut campur di dalam situasi dimanastaf menyebabkan konflik. Kritik dapat tidak menyenangkandan perlu ditangani secara sensitif. Manajer perlu mengkritikperilaku dengan maksud memperbaikinya, bukanmemperburuk keadaan.

Mengerti mengapa anda menjadi kritisSebelum anda mengeritik seorang pegawai, pikirkan alasansebenarnya kritik itu dan pastikan bahwa kritik itu dapatdibenarkan. Misalnya, pikirkan apakah anda mengritik untukmemotivasi pegawai agar bekerja lebih baik, untukmemperbaiki perilaku, untuk mengurangi agresivitas atau


karena anda ingin melampiaskan diri. Setelah memikirkansecara jelas, anda akan mempunyai tujuan yang jelas untukdilaksanakan.

Langsung ke inti masalahSebelum pertemuan, selidiki apa yang salah dan apa yangsebenarnya terjadi. Anda tidak ingin menyalahkan orang yangkeliru. Mungkin ada orang lain yang turut bertanggung jawab.

Bersikap spesifik dalam mengkritikJangan menggarisbesarkan atau mengaburkan. Kumpulkanfakta dan bukti. Jika anda melakukan ini, kritik anda akanlebih meyakinkan dan pegawai akan lebih dapat menerimakritik. Ini berarti bahwa anda akan lebih dapat menemukanpemecahan.

Nyatakan pendapat andaUngkapkan semua informasi yang relevan terhadap kritik.Ambil pendekatan yang masih menyisakan ruang untukberdiskusi. Pakailah kata-kata seperti : “Menurut saya...,”“Saya merasa bahwa...” atau “Kedengarannya seperti....”

Kritiklah tindakan bukan orangSerangan terhadap pribadi membuat orang defensif danmakin tidak mau menerima tanggung jawab. Bila andamengutip fakta, anda harus memfokus pada fakta itu danbukan pada orangnya. Dengan cara ini, pegawai anda akanlebih dapat menerima apa yang anda sampaikan. Janganmengritik orang mengenai hal-hal yang berhubungan dengankehidupan pribadi kecuali jika ini berdampak langsungterhadap organisasi. Selalu khususkan pada pekerjaan dansituasi.

Jelaskan harapan andaPastikan bahwa pegawai mengetahui apa yang diharapkansebagai akibat kritik anda. Beritahu orang itu apa harapananda. Cari respons mengenai bagaimana pegawai akanbertindak sejak saat itu.


Bicarakan langkah selanjutnyaJangan membuat orang itu bingung mengenai tindakan apayang diperlukan. Agar kritik anda dapat menghasilkanperbaikan, anda perlu mendiskusikan apa yang harusdilakukan untuk memperbaiki situasi.

Sediakan dukunganMenawarkan dukungan adalah cara untuk membangunkembali kepercayaan anda pada orang itu dankepercayaannya pada anda. Anda harus selalu ada biladiperlukan. Jangan mengungkit masalah itu kecuali jikadiminta oleh pegawai.

Apa yang harus dilakukan jika melibatkanpolisi

Serahkan masalah yang serius kepada polisiJika suatu masalah cukup serius, anda mungkin perlumenyerahkan kepada polisi. Jangan mencoba menanganinyasendiri. Sebagai seorang manajer, anda perlu mengenal polisidi wilayah anda.

Bekerjasama dengan polisiBila melibatkan polisi, anda perlu bekerja sama penuh denganmereka.

Dapatkan nasehat terbaikJika terlibat dengan polisi, pastikan bahwa staf anda mendapatnasehat terbaik. Bantu dengan cara apapun dan bersikapmendukung sejauh mungkin, menurut keadaannya.

Bantulah anggota keluarga yang lainBeri perhatian kepada anggota keluarga dari orang yangbersangkutan. Lakukan sedapatnya untuk menolong keluargaitu.

Pertimbangkan mediaPikirkan secara hati-hati bagaimana media harus ditangani.


Pertimbangkan dampaknya terhadap organisasi anda danlakukan sedapat mungkin untuk meminimalkannya.

Bila kita saling meminta dan memberi nasehat kita mengurangijumlah musuh kita.

Khalil Gibran (1883-1931), penulis Lebanon

Bagaimana menasehati pegawai

Berkomunikasi secara efektifAda banyak kesempatan dimana manajer perlumendiskusikan masalah seorang pegawai. Anda mungkinharus memberi nasehat mengenai bagaimana seseorang dapatmeningkatkan efisiensi pribadi atau menangani situasi yangpenuh ketegangan. Menasehati dengan baik adalah kombinasidari memberi perhatian penuh terhadap orang itu danmempunyai teknik pemecahan masalah yang baik.

Ketahui cara untuk mendengarkanDengarkan dengan penuh perhatian bila orangmembicarakan masalahnya. Banyak orang terbantu untukmenyelesaikan masalahnya hanya dengan membicarakannyakepada orang lain.

Beri pengertianEmpati adalah kemampuan untuk mengerti perasaan orangyang anda nasehati. Ini bukan berarti bahwa anda tidak bolehberterus terang kepada mereka atau menanyakan pertanyaanyang sulit. Bersikap positif dan konstruktif. Jika stafmendatangi anda dengan masalah, mereka tidak ingin merasatelah membuang waktu mereka dan waktu anda. Meskipunanda tidak dapat memecahkan masalah, sikap yang bijaksanadan peka akan membangkitan kepercayaan orang danmembantu mereka untuk menghadapi masalah itu.


Bagaimana menghibur pegawai yangterkena musibah

Kematian anggota keluarga dekat atau berita tentangpenyakit serius di kalangan keluarga dekat dapatmenjadi sumber penderitaan fisik dan emosi. Performakerja sering terpengaruh. Dengan memberi dukungan,manajer dapat membantu pegawai melalui masa yangsuli dan, sebagai gantinya, dapat menerima kesetiaanpegawai kepada organisasi dan komitmen kepadapekerjaan.

Diskusikan krisis itu secara pribadiPenting bahwa pegawai itu merasa nyaman dan dapatberbicara secara terbuka dan terus terang kepadaanda.Pilihlah tempat yang nyaman dan tenang untukpembicaraan itu.

Beri pengertianSelalu dengarkan dengan penuh perhatian. Ulangi dancerminkan emosi yang diungkapkan kepada anda. Berikankesempatan pada pegawai untuk menyatakan di depan anda, emosi yang terpendam seperti marah, sedih dan takut.Pengertian akan menumbuhkan keterbukaan dankepercayaan.

Beri anjuran mengenai bantuan yang tersediaAnjurkan pegawai anda menemui penasehat atau badanpembimbing jika ada lembaga semacam itu di stasiun anda.Beri petunjuk mengenai kebijakan stasiun anda mengenai cutikhusus.

Gunakan kata-kata yang tepatPegawai itu mungkin ingin melakukan sendiri seluruhpercakapan itu. Doronglah hal ini dan jawab secara singkatsaja dan langsung ke intinya. “Lupakan pekerjaan andasementara sedang cuti - kami akan melakukannya” atau“Adakah yang harus dikerjakan yang dapat saya lakukan”


atau “Dapatkah saya menelponkan seseorang untuk anda?”Mungkin hanya ini saja yang pegawai ingin dengar dari anda.

Cari laporan kemajuanTunjukkan dukungan dan perhatian anda denganmenanyakan bagaimana kabarnya dan bagaimana pegawaimenghadapinya. Tanyakan bagaimana pegawai itumenangani pekerjaan dan ambil langkah yang perlu untukmembantu masalah di bidang ini.

Jangan takut untuk membicarakan masalahnyaKapanpun ada kesempatan, bicarakan masalahnya. Pegawaiyang berduka sering lebih menghendaki masalahnyadibicarakan daripada menghindari topik itu di tempat kerja.Dengarkan cerita mengenai masalahnya meskipun andapernah mendengarnya.

Usahakan pegawai lain mengetahuiDalam batas-batas yang wajar, usahakan agar staf lainmengetahui. Mereka juga dapat memberi dukungan yangberguna bagi anggota staf itu.

Tangisan mungkin bertahan semalam, tetapi kegembiraandatang di pagi hari.

Injil Hibrani , Psalms 30:45

Bagaimana menjamin bahwa staf menaatiperaturan

Pastikan bahwa staf mengetahui peraturanAnda harus cukup mengenal peraturan dan kebijakanorganisasi dan anda harus menjamin bahwa para pegawaimengetahui dan memahaminya pula.

Cari faktanya dahuluSebelum anda menindak, anda harus pasti mengenai apayang terjadi, kapan, bagaimana dan apa konsekuensinya.


Jangan sekali-kali membuat keputusan yang tergesa-gesatanpa mengetahui fakta lengkap dari kejadian itu. Ketahuirekor lama dari pegawai itu dan cari informasi bagaimanasituasi yang serupa ditangani di masa lalu.

Tidak bijaksana untuk melanggar peraturan sampai andamengetahui bagaimana menaatinya.

T.S. Eliot (1888-1965), pujangga Anglo-Amerika

Jelaskan tindakan andaDalam mengangkat sebuah masalah disiplin, staf harus tahubahwa anda ingin bersikap adil dan cermat dalam tindakandan keputusan.

Harus tegas, adil dan konsistenKonsisten berarti bahwa dalam situasi dan kondisi yang sama,akan digunakan jenis teguran yang sama . Pastikan bahwahukuman sesuai dengan pelanggaran. Ingat, disiplin tidakdimaksudkan untuk membalas; melainkan harus bersifatmembangun.

Pelihara kontrolJangan kehilangan kontrol terhadap situasi itu. Pastikanbahwa semua pihak sudah berkepala dingin sebelummendiskusikan atau mengambil tindakan disiplin. Jika andasendiri merasa emosional, tundalah konfrontasi sampai andasiap.

Tindakan disiplin secara pribadiHindari kemungkinan konfrontasi terbuka. Temui pegawaiitu secara pribadi. Menegur seseorang di muka umum itumemalukan, ini dapat membuat masalahnya makin buruk danmenciptakan kedongkolan terhadap anda dari orang yangditegur dan dari staf lainnya.

Bertindak tegasKewenangan untuk mengambil tindakan disiplin adalah


tanggung jawab manajemen yang serius. Oleh karena itu,harus dianggap serius. Kumpulkan fakta, pertimbangkan danbertindaklah tegas. Jika anda tidak mengambil tindakan,wewenang anda akan rusak. Ini akan merugikan organisasianda dan mungkin menimbulkan masalah moril.

Pelihara wibawa pegawaiTidak menyenangkan untuk didisiplin. Ini dapat menyebabkanmasalah jangka panjang berupa retaknya hubungan. Pastikanbahwa hubungan kerja dengan pegawai itu tidak rusak.Hindari keadaan yang memalukan dan tidak menyenangkan.Kritiklah perilaku dan bukan pribadi. Perlakukan pegawaiitu sebagai orang dewasa.

Akhiri pembahasan itu secara positifTujuan dari tindakan disiplin adalah untuk mendidik, bukanmenghukum. Selalu akhiri teguran anda dengan menyatakananda percaya bahwa pegawai akan melakukan perubahanyang diperlukan dan bahwa keadaan akan mengalamikemajuan di masa datang.

Berikan tindak lanjutSetelah beberapa hari, tindak lanjuti teguran anda denganmengobrol secara santai dan ramah dengan pegawai itu.Tanyakan bagaimana keadaannya dan tunjukkan bahwahubungan anda sudah baik.

Bagaimana menyelidiki masalahpemberhentian

Cari semua faktanyaUngkapkan fakta dengan berbicara kepada semua orang yangterlibat.

Siapkan sebuah laporanSiapkan laporan tertulis mengenai masalah itu. Tunjukkanlaporan ini kepada pegawai dan minta tanggapan. Jika perlu,modifikasi laporannya.


Serahkan laporanBerikan laporan itu kepada orang yang akan mengambilkeputusan pemberhentian.

Bagaimana untuk memutuskan biladiperlukan pemberhentian

Meskipun sebagian besar pegawai mengikuti instruksidan memenuhi peraturan organisasi, adakalanyamanajer diminta untuk mengambil tindakan disiplinyang serius terhadap seorang anggota staf yangmenyimpang. Kadang-kadang ini meliputipemberhentian.

Habiskan semua pilihan lainTingkatan dari tindakan disiplin mulai dengan teguran singkatsecara lisan dan meningkat ke pemberian saran danperingatan tertulis. Hanya bila ini sudah gagal harusdipertimbangkan menghentikan seorang pegawai.

Pertimbangkan perjalanan karierPeriksa arsip pribadi pegawai itu. Pemberhentian biasanyaakibat masalah yang telah menumpuk sepanjang waktutertentu. Anda mungkin menemukan bukti yang akan menjadiacuan pada pengambilan keputusan apakah diberhentikanatau tidak.

Periksa untuk presedenPeriksa kasus terdahulu yang serupa di organisasi anda. Telitiapa yang terjadi pada situasi demikian. Pegawai lain mungkintelah melakukan pelanggaran yang sama terhadap peraturan.Apa yang terjadi dalam kasus itu?

Fakta anda harus pastiPastikan bahwa faktanya sudah benar sebelummemberhentikan seorang pegawai. Skorsing dari pekerjaanselama beberapa hari mungkin merupakan tindakan yangbijaksana, sementara anda memeriksa faktanya. Jika anda


yakin bahwa anda melakukan hal yang benar, lanjutkandengan wawancara pemberhentian.

Minta saran atasanBicarakan alasan untuk usul pemberhentian dengan atasananda dan jelaskan mengapa anda bermaksud mengambiltindakan ini. Mintalah nasehat mengenai bagaimana situasiini harus ditangani. Sebelum melanjutkan, pastikan bahwaatasan anda mendukung apa yang anda rencanakan.

Bagaimana melangsungkan wawancarapemberhentian

Pilih lokasi yang sesuaiAdakan wawancara di lokasi dimana privasi pegawaiterjamin itu dan tidak ada gangguan terhadap kegiatannormal organisasi.

Sampaikan berita itu pada saat yang tepatPegawai biasanya diberhentikan pada hari Jumat. Ini tidakselalu waktu yang tepat. Pikirkan dengan baik pilihan waktuyang tepat. [Lihat pula BAGAIMANA MEMBERITAHUMENGENAI PENILAIAN BURUK halaman]

Jaga wibawa orang ituCari jalan untuk memungkinkan orang itu pergi secaraterhormat. Tawarkan kesempatan untuk mengundurkan diritetapi anda harus siap untuk memberhentikan. Beri dukungansebanyak mungkin.

Periksa situasi hukumJika perlu, konsultasikan dengan kantor pusat atau pengacarauntuk memastikan bahwa anda memenuhi syarat waktupemberitahuan, persyaratan legal dan serikat pekerja danmenghindari perkara pengadilan untuk pemberhentian yangtidak adil.


Tetap tenangJangan sekali-kali memecat seorang pegawai ketika andasedang marah. Sediakan waktu untuk memikirkan situasi danbertindak dengan kepala dingin setiap saat.

Tunjukkan simpati andaPemberhentian biasanya merupakan pengalaman penuhtrauma bagi seorang pegawai. Setelah anda membuatkeputusan, bersikap simpatik namun tegas. Beri anjuranmengenai hal-hal seperti rapel, tunjangan libur, pensiun dantunjangan lain yang merupakan hak pegawai.

Umumkan tindakan anda kepada stafSegera setelah pemberhentian, umumkan rapat bagi staf yangrelevan dan jelaskan apa yang anda lakukan dan, secara garisbesar, mengapa. Bersikaplah bijaksana mengenai masalahyang bersifat pribadi.

Dokumentasikan kasus ituDalam hal perselisihan - yang mungkin berbentuk tindakanhukum - pastikan bahwa anda membuat catatan tertulismengenai semua informasi yang relevan mengenaipemberhentian pada saat itu.

Kemarahan adalah ketidakwarasan sementara.

Horace (65-8 SM), pujangga Roma

Bagaimana menangani kemarahan dankesedihan

Kadang-kadang bila anda berada dalam situasi yangagresif dengan seorang rekan, anda mungkinmengalami kesulitan untuk tetap tenang. Berikut initerdapat beberapa saran untuk membantu andamenangani keadaan emosi anda sendiri.


Tunjukkan emosi andaTidak usah berusaha menyembunyikan perasaan tidak enakatau marah. Kemungkinan anda mengkomunikasikan agresimelalui bahasa tubuh. Pendekatan terbaik bagi kedua pihakialah untuk mengungkapkan emosi dengan jujur dan terbuka.

Bernapas dalam-dalam dan hitung sampai sepuluhBila anda merasa hendak menanggapi dengan marah, cobalahcara kuno ini. Caranya sederhana tapi dapat berhasil. Menariknapas dalam dapat membantu melemaskan badan anda.Pause yang lama ini memberi kesempatan untuk membacasituasi dan bertindak dengan akal sehat, sehingga tidak terjaditanggapan instinktif yang tidak rasional.

Tunda pertemuan ituJika anda merasa akan terlibat dalam situasi yang memburuk,dan tidak ada lagi yang dapat dilakukan, tundalah pertemuanuntuk beberapa menit. Katakan sesuatu seperti, “Saya rasasaya perlu istirahat sebentar. Kita akan meneruskan dalamlima menit”.

Pergilah berjalan kakiMungkin lebih mudah untuk membicarakan hal-hal yang sulitketika sedang berjalan kaki. Ini dapat pula memecahkanpersoalan mengenai apa yang harus dilakukan dengan tangananda dan kesulitan apapun yang ada dengan kontak mata.

Beralih dari isi ke prosesIsi adalah topik pembahasan yang dilakukan; proses adalahcara melakukan pembahasan itu. Ketika tidak ada kemajuandengan isi, sering karena proses tidak berjalan. Cobalahmenegosiasi proses yang lebih baik. Anda dapat mengatakan“ Kita tidak sampai dimanapun - dapatkah kita usahakancara lain untuk melakukannya?”

Sertakan pihak ketiga yang terpercayaSering situasi mereda ketika ada pihak ketiga, terutamaseseorang yang dipercaya dan dihormati oleh kedua pihak.


Bagaimana menangani orang yang marah

Pahami bahwa kemarahan itu manusiawiKita semua menjadi marah, kesal dan jengkel dari waktu kewaktu. Bila lebih dari satu orang bersikap demikian akantimbul masalah. Seni menangani orang yang marah dengancara yang tenang adalah aset penting bagi siapapun yangmenjadi manajer.

Usahakan orangnya duduk dengan nyamanKalau bisa, buat orang yang marah merasa rileks. Janganmenjadi marah atau menunjukkan kemarahan sendiri.Tetaplah tenang.

Dengarkan apa yang dikatakan orang ituYakinkan orang itu mengenai perhatian anda dan mintalahkepadanya untuk membicarakan masalahnya. Janganmenginterupsi. Dengan membiarkan orang tersebutmembicarakan masalahnya, anda telah membantumendinginkan situasi.

Ringkaskan situasi menurut persepsi andaUngkapkan fakta sebagaimana anda memahaminya, denganse-obyektif dan setenang mungkin. Jangan agresif dan defensif.Ini akan lebih mengecilkan persoalannya.

Identifikasi pilihannyaJika tidak tampak ada solusi yang benar atau salah terhadappersoalan itu, buat daftar solusi yang adil. Diskusikan inidengan orang yang dilanggar.

Selidiki pilihannya dan tetapkan penyelesaianMintalah kerjasama untuk mencapai suatu pertimbanganyang wajar mengenai pilihannya. Berusahalah untukmendapatkan solusi yang adil dan merata.


Menyalahkan secara adilJika anda atau organisasi anda harus disalahkan, akuilah.Minta maaf dan yakinkan orang itu bahwa hal ini tidak akanterjadi lagi. Jika orang yang dilanggar ternyata bersalah,tegaskan hal ini. Jika ada orang lain yang terlibat, nyatakanmaksud anda untuk mengumpulkan informasi lebih lanjutsebelum mengambil tindakan. Yang penting, tunjukkan rasaadil dan perhatian terhadap orang dan persoalannya.Perlihatkan kemauan untuk berlaku adil dalam memperbaikisituasi.

Tunjukkan penghargaanSampaikan terima kasih kepada orang itu atas kesediaannyamembagi persoalannya dengan anda dan nyatakan minat,keinginan dan perhatian anda yang kontinu untuk memberipelayanan terbaik bagi kepentingannya dan organisasinya.


12 • • • • • Mengelola Waktu

Waktu adalah barang yang tak tahan lama dan tidak dapatdisimpan. Waktu samasekali tak dapat diganti lagi…….tidak

ada pengganti waktu.

Peter Drucker (1909- ), pakar manajemen Amerika Serikat

Bagaimana merencanakan hari-hari anda

Buatlah buku catatan harian pribadiGunakanlah sebuah buku harian untuk mencatatkan waktudan detail-detail dari temu janji, para pengunjung,pertemuan-pertemuan, resepsi dan janji lainnya. Telaahkembali buku harian anda pada awal setiap minggu dan padasetiap pagi hari.

Mulailah sebuah buku catatan temu janjiJika anda mengelola sebuah kantor, perintahkanlah seorangresepsionis atau jurutulis untuk menyimpan buku hariandimana tercatat segala hal yang dilakukan oleh semua staf.

Gunakanlah sebuah daftar “hal-hal yang harusdikerjakan hari ini”

Setiap pagi hari, catatlah segala hal yang harus anda lakukanpada hari itu juga. Jika anda harus mengerjakan banyak hal,buatlah prioritas dengan memakai huruf A untuk menandaihal-hal yang urgen, B untuk penting serta C untuk hal-haltidak penting. Setelah anda menyelesaikan setiap tugas,coretkanlah dari daftar.

Waktu yang hilang tidak dapat ditemukan kembali.

Benjamin Franklin (1706-90), negarawan Amerika Serikat.


Bagaimana mengalokasikan prioritas

Sangatlah menggiurkan untuk melakukan pekerjaan-pekerjaan yang paling mudah atau palingmenyenangkan dahulu dan untuk menunda pekerjaanyang sesungguhnya lebih penting. Itulah mengapamenjadi sangat penting untuk memberi prioritas padatugas-tugas sehari-hari: umumnya dengan mengelolatugas-tugas penting dahulu sebelum mengerjakan yangmempunyai urgensi lebih rendah.

Gunakanlah Metoda “keju Swiss”Kadang-kadang sebuah tugas yang betul-betul rumit dapattampak menyeramkan dan sangatlah sulit untuk mengetahuipersis dimana harus dimulai. Jadi reaksi kita biasanya untukmenundanya dahulu dan berpikir: “Akan kulakukan besok.”Disinilah saat anda harus memakai metoda “keju Swiss”. Halini berarti bahwa anda perlu ‘menggigit lubang-lubang kecil’pada tugas tersebut.

Lakukan satu hal saja setiap kalinyaBagilah pekerjaan tersebut menjadi bagian-bagian yang lebihkecil dan lakukanlah satu per satu dulu saja. Mungkin andadapat memberikan beberapa bagian tugas itu kepada oranglainnya diantara para staf anda. Lakukanlah sedikit demisedikit, kemudian lanjutkan dengan bagian tugas yang lebihmudah, secara bergantian. Dengan cara demikian, anda akanmerasa bahwa menjadi hal yang mudah untuk menyelesaikansuatu proyek yang cukup sulit.

Bagaimana menggunakan waktu utama andaWaktu utama adalah jam-jam di dalam suatu hariketika anda bekerja paling efektif dan efisien.

Kembangkanlah preferensi anda sendiriKita semua mempunyai pilihan sendiri mengenai waktu kerjakita yang paling baik. Ada orang yang bekerja lebih baik pada


pagi hari (burung lark), ada yang bekerja lebih baik padamalam hari ( para burung hantu). Andalah yang menjadihakim yang memutuskan kapan waktu utama anda.Gunakanlah waktu ini dengan bijaksana dan manfaatkanlahsepenuhnya untuk melakukan pekerjaan anda yang penting.

