arahan pegawai pengawal 2017

ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2017

i

KANDUNGAN M/S PENDAHULUAN

A. BELANJA MENGURUS (B.63) DAN PENGURUSAN KEWANGAN

1. Peruntukan Mengurus 2017 1 2. Agihan Waran Peruntukan 3 3. Penyelarasan Semula Peruntukan 14

4. Pelaksanaan Sistem Belanjawan Berasaskan Outcome (OBB)

16

5. Pengurusan Prestasi Belanja Mengurus 20

6. Pelaporan Anggaran Hasil Kepada Perbendaharaan

Malaysia 21

7. Pengurusan Akaun Belum Terima 21

8. Pelaksanaan Pengurusan Bantuan dan Kebajikan Pelajar 25

9. Pengurusan Permohonan Bertugas Rasmi/Lawatan

Persendirian di Luar Negara 27

10. Pengurusan Kemudahan dan Elaun 35

11. Langkah-langkah Mengoptimumkan Perbelanjaan 45

B. BELANJA PEMBANGUNAN (P.63) DAN PENGURUSAN

PEMBANGUNAN

1. Peruntukan Pembangunan 2017 46

2. Pelaksanaan Projek Baharu 47

3. Pengurusan Projek Pembangunan 48

4. Agihan Waran Peruntukan 51

5. Kawalan Perbelanjaan 52

6. Pemantauan Projek Dan Prestasi Belanja Lain-Lain PTJ 52

7. Pelarasan Semula Peruntukan

54


ii

KANDUNGAN M/S

C. PENGURUSAN PERAKAUNAN

1. Pelaksanaan Perakaunan Akruan 56 2. Kod Perakaunan 3. Pembayaran Bil dan Penyelenggaraan Daftar Bil 4. Pembayaran Melalui Sistem eSPKB 5. Pembayaran Di Bawah Arahan Perbendaharaan 58 (a) 6. Pembayaran Melibatkan Arahan Perbendaharaan 59 7. Pengurusan Akaun Amanah 8. Pengurusan Akaun Deposit 9. Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah (KWS) 10. Penutupan Akaun

57 58 58 58 59 60 62 63 64

D. PEROLEHAN DAN PENGURUSAN ASET

1. Tatacara Pengurusan Perolehan Kerajaan 65 2. Perolehan Harta Modal Yang Lain (HMYL) Di Bawah

OS35000 Belanja Mengurus 66

3. Pelupusan Aset 68

4. Perolehan Perkhidmatan 62626 69

5. Pindaan Skop Kerja Penyelenggaraan Bangunan 70

6. Kelulusan Penerimaan Hadiah 70

7. Pemantauan dan Pelaporan 72

8. Penyelarasan Fungsi dan Peruntukan Di Bawah BPPA 72

E. PENGURUSAN SUMBER MANUSIA

1. Perjawatan dan Naziran 73


iii

KANDUNGAN M/S

2. Pembekuan Pewujudan Jawatan Baharu 73 3. Langkah-langkah Mengoptimumkan Perbelanjaan 73

4. Tuntutan Bayaran Pertukaran 75

5. Anugerah Perkhidmatan Cemerlang 76

6. Kenaikan Pangkat 76

7. Pengurusan Latihan 77

8. Pengurusan Maklumat 81 9. Buku Perkhidmatan Kerajaan (BPK) 82

10. Pengambilan Guru Ganti 83

F. PENGURUSAN AUDITAN

1. Pengurusan Audit Dalam 85

2. Pengurusan Teguran Audit 85

PENUTUP 86


iv

SENARAI LAMPIRAN M/S

LAMPIRAN I Senarai Aktiviti Di Bawah Program Khusus 87-88

LAMPIRAN II Penyelaras Bagi Permohonan Peruntukan Program Khusus Bertugas Rasmi ke Luar Negara

89-90

LAMPIRAN III Senarai Semak Bagi Permohonan Penyediaan Kemudahan Secara Pakej

91

LAMPIRAN IV Dokumen Pakej Yang Sering Dikuiri/ Tidak Lengkap 92-95


Semua Pengarah/ Setiausaha Bahagian,

Kementerian Pendidikan Malaysia.

ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL TAHUN 2017

Saya selaku Pegawai Pengawal Kementerian Pendidikan Malaysia (KPM) dengan

ini menggariskan panduan dan tatacara pengurusan kewangan, pembangunan,

perolehan dan pengurusan aset, sumber manusia, perakaunan dan

pengauditan melalui penghasilan Arahan Pegawai Pengawal (APP) Tahun 2017.

Dokumen ini juga disediakan bagi membantu semua Ketua Jabatan dan warga KPM

untuk melaksanakan program, aktiviti dan projek KPM dengan lebih cekap,

berkesan dan berintegriti.

Penumpuan kepada pembudayaan outcome dan mengoptimumkan peruntukan

perlu dijadikan asas dalam melaksanakan semua program, aktiviti dan projek yang

dirancang supaya ia dapat memberikan impak yang tinggi dan value for money

terhadap peruntukan yang diberikan kepada KPM.

Ketua Jabatan perlu memastikan program/ aktiviti KPM dilaksanakan secara kreatif

dan inovatif selaras dengan peruntukan kewangan Bahagian/ Jabatan dan

mematuhi semua peraturan/ prosedur/ tatacara yang sedang berkuatkuasa

dalam usaha memenuhi aspirasi Dasar Pendidikan Kebangsaan.

Sekian, terima kasih.

“SEHATI SEJIWA”

“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”


PENDAHULUAN

Arahan Pegawai Pengawal (APP) Tahun 2017 ini disediakan sebagai garis panduan

dan tatacara kepada Ketua Jabatan dan pihak pengurusan yang terlibat secara

langsung dalam urus tadbir Belanja Mengurus dan Belanja Pembangunan pada

tahun semasa. APP ini mengandungi garis panduan dan tatacara bagi pengurusan

kewangan, pembangunan, perakaunan, perolehan dan pengurusan aset, sumber

manusia serta pengauditan.

Semua Ketua Jabatan dikehendaki merujuk dan mematuhi peraturan-peraturan yang

telah ditetapkan bagi mengelakkan timbul kekeliruan, penyelewengan dan salah

tadbir dalam pengurusan Kerajaan. Dalam masa yang sama, Ketua Jabatan

diwajibkan memantau peruntukan yang disalurkan oleh Kerajaan sama ada Belanja

Mengurus dan Pembangunan atau lain-lain yang diamanahkan, mengawasi

perbelanjaan dan mengenalpasti keutamaan peruntukan mengikut senarai

perancangan Bahagian/ Jabatan. Perbelanjaan yang telah dilaksanakan perlu dinilai

keberkesanan dan outcome di peringkat Kementerian dan Nasional.

Berlandaskan konsep Let Managers Manage, Pegawai Pengawal dibenarkan

mewakilkan kuasa kepada pegawai-pegawai di bawah seliaan untuk melaksanakan

program/ aktiviti Kementerian mengikut batasan tertentu dengan penuh akauntabiliti

dan berintegriti.


BELANJA

MENGURUS B.63

DAN

PENGURUSAN

KEWANGAN


1

A. BELANJA MENGURUS B.63 DAN PENGURUSAN KEWANGAN

1. PERUNTUKAN MENGURUS 2017

1.1 Perbandingan peruntukan B.63 KPM bagi tahun 2016 dan 2017

mengikut komponen Sistem Belanjawan Berasaskan Outcome (SBBO)

dan Objek Am (OA) adalah seperti berikut:

TAHUN 2016

(RM)

TAHUN 2017

(RM)

PERBEZAAN

(RM)

(a) (b) (c) = (b)-(a)

DASAR

SEDIA ADA 35,720,304,300 39,295,890,700 3,575,586,400

PROGRAM

KHUSUS 3,508,145,300 3,585,049,300 76,904,000

DASAR

BARU 65,000,000 - (65,000,000)

ONE-OFF 22,421,400 11,000,000 (11,421,400)

JUMLAH 39,315,871,000 42,891,940,000 3,576,069,000

KOMPONEN

SBBO

TAHUN 2016

(RM)

TAHUN 2017

(RM)

PERBEZAAN

(RM)

(a) (b) ( c) = (b)-(a)

10000 31,499,701,400 35,906,553,000 4,406,851,600

20000 4,439,256,000 3,593,451,300 (845,804,700)

30000 127,662,900 137,862,900 10,200,000

40000 3,249,250,700 3,254,072,800 4,822,100

JUMLAH 39,315,871,000 42,891,940,000 3,576,069,000

OBJEK AM

(OA)


2

Dasar Sedia Ada (DSA)

1.2 Peruntukan DSA sebanyak RM39,295,890,700 melibatkan agihan

kepada 8 program seperti berikut :

TAHUN 2016

(RM)

TAHUN 2017

(RM)

PERBEZAAN

(RM)

(a) (b) (c) = (b)-(a)

PENGURUSAN

KEMENTERIAN 1,550,670,700 3,123,013,700 1,572,343,000

OPERASI

PENDIDIKAN 32,806,882,500 34,849,288,500 2,042,406,000

PENYELIDIKAN DAN

PEMBANGUNAN

ILMU 43,902,200 23,751,300 (20,150,900)

PEMBANGUNAN

PROFESIONALISME 783,775,500 763,040,100 (20,735,400)

PENGUKUHAN

OPERASI

PENDIDIKAN 394,592,200 391,193,100 (3,399,100)

DASAR, PENILAIAN

DAN PENGURUSAN

PRESTASI 70,481,200 75,604,000 5,122,800

MAJLIS

PEPERIKSAAN

MALAYSIA (MPM) 25,000,000 20,000,000 (5,000,000)

DEWAN BAHASA

DAN PUSTAKA 45,000,000 50,000,000 5,000,000

KHUSUS 3,508,145,300 3,585,049,300 76,904,000

DASAR BARU 65,000,000 - (65,000,000)

ONE-OFF 22,421,400 11,000,000 (11,421,400)

JUMLAH 39,315,871,000 42,891,940,000 3,576,069,000

PROGRAM OBB


3

i. 010000 - Pengurusan Kementerian;

ii. 020000 - Operasi Pendidikan;

iii. 030000 - Penyelidikan dan Pembangunan Ilmu;

iv. 040000 - Pembangunan Profesionalisme;

v. 050000 - Pengukuhan Operasi Pendidikan;

vi. 060000 - Dasar, Penilaian dan Pengurusan Prestasi;

vii. 070000 - Majlis Peperiksaan Malaysia (MPM);dan

viii. 080000 - Dewan Bahasa dan Pustaka (DBP).

Program Khusus

1.3 Aktiviti di bawah Program Khusus kod 090000 dengan peruntukan

RM3,585,049,300 adalah melibatkan 27 aktiviti seperti di LAMPIRAN I.

Program One-Off

1.4 Peruntukan Program One-Off di bawah kod 100000 berjumlah

RM11,000,000 melibatkan aktiviti-aktiviti seperti berikut :

i. 100100 - Pelupusan Bahan Berjadual;dan

ii. 100200 - Harta Modal

2. AGIHAN WARAN PERUNTUKAN

2.1 Bahagian Kewangan akan mengagihkan waran peruntukan pertama

kepada Bahagian/ Jabatan pada 6 Januari 2017 (Jumaat).

