Pengajian Perniagaan II-KOMUNIKASI-

Lim Soo PinPPUbBPn Roslaini

Wujud pada soalan 8 (esei)

6.1 Definisi dan Proses

DEFINISI

• Komunikasi- Suatu proses menyampaikan maklumat daripada penghantar

kepada penerima melalui suatu medium tertentu.

• Prinsip komunikasi- Melibatkan dua pihak atau lebih mengambil bahagian dalam

proses komunikasi- komunikasi boleh berlaku dengan menggunakan bahasa

badan seperti senyuman, cara berjalan dan memek muka.- halangan komunikasi berlaku disebabkan faktor demografi

seperti gaya hidup, kelas sosial, bahasa dan nilai masyarakat.

•Fungsi komunikasi dalam organisasi perniagaan

- Mencapai objektif - Mengumpul dan menyebar maklumat- alat kawalan dan disiplin pekerja - hubungan sosial pekerja- Penyelesai masalah - Keselamatan pekerja- Dorongan dan motivasi- alat pendidikan- Proses pengambilan pekerja

PROSES•Langkah-langkah yang terlibat dalam

proses komunikasi

- Penghantar- Pengenkodan (encode)- Pemilihan saluran- Dekod- Penerimaan- Maklum balas

Proses komunikasi

•Gangguan komunikasi

- Halangan semasa proses komunikasi, maklumat yang dihantar gagal diterima oleh penerima atau menimbulkan salah faham oleh pihak penerima

Gangguan

Gangguan

penghantar enkod saluran dekod penerima

Maklum balas

•Maklum balas dalam proses komunikasi

- Sebagai penentu sama ada komunikasi yang disampaikan berkesan atau tidak.

- maklum balas negatif dan positif.

6.2 Bentuk KomunikasiBENTUK•3 jenis bentuk komunikasi- Menegak

komunikasi antara peringkat yang berbeza,iaitu dari atas ke bawah @ dari bawah menegak ke atas.

kaedah yang berbentuk formal dan tidak formal bertujuan untuk menggalakkan interaksi dan mendapatkan maklumat

- Mendatar komunikasi antara jawatan yang sama taraf atau peringkat yang sama kaedah yang berbentuk formal @ tidak formal bertujuan untuk mempercepatkan aliran maklumat , menyelaraskan

kerja dan menyelesaikan masalah secara berkumpulan

- Melintang komunikasi antara peringkat bawahan dari bahagian lain dengan

peringkat atasan dari bahagian yang lain kaedah yang berbentuk tidak formal sahaja Bertujuan untuk mengurangkan birokrasi dan menjimatkan masa

Bentuk komunikasi

Komunikasi mendatar

Komunikasi menegak

Komunikasi melintang

Pengurus pemasaran

Penyelia promosi

Ketua jurujual

Pengurus kewanga

n

Penyelia promosi

Pengarah urusan

Pengurus pemasara

n

Penyelia akaun

Pengurus pemasara

n

Pengurus kewanga

n

Pengarah

urusan

Komunikasi menegak

Komunikasi mendatar

Komunikasi melintang

Komunikasi sehala• Berlaku apabila hanya satu pihak sahaja menghantar

maklumat tanpa mengharapkan jawapan atau maklum balas daripada pihak yang menerima maklumat.

• Contohnya berlaku apabila guru sedang mengajar dan pelajar hanya mendengar tanpa memberikan sebarang maklum balas sama ada mereka faham atau sebaliknya.

• dua jenis: - Komunikasi dari atas ke bawah- komunikasi dari bawah ke atas

Komunikasi dari atas ke bawahPengurus atasan

Pengurus bahagian

Penyelia

pekerja

•Komunikasi sehala yang melibatkan pengaliran maklumat daripada pengurus atasan kepada pekerja bawahan.

•Melibatkan komunikasi menegak.

• kegunaan• memberi tugasan kerja • menilai prestasi pekerja• membekalkan maklumat berkaitab dengan

dasar, objektif dan sebagainya.• memenuhi permintaan khas tentang

maklumat daripada peringkat bawahan• memberi dorongan dan nasihat

Komunikasi dari bawah ke atasPengurus atasan

Pengurus bahagian

Penyelia

pekerja

• kominikasi sehala yang melibatkan pengaliran maklumat daripada pekerja kepada pengurus bawahan sehingga pengurus pertengahan dan seterusnya kepada pengurus atasan.