Tangani pekerjaan penting dalam waktu utamaLakukan pekerjaan yang paling sulit atau paling penting diwaktu utama. Pada saat ini anda merasa paling baik dandapat berpikir, membuat rencana dan bertindak paling efisien.

Bagaimana menjadi manajer yang efisien

Kedepankan proyek-proyek yang pentingPekerjaan yang kritis tidak akan menghilang jika andamenundanya atau mengabaikannya. Bahkan ini akanmenimbulkan masalah yang lebih besar bagi anda. Bila andamendapatkan diri anda dalam situasi dimana terlalu banyaktugas yang harus dilakukan, anda perlu mendelegasikan tugasyang kurang penting kepada staf. Serta mengedepankan tugasyang penting dan melakukannya. [Lihat pula BAGAIMANACARA MENDELEGASI DENGAN EFEKTIF HAL 35].

Pastikan bahwa anda mempunyai waktu senggangManajer yang efektif mempertahankan laju yang sibuk ketikamereka bekerja dan mereka sangat produktif. Namun merekajuga menyediakan waktu secara teratur untuk duduk diamdan menikmati waktu senggang. Jika anda mendapatkanbahwa anda tidak sempat melakukannya, ini merupakanpetunjuk untuk mendelegasikan sebagian tugas anda kepadaorang lain.

Usahakan agar tidak membawa pekerjaan pulangsecara teratur

Semua pekerjaan mempunyai masa puncak dimana tugastambahan harus dibawa pulang. Jika anda mendapatkan dirianda membawa pulang pekerjaan secara teratur, anda perlu


mempertanyakan keefektifan kemampuan pendelegasiananda. Usahakan agar pendelegasian dapat berhasil andalakukan dengan membagi beban kerja.

Berfokuslah pada kinerja anda sendiriBeberapa manajer tidak mendelegasi pekerjaan karena merekapercaya bahwa orang lain tidak mampu melakukan suatutugas dengan efektif. Ini mungkin benar tetapi sering dipakaisebagai alasan untuk tidak mendelegasi. Doronglah partisipasisemua anggota staf anda dengan membuat pendelegasianberhasil dengan baik.

Dorong pengembangan stafStaf anda mungkin enggan mengambil tugas dimana merekamerasa kurang menguasai tugas tersebut. Bila staf tidakmengambil tanggung jawab pribadi untuk mengembangkanketrampilan tersebut, anda harus mengkoordinir programuntuk mereka.

Bekerjasama dengan stafKerjasama adalah kunci bagi organisasi yang efektif. Bilakerjasama ini ada, staf akan berpartisipasi dengan penuhsemangat. Doronglah kerjasama dan anda akan mendapatkanbahwa staf lebih semangat untuk mengambil tanggungjawab.

Terimalah cara lain untuk melakukan hal-halBiasanya tidak ada cara terbaik untuk melakukan suatu tugas.Ketika anda meminta orang lain untuk melakukan sesuatu,lebih tekankan pada hasilnya daripada prosesnya. Katakanlahbagaimana melakukannya hanya jika ditanya atau andapercaya bahwa pegawai itu kurang terarah.

Bagi-bagi ide andaAnda telah menghabiskan waktu yang banyak untukmengumpulkan pengalaman dan ini merupakan salah satusumber daya anda yang paling berharga. Jangan biarkansemua pengetahuan dan kearifan anda tetap tersembunyi dari


orang lain. Tunjukkan kepada orang lain bahwa anda siapuntuk membagi ketrampilan anda bila diperlukan.

Bagaimana menangani interupsi

Hadapi gangguan telpon dengan wajarTelpon dapat mengganggu jalan pikiran anda ketikamengerjakan tugas yang penting. Jangan ragu untuk memintakepada anggota staf yang lain untuk menerima telpon atasnama anda ketika anda sedang mengerjakan tugas yangpenting. Lakukan ini ketika anda perlu waktu tanpa gangguanuntuk benar-benar konsentrasi pada proyek penting.

Hadapi gangguan tamu dengan layakAdalah wajar untuk tidak menerima tamu ketika anda perlubekerja tanpa diganggu. Minta kepada seorang anggota stafuntuk mencatat pesan sehingga anda dapat menghubungiorang yang ingin bertemu dengan anda ketika anda sudahselesai.

Bagaimana mengetahui mana yang betul-betul penting

Pekerjaan penting itu menantang pikiranPekerjaan penting memerlukan pemikiran dan analisa. Bilatugas kritis itu sudah selesai, ada perasaan puas danberprestasi. Anda tahu bahwa organisasi akan memperolehkeuntungan dengan suatu cara karena pekerjaan yang andalakukan.

Pekerjaan ringan itu tidak terlalu menuntutTugas biasa mudah dikerjakan dan tidak menuntut terhadapanda. Ini sering merupakan tugas rutin sehari-hari. Hanyasedikit rasa kepuasan yang didapat ketika selesaimengerjakannya. Banyak dari pekerjaan ini dapatdidelegasikan kepada orang lain yang waktunya tidak begituberharga seperti waktu seorang manajer.


Mengapa anda memerlukan waktu kreatif

Anda butuh waktu untuk diri sendiriSisakan waktu tiap hari sebagai waktu kreatif. Ini mungkinhanya setengah jam ketika anda membatasi semua interupsi(telpon dan tamu) untuk memberi waktu bagi anda sendiriuntuk berpikir secara kreatif mengenai organisasi, operasinyadan hal-hal lain. Selama waktu kreatif ini anda dapatmerencana dan merumuskan tindakan untuk memperbaikijalannya organisasi anda.

Anda perlu waktu untuk bermimpiBanyak penemuan dan ide besar yang datang dari orang yangmempunyai impian. Ketika anda membebaskan pikiran darikeseharian dan ‘bermimpi’, pikiran bawah sadar anda dapatberperan dan menghasilkan beberapa ide yang menarik.Jangan takut untuk sedikit bermimpi dan membiarkanterbebasnya ide -ide yang dapat memanfaatkan organisasianda .


13 • • • • • Merencana dan Membuat Laporan


Mengapa anda perlu rencana

Sebuah rencana adalah pernyataan dari apa yangingin anda capai di masa mendatang.

Ketahui kemana arah andaAnda perlu merencana kemana arah organisasi anda. Inimemungkinkan anda untuk mendefinisi apa yang ingin andalakukan dan kemudian bekerja dengan cara sistematis untukmenuju kesana. Tanpa adanya rencana yang baik, organisasiakan berjalan tanpa tujuan.

Jelaskan caranya untuk sampai kesanaAda rencana dan rencana. Beberapa rencana dituliskan - danitu akhir cerita. Rencana tidak dijalankan. Agar dapatbermakna, rencana harus termasuk target yang spesifik,informasi mengenai caranya untuk dicapai, kerangka waktuuntuk mencapainya dan nama orang-orang yang bertanggungjawab atas tercapainya. Kemudian harus dilakukan.

Periksa kemajuanSalah satu tugas manajer adalah untuk memastikan bahwarencana dilaksanakan secara efektif dan dalam batas waktudan anggaran yang ditetapkan untuk mencapainya.

Ketahui bila anda telah mencapainyaKetika anda telah mencapai target, anda tahu bahwa sudahsampai. Kini sudah waktunya untuk membuat rencana baru.Gunakan rencana lama untuk memandu apa yang harusdikerjakan berikutnya.

Bagaimana menggunakan rencana

Gunakan rencana untuk memandu, bukanmengarahkan

Sebuah rencana harus memandu anda, bukan mengarahkananda. ini berarti bahwa anda harus menginterpretasi rencanaitu secara fleksibel. Anda harus selalu membandingkan


rencana itu dengan situasi sesungguhnya. Rencana sepertipeta jalan, bukan penjara.

Gantikan rencana jika perluKetika situasi berubah, anda harus mengganti rencana anda.Kebanyakan rencana akan berubah beberapa kali antaraketika disiapkan dan ketika mencapai targetnya.

Bandingkan target yang direncanakan dan target yangdicapai

Pada akhir masa perencanaan, anda harus membandingkandimana anda berada dengan dimana anda rencanakan andauntuk berada. Anda akan jelas mengenai suksesnya prosesperencanaan dan pelaksanaan.

Pelajari masa lalu jika anda ingin mengetahui masa depan.

Confucius (Kong Zi) (551-479 SM), filsuf Cina

Bagaimana merencanakan secara strategis

Strategi adalah istilah yang semula dipakai dalam peperangan.Definisi istilah ini adalah “seni merencana dan mengarahkanpergerakan militer yang besar dan operasi perang”.Manajemen berstrategi kini adalah seni mengelola sumberdaya organisasi untuk mencapai tujuannya.

Nyatakan solusi sebagai targetSetelah anda menyepakati suatu solusi terhadap masalahspesifik, solusi ini harus dinyatakan dalam bentuk target yangspesifik.

Kembangkan daftar tindakanKembangkan daftar tindakan yang harus dilakukan untukmencapai masing-masing target. Aturlah daftar tindakan yangdisarankan ini menurut urutan kronologis.

Siapkan jadwal waktuKembangkan jadwal waktu yang mengalokasikan tanggaluntuk selesainya tindakan-tindakan.


Identifikasi masalah yang mungkin timbulPertimbangkan setiap tindakan secara bergiliran. Identifkasiisu yang dapat mempengaruhi pelaksanaan setiap tindakan.Kembangkan rencana darurat untuk masalah yangdiantisipasi. Sebutkan masalah, identifikasi penyebabnya dantindakan yang tepat untuk menghindarinya. Tindakan inidicantumkan di tempat yang sesuai pada jadwal waktu.

Kembangkan rencana untuk memantau tindakanBuat daftar tentang cara-cara bagaimana kemajuan darirencana anda akan dipantau. Masukkan tahap pemantauanini pada jadwal waktu.

Berikan tugasTunjuk orang bertanggung jawab atas setiap titik pada jadwalwaktu. Catatlah penugasan tersebut.

Rumuskan detailSiapkan semua informasi ini sebagai rencana resmi tertulis.Sediakan rencana ini untuk semua orang yang terlibat denganpelaksanaannya.

Bagaimana cara mengembangkan posisioperasi TOP

Posisi operasi TOP anda adalah situasi dimana organisasimemanfaatkan semua peluangnya dan bekerja secara efektifdi semua bidang kunci dari operasinya. TOP adalah singkatandari Total Operational Performance (Kinerja OperasionalTotal).

Rintislah jalannyaDirikan tim proyek dan perkenalkan TOP. Kumpulkaninformasi dasar mengenai organisasi itu (misalnya pemasaranproduk, pengembangan usaha baru, pemasukan danpengeluaran, statistik staf, riset dan pengembangan dansebagainya). Kajilah strategi dan rencana yang ada sekarang.Identifikasi masalah dan isu pokok. Jelaskan bagaimana


organisasi akan bekerja pada posisi operasi puncaknya.Putuskan langkah apa yang harus segera diambil.

Kembangkan strategiPerkuat strategi dasar dengan mempersiapkan sebuah analisayang mendetail mengenai organisasi, lingkungan kerjanya,pasar, pesaing dan pelanggan. Definisikan dan kembangkanbagian yang tepat dari posisi operasi puncak. Gariskan strategidasar untuk mencapai TOP. Jika ini sudah disepakati,doronglah strategi itu dengan rencana tindakan yang lebihrinci.

Laksanakan strategiDefinisikan dan rinci TOP untuk masing-masing departemen,bagian dan pegawai. Tentukan kemampuan yang harusdikembangkan. Kembangkan rencana tindakan untukmasing-masing departemen dan bagian. Kaitkan manajemenwaktu dengan TOP. Hubungkan alokasi sumber daya ke TOP.Luncurkan dan awasi proyek berorientasi TOP. Sesuaikanstruktur organisasi perusahaan dan sistem manajemen kepadaTOP. Pantaulah TOP.

Orang yang dapat melihat tiga hari ke depanakan kaya selama tiga ribu tahun.

Peribahasa Jepang

Bagaimana menetapkan sasaran

Tentukan apa yang ingin anda lakukanMenetapkan sasaran memungkinkan anda untuk memikirkantuntas apa yang ingin anda lakukan dan bagaimanamelakukannya.

Kumpulkan ide-ide orang lainKumpulkan seperangkat sasaran dengan mengumpulkan idemanajer dan staf lainnya.


Identifikasi kelompok yang terpengaruhBuatlah daftar orang-orang yang kemungkinan akanterpengaruh oleh apa yang anda lakukan untuk mencapaisasaran anda. Orang-orang ini termasuk bagian lain organisasianda, staf, pendengar, pemasok dan lainnya.

Revisi sasarannyaPertimbangkan baik-baik tujuannya dan revisi bila perlu. Andamungkin akan menambah sasaran baru.

Catat hambatannyaDi samping setiap sasaran, tuliskan masalah yang perludipertimbangkan untuk mencapai sasaran itu, misalnyaketerbatasan staf, kekurangan perlengkapan, tidaktersedianya kendaraan, kekurangan biaya. Kembangkan ideuntuk mencapai setiap sasaran.

Revisi sasarannya lagiPikirkan hambatannya dan kaji dampaknya terhadap sasarananda. Kembangkan daftar sasaran yang telah direvisi.

Buat prioritas sasaran ituBagi sasaran itu ke dalam tiga bidang prioritas: A (harusdicapai), B (sangat inginkan untuk dicapai), dan C (ingindicapai). Alokasikan sumber daya sesuai prioritas.

Tuliskan pernyataan finalPernyataan ini akan menjelaskan masing-masing sasaran danmendefinisikan mengapa penting bagi organisasi.

Capai kesepakatan kelompokPastikan bahwa kelompok manajemen menyetujui daftar finaldari pernyataan sasaran. Buat penyesuaian jika perlu.

Tindak lanjutiPastikan bahwa langkah-langkah diambil untuk mencapaisasaran yang telah ditentukan dan didaftar. Tindak lanjutisecara tetap dan buat penyesuaian jika perlu.


Jika anda tidak tahu kemana tujuan anda, kemungkinan andaakan sampai di tempat yang lain.

Lawrence J. Peter (1919 - ), pendidik Kanada

Bagaimana mengelola melalui tujuan

Tetapkan tujuan andaTentukan tujuan organisasi anda secara garis besar, misalnyaapa yang ingin dicapai oleh organisasi.

Pikirkan cara untuk mencapai tujuanBuat perincian mengenai apa yang perlu dilakukan untukmendapatkan hasil yang akan mencapai tujuan anda secarakeseluruhan. Bagi tanggung jawab berbagai tugas kepadasupervisor secara perorangan.

Beritahu staf apa yang anda harapkanJelaskan kepada staf tepatnya apa yang anda harapkan darimereka sehingga semua tugas akan dicapai sesuai rencana.

Tetapkan target untuk mencapai tujuanTetapkan target yang jelas agar tujuan organisasi secarakeseluruhan dapat tercapai sesuai rencana.

Dirikan sistem monitoringDirikan sistem informasi dan monitoring sehingga orang-orang mengetahui apa yang telah dicapai dan apa yang masihharus dicapai. Adalah sangat penting bahwa anda tetap dekatkepada seluruh operasi dan memastikan bahwa semua stafmemainkan perannya untuk mencapai hasil yangdirencanakan.

Bagaimana menetapkan danmemprioritaskan target

Adakan pertemuan antar kepala departemenKumpulkan semua supervisor anda untuk membahas


penyusunan prioritas hal-hal yang harus dilakukan di dalamorganisasi.

Susunlah daftarAdakan rapat untuk menyusun daftar masalah yang harusdipecahkan dan tugas yang harus diselesaikan.

Perbaiki daftar ituMintalah kepada supervisor untuk menentukan butir manayang sebaiknya ditindak lanjuti dan mana yang sebaiknyadicoret. Masukkan dan hapuskan butir-butir sesuai situasi.

Tetapkan prioritasMintalah mereka agar menghadiri pertemuan dengan daftaryang telah direvisi menurut urutan prioritas (yang palingpenting, nomer satu, dilanjutkan sampai yang paling tidakpenting).

Kembangkan daftar kelompokGabungkan semua daftar untuk membentuk daftar kolektifyang memperhitungkan semua prioritas. Ini perlu dilakukanpada pertemuan supervisor dengan keputusan akhir di tangananda.

Selesaikan tugas menurut urutanSetelah anda mempunyai daftar prioritas, selesaikan tugas-tugas satu per satu menurut urutan yang terdapat pada daftar.Kerjakan sesuai tugas prioritas tertinggi hingga prioritasterendah. Anda akan mendapatkan yang maksimal dengancara ini.

Bagaimana mengukur kinerja terhadaprencana

Kembangkan target spesifikPastikan bahwa rencana itu mempunyai target spesifik yangkonkret dan dapat diukur.


Tetapkan tolok ukurTetapkan tolok ukur yang teratur (target periodik), misalnya“Pada akhir Maret kita akan mempunyai jadwal akhir pekanyang baru” atau “Dalam waktu tiga bulan, kita akanmempunyai 20 spot iklan tambahan sehari”.

Tinjau kemajuanDari waktu ke waktu, mintalah kepada orang luar untukmeninjau kemajuan sehingga terdapat evaluasi yang obyektifmengenai rencana itu.

Pastikan anda memiliki dananyaKetika membuat rencana, selalu pertimbangkan apakah adaanggaran yang tersedia untuk melakukan apa yang ingindilakukan. Jika tidak ada, rencana itu harus menjelaskan darimana datangnya dana itu.

Apa artinya berapa banyak milik anda?Yang tidak anda miliki jauh lebih banyak.

Seneca ( c 5 SM - AD c 65), filsuf Roma

Bagaimana membuat dan menggunakananggaran

Anggaran adalah rencana tahunan yangmemberitahukan bagaimana anda akan mendapatkandan membelanjakan uang.

Kembangkan pendapatan tahunanKembangkan perkiraan yang dapat dipercaya mengenaipenghasilan organisasi dari semua sumber.

Hitung pengeluaran tahunanBuat daftar semua bidang pengeluaran dan perkiraan ongkosyang akan dibelanjakan dalam setiap bidang.

Rujuklah ke anggaran secara teraturRujuklah ke anggaran secara tetap (paling sedikit setiap bulan)


untuk membandingkan berapa pemasukan dan pengeluaranyang sesungguhnya dengan berapa rencana pemasukan danpengeluaran.

Analisa perbedaannyaJika ada perbedaan antara apa yang direncanakan denganapa yang dicapai, carilah sebabnya dan tentukan apa yangakan dilakukan mengenai hal itu.

Ambil tindakan yang diperlukanJika pengeluaran terlalu besar atau penghasilan terlalurendah, ambil langkah-langkah untuk mendapatkan lebihbanyak pemasukan atau memperkecil pengeluaran. Janganmenunggu sampai tahun itu sudah berjalan terlalu lama untukmengambil tindakan perbaikan.

Orang yang tampak begitu mempesona hanyalahpenampilannya;

Di dalam diri mereka, mereka seperti orang lain.

Euripides (c 480 - 406 SM), dramawan Yunani

Bagaimana menciptakan citra yang baik

Citra adalah bagaimana penampilan organisasi kemasyarakat luar. Jika anda memiliki ‘citra baik’, orangakan menghargai organisasi anda. Jika andamempunyai ‘citra buruk’ , mereka tidak akanmenghargainya.

Merencana dengan baikPertimbangkan semua aspek dari operasi stasiun danprogramnya. Tentukan apa yang perlu diketahui olehpendengar mengenai organisasi anda dankegiatannya.Rencanakan kampanye promosi, hubungan masyarakat ataupembangun citra.

Buatlah sederhanaBuatlah agar informasi pada kampanye anda itu sederhana,jelas dan menarik. Pertahankan tema yang kuat dan mudah


diikuti. Hati-hati terhadap jargon dan bahasa yang sulit.Berkomunikasilah pada tingkatan yang benar. Bersikaplahpercaya diri dan positif.

JujurlahDalam antusiasme anda untuk mempromosikan organisasi,jangan memperdaya atau menipu pendengar. Selalu jujurlahdalam membangun citra organisasi anda dan programnya.

Kembangkan tema yang kuatTentukan jenis citra yang ingin anda bangun dan pikirkantema sentral yang kuat yang akan memproyeksikan citra ituke masyarakat.

Tentukan media yang akan anda pakaiIni tergantung anggaran anda dan media mana yang palingefektif di daerah anda. Anda harus mempertimbangkan suratkabar, televisi, radio, pos, dan iklan di luar seperti papanreklame, pinggir bis dan taksi atau gabungan antara ini.

Perkuat pesannyaKesinambungan tema dan pengulangan ide yang sama dalamberbagai cara akan memperkuat pesan dan berhasilmembangun citra yang jelas dan positif dalam pikiran parapendengar anda.

Tetap pada tema sentral andaSemua media harus menekankan butir-butir yang sama yanganda putuskan untuk kampanye anda. Pada penyampaianpesan, sikap konsisten nyaris merupakan segalanya. Semakinjelas dan konsisten, semakin banyak peluang anda untukmelaju di depan pesaing anda.

Mengapa kebijakan itu penting

Kebijakan (policy) adalah pernyataan apa yang akandilakukan oleh organisasi dan mengapa akandilakukannya. Kebijakan haruslah pernyataan yangbenar mengenai apa yang mungkin untuk dilakukan.


Anda tidak boleh menetapkan kebijakan yang tidakmungkin anda laksanakan.

Memandu pengambilan keputusanKebijakan memberi pedoman kepada staf untukmemungkinkan mereka mengambil keputusan. Kebijakanmengenai berbagai aspek jalannya organisasi andamemungkinkan staf untuk lebih memahami cara kerjaorganisasi.

Menghilangkan kebingunganKebijakan membuat staf mengerti apa yang diharapkan darimereka - dan juga, kadang-kadang, apa yang tidakdiperbolehkan. Kebijakan akan menghapus kebingungandalam pikiran staf mengenai cara bekerjanya organisasi.Kebijakan menggariskan kerangka yang jelas dimana stafdapat menjalankan organisasi dengan efektif. Kebijakanmemberikan arah dan menyumbang bagi moril staf karenamereka akan tahu dimana mereka berpijak dan apa yangdapat dan tidak dapat dilakukan.

Kebijakan berkaitan dengan tujuanKebijakan harus berhubungan dengan tujuan organisasi andadan mempermudah staf untuk mencapai tujuan tersebut.

Kebijakan berlaku untuk semua kegiatanKebijakan harus dikembangkan untuk semua aspek kegiatanorganisasi anda - operasional, keuangan, penjualan,pemasaran, personil dan lain-lain.

Kebijakan adalah pedoman sementara yang mungkin akandiubah, tetapi ketika masih berlaku harus dikejar dengan

semangat kerasulan.

Mohandas K. (Mahatma) Gandhi (1869-1948), pemimpin politikdan spiritual India


Apa yang harus dimasukkan dalam sebuahkebijakan

Mendefinisikan tujuan tertinggi organisasi ituIni kadang-kadang disebut ‘pernyataan misi’: sebuahpernyataan pendek yang menjelaskan maksud organisasi itumengapa organisasi itu ada.

Menetapkan tujuanTujuan menetapkan apa yang ingin dicapai oleh organisasiitu. Tujuan mengacu kepada persyaratan yang dibuat olehpelanggan, pemilik (pemilik saham), pegawai dan pemasok.Tujuan harus menjelaskan bagaimana organisasi itu akanmemainkan peran sosial maupun komersial dalamoperasinya.