2.2 Secara umumnya, peratusan agihan waran pertama tahun 2017

mengikut Objek Am (OA) dan Objek Sebagai (OS) adalah seperti

berikut:


4

i. Dasar Sedia Ada (DSA):

OBJEK AM

PERATUS AGIHAN

(%) CATATAN

10000

100 OS11000, OS12000, OS13000, dan OS15000

50 OS14000 Agihan seterusnya akan dibuat berdasarkan prestasi perbelanjaan.

100 OS17000 Anugerah Perkhidmatan Cemerlang

20000

50

OS21000: OS22000: OS23000: OS24000: OS26000: OS27000: OS28000: OS29000:

Perbelanjaan Perjalanan dan Sara Hidup Pengangkutan Barang-barang Perhubungan dan Utiliti Sewaan Lain-lain Bekalan Bahan Mentah dan Bahan- bahan Penyelenggaraan dan Pembaikan Bekalan Alat Pejabat Penyelenggaraan dan Pembaikan Kecil yang Dibeli Perkhidmatan Pembersihan Kawasan (Bahagian) Penyelenggaraan Komputer Guru Ganti Perkhidmatan Ikhtisas dan Perkhidmatan Lain Yang Dibeli dan Hospitaliti Pakej Mesyuarat/Bengkel Perkhidmatan Kawalan Keselamatan (Bahagian) Agihan seterusnya akan dibuat berdasarkan prestasi perbelanjaan.

100 OS24000:

Sewaan Bangunan


5

OBJEK AM

PERATUS AGIHAN

(%) CATATAN

OS27000: OS28000:

Pakaian Pembersihan Kawasan (BPPA) Perkhidmatan Kawalan Keselamatan (BPPA)

40000

50

OS41000 : OS42000:

Biasiswa, Dermasiswa dan Bantuan Pelajaran Pemberian Dalam Negeri - Bantuan Utiliti Sekolah Bantuan

Kerajaan - Aktiviti Pelajar

100

OS43000 : OS47000 : OS48000 :

Pemberian Luar Negeri Faedah, Dividen dan Kenaan Ganjaran Gantian Cuti Rehat


6

ii. Program Khusus

OBJEK AM

PERATUS AGIHAN

(%) CATATAN

20000 50

i. Bertugas ke Luar Negara Agihan seterusnya akan dibuat berdasarkan prestasi perbelanjaan.

20000 30000

100

i. Penyelenggaraan Institusi Pendidikan KPM ii. Penyelenggaraan Genset iii. Penyelenggaraan Telaga Tiub iv. Penyelenggaraan Solar Hibrid v. Tanah dan Pembaikan Tanah

40000 100

Bantuan Persekolahan

i. Perjalanan dan Pengangkutan Murid (PPM)

ii. Bantuan Geran Per Kapita(PCG)

iii. Bantuan Sukan Sekolah (BSS)

iv. Bantuan Makanan Prasekolah (BMP)

v. Bantuan PCG Prasekolah (PCG PRA)

vi. Bantuan Bayaran Tambahan Persekolahan

(BBTP)

vii. Bantuan Makanan Asrama (BMA)

viii. Rancangan Makanan Tambahan 1Malaysia

(RMT)

ix. Bantuan Jaket Keselamatan (BJK)

x. Kelas Dewasa Orang Asli Penan (KEDAP)

xi. Bantuan Pakaian Seragam Pasukan

Beruniform (BPS)

xii. Biasiswa Sukan (BS)

xiii. Elaun Murid Bekeperluan Khas (EMK)

xiv. Projek Khas Sekolah Berasrama Penuh

(PKSBP)

xv. Elaun Pra Universiti


7

iii. One-Off

OBJEK AM

PERATUS AGIHAN

(%) CATATAN

20000 30000

100 i. Pelupusan Bahan Berjadual ii. Harta Modal (BPPA) iii. Kenderaan dan Jentera

2.3 Ketua Jabatan hendaklah memastikan waran peruntukan pertama

yang diterima direkod di dalam vot e-SPKB/manual. Sekiranya waran

pertama ini perlu diagihkan, Waran Peruntukan Kecil (WPK) hendaklah

dikeluarkan dalam tempoh tujuh (7) hari bekerja daripada tarikh

waran pertama diterima. Permohonan pelepasan baki (jika ada) boleh

dipertimbangkan dengan mengambil kira prestasi perbelanjaan dan

lain-lain keperluan kritikal.

2.4 Pemberian geran kepada Badan Berkanun hendaklah selaras dengan

Surat Edaran Kementerian Kewangan rujukan KK.BKP(S)10/718 Jld.

4 s.k 2/2009 bertarikh 22 Oktober 2013. Selaras dengan surat edaran

tersebut, geran akan diagihkan secara suku tahunan atau empat (4)

kali setahun. Permohonan kelulusan penyaluran suku tahun ketiga

dan keempat hendaklah disertakan dengan aliran tunai untuk

diperakukan oleh Pegawai Pengawal dan dihantar secara bersekali

kepada Kementerian Kewangan. Kaedah penyaluran adalah seperti

berikut:

Suku Tahun Pertama

(Januari - Mac)

Kedua (April - Jun)

Ketiga (Julai -

September)

Keempat (Oktober - Disember)

Amaun Untuk Disalurkan

Tidak melebihi 25%

daripada jumlah

peruntukan tahunan

Tidak melebihi 25%

daripada jumlah

peruntukan tahunan

Berdasarkan analisa

keperluan tunai

Berdasarkan analisa

keperluan tunai


8

Suku Tahun Pertama

(Januari - Mac)

Kedua (April - Jun)

Ketiga (Julai -

September)

Keempat (Oktober - Disember)

Kuasa Melulus Penyaluran

Pegawai Pengawal

Pegawai Pengawal

Kementerian Kewangan

dengan perakuan oleh

Pegawai Pengawal


dengan perakuan oleh

Pegawai Pengawal

2.5 Bagi meningkatkan keberkesanan pengurusan kewangan, terdapat

beberapa fungsi yang dipertanggungjawabkan kepada Bahagian-

bahagian yang bertindak selaku penyelaras peruntukan seperti

berikut:

BAHAGIAN PERUNTUKAN

OBJEK AM

/OBJEK SEBAGAI

Bahagian Perolehan dan

Pengurusan Aset (BPPA)

i. Penyelenggaraan Institusi Pendidikan KPM

ii. Penyelenggaran Genset iii. Penyelenggaraan Telaga Tiub iv. Penyelenggaraan Solar Hibrid v. Pengurusan Tender Perkhidmatan

Pelupusan Bahan Berjadual vi. Tanah dan Pembaikan Tanah vii. Sewaan Kuarters Institut Pendidikan

OS 28000 OS 28000 OS 28000 OS 28000 OS 29000 OS 31000

OS 24000 OS 32000

Bahagian Kewangan

(BKew)

i. Program Khusus Bertugas Rasmi Luar Negara (Ibu Pejabat)

ii. Semua Jenis Bantuan Persekolahan iii. Pemberian Dalam Negeri

OA 20000

OA 40000 OS 42000

Bahagian Pengurusan

Sumber Manusia (BPSM)

i. Emolumen Jawatan Kumpulan ii. Kenaikan Pangkat Time-Based dan

Lantikan Baru iii. Anugerah Perkhidmatan Cemerlang iv. Latihan Bagi Anggota Bukan Guru

OA 10000 OA 10000

OS 17000 OA 20000


9

BAHAGIAN PERUNTUKAN

OBJEK AM

/OBJEK SEBAGAI

Bahagian Tajaan

Pendidikan (BTajaan)

i. Biasiswa Perguruan Persekutuan

OA 40000

Bahagian Pengurusan

Sekolah Harian (BPSH)

i. Penempatan Guru ii. Pengurusan Sekolah Amanah iii. Kelas Dewasa Ibu Bapa Orang Asli dan

Penan (KEDAP)

OA 20000 OA 40000

Bahagian Pendidikan Islam (BPI)

Pengurusan Institusi Pendidikan Islam (termasuk Sekolah Agama Bantuan Kerajaan, Sekolah Agama Rakyat (SAR)dan Sekolah Menengah Kebangsaan Agama (SMKA).

OA 20000 OA 40000

Bahagian Pendidikan

Khas (BPKhas)

i. Sekolah Berkeperluan Khas ii. Sekolah Dalam Hospital (SDH)

OA 20000 OA 20000

Bahagian Sukan (BS)

i. Pengurusan Sukan ii. Bayaran Insentif Jurulatih Sukan iii. Elaun Pra Universiti (EPU) iv. Skim Biasiswa Sukan (BS)

OA 20000 OS 29000 OA 40000 OA 40000

Bahagian Pengurusan

Sekolah Berasrama Penuh dan

Sekolah Kecemerlangan

(BPSBPSK)

Projek Khas Sekolah Berasrama Penuh (PKSBP)

OS 41000

BDHA Pemberian Luar Negeri

OS 43000


10

BAHAGIAN PERUNTUKAN

OBJEK AM

/OBJEK SEBAGAI

Bahagian Kokurikulum

dan Kesenian (BKK)

Penyertaan Pelajar di Peringkat Antarabangsa (Kokurikulum& Sukan)

OS 42000

Bahagian Pendidikan Guru (BPG)

i. Latihan Dalam Perkhidmatan bagi Pegawai Perkhidmatan Pendidikan

ii. Sekolah Transformasi

OA 20000

OA 40000

Institut Pendidikan

Guru Malaysia (IPGM)

i. Latihan Pra Perkhidmatan ii. Program Teach For Malaysia (TFM)

OA 20000 OA 40000

Institut Aminuddin Baki(IAB)

Latihan Kepimpinan

OA 20000

PADU (Bahagian Khidmat

Pengurusan)

Inisiatif PPPM OA 40000

Jabatan Pelajaran Negeri/

Bahagian (JPN/PPD)

Peruntukan Pengurusan Tender Perkhidmatan

OS 29000

Pengurusan Pentadbiran

Negeri (PPN)

i. Perkhidmatan Pembersihan Kawasan

(KBK) untuk JPN ii. Perkhidmatan Kawalan Keselamatan

(PKK) untuk JPN

OS 28000 OS 29000

Bahagian Khidmat

Pengurusan (BKP)

i. Sewaan Kenderaan SPANCO ii. Penyelenggaraan Kenderaan SPANCO iii. Bayaran Kos Pelbagai SPANCO (kos

pengangkutan, insurans komprehensif dsb).

OS 24000 OS 28000 OS 29000


11

BAHAGIAN PERUNTUKAN

OBJEK AM

/OBJEK SEBAGAI

Bahagian Pembangunan

Kurikulum (BPK)

Memartabatkan Bahasa Malaysia dan Memperkukuh Bahasa Inggeris (MBMMBI)

OA20000 OA40000

2.5.1 Kenaikan Pangkat Time-Based dan Lantikan Baru melibatkan

OS 11000, OS 12000 dan OS 13000.

2.5.2 Kementerian Kewangan telah menggunapakai sepenuhnya kod

objek di bawah OS 17000 bagi bayaran Imbuhan Tahunan dan

Bantuan Kewangan bermula Tahun 2013.

2.6 Peranan Bahagian-bahagian yang dilantik selaku penyelaras

peruntukan adalah seperti berikut:

i. Menyelaraskan keperluan sebenar peruntukan bagi setiap

fungsi/aktiviti yang dipertanggungjawabkan;

ii. Memantau prestasi perbelanjaan;

iii. Memaklumkan Bahagian Kewangan mengenai keperluan

peruntukan tambahan, pindah peruntukan dan tarik balik

peruntukan; dan

iv. Bagi Pengurusan Perkhidmatan Kebersihan Bangunan dan

Kawasan (KBK), Kawalan Keselamatan (PKK) dan Membekal

Makanan Bermasak (BMB) pula, BPPA bertindak sebagai

penyelaras bagi pengurusan tender perkhidmatan Kementerian

namun bagi keperluan peruntukan pelaksanaan adalah di

bawah Bahagian/Jabatan masing-masing.