• tujuan:• memberi pandangan dan cadangan

untuk kemajuan syarikat dan meyelesaikan masalah

• mendapatkan pertolongan @ maklumat

• melepaskan perasaan yang dapat mempengaruhi prestasi secara langsung @ tidak langsung

Komunikasi dua hala•Komunikasi dua hala berlaku antara dua

individu @ dua kumpulan yang sedang berkomunikasi dan pertukaran maklumat berlaku antara satu pihak dengan pihak yang lain secara berselang-seri dan berharapkan maklum balas.

6.3 Komunikasi Lisan dan Bukan Lisanperbazaan antara komunikasi lisan dengan bukan lisan

Komunikasi Lisan

Komunikasi Bukan LisanKomunikasi

BertulisBahasa Badan Tanda/Bunyi Isyarat

Melibatkan penggunaan tutur kata dalam menyampaikan sesuatu mesej

Komunikasi yang melibatkan penggunaan bahasa dan gaya penulisan dalam pelbagai situasi

Penggunaan pergerakan badan untuk menyampaikan mesej

Contoh:Geleng kepala menandakan tidak mahu.Angkat bahu menunjukkan tidak tahu.

Penggunaan alat untuk menggantikan perkataan demi menyampaikan mesej.

Contoh:Lampu trafik merah menandakan berhenti.

Melibatkan percakapan secara langsung antara penghantar maklumat dengan penerima maklumat

Alat media yang lazim digunakan ialah telefon dan media elektronik

Penyampaian mesej boleh diperkukuh dengan meggunakan komunikasi bukan lisan.

KOMUNIAKSI LISAN• Komunikasi lisan melibatkan penggunaan kata-kata ucapan dari mulut sebagai simbol terhadap maklumat

yang ingin disampaikan.

jenis/cara komunikasi lisan

perbincangan • kaedah yang menemukan beberapa ahli organisasi untuk membincangkan sesuatu perkara• Komunikasi dua hala • Berbentuk komunikasi lisan tidak formal• Tujuan : - menghasilkan satu keputusan yang terbaik - mendapatkan persetujuan semua pihak yang terlibat - mencetuskan idea-idea yang bernas• contoh: proses penyediaan kertas kerja, perjumpaan dan sebagainya.

Ucapan • kaedah penyampaian maklumat sehala oleh pengucap kepada pendengar• komunikasi sehala • berbentuk komunikasi lisan formal• tujuan: - menyampaikan kata-kata aluan dan ucapan - menyampaikan maklumat• contoh: ceramah

Pembentangan • kaedah penyampaian maklumat hasil kajian dan laporan oleh pembentangan kepada pendengar• komunikasi sehala• berbentuk komunikasi lisan formal• tujuan ialah menyampaikan maklumat kepada pendengar• Contoh: pembentangan kertas kerja

Mesyuarat • kaedah yang menemukan beberapa ahli organisasi untuk membuat perancangan, berkongsi idea dan membuat keputusan dalam jangka pendek dan panjang • komunikasi dua hala• berbentuk komunikasi lisan formal• tujuan: - menghasilkan satu keputusan yang terbaik - mendapatkan persetujuan semua pihak yang terlibat - mencetuskan idea-idea yang bernas

Perbualan telefon

• penyampaian mesej meggunakan media telekomunikasi• komunikasi dua hala• bentuk komunikasi lisan tidak formal

• Kebaikan mengadakan mesyuarat1. Keputusan yang dibuat merupakan keputusan

yang baik2. Hasil keputusan yang dibuat boleh diterima

pelbagai pihak3. Mengambil kira pandangan pelbagai pihak4. Meningkatkan kefahaman pihak yang terlibat

• Keburukan mengadakan mesyuarat1. Mengambilkan masa yang lama dalam

membuat keputusan2. Semasa perbincangan mudah berlaku

pertelingkahan3. Mesyuarat melibatkan kos seperti kos

penyediaan tempat dan makan minum

Peringkat komunikasi lisan•Persahabatan menurut kebiasaan

▫ melibatkan komunikasi lisan berlaku dalam keadaan kurang peribadi hanya sekadar berkenalan, melegakan ketegangan dan mendapat maklumat biasa

•Penerokaan sahabat▫ bertujuan komunikasi lebih berbentuk fakta.komunikasi

berlaku kurang personal seperti berhung dengan rakan sekerja,jiran dan orang perniagaan

•Rakan penyertaan▫ Memfocuskan kepada perbincangan tentang persoalan

peribadi, diri sendiri, perasaan, pengalaman dan idea kendiri.