Menjelaskan bagaimana tujuan itu akan dicapaiUntuk menjelaskan bagaimana mencapai masing-masingtujuan itu, kebijakan organisasi akan mulai tampak:pernyataan yang menjelaskan bagaimana organisasi akanmenjalankan usahanya.

Bagaimana mengembangkan sistempelaporan

Mengambil komitmen terhadap pelaporanLaporan diperlukan agar manajer dan staf mengetahui apayang dilakukan oleh organisasi itu, bagaimana kinerjanya danapa prestasinya. Orang sering mendapatkan bahwapelaporan adalah pekerjaan yang membosankan - jadijelaskan kepada mereka secara teratur bahwa laporan adalahunsur yang penting dalam kegitana sebuah organisasi yangberjalan lancar.

Tetapkan caranyaAnda kemudian harus menetapkan cara kerja sistem


pelaporan. Tentukan apa yang harus dicakup oleh laporandan buat pedoman.

Pastikan ada umpan balikPastikan bahwa ada umpan balik kepada pegawai yangmenyerahkan laporan. Tanpa umpan balik yang tetap, sebuahsistem pelaporan kemungkinan tidak akan berhasil.

Gunakan informasi yang anda perolehGunakan untuk informasi intern, dalam tinjauan anggaran,untuk promosi luar dan untuk memberi contoh baik kepadakeseluruhan organisasi.

Tinjau setahun sekaliTinjau kembali sistem pelaporan setiap tahun untuk menjaminbahwa sistem ini memberitahu apa yang anda ingin ketahuidan tidak memberitahu apa yang tidak perlu diketahui.

Apa yang harus dilakukan dengan laporan

Hargailah penerimaannyaLaporkan kembali ke sumber laporan itu. Ini dapat dilakukansecara informal (bertatap muka atau melalui telpon) atautertulis.

Bahas laporan dengan orang yang relevanBahaslah informasi di dalam laporan dengan orang yang perlumengetahuinya.

Tentukan tindakan apa yang harus diambilTentukan semua tindakan yang harus diambil sebagai hasillaporan itu.

Pantau tindakan selanjutnyaPeriksalah tindakan yang telah disetujui untuk menjaminbahwa tindakan itu telah dilakukan.


14 • • • • • Korespondensi

Bagaimana menjadi penulis yang lebihbaik

Rencanakan komunikasi andaApapun yang anda tulis-surat, memo, laporan atau pedoman- rencanakan dulu. Tentukan apa yang ingin anda sampaikansebelum mulai menulis.

Buat dokumen itu terstrukturKetika anda merencana komunikasi anda, buat struktur yanglogis. Logis berarti mulai dari permulaan dan bekerjaselangkah demi selangkah sampai akhir.

Kumpulkan informasi yang anda perlukanSebelum anda menulis apapun, himpun semua informasi yangdiperlukan, seperti korespondensi sebelumnya dan arsip yangmencakup topik itu. Dari bahan yang terkumpul, buat catatanmengenai semua yang anda ingin masukkan di dalam suratdan atur catatan ini menurut urutan yang logis.

Ketahui kepada siapa surat itu ditujuPikirkan dengan jelas siapa yang anda surati. Ini akanmenentukan gaya menulis anda sehingga anda dapatberkomunikasi dengan jelas.

Konsep dan konsep kembali jika perluKonsep apa yang ingin anda katakan. Jangan takut untukmengkonsep kembali jika perlu. Banyak penulis yang baikyang membutuhkan banyak konsep. Perhalus tulisan andadengan mengkritik diri sendiri. Sederhanakan dan tulis ulangapapun yang kurang jelas.

Baca dokumen itu secara lisanPeriksa apa yang anda tulis dengan membacanya secara lisan.


Hapus kalimat panjang berbelit dengan memotongnyamenjadi kalimat yang lebih pendek yang hanya mengandungsatu ide pokok.

Berikan dokumen itu kepada orang lainDengan meminta seorang anggota staf untuk membacadokumen itu secara kritis maka dapat diperiksa apakah yanganda tulis masuk akal dan logis.

Persiapkan versi finalTuliskan versi final dengan membuat beberapa perbaikan.Periksa penampilan dokumen - bebas kesalahan, tata letakyang menarik, cukup ruang di pinggir. Penampilan seimbangyang menyenangkan bagi mata.

Diatas segalanya surat berguna sebagai cara menyatakan diriyang ideal; dan tidak ada cara komunikasi lain yang sebaik ini

untuk maksud tersebut.

Elizabeth Hardwick (1916 - ), pengarang Amerika Serikat

Bagaimana menulis memo yang baik

Tulislah hanya jika perluDalam kebanyakan kasus, lebih baik untuk berhubunganpribadi atau memakai telpon. Namun memo itu perlu jikainstruksinya kompleks atau penting, jika anda perlu buktikomunikasi, jika anda ingin menyimpan salinan, atau jikaanda perlu menghubungi sejumlah orang dengan informasiyang rinci mengenai masalah tertentu.

Kumpulkan fakta-faktaKumpulkan fakta yang anda perlukan untuk memo itu dantempatkan secara urut.

Gunakan gaya percakapanBiarkan memo anda sederhana dan ramah. Jangan terlaluresmi. Tuliskan seolah-olah anda sedang berbicara. Gunakankalimat yang singkat supaya ide anda jelas dan mudah


dimengerti. Masukkan informasi yang perlu saja. Buatlahsingkat.

Revisi memo andaBacalah seluruh memo, dengan memastikan bahwa memosudah jelas dan tidak terdapat arti ganda. Tulis ulang jikaperlu dan perhalus memo sampai anda puas dengan kata-katanya.

Pilih judul yang baikPastikan bahwa judul dari memo anda menjelaskan isinya.

Bagaimana menulis laporan yang akandibaca orang

Ketahui untuk siapa anda menulisKetahui pembaca yang anda tuju. Dengan kata lain, tulislahlaporan anda dengan cara yang dapat diterima dan dipahamioleh orang-orang yang akan membacanya.

Buat laporan itu terstrukturSebuah laporan biasanya meliputi daftar isi, ringkasan, babyang terpisah mengenai tiap topik, penemuan danrekomendasi.

Buatlah langsung mengenai sasaranLiputi materinya dalam bahasa yang sederhana, mudahdimengerti. Tuliskan sesingkat mungkin.

Tata letak yang baikPastikan bahwa anda menempatkan laporan itu dengan baik- spasi diantara alinea, judul yang jelas, spasi di kiri kananhalaman. Laporan harus tampak bagus.


Mengapa menulis surat terima kasih

Akui pekerjaan yang baikBila seseorang pantas mendapatkan terima kasih anda untukpekerjaan yang baik, penting bahwa anda menyatakan terimakasih anda. Tulis surat pendek untuk menyatakan apa yangingin disampaikan dengan cara yang jelas, bersifat pribadidan akan terus diingat.

Bangun moril stafMengatakan “terima kasih” sangat penting untuk moril staf.Ini akan membantu meningkatkan kinerja staf anda.


15 • • • • • Keluhan

MEMUNGKINKAN ORANG menyampaikan keluhan- dan menerima keluhan ini dengan seriusmenunjukkan bahwa anda serius dalam halmemperlakukan orang dengan benar.

Bagaimana membuat catatan umpan balik

Umpan balik (yang baik atau buruk) dari pendengaradalah penting bagi stasiun radio. Ini memungkinkananda mengetahui apa pendapat orang mengenaiprogram-program anda dan cara beroperasinyastasiun anda.

Mulailah membuat buku catatan umpan balikGunakan buku khusus untuk memasukkan semua umpanbalik dan mendaftar tindakan yang diambil. Bagi menjadi“4C”: commendation (pujian), criticism (kritik), complaints(keluhan) dan general comments (tanggapan umum). Keluhanadalah protes resmi dan perlu diteliti, bukan hanya dituliskan.

Tunjuklah orang yang bertanggung jawabSeorang anggota staf harus memproses semua umpan balik(surat, telpon dan hubungan pribadi) dan memasukkan detail


ke dalam buku catatan umpan balik di bawah salah satukategori. Dalam setiap kasus harus dicantumkan tanggal,detail dan tindakan.

Tanggapi keluhan dengan cepatTanggapan —dan terutama keluhan— harus disampaikansegera ke orang yang bersangkutan untuk ditindaki. Keluhanharus diteruskan ke manajer. Keluhan itu harus segeraditindak lanjuti.

Teruskan pujianPastikan bahwa pujian diteruskan ke anggota staf yangbersangkutan. Ini akan membantu memelihara moril yangbaik.

Beritahu para penyampai keluhan apa yang telahdilakukan

Biarkan orang yang menyampaikan keluhan mengetahui apayang sedang dilakukan mengenai keluhannya.

Bagaimana meneliti sebuah keluhan

Bicaralah dengan orang-orang yang bersangkutanBahas keluhan itu secara individu dengan orang yangbersangkutan. Selidiki apa tepatnya yang terjadi. Lakukanini dengan segera - jangan menunda.

Tulislah laporanSiapkan laporan, meskipun singkat, mengenai apa yang andatemukan. Tinjau kembali informasi ini ketika membuatkeputusan anda.

Putuskan apa yang harus dilakukanJika keluhan tidak benar, beritahu orang yang membuatkeluhan mengapa anda mengambil keputusan ini. Jelaskanbahwa anda telah meneliti keluhan dan anda puas bahwatidak perlu dilakukan tindakan. Jelaskan mengapa.Sampaikan terima kasih kepada orang itu untuk mengangkat


masalah tersebut. Jika keluhan dibenarkan, lihat bagianberikut buku pegangan ini.

Beritahu staf mengenai keputusan andaAdakan pertemuan staf yang bersangkutan untukmemberitahu keputusan anda, mengapa diputuskandemikian, dan apa yang akan dilakukan.

Apa yang harus dilakukan ketika keluhanmemang benar

Ambil tindakan untuk mencegah terulangnya kembaliAmbillah tindakan untuk memastikan bahwa masalahnyatidak akan terjadi lagi.

Bicaralah kepada orang yang bersangkutanBicaralah kepada semua anggota staf yang bersangkutandengan masalah itu atau kesalahan itu. Jelaskan apa pendapatanda dan apa yang anda harapkan di kemudian hari.

Hubungi pembuat keluhanHubungi orang yang membuat keluhan dan jelaskan langkah-langkah apa yang diambil untuk menyelesaikan masalahnya.Sampaikan terima kasih kepada orang itu untuk menarikperhatian anda terhadap masalah itu.

Bila keluhan didengar dengan bebas, dipertimbangkan dalam-dalam dan diperbaiki dengan cepat, maka tercapailah kebebasan

sipil paling tinggi yang dicari oleh orang-orang bijak.

John Milton (1608 - 74), pujangga Inggris

Bagaimana menanggapi surat keluhan

Tanggapi dengan positifSebuah jawaban yang agresif terhadap surat keluhan dapatmerusak citra organisasi anda. Bersikaplah ingin memperbaikihubungan, bukan menanggapi secara agresif.


Perbaiki kesalahpahamanBersikaplah diplomatis dengan jawaban anda dan cobaperbaiki kesalah pahaman. Jelaskan dari pihak anda danperjelas apa yang akan anda lakukan untuk memperbaikisituasi. Coba menciptakan perasaan senang terhadaporganisasi anda dengan menjelaskan kepada pembuatkeluhan bahwa anda akan berusaha sekuatnya untukmemperbaiki masalah.

Pecahkan masalahnyaUsahakan untuk memecahkan masalah yang menyebabkankeluhan itu.


16 • • • • • Hubungan Masyarakat

Mengapa berkomunikasi dengan publik

Untuk tetap berhubunganUntuk menjalankan sebuah stasiun siaran yang efektif, perluuntuk menjalin hubungan tetap dengan publik untukmendapatkan ide mereka mengenai cara anda beroperasi danapa pendapat mereka mengenai program anda. Anda tidakdapat bekerja secara efektif dalam sebuah ruang hampa.Masukan yang tetap adalah perlu agar anda dapat mengikutiopini publik. Dengarkan apa yang disampaikan orangmengenai stasiun anda. Pertimbangkan tanggapan dan saranmereka dan kerjakan mana yang dapat dilakukan.

Minta tanggapan mengenai kinerja Mintalah pendapat dan saran dari pendengar. Undanglahmereka ke program anda. Pastikan staf anda diberi briefinguntuk dapat berhubungan baik dengan mereka. Pastikanbahwa semua umpan balik dihargai.

Bila hal-hal yang asing dan tidak dikenal dan kompleksdikomunikasikan kepada massa orang banyak, kebenaran

mengalami distorsi yang besar dan seringkali radikal. Hal yangkompleks dibuat menjadi sederhana, hal yang hipotetis menjadi

dogmatis dan yang relatif menjadi absolut.

Walter Lippmann (1889 - 1974) , jurnalis Amerika

Mengapa harus berkomunikasi denganmedia

Belajar bagaimana media lain dapat membantuJika anda menjalin hubungan baik dengan media lain(terutama media televisi dan media cetak, yang bukan pesaing


langsung), mereka dapat memegang peran besar untukmemberitahu publik mengenai stasiun anda. Pikirkanbagaimana menggunakan media ini untuk membantu stasiunanda dengan sebaik-baiknya.

Gunakan pers untuk informasi programKebanyakan surat kabar dan majalah akan mencetakinformasi mengenai program anda jika anda mengaturnyadengan baik bersama mereka. Sebaliknya, anda dapatmenawarkan promosi ‘gratis’ untuk mereka pada stasiunanda. Jika anda tidak menyiarkan iklan, anda dapat membuatpengaturan lain. Gunakan surat kabar untuk menarikperhatian terhadap beberapa pribadi radio yang menonjol,selain dari program. Anda bahkan dapat bertukar beritadengan mereka. Jangan abaikan kerjasama dengan media lain.Mereka dapat membantu anda membangun hubungan laindengan pendengar anda.

Bagaimana membangun kerjasamadengan media

Tetap berhubunganPastikan bahwa anda berhubungan secara tetap denganmedia lain. Buat kontak ini sejauh mungkin pribadi daninformal .

Teruskan beritaBeritahukan kegiatan anda terutama yang mengandung beritaatau mempunyai daya tarik foto kepada media lain. Sisihkansesi bulanan untuk jurnalis yang relevan dengan organisasianda untuk mendiskusikan trend bersama mereka.

Perlakukan media sebagai para profesionalUsahakan untuk mengembangkan hubungan baik denganpemilik media, editor dan wartawan lokal lain. Perlakukanmereka sebagai profesional dan bersikap selalu terbuka danjujur dengan mereka. Dapatkan respek mereka dan merekaakan membantu anda.


Pujilah bila memang baikAdalah ide baik untuk menelpon atau mengirim surat terimakasih kepada surat kabar untuk artikel yang menurut andaditulis dengan baik atau cara sebuah peristiwa dilaporkan.Sekali waktu anda dapat mengajak editor atau wartawanuntuk makan siang .

Dapatkan kerjasama media untuk pekerjaan yangbermanfaat

Identifikasi isu yang akan bermanfaat dari segi pendekatankerjasama dengan media. Misalnya, kampanye kesehatanmasyarakat yang akan mendapat bantuan dari semua outletmedia. Anda harus mencari bantuan media lain dengan apayang anda lakukan.

Bagaimana mempromosikan stasiun

Gunakan fasilitas anda sendiriCara yang paling murah untuk mempromosikan stasiun andaadalah melalui fasilitas anda sendiri. Ini tentu berartimenggunakan gelombang udara, tetapi cara lain tersedia pulabagi anda: gunakan foyer untuk peragaan, atap untukbillboard; tembok untuk sign; kendaraan sebagai iklan berjalan;amplop sebagai iklan surat langsung.

Gunakan pers lokalDengan menggunakan media lokal (terutama surat kabar;televisi, slide bioskop dan iklan ruangan luar), anda dapatmenarik pendengar baru. Ini akan mengeluarkan uang,kecuali jika anda dapat membuat contra deal atau barter,tetapi hasilnya akan memuaskan.

Tarik keuntungan dari peristiwaPeristiwa seperti pertunjukan, pawai dan pasar dapat efektifsekali untuk menempatkan stasiun anda di mata publik.Pengungkapan ini membuat orang mengetahui keberadaananda dan penyiar anda, dan membantu hubungan anda


dengan pendengar, pengiklan dan masyarakat padaumumnya.

Adakan lombaLomba dan pemberian hadiah adalah populer dan dapatmembantu mendapatkan loyalitas pendengar. Efek positifdapat pula menjalar ke keluarga dan teman para pemenang.

Berpartisipasi dalam kegiatan komunitasDukungan untuk kegiatan komunitas adalah cara yang baikuntuk mempromosikan stasiun anda. Dengan memberibantuan gratis kepada organisasi dan peristiwa masyarakat,anda dapat menunjukkan jasa dan niat baik yang besar.Pastikan untuk memberitahu orang apa yang anda lakukan-melalui iklan atau dengan berbagai tanda dan logo. Ingat,tidak ada cara mempromosikan organisasi anda secara diam-diam.

Gunakan sponsorSering ada peristiwa seperti konser dan peristiwa olah ragayang ingin anda kaitkan dengan stasiun anda. Denganmenyiarkan peristiwa ini anda dapat menciptakan niat baikdengan biaya rendah.

Bagaimana mendapat promosi pers

Bangunlah hubungan yang baikAnda harus membangun dan mempertahankan hubunganbaik dengan editor dan pers lokal. Hubungan ini harusmempunyai sisi sosial selain profesional.

Tukarkan informasi yang baikJika anda menukarkan berita yang menarik dengan suratkabar lokal, anda akan berada dalam posisi yang baik. Tentu,adakalanya pengungkapan itu tidak sesuai. Evaluasi setiapberita atas nilainya sendiri.

Toleran terhadap berita yang kritisKadang-kadang media lain mungkin mengkritik stasiun anda.


Bila ini terjadi dan kritik itu dapat dibenarkan, andaseharusnya tidak menyatakan keberatan. Jika kritik tidakdapat dibenarkan, anda harus menyatakan keberatan tetapitidak dengan cara yang marah atau dendam.

Carilah contra dealCara yang murah untuk mendapat promosi bagi organisasianda adalah dengan mengatur contra deal. Ini berarti bahwaanda membarter iklan di stasiun dengan iklan tetap di suratkabar. Tidak ada uang yang berpindah tangan.

Jauh lebih mudah untuk menulis sepuluh sonnet yang lumayanefektif, yang cukup baik untuk dipercaya oleh kritikus yang

tidak terlalu kritis, daripada satu iklan efektif yang akanmenipu beberapa ribu pembeli yang tidak kritis.

Aldous Huxley (1894- 1963), penulis Inggris

Bagaimana menulis iklan stasiun yangbaik

Carilah manfaat bagi pendengarUntuk menulis sebuah iklan yang akan menjual programstasiun anda, anda harus mendefinisikan manfaat bagipendengar. Dengan kata lain, identifikasi hal-hal positif yangakan dilakukan untuk pendengar. Hal ini dapat bersifat nyatadan praktis atau dapat emosional (membuat orang merasalebih enak meskipun tidak nyata, seperti lelucon yangdiceritakan dengan baik). Ketika mencari manfaat, tanyalahdiri sendiri: “Mengapa orang ingin mendengarkan kita?” Dan“Bagaimana saya memanfaatkan stasiun jika saya anggotabiasa dari pendengar?” Setelah anda mengidentifikasimanfaatnya, tuliskan iklan anda untuk mencerminkan hal ini.

Jangan memakai terlalu banyak detailJangan tekankan lebih dari dua atau tiga manfaatnya di dalamsatu iklan. Jangan menggunakan terlalu banyak detail karena


akan membingungkan orang. Usahakan memakai daya tarikemosi yang kuat agar orang mau mendengarkan.

Ambil perhatian orangIklan yang baik akan menarik perhatian orang sejak semula.Ini akan memotong perhatian orang dari semua informasiyang diterima. Ini akan membuat orang memperhatikan pesandan memotivasinya untuk mendengar.

Gunakan bahasa yang ramahIklan harus mudah dibaca dan didengar. Tuliskan dalambahasa yang ramah, biasa, dan gaya percakapan, agar terbacadan terdengar seperti orang berbicara.

Ucapan anda harus singkat, banyak memahami dalam sedikitkata.

Aprocrypha. Ecclesiasticus 32:8

Bagaimana berbicara di muka umum

Gunakan kebiasaan berbicara yang baikKebanyakan orang menyukai pembicara yang ramah dantidak terlalu formal. Ini akan membuat pendengar menyukaianda. Orang suka pembicara yang percaya diri dan betul-betul mengenal topiknya. Mereka ingin terpesona, tertarik dandihibur. Mereka menyukai pembicara yang terorganisir dantahu apa yang dibicarakannya.

Tentukan apa minat pendengarJika anda ingin bahwa memastikan pendengar akan tertarikuntuk mendengarkan anda, cari informasi mengenai minatmereka sebelum anda berbicara. Layani minat itu sebayakmungkin. Cobalah berfokus pada sudut pandang pendengar.Tanyakan pada diri anda : “Jika saya menjadi mereka, apayang menarik minat saya? Bagaimana saya ingin diajakbicara?” Ini adalah cara baik untuk memberi pidato yang akanmenarik perhatian orang dan mempertahankannya.


Gunakan teknik berbicara yang baikUsahakan agar tidak membaca pidato yang dipersiapkan dariteks yang tertulis lengkap. Ini akan kedengaran kurang pribadidan kurang kehangatan dan keramahan yang diperlukanuntuk berkomunikasi dengan baik. Jangan ragu-ragu untukmenulis serangkaian judul atau catatan untuk mengingatkanapa yang ingin anda katakan. Lalu berbicaralah dari catatanini. Ini lebih mudah dilakukan daripada yang anda pikir,terutama jika anda berlatih sebelumnya. Beberapa anjurandan larangan. Jangan terlalu resmi. Jangan berbicara kepadaorang lain seolah-olah mereka anak kecil atau mengguruimereka. Cobalah bersikap antusias dan bersemangat, tidakmembosankan dan kurang bergairah. Jangan kehilanganfokus mengenai topiknya dan menyimpang. Buat setiap butirjelas lalu pindah ke butir berikutnya.

Pikirkan mengenai penampilan andaPenampilan (bagaimana anda terlihat) dan postur (bagaimanaanda duduk atau berdiri) adalah penting. Berpakaianlah rapidan benar untuk acara itu. Berdiri tegak. Jangan membuatgerakan sia-sia dengan tangan anda. Pandanglah penontonanda: cobalah untuk melibatkan semua audiens anda dalampandangan anda, seakan-akan anda berbicara secara pribadikepada setiap individu. Bahasa tubuh yang positif demikiansangat membantu untuk membuat anda seorang pembicarapublik yang akan didengar dengan penuh perhatian, diminatidan dikagumi.


17 • • • • • Riset

TUJUAN RISET adalah untuk mendefinisikan apayang tidak anda ketahui mengenai pendengar anda—pola dengarnya, sikap, kebiasaan membeli, pilihanmusik dan kebutuhan program. Anda perlu informasiini untuk memenuhi minat pendengar anda melaluiprogram yang efektif.

Mengapa anda harus meriset pendengaranda

Untuk mengetahui siapa yang mendengarkanSurvei radio mengukur banyaknya pendengar dankomposisinya, yaitu jenis orang yang mendengarkan stasiunanda.

Untuk mengetahui apa yang digemari olehpendengar

Survei dapat digunakan untuk mengetahui apa yang disukaidan tidak disukai oleh pendengar anda: popularitas dariberbagai program dan pribadi. Survei ini dapat pulamemperoleh saran dari pendengar untuk program baru.

Menunjukkan bahwa anda menaruh perhatianRiset menunjukkan kepada orang bahwa anda memberiperhatian terhadap pendapat mereka mengenai stasiun danmerupakan cara yang baik untuk memperkuat citra stasiun.