2.7 Penyelaras bagi fungsi penyelenggaraan peralatan teknologi

maklumat dan komunikasi (ICT) dipertanggungjawabkan kepada

Bahagian/Jabatan berikut:-


12

PENYELARAS INSTITUSI TERLIBAT

Bahagian Pengurusan

Maklumat (BPM)

Semua Bahagian di KPM kecuali Bahagian Teknologi Pendidikan.

Semua agensi di negeri terdiri daripada JPN, Cawangan Bahagian Audit Sekolah (BAS), Cawangan Jemaah Nazir dan Jaminan Kualiti (JNJK), Pejabat Pendidikan Daerah (PPD) dan Pusat Kokurikulum.

Bahagian Teknologi

Pendidikan (BTP)

Bahagian Teknologi Pendidikan, Bahagian Teknologi Pendidikan Negeri, Pusat Teknologi Pendidikan Bahagian (PTPB), Pusat Kegiatan Guru (PKG) dan semua sekolah di bawah KPM.

Bahagian

Matrikulasi (BM)

Kolej-kolej Matrikulasi KPM.

Institut Pendidikan Guru Malaysia

(IPGM)

Institut Pendidikan Guru (IPG) Induk dan Kampus.

2.8 Penyelaras mengikut fungsi pula dipertanggungjawabkan kepada

Bahagian-bahagian berikut:

BAHAGIAN FUNGSI



i. Perkhidmatan Kebersihan Bangunan dan Kawasan

ii. Perkhidmatan Kawalan Keselamatan

iii. Perkhidmatan Membekal Makanan Bermasak

Bahagian Pengurusan

Sekolah Harian (BPSH)

i. Program Rancangan Makanan Tambahan 1Malaysia

ii. Asrama 1Malaysia


13

iii. Pelaksanaan Redeploymen;

iv. Penempatan Guru Baru

v. Kelas Dewasa Ibu Bapa Orang Asli dan Penan (KEDAP)

vi. Bantuan Jaket Keselamatan Murid (JKM)

Bahagian Sukan

i. Bantuan Sukan JPN dan PPD

ii. Elaun Pra Universiti (EPU)

iii. Biasiswa Sukan (BS)

Bahagian Pengurusan

Sekolah Berasrama Penuh dan Sekolah

Kecemerlangan (BPSBPSK)

Projek Khas Sekolah Berasrama Penuh (PKSBP)

Bahagian Pendidikan Khas

(BPKhas) Elaun Murid Berkeperluan Khas (EMK)

Bahagian Kokurikulum dan

Kesenian Bantuan Kokurikulum JPN dan PPD

Jabatan Pendidikan Negeri / Bahagian

i. Peruntukan bagi Perkhidmatan Kebersihan

Bangunan dan Kawasan

ii. Peruntukan bagi Perkhidmatan Kawalan Keselamatan

iii. Peruntukan bagi Perkhidmatan Membekal Makanan Bermasak

Bahagian Pengurusan Maklumat

Sewaan Peralatan ICT bagi semua Bahagian di KPM kecuali Bahagian Teknologi Pendidikan.Semua agensi di negeri terdiri daripada JPN, Cawangan Bahagian Audit Sekolah (BAS), Cawangan Jemaah Nazir dan Jaminan Kualiti (JNJK), Pejabat Pendidikan Daerah (PPD) dan Pusat Kokurikulum.

Bahagian Pengurusan

Sumber Manusia (BPSM)

Guru Ganti (Sekolah Harian Biasa)


14

2.9 Peranan Bahagian-bahagian yang dilantik selaku penyelaras fungsi

adalah seperti berikut:

i. Menyediakan cadangan agihan peruntukan yang akan

disalurkan oleh Bahagian Kewangan kepada semua JPN;

ii. Membekalkan maklumat keperluan peruntukan untuk

diselaraskan oleh Bahagian Kewangan; dan

iii. Bagi Pengurusan Perkhidmatan Kebersihan Bangunan dan

Kawasan (KBK), Kawalan Keselamatan (PKK) dan Membekal

Makanan Bermasak (BMB) pula, BPPA bertindak sebagai

penyelaras bagi pengurusan tender perkhidmatan Kementerian

namun bagi keperluan peruntukan pelaksanaan adalah di

bawah Bahagian/ Jabatan masing-masing.

3. PENYELARASAN SEMULA PERUNTUKAN

3.1 Pindah/ Tambah Peruntukan/ Pelepasan Baki

3.1.1 Permohonan pindah/ tambah peruntukan/ pelepasan baki (jika

ada) boleh dikemukakan kepada Bahagian Kewangan dari

semasa ke semasa sebelum 30 September 2017.

3.1.2 Permohonan pindah/tambah peruntukan/ pelepasan baki akan

dipertimbangkan berdasarkan prestasi perbelanjaan semasa

PTJ. Permohonan mesti disertakan dengan:

i. Pengesahan baki peruntukan di PTJ (laporan e-SPKB);

ii. Justifikasi yang lengkap; dan

iii. Ditandatangani oleh Ketua Jabatan/Timbalan/ Ketua

Sektor Khidmat Pengurusan dan Pembangunan/ Ketua

Penolong Pengarah (KPP) /Ketua Penolong Setiausaha

(KPSU)/ Ketua Unit (KU) yang bertanggungjawab dalam

Pengurusan Kewangan sahaja.


15

3.2 Tarik Balik Peruntukan

3.2.1 Permohonan tarik balik peruntukan oleh Bahagian/Jabatan

hendaklah dikemukakan selewat-lewatnya pada 30

September 2017. Sebarang pemulangan baki peruntukan

selepas tarikh ini akan diambil kira dalam pengagihan

peruntukan tahun berikutnya. Permohonan hendaklah

disertakan dengan:

i. Pengesahan baki peruntukan di PTJ (laporan e-SPKB);

ii. Justifikasi yang lengkap; dan

iii. Ditandatangani oleh Ketua Jabatan/ Timbalan/ Ketua

Sektor Khidmat Pengurusan dan Pembangunan/ KPP/

KPSU/ KU yang bertanggungjawab dalam Pengurusan

Kewangan sahaja.

3.2.2 Ketua Jabatan bertanggungjawab memastikan baki peruntukan

yang akan ditarik balik tidak mempunyai sebarang komitmen

dan mencukupi bagi membolehkan waran tarik balik

dilaksanakan. Waran tarik balik yang dikeluarkan oleh Bahagian

Kewangan wajib dikunci masuk (key-in) ke dalam sistem

dengan kadar segera.

3.2.3 Bahagian Kewangan berhak mengambil tindakan untuk

menarik balik peruntukan sekiranya prestasi perbelanjaan

tidak memuaskan.

3.2.4 Ketua Jabatan hendaklah memastikan unjuran anggaran

keperluan aliran tunai jabatan/ bahagian/ agensi masing-masing

tepat dan dikemaskini setiap suku tahun dan laporan ini

hendaklah disahkan oleh Ketua Jabatan dan dikemukakan

kepada Bahagian Kewangan sebelum 15 hari bulan setiap

permulaan suku tahun (Januari, April, Julai dan Oktober).


16

Ketua Jabatan juga perlu merancang perbelanjaan dengan baik

bagi mengelakkan pembayaran di bawah Arahan

Perbendaharaan 58(a) dan bunching payment di penghujung

tahun.

4. PELAKSANAAN SISTEM BELANJAWAN BERASASKAN OUTCOME

(OBB) DI KPM

4.1 Bagi memastikan pengurusan kewangan KPM berjalan lancar,

pelaksanaan OBB disokong oleh struktur institusi pelaksana

diperjelaskan. 4 jawatankuasa utama dan 2 jawatankuasa kecil yang

berperanan melaksana dan memantau prestasi di bawah OBB

peringkat nasional dan Kementerian telah ditubuhkan seperti berikut:-

i. Jawatankuasa Pemandu OBB Nasional (National OBB Steering

Committee – NOSC), dipengerusikan oleh Ketua Setiausaha

Perbendaharaan;

ii. Jawatankuasa Pengurusan Prestasi Pusat (Central

Performance Management Committee – CPMC),

dipengerusikan oleh Pengarah Belanjawan, Kementerian

Kewangan;

iii. Jawatankuasa Rasionalisasi Program (Programme

Rationalisation Committee – PRC), dipengerusikan bersama

oleh Timbalan Ketua Setiausaha Perbendaharaan (Dasar) dan

Timbalan Ketua Pengarah I, UPE; dan

iv. Jawatankuasa Pelaksanaan OBB Kementerian(Ministry OBB

Implementation Committee – MOIC), dipengerusikan oleh

Pegawai Pengawal.

4.2 Menerusi MOIC, Jawatankuasa Pengurusan Prestasi Program dan

Jawatankuasa Pengurusan Prestasi Aktiviti telah ditubuhkan bagi

setiap Program dan Aktiviti iaitu:


17

i. Jawatankuasa Pengurusan Prestasi Program (Programme

Performance Management Committee – PPMC),

dipengerusikan oleh Pengurus Program; dan

ii. Jawatankuasa Pengurusan Prestasi Aktiviti (Activity

Performance Management Committee – APMC),

dipengerusikan oleh Ketua Aktiviti.

4.3 Peranan dan tanggungjawab Jawatankuasa-jawatankuasa yang telah

dilantik adalah seperti berikut:

4.3.1 Jawatankuasa Pelaksanaan OBB Kementerian (Ministry

OBB Implementation Committee – MOIC)

i. MOIC ditugaskan untuk melaksanakan proses strategik

OBB;

ii. MOIC akan merancang, membentuk dan memperbaiki

Program dan Aktiviti untuk memastikan jajaran dan

sumbangan kepada NRF;

iii. MOIC akan menyediakan anggaran bajet tahunan

Kementerian bagi Program dan Aktiviti, memantau

kemajuan pelaksanaan dan melaporkan prestasi suku

tahun dan tahunan kepada CPMC;

iv. MOIC akan merekod dan memperakukan keputusan

rancangan dan bajet Kementerian dalam minit

mesyuarat;

v. MOIC hendaklah menubuhkan jawatankuasa bagi setiap

Program dan Aktiviti untuk menguruskan perancangan

outcome, penyediaan bajet, pemantauan dan penilaian,

dan proses pelaporan keberhasilan;


18

vi. MOIC bertanggungjawab ke atas penginstitusian dan

kemapanan pembinaan kapasiti dan inisiatif komunikasi

OBB dalam Kementerian;

vii. MOIC akan memberi maklum balas terhadap cabaran

dan isu ke atas pelaksanaan OBB kepada NOSC; dan

viii. MOIC hendaklah bermesyuarat sekurang-kurangnya

sekali bagi setiap suku tahun.

4.3.2 Jawatankuasa Pengurusan Prestasi Program (Programme

Performance Management Committee – PPMC)

i. PPMC akan merancang hala tuju dan melaksanakan

program OBB bagi mencapai outcome Program yang

dihasratkan termasuk menyemak analisis pelanggan

/stakeholder yang dibuat pada tahun sebelumnya

mengikut konteks persekitaran sosioekonomi semasa, di

samping mengambil kira trend dan prestasi tahun-tahun

sebelumnya;

ii. PPMC akan menganalisis, menyemak dan

menggabungkan cadangan bajet bagi Aktiviti di bawah

program OBB sebelum dikemukakan kepada MOIC;

iii. PPMC akan memantau dan menilai program OBB

berdasarkan Petunjuk Prestasi Utama (KPI) dan sasaran

prestasi serta melaporkan hasilnya kepada MOIC secara

suku tahunan;

iv. PPMC akan mengambil tindakan pembetulan setelah

disahkan dan diluluskan oleh MOIC yang termasuk


19

melaporkan analisis varian dan laporan hasil daripada

tindakan pembetulan yang dilaksanakan; dan

v. PPMC hendaklah bermesyuarat sekurang-kurangnya

sekali setiap suku tahun bagi tujuan penilaian dan

pelaporan keberhasilan peringkat Program.

