Manusia dan Organisasi

Asas-asas Organisasi

Sumber:

Michele Morciano, 2002 Sutarto, 1993

Michele Morciano, 2002

Manusia dan Organisasi Publik

.

.

Michele Morciano, 2002

Perusahaan dan Organisasi Publik

Asas-asas Organisasi

• Banyak pendapat• Bervariasi• Tokoh terkenal:

– Henry fayol– Gulick & Urwick– Koontz & O’Donnell– Kast & Rosenzweig– Louis Allen– Dll.

Pendalaman Beberapa Asas

1. Perumusan Tujuan dengan Jelas (1)

• Organisasi tanpa tujuan tak berarti, hanya penghamburan uang

• Organisasi didirikan untuk capai hasil tertentu• Dasar dari organisasi terletak pada tujuan yg

telah ditentukan• Tujuan organisasi harus selalu ditinjau oleh

kekuasaan yg lebih tinggi• Tujuan organisasi harus dimengerti dan diterima

oleh para pegawai dan dicamkan dalam jiwa.

•Guiding Principles of Public Administration

•Sutarto

• Tujuan akan membantu usaha organisasi• Tujuan dibutuhkan untuk melakukan koordinasi• Untuk koordinasi langkah pertama adalah

menetapkan tujuan organisasi• Organisasi yang ingin memenangkan

persaingan perbaharui tujuan• Arah terakhir semua kegiatan orgn diarahkan• Diperlukan sebelum tetapkan haluan, prosedur.

metoda, strategi, dan peraturan• Tujuan jelas = bintang pemandu perjalanan

kapal.

1. Perumusan Tujuan dengan Jelas (2)

Tujuan Organisasi & Individu (1)

Tujuan Organisasi

Tujuan Individu

Bertolak Belakang

Herbert G. Hicks

Tujuan Organisasi & Individu (2)

Tujuan Organisasi

Tujuan Individu

Berbeda Sebagian

Herbert G. Hicks

Tujuan Organisasi & Individu (3)Tujuan Organisasi

Tujuan Individu

Netral

Herbert G. Hicks

Tujuan Organisasi & Individu (4)

Tujuan Organisasi

Tujuan Individu

Hampir Sama

Herbert G. Hicks

Tujuan Organisasi & Individu (5)

Tujuan Organisasi

Tujuan Individu

Tepat Sama

Herbert G. Hicks

2. Departemenisasi

• Departmentation, departmentalization, divisionalization

• Aktivitas untuk menyusun satuan organisasi yg akan diserahi bidang kerja/fungsi tertentu

• Fungsi: sekelompok aktivitas sejenis berdasarkan kesamaan sifatnya atau pelaksanaannya.

Pedoman Pembentukan Satuan Organisasi

1) Pengelompokkan segenap aktivitas ke dalam satuan2 organisasi yg jumlahnya sedikit mungkin dan sebanyak perlu berdasarkan kesamaan sifat atau pelaksanaanya

2) Terciptanya fungsi yg menyeluruh-tunggal bagi setiap satuan organisasi, titik berat pada tercapainya fungsi yg bersatupadu, lebih sedikit satuan kecil yg berdiri sendiri

Sekretariat

Biro Kepegawaian

Biro Keuangan

Biro Perbekalan

Biro Pengadaan

Biro Pergudangan

Sekretariat

Biro Kepegawaian

Biro Keuangan

Biro Perbekalan

Bagian Pengadaan

Bagian Pergudangan

Pedoman Pembentukan Satuan Organisasi

3) Perluasan aktivitas, ditampung dulu pada satuan yg telah ada.. Baru kemudian… (efisiensi)

4) Jika telah ada satuan organisasinya, tidak perlua ada Panitia, Komite, Tim / badan2 khusus lainnya organisasi kembar.

5) Penambahan/pengurangan satuan berdasar volume kerja hindari nepotism

Macam Satuan Organisasi

• Sat. Pimpinan: Pemegang wewenang tertinggi, penanggung jawab terakhir

• Sat. Haluan: Menetapkan norma, peraturan, kebijakan pokok, tampung pendapat. Mis: Senat universitas, perlemen

• Sat. operasi: aktivitas langsung berhubungan dg tercapainya tujuan organisasi. Mis: Pogram studi, departemen,dinas

• Sat. Komersial: profit center. Mis: BUMN• Sat. Penataan: membantu kebutuhan sat. lain. Mis:

Ortala• Sat. Kontrol: memeriksa dan mengawasi. Mis: Bawasda• Sat. Konsultasi: bantuan keahlian; saran dan nasehat.