Memberitahu pengiklan apa yang mereka perolehSurvei dapat menunjukkan kepada pengiklan manfaat apayang mereka terima dari segi pendengar untuk biaya yangdikeluarkan kepada stasiun.


Bagaimana caranya mendesain surveiyang andal

Carilah bantuan profesionalJika anda hanya tahu sedikit mengenai riset, anda harusmencari bantuan dari orang yang qualified dalam metode risetuntuk membantu anda mendesain dan menyelenggarakansurvei.

Pilihlah sampel yang baikAnda perlu memilih sampel yang mewakili pendengar (dariumur, jenis kelamin, lokasi geografis, status ekonomi,kedudukan sosial dsb) supaya mendapatkan gambaran yangbenar mengenai pendengar anda.

Pastikan bahwa sampel cukup besarPilihlah sampel yang cukup besar sehingga anda pasti bahwadata survei andal dan seluruh pendengar tercermin di dalamtemuannya.

Buatlah pertanyaan dengan hati-hatiTanyakan pertanyaan yang akan memandu anda untukmembuat program yang lebih baik atau lebih relevan. Pastikanbahwa pertanyaannya jelas, tidak berbelit-belit dan tidakkabur.

Nuku’alofa, Tonga. Survei riset pendengar menunjukkan bahwaradio telah menjadi bagian gaya hidup Tonga. Pesawat radio

pernah menjadi lambang kemewahan dan prestise tetapisekarang menjadi cara komunikasi yang biasa. Radio Tonga

terdengar bergema di seluruh pulau - dipasang oleh keluarga-keluarga selama radio itu menyiarkan.

Bagaimana mengorganisir suatu survei

Pilihlah metode yang baikCari survei yang diadakan oleh stasiun lain. Bacalah. Tentukan


apa yang relevan terhadap keadaan anda. Rencanakan prosessurvei anda sendiri. Kebanyakan survei pendengar radiomenggunakan satu atau beberapa cara dari tiga sarana pokok:survei telpon; permintaan on-air untuk pendengar agarmengirim jawaban tertulis dan mengetuk pintu rumah. Carayang terakhir mungkin dilakukan di komunitas kecil danmenyediakan informasi terbaik.

Konsultasikan dengan seorang ahliKebanyakan stasiun mempunyai akses kepada orang-orangyang terbiasa dengan teknik survei. Anda mungkin perlumembayar, tetapi mungkin berguna untuk mendapatkaninstrumen survei yang paling cocok dengan kebutuhan stasiunanda.

Perjelas zona waktu stasiunKebanyakan stasiun radio membagi waktu menjadi limasegmen waktu utama (sarapan pagi; pagi; siang; drive;malam). Informasi mengenai pendengar anda harusberhubungan langsung dengan masing-masing zona waktutertentu.

Bandingkan informasi survei dengan apa yang andaketahui

Buat buku log mengenai semua informasi pendengar yangmasuk melalui telpon atau dengan surat. Dalam selang waktutertentu, informasi ini dapat membantu mengisi kekosongandalam survei resmi. Seorang presenter yang berhubungandengan pendengar mampu memberi masukan penting bagipengetahuan anda mengenai pendengar. Seharusnya adabuku log di samping setiap telpon di sekitar daerah presentasi.

Hindari terlampau rumitAnda mungkin perlu mengetahui jenis kelamin, umur,pekerjaan, alamat dan penghasilan pendengar anda. Andaperlu mengetahui kapan orang mendengarkan, program yangdiminati, program yang tidak diminati dan saran untukperbaikan. Anda mungkin menginginkan lebih banyak


informasi tetapi survei yang lebih kompleks lebih sulitditerjemahkan ke dalam tindakan pemrograman.

Bagaimana menafsirkan riset

Buat daftar hasil-hasil pokokBacalah angka-angka dan respons dan tuliskan informasipokok yang anda temukan pada secarik kertas —meskipunanda sudah mengetahui sebagian daripadanya. Butir-butir inidisebut ‘temuan’.

Pertimbangkan temuan tersebutPikirkan apa arti temuan tersebut untuk program tertentu danuntuk keseluruhan stasiun. Apa yang dikatakan olehnya?Masalah apa yang ditunjukkan olehnya? Perbaikan apa yangditunjukkan?

Buatlah rekomendasiDengan mempertimbangkan semua temuan, kembangkanrekomendasi untuk perubahan, atau perbaikan, dalamprogram stasiun.

Bagaimana memantau kinerja stasiun

Periksa syarat izin anda secara periodikJika stasiun anda beroperasi dengan izin atau piagam,program anda dan kegiatan lainnya perlu memenuhi syarat-syarat perizinan. Periksa syarat izin dari waktu ke waktuuntuk memastikan bahwa stasiun beroperasi secara baik.

Kontrol kualitas programAnda tidak dapat mendengarkan secara pribadi siaran seharipenuh dari stasiun anda, ada terlalu banyak hal lain yangharus dikerjakan, tetapi anda harus melakukan pemeriksaanmendadak secara periodik. Tambahkan frekuensi pemeriksaanini untuk pendatang baru atau pegawai yang kurangpengalaman.


Bicaralah kepada pengiklan dan sponsorSebaiknya berbicara secara tetap kepada pengiklan dansponsor untuk mengetahui tingkat kepuasan mereka. Ini lebihbaik daripada mengetahui ketidak puasan mereka ketikamereka menghentikan iklannya. Orang Amerika menyebutkanini hubungan proaktif; ini juga dikenal sebagai melayani klienanda.

Doronglah umpan balik dan keterlibatan pendengarPara pendengar yang berpartisipasi dalam program anda atauyang menulis surat atau menelpon termasuk di antara temanbaik anda —apapun yang mereka katakan. Mereka menaruhminat aktif terhadap stasiun anda. Anda harus mendengarkanapa yang mereka katakan.

Manila, Filipina. Sepertiga rumah-rumah yang disurveimendengarkan stasiun musik pop dan 24% mendengarkan

pembicara dan 22% mendengarkan musik. Tetapi, dari semuaprogram, opera sabunlah yang tetap terpopuler karena

didengarkan oleh pembantu rumah tangga dan para ibu yangmenghabiskan sebagian besar waktunya di rumah.

Bagaimana memperoleh banyak umpanbalik

Programkan pengumuman yang cocokDoronglah para pendengar untuk memberi umpan balikkepada berbagai program dengan menyiarkan ‘saran’ secaratetap (pengumuman mengenai program mendatang) dan‘promo’ stasiun (promosi). Para penyiar dapat menyiarkanini langsung selama programnya atau membuat rekaman. Halini berarti meminta agar pendengar menelpon ataumengirimkan komentar dan saran.

Doronglah partisipasi pendengarRancanglah program yang memerlukan partisipasi pendengaragar efektif , misalnya acara permintaan lagu, secara interaktif,surat pendengar, forum dan kuis.


Mintalah tanggapanMintalah tanggapan dari pendengar anda mengenai isu danperistiwa yang mereka dengar dari radio atau sumber lain.Ini dapat dilakukan sebagai sesi interaktif atau sebagai suratyang dibacakan di udara.

Ekspos staf anda kepada pendengarPastikan bahwa staf anda mengambil kesempatan untukdikenal oleh pendengar. Ini dapat dilakukan dengan memintastaf berpidato, membandingkan berbagai peristiwa,berpartisipasi dalam siaran luar atau mengunjungi pendengardi kota dan lingkungannya untuk merekam wawancara danmusik ataupun hanya bertemu dan mengobrol denganmereka.

Male, Maldives. Kami semua terkejut. Tak seorangpunmenyangka bahwa kami akan mendapat begitu banyak surat.Seseorang telah mengatakan, “Penduduk pulau bukan penulis

surat yang hebat”. Kami menerima 15 surat pada minggupertama, dan kami kira itu baik. Kemudian 50 surat seminggudan 200 surat seminggu. Dan yang telah kami lakukan hanya

meminta surat dan menyiarkannya.

Bagaimana menafsirkan umpan balikpendengar

Berhati-hatilah tentang tanggapan kecilInterpretasikan umpan balik pendengar secara hati-hati,terutama jika tidak dihasilkan oleh survei yang dirancangdengan baik. Beberapa surat atau telpon masuk tidak memberigambaran mengenai pendengar atau program mana yangefektif dan mana yang tidak. Ingat bahwa, untuk setiap satupendengar yang menulis atau menelpon, bisa saja ada seribuyang tidak melakukannya.

Terima segala umpan balik secara seriusDengan mengingat masalah umpan balik sebagian yangdisebutkan di atas, anda harus menganggap setiap respons


sebagai sumbangan yang tidak main-main bagi stasiun dansebagai mewakili pendapat pribadi atau kelompok. Orang-orang ini harus ditanggapi dengan segera, secara sopan danpenuh perhatian.

Bagaimana mengontrol kualitas program

Pilihlah semua materi program dengan hati-hatiPastikan bahwa semua rekaman yang disiarkan sesuai denganformat program yang telah ditetapkan. Direktur program ataudirektur musik anda perlu memastikan bahwa semuatambahan baru bagi perpustakaan betul-betul disaring agarsesuai dan bahwa rekaman yang tidak sesuai disimpanterkunci atau dibuang. Tidak ada penyiar yang bolehmenyimpang dari format dengan memainkan pilihanpribadinya, kecuali jika diizinkan oleh manajemen. Pilihlahsecara cermat semua materi program lainnya agar sesuaidengan format anda.

Dengarlah stasiun andaDengarkan secara tetap semua program yang disiarkan olehstasiun anda untuk memastikan bahwa kualitas programkonsisten tinggi dan bahwa tidak menyimpang dari kebijakanprogram.

Adakan rapat penyiarDirektur program harus mengadakan rapat reguler bagipenyiar. Hal ini dapat berlangsung setiap minggu, tetapi harussingkat dan mengenai sasaran. Anda harus mengarahkanpenyiar dalam membahas kinerja dan pemrograman.

Adakan rapat stafSelain rapat penyiar, adakan rapat staf secara tetap untukmembahas program. Masukan penting dapat diterima darisemua anggota staf baik dari penyiar atau pembersih gedung.

Selenggarakan sesi pelatihanAdakan sesi pelatihan secara tetap untuk memastikan bahwa


semua staf yang berhubungan dengan pilihan program,penjadwalan, produksi dan presentasi mempertahankanstandar puncak.

Berikan nasehat kepada stafBerbicaralah kepada staf kapanpun sepanjang hari kerja,menasehati dan menanggapi mengenai program yang andadengar. Tunjukkan dan perbaiki kesalahan pada waktu andamelihatnya dan mendengarnya terjadi.

Rabaul, Papua New Guinea. Seorang produser radioditugaskan untuk mengatur siaran langsung Kunjungan Ratu.Pada acara pertama, mikrofon Ratu sekonyong-konyong mati.

Dengan menggunakan mike lapangannya, produser itumeneriaki instruksi kepada staf di dekat panggung. Dengan

perlahan-lahan mereka memanuver mikrofon lain ke arah Ratu.Mikrofon bergoyang seperti sepotong rumput di depan tamukerajaan. Produser itu menjadi gelisah, dan tanpa menyadari

bahwa ada teknisi yang dengan maksud baik telahmenghidupkan mike produser itu untuk menutupi padamnya

mike sang Ratu, berteriak “ BERIKAN KEPADA RATU!BERIKAN KEPADANYA!” Kata-kata yang menggema jelas

sekeliling arena dan ke seluruh negeri. Produser itu segeradiberhentikan dari tugasnya.

Apa yang harus dilakukan mengenaistasiun pesaing

Dengarkan merekaPantaulah siaran stasiun pesaing dengan cermat. Jikamungkin, cari informasi mengenai pendengar mereka. Jikaanda stasiun nomer satu, berkonsentrasilah untuk membuatprogram anda lebih baik lagi.

Belajar dari merekaJika anda kalah kelas dari stasiun lain, pelajari mengapademikian. Jika ada stasiun lain yang tidak sebagus stasiunanda, pelajari mengapa. Hindari kesalahan mereka dan


jangan ragu meniru ide yang baik. Lagipula, peribahasa lamamengatakan, “meniru adalah bentuk rayuan yang palingsungguh-sungguh.”

Sydney, Australia. Saya bertanya kepada manajer salah satustasiun peringkat teratas Australia, apa rahasia

keberhasilannya, ide apa yang telah dikembangkannya untukmembuat dan mempertahankan stasiunnya di tempat tertinggi.“Tidak ada,” katanya. “ Saya hanya meniru yang terbaik dari

apa yang dilakukan oleh stasiun lain.”


18 • • • • • Pemrograman

PEMROGRAMAN DAN PENJADWALAN STASIUNRADIO ANDA mencerminkan pengetahuan andamengenai pendengar dan apa yang diinginkannya.Semakin banyak pengetahuan anda mengenaipendengar, semakin baik anda dapat mentargetkanmereka pada waktu-waktu tertentu dalam sehari.Dengan berbekal pengetahuan ini, anda dapat lebihmudah melayani kelompok lain, seperti pengiklan dankelompok layanan masyarakat, yang tergantungkepada jasa stasiun anda.

Sebuah stasiun radio dapat mengambil salah satu darisekian banyak format program yang berbeda. Beberapadi antara format yang paling digemari dan palingbanyak dipakai adalah obrolan berita, olah raga dan


obrolan, musik kontemporer dewasa (adult contem-porary), lagu terlaris (gold), country & western, middleof the road (MOR), classic hits, easy listening, lagurock untuk dewasa (adult oriented rock - AOR),greatest memories/latest hits, nostalgia dan beautifulmusic.

Beberapa stasiun radio yang beroperasi di pasardimana tidak ada pesaing, memakai format berlainanpada waktu berlainan untuk menarik kelompokpendengar spesifik. Misalnya, mungkin merekamenyiarkan format lagu indah (beautiful music) padapagi dan sore hari untuk menarik orang yang berusialebih tua kemudian pindah ke format musik rock dimalam hari untuk menarik orang yang lebih mudayang tidak menonton televisi. Ini disebut ‘pembagianhari ’ .

Bagaimana untuk memberi peran bagiradio dalam pembangunan

Radio mempunyai peran penting dalam pembangunannasional dan regional karena dapat memberi informasiyang diperlukan orang untuk menghasilkan uang,memperoleh panen yang lebih baik, menjagakesehatan dan untuk mengerti apa yang dilakukanpemerintah dan bisnis untuk membangun negara.

Sediakan waktu siaran untuk program pembangunanSediakan waktu di udara untuk informasi, diskusi dan suratpendengar mengenai masalah yang penting bagipembangunan nasional, regional dan lokal. Obrolan singkatyang tetap —mungkin dilanjutkan dengan diskusi ataupembahasan surat— oleh tokoh masyarakat, pejabat dan ahlipembangunan dapat membantu memberi informasi mengenaipertanian, ekonomi, kesehatan dan masalah lain yangberkaitan dengan pembangunan nasional.


Kembangkan kisaran programSebuah stasiun yang benar-benar berorientasi pembangunanakan, selama waktu tertentu, memperkenalkan berbagaiprogram pembangunan yang berbeda. Program demikiandapat disiarkan pada hari-hari yang berbeda sepanjangminggu, misalnya: Senin - perikanan, Selasa - pertanian, Rabu- kesehatan, Kamis - manajemen usaha, Jumat - pemerintahlokal, Sabtu - koperasi, Minggu - tujuan nasional.

Atur diskusi panelAturlah diskusi panel mengenai masalah yang penting bagipembangunan dan diketuai oleh editor atau jurnalis yangterkenal. Pastikan bahwa panel terdiri dari orang-orang yangmengerti masalah pembangunan yang mempunyai dampakterhadap pendengar dan orang yang menyumbangkansesuatu yang berguna terhadap masalah itu. Anda bahkandapat menawarkan kepada pendengar untuk menulis suratatau, jika anda memiliki fasilitas dan pendengar mempunyaitelpon, untuk menelpon program dan mengajukanpertanyaan.

Mengatur program kuisAcara kuis yang dirancang dengan baik —mungkin diikutipelajar sekolah menengah— merupakan cara yang menghiburuntuk menyampaikan informasi pembangunan.

Gunakan pengumuman layanan masyarakatMemprogramkan berbagai pengumuman layanan masyarakat—yang bahkan dapat dijadwalkan di antara track musik—akan membantu menarik perhatian orang pada isu tertentu.Pengumuman sepanjang 30 atau 60 detik dapat digunakanpula untuk menyampaikan sisipan singkat informasipembangunan yang berguna.

Mudahkan partisipasi pendengarSalah satu cara paling efektif untuk menghasilkan programpembangunan yang populer adalah dengan melibatkanpendengar dalam pemrograman. Sediakan perlengkapan


rekaman yang dioperasikan dengan batere dan anggaranperjalanan untuk memungkinkan mereka melakukanproduksi lapangan. Biarkan anggota masyarakat yangdikunjungi oleh staf anda menentukan topik wawancarasehingga mereka punya kesempatan untuk membahas isuyang menurut mereka berprioritas tinggi untukpembangunan. Wawancara yang diperoleh dengan cara inidapat diedit ke dalam program pembangunan atau dipakaiuntuk merangsang diskusi panel yang direkam kemudian distudio. Sebagai alternatif, program dapat disiarkan langsungdari masyarakat menggunakan perlengkapan siaran luar(lihat hal. 200).

Bagaimana memprogram stasiun

Kenali pendengar andaBiasakan diri dengan pola hidup dan pola kerja pendengar.

Rencanakan program untuk pendengar andaSetelah anda mempunyai informasi mengenai pendengaranda, rencanakan program dengan mengingat informasi ini.Hal ini akan membantu anda merancang program sesuaidengan kebutuhan pendengar anda.

Tentukan format andaTidak ada rumus ajaib untuk ini. Namun ingat, bahwapsikologi pendengar akan berbeda selama tengah pekan danpada akhir pekan dan ini akan berperan besar dalammenentukan campuran hiburan dan informasi anda. Jawabanbagi format yang seimbang ditentukan dari pemahaman andamengenai pendengar.

Tentukan kebijakan iklan andaJumlah iklan yang anda siarkan setiap jam ditentukan daripengetahuan anda mengenai pendengar. Di Australia,misalnya, waktu maksimum yang diizinkan untuk iklanadalah 18 menit per jam. Jarang ada stasiun yang menyiarkan


kuota penuh, karena mereka merasa bahwa pendengar tidakakan menyukainya dan akan berhenti mendengarkan. Jumlahiklan yang anda putuskan untuk disiarkan tergantung padajenis program yang disampaikan kepada pendengar yangdikenal. Banyak stasiun memprogram sekitar 12 menit perjam dengan iklan, umumnya dibagi menjadi maksimum tigasetiap siaran iklan.

Tentukan kebijakan musik andaSulit untuk menetapkan pedoman umum, karena kebijakanmusik tergantung pada jenis stasiun yang dipertimbangkandan pendengar yang akan ditariknya. Stasiun yang harus siaradengan pendengar yang beragam akan memilih daftar musikdengan hati-hati untuk dimainkan kepada kisaran selera yangluas. Daftar lagu mungkin termasuk musik tradisional dankontemporer negara anda, lagu lama dan baru dari negaratetangga dan musik Barat seperti rock, heavy metal, balada,country and western dan klasik.

Usahakan untuk memuaskan selera pendengarMusik harus diprogram sedemikian rupa sehingga adasesuatu yang muncul secara teratur untuk memuaskankebanyakan pendengar. Berikan campuran yang palingmenarik bagi pendengar anda. Sistem lain adalah untuk‘pembagian hari’ dimana anda memainkan jenis musiktertentu pada waktu yang berbeda untuk kelompokpendengar spesifik, musik tradisional di pagi hari, hard rockpada malam hari dan sebagainya.

Sydney, Australia. Kami menerima telpon dari seorangpendengar wanita berusia lanjut yang menanyakan apakah

stasiun akan menyiarkan kecepatan angin dan informasi cuaca.Ketika kami menanyakan mengapa, ia mengatakan:

“ Supaya saya tahu kapan saya bisa pergi berbelanja tanpa jatuh terhembus oleh angin!”


Bagaimana memprogram berita

Tentukan berita apa yang diinginkan oleh masyarakatIni sebaiknya dilakukan dengan survei, karena anda akanmemperoleh hasil yang dapat diandalkan. Namun, andadapat mengumpulkan kelompok pendengar untukmembicarakan keinginan mereka dan ini akan memberikanpemahaman yang baik. Jika anda dan staf anda mengenallingkungan dengan baik, pengetahuan ini mungkin cukupuntuk menghimpun program berita yang sesuai.

Tentukan jumlah beritaAnda perlu membuat keputusan, biasanya dengan direkturprogram, mengenai jumlah buletin berita yang disiarkansetiap hari dalam seminggu, penempatannya pada jadwalharian, distribusinya dan lama berlangsungnya buletin pokokdan buletin tambahan.

Tentukan jenis beritaTentukan apa yang diinginkan orang dalam hal berita.Ketahui berita apa yang tersedia dari sumber-sumber di luarstasiun anda. Anggap berita lokal, regional, nasional daninternasional sebagai bentuk informasi yang berbeda danpenting bagi pendengar anda. Pahami bahwa berita tersebutdapat dicampur dalam proporsi yang berlainan dalam buletinmanapun. Kembangkan dan pelihara ruang berita sesuaidengan sumber daya keuangan stasiun anda dan kebutuhanpendengar.

Tentukan format beritaBuletin berita harus disampaikan dengan cara yang palingcocok untuk pendengar anda pada waktu tertentu dalamsehari. Kembangkan kebijakan untuk menulis danmemutakhirkan (update) buletin berita. Kebijakan ini harusmencakup hal-hal seperti penekanan yang diberikan kepadaberita lokal, bagaimana memperlakukan berita nasional, re-gional dan internasional, dimana menempatkan berita olahraga, dimana menempatkan cuaca, apakah iklan merupakan


bagian paket dan pertimbangan khusus apa yang diterapkankepada siaran berita pada waktu yang berbeda dalam sehari.

Bougainville, Papua New Guinea. Orang dari cabang khususkepolisian itu mengingatkan bahwa saya pegawai pemerintahdan adalah tugas saya untuk menyampaikan informasi yang

dikumpulkan dalam rangka tugas itu. Sebagai seorang jurnalis,saya sangat tidak senang dengan hal ini. Jadi setiap pagi saya

kirimkan kepadanya salinan dari berita kemarin yang sayaterjemahkan dari bahasa Pidgin ke Inggris. Ia senang dengan

pengaturan demikian, tanpa menyadari bahwa “informasi” itusudah merupakan berita lama bagi semua orang di pulau ketika

ia membuka bingkisan paginya secara tetap.

Bagaimana menargetkan pendengar yanganda inginkan

Tentukan berbagai kelompok pendengarTentukan kelompok-kelompok berbeda yang merupakanseluruh pendengar anda. Ini dapat terdiri dari orang-orangberlainan umur, berlainan kepercayaan atau berlainankelompok sosial-ekonomi.

Tentukan karakteristik kelompokTentukan karakteristik tertentu dari berbagai kelompok yangmenjadikan pendengar anda - apa yang disukai dan tidakdisukai, kepercayaan, aspirasi.

Tentukan kelompok mana yang anda inginkanEvaluasi apakah anda ingin diminati oleh semua kelompokdi dalam pendengar anda. Tentukan kelompok mana yanganda inginkan dan yang tidak diinginkan sebagai pendengar.

Carilah kebutuhan pendengarCari informasi mengenai apa yang diinginan oleh kelompokpendengar dari anda sebagai penyiar. Bertemulah denganwakil mereka untuk diskusi terbuka.