4.3.3 Jawatankuasa Pengurusan Prestasi Aktiviti (Activity

Performance Management Committee – APMC)

i. APMC akan membangunkan pelan tindakan untuk

melaksanakan aktiviti bagi mencapai sasaran outcome

berdasarkan hala tuju yang ditetapkan oleh PPMC dan

MOIC;

ii. APMC akan menyediakan bajet Aktiviti untuk

dikemukakan kepada PPMC;

iii. APMC akan memantau dan menilai Aktiviti berdasarkan

KPI dan sasaran prestasi dan melaporkan prestasi

bulanan atau suku tahunan. APMC akan mengambil

tindakan pembetulan setelah disahkan dan diluluskan oleh

MOIC yang termasuk melaporkan analisis varian dan

laporan hasil daripada tindakan pembetulan yang

dilaksanakan; dan

iv. APMC hendaklah bermesyuarat sekurang-kurangnya

sekali setiap suku tahun bagi tujuan penilaian dan

pelaporan keberhasilan peringkat aktiviti


20

5. PENGURUSAN PRESTASI BELANJA MENGURUS

5.1. Jawatankuasa Pengurusan Kewangan Dan Akaun (JPKA)

5.1.1 Ketua Jabatan hendaklah memastikan pembentangan laporan

kewangan dibuat kepada JPKA masing-masing mengikut

kekerapan dan peraturan yang ditetapkan di bawah 1Pekeliling

Perbendaharaan PS 5.1. Mesyuarat JPKA di peringkat

Bahagian/Jabatan/PTJ hendaklah dibuat lebih awal dari tarikh

mesyuarat JPKA di peringkat Kementerian mengikut ketetapan

seperti berikut :

Bil. Tempoh Suku

Tahun

Tarikh Mesyuarat di

Bahagian/Jabatan

Tarikh Akhir Hantar Minit dan Laporan ke Bkew

Pertama

Oktober – Disember (Tahun

sebelumnya)

Sebelum 1 Februari

1 Februari

Kedua Januari – Mac

(Tahun Semasa) Sebelum 15 April 15 April

Ketiga April – Jun

(Tahun Semasa) Sebelum 15 Julai 15 Julai

Keempat Julai – September (Tahun Semasa)

Sebelum 15 Oktober

15 Oktober

5.1.2 JPKA hendaklah membincangkan perkara-perkara seperti

berikut:

i. Pengurusan Bajet;

ii. Pengurusan Perakaunan;

iii. Pengurusan Perolehan;

iv. Pengurusan Aset dan Stor;

v. Perbelanjaan Utiliti; dan

vi. Barang pakai habis.


21

6. PELAPORAN ANGGARAN HASIL KEPADA PERBENDAHARAAN

MALAYSIA

6.1 Perbendaharaan Malaysia menetapkan semua Kementerian dan

Agensi untuk menyediakan anggaran hasil bagi hasil-hasil Kerajaan

Persekutuan yang akan dipungut pada tahun berikutnya. Anggaran

hasil yang diperolehi akan digunakan dalam penyediaan Buku

Anggaran Hasil Persekutuan.

6.2 Berdasarkan Arahan Perbendaharaan 41, penyediaan anggaran hasil

hendaklah mematuhi kod penjenisan hasil seperti yang ditetapkan oleh

Perbendaharaan Malaysia di bawah peruntukan 1Pekeliling

Perbendaharaan PS1.1 - Penjenisan Kod Bagi Hasil dan

Perbelanjaan.

6.3 Anggaran hasil perlu dikemukakan oleh KPM kepada Perbendaharaan

Malaysia sebelum atau pada 31 Julai 2017. Bagi tujuan penyelarasan

dan penyatuan maklumat anggaran hasil berkenaan, Bahagian/

Jabatan/ Agensi hendaklah mengemukakan maklumat anggaran hasil

kepada Bahagian Kewangan, KPM sebelum atau pada 30 Jun 2017.

7. PENGURUSAN AKAUN BELUM TERIMA (ABT)

7.1 Pelaporan ABT Kepada Jabatan Akauntan Negara

7.1.1 Seperti yang digariskan di dalam 1Pekeliling Perbendaharaan

WP10.6 - Penyelenggaraan dan Pelaporan ABT, terdapat dua

(2) Laporan ABT yang perlu dikemukakan oleh KPM kepada

Akauntan Negara Malaysia (ANM) melalui Pegawai Pengawal

bagi setiap enam (6) bulan. Bagi tahun 2017,

Bahagian/Jabatan/Agensi hendaklah mengemukakan laporan-

laporan berkenaan kepada Bahagian Kewangan untuk tujuan

penyelarasan sebelum tarikh-tarikh yang dinyatakan di bawah:


22

BIL. JENIS

LAPORAN

TARIKH AKHIR

PENGHANTARAN

KE BKEW

TARIKH AKHIR

PENGHANTARAN

KE ANM

FORMAT

PELAPORAN

1.

Laporan

ABT KPM

sehingga

31

Disember

2016

16 Januari 2017 31 Januari 2017

Seperti yang

dinyatakan

pada

Lampiran A di

dalam

1Pekeliling

Perbendahara

an WP10.6

Penyelenggara

an dan

Pelaporan ABT

2.

Laporan

ABT KPM

sehingga 30

Jun 2017

14 Julai 2017 31 Julai 2017

7.1.2 Bahagian/Jabatan turut dikehendaki untuk mengemukakan

laporan terperinci tunggakan ABT kepada Bahagian

Kewangan setiap suku tahun 2017 menggunakan format di

dalam 1Pekeliling Perbendaharaan WP10.6. Laporan tersebut

akan dibentangkan di dalam Mesyuarat Pengurusan ABT dan

mesyuarat-mesyuarat Pengurusan Tertinggi Kementerian

sekiranya perlu.

7.2 Mewujudkan Tatacara Perakaunan ABT

7.2.1 Setiap tunggakan ABT perlulah direkodkan dengan teratur

supaya pegawai yang melaksanakan kutipan dapat memantau

jumlah tunggakan ABT yang terkini dan mengambil tindakan

yang sewajarnya berdasarkan kronologi dan maklumat yang

dinyatakan di dalam rekod berkenaan.

7.2.2 Bagi tujuan itu, Ketua Jabatan hendaklah mewujudkan rekod-

rekod perakaunan ABT seperti yang digariskan oleh Akauntan

Negara Malaysia di dalam Surat Pekeliling Akauntan Negara


23

Malaysia Bilangan 9 Tahun 2011 dan memastikan rekod-rekod

berkenaan sentiasa diselenggara dan dikemaskini.

7.3 Tanggungjawab Mengutip Tunggakan ABT

7.3.1 Seperti yang terkandung di dalam Arahan Perbendaharaan 53,

Pegawai Pengawal adalah bertanggungjawab melaksanakan

kewajipan kewangan Kementerian masing-masing dengan

sempurna bagi memungut dengan sewajarnya segala Wang

Awam yang patut diterima oleh atau di bawah arahan mereka

dan bertanggungjawab sekiranya akaun yang dikemukakan oleh

mereka atau di bawah kuasa mereka didapati tidak betul.

7.3.2 Arahan Perbendaharaan 89A.(b) pula

mempertanggungjawabkan semua pemungut dan Pegawai

Pengawal bagi mengambil tindakan untuk memungut semua

ABT.

7.3.3 Sehubungan dengan itu, Ketua Jabatan dan pegawai yang

melaksanakan kutipan tunggakan ABT di

Bahagian/Jabatan/Agensi hendaklah melaksanakan usaha

mendapatkan kembali hutang secara giat dengan menggunakan

semua saluran yang ada seperti di bawah:

i. Mengesan alamat terkini penghutang menerusi agensi-

agensi seperti Jabatan Pendaftaran Negara, Jabatan

Pengangkutan Jalan, Suruhanjaya Perkhidmatan

Pelajaran, Suruhanjaya Pilihan Raya, Jabatan Imigresen

dan lain-lain;

ii. Mengesan rekod masuk keluar negara dengan Jabatan

Imigresen dan Wisma Putra sekiranya perlu;


24

iii. Menghantar surat-surat peringatan bayaran hutang

kepada alamat penghutang yang dikenalpasti dengan

konsisten dan kerap;

iv. Menyemak status kemuflisan individu atau syarikat

dengan Jabatan Insolvensi;

v. Mengadakan lawatan ke premis atau ke alamat

penghutang untuk bersemuka dengan penghutang; dan

vi. Lain-lain usaha yang difikirkan perlu.

7.3.4 Setelah usaha-usaha seperti yang dinyatakan di atas dibuat

dengan giat dan penghutang didapati tidak memberikan maklum

balas atau tidak dapat dikesan, kes tersebut perlu dikemukakan

kepada Penasihat Undang-undang Kementerian dengan kadar

segera supaya tindakan perundangan dapat diambil selaras

dengan Akta Had Masa 1953 berkuat kuasa.

7.4 Hapus Kira ABT

7.4.1 Arahan Perbendaharaan 328(a) membenarkan Ketua Jabatan

untuk mengemukakan permohonan hapus kira bagi hutang yang

tidak dapat dikutip melalui Pegawai Pengawal kepada

Perbendaharaan Malaysia bagi tujuan kelulusan hapus kira.

Sehubungan dengan itu, semua permohonan hapus kira

hendaklah dikemukakan melalui Bahagian Kewangan bagi

tujuan kelulusan di peringkat Pegawai Pengawal atau

Perbendaharaaan Malaysia.

7.4.2 Semua permohonan hapus kira yang diterima oleh Bahagian

Kewangan akan disemak dan diteliti terlebih dahulu. Sekiranya

usaha mengesan penghutang dan usaha membuat kutipan

didapati tidak dilaksanakan dengan intensif oleh Bahagian/

Jabatan, maka Bahagian Kewangan berhak untuk menolak

permohonan tersebut. Permohonan yang dikemukakan juga


25

hendaklah bersekali dengan dokumen pembuktian/ sokongan

dalam kes pegawai meninggal dunia, diisytiharkan muflis atau

yang berkaitan.

7.4.3 Semua permohonan hapus kira hendaklah berdasarkan format

yang ditetapkan di bawah 1Pekeliling Perbendaharaan WP10.3

- Pengurusan Kehilangan Dan Hapus kira Wang Awam.

8. PELAKSANAAN PENGURUSAN BANTUAN DAN KEBAJIKAN PELAJAR

8.1 Pihak Kementerian amat prihatin terhadap kebajikan murid terutama

mereka yang datang daripada keluarga miskin. Kementerian

menyediakan peruntukan khusus kepada murid sekolah rendah,

menengah dan lepasan menengah yang merangkumi 18 jenis

bantuan persekolahan melibatkan peruntukan berjumlah

RM3,059,975,300 pada tahun 2017.

8.2 Kerajaan telah meluluskan peruntukan sejumlah RM350 juta untuk

meneruskan pemberian Bantuan Khas Awal Persekolahan 1Malaysia

kepada murid Tahun 1 hingga Tingkatan 5 dari kalangan isi rumah

berpendapatan RM3,000 ke bawah bagi sesi persekolahan tahun 2017.

Jabatan Pendidikan Negeri/Bahagian diminta untuk mematuhi Garis

Panduan Bantuan Khas Awal Persekolahan 1Malaysia Kepada Murid

di Sekolah Kerajaan dan Sekolah Bantuan Kerajaan Tahun 2017 yang

dikeluarkan oleh Bahagian Kewangan.