Mis: staf ahli

Dasar Departemenisasi

• Berdasarkan fungsi;– Produksi, pemasaran, adiministrasi

• Berdasarkan produksi;output produksinya:– Perush Elektroni: radio, TV, Kulkas…

• Berdasarkan rangkaian kerja; Tahap2 pekerjaan;– Pengumpulan data, input data, analisis, interpretasi

• Berdasarkan jasa yg diberikan;– LBH: pidana, perdata, agraria

• Berdasarkan wilayah;– Kelas Purwokerto, Wonosobo

• Berdasarkan jumlah:– Regu, kompi, batalyon dsb..

3. Pembagian Kerja

• Berhubungan erat dengan departemenisasi:– Rincian serta pengelompokkan aktivitas2 yg

semacam atau erat hubungannya, untuk dilakukan oleh satuan organisasi tertentu

• Biro kepegawaian, biro keuangan

– Rincian serta pengemlompokkan tugas2 yg semacam atau erat hubungannya untuk dilakukan oleh seorang pejabat tertentu.

• Sekretaris, bendahara

Alasan Pembagian Kerja

1) Orang berbeda dalam pembawaan, kemampuan, serta ketangkasan

2) Orang yg sama tidak dapat berada di dua tempat pada saat yg sama

3) Seseorang tidak dapat mengerjakan dua hal pada saat yg sama ??

4) Bidang pengetahuan dan keahlian begitu luas..universal tidak mungkin… sebagian kecil saja.

Luther Gulick

Yang harus diperhatikan dalam pembagian kerja

• Adanya job description yang jelas, baik untuk sat. organisasi maupun pejabatnya

• Jumlah tugas harus proporsional:– Terlalu sedikit bosan– Terlalu banyak stress

• Jika lebih dari satu, yg erat hubungannya• Merata di antara satuan dan pejabatnya• The right man in the right place• Penambahan/pengurangan pegawai

berdasarkan volume kerja• Jangan sampai timbulkan pengkotakan pejabat

4. Koordinasi

• James D. Mooney:Pengaturan usaha sekelmpok orang secara teratur untuk mencipatkan kesatuan tindakan dalam mengusahakan tercapainya suatu tujuan bersama

• A.E. Benn:Penyusunan usaha2 kelompok di dalam suatu kelangsungan dan keteraturan sikap sehingga menciptakan kesatuan tindakan dalam mengusahakan tercapainya tujuan bersama

• Henry Fayol:Mengikat bersama, menyatukan dan menyelaraskan semua kegiatan dan usaha.

Initisari Koordinasi

• Kesatuan tindakan

• Penyesuaian antar bagian

• Keseimbangan antar bagian

• Keselarasan

• Sinkronisasi

Tanpa Koordinasi

• Antar satuan bertengkar; anggap masuk dalam wewenang dan bidang tugasnya

• Saling lempar tanggung jawab

• Saling menunggu

Dengan Koordinasi…dapat menghindari:

• Perasaan lepas satu sama lain

• Perasaan bagiannya paling penting

• Pertentangan antar bagian

• Rebutan fasilitas

• Waktu tunggu terlalu lama

• Kekembaran pekerjaan

• Kekosongan pekerjaan

Beberapa cara untuk koordinasi

• Pertemuan informal

• Pertemuan formal

• Edaran berantai (sirkuler)

• Mengangkat koordinator

• Membuat buku pedoman

• Memanfaatkan teknologi komunikasi (sms)

• Menyanyi bersama

5. Pelimpahan Wewenang

• Wewenang: Hak seorang pejabat untuk mengambil tindakan yg diperlukan agar tugas dan tanggung jawabnya dapat dilaksanakan dengan baik.

• Horisontal dan vertikal• Wewenang berpasangan dengan tanggung

jawab• Tanggung jawab: keharusan pada seseorang

pejabat untuk untuk melaksanakan secara selayaknya segala sesuatu yang telah dibebankan kepadanya.

Yang Perlu dalam Pelimpahan Wewenang

• Batas wewenang – Hanya wewenang sendiri yg dapat dilimpahkan– Sesuai dengan proporsinya

• Tanggung jawab– Dua-duanya bertanggung jawab:

• Hanya diserahi…• Sudah saya limpahkan..