Rencanakan program untuk memenuhi kebutuhankelompok

Rencanakan program untuk memenuhi kebutuhan kelompoksesuai riset yang anda selenggarakan dan diskusi yangdilakukan.

Bougainville, Papua New Guinea. Kami mengundang rapatpara kepala desa.Mereka memberitahu kami bahwa stasiun

menyiarkan musik tradisional dari terlalu sedikit suku.“Berlakulah adil kepada kita semua,” mereka berkata. Jadi

selama 18 bulan berikutnya, kami mengirim tim rekaman kesetiap pulau dan desa yang besar di propinsi, untuk merekam

lagu, tarian, cerita dan wawancara.

Bagaimana untuk mendapatkan bunyi yanganda inginkan

Rancang kebijakan program yang memenuhikebutuhan pendengar

Setelah anda pasti mengenai apa yang diminta oleh parapendengar dari stasiun anda, anda dapat menentukantindakan untuk memenuhi harapan mereka.

Rancang jadwal yang memperkuat kebijakan ituAnda harus menerjemahkan pendekatan program anda kedalam jadwal siaran harian yang menghormati keinginanpendengar. Perhatikan perbedaan yang ada antara jadwaltengah minggu dan akhir minggu. Bahas jadwal ini secaracermat dengan staf dengan memberitahukan bagaimanajadwal telah dirancang untuk memenuhi harapan pendengar.

Kembangkan gaya presentasi yang sesuaiMasing-masing presenter anda, kapanpun sepanjang hari itu,harus memenuhi harapan pendengar anda. Mungkin perlumempertimbangkan alokasi staf dengan bakat khusus untukwaktu tertentu dalam hari itu. Semua materi program harusdiaudisi (didengar) untuk memastikan bahwa cocok dan


meningkatkan bunyi yang anda inginkan. Jika perlu, latihlahorang untuk menyampaikan output yang anda cari.

Pastikan bahwa gaya yang dipilih dapatdipertahankan

Ikuti terus siaran stasiun anda dan dengan pendengarsehingga anda tahu apa yang dilakukan oleh stasiun andadan anda dapat menanggapi perubahan dalam permintaanpendengar. Pujilah staf yang menyumbang bagi kebijakanprogram dan beri koreksi kepada staf yang menyimpang darikebijakan ini.

Goroka, Papua New Guinea. Untuk alasan tertentu, Theodorememainkan musik country dalam program musik choral. Saya

pergi ke studio untuk mengeluh. Ia membela diri sertamengatakan bahwa ia memilih lagu-lagu country dengan temareligius. “ Tetapi ini bukan lagu-lagu orang kita,” saya berkata.“Ini lagu-lagu beberapa orang,” ia menjawab, dengan tolol. “

Kalau begitu supaya anda tahu apa yang diinginkan olehorang-orang, anda dapat membawa tim rekaman ke Bomai

(selatan),” saya berkata, dengan menyadari bahwa Theodorebenci berada di tempat manapun kecuali di kenyamanan

pondoknya. Saya yakin bahwa empat minggu bepergian akanmembuat dia larut dalam budaya orang kita.

Bagaimana mengembangkan programmulti bahasa

Ketahui apa yang dibutuhkan —dan diinginkan—oleh pendengar anda

Kelompok budaya berbeda mempunyai kebutuhan berbedaakan informasi pada waktu yang berbeda dalam sehari(misalnya masyarakat nelayan memerlukan informasimengenai kondisi laut pada larut malam hari atau pagi-pagisekali). Pastikan bahwa anda memenuhi kebutuhan inidengan program multi bahasa anda.


Tentukan bagaimana menangani pendengar multibahasa anda

Ini ada beberapa pilihan. Mereka semua mempunyai tempat.Anda dapat mengalokasikan hari-hari tertentu untukkelompok bahasa tertentu, sementara memastikan bahwainformasi penting seperti berita, cuaca dan pengumumanlayanan masyarakat disiarkan dalam semua bahasa padawaktu tertentu setiap hari. Anda dapat pula membagi setiaphari ke dalam segmen untuk setiap kelompok bahasa tetapitetap menyiarkan informasi penting pada waktu tetap.Mungkin anda dapat mencoba mengalokasikan waktu untuksetiap bahasa dalam perbandingan kasar dengan jumlahorang yang berbahasa itu.

Jaga agar ada kepastian mengenai waktu programSangatlah penting untuk memelihara kontinuitas sehinggapendengar tahu kapan dapat mendengarkan program dalambahasanya masing-masing. Program dalam berbagai bahasa(atau bahasa utama) pendengar anda harus diletakkan dijadwal anda pada waktu yang sama setiap hari.

Pelihara keseimbangan yang wajar antara bahasaPastikan bahwa kelompok bahasa utama menerima lebihbanyak waktu siaran daripada bahasa yang lebih sedikitpemakainya. Pikirkan baik-baik kuota agar anda berlaku adilterhadap semua pendengar.

Sadarlah akan kemungkinan benturan budayaDi beberapa negara dan kawasan terdapat isu kesukuan ataubudaya yang perlu kepekaan ketika mengembangkanprogram. Misalnya, musik tradisional spiritual beberapakelompok tidak boleh dijadwalkan bersama musik kelompoklain.

Kreatif dengan program ‘ yang harus didengar’Dimana terdapat penyiaran penting yang anda ingin didengaroleh semua pendengar anda —dan jika anda kurang sumberdaya untuk membuat program terpisah bagi masing-masing


kelompok bahasa— cobalah campuran halus dari bahasa yangberbeda pada satu program. Jika anda melakukan ini, ingatagar jangan sekali-kali menyiar lebih dari kira-kira 30 detikdalam satu bahasa. Dan bagi-bagi program itu dengan musikyang digemari oleh semua kelompok bahasa. Programdemikian sukar untuk didengarkan - maka programmer harussangat kreatif.

Buat policy rekrutmen yang seimbangKetika mempekerjakan presenter dan jurnalis di stasiun anda,usahakan untuk mendapat perwakilan yang seimbang darikelompok bahasa yang berbeda.


19 • • • • • Stasiun

Bagaimana menghormati pendengar

Tergantung pada pendengarPendengar adalah alasan adanya stasiun radio anda.Keberhasilan atau kegagalan stasiun ditentukan daribagaimana pendengar memandang stasiun anda danprogramnya. Anda harus tergantung pada pendengar danmemperoleh kepercayaannya. Anda perlu memenuhikebutuhan pendengar dan menghormati pendapat dan nilai-nilainya.

Perbaiki kesalahan; tarik kekeliruanBila anda membuat kesalahan besar di udara, anda harusmembuat koreksi (atau permintaan maaf). Dengan kata lain,jika pendengar mendapat informasikan salah karena hal itu,maka harus diperbaiki.

Berikan dua sisi dari setiap ceritaPendengar akan menghargai keadilan dan ketidakberpihakan. Selalu berikan kesempatan kepada pembicaradengan sudut pandang berbeda pada isu penting manapun.Biasanya terdapat “dua sisi untuk setiap cerita” dan pentingbahwa stasiun radio anda memberi dua sisi dan tidakmenunjukkan keberpihakan. Reputasi untuk keadilan sangatpenting dalam memelihara kredibilitas stasiun anda dengansemua sektor masyarakat yang anda liputi. Jagalah reputasiitu baik-baik. Jangan memihak kepada satu pihak tertentu.Ingat, ketidak berpihakan sama dengan kredibilitas.

Pahami penyensoran diriStasiun radio harus menunjukkan tanggung jawabnya untukmenjamin bahwa materi yang tidak menyenangkan danmenyinggung perasaan, tidak disiarkan. Perlu mempunyaipengertian jelas mengenai apa yang dapat diterima olehpendengar dan perlu kepekaan terhadap hal ini. Buat program


dengan hati-hati terutama bila anda tahu bahwa akandidengar oleh anak-anak. Tunjukkan kepekaan ketikamelaporkan kecelakaan, kejahatan dan bencana sehinggatidak menimbulkan kesedihan bagi korban. Janganmembesarkan atau mengagungkan perilaku anti-sosial.Ketahui bahwa, setiap saat, masyarakat akan mempercayaibahwa stasiun radio anda menjunjung tinggi standarnya.Jangan mengkhianati kepercayaan itu.

Jamin adanya akurasi setiap saatAnda perlu menjamin bahwa informasi yang anda siarkanitu akurat. Pendengar mengharapkan ini dan anda harusberusaha menghormati kepercayaan yang mereka berikan.Jika para pendengar tahu stasiun anda dapat diandalkanuntuk memberi gambaran yang benar dan faktasesungguhnya, mereka akan menganggap stasiun andasebagai otoritas dan menaruh kepercayaan kepadanya.Ketepatan akan menciptakan kepercayaan. Jadi jelaskankepada semua jurnalis, presenter dan penulis anda bahwaanda mengharapkan ketepatan setiap saat.

Layani keanekaragaman pendengar andaPendengar anda terdiri dari orang-orang yang berbeda. Orangdari berbagai ras, warna kulit, latar belakang budaya danagama. Ada juga perbedaan pria dan wanita dan tua muda.Ada orang cacat, penganggur, orang sakit di tempat tidur danorang yang mengasuh anak kecil. Keanekaragaman orang inimerupakan pendengar anda. Tugas andalah untuk melayanimereka semua.

Roma, Australia. Saya terbangun pukul 7 pagi danmenghidupkan radio. Tak terdengar musik atau obrolan -

hanya bunyi jarum bolak balik di tempat pada akhir piringan.Saya buru-buru berpakaian, loncat ke atas sepeda dan

mengayuh kira- kira satu mil ke stasiun radio. Penyiar tidurlelap dengan kepalanya menumpang di atas mixer. Saya

menyuruhnya megemasi pakaiannya dan meninggalkan stasiunhari itu juga.


Bagaimana memulai stasiun baru

Atur fasilitas stasiunRencanakan dengan cermat dan aturlah semua fasilitasstasiun, misalnya persediaan listrik, air, telpon, faks, kabeldarat, persediaan stasiun, perbankan, akunting, jasapembersih, pengaturan pengiriman, program, berita dsb.

Ujilah fasilitasUji semua fasilitas (studio, perlengkapan, pemancar) sebelummemulai operasi.

Cari personil dengan hati-hatiBerhati-hatilah untuk merekrut staf. Pastikan bahwa andamemeriksa surat-surat semua pelamar dan menilai sikap sertaketrampilannya. Pekerjakan orang-orang yang positif,antusias, berdedikasi dengan pengalaman dan potensi untukmelakukan pekerjaan dengan baik.

Rumuskan rencana dan kebijakanRumuskan rencana stasiun, kebijakan, pedoman danprosedur. Coba cakup semua situasi yang mungkin. Bagikandokumen ini kepada staf dan adakan pertemuan untukmenjelaskannya.

Surveilah pendengar andaKenalilah pendengar secara menyeluruh untuk mengetahuijenis program dan materi layanan yang mereka kehendaki.Analisa gaya hidup mereka untuk menyusun jadwal programyang sesuai dengan gaya hidup ini.

Temuilah tokoh masyarakatBertemulah dengan pimpinan masyarakat untuk membahasprogram dan layanan masyarakat.

Temuilah media lainBertemu dengan media lain seperti surat kabar lokal, stasiuntelevisi dan stasiun radio yang berdekatan. Bangunlahhubungan kerja yang baik dengan manajer organisasi ini.


Atur publisitasPromosikan pembukaan stasiun dengan segala cara.

Pembukaan resmiAturlah pembukaan resmi berprofil tinggi dan undang tokohmasyarakat, politikus dan media lain. Pastikan bahwaterdapat kesempatan yang cukup bagi masyarakat untukberpartisipasi dalam pembukaan stasiun anda.

Gaborone, Botswana. Stasiun itu bermula sebagai stasiun yangsangat kecil dengan kurang dari sepuluh orang staf menyiarkandengan pemancar polisi bekas dari sel tua penjara pada lokasi

yang tidak strategis 70 kilometer sebelah selatan ibu kota.Stasiun itu disebut ZND dan tak seorangpun mengetahui apa

kepanjangan dari huruf-huruf itu.

Pekerjaan apa saja yang diperlukan olehsatu stasiun

Manajer stasiunItulah anda. Anda yang memimpin seluruh pertunjukan itu.

Manajer operasiOrang kedua setelah manajer stasiun, manajer operasibiasanya dianggap sebagai asisten manajer stasiun. Manajeroperasi membantu manajer stasiun dengan banyak tugasyang rinci dan mempunyai pengetahuan mengenai semuadepartemen. Ia mengawasi operasi stasiun sepenuhnya, yangmemungkinkan lebih banyak waktu bagi manajer stasiununtuk membuat rencana dan sebagainya.

Direktur programDirektur program mengembangkan format program stasiundan memeliharanya. Ia biasanya menyewa dan mengelolapara penyiar dan staf presentasi siaran. Ia menyusun rosterstaf untuk shift siaran. Ia mengurus perpustakaan musik(kadang-kadang dibantu oleh direktur musik, sebuah posisiopsional). Ia memantau stasiun secara tetap untuk menjamin


konsistensi dan kualitas format. Ia menjamin bahwa stasiunmemenuhi standar dan peraturan. Ia mengarahkan secarakeseluruhan bidang berita dan peristiwa kini, melalui direkturberita (opsional). Ia mengikuti trend yang mungkinmempengaruhi pemrograman. Ia mengatur program dan risetpendengar (kadang-kadang dengan petugas riset, posisi yangopsional). Seringkali ia sendiri melakukan shift siaran.

Kepala teknikKepala teknik (atau teknisi) mengurus segi teknik dari stasiun.Ia mengoperasikan stasiun menurut pedoman dan peraturanteknik yang ditetapkan. Ia membeli, memelihara danmemperbaiki perlengkapan. Ia memantau stasiun untukmenjamin fidelitas sinyal. Ia memelihara studio dan pemancar.Ia mendirikan dan mengawasi secara teknis siaran ke luar. Iabekerja sama erat dengan bagian program.

Manajer pemasaranManajer pemasaran mempunyai posisi yang bertanggungjawab di dalam operasi iklan manapun. Ia mengawasipemasaran waktu siaran iklan, menghasilkan pemasukanuntuk stasiun. Ia menyewa dan mengawasi staf pemasaran.Ia menetapkan target penjualan. Ia mengkoordinasi promosi(kadang-kadang bersama dengan Manajer Promosi, posisiyang opsional). Ia mengembangkan kartu tarif dan materipemasaran. Ia dapat bekerjasama dengan agen periklanandan perusahaan perwakilan pemasaran untuk menarikpengiklan ke stasiun. Ia mengatur insentif dan acara denganklien. Ia sendiri biasanya aktif memasarkan waktu siaran.

Manajer produksiManajer produksi memimpin semua produksi programstasiun. Pada operasi iklan, ia memproduksi semua iklan yangdirekam dan acara promosi. Ia biasanya seorang spesialisrekaman multi-track yang kompeten. Pada stasiun yang lebihkecil, penyiar biasanya bertanggung jawab atas produksinyasendiri.


Petugas jadwal/lalu lintas (traffic)Pada operasi komersial, petugas jadwal atau lalu lintas (traffic)bertanggung jawab untuk menjadwalkan semua iklan untukmenjamin bahwa iklan disiarkan seperti yang telah diatur olehstaf pemasaran.

Direktur beritaDirektur berita bertanggung jawab untuk program berita danperistiwa kini. Ia mengawasi pekerjaan jurnalis dan semuabuletin berita. Ia mengatur peliputan berita atas peristiwakhusus. Ia mengorganisir penyediaan berita luar negeri danmenunjuk koresponden (stringer) sesuai kebutuhan. Iabekerjasama erat dengan direktur program. Stasiun yang lebihkecil mungkin tidak mempunyai direktur berita, tetapimembuat perjanjian dengan surat kabar lokal, misalnya,untuk penyediaan berita.

Direktur kreatif (chief copywriter)Stasiun komersial mempekerjakan seorang direktur kreatifuntuk menulis dan mengawasi penulisan iklan. Direkturkreatif bekerjasama erat dengan manajer pemasaran danperwakilan pemasaran untuk menjamin bahwa kampanyepengiklan disiarkan sesuai kontrak. Ia mensupervisi pekerjaanpara copywriter (penulis naskah).

Direktur keuangan (akuntan)Pada kegiatan komersial, direktur keuangan atau akuntanmengawasi penagihan biaya iklan yang dibayar oleh klien danpengumpulan pemasukan stasiun. Ia menyiapkan lembarneraca, laporan keuangan dan anggaran, menguruspembayaran gaji staf dan pada umumnya melakukan urusankeuangan dari stasiun.

Staf pendukungSelain dari posisi eksekutif tersebut di atas, stasiun memerlukanstaf pendukung dalam hampir semua bidang. Tergantungbesarnya stasiun, jenis staf pendukung berikut diperlukan:Penyiar (presenter), jurnalis, teknisi, copywriter, sekretaris/


stenografer, resepsionis/penerima telpon, komentator olahraga, ‘direktur layanan masyarakat’, tenaga pembukuan danstaf kantor.

Staf lepasStaf yang telah disebutkan adalah pegawai tetap. Andamungkin akan memerlukan tenaga lepas. Kategori dimanastaf lepas ini sering dipekerjakan adalah sebagai penyiar olahraga, penyiar spesialis (khususnya untuk acara obrolaninteraktif, misalnya ahli taman, dokter hewan, dokter,pengacara dan sebagainya), pembersih, teknisi dan penyiarlepas.

Apa yang membuat roster yang baik

Roster adalah jadwal yang dikembangkan yangmenunjukkan berbagai shift sepanjang hari dan malamdan nama-nama dari anggota staf yang bertugas padashift tersebut. Roster dapat digunakan untukmengumumkan shift, shift berita, shift teknik, kerjaproduksi dan sebagainya.

Konsultasikan dengan orang yang bersangkutanSebelum membagi jadwal orang untuk berbagai shift,berbicaralah dengan masing-masing anggota staf yangbersangkutan dan jelaskan rencana roster anda kepadamereka. Bersikaplah peka terhadap komitmen pribadi orangsetelah jam kerja dan usahakan untuk mengakomodasikanini dimana mungkin. Setelah membahas ini, mungkin perluuntuk mengubah rencana roster agar sesuai denganpermintaan beberapa anggota staf. Dengan melakukan ini,akan terjamin adanya moril staf yang tinggi yangmenimbulkan kinerja sebaik mungkin dari para anggota staf.Namun setiap saat anda harus mencoba menyesuaikanpenyiar secara individu dengan kebutuhan pendengar.


Jadwalkan waktu shift yang wajarFaktor penting dalam pembuatan roster adalah lamanya shiftsiaran. Shift selama 3-4 jam dipergunakan oleh kebanyakanstasiun. Konsentrasi seorang penyiar dapat beralih jika shiftterlalu lama. Jumlah jam siaran, tentunya, menentukan poladari roster anda. Jumlah staf presentasi anda juga mempunyaipengaruh besar terhadap cara anda membuat roster.

Bagaimana membangun citra stasiun anda

Buat serangkaian spotBuat serangkaian spot, semuanya dengan satu tema sentralyang kuat dan jadwalkan dalam semua sesi sepanjang periodepaling sedikit satu atau dua minggu. Buatlah menjadikampanye saturasi benar-benar (20 - 30 spot sehari) sehinggasemua pendengar stasiun anda benar-benar sadar akan citrayang anda proyeksikan.

Pertimbangkan jinglePertimbangkan membuat sebuah jingle yang menarik untukmenyampaikan citra baru anda. Ini merupakan cara yang baikuntuk mengirim pesan anda, terutama jika anda inginmengubah format musik anda karena jingle itu dapatmencerminkan perubahan tersebut.

Kembangkan dan buat logoLogo visual harus mewakili karakter stasiun (misalnyagenderang atau kulit kerang untuk stasiun berita di negaradimana instrumen ini dipakai untuk mengirim pesan). Logodapat pula sebagai bunyi - tetapi harus ada hubungan denganvisual (misalnya tabuh genderang atau tiupan kulit kerang).Logo harus dipakai pada setiap kesempatan.


Bagaimana mempromosikan stasiun

Promosi-diri sebuah stasiun adalah bentuk penyebaraninformasi dan hubungan masyarakat yang perlu. Dilingkungan geografis yang kecil, sebuah stasiunbiasanya mengembangkan loyalitas tinggi dari parapendengar. Namun ini bukan hanya masalahmengembangkan suatu hubungan; tetapimemperbaikinya. Stasiun radio harus tetap mengikutiselera dan sikap yang berubah-ubah.

Terbitkan pedoman programKebanyakan surat kabar akan menerbitkan pedomanprogram radio. Tetapi jika anda dapat membuat pedomanini lebih efektif daripada yang lainnya - atau mendorong suratkabar untuk menerbitkan artikel singkat mengenai programterbaik anda - anda dapat membuat pedoman anda tampakberbeda dan lebih menarik.

Para penyiar saling mempromosikanPenyiar harus mempromosikan penyiar berikutnya di udarajauh sebelum mulainya shift. Setiap referensi dari seorangpresenter harus terdengar meyakinkan.

Gunakan identifikasi (ID) yang bersemangat danmenarik

Anda kemungkinan memproduksi ID stasiun dan promosecara in-house. Tetapi anda harus mempertimbangkankemungkinan promo sekali-sekali yang dibuat olehperusahaan produksi menggunakan teknologi dan ide yangmutakhir. Hasilnya mungkin akan mengilhami ide dan teknikyang dapat dikembangkan lebih lanjut oleh stasiun andamenggunakan sumber dayanya sendiri.

Gunakan promosi yang cocokPastikan bahwa kontes dan event promosi lain sesuai denganpemrograman dan citra stasiun. Adalah penting bahwaprogram atau segmen promosi yang spesifik melengkapi logharian anda dan masuk ke dalam format stasiun anda.


Bagaimana mempromosikan peristiwakhusus

Jalankan kampanye pointerPromosikan event khusus dengan menjalankan kampanyepengumuman —sekitar 30 spot— selama minggi sebelumnya.Intensifkan jumlah spot dalam dua hari sebelum event ituberlangsung. Siarkan pointer itu dalam semua program ,dengan memastikan bahwa pointer itu mendapat peliputanbaik pada jam-jam puncak mendengar.

Beli ruang iklan di surat kabarJika ada anggarannya, pasanglah satu iklan pers atau lebihuntuk mempromosikan siaran khusus dari event yang penting.Anda mungkin dapat membuat contra deal dengan koranlokal (berikan kepada mereka beberapa spot siaran sebagaiganti promosi yang mereka berikan).

Adakan wawancara yang relevanWawancara dengan penyelenggara event atau tokoh yangterlibat dapat memberi promosi awal untuk siaran.

Bagaimana menjalankan perpustakaan

Ketahui ketiga jenis perpustakaanAda tiga jenis perpustakaan di stasiun radio: perpustakaanmusik; perpustakaan suara dan produksi, dan perpustakaanbuku. Perpustakaan musik mengandung compact disc, pitakaset, cartridge dan piringan hitam. Perpustakaan suara danproduksi mengandung efek suara dan materi lain untukmembuat dokumenter, drama, iklan atau promosi ataupointer. Perpustakaan buku mengandung referensi dan bahanpelatihan untuk stasiun.

Pastikan bahwa perpustakaan dipeliharaIngat bahwa pita audio menurun kualitasnya seiring waktu,dihapus oleh medan magnet bumi dan oleh lingkunganstasiun dimana ada medan magnet buatan. Kondisi yang


sangat kering tidak baik untuk pita, dapat menyebabkankerapuhan dan putusnya pita. Lingkungan yang terlampaulembab mengakibatkan tumbuhnya jamur pada permukaanpita. Peringatan ini berlaku pula terhadap pita audio digitalselain kaset, cartridge dan pita gulungan. Pastikan bahwacompact disc disimpan dalam selubung pelindungnya.Didiklah presenter anda, terutama yang baru, untukmemelihara CD. Goresan dapat menyebabkan salah jalur danpindah jalur. Jaga pula bagian perpustakaan anda yang berisimateri arsip - audio, naskah dan materi lain yang disimpankarena makna sejarahnya.