8.3 Kerajaan meneruskan pelaksanaan Program Baucar Buku 1Malaysia

dengan kadar bantuan RM250 seorang bagi tujuan pembelian buku-

buku rujukan. Program ini diperuntukkan sejumlah RM45,862,000 yang

dijangka memberi manfaat kepada kira-kira 220,800 pelajar Tingkatan

6, Kolej Matrikulasi serta Institut Pendidikan Guru Malaysia (IPGM).

Sekolah/Kolej Matrikulasi/IPGM perlu memastikan agar Garis

Panduan Pelaksanaan/Pemberian Baucar Buku 1Malaysia

dipatuhi.


26

8.4 Peruntukan/Waran peruntukan bagi bantuan persekolahan lain akan

disalurkan mulai Januari 2017 secara berperingkat seperti berikut:

Bil Jenis Bantuan Tarikh

Penyaluran/Bayaran

1. Kumpulan Wang Amanah Pelajar

Miskin Minggu Pertama Januari

2017

2.1 2. Bantuan Geran Per Kapita

Minggu Ke-2 Januari 2017

3. Bantuan Sukan Sekolah

4. Bantuan Makanan Prasekolah

5. Bantuan PCG Prasekolah

6. Bantuan Bayaran Tambahan Persekolahan

7. Bantuan Makanan Asrama

8. Rancangan Makanan Tambahan 1Malaysia

9. Perjalanan dan Pengangkutan Murid

10. Projek Khas Sekolah Berasrama Penuh

11. Biasiswa Sukan

12. Elaun Pra Universiti

13. Kelas Dewasa Orang Asli dan Penan

14. Elaun Murid Berkeperluan Khas

15. Bantuan Jaket Keselamatan

16. Bantuan Pakaian Seragam Pasukan Beruniform

17. Baucar Buku 1Malaysia Minggu Ke-3 Januari 2017

18.

Bantuan Khas Awal Persekolahan 1Malaysia


27

9. PENGURUSAN PERMOHONAN BERTUGAS RASMI/ LAWATAN PERSENDIRIAN DI LUAR NEGARA

9.1 Pengurusan permohonan lawatan rasmi YB Menteri Pendidikan dan

YB Timbalan Menteri Pendidikan adalah tertakluk kepada Arahan

Setiausaha Jemaah Menteri Bilangan 1 Tahun 2008 dan surat Ketua

Setiausaha Perbendaharaan bertarikh 15 Julai 2009.

9.2 Semua tugasan/lawatan rasmi yang melibatkan Pegawai

Perkhidmatan Pendidikan, perakuan Ketua Jabatan dan sokongan

Ketua Perkhidmatan hendaklah diperoleh terlebih dahulu. Bagi

pegawai dan kakitangan bukan guru perlu mendapat perakuan

Ketua Jabatan sebelum dikemukakan kepada Pegawai Pengawal

untuk kelulusan.

9.3 Keperluan tugasan/lawatan rasmi pegawai ke luar negara

hendaklah dirancang dengan teliti dan bilangan delegasi

hendaklah diminimumkan mengikut keperluan lawatan

berdasarkan bidang tugas, tanggungjawab dan kemahiran

masing-masing.

9.4 Bagi lawatan rasmi ke luar negara yang melibatkan murid, jumlah guru

pengiring adalah mengikut nisbah 5 murid : 1 guru bagi Sekolah

Rendah dan nisbah 8 murid : 1 guru bagi Sekolah Menengah

tertakluk kepada keperluan dan peruntukan yang mencukupi.

Sekiranya terdapat keperluan untuk menghantar lebih ramai pegawai,

justifikasi dan senarai tugas setiap pegawai perlu dikemukakan. Walau

bagaimanapun, Bahagian Penyelaras bertaggungjawab menapis

permohonan yang melibatkan murid-murid sekolah rendah bagi

mengelakkan sebarang kemungkinan yang tidak diingini.

9.5 Permohonan peruntukan Program Khusus Bertugas Rasmi di Luar

Negara bagi semua Bahagian/Jabatan di KPM hendaklah

dikemukakan kepada Bahagian-bahagian yang dilantik sebagai


28

penyelaras mengikut jenis program seperti di Lampiran II. Bahagian-

bahagian Penyelaras bertanggungjawab untuk:

i. Menilai program yang akan dilaksanakan mengikut keutamaan;

ii. Memastikan peruntukan mencukupi untuk melaksanakan

program yang diluluskan;

iii. Memastikan permohonan dikemukakan dengan lengkap dan

betul;

iv. Bagi permohonan yang melebihi 3 orang wajib memberikan

justifikasi yang jelas mengenai keperluan penyertaan setiap

pegawai dan fungsi/tugasan dalam urusan permohonan

perjalanan tugas rasmi ke luar negara berkenaan sebelum

dikemukakan ke Bahagian Kewangan dan diangkat untuk

pertimbangan dan kelulusan Kementerian Kewangan;

v. Bahagian Penyelaras WAJIB menyaring permohonan dan

mengehadkan penyertaan pegawai terlebih dahulu

terutamanya bagi yang melibatkan peruntukan yang besar

Program Khusus Bertugas Rasmi ke Luar Negara dengan

menekankan konsep value-for-money dan menepati

objektif/sasaran lawatan berkenaan;

vi. Perbelanjaan bertugas ke luar negara hanya dibenarkan bagi

urusan seperti berikut:

a) mesyuarat atau persidangan berjadual/ berkala yang

telah diluluskan di dalam bajet tahunan dan yang benar-

benar penting serta memberi impak yang signifikan

kepada kepentingan negara; atau


29

b) mesyuarat dan persidangan yang telah diluluskan oleh

Jemaah Menteri; dan

c) Pegawai Pengawal digalakkan untuk mewakilkan

kehadiran ke mesyuarat atau persidangan tertentu

kepada Duta/ Ketua Perwakilan Malaysia di negara

berkenaan atau negara yang berhampiran, tanpa

penyertaan pegawai dari Malaysia.

vii. Permohonan yang tidak akan dipertimbangkan untuk lawatan

rasmi ke luar Negara walaupun tidak menggunakan peruntukan

Program Khusus Bertugas Rasmi ke Luar Negara seperti

berikut:

a) Program Lawatan Sambil Belajar yang melibatkan

bilangan pegawai yang melebihi 10 orang;

b) Program penanda aras yang tidak memberi impak

kepada pelaksanaan dasar-dasar pendidikan yang

diberikan fokus pada tahun 2017; dan

c) Lain-lain permohonan yang tidak relevan dengan dasar

kementerian.

viii. Bilangan pegawai yang mengiringi Ketua Delegasi iaitu sama

ada YB Menteri/ Timbalan Menteri/ Ketua Setiausaha/ Ketua

Jabatan yang dibenarkan adalah seperti berikut:

a) satu (1) orang sahaja bagi negara yang mempunyai

pejabat perwakilan Malaysia; dan

b) tidak melebihi dua (2) orang bagi negara yang tidak

mempunyai pejabat perwakilan Malaysia.

9.6 Semua permohonan bertugas rasmi ke luar negara yahg

menggunakan peruntukan Akaun Amanah/Kumpulan Wang

Amanah mesti diterima oleh Bahagian Kewangan tidak kurang


30

daripada 40 hari bekerja sebelum tarikh perjalanan. Semua

permohonan ini perlu dipastikan lengkap sebelum dikemukakan ke

Bkew untuk mendapatkan kelulusan Pegawai Pengawal dan

Kementerian Kewangan.

9.7 Semua permohonan Bertugas Rasmi ke Luar Negara hendaklah

diterima oleh Bahagian Kewangan tidak kurang daripada 21 hari

bekerja sebelum tarikh perjalanan. Manakala bagi permohonan yang

memerlukan kelulusan khas Kementerian Kewangan, permohonan

hendaklah diterima oleh Bahagian Kewangan tidak kurang daripada

35 hari bekerja. Sekiranya terdapat kuiri di dalam permohonan

tersebut, Bahagian Penyelaras perlu mengemukakan semula

dokumen dalam tempoh 5 hari bekerja. Kegagalan mematuhi

tempoh kuiri di atas akan mengakibatkan permohonan ditolak.

9.8 Kategori permohonan yang memerlukan kelulusan khas Kementerian

Kewangan yang menggunakan peruntukan di bawah Program Khusus

Bertugas Rasmi ke Luar Negara adalah seperti berikut:

i. Penyertaan melibatkan lebih daripada 3 orang pegawai;

ii. Lawatan yang berkaitan dengan pelaksanaan sesuatu kontrak

atau projek. (1Pekeliling Perbendaharaan PK 2.1)

iii. Kekerapan perjalanan maksimum atas tugas rasmi (tidak

termasuk kursus/latihan) ke luar negara yang dibenarkan dalam

tempoh setahun adalah seperti berikut:

a) tiga (3) kali bagi Ketua Setiausaha/ Ketua Jabatan/ Ketua

Agensi; dan

b) dua (2) kali bagi pegawai- pegawai yang lain.


31

9.9 Permohonan perjalanan bertugas rasmi ke luar negara yang

menggunakan peruntukan sendiri, tajaan oleh penganjur/ badan-badan

bukan Kerajaan atau persatuan dan bukan syarikat swasta adalah

dikecualikan daripada kelulusan khas Kementerian Kewangan

tetapi hendaklah mendapat kelulusan Pegawai Pengawal.

9.10 Bagi permohonan yang melibatkan pembentangan kertas kajian/kertas

kerja/kerja ilmiah, penilaian dan kelulusan perlu diperoleh daripada

Bahagian Perancangan dan Penyelidikan Dasar Pendidikan

(BPPDP) sebelum dikemukakan kepada Bahagian Kewangan. Surat

Siaran Kementerian Pendidikan Malaysia Bilangan 14 Tahun 2013,

Garis Panduan Pembentangan Kertas Ilmiah Peringkat Antarabangsa

di Dalam dan Luar Negara bertarikh 12 Jun 2013 hendaklah digunakan

sebagai panduan permohonan.

9.11 Laporan Keberkesanan Program melalui Sistem e-Lawatan

Antarabangsa (e-La) di alamat http://apps5.moe.gov.my/ebdha/

menggunakan pelayar web Microsoft Internet Explorer 9++ hendaklah

dikemukakan selepas menghadiri program tersebut kepada Bahagian

Dasar dan Hubungan Antarabangsa (BDHA) dalam masa 14 hari

bekerja selepas tarikh balik tugasan rasmi. Satu salinan laporan juga

hendaklah dikemukakan kepada Bahagian Kewangan.

9.12 Ketua Jabatan bertanggungjawab untuk memastikan permohonan yang

dikemukakan menepati semua peraturan yang ditetapkan.

9.13 Bahagian Kewangan tidak akan memproses permohonan perjalanan

bertugas rasmi ke luar negara sekiranya:

i. Permohonan lewat diterima dari tempoh yang ditetapkan;

ii. Permohonan tidak disertakan dokumen yang lengkap;

iii. Peruntukan Bahagian/Jabatan yang tidak mencukupi; dan


32

iv. Perjalanan telah dilakukan terlebih dahulu.

9.14 Perjalanan yang dilakukan tanpa kelulusan Pegawai Pengawal akan

menyebabkan tuntutan tidak boleh dibayar dan boleh dikenakan

tindakan tatatertib.