•Rakan karib yang rapat▫ Berlaku berdasarkan pendedahan secara peribadi seperti

berlaku antara kawan karib sahaja.

* Kebaikan dan keburukan komunikasi lisan

kebaikan keburukan

• Mesej capat sampai kepada penerima

• Ganbarab lebih jelas dengan menggunakan audio-visual

• Maklum balas boleh diperoleh dengan cepat

• Kejujuran penghantar boleh dirasakan melalui komunikasi lisan tidak formal

• Penghantar yang tidak mahir berkomunikasi mungkin tidak dapt menyampaikan mesej dengan baik

• Tidak ada rekod simpanan lama kerana berbentuk lisan

• Mesej tidak dapat kekal seperti peringkat awal setelah bertukar tangan

KOMUNIKASI BERTULIS• Satu contoh komunikasi bukan lisan• Merupakan komunikasi sehala kerana penerima maklumat tidak mempunyai peluang

untuk mengajukan pertanyaan semasa maklumat etrsebut dikomunikasikan.

Laporan bertulis

Minit mesyuarat

E-mel pekeliling

memorandam

Surat-menyurat

Jenis komunikasi

bertulis

• Memorandum▫ Menyampaikan maklumat penting dan ringkas kepada pihak dalaman yang tertentu sahaja▫ Berbentuk komunikasi bertulis rasmi▫ Melibatkan komunikasi sehala daripada pihak atasan kepada kakitangan▫ Contoh: memberitahu perubahan waktu mesyuarat kepada pekerja yang terlibat▫ kelebihan :

1. Sebagai bukti @ rekod2. Ruang untuk memberi cadangan, meminta bantuan @ maklumat yang sangat diperlukan dalam

waktu yang terdekat• Laporan bertulis

▫ Menyampaiakn maklumat rasmi dan lengkap tentang perkara yang telah berlaku kepada pengurus atasan yang berhak mengetahuinya

▫ Berbentuk komunikasi bertulis yang rasmi▫ Melibatkan komunikasi sehala daripada kakitangan kepada pengurus atasan▫ Contoh: laporan kewangan syarikat daripada pengurus jewangan kepada pihak atasan▫ Kelebihan:

1. Sebagai bukti @ rekod2. Memberi ruang kepada pengirim dan penerima memahami maklumat dengan lebih mendalam

• E-mel▫ Satu pertukaran mesej dengan sesuatu pihak @ banyak pihak menerusi terminal komputer yang

mempunyai rangkaian komunikasi▫ Berbentuk komunikasi bertulis rasmi dan tidak rasmi▫ Melibatkan komunikasi sehala, dua hala dan banyak hala▫ Menggunkan media elektronik▫ Contoh: menghantar e-mail kepada syrikat bekalan untuk membuat pesanan dan pertukaran▫ Kelebihan :

1. Pertukaran maklumat yang cepat dan tepat2. Memudahkan komuniaksi secara menegak dan mendatar dalam organisasi3. Mendapat maklum balas yang cepat4. Memudahkan perbincangan dari jarak yang jauh5. Boleh menambahkan maklumt jiaka perlu setelah menghantar mesej6. Melibatkan kos penghantaran mesej yang murah

• Surat menyurat▫ Satu pertukaran mesej menerusi penulisan surat daripada pengirim kepada pihak lain▫ Berbentuk komunikasi rasmi dan tidak rasmi▫ Melibatkan komunikasi sehala dan dua hala▫ Contoh: membuat aduan secara bertulis kepada bahagian sumber manusia tentang masalah kelambatan gaji

dikeluarkan▫ Keburukan sebagai media komunikasi

Penerima mungkin membaca masa yang salah Penerima mungkin tidak membaca mesej yang diterima Penerima mungkin hanya memahami sebahagian mesej sahaja Maksud mesej yang dihantar tidak jelas Mesej lambat diterima oleh penerima Mesej langsung tidak diterima oleh penerima Tulisan menghantar tidak boleh dibaca oleh penerima Maklum balas lambat diterima oleh penghantar Kesilapan tidak boleh dibetulkan dengan segera oleh penghantar