Tugaskan seseorang untuk mengurus perpustakaanAnda biasanya akan mendapatkan seorang anggota staf yangmempunyai minat dalam salah satu perpustakaan stasiun danberkeinginan untuk memelihara dan mengembangkannya.Beberapa stasiun mempekerjakan orang-orang untuk bekerjaparuh waktu, terutama jika stasiun akan mengganti sistemkatalog dari, misalnya , indeks kartu ke komputer. Pentingbagi anda untuk mengetahui bahwa harus ada seseorangyang bertanggung jawab atas perpustakaan.

Kembangkan sistem katalog yang baikSistem katalog yang baik adalah cara apapun untuk meng-indeks buku, rekaman dan materi lain sehingga orang dapatmudah mencari apa yang diinginkannya . Kini, komputermemberi cara yang efisien untuk membuat katalog yaitukatalog yang mudah ditambah dan mudah diubah.

Investasi dalam buku yang baik tentang radioBanyak buku bagus mengenai penyiaran radio yang meliputiberbagai aspek termasuk presentasi, jurnalisme, copywriter,produksi, pewawancaraan dan sebagainya. Pilihlah saja buku-buku yang sesuai dengan kebutuhan staf anda. Anjurkankepada staf anda agar merujuk kepada buku itu untukmendapat ide, menambah ketrampilannya dan memperluaswawasan penyiarannya.


Dapatkan buku referensiBanyak tersedia buku-buku referensi dan mereka semuamerupakan sumber yang baik. Perpustakaan referensi andaharus mengandung sedikitnya ensiklopedi umum, kamus,thesaurus dan atlas. Buku referensi lainnya yang baik mungkinterdiri dari kompendium musik populer, almanak yang berisiinformasi penting mengenai negara-negara yang berbeda,katalog berisi detail kontak untuk semua badan pemerintahatau berbagai jurnal profesi.

Kembangkan perpustakaan produksiTerdapat efek suara sangat baik dan perpustakaan musikproduksi yang tersedia pada CD tetapi harganya sangatmahal. Jangan membeli perpustakaan produksi yang dibelioleh stasiun lain di wilayah geografis anda. Jika anda lakukanini, stasiun anda akan terdengar sama seperti stasiun yanglain itu. Untuk melestarikan identitas anda, telponlah rekananda di stasiun lain dan tanyakan apa yang mereka pakai.Lalu beli sesuatu yang lain setelah mengaudisi CD sampelyang biasanya tersedia.

Bagaimana mendirikan arsip yang efektif

Tentukan apa yang baik untuk disimpanTentukan materi apa yang sebaiknya disimpan (misalnyaperistiwa penting yang direkam, wawancara penting, saat-saat menentukan dalam sejarah stasiun, dokumenter dansemua jenis program yang baik).

Pilihlah teknologi tepat gunaSistem Mini Disk adalah contoh teknologi yangmemungkinkan materi disimpan menggunakan tempatminimum dan dalam format permanen.

Masukkan semua materi dalam indeksPastikan untuk mengindeks semua materi yang diarsip.Simpan semua materi asli di dalam arsip, dengan hanyamengizinkan salinannya untuk dipinjam.


Armidale, Australia. Perpustakaan piringan adalah tempatyang paling digemari oleh staf kami. Hangat di waktu musimdingin, suasana hidup karena musik dan penuh orang-orangriang yang ingin bertukar gosip dan pendapat mengenai lagu

rock terbaru. Kami terpaksa melarang merokok di dalam ketikakami menemukan getah cannabis menyumbat jalur vinyl dari

beberapa LP favorit kami.


20 • • • • • Produksi & Presentasi

Bagaimana menemukan dan mengarahkanpemilik bakat (talent)

Gunakan staf anda sendiriCobalah anggota staf anda sebagai pemeran dalam iklan.Beberapa penyiar adalah aktor yang baik dan dapatmenyuarakan berbagai suara dan aksen. Yang lainnyamampu membaca iklan ‘bicara langsung’. Anda juga harusmencoba orang lain di stasiun —resepsionis, penulis naskah,klerk, staf pemasaran. Seringkali akan muncul bakat-bakatterpendam. Dan anda akan mendapatkan anggota staf yanglebih bahagia. Mereka akan merasa lebih terlibat dalampemrograman stasiun.

Gunakan aktor lokalDi kota besar anda mempunyai akses ke aktor profesional danvoice-over radio. Tetapi bahkan kota kecil dan desamempunyai kelompok teater amatir. Aktor di kelompok inisering merupakan bakat radio yang baik untuk iklan. Cobalahmereka. Anda mungkin dapat membayarnya melalui contradeal, yaitu dengan mempromosikan mereka untuk produksiberikutnya sebagai ganti memakai bakat mereka sebagai aktorradio.

Berikan pengarahan untuk aktorPenulis naskah iklan harus menyutradarai iklannya sendiri.Aktor mencari penyutradaraan yang kuat dan akanmenanggapi saran untuk membaca naskah yang anda tulis.Jangan takut untuk meminta aktor menyampaikan danmemainkan perannya dengan cara yang dimaksud oleh andasebagai penulis. Tetapi anda harus mengarahkan secara tegas,bukan ragu-ragu, agar para aktor mempunyai ide yang jelas


apa tepatnya yang anda minta. Kadang-kadang andamendapatkan aktor yang membuat saran untuk memperbaikiiklan - jika demikian, terimalah.

Bagaimana memproduksi iklan

Tim produksiUmumnya terdapat dua orang di dalam tim produksi -sutradara dan sound engineer. Kadang-kadang satu orangdapat melakukan kedua tugas itu. Sutradara biasanya orangyang menulis naskah dan orang yang memberitahu para talent(aktor dan penyiar) apa yang harus dilakukan dan bagaimanamembaca naskahnya. Sound engineer bertanggung jawabuntuk proses rekaman sebenarnya dan penyisipan musik yangada dan efek suara. Orang ini juga bertanggung jawab untukkeseluruhan kualitas suara termasuk hal-hal sepertikeseimbangan dan level suara.

Buat suasana agar para talent merasa santaiSutradara harus mulai dengan membuat santai orang-orangyang terlibat dalam sesi perekaman dan membuat merekamerasa nyaman. Jika mereka rileks, mereka dapat memberikanyang terbaik. Bercakap-cakaplah dengan mereka. Mungkinmenceritakan lelucon. Tawarkan segelas air.

Lakukan beberapa rekaman, jika perluSelalu upayakan untuk mencapai kesempurnaan. Jangan puasdengan “hampir baik adalah cukup baik”. Lakukan beberapakali rekaman, jika perlu, sampai iklan itu mencapai apa yanganda inginkan.

Terimalah saranBersiaplah untuk mendengarkan saran dari aktor atauengineer dan terimalah jika saran itu baik.


Bagaimana menilai presenter

Pantaulah presenter andaAnda perlu memantau performa para presenter anda untukalasan yang konstruktif, seperti membuat penilaian untukpromosi mereka atau mengamati kesesuaian mereka untukshift siaran khusus. Pemantauan biasanya dilakukan di kantoranda (atau di rumah atau di mobil anda), tetapi adamanfaatnya untuk mengunjungi studio presentasi dari waktuke waktu untuk mengamati orang-orang bekerja ketika shift-siaran. Perhitungkan pengalaman masing-masing orang yanganda nilai pekerjaannya agar harapan anda realistis. Koreksikebiasaan buruk di luar waktu shift, jangan sekali-sekali didepan staf dan jangan ketika siaran (kecuali betul-betul adabencana) dan bersiaplah untuk memperagakan sendiri teknikyang efektif.

Nilailah kesesuaian presenterPresenter tertentu ideal untuk shift siaran tertentu tetapi tidakuntuk shift siaran yang lain. Sebarkan orang-orang andadengan baik dan perhitungkan ini di dalam rekrutmen danseleksi. Jika anda kehilangan seorang presenter, anda harusmerekrut orang lain untuk shift siaran tertentu.

Perhatikan bagaimana persiapan presenterSeorang presenter harus mempunyai cukup waktu untukmempersiapkan sebuah shift siaran. Ini biasanya meliputimemeriksa, mengumpulkan dan mengatur program sesuaidengan lembar log stasiun atau running order presenter itusendiri. Juga termasuk berbicara dengan presenter sebelumnyauntuk menjamin adanya kontinuitas. Dengarkan aliran acaraitu, perhatikan titik rawan dan bantu presenter andamemperbaikinya. Banyak masalah timbul akibat kurangnyapersiapan.

Nilailah bagaimana presenter berkomunikasiAnda ingin presenter anda terdengar santai, ramah, sungguh-


sungguh dan senang. Untuk menjadi sahabat tiap-tiappendengar. Evaluasi orang-orang anda menurut kriteria ini.

Nilailah efisiensi presenterEvaluasi performa ini memerlukan kunjungan ke studio.Presenter yang baik menggunakan mixer dan perlengkapanlain seperti seorang musisi virtuoso. Periksa adanya salahpenempatan mikrofon, masalah timing (terutama live networkfeed), kesulitan cueing, penanganan kasar dari perlengkapandan sebagainya. Berhentinya siaran (tidak ada suara) seringmerupakan tanda bahwa sesuatu perlu diperbaiki secaraoperasional.

Evaluasi suara presenterPresenter kadang-kadang menggunakan suaranya dengantidak benar. Dengarkan penyiar, terutama menjelang akhirshift siaran. Jika ada tanda-tanda kelelahan, atau kualitassuara yang menurun, ada sesuatu yang salah dengan teknikproduksi suara orang itu. Beberapa orang laki-laki mencobamembuat suaranya lebih dalam daripada sebenarnya, yangtentunya memaksakannya. Doronglah penyiar untuk menjadidiri mereka sendiri.

Tarawa, Kiribati. ‘Presenter’ pertama adalah operator tilgramdi pulau-pulau luar. Mereka menerima pesan mingguan dalamkode Morse dari Tarawa. Penduduk pulau itu yang ingin tahu

akan menuju ke gubuk radio, serta duduk bersila di pasir.Operator kemudian membaca kode sinyal Morse dan membagiinformasi dengan mereka. Penduduk pulau itu lalu pulang ke

desanya dan menyebarkan berita.

Bagaimana menjalankan program layananmasyarakat

Ada rasa keterlibatanJarang ada kewajiban resmi bagi stasiun radio untuk memberiwaktu bagi organisasi layanan masyarakat. Tetapi kebanyakan


penyiar mempunyai tanggung jawab moral danmembanggakan diri mengenai sejarah keterlibatan merekadalam masyarakat. Tuntutan akan waktu siaran yang kosongumumnya melebihi kemungkinan pasokan, jadi perlu adapedoman yang jelas dan tegas yang diterapkan secarakonsisten.

Nyatakan policy stasiun andaAnda akan didekati oleh perwakilan dari organisasimasyarakat yang meminta waktu di udara untuk menyiarkanpesan. Kebijakan anda perlu menentukan permintaan waktumana yang dapat dipenuhi dan mana yang tidak dapat. Apa,misalnya, kebijakan anda mengenai permohonan untuksumbangan dari pendengar anda?

Didiklah perwakilan kelompok masyarakatAkan menyita waktu jika anda harus mengajarkan teknikradio ke setiap orang yang meminta waktu siaran untukprogram layanan masyarakat . Anda dapat menerbitkanpanduan singkat mengenai pemrograman layananmasyarakat. Dalam panduan ini, anda dapat menggariskankebijakan layanan masyarakat anda, dan menunjukkanprogram mana tersedia serta cara-cara perwakilan masing-masing kelompok dapat memperoleh kerjasama dari stasiunanda. Anda dapat menyediakan pula daftar hal-hal yang bolehdilakukan dan yang tidak boleh, dan saran untuk menindaklanjuti kerjasama stasiun.

Menyediakan pembicara untuk pertemuan kelompoklayanan masyarakat

Anda, atau seorang anggota staf anda, dapat mempelajaridetail dari organisasi layanan masyarakat, dan mereka dapatbelajar dari anda. Proses komunikasi dua arah ini lamakelamaan akan mengakibatkan hubungan yang lancar antarastasiun anda dan berbagai organisasi layanan masyarakat.


21 • • • • • Periklanan: Penulisan

Bagaimana menulis iklan yang jujur

Pastikan bahwa tidak melanggar hukumSemua iklan harus memenuhi undang-undang dan peraturandan tidak boleh mendorong terjadinya pelanggaran hukumatau mendukung perilaku yang berbahaya atau tidakbijaksana. Semua jaminan dan janji yang disebutkan harussesuai hukum dan jujur.

Pastikan kebenarannyaSemua pengiklanan harus jujur dan tidak menyesatkan . Jikaiklan mengandung informasi ilmiah, statistik atau riset lain,informasi ini harus digambarkan secara akurat.

Bedakan iklan dari programSemua iklan harus dapat dibedakan dengan jelas sehinggapendengar tidak mencampur adukkan iklan dengan berita,pengumuman layanan masyarakat atau materi program.Pendengar tidak boleh ditipu untuk percaya bahwa sesuatuitu lain dari yang sebenarnya.

Jaga keadilanIklan tidak boleh menyerang produk, jasa atau pesaing secaratidak adil atau menyesatkan. Stasiun radio anda harus adilterhadap semua bisnis dan produsen. Ingat bahwa suatu harimereka mungkin menjadi pengiklan potensial di stasiun anda.

Pastikan bahwa testimonial (pengakuan) jujurTestimonial adalah rekomendasi oleh orang yang telahmenggunakan produk atau jasa dan ingin mengumumkannya.Jika dipakai dalam iklan, apa yang dikatakan harusmencerminkan secara jujur perasaan orang yang berbicara.Peraturan yang berlaku bagi iklan harus berlaku pula bagitestimonial. Testimonial yang dipakai dalam iklan radio harus


didukung oleh salinan yang ditandatangani dan disimpan distasiun radio atau agen periklanan.

Hormati kepercayaan orangIklan harus menghormati kepercayaan orang-orang dilingkungan anda. Jangan mengeksploitasi kecemasan orangatau takhayul mereka untuk menjual sesuatu. Semua iklanharus menghindari tata cara demikian.

Dacca, Bangladesh. Hungerford memberitahu para penyiarpertanian bahwa mereka harus ingat bahwa pendengar radio

mendapat informasi hanya melalui suara manusia. “Parapendengar tidak mempunyai perasaan netral tentang penyiaryang berbicara kepada mereka, sama halnya seperti perasaanmereka terhadap guru, Imam atau sahabat karib. Penyiar itu

bukan mesin atau kata-kata di atas kertas. Pendengarmenerjemahkan lebih dari sekedar fakta. Pendengar

menginterpretasi seluruh suara.

Bagaimana mengembangkan gaya menulisyang baik

Tulislah untuk suara dan telingaTulis dengan gaya percakapan. Dengan kata lain, dengan caraanda berbicara. Penulisan bagus untuk radio menggunakanirama dan kata-kata bahasa sehari-hari.

Kembangkan sikap “anda”Radio adalah media satu lawan satu yang intim. Selalu tujukanke satu orang. Tulislah seperti anda menulis ke kawan baik.Ucapan “semua orang di sana” bukan bahasa radio yang baik.Tulis dan berbicara ke satu orang. Sering-sering gunakan kata“anda”. Ini akan membangun keakraban dengan pendengar.

Tulislah untuk saat iniHindari menulis untuk masa lalu. Radio adalah masa kini,


bukan sejarah. Gunakan bahasa yang mengisyaratkan bahwaterjadinya sekarang ini.

Gunakan orisinalitasGunakan kata-kata dan bahasa dengan cara yang segar danorisinil.

Tulislah secara visualRadio pernah dikatakan sebagai “teater dari pikiran” (theatreof mind). Ketika menulis untuk radio, nyatakan diri anda se-visual mungkin. Ciptakan gambar berwarna-warni di pikiranpendengar dan emosi yang kuat di hati mereka. Radio dapatmenjadi medium yang jauh lebih ‘visual’ daripada televisikarena kuatnya daya imajinasi.

Bagaimana mengembangkan copy brief

Ketahuilah maksud dari copy briefSebuah copy brief yang baik seharusnya menjawabpertanyaan berikut: (a) Apa yang kita jual? (b) Kepada siapakita jual? (c) Mengapa mereka akan membeli produk atau jasaini ?

Definisikan masalah pokokApakah masalah pokok yang harus dipecahkan oleh iklanitu? Mungkin bahwa produk lain lebih dikenal. Atau bahwapengiklan mempunyai lokasi geografis yang kurangmenguntungkan daripada pesaingnya. Atau mungkin bahwaproduk itu lebih mahal daripada produk pesaingnya.

Tentukan sebab dari masalah ituMengapa terdapat masalah ini? Anda harus meminta kepadapengiklan untuk menjelaskan masalahnya dan memberikanlatar belakang dan sebabnya.

Jelaskan janji utamanyaPengiklan harus menjelaskan janji yang dibuat kepadakonsumen yang membeli produk atau menggunakan jasa itu.


Apa keuntungan pokok bagi konsumen? Apa alasannya untukmembuat janji ini ?

Jelaskan janji sekunderApakah ada janji sekunder yang dapat dibuat oleh pengiklanmengenai produk atau jasa itu ? Apa alasannya sehingga janjiini dapat dibuat?

Masukkan apa yang harus dimasukkanAdakah hal lain yang harus termasuk di dalam iklan? Inimungkin berupa slogan, logo musik, bantahan atau mungkinbatas waktu atau tanggal kadaluwarsa.

Bagaimana cara memproduksipengumuman layanan masyarakat

Setiap stasiun radio mempunyai kewajiban terhadapmasyarakat sekitarnya untuk mencoba memperbaikikondisi sosial. Radio dapat berpengaruh besar —danpemimpin— dalam perbaikan sosial. Penyiaranpengumuman layanan masyarakat adalah cara yangefektif untuk mendukung kampanye pendidikan dankampanye lain untuk topik seperti persatuan nasional,keluarga berencana, HIV dan AIDS, persediaan air,budidaya tanaman, pemberantasan nyamuk danbanyak isu lain.

Tentukan isu-isu yang pentingTentukan isu nasional, regional atau lokal yang memerlukandukungan dari siaran radio. Anda mungkin tidak dapatmelakukan terlalu banyak pada suatu waktu. Mungkin andahanya akan mendapat kesempatan untuk memusatkan padasatu atau dua isu penting saja pada satu saat.

Bahaslah isu itu dengan organisasi lainHubungi berbagai organisasi pemerintah, sosial dan organisasilain yang mempunyai pengertian yang baik mengenai isutersebut dan himpunlah informasi dari mereka.


Tentukan siapa yang akan menyampaikannyaPertimbangkan untuk menggunakan suara beberapa pejabatuntuk menyampaikan pengumuman di udara. Merekakemungkinan perlu latihan dan pengulangan.

Tulislah serangkaian pengumumanTuliskan konsep dari naskah pengumuman, baik untukrekaman awal atau untuk dibaca langsung (live) di udara.Biarkan organisasi yang anda konsultasikan memeriksa danmeng-edit naskah itu agar dikoreksi. Batasi waktupengumuman itu - seprti 30 detik atau 60 detik. Tuliskandalam gaya percakapan menggunakan prinsip-prinsip yangtelah dibahas sebelumnya dalam bab ini. Setiap pengumumanharus menangani aspek yang berlainan dari isu itu.

Periksalah kebenarannyaSebelum menyiarkan pengumuman, mintalah kepadaorganisasi yang bersangkutan untuk memeriksanya agarinformasi disampaikan secara benar.

Jadwalkan kampanyeJadwalkan kampanye dengan cara yang sama seperti untukiklan komersial. Pastikan bahwa pengumuman dijadwalkanuntuk disiarkan pada seluruh shift, sesi dan program.

Beritahu kepada organisasi itu apa yanganda lakukan

Ada baiknya untuk memberitahukan ke berbagai organisasiitu berapa pengumuman anda siarkan untuk mereka setiapbulan. Meskipun pengumumannya tidak dipungut biaya,beberapa stasiun menunjukkan nilai uangnya dalam invoicesetiap bulan dengan kata-kata TANPA BIAYA dalam hurufbesar.


Apa cara terbaik untuk menata letaknaskah

Pastikan bahwa naskah itu ‘diketik sempurna’Naskah harus diketik sempurna, yaitu tidak ada perubahanatau penghapusan. Naskah yang tidak diketik sempurnadapat dengan mudah menyebabkan penyiar untuk salahbicara .

Sisakan marjin yang lebarSisakan pingiran lebar (kira-kira 3 sentimeter) di sisi kiri dankanan halaman itu. Ini akan memudahkan untuk membacanaskah, karena mata tidak harus bergerak terlalu jauh darikiri ke kanan. Juga, hal ini menyisakan tempat bagi catatanyang ingin dibuat oleh penyiar, aktor atau sutradara.

Spasi dobel dengan ketikan huruf kecilNaskah harus berspasi dobel. Ini membuatnya lebih mudahdibaca dan menyisakan tempat untuk penggantian-penggantian. Naskah harus diketik seperti pada halaman initetapi dengan nama KLIEN dan PRODUK dalam huruf besar.Huruf kecil lebih mudah untuk dibaca oleh mata dan kita tidakbiasa membaca banyak huruf besar yang saling digabung.Dengan menuliskan nama klien dan produk dalam hurufbesar, kita membuatnya mencolok agar penyiar siap untukmemberi penekanan kepadanya.

Gunakan tanda baca radioNaskah dimaksudkan untuk diucapkan, jadi anda perlumemakai ‘tanda baca radio’ - tanda baca untuk suara. Andadapat mengganti beberapa koma dengan tiga atau empat titik(...) atau garis pendek (—) untuk menunjukkan tempatberhenti, misalnya, “Anda akan menyukai teh kami ... rasanyasegar!” Anda dapat memasukkan garis miring (/) untukmenunjukkan dimana harus menarik napas.

Gunakan bahasa percakapanNaskah radio telah dijelaskan sebagai “gudang percakapan”.


Pastikan bahwa naskah radio ditulis dalam gaya percakapan.Dan pilihlah kata-kata sederhana yang biasa dipakai dalampercakapan.

Sediakan judul yang jelas untuk naskahSemua naskah harus diberi judul yang dirinci seperti ini.‘Nomer kunci’ diberikan oleh copywriter untukmengidentifikasi setiap iklan. Biasanya diberi inisial klien (CP.),lama atau panjang iklan (30) dan nomer yang diberikankepada iklan tertentu itu dalam seri yang telah diberikan (2),kedua dalam seri.

Klien : Colombo Park TradersPanjang : 30 DetikNo. Kunci : CP/30/2Tanggal : 5/11/95

Bagaimana menstruktur sebuah iklan

Singkatan AIDA dapat dipakai untuk membantu andamenstruktur sebuah iklan. AIDA adalah singkatanuntuk Attention (Perhatian), Interest (Minat), Desire(Keinginan), Action (Tindakan).

Raihlah perhatian pendengarMulailah dengan mendapatkan perhatian pendengar.Pembukaan iklan harus menawan dan menarik perhatian.

Pertahankan minat pendengarAnda kemudian harus mempertahankan minat pendengardengan menguraikan manfaat yang akan diperoleh dariproduk atau jasa itu.

Ciptakan keinginanCiptakan keinginan dalam pikiran pendengar untuk membeli(atau setidaknya melihat-lihat) produk atau jasa yangdiiklankan.