9.15 Borang dan dokumen yang perlu dikemukakan kepada Bahagian

Kewangan yang mengandungi:

i. Borang Lampiran A (Perincian Permohonan)

a) Borang yang digunakan adalah seragam; dan

b) Header dan Footer pada borang ini akan ditandatangani

oleh Pegawai Pengawal dengan mencatatkan tajuk

program, nama pegawai (jika ramai, nyatakan jumlah dan

senarai pegawai disertakan sebagai lampiran lain),

tempat lawatan dan tarikh lawatan.

ii. Borang Lampiran B (Implikasi Kewangan)

a) Mengemukakan jadual pengiraan anggaran implikasi

kewangan yang mengandungi pengiraan keperluan

kewangan berdasarkan kelayakan pegawai bertugas

rasmi di luar negara seperti kelayakan pengangkutan,

penginapan, elaun makan minum, tambang tiket kapal

terbang dan lain-lain berkaitan;

b) Menyatakan baki peruntukan yang masih ada bagi

Program Khusus Luar Negara; dan

c) Lain-lain sumber seperti tajaan, sumbangan pesendirian

dan lain-lain.


33

iii. Borang Lampiran C (Senarai Peserta)

a) Menyediakan Lampiran C bagi program yang melibatkan

peserta melebihi 3 orang yang menyatakan nama penuh

pegawai, gred jawatan dan tempat bertugas.

iv. Borang Lampiran D (Surat Akuan Bebas Daripada Senarai

Hitam Bahagian Tajaan, KPM)

a) Mengisi Lampiran D yang mengandungi akuan bebas

daripada senarai hitam bagi penerima biasiswa/pinjaman

pendidikan di bawah Bahagian Tajaan, KPM yang

disahkan oleh Ketua Jabatan masing-masing.

v. Borang Lampiran E (Senarai Semak Permohonan)

a) Bahagian/Jabatan yang memohon hendaklah menyemak

keperluan dokumen disediakan dengan lengkap dan

sempurna sebelum dikemukakan kepada Bahagian

Kewangan bagi memudahkan perkara ini diproses

sebelum dikemukakan untuk pertimbangan dan kelulusan

Pegawai Pengawal.

9.16 Ketua Jabatan hendaklah merujuk Pekeliling, Surat Pekeliling dan

Surat Edaran seperti berikut dalam menguruskan permohonan

bertugas rasmi ke luar negara:

i. Surat Edaran Bahagian Kewangan bertarikh 13 April 2012

berkaitan Garis Panduan Permohonan Bertugas Rasmi di Luar

Negara Bagi semua Penjawat Awam di KPM;


34

ii. Surat Edaran Bahagian Kewangan bertarikh 7 September 2011

berkaitan Syarat-syarat Kelulusan Bertugas Rasmi Di Luar

Negara Bagi Pegawai-pegawai di KPM;

iii. SPK Bilangan 4 Tahun 2011 Garis Panduan Pengurusan

Kewangan dan Perakaunan dan Peruntukan Khas Sekolah

Berprestasi Tinggi KPM;

iv. SPK Bilangan 2 Tahun 2011 Kadar Kelayakan Makan dan

Penginapan Murid/Atlet/Pelajar KPM Yang Terlibat Dalam

Pelaksanaan Aktiviti Kurikulum, Kokurikulum dan Sukan Dalam

atau Luar Negara;

v. SPK Bilangan 3 Tahun 2010 dan SPK Bil. 4 Tahun 2009

berkaitan Peraturan Perjalanan Tugas Rasmi ke Luar Negara

KPM;

vi. Surat Edaran Bahagian Kewangan bertarikh 10 Julai 2013

berkaitan Perubahan Tatacara Pengurusan Permohonan

Bertugas Rasmi Ke Luar Negara Bagi Semua Pegawai Awam di

Kementerian Pendidikan Malaysia;

vii. Surat Pekeliling Am Bil 1 Tahun 1984 berkaitan Menghadiri

Persidangan/Kursus/Lawatan Rasmi/Lawatan Persendirian Ke

Luar Negeri Badan-badan Berkanun dan Kuasa-kuasa

Tempatan; dan

viii. Pekeliling Perbendaharaan mengenai Garis Panduan

Perbelanjaan Secara Berhemat Bagi Mengawal Perbelanjaan

Awam yang sedang berkuatkuasa.

9.17 Permohonan perjalanan ke luar negara bagi lawatan persendirian

hendaklah diuruskan mengikut Surat Pekeliling Am Bilangan 3 Tahun


35

2012 bertarikh 1 Oktober 2012 berkaitan Peraturan Perjalanan

Pegawai Awam Ke Luar Negara Atas Urusan Persendirian.

10. PENGURUSAN KEMUDAHAN DAN ELAUN

10.1 Kelulusan Pakej

10.1.1 Perancangan Program Awal Tahun

i. Setiap Ketua Jabatan hendaklah merancang

pelaksanaan program/ aktiviti pada setiap awal tahun

dan mengenal pasti hanya program/ aktiviti yang benar-

benar perlu sahaja dilaksanakan melalui kemudahan

pakej.

ii. Peraturan mengenai penyediaan kemudahan pakej tugas

rasmi dan kursus/ latihan di KPM adalah terkandung di

dalam Surat Pekeliling Kewangan (SPK) Bilangan 1

Tahun 2014, Permohonan Penyediaan Kemudahan

Pakej Penginapan dan Makan Bagi Tugas Rasmi dan

Kursus di bawah Kementerian Pendidikan Malaysia

(KPM).

10.1.2 Penggunaan Institut Latihan Awam (Ila)/ Premis Kerajaan

i. Selaras dengan Pekeliling Perbendaharaan PB 3.1 –

Garis Panduan Langkah-langkah Mengoptimumkan

Perbelanjaan Kerajaan, semua kementerian/ jabatan/

agensi hendaklah mengaplikasikan pendekatan Strategi

Lautan Biru Kebangsaan (NBOS) dengan

mengoptimumkan penggunaan Pusat Latihan

1Malaysia (1MTC) dan juga kemudahan di Institusi

Latihan Awam (ILA) milik Kerajaan bagi penganjuran


36

persidangan/ seminar/ pameran/ kursus/ bengkel dan

sebagainya.

ii. Bahagian/ Jabatan hendaklah membuat tempahan lebih

awal dengan pihak ILA bagi mengelakkan tiada

kekosongan.

iii. Ketua Jabatan yang telah berusaha mendapatkan

tempahan dengan pihak Institut Latihan Awam (ILA) lebih

awal tetapi tidak berjaya di atas sebab-sebab tertentu,

permohonan pakej di premis swasta hendaklah

disertakan dokumen berikut:

a) Surat permohonan tempahan kepada sekurang-

kurangnya lima (5) ILA; dan

b) Surat jawapan dari kelima-lima ILA tersebut.

iv. Garis panduan bagi pelaksanaan kursus/ tugas rasmi/

majlis rasmi di ILA KPM adalah seperti yang dinyatakan

di dalam Surat Pekeliling Kewangan (SPK) KPM Bil.1

Tahun 2016 - Pelaksanaan Penggunaan Kemudahan Di

Institut Latihan Awam Di Bawah Kementerian Pendidikan

Malaysia (ILA KPM) Selaras Dengan Dasar

Mengoptimumkan Perbelanjaan.

10.1.3 Kemudahan Pakej Di Premis Swasta

i. Arahan Pentadbiran Pegawai Pengawal: Langkah-

Langkah Tambahan Penjimatan Belanja Mengurus

Tahun 2015, KPM yang berkuatkuasa pada 1 Oktober

2015 di perenggan 4.4 telah menyatakan semua

permohonan baharu bagi penganjuran program/aktiviti

secara pakej di premis swasta tidak dibenarkan.


37

Arahan ini akan terus berkuatkuasa bagi tahun 2017

selagi mana perbelanjaan kemudahan pakej tersebut

mengguna pakai peruntukan kerajaan. Namun,

permohonan pengecualian terhadap kelulusan ini boleh

diberikan sekiranya Bahagian/Jabatan dapat

membuktikan bahawa harga keseluruhan pakej

(termasuk tuntutan perjalanan) bagi penganjuran

program/aktiviti di premis swasta setara/lebih rendah

berbanding pelaksanaan di premis kerajaan.

ii. Premis swasta yang dimaksudkan adalah termasuk

hotel, premis badan berkanun dan syarikat berkaitan

kerajaan (GLC) yang mengenakan kadar bayaran

penginapan dan makan.

iii. Semua permohonan pakej di premis swasta tanpa

mengira jumlah kos pakej hendaklah mendapat

kelulusan khas Pegawai Pelulus seperti berikut:

Bil. Kos Pakej Pegawai Pelulus

1. RM50,000 dan ke bawah Setiausaha Bahagian Kewangan

2. RM50,000 ke atas Pegawai Pengawal

iv. Kelulusan khas ini adalah terpakai kepada semua

Bahagian/Jabatan kecuali kepada Bahagian/Jabatan

yang telah mendapat pengecualian daripada pegawai

Pengawal.

v. Kos-kos selain kos pakej seperti kos tuntutan perjalanan,

sewaan dan lain-lain perbelanjaan hendaklah diambil kira

dalam melaksanakan sesuatu program untuk


38

memastikan kaedah dan pendekatan yang paling

menjimatkan telah dilaksanakan dalam semua perkara.

vi. Semua program/aktiviti berbentuk mesyuarat

pengurusan di peringkat Bahagian atau bersama

agensi-agensi di bawah kawalan Bahagian berkenaan

hendaklah dihadkan kepada sehari sahaja dan

dilaksanakan di premis sendiri atau premis kerajaan.

10.1.4 Tatacara Perolehan Pakej

i. Ketua Jabatan juga diingatkan untuk mematuhi

Tatacara Perolehan Kerajaan Kemudahan Secara

Pakej yang sedang berkuat kuasa di dalam

1Pekeliling Perbendaharaan PK7.1 dan PK7.2

sebelum mengemukakan permohonan pakej kepada

Pegawai Pelulus. Ketidakpatuhan dalam

melaksanakan kaedah perolehan pakej akan

menyebabkan permohonan ditolak dan tidak

dipertimbangkan.

10.1.5 Senarai Semak Dokumen Pakej

i. Dokumen permohonan yang perlu dihantar hendaklah

lengkap berserta justifikasi yang kukuh dan relevan.

Ketua Jabatan boleh merujuk kepada Lampiran III bagi

senarai semak terkini permohonan pakej dan Lampiran

IV bagi mengenal pasti senarai dokumen yang sering

dikuiri untuk dijadikan panduan.


39

10.1.6 Tempoh Menghantar Permohonan Pakej

i. Ketua Jabatan hendaklah memastikan permohonan pakej

dikemukakan kepada Pegawai Pelulus sekurang-

kurangnya 30 hari daripada tarikh program akan

diadakan.

ii. Tarikh akhir permohonan pakej hendaklah

dikemukakan selewat-lewatnya pada 1 November

2017 manakala tarikh akhir pelaksanaan pakej adalah

pada 30 November 2017 tertakluk kepada peruntukan

yang mencukupi serta mematuhi sepenuhnya peraturan

kewangan yang berkuat kuasa.

iii. Pegawai Pelulus berhak untuk menolak dan tidak

mempertimbangkan permohonan-permohonan yang

tidak lengkap atau lewat dikemukakan.

10.2 Pinjaman/Skim Pembiayaan Kenderaan Dan Skim Pembiayaan

Komputer Perkhidmatan Awam

10.2.1 Semua kelulusan Skim Pinjaman/Pembiayaan Kenderaan dan

Skim Pembiayaan Komputer hendaklah direkodkan di dalam

Buku Rekod Perkhidmatan (BRP) pegawai yang terlibat.

10.2.2. Ketua Jabatan dan peminjam bertanggungjawab untuk

memastikan bayaran balik pinjamannya dilakukan

menurut peraturan yang telah ditetapkan. Pihak pelulus

adalah bertanggungjawab untuk mengutip balik bayaran

ansuran dan tunggakan pinjaman/pembiayaan kenderaan dan

pembiayaan komputer.