• Minit mesyuarat▫ Menyampaikan mesej tentang perkara-perkara yang dibincangkan dalam sesuatu mesyuarat▫ Berbentuk komunikasi bertulis rasmi▫ Melibatkan komunikasi sehala

• Pekeliling▫ Suatu pernyataan dan pengumuman berkenaan dengan sesuatu dasar, peraturan dan pelaksanaan yang

akan dijalankan dan ditujukan kepada semua pekerja.▫ Mesej disampaiakn sama ada dalam bentuk tindakan seseorang @ makluman sahaja

• Sistem pesanan ringkas (SMS)▫ Menyampaikan mesej ringkas melalui penggunaan telefon▫ Menulis maklumat penting sahaja ▫ Maklumat dapat disampaikan dengan segera▫ Boleh digunakan untuk menyampaikan maklumat bagi tujuan rasmi @ tidak▫ Kos yang terlibat sangat murah▫ Boleh menyampaikan maklumat kepada pihak terbabit @ secara umum

Kebaikan dan keburukan komunikasi bertulis

Kebaikan keburukan• Mesej boleh disimpan lama kerana berbentuk rekod tetap• Mesej boleh dihantar kepada penerima, di mana pengirim tidak boleh sampai• Mesej masih kekal pada peringkat asalnya walaupun telah bertukar tangan• Meningkatkan pemahaman penerimaan kerana penerima mempunyai masa yang lama untuk membuat rujukan dan menganalisa mesej yang diterima• Tiada had penerima maklumat seperti surat khabar

• Maklum balas tidak dapat diterima dengan segera• Penerima mungkin menerima dan membaca mesej pada waktu yang salah• Penerima mungkin membuang mesej dan tidak membaca mesej yang diterima• Mesej yang dihantar mesti mampu menerangkan segala maksud yang hendak disampaikan untuk mengatasi segala kemusykilan penerima• Penghantar tidak boleh menentukan penerimanya menyebabkan mesej meungkin tidak sampai kepada penerima

Panduan komunikasi bertulis yang berkesan• Menggunakan perkataan dan ayat mudah

▫ Pembaca boleh memahami dengan mudah setiap isi kandungan yang ditulis

• Komunikasi bertulis lebih berkesan▫ Jika setiap maklumat yang ditulis disertakan bersama dengan gambar

dan contoh, pembaca boleh menerima mesej dengan lebih jelas seperti memberi jadual dan graf

• Bina ayat yang pendek dan perenggan pendek• Alat tulis yang sesuai

▫ Contoh: tulisan tangan,gunakan tulisan yang berhuruf cerai• Menulis yang penting sahaja

BAHASA BADAN• Melibatkan pergerakan anggota badan sama ada

secara sedar @ tidak sedar bagi tujuan menyampaikan mesej yang diharap dapat difahami oleh penerima mesej

• Jenis-jenis bahasa badan▫Memek mata▫Mata kaki tangan ▫Bahasa isyarat▫Gaya tubuh badan▫Sentuhan▫Gaya berjalan▫Ruang antara penghantar sengan penerima

6.4 Media komunikasiDEFINISI

•Merupakan saluran komunikasi yang mesti ada dalam setiap proses komunikasi

•Merupakan perantara @ alat perantaraan yang menghubungkan penghantar maklumat dengan penerima maklumat

•Dibahagikan dua jenis▫Media persendirian ▫Media massa

Media persendirian• Merupakan media yang menghubungkan seorang individu dengan individu yang lain secara

pensedirian tanpa melibatkan pihak lain. Contohnya seorang lelaki bercakap dengan kawannya melalui telefon, media yang digunakan ialah telefon.

Media Peneranganpengumuman Komunikasi lisan yang formal dengan menggunakan suara dan bahasa yang mudah difahami.