Buat panggilan untuk bertindakAkhiri dengan panggilan untuk bertindak. Sarankanpendengar untuk mengunjungi toko, melihat produk,mencoba jasanya atau menelpon pengiklan.

Bagaimana menjual manfaatnya

Ubahlah ciri menjadi manfaatSelalu cari sebabnya orang ingin membeli sebuah produk ataumenggunakan jasa, misalnya anda tidak membeli kasurkarena mempunyai pegas gulungan dalam, anda membelinyauntuk dapat tidur nyenyak di waktu malam hari. Itulahmanfaat yang anda peroleh dari karakteristik pegas gulungandalam. Dibawah ada beberapa fitur yang tipikal yangdikonversi menjadi manfaat :

KARAKTERISTIK KEUNTUNGANBan radial steel belted Berkendara dengan aman di

waktu hujanRestoran kelas atas Bersantap malam diluar dengan

hidangan lezatPower steering Mudah memarkir dan

memanuver mobil andaLemari es enamel bakar Penampilan bagus dan tidak

berkarat

Konversikan manfaat ke dalam naskah yang dapatdipakai

Selalu cari manfaat utama yang akan diperoleh dari sebuahproduk atau jasa dan bicarakan hal itu dalam iklan anda.Berkonsentrasi pada satu, atau paling banyak, dua manfaatutama dalam setiap iklan. Jangan menyebutkan banyakkarakteristik yang akan membingungkan pendengar.


Posisikan iklanPosisikan iklan anda dalam time slot yang lebih mungkinmencapai audiens yang dituju. Jadwalkan iklan itu untukwaktu-waktu ketika pembeli potensial dari produk ataupengguna jasa itu akan mendengarkan.

Sebutkan produk itu paling sedikit tiga kaliPendengar radio tidak dapat membaca kembali iklan andaseperti iklan surat kabar. Jadi anda perlu menekankan namaproduk itu dalam pikiran pendengar. Tiga kali disebutkandalam sebuah iklan dianggap memadai tetapi tidak adaaturan ketat. Kadang-kadang, khususnya untuk jingle musik,nama klien dapat disebutkan lebih dari tiga kali. Tetapi juga,dalam jenis iklan tertentu anda dapat membangun keinginanuntuk tahu dan memberi nama klien atau produk hanya sekalipada akhir iklan. Pada umumnya, tiga kali penyebutan sudahmemadai.

Perkuat dengan pemasaranAnda juga dapat memperkuat keefektifan iklan dengankegiatan pemasaran lainnya seperti promosi, kontes, peragaandan sebagainya.

Berapa lama iklan harus diputar

15 detik memberi peringatanSpot singkat dapat menempatkan nama pengiklan di depanpublik dengan murah biayanya. Tetapi tidak banyak waktuuntuk menjual produk atau jasa. Iklan sesingkat ini biasanyadigunakan bersama dengan iklan yang lebih panjang.

30 detik adalah panjang yang lazimIklan 30 detik pada umumnya dapat menyampaikan pesanpemasaran yang efektif untuk kebanyakan produk dan jasa.Jika suatu produk atau jasa memiliki sejumlah karakteristikyang harus diiklankan, rangkaian tiga iklan atau lebih selama30 detik dapat dipakai untuk meliputi semua karakteristik itu.


60 detik memberi gambaran yang lebihmenyeluruh

Di beberapa negara, disukai iklan sepanjang 60 detik. Iklanini memberi gambaran lebih lengkap dan berguna untuk iklanyang perlu mengisahkan sebuah perusahaan besar atau untukiklan ‘pendidikan’ dimana anda perlu menyampaikanperubahan penting dalam cara kerja pemerintah atau tentangpenyakit atau tindakan pencegahan hama.

Tuliskan jumlah kata yang benarPedoman yang baik bagi copywriter adalah menulis pada lajubicara 150 kata per menit. Ini adalah standar yang diakui dikebanyakan negara berbahasa Inggris.

PANJANG IKLAN JUMLAH KATA MAKSIMUM10 detik 2515 detik 3820 detik 5030 detik 7545 detik 11060 detik 150

Perhitungan kata ini adalah pedoman. Jika iklan jugamengandung musik dan efek suara, jumlah kata dengansendirinya akan berkurang . Percobaan sebenarnya adalahberapa lama waktu yang dibutuhkan untuk membaca iklan.Waktu ini tidak boleh melampaui lama maksimum dan tidakkurang dari sedetik lebih singkat dari panjang yang dimaksud.(Kalau tidak ,akan terdapat kekosongan siaran maupunpendengar yang kesal.)


22 • • • • • Periklanan: Produksi

Jenis iklan apa

Tetapkan panjangnyaPanjang atau lama iklan biasanya 15 detik, 30 detik, 45 detikatau 60 detik. Misalnya, panjang yang paling lazim diAustralia adalah 30 detik; di Amerika 60 detik.

Tentukan gayaSelain dari panjang yang berbeda, iklan dapat ditulis dalamgaya yang berbeda. (1) Dibaca langsung. Pesan iklan yangdibaca oleh satu suara tanpa alat, musik atau efek suara. (2)Didramatisir. Iklan yang didramatisir memakai baik “sepotongkehidupan nyata” atau situasi khayal. Jenis ini memakaidialog atau percakapan antara dua tokoh atau lebih untukmenjual produk atau jasa. Iklan ini dapat juga memakai musikdan efek suara untuk memperkuat skenario dan menambahrealisme. (3) Jingle . Akhirnya, ada jingle lagu dimana pesaniklan disampaikan melalui lagu. Semua gaya dapat serius ataumenggunakan humor (atau bisa juga emosi lain).

Kembangkan paket iklanPaket adalah kelompok iklan yang dijadwalkan melaluisemua program untuk mencoba menangkap sebagian besarpendengar. Ini juga disebut ‘kampanye saturasi’. Misalnya,30 kali dimainkan iklan 30 detik yang sama selama masa satuminggu merupakan paket yang tipikal. Paket dapatmenekankan waktu tertentu dalam hari itu tergantung padakebutuhan pengiklan.

Bagaimana caranya menggunakan musikdan efek bunyi

Gunakan musik untuk satu tujuanJangan menggunakan musik demi musik itu sendiri atau


karena anda kebetulan menyukainya. Musik dalam iklanharus mempunyai tujuan pasti. (1) Menetapkan lokasi,misalnya musik Hawaii dalam iklan liburan. (2) Menciptakansuasana dan perasaan hati, misalnya musik sedih untukpermintaan uang atau pakaian untuk tunawisma. (3)Menggunakan sebagai jingle untuk menyampaikan pesanpemasaran dengan cara yang akan diingat.

Gunakan musik untuk membangkitkan emosiMusik mempunyai kemampuan untuk menimbulkan emosiorang. Bahayanya adalah bahwa orang akan berkonsentrasipada musiknya dan mengabaikan pesan iklan. Tetapi jikadigunakan secara cerdas dengan tujuan tertentu, musik dapatmeningkatkan iklan. Jadi berhati-hatilah bila menggunakanmusik. Pilihlah dengan bijaksana dan pastikan bahwa tidakmengganggu pesan yang diucapkan.

Efek bunyi dapat membuat iklan lebih nyataEfek bunyi dapat memainkan peran penting untuk membuatsituasi yang dramatik menjadi lebih sungguh-sungguh dandapat dipercaya. Efek bunyi dapat pula menampilkan lokasiuntuk adegan dalam iklan, misalnya bunyi burung camar dandebur ombak dapat menggambarkan pantai. Efek bunyi dapatjuga membuat seorang tokoh lebih nyata dalam pikiran orang,misalnya ketukan tongkat dapat menggambarkan orang buta.

Kapan harus menggunakan efek bunyiAda empat kriteria untuk dipertimbangkan ketikamenentukan apakah efek bunyi mempunyai tujuan dan harusdipakai dalam iklan. (1) Jika efek ini membantu memperjelassesuatu, misalnya pintu membuka atau menutup akanmenggambarkan orang masuk atau keluar. (2) Jika menambahrealisme, misalnya suara sapi melenguh dan kicau burungmemberi suasana pertanian atau daerah pedesaan. (3) Jikaefek bunyi menambah dampak dramatis, misalny bantinganpintu setelah adegan marah. (4) Jika pendengarmemperkirakan akan mendengar bunyi, misalnya orangmencebur ke dalam kolam, dinantikan adanya debur air.


Setiap efek bunyi yang anda gunakan harus masuk ke dalamsalah satu (atau lebih) dari kategori ini. Jika tidak, janganmemakai efek bunyi.

Bagaimana caranya menjadwal iklan

Ketahui aturan lokalPenjadwalan iklan akan tergantung pada peraturanpenyiaran lokal yang harus anda ketahui. Kebanyakan negaramengatur jumlah waktu yang diberikan untuk iklan dalamsetiap jam siaran. Ini biasanya dinyatakan dalam menit perjam. Beberapa negara juga mengatur panjang maksimumwaktu untuk masing-masing kelompok iklan (misalnya satusetengah menit). Beberapa negara tidak mengizinkan iklanpada hari Jumat (negara Islam) atau Minggu (negara Kristen).

Biarkan format memandu andaJadwal iklan harus dipandu oleh format program. Stasiunyang mengkhususkan diri dalam musik biasanya menyiarkanlebih sedikit iklan dengan segmen musik lebih panjang,daripada stasiun yang banyak pembicaraan dan lebih jarang,tetapi lebih lama, siaran iklan .

Kembangkan sistem penjadwalan yang baikTim pemasaran menjual iklan. Rincian dari masing-masingpenjualan dimasukkan ke dalam formulir (authority tobroadcast, atau ATB) yang memberitahu manajer programbahwa materi sudah boleh disiarkan. Detail dalam formuliritu dipakai untuk menempatkan iklan pada jadwal. Ketikaiklan itu dimainkan di udara, jadwal ditandai untukmenunjukkan waktu yang tepat ketika disiarkan. Sistempenjadwalan yang manual, buku harian atau komputerisasisudah tersedia.


23 • • • • • Periklanan: Pemasaran

Bagaimana memilih Staf Pemasaran

Carilah antusiasme dan kepribadianRekrut orang-orang pemasaran yang pandai, positif, penuhsemangat dan mempunyai kepribadian yang ramah.

Pekerjakan orang-orang yang sudah pandai menjualPekerjakan orang- orang yang sudah berpengalaman menjualdan pandai memasarkan. Mereka sedapat mungkin telahmenjual barang-barang eceran di toko atau mereka telahberpengalaman menjual produk tak berbentuk sepertiasuransi. Pastikan bahwa mereka menyukai radio dan bahwamereka menghormati dan menghargai stasiun radio anda.

Bagaimana caranya mendapatkanpelanggan yang tepat

Rencanakan pendekatan yang baikCara terbaik untuk mensurvei bisnis adalah dengan kontakpribadi. Susunlah daftar bisnis di daerah liputan anda.Aturlah menurut kemudahan menjual kepada bisnis itu. Lalutelponlah mereka untuk membuat janji bertemu atau ketuklahpintu mereka dengan cara yang sistematik. Inilah cara terbaikuntuk menemukan prospek yang tepat bagi penyiaran iklandi stasiun radio anda.

Ketuklah pintuJika dimungkinkan secara geografis, selalu temui para calonpengiklan dan jelaskan bagaimana stasiun anda dapatmembantu mengiklankan produknya dengan efektif danmendapatkan lebih banyak pelanggan dan hasil penjualan.Meskipun cara paling baik adalah dengan menelpon


sebelumnya pemilik usaha atau manajer usaha dan membuatjanji dengan mereka, ingat bahwa kunjungan tanpapemberitahuan awal dapat juga efektif untuk mendapatkanbisnis bagi stasiun anda.

Serahkan usulanSetelah pertemuan awal ini, sebaiknya serahkan proposalyang anda susun untuk calon pengiklan itu. Ini meliputicontoh-contoh rekaman pita mengenai iklan yang anda tulisuntuk usaha calon pengiklan itu (kadang-kadang ini disebutiklan “spec” - atau spekulatif). Juga sertakan saran jadwaliklan, anggaran dan beberapa catatan mengapa usaha itusebaiknya memasang iklan di stasiun anda. Proposal yangdipikirkan baik-baik sering dapat menghasilkan bisnis untukstasiun anda.

Perhatikan apa yang dilakukan oleh media lainDengan memperhatikan surat kabar lokal, panduan bisnis,surat edaran melalui pos, slide film, papan reklame, stasiunradio dan televisi pesaing, anda akan mengetahui usaha apadi daerah anda yang memasang iklan. Usaha ini juga akanmenjadi prospek yang baik untuk menyiarkan iklan di stasiunradio anda. Hubungi mereka dengan penjelasan pemasarananda.

Bagaimana melayani klien anda

Hubungi mereka secara tetapDasar dari layanan yang baik adalah kontak. Ini dapatdilakukan melalui telpon atau secara pribadi, tetapi bertemumuka adalah yang terbaik. Dengan menelpon untuk bertemuklien secara tetap - setiap bulan atau bahkan setiap minggudengan klien yang anda hargai - anda dapat menjaminbahwa iklan radio senantiasa diingat oleh klien, bahwakeperluan pengiklanan selalu terlayani dan iklan-iklan akantetap mutakhir.


Hubungi klien lamaMeskipun kampanye telah selesai, hubungi terus klien lama.Pertemuan layanan yang teratur lama-lama akanmenghasilkan kampanye baru. Klien akan merasa dihargaijika anda menghubunginya secara tetap.

Buat naskah yang baruPastikan bahwa anda mengatur kegiatan layanan klien andasehingga semua naskah (copy) tetap mutakhir dan baru. Iniakan menjamin hasil yang terbaik untuk semua pengiklananda dan memelihara hubungan bisnis yang teguh denganklien.

Kembangkan kebijakan penagihan hutangSebaiknya jelaskan kepada pegawai sales anda ketika andamempekerjakan mereka bahwa mereka akan bertanggungjawab atas penagihan tunggakan hutang yang dibuat olehklien mereka. Perwakilan sales yang bersangkutan harusmenemui klien secara pribadi dan meminta hutangdibayarkan, mungkin secara angsuran. Jika usaha ini gagal,anda sebagai manajer stasiun harus menelpon ataumendatangi klien. Jika ini gagal, anda harus meneruskanhutang kepada lembaga penagihan yang berwenang ataumenyerahkan masalah di tangan pengacara. Setelah rekeningmasuk kategori hutang tertunggak, pastikan bahwa komisiyang sesuai dipotong dari penghasilan perwakilan sales danhanya dikembalikan setelah hutang itu dapat ditagih.

Kapan harus menawarkan insentif

Insentif adalah penghargaan materi (misalnya gajilebih tinggi, komisi atau bonus) yang dapat andatawarkan kepada staf agar mereka bekerja lebih giatatau lebih keras.

Berikan insentif untuk peningkatan penjualanInsentif dapat ditawarkan kepada staf pemasaran yangmenjual waktu siaran iklan, untuk menghargai dan


mempertahankan penjualan. Staf sales akan bekerja denganlebih bersemangat dan berupaya lebih keras untuk mencapaitarget yang menghasilkan insentif dalam bentuk uang, barang,perjalanan atau manfaat lain.

Pilihlah metode untuk memberi insentifBeberapa stasiun hanya beroperasi atas dasar gaji saja,beberapa lainnya atas dasar komisi saja dan lainnyamenggabungkan keduanya. Metode yang anda pilih akansangat tergantung pada praktek lokal, pada pengalaman timsales anda dan pada apa yang dikerjakan oleh pesaing anda.

Berikan insentif untuk mendorong para pengiklanInsentif dapat diberikan kepada pengiklan yangmembelanjakan jumlah yang besar untuk kampanye utamaatau untuk pemasangan iklan selama periode waktu yanglama. Insentif menunjukkan penghargaan dari stasiun untukdukungan dan mendorong pemasangan iklan yangberkelanjutan.

Tawarkan contra deal untuk para pengiklanCara yang ideal untuk mendapatkan dukungan daripengiklan adalah melalui contra deal, dimana anda menukarbarang atau jasa untuk iklan radio.

Nuku’alofa, Tonga. Penghasilan stasiun terutama berasal daripemasangan iklan dan toko radio bebas pajak. Berjumlah lebih

besar daripada 100.000 pa’anga per tahun, pemasukannyaberasal dari pesan pribadi, sponsor program, pengumuman

publik dan berita kematian.

Apakah peran promosi dan kontes

Menjual produk dan mendapatkan promosi tambahanTujuan dari promosi dan kontes adalah untuk menjual produkdan jasa pengiklan dalam jumlah yang lebih besar. Banyakkontes mengandalkan apa yang disebut ‘bukti pembelian’,


yaitu, pendengar harus membeli produk untuk turut kontes.Promosi dan kontes memungkinkan pengiklan mendapatpromosi tambahan di udara dengan biaya relatif rendah. Inidisebabkan karena stasiun radio menjadwalkan sejumlahbesar tempat ‘gratis’ yang mengumumkan kontes ataupromosi. Tempat ini sebetulnya tidak bebas tetapi termasukdi dalam paket promosi dengan tarif sangat rendah.

Melakukan promosi bersamaStasiun dapat beruntung dengan mengadakan promosibersama dengan pengiklan. Acara ini termasuk konser,festival, pencarian bakat dan acara olah raga.

Membangun hubungan publik yang baikPromosi dan kontes akan memperbaiki citra pengiklan di matapelanggan.Memberi hadiah yang bernilai adalah hubunganpublik yang baik.

Bagaimana menetapkan kartu tarif

Survei jumlah pendengarPertama-tama, anda perlu melakukan survei yangdilangsungkan oleh organisasi riset yang dipercaya untukmenentukan jumlah pendengar selama berbagai zona waktu:Sarapan (Perjalanan pagi), Pagi, Sore, Waktu Perjalanan(Perjalanan Sore), Malam dan Akhir Pekan.

Tentukan harga dari banyaknya pendengarKartu tarif menunjukkan semua tarif iklan anda menurut hari,jam dan program. Harga dari waktu siaran anda berdasarkanbanyaknya pendengar anda. Ini berarti bahwa tarif akanbervariasi tergantung pada berapa orang mendengarkan padawaktu yang berbeda dalam sehari.

Gunakan kartu tarif gridHampir semua stasiun radio saat ini menggunakan kartu tarifgrid. Ini memungkinkan stasiun untuk menagih berbagaiharga untuk waktu iklan yang sama. Harga bervariasi


menurut permintaan iklan pada slot waktu dan jumlah iklanyang dibeli oleh pengiklan. Pada kebanyakan stasiun,permintaan akan iklan sarapan pagi dan drive time melampauipermintaan untuk waktu malam dan akhir pekan.

Perhitungkan grid rendah dan tinggiJika penjualan rendah, stasiun akan mengutip grid tarifberbiaya rendah. Jika stasiun hampir habis terjual, gridberharga lebih tinggi akan dikutip karena permintaan akaniklan tinggi. Stasiun akan pula mengutip grid berharga lebihrendah kepada pengiklan yang membeli ‘rencana pendengartotal’ - yang berarti penempatan iklan merata ke seluruh atausebagian besar zona waktu. Grid berharga lebih tinggi akanditagihkan kepada pengiklan yang menginginkan tempatnyahanya pada waktu puncak pendengar.

Kembangkan grid harga anda sendiriGrid pembayaran yang tipikal tampak seperti ini. Stasiunmempunyai sebanyak lima grid yang berbeda.

Sarapan Pagi Siang Drive Sore Akhir Pekan

Besar audiens 300.000 100.000 100.000 200.000 50.000 100.000

Iklan 60 detik $350 $75 $75 $225 $25 $50

Ongkos per 1000 $1,17 $0,75 $0,75 $1,13 $ 0,50 $0,50

Contoh-contoh ini menunjukkan tarif untuk iklan 60 detik.Kartu tarif anda perlu menunjukkan tarif untuk iklan 30 detikdan iklan berukuran lain. Tidak ada aturan baku untukperbedaan harga antara, katakanlah, iklan 30 detik dan iklan60 detik. Beberapa stasiun hanya mengalikan-dua tarif 30detik untuk mendapat tarif 60 detik, stasiun lain mengalikansatu setengah dan sebagainya. Masing-masing stasiunmenetapkan tarifnya dengan caranya sendiri.

Hitung harga per seribuDasar untuk menentukan tarif adalah sebenarnya ‘harga perseribu’, yaitu harga untuk menjangkau seribu pendengar


dengan pesan penjualan atau iklan. Adalah ide yang baikuntuk menetapkan harga anda per seribu pada sekitar hargayang ditagih oleh media kompetitif untuk menjangkau 1000orang - terutama stasiun radio lain dan surat kabar lokal.

Apakah peran sponsor program

Tentukan apakah menerima pensponsoranPengadaan sponsor adalah bentuk halus dari pengiklanan.Sponsor mengasosiasikan diri dengan program tertentu.Pensponsoran memberi “kepemilikan” program kepadapengiklan. Ini sering melibatkan pengumuman jasa baik padaawal maupun akhir program, kadang-kadang kedua-duanya,dan dapat meliputi beberapa iklan yang dimainkan selamaberlangsungnya program itu.

Tetapkan tarif sponsorAnda mungkin juga menetapkan tarif untuk mensponsoriprogram sekitar 5 menit, 15 menit dan 30 menit. Banyakstasiun komersial kini tidak mengizinkan pensponsoranprogram. Melainkan, mereka menjual spot iklan.

Bagaimana caranya menegosiasi contradeal

Tukarkan barang dan jasa untuk waktu siaranContra deal hanya berarti membarter atau menukarkanbarang dan jasa untuk waktu siaran di stasiun radio anda,jadi tidak ada uang yang berpindah tangan. Ini dapat bergunasekali dalam menyediakan hadiah untuk kontes. Misalnya,makan malam berdua di restoran dapat diatur denganmenyediakan sejumlah iklan ‘gratis’ di udara untuk restoranitu. Kebanyakan pengiklan dengan senang hati akanmenyetujui contra deal untuk tujuan tertentu.


Bagaimana menyusun kontrak

Kembangkan jenis kontrak yang baikInformasi ini harus dimasukkan di dalam kontrak. (1) Tanggaldimulai dan tanggal selesai. Masa kontrak boleh sependek satuhari atau sepanjang satu tahun. (2) Detail siaran. Tunjukkanjumlah iklan yang akan disiarkan dan tepatnya kapan akandisiarkan. (3) Detail anggaran. Tarif untuk setiap iklan danjumlah total kontrak harus ditunjukkan. (4) Opsi pembatalan.Harus ada klausul di dalam kontrak untuk mencakupkemungkinan pembatalan dan pemberian denda. Biasanyajika kontrak dibatalkan sebelum kontrak berlangsungseluruhnya, tarif untuk semua iklan yang telah disiarkan akandinaikkan dan klien akan ditagih untuk kenaikan itu. Iniakibat adanya reduksi tarif untuk membeli dalam kuantitasyang tidak jadi karena pembatalan dini. (5) Klausul luar.Kontrak harus mengandung klausul yang menyatakan bahwastasiun berhak untuk menolak penyiaran materi menurutkebijaksanaannya sendiri. Ini memungkinkan anda untukmemiliki kontrol penuh terhadap materi yang ingin disiarkanoleh klien namun yang menurut anda tidak sesuai. Harus pulaterdapat klausul dimana stasiun dapat membatalkan kontrakkapanpun sesuai kebijaksanaannya. Ini akan melindungi andadalam situasi yang canggung dimana anda mungkin perlumenarik pengiklan dari udara. (6) Penandatanganan. Kontrakharus mempunyai ketentuan bagi klien untukmenandatangani, yang berarti menerima kondisi kontrak.Harus dibuat dua salinan dari kontrak, satu untuk pengiklandan satu untuk stasiun radio.