• Keseimbangan antara tugas, tanggung jawab dan wewenang (kasus daerah perbatasan)

• Pendapat dari pejabat yg diserahi• Mempercayai pejabat yg diserahi• Membimbing dan ikut memonitor…

Manfaat Pelimpahan Wewenang

• Pimpinan dapat melakukan tugas yang pokok-pokok saja

• Putusan dapat dibuat lebih cepat• Pekerjaan dapat diselesaikan pada

jenjang yg tepat• Tumbuh inisiatif dan tanggung jawab• Walaupun pejabat ybs absen, kegiatan

tetap berlangsung• Kaderisasi

Hambatan Pelimpahan Wewenang

• Dari Atasan:– Atasan merasa sempurna dapat mengerjakan

segala2nya– Atasan tidak dapat memberikan petunjuk jelas– Tidak mempercayai bawahan– Atasan takut memikul tanggung jawab

terhadap kesalahan bawahan

Hambatan Pelimpahan Wewenang

• Dari bawahan:– Senang pada pekerjaan yg mudah saja– Takut dikritik atas kesalahan2nya– Kurang mendapat penjelasan atas tugas– Terlalu banyak pekerjaan– Kurang percaya diri– Kurang dapat dorongan positif

6. Rentangan Kontrol

• Span of control, span of authority, span of management, span of supervision

• Jumlah terbanyak bawahan langsung yang dapat dipimpin dengan baik oleh seorang atasan.

Contoh span of control

2 faktor Span of Control

• Subyektif; melekat pada pejabat– Kepandaian, pengalaman, kesehatan, umur,

kejujuran, keahlian, kecakapan, dll– Obyektif:

• Corak pekerjaan• Jarak antara pejabat dan bawahan• Letak para pejabat dan bawahan• Stabil-labilnya organisasi• Jumlah tugas pejabat• Waktu penyelesaian pekerjaan,

7. Jenjang Organisasi

• Hierarchy, level of management, scalar principle

• Tingkat2 satuan organisasi yg di dalamnya terdapat pejabat, tugas, serta wewenang tertentu menurut kedudukannya dari atas ke bawah dalam fungsi tertentu.

• Pejabat berkedudukan lebih tinggi mengawasi pejabat yg berkedudukan pada tingkat di bawahnya…dst

Jenjang Organisasi

• Inti dari jenjang organisasi adalah perbedaan antara peranan atasan dan bawahan

• Atasan berhak menggunakan wewenang atas bawahan

• Bawahan berharap dapat menrima limpahan wewenang dari atasannya, dan mempertanggungjawabkannya kepadanya.

X

Macam Struktur Organisasi(Jenjang Organisasi)

• Pipih (flat top organisation);– Melaksanakan jenjang organisasi 2 sampai 3

tingkat

• Datar; s/d 4 tingkat

• Curam; sampai dengan tingkat 5.

Struktur Organisasi Pipih(Flat Top Organization)

1

2

3

Struktur Organiasi Datar

1

2

3

4

Struktur Organiasi Curam

1

2

3

4

5

Kasus Jenjang Organisasi

Kasus Jenjang Organisasi

8. Kesatuan Perintah

• Unity of commad, one master, responsibility to one superior

• Yakni: Tiap-tiap pejabat dalam organisasi hendaknya dapat dan bertanggung jawab kepada seseorang pejabat atasan tertentu

9. Flexibilitas

• Struktur organisasi mudah dirubah, tanpa mengurangi kelancaran aktivitas.

• Dalam bentuk:– Penambahan tujuan– Perluasan daerah aktivitas– Volume kerja– Peralatan baru

• Tuntutan lingkungan

10. Berkelangsungan

• Organisasi harus dapat menyediakan berbagai sarana agar dapat beroperasi secara terus menerus

• Inovasi

• Reinventing

• Reingeneering

11. Keseimbangan

• Satuan organisasi ditempatkan pada struktur yg sesuai dengan peranannya.

• Satuan yg punya peranan sama penting harus ditempatkan pada jenjang organisasi yg setingkat

• Satuan organisasi yg punyai fungsi menyeluruh jangan ditempatkan pada satuan lain secara tidak tepat. (biro personlia berada di bawah biro keuangan) Layak jadi biro tersendiri