Melibatkan komunikasi sehalaBertujuan untuk menyampaikan sesuatu mesej berbentuk umum, pemberitahuan kepada semua pihak dan tindakan segera perlu diambil.

Pekeliling Komunikasi bertulis secara rasmi yang bentuk formal,ringkas,jelas dan untuk tujuan pemberitahuan.Melibatkan komunikasi sehala

Papan kenyataan

Komunikasi bertulis formal dan bersifat komunikasi sehala.Menyampaikan mesej yang berbentuk umum, ringkas dan jelas melalui notis yang menarik dengan reka bentuk, warna, grafik dan sebagainya.Untuk menarik perhatian umum dan diletak di tempat yang strategik.

Telefon Komunikasi lisan yang menggunakan media telekomunikasiMelibatkan komunikasi dua halaMenyampaikan maklumat dengan segera,tertutup antara dua pihak.

Buletin dalaman

Komunikasi bertulis yang rasmi ,sehala dan dalam format berita semasa untuk menerangkan aktiviti syarikatMesej disampaikan dengan reka bentuk , warna, grafik dan sebagainya dan disampaikan kepada semua pihak luarContoh:majalah sekolah

Memorandum(memo)

Komunikasi bertulis yang rasmi,ringkas dan penting daripada piahak atasan kepada pihak bawahan .Melibatkan komuniksi sehala dan tidak terlalu terbuka

Surat-menyurat

Komunikasi bertulis rasmi dan tidak rasmi kepada pihak tertentu tanpa bersemuka,menggunakan bahasa ,ayat dan istilah yang tepat dan senang difahami.Melibatkan komunikasi sehala dan dua hala

Intranet Perkhidmatan internet persendirian dalam sesebuah organisasi yang dapat menghubungkan individu dan ku pulan yang berada dalam lingkungan organisasi.Melibatkan komunikasi sehala,dua hala dan banyak hala.Komunikasi bertulis.

MEDIA MASSA

•Saluran komunikasi yang digunakan oleh penghantar maklumat untuk menyampaikan maklumat kepada orang ramai secara serentak.

•Dibahagikan kepada dua:▫Media cetak ▫Media elektronik

Media massa cetak• Salaluran yang menggunakan tulisan dan simbol dalam

komunikasi• Berbentuk visual sahaja• Melibatkan komunikasi sehala• Contoh:surat khabar, laporan bertulis dan sebagainya

Kebaikan Keburukan

• Mudah didapati• Boleh dibaca berulang kali untuk mendapatkan pemehaman yang lebih baik• Memerlukan kos yang rendah untuk mendapatkannya• Mesej boleh disimpan lama dan kekal pada keadaan asal

• Mesej yabg hendak disampaikan lambat kerana kerja percetakan dan pengedaran memakan masa• Tidak sesuai untuk golongan yang buta huruf• Sukar diperoleh bagi lokasi luar bandar • Tahap pemahaman penerima sukar diukur kerana tiada maklum balas• Mesej mungkin tidak sampai kepada sasaran penerima.

Media massa elektronik• Saluran komunikasi elektronik yang digunakan untuk

menyampaikan mesej @ maklumat kepada orang ramai• Berbentuk visual dan audio• Melibatkan komunikasi sehala dan dua hala• Contoh:radio, e-mail,telesidang dan lain-lain• Kebaikan:

▫ Penghantaran mesej yang cepat▫ Mesej boleh disebar dengan luas kerana ia menggunakan gelombong

yang meliputi kawasan yang luas▫ Tahap pemahaman tinggi kerana mesej yang disampai lebih menarik

dengan menggabungkan saluran audio dan visual▫ Mesej boleh disimpan dan dihantar berulangkali▫ Maklum balas boleh diperoleh dalam masa yang singkat▫ Dapat berhubung dengan penerima di tempat yang jauh @ tidak perlu

bersemuka

Jenis-jenisJenis Huraian

E-mel • Maklumat yang diringkas dan jelas disimpankan• Penyampaian mesej dengan segera dan menyeluruh• Mendapat maklum balas dengan cepat• Boelh berhubung dengan penerima di tempat yang jauh• Tidak perlu bersemuka• Boelh berkomunikasi dalam banyak hala• Kos rendah