Bagaimana caranya memperpanjang kontrakTelponlah dan temui pengiklan sedikitnya satu bulan sebelumkontrak selesai (dalam hal kontrak jangka panjang) dandiskusikan perpanjangan kontrak. Bawa serta salinanperpanjangan kontrak, yang disusun untuk ditandatangani.Jika ada kenaikan tarif, diskusikan dengan klien dan jelaskan.


Harap ingat ada kemungkinan bahwa klien bersedia untukmengeluarkan lebih banyak untuk iklan radio daripada dikontrak sebelumnya. Pada waktu diperpanjang, usahakankesediaannya untuk menaikkan anggaran. Jangan menunggusampai saat terakhir untuk mendekati pengiklan mengenaiperpanjangan - cari informasi sebelum itu ketika melayanimereka dan mengumpulkan detail copy. Cobalah untukmemperpanjang kontrak sebelum tanggal selesai kontrak agartidak hilang kontinuitas iklan.

Cari ‘authority to broadcast’ (wewenang untukmenyiarkan)

Anda perlu formulir yang memberi izin untuk menyiarkaniklan atas nama pengiklan. Formulir ini dinamakan authorityto broadcast, atau ATB. ATB adalah salah satu lembar kertasterpenting di stasiun radio. ATB berisi detail kontrak yangmemungkinkan bagian penjadwalan ( disebut pula bagiantraffic) untuk menyiarkan iklan di udara sesuai keinginanklien. ATB juga mengandung informasi untuk menagih iklankepada klien pada akhir tiap bulan. Oleh karena itu ATBmemungkinkan penjadwalan dan penagihan.

Kapan harus menawarkan produk untukdiperdagangkan

Untuk mendapatkan pemasukanMerchandising adalah memperdagangkan produk. Stasiunradio dapat melakukan ini untuk memperoleh kelebihankomersial dari program atau pribadi-pribadi yang populer,sehingga menghasilkan pemasukan.

Tentukan produk yang manaApa yang anda tawarkan untuk diperdagangkan tergantungdari kreativitas anda: baju kaos (T-shirt) yang mencantumkanlogo program atau karikatur para penyiar; pita kaset darimusik lokal yang direkam oleh stasiun; poster artis yangpopuler dan mencantumkan logo stasiun. Produk lain yang


ditawarkan dapat termasuk topi, bendera, dan sebagainya -semua dengan logo stasiun.

Bagikan produk secara gratis untuk mempromosikanstasiun

Menawarkan produk untuk dijiual dimaksudkan untukmenghasilkan uang bagi stasiun; promosi dirancang untukmembangun citra stasiun di mata masyarakat. Untuk maksudini anda dapat membagi-bagikan barang seperti badge, stiker,gantungan kunci, pinsil dan pen - semuanya dengan logostasiun.


24 • • • • • Manajemen Teknik

RADIO sedang melalui salah satu masa peralihanteknologi yang tercepat dalam sejarahnya. Rekamandigital, sistem komputerisasi dan peluang lain yangmenakjubkan telah tersedia. Ini berarti bahwa banyakstasiun perlu ditingkatkan secara teknis. Keputusanyang salah pada tahap ini dapat menjadikan andatertahan di tempat dengan fasilitas yang ketinggalanzaman dan sistem yang tidak cocok. Dibawah initerdapat beberapa saran untuk menghindariperangkap ini.

Bagaimana caranya meninjau fasilitasproduksi

Tetap mengikuti perkembanganPastikan bahwa anda terdapat pada daftar pengiriman suratsemua distributor utama perlengkapan. Perhatikan semuaperkembangan baru yang dapat berpengaruh pada stasiunanda. Pandanglah ke masa depan.

Dapatkan nasehat ahliJangan ragu untuk mengkonsultasikan orang-orang teknikyang ahli. Anda mungkin disarankan utuk tetap membiarkanfasilitas anda saat ini sampai situasi teknis lebih jelas atausampai sumber daya anda meningkat (sehingga anda dapatmembeli apa yang anda sungguh butuhkan).

Bacalah jurnal profesional Jangan pernah terlau sibuk untuk membaca literaturprofesional. Pada saat yang kritis dalam perkembangan teknisradio, anda perlu mengetahui apa yang terjadi. Carilah jurnal-jurnal teknik itu dan bacalah.


Selenggarakan analisa untung rugiEvaluasi biaya untuk meng-upgrade perlengkapan anda.Perkirakan uang yang dapat dihemat dengan melakukan ini.Lalu kajilah keuntungan yang diperoleh dari pengeluaran ini.Buatlah keputusan berdasarkan informasi ini.

Tinjau kembali sistem presentasi andaAmati presenter anda ketika bekerja. Identifikasi sumber-sumber utama musik dan informasi sewaktu shift-siaran yangtipikal. Jika studio presentasi mempunyai piringan pemutaryang dipasang secara tradisional, amati berapa banyakpemakaiannya. Jika tidak dipakai, singkirkanlah. Jika terdapattape recorder reel to reel dan jarang dipakai, pindahkan keruang dubbing atau tempat lain yang dapat memakainya.Bicaralah dengan teknisi anda untuk merencanakan studioyang lebih mutakhir dan ramah kepada presenter.

Male, Maldives. Seseorang pada Urusan Dalam Negerimempunyai ide bagus. Pesawat R/T diletakkan di atas meja dan

tiga batere 12 volt di bawahnya. Kini, untuk pertama lainya,transmisi dapat berlangsung lebih dari sejam. Wakil direkturberjongkok di bawah meja mengganti kabel dari satu batere kebatere lainnya. Ia melakukan ini tanpa menginterupsi seluruh

transmisi selama dua setengah jam.

Bagaimana mengelola personil teknik

Kebanyakan manajer stasiun tidak mempunyai latarbelakang teknik. Namun mereka harus memahamioperasi teknik dari stasiun itu. Anda perluberkomunikasi dengan dan meminta saran daripersonil teknik anda dan memperhatikan segi teknikdari operasi stasiun.

Tentukan jumlah personil teknikKeputusan di bidang ini akan tergantung pada berapa banyakpemeliharaan preventif dan korektif yang diperlukan dan


recana anda untuk pengembangan teknik jangka panjang.Stasiun kecil berjalan baik dengan dukungan teknik paruhwaktu. Operasi yang lebih besar memerlukan departementeknik penuh. Perhatikan beban teknik untuk memastikanbahwa tidak melampaui kemampuan teknisi anda untukmenanganinya.

Tentukan tingkatan dari ketrampilan teknikSeperti halnya manajer stasiun yang mempunyai latarbelakang yang beragam, begitu pula dengan personil teknik.Anda perlu menentukan apakah anda memerlukan seorangyang sangat berpengalaman atau orang yang masih junior.Anda juga perlu memeriksa apakah orang itu mempunyaiketrampilan pribadi yang relevan untuk bekerjasama denganpenyiar dan staf lainnya.

Kembangkan jadwal pemeliharaanTeknisi stasiun anda perlu mengembangkan jadwalpemeliharaan preventif. Pemeliharaan preventif adalahpemeriksaan rutin dari perlengkapan untuk mencegahkerusakan dan tidak berfungsinya alat. Harus disediakanwaktu untuk memeriksa, membersihkan dan menyetelperlengkapan. Bicaralah dengan teknisi anda untukmemastikan bahwa terdapat jadwal pemeliharaan yang baik.

Libatkan teknisi dalam instalasi baruSebagian besar stasiun dan studio baru diinstalasi olehperusahaan teknik penyiaran. Bahkan teknisi paruh-waktupun harus dilibatkan dalam instalasi baru. Pengetahuanyang diperoleh akan membantu teknisi itu untuk memeliharaperlengkapan secara lebih efektif.

Berikan waktu yang cukup untuk menyediakankeperluan

Pastikan bahwa teknisi diberitahu jauh sebelumnya mengenaisemua siaran luar dan acara lain yang memerlukanperlengkapan.


Libatkan teknisi dalam kegiatan stasiunLibatkan teknisi dalam perencanaan stasiun dan pertemuanlain. Anjurkan teknisi untuk mengadakan waktu denganproduser, operator, penulis dan presenter untuk mendapatgambaran yang berguna tentang kegiatan stasiun. Banyakmanfaatnya jika teknisi mengerti mengapa dibuat permintaantertentu oleh staf stasiun. Pada waktu persiapan anggaran,libatkan teknisi anda sehingga pembelian perlengkapan teknikdan suku cadang dapat diperkirakan.

Bagaimana mengawasi kegiatan teknik

Belajarlah dari teknisi andaAnda perlu mengetahui secara garis besar apa yang terjadisecara teknis. Mintalah kepada teknisi anda untukdiperkenalkan dengan sistem operasional stasiun agar andadapat mengelola kegiatan teknik dengan memadai.

Tunjukkan cara kerja sistem kepada staf utama andaMintalah kepada teknisi untuk menunjukkan kepada stafutama anda bagaimana bagian teknik beroperasi. Adakalanyaterdapat keruskan dalam studio dan diperlukan diagnosamelalui telpon. Dalam hal ini, sangat berguna jika salahseorang staf dapat mengidentifikasi bagian sistem yangtampak tidak berjalan dan mendiskusikan ini dengan teknisi.Juga akan berguna bagi teknisi untuk melatih orang yangmengoperasikan perlengkapan untuk mengenal teknikpemeliharaan yang mudah dan mendasar.

Ketahui dasar-dasar pemeliharaan pemancarStasiun anda biasanya mempunyai transmiter utama dan unitstand-by yang kebih kecil. Kedua transmiter perlu diperiksasecara tetap. Teknisi yang baik menyimpan catatan mengenaipembacaan performa transmiter. Unit stand-by perlu diujisecara periodik, biasanya dengan beban dummy. Generatorstand-by perlu dijalankan secara teratur dan batere starterdipelihara dengan baik.


Buat catatan persoalan operator studioDi bidang produksi dan presentasi, simpanlah catatan (log)persoalan, dimana para produser, operator atau presentermembuat catatan mengenai perlengkapan yang tampaknyaperlu diperhatikan. Mintalah kepada teknisi anda untukmemeriksa log ini pertama-tama setiap hari.

Ketahui kekuatan dan kualitas sinyalKualitas sinyal anda jelas penting, namun demikian pulakuantitasnya. Pastikan bahwa stasiun anda mencapaijangkauan geografis maksimumnya dengan meminta teknisimelakukan uji kekuatan medan secara periodik.

Periksa logging keluaran (output) programKetahui sepenuhnya adanya persyaratan hukum untukmencatat keluaran stasiun dan kembangkan sistem yangefektif untuk merekam, menyimpan dan nantinya mendaurulang pita logging.

Tetapkan daerah teknik yang memadaiPastikan bahwa ruangan kerja bagi teknisi sudah memadaidan mempunyai semua perlengkapan uji dan reparasi yangperlu. Minta saran dari teknisi anda.

Pelihara stok suku cadangManajer yang baik akan memelihara tingkatan yang memadaidari stok suku cadang stasiun. Ini akan menjamin bahwastasiun anda tidak akan berhenti siaran untuk waktu yanglama dalam hal kerusakan besar dari perlengkapan.

Tetapkan jadwal pemeliharaan preventifPemeliharaan preventif memerlukan pemeliharaan danperawatan secara teratur untuk mencegah rusaknyaperlengkapan. Setiap potong perlengkapan perlu jadwalpemeliharaan sendiri dan seharusnya ada jadwal menyeluruhyang diikuti oleh teknisi anda. Pemeliharaan preventif yangbaik akan meminimalkan pemeliharaan preventif danmenghemat biaya dan hilangnya waktu siaran.


Perhatikan jaminan untuk perlengkapanbaru

Garansi adalah jaminan dari produsen atau pemasok bahwajika sebuah perlengkapan baru rusak dalam waktu tertentusejak tanggal pembelian, perlengkapan itu akan diperbaikiatau diganti atas biaya pemasok. Perhatikan baik-baik apayang harus anda lakukan untuk memastikan bahwa jaminanmasih berlaku. Misalnya, anda mungkin akan diminta untukmengembalikan dokumen tertentu kepada pemasok segerasetelah pembelian. Simpanlah baik-baik semua dokumen yangberhubungan dengan pembelian itu, karena ini dapatdiperlukan sebagai bukti dalam hal tuntutan jaminan(warranty claim).

Bayarlah perlengkapan besar ketikasudah berjalan

Adalah bijaksana untuk menunda pembayaran akhir untukperlengkapan yang mahal sampai diketahui bahwaperlengkapan berjalan dengan baik.

Tetap mengikuti inovasi teknikAnjurkan teknisi anda untuk tetap berhubungan denganrekannya di stasiun radio lain. Para teknisi umumnya senangmenukar informasi dan saling belajar satu sama lain. Andaharus mendorong ini jika hal ini bermanfaat bagi stasiun.Anda dapat mengikuti perkembangan dengan berlangganankepada majalah industri dan literatur teknik lainnya. Hubungiprodusen dan distributor perlengkapan dan minta agardicatat pada daftar pengiriman surat mereka.

Bagaimana mengembangkan sistemreparasi perlengkapan

Dapatkan perangkat peralatan dasarIni harus dibeli dari pemasok yang terpercaya atas saranteknisi anda.


Praktekkan pemeliharaan preventifPemeliharaan preventif memerlukan penjadwalan agar servisdan perawatan tetap dapat dilakukan untuk mencegahrusaknya perlengkapan. Setiap bagian perlengkapan perlujadwal pemeliharaan preventif. Pemeliharaan perbaikanterjadi bila perlengkapan telah rusak.

Pastikan adanya pasokan suku cadangyang memadai

Anda memerlukan suku cadang untuk semua perlengkapanyang habis dipakai. Habis dipakai berarti bagian yang padaakhirnya akan rusak atau aus. Perlengkapan modularmemerlukan modul cadangan.

Buat daftar mengenai apa yang perlu dipeliharaBuat daftar semua perlengkapan yang perlu diperiksa dandipelihara secara tetap dan catatlah segala yang perlutermasuk disini.

Daftarlah perlengkapan yang harus dipelihara1) Perlengkapan teknis: mixer studio, tape recorder, turnta-ble, pick-up, CD player, amplifier, mikrofon dan perlengkapanpemancar.2) Perlengkapan kantor: mesin tik, komputer, mesin fotokopi,mesin faksimili, pendingin udara, kipas angin, pemanas, dsb.3) Kendaraan stasiun.4) Perlengkapan lain: pemotong rumput, penghisap debu, dsbjuga akan memerlukan perawatan dan pemeliharaan tetap.

Tegaskan bahwa pemakai harus belajar untukmemelihara

Pada umumnya, semua anggota staf yang memakaiperlengkapan harus bertanggung jawab untuk membantumemeliharanya. Teknisi harus mengajari staf bagaimanamemelihara perlengkapannya.


Bagaimana membuat siaran luar

Kembangkan ‘whizz list’Kembangkan serangkaian kartu berisi detail dariperlengkapan yang perlu diambil dari stasiun untuk setiapjenis siaran luar. Ini menunjukkan apa yang perlu dilakukansetiap kali anda melakukan OB (siaran luar). Kemungkinananda perlu whizz list yang berbeda untuk OB berbeda sepertisiaran dari toko, deskripsi dari pawai di jalan dan siarankonser. Whizz list yang tipikal mungkin termasuk: kabel, micdan lain-lain; perekam kaset; lampu senter; headphone; kakimic; mic insignia; mic wind sock; mikrofon; amplifier/mixerOB; perekam gulungan terbuka; radio portabel; perekamportabel; telpon portabel; sumber tenaga untuk amplifier(batere); rekaman ID stasiun; gulungan pita ; batere cadangan;take-up spool.

Dapatkan landline(kabel darat) siaran luarAnda mungkin memerlukan landline untuk menyalurkansiaran anda dari titik siaran luar kembali ke studio. Ini dapatberupa landline permanen yang disewa oleh stasiun andauntuk memungkinkan siaran luar tetap dari berbagai tempat(misalnya lapangan pertandingan) atau anda perlu mengaturlandline sementara. Kantor telpon lokal anda dapatmelakukannya untuk anda. Dalam beberapa kasus, andamungkin perlu mendapat izin untuk penggunaan kabel telponpribadi sebagai kabel siaran sementara. Stasiun yang lebihbesar dapat menggunakan gelombang mikro atau hubungansatelit daripada landline.

Sediakan cukup waktu untuk persiapanPastikan bahwa anda menyediakan cukup waktu untukmemasang perlengkapan dan menguji kabel atau fasilitaspemancar. Rencanakan agar tiba di titik OB sejam sebelumsiaran dimulai. Sebaiknya anda mengunjungi lokasisebelumnya untuk membiasakan diri di tempat itu danmemilih titik pandangan yang terbaik bagi siaran.


Deniliquin, Australia. Teknisi dan saya datang di monumenperang untuk siaran luar hanya beberapa menit sebelum

dimulainya upacara. Dengan rasa kaget, teknisi menyadaribahwa ia meninggalkan batere enam volt di stasiun radio dan

kami tidak mempunyai daya untuk amplifier siaran luar.Dengan menunjukkan inisiatif tinggi, ia membuka kap mobil

saya dan memukulkan paku dua inci pada batere 12 volt mobilitu - yang memberi terminal buatan dan membagi dua dayabatere. Ini berhasil dan siaran luar dimulai hanya beberapa

detik saja sesudah itu.


25 • • • • • Legislasi & Perundangan

LEGISLASI merujuk kepada undang-undang negaraanda, banyak diantaranya yang akan berlaku terhadappenyiaran. Perundangan adalah peraturan yangdirancang sebagai pedoman bagi kegiatan anda.Perundangan sering mempunyai kekuatan hukumkarena disusun dengan ketentuan- ketentuan legislatiftertentu. Perundangan mengenai penyiaran berbedadari satu negara ke negara lain. Pastikan bahwa andadan staf anda sudah mengenal perundangan negaraanda .

Apa yang harus anda ketahui mengenaiperundangan

Kenali undang-undangAnda perlu mengetahui unsur-unsur hukum yang berkaitandengan penyiaran dan juga memberi tanggung jawab kepadaorang yang mengelola organisasi. Undang-undang ini dapatberhubungan dengan topik penyiaran, kritik pribadi terhadaporang, keamanan atau agama.

Ketahui mengenai pencemaran nama baikPeraturan mengenai pencemaran nama baik berbeda dari satunegara ke negara lain. Undang-undang pencemaran namabaik telah dibuat untuk melindungi reputasi orang terhadaptuduhan yang tidak adil. Anda perlu mempunyaipengetahuan yang memadai mengenai peraturan pencemarannama baik di negara anda.

Ketahui tentang penghinaan terhadap pengadilan(contemp of court)

Ketika melaporkan kasus pengadilan, anda harus berhati-hatiagar tidak mempengaruhi pengadilan seorang tertuduh.


Anda tidak boleh mengurangi kewenangan pengadilan.Penghinaan terhadap pengadilan (contemp of court) adalahhal yang sangat serius yang dapat berakibat denda, penjaraatau keduanya. Kenali prosedur yang benar.

Ketahui tentang penghinaan terhadapParlemen

Ini akan berbeda dari satu negara ke negara lain, tetapibiasanya setiap Parlemen memutuskan apa yang merupakanpenghinaan atau pelanggaran terhadap Parlemen. Sekali lagi,anda perlu mengenal situasi lokal anda.

Ketahui tentang penghinaan terhadap agamaUndang-undang penghinaan terhadap agama berbeda darisatu negara ke negara lain. Kenali undang-undangnya danpastikan bahwa stasiun anda berhati-hati tidak melanggarkepercayaan agama pendengar.

Ketahui tentang keamanan NegaraUndang-undang berbeda dari satu negara ke negara lain. Bilasuatu negara dalam keadaan perang, keamanan menjadimasalah yang kritis dan pedoman khusus biasanya dibuatuntuk media. Perhatikan perundangan keamanan yangberlaku di negara anda.

Ketahui mengenai kerahasiaan informasiDi banyak negara, jurnalis menganggap kerahasiaan sebagaibagian dari tanggung jawab etiknya. Dengan demikian,mereka menghormati sumber beritanya. Jika informasidiberikan kepada jurnalis secara konfidensial, sumber itu tidakboleh diungkapkan dan kepercayaan harus tetap dipeliharaantara sumber berita dan jurnalis.

Ketahui mengenai privasiAda undang-undang mengenai privasi seseorang danmengenai pelanggaran terhadap hak miliknya dsb.

Ketahui mengenai penyebar luasan kebencianPenyebaran kebencian berarti menerbitkan, menyampaikan


di depan umum atau menyatakan pendapat yang akanmenimbulkan kebencian, pelecehan serius atau merendahkanmartabat. Ini dapat atas dasar warna kulit, ras, latar belakangetnis, agama atau kebudayaan.

Apa yang harus diketahui mengenaiperundangan

Ketahui mengenai perlindungan konsumenAda perundangan yang dirancang untuk melindungikonsumen. Ini menangani hal-hal seperti kebenaran dalamiklan, tuntutan yang menyesatkan, testimonial palsu,merendahkan produk pesaing dsb.

Ketahui mengenai praktek penyiaranMungkin terdapat perundangan yang mencakup jam siaran,pembatasan transmisi, standar teknis, isi iklan, perlindungananak, melaksanakan agama, penyampaian berita dsb.

Ketahui mengenai keadaan daruratPerundangan ini mencakup bencana alam seperti gempabumi, letusan gunung berapi, banjir, badai, angin berputar,topan, dan kebakaran hutan. Ini meliputi pula bencana sosialseperti pemberontakan dan kerusuhan.

Ketahui mengenai kepentingan nasionalMungkin terdapat pula perundangan yang mengaturmengenai hal-hal yang berhubungan dengan kepentingannasional. Ini mungkin meliputi informasi cuaca, lotereNasional dan penggunaan bahasa asing.

Bagaimana cara kerja hak cipta

Melindungi karya kreatifUndang-undang hak cipta melindungi kisaran yang luas darimateri kreatif - baik itu karya seni, sastera, musik, film atauprogram komputer. Tujuannya adalah untuk melindungi dan


menghargai kreativitas, inovasi, penemuan dan upayaintelektual.

Tersedia dengan bebas dan otomatisPerlindungan hak cipta adalah bebas dan otomatis. Materidilindungi dari saat ditulis, di-tape-kan, difilmkan ataudirekam. Biasanya perlindungan berlaku untuk masa 50 tahunsejak meninggalnya pemilik hak cipta. Pemilik hak cipta dapatmenulis sendiri tanda hak cipta pada karyanya - tidak adaprosedur resmi. Ini hanya terdiri dari tanda Ó, diikuti olehnama pemilik hak cipta dan tahun mulai diterbitkan,misalnya, Ó Philip Charley 1994. Pemilik hak cipta negaraanda dilindungi di banyak negara lain

Ketahui bahwa stasiun anda dapat menjadi pemilikhak cipta

Stasiun radio biasanya pemilik hak cipta dari programnyasendiri. Stasiun juga pemakai materi hak cipta dalampenyampaian programnya.

Bayarlah ongkos untuk memakai materi hak ciptaRoyalti adalah ongkos yang dibayar untuk izin penggunaanmateri yang dilindungi dengan hak cipta. Materi ini dapatberupa karya musik, sastera atau karya seni lainnya. Royaltimemungkinkan pencipta materi ini untuk mendapatkansesuatu dari karyanya. Mungkin ada beberapa hak lain yangberkaitan.(1) Hak dari pencipta musik untuk mengontrol pertunjukanpublik dari karyanya.(2) Hak dari produsen rekaman untuk mengontrol penyiaranhasil rekamannya.(3) Hak dari pencipta atau penerbit untuk mengontrolperekaman karyanya.(4) Hak dari produsen rekaman untuk mengontrolpenggandaan rekamannya.

b pegangan untuk -...

Documents