40

10.2.3 Pegawai Pelulus bagi pinjaman/pembiayaan kenderaan

adalah bertanggungjawab memeriksa resit-resit pembelian,

Cover-Note/Sijil Insurans dan kenderaan yang telah dibeli oleh

peminjam (perenggan 15.4, 1PP WP 9.2 dan perenggan 15.2,

1PP WP9.1).

10.2.4 Pegawai yang diluluskan pembiayaan kenderaan hendaklah

menyerahkan resit pembelian sekali gus kenderaan, Cover-

Note/Sijil Insurans Komprehensif dan Buku Pendaftaran

Kenderaan yang dicatat "Hak Milik Dituntut Oleh Kerajaan"

kepada pegawai yang meluluskan permohonannya di dalam

tempoh 30 hari selepas cek bayaran diterima oleh pejabat

di mana peminjam bertugas. Sekiranya peminjam gagal

menyerahkan dokumen-dokumen tersebut di dalam

tempoh 30 hari, maka pinjaman itu dianggap sebagai

terbatal (perenggan 15.1, 1PP WP9.2) dan peminjam

dikehendaki untuk membayar semula jumlah pinjaman

yang telah diluluskan.

10.2.5 Ketua Jabatan juga perlu memastikan setiap peminjam

memohon Pelepasan Hak Milik (PHM) kenderaan dibuat

sebaik sahaja peminjam menerima Surat Arahan Berhenti

Potongan Gaji yang dikemukakan oleh Bahagian Kewangan,

KPM selaras dengan 1PP WP9.2 dan WP 9.3.

10.2.6 Bagi kelulusan pembiayaan komputer, Ketua Jabatan dan

pegawai yang diluluskan pembiayaan komputer hendaklah

memastikan resit asal pembelian komputer, salinan invois

yang telah disahkan dan salinan penyata bank yang

menunjukkan bayaran telah dikreditkan ke akaun

peminjam dikemukakan kepada pihak pelulusdalam

tempoh 30 hari daripada tarikh EFT. Sekiranya pegawai itu

gagal mengemukakan dokumen-dokumen tersebut dalam


41

tempoh 30 hari, maka pembiayaan tersebut dianggap

terbatal (perenggan 8.2, 1PP WP9.1) dan peminjam

dikehendaki untuk membayar semula jumlah pinjaman

yang telah diluluskan.

10.2.7 Sebuah buku daftar pinjaman/pembiayaan kenderaan dan

pembiayaan komputer mengenai semua pembiayaan yang

telah diluluskan hendaklah diselenggarakan oleh Ketua

Jabatan.

10.2.8 Ketua Jabatan hendaklah melaporkan dengan segera

sekiranya berlaku penyelewengan atau kegagalan mematuhi

peraturan-peraturan dalam pekeliling kepada Perbendaharaan

melalui Bahagian Kewangan, KPM.

10.2.9 Ketua Jabatan hendaklah melaporkan dengan segera

sekiranya berlaku penyelewengan atau kegagalan mematuhi

peraturan-peraturan dalam pekeliling kepada Perbendaharaan

melalui Bahagian Kewangan, KPM.

10.2.10 Tindakan surcaj dan tatatertib akan diambil terhadap

peminjam dan pegawai yang bertanggungjawab dalam urusan

pinjaman berkenaan sekiranya terdapat syarat-syarat dan

peraturan-peraturan di dalam Pekeliling yang ditetapkan tidak

dipatuhi.

10.3 Pengesahan Akuan Bebas Berhutang (Pengesahan Kewangan)

10.3.1 Ketua Jabatan diingatkan untuk menghantar borang

pengesahan akuan berhutang (borang pengesahan

kewangan) bagi pendahuluan diri dalam dan luar negeri,

pendahuluan diri lebihan emolumen, pendahuluan diri gaji,

pendahuluan diri AP59, tunggakan KWSP dan Pinjaman


42

Kenderaan serta Komputer kepada Bahagian Kewangan bagi

pegawai yang bakal bersara, pegawai yang telah meninggal

dunia dan pegawai yang telah meninggalkan perkhidmatan

awam.

10.3.2 Pengesahan hendaklah dihantar selewat-lewatnya 6 bulan

sebelum pegawai bersara dan dalam masa tujuh (7) hari

bekerja bagi pegawai yang telah meninggal dunia atau

meninggalkan perkhidmatan awam. Pengesahan akuan

berhutang ini bertujuan untuk mengelakkan kesukaran untuk

mengutip semula bayaran hutang dari pesara/waris setelah

pegawai bersara atau waris telah menerima wang ganjaran.

10.4 Pelantikan Penceramah Bukan Penjawat Awam/ Training Provider

10.4.1 Selaras dengan perenggan 16, 1PP PK2, Ketua Jabatan

hendaklah mengutamakan kepakaran sedia ada di kalangan

anggota perkhidmatan awam/agensi Kerajaan dan institusi

yang diiktiraf oleh Kerajaan mempunyai kepakaran khusus

untuk memberi syarahan/ceramah atau mengendalikan

kursus/latihan yang diperlukan.

10.4.2 Sekiranya terdapat keperluan untuk melantik penceramah

bukan penjawat awam/ syarikat training provider,

permohonan hendaklah dikemukakan kepada Bahagian

Kewangan untuk kelulusan sekurang-kurangnya 30 hari

sebelum kursus/ latihan dilaksanakan. Permohonan juga

hendaklah melalui Ketua Jabatan masing-masing.

10.4.3 Pelawaan untuk mendapatkan perkhidmatan penceramah atau

pengendalian kursus/ latihan hendaklah menyatakan dengan

jelas skop perkhidmatan, bidang kepakaran/ kelayakan/

pengalaman penceramah, jumlah masa syarahan, bilangan


43

peserta dan sebagainya supaya harga yang ditawarkan dapat

diperincikan untuk penilaian.

10.4.4 Ketua Jabatan hendaklah memastikan harga dan

perkhidmatan yang ditawarkan adalah munasabah, paling

menguntungkan, berkualiti dan sesuai dengan keperluan

perkhidmatan awam. Tatacara perolehan perkhidmatan

pengendalian kursus/ latihan juga hendaklah dibuat seperti

mana yang ditetapkan di perenggan 5 (vi), 1PP PK2 serta

daripada firma yang berdaftar dengan Kementerian

Kewangan.

10.5 Kemudahan Pendahuluan Diri Semasa Menjalankan Tugas Rasmi

10.5.1 Bagi meningkatkan pengurusan kewangan berprestasi tinggi

dan mempercepatkan proses kelulusan kepada pegawai yang

memohon pendahuluan diri, Pegawai Pengawal telah

mewakilkan kuasa kepada Setiausaha/ Pengarah Bahagian

dan Pengarah Jabatan Pendidikan Negeri/ Institusi untuk

meluluskan permohonan pendahuluan diri oleh pegawai

masing- masing.

10.5.2 Ketua Jabatan adalah diingatkan agar dapat mematuhi

peraturan yang ditetapkan di dalam Pekeliling

Perbendaharaan 1PP WP3.2 – Peraturan dan Prosedur

Pengurusan Pendahuluan Diri Bagi Bayaran Elaun Sewa

Hotel dan Elaun Makan dan bertanggungjawab untuk

memastikan semua pendahuluan diri dikutip semula selaras

dengan arahan oleh pekeliling tersebut.

10.5.3 Ketua Jabatan adalah diingatkan untuk memantau kes

pegawai yang gagal membuat tuntutan rasmi untuk membayar

balik pendahuluan diri yang telah diterima. Sekiranya tuntutan


44

tidak dibuat dalam tempoh satu (1) bulan selepas tarikh

tuntutan perlu dibuat, penerima pendahuluan diri akan

dikenakan bayaran penalti 10 peratus (10%) setahun.

10.5.4 Ketua Jabatan juga perlu mengemukakan satu penyata yang

menunjukkan ringkasan mengenai kedudukan Pendahuluan

Diri yang diluluskan dan hasil pembayaran balik setiap enam

(6) bulan kepada Perbendaharaan melalui Bahagian

Kewangan. Jika tiada Pendahuluan Diri yang diluluskan bagi

tempoh tersebut Perbendaharaan hendaklah diberitahu juga

dengan mengemukakan pulangan kosong (nil return). Penyata

ini boleh dikemukakan dengan menggunakan format

sepertimana Lampiran B dalam 1PP WP 3.2.

10.6 Permohonan Kelulusan Khas Perbendaharaan

10.6.1 Perkara-perkara yang di luar daripada peraturan sedia ada

dan/ atau memerlukan kelulusan khas Kementerian

Kewangan hendaklah diperolehi sebelum sesuatu program

dilaksanakan.

10.6.2 Permohonan kelulusan khas berhubung Kawalan

Perbelanjaan, Kawalan Bajet, Perolehan, Kemudahan dan

Elaun, Pembayaran di bawah AP59 dan lain-lain hendaklah

dikemukakan dengan lengkap berserta justifikasi dan

dikemukakan kepada Bahagian-Bahagian yang berkaitan untuk

mendapat persetujuan Pegawai Pengawal atau pegawai yang

diberi kuasa terlebih dahulu.

10.6.3 Ketua Jabatan adalah diminta memastikan permohonan

diterima oleh Pegawai Pelulus tidak lewat 3 bulan daripada

tarikh program bagi kelulusan khas Perbendaharaan dan tidak

lewat 30 hari bagi kelulusan khas Bahagian Kewangan, KPM.


45

10.6.4 Bahagian Kewangan berhak untuk menolak dan

membatalkan permohonan-permohonan yang tidak lengkap

atau lewat dikemukakan.

11. LANGKAH-LANGKAH MENGOPTIMUMKAN PERBELANJAAN

Semua Ketua Jabatan juga hendaklah memastikan perkara-perkara berikut

dipatuhi:-

11.1 Mengawal dan memperakukan perjalanan ke luar negara atas urusan

rasmi bagi menghadiri mesyuarat/program/aktiviti yang memberi

faedah kepada KPM dan negara seperti menghadiri mesyuarat

UNESCO, SEAMEO, lawatan pengantarabangsaan murid serta

penyertaan murid dalam pertandingan di peringkat antarabangsa,

tertakluk kepada kelulusan Pegawai Pengawal;

11.2 Bagi perjalanan luar stesen pula hendaklah mendapatkan kebenaran

Ketua Jabatan/ Bahagian/ PPD/ Ketua PTJ terlebih dahulu bagi tujuan

kawalan perbelanjaan. Bilangan pegawai yang terlibat hendaklah

diminimumkan dan menggunakan kaedah perjalanan yang paling

menjimatkan;

11.3 Permohonan baharu/ tambahan untuk penyewaan bangunan, mesin

fotostat, alat siaraya, harta modal ICT dan bukan ICT, khemah,

pengangkutan dan lain-lain hendaklah dikawal;

11.4 Ketua Jabatan/ Bahagian hendaklah mengawal penggunaan utiliti

seperti air, elektrik, pendingin hawa dan perkhidmatan telekomunikasi

dengan memberi penekanan yang serius dalam pelaksanaan langkah-

langkah penjimatan dan menggelakkan pembaziran; dan

11.5 Aktiviti yang berbentuk ceremonial hendaklah dikawal dan

dilaksanakan dalam skala sederhana.

BELANJA

PEMBANGUNAN

(P.63)

DAN

PENGURUSAN

PEMBANGUNAN

46

B. BELANJA PEMBANGUNAN P.63 DAN PENGURUSAN PEMBANGUNAN

1. PERUNTUKAN PEMBANGUNAN 2017

1.1 Tahun 2017 merupakan tahun kedua kepada RMK-11 yang

merupakan Rancangan Malaysia Lima Tahun (RMLT) terakhir dalam

menentukan negara ke arah berpendapatan tinggi menjelang tahun

2020.