Mel suara

• Penyampaian mesej dengan segera• Disampaikan secara lisan• Mendapatkan maklum balas segera• Boleh berhubung dengan penerima di tempat yang jauh• Diguna apabila tindakan tindakan segera diperlukan

Faksimili • Penyampaian mesej dengan segera• Sesuai untuk mesej berbentuk pemberitahuan• Berbentuk tulisan• Diguna apabila tindakan segera diperlukan• Boleh berhubung dengan penerima di tempat yang jauh• Dihantar kepada orang @ syarikat tertentu

Telesidang

•Bermesyuarat tentang hal-hal syarikat•Penyampaian mesej dengan segera•Diampaikan secara lisan•Penggunaan grafik dan gambar pada masa mesyuarat diadakan untuk audiografik sidang dapat meningkatkan kefahaman•Boleh berhubung dengan penerima di tempat yang jauh

• Kepentingan teknologi maklumat dalam organisasi▫ Kawalan kewangan▫ Kawalan inventori▫ Penyimpanan data▫ Menyediakan laporan▫ Tujuan jangkaan▫ Membuat keputusan

• Saluran komunikasi▫ Audio▫ Visual▫ Bertulis▫ Komunikasi audio-visual▫ Komunikasi audio-bertulis

6.5 Komunikasi Berkesan• Berlaku apabila penerima mesej dapat memahami dengan sepenuhnya maksud sebenar mesej

yang disampaikan oleh penghantar mesej• Prinsip komunikasi

▫ Tujuan komunikasi perlu jelas dan dapat difahami▫ Mesej mesti mempunyai satu tafsiran sahaja▫ Penerima sedia menerima mesej yang akan disampaikan▫ Saluran komunikasi yang dipilih sesuai sengan mesej yang hendak disampaikan▫ Elakkan diri daripada beremosi▫ Saling mempercayai▫ Berfikiran terbuka▫ Mengambil tindakan susulan selepas menghantar maklumat▫ Mendengar sengan penuh perhatian

• Kemahiran mendengar▫ Penerima menfokus perhatian kepada pengirim tentang apa yang disampaikan▫ Penerima cuba sedaya upaya untuk memahami pesanan sengan menanam minat terhadap apa

yang disampaikan▫ Penerima mengimbas kembali pesanan tersurat dan tersirat pengirim▫ Membuat maklumbalas dengan bertanya atau menjelaskan kembali apa yang difahami

• Proses pendengaran

Cetusan rasa pendengaran

Menginterpretasikan makna

Menilai maklumat yang diterima

Tindak balas terhadap maklumat yang diterima

6.6 Kemahiran Berunding• Berunding merupakan kepada proses tawar-menawar antara dua @ lebih pihak

yang memilih untuk membuat keputusan secara bersama• Prinsip-prinsip berunding dan berinteraksi secara berkesan

▫ Responsif▫ Bersapan▫ Saling membantu▫ Jangan tergesa-gesa▫ Emosi yang stabil▫ Bertolak ansur▫ Memberi perhatian penuh

• Kesan kemahiran berunding yang berkesan▫ Merapatkan hubungan di antara pekerja dengan majikan▫ Mewujudkan budaya kerja yang sihat dalam organisasi▫ Meningkatkan imej syarikat▫ Meningkatkan keyakinan pihak pelabur dan pembiaya

6.7 Halangan dan Rintangan Komunikasi

Halangan dan rintangan

komunikasi

fizikal

psikologikal

sosiologikal

semantik

Bentuk Huraian

Fizikal •Persekitaran tempat komunikasi berlangsung•Contoh:kebisingan

Psikologikal

Tanggapan yang berbeza kerana emosi, minat dan pengalaman

Sosiologikal

Perbezaan demografi, budaya, adat resam dan negara

Semantik Perbezaan istilah dan makna yang berbeza

Errr….any questions??Here I got some questions to you guys..^^

•Jelaskan maksud enkod dan dekod yang terdapat dalam proses komunikasi? (2m)

•Berikan tiga bentuk komunikasi yang wujud dalam sesebuah organisasi perniagaan.Berikan satu contoh.(3m)

•Berikan perbezaan antara komunikasi sehala dan dua hala (2m)

Sekian,thank you,xie xie,arigato kozaimatsu~

Hope you enjoy it~