1.2 Perbandingan Peruntukan P.63 KPM bagi tahun 2016 dan 2017

mengikut program adalah seperti berikut:

KOD PROGRAM

2016

(RM)

2017

(RM)

PERBEZAAN

(RM)

101 Pra Sekolah 5,920,500 7,709,500 1,789,000

102 Rendah Akademik 357,426,500 129,067,800 (228,358,700)

201 Menengah Akademik 886,743,100 349,259,500 (537,483,600)

202 Sekolah Sukan 33,640,000 16,398,400 (17,241,600)

203 Sekolah Menengah Berasrama Penuh

70,920,000 500,000 (70,420,000)

204 Matrikulasi 1,000,000 850,100 149,900

300 Pendidikan Teknik dan

Vokasional 255,222,400 151,154,700 (104,067,700)

700 Pendidikan Guru – Maktab Perguruan

157,500,000 122,826,700 (34,673,300)

800 Rumah Guru - 2,777,100 2,777,100

900 Asrama 18,115,700 27,578,700 9,463,000

1000 Pejabat-pejabat

Pendidikan 14,250,000 9,861,200 (4,388,800)

1100 Bantuan Modal - 36,502,000 36,502,000

1300 Pendidikan Khas 11,606,700 11,460,800 (145,900)

2200 Dewan Bahasa dan

Pustaka - 2,380,300 2,380,300


47

2300 Institut Aminuddin Baki 15,000,000 3,814,900 (11,185,100)

3400 Program Pembangunan

Sukan 14,239,500 16,574,800 2,335,300

3504 Ubahsuai Naiktaraf

Sokongan Pendidkan 74,392,900 38,459,400 (35,933,500)

3700 Program Pembangunan

Luar Bandar Sabah/Sarawak

35,918,000 133,414,400 97,496,400

4600 Sistem

Pengkomputeran Sekolah

31,936,500 27,436,800 (4,499,700)

5100 Perabot dan Peralatan 60,000,000 8,501,000 (51,499,000)

JUMLAH 2,043,831,800 1,096,528,100 (947,303,700)

2. PELAKSANAAN PROJEK BAHARU

2.1 Agihan waran kepada Ketua Jabatan bagi projek Sedia Ada dibuat

bermula 9 Januari 2017 sehingga 31 Januari 2017.

2.2 Permohonan peruntukan bagi Projek Baharu oleh Ketua Jabatan

hendaklah disertai dengan Unjuran Aliran Tunai projek dan

dikemukakan kepada Bahagian Pembangunan Pelajaran (BPP)

sejurus selepas kelulusan Preliminary Detailed Abstract (PDA)

diperoleh. Agihan waran kepada Ketua Jabatan bagi Projek Baharu

akan dibuat dalam tempoh tujuh (7) hari selepas permohonan diterima.

2.3 Ketua Jabatan hendaklah memastikan semua waran peruntukan yang

diterima dikunci masuk ke dalam e-SPKB/SKALA. Sekiranya waran ini

perlu diagihkan ke JPN/Agensi berkaitan, Waran Peruntukan Kecil

(WPK), hendaklah dibuat dalam tempoh tujuh (7) hari bekerja

daripada tarikh waran diterima.


48

3. PENGURUSAN PROJEK PEMBANGUNAN

3.1 Pentadbiran Kontrak

3.1.1 Semua projek pembangunan hendaklah diuruskan dengan

cekap, sempurna dan teratur berdasarkan peraturan yang

sedang berkuat kuasa dan syarat yang telah ditetapkan di

dalam ikatan kontrak. Setiap kontrak hendaklah menjaga

kepentingan dan dasar-dasar Kerajaan dan tindakan

sewajarnya hendaklah di ambil jika pihak perunding dan

kontraktor gagal memenuhi obligasi di bawah kontrak serta

perkara-perkara berikut perlu diberi perhatian:

i. Bon Pelaksana;

ii. Jadual Pelaksanaan Kerja;

iii. Tempoh Tanggungan Kecacatan;

iv. Bayaran Pendahuluan;

v. Bayaran Kemajuan;

vi. Arahan Perubahan Kerja;

vii. Perlanjutan/Perubahan Kontrak;

viii. Ganti Rugi Kelewatan;

ix. Denda; dan

x. Penamatan Kontrak

3.2 Pemantauan Dan Kawalan Kemajuan Kerja

3.2.1 Ketua Jabatan hendaklah memantau kerja bagi memastikan

mutu kerja mengikut kontrak dan mengeluarkan arahan

berkaitan pelaksanaan kerja.

3.2.2 Mesyuarat tapak wajar diadakan setiap bulan bagi memantau

dan mengawal kerja serta menyelesaikan masalah di tapak

bina. Ketua Jabatan boleh meminta jadual kerja yang baharu


49

sekiranya kemajuan kerja sebenar tidak mengikut jadual kerja

asal.

3.3 Bayaran Kepada Kontraktor

3.3.1 Ketua Jabatan hendaklah menilai kerja yang telah dilaksanakan

dengan sempurna sekurang-kurangnya sekali sebulan.

Penilaian perlu dibuat oleh Ketua Jabatan meskipun tiada

tuntutan bayaran dibuat oleh kontraktor.

3.3.2 Selaras dengan Surat Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 7

Tahun 2006 dan AP 103 (a), Ketua Jabatan hendaklah

memastikan tuntutan yang sempurna dibayar dalam tempoh

empat belas (14) hari daripada tarikh dokumen bayaran yang

lengkap diterima.

3.4 Arahan Perubahan Kerja Dan Pelanjutan Masa

3.4.1 Arahan Perubahan Kerja (APK) dan Pelanjutan Tempoh Siap

Kerja (EOT) boleh dibenarkan dengan kelulusan Pegawai

Pengawal atau mana-mana pegawai yang diwakilkan kuasa

oleh Pegawai Pengawal.

3.4.2 Ketua Jabatan hendaklah memastikan kelulusan APK dan EOT

ini dibuat selaras dengan 1PP/PK4/2013 – Pentadbiran Kontrak

Dalam Perolehan Kerajaan Surat Arahan Perbendaharaan

bertarikh 30 November 2011 dan Surat Arahan Perbendaharaan

bertarikh 16 Mei 2007.

3.5 Perakuan Akaun Muktamad

3.5.1 Selaras dengan Surat Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 1

Tahun 2012, Ketua Jabatan hendaklah memastikan Penyata


50

Akaun Muktamad (Statement Of Final Account) disediakan

dalam tempoh 9 bulan daripada tarikh Perakuan Siap

Kerja/Certificate Of Practical Completion (CPC) bagi kontrak

konvensional dan dalam tempoh 12 bulan daripada tarikh

CPC bagi kontrak Reka dan Bina.

3.5.2 Penyata Akaun Muktamad yang telah disediakan hendaklah

dimuktamadkan setelah tamat Tempoh Tanggungan

Kecacatan (DLP) atau Perakuan Siap Memperbaiki

Kecacatan/Completion Of Making Goods Defects (CMGD)

dikeluarkan, yang mana terkemudian.

3.5.3 Penyata Akaun Muktamad hendaklah disokong oleh dokumen-

dokumen yang menunjukkan penilaian muktamad terhadap

kerja yang telah siap menurut peruntukan kontrak.

3.5.4 Penyata Akaun Muktamad hendaklah mengambil kira apa jua

potongan yang dibenarkan menurut peruntukan kontrak

termasuk jumlah Ganti Rugi Tertentu dan Ditetapkan/Liquidated

Ascertain Of Damages (LAD) yang telah dikenakan (sekiranya

berkaitan) dan potongan bagi jumlah bayaran pendahuluan

yang telah dibayar kepada kontraktor dan subkontraktor

dinamakan (sekiranya berkaitan).

3.5.5 Perakuan Muktamad (Borang JKR 66A) hendaklah

dikeluarkan berdasarkan Penyata Akaun Muktamad yang

menyatakan baki bayaran daripada Kerajaan kepada kontraktor

atau daripada kontraktor kepada Kerajaan. Perakuan akaun

muktamad mestilah ditandatangani oleh Pegawai Pengawal.

3.6 Pematuhan Kepada Undang-Undang

3.6.1 Ketua Jabatan hendaklah memastikan pihak perunding dan

kontraktor mematuhi semua undang-undang atau undang-


51

undang kecil atau apa-apa arahan yang dikeluarkan oleh Pihak

Berkuasa Tempatan (PBT) atau syarikat perkhidmatan awam.

3.6.2 Pihak perunding dan kontraktor hendaklah mengemukakan

kepada Ketua Jabatan segala kelulusan yang diterima oleh

pihaknya.

3.7 Pematuhan Kepada Peraturan Kewangan

3.7.1 Ketua Jabatan hendaklah mematuhi semua peraturan

kewangan yang ditetapkan oleh Kementerian Kewangan

termasuk:

i. Arahan Perbendaharaan (AP);

ii. Pekeliling Perbendaharaan (PP);

iii. Surat Pekeliling Perbendaharaan (SPP);

iv. Pekeliling Kontrak Perbendaharaan;dan

v. Surat Arahan Ketua Pengarah Kerja Raya (SAKPKR).

4. AGIHAN WARAN PERUNTUKAN

4.1 Bahagian Pembangunan Pelajaran akan mengagihkan peruntukan

seawal-awalnya pada 9 Januari 2017 sehingga 31 Januari 2017

berdasarkan permohonan tertakluk kepada peruntukan yang telah

diluluskan.

4.2 Ketua Jabatan hendaklah memastikan waran peruntukan yang diterima

direkod di dalam vot e-SPKB/ manual. Sekiranya waran perlu

diagihkan, Waran Peruntukan Kecil (WPK) hendaklah dibuat dalam

tempoh tujuh (7) hari bekerja dari tarikh waran diterima.


52

5. KAWALAN PERBELANJAAN PEMBANGUNAN

5.1 Ketua Jabatan hendaklah memastikan setiap perbelanjaan dibuat

dengan berhemat serta value-for-money. Pelaksanaan sesuatu

program/projek hendaklah selaras dengan jumlah peruntukan yang

telah diluluskan. Sebarang penyaluran peruntukan atau pembayaran

hendaklah berdasarkan kemajuan projek bagi memastikan peruntukan

yang telah diberikan dapat dibelanjakan sepenuhnya.

5.2 Ketua Jabatan diminta mengambil langkah-langkah meningkatkan

keberkesanan perbelanjaan awam dan mengutamakan keberhasilan

(outcome) dalam melaksanakan sesuatu program/projek.

5.3 Ketua Jabatan hendaklah melaksanakan program/projek mengikut

keutamaan, mengelakkan pertindihan program/projek, menghentikan

program/projek yang didapati tidak berkesan serta melaksanakan

pengagihan semula sumber-sumber sedia ada seperti peruntukan,

perjawatan dan aset.

5.4 Ketua Jabatan diingatkan supaya tidak membuat pembayaran kepada

kontraktor sekiranya kerja tidak dilaksanakan dengan sempurna

sepertimana yang ditetapkan dalam kontrak. Tindakan tatatertib, surcaj

atau undang-undang yang berkaitan akan dikenakan kepada pegawai

Kerajaan yang melanggar peraturan dalam melaksanakan

pembayaran.

6. PEMANTAUAN PROJEK DAN PRESTASI BELANJA PTJ

6.1 Ketua Jabatan hendaklah memastikan perbelanjaan yang dibuat

mematuhi peraturan-peraturan perolehan yang berkuat kuasa dan

dilarang sama sekali memecah kecil projek-projek. Pelaksanaan

sesuatu projek hendaklah selaras dengan jumlah peruntukan yang

telah diluluskan.


53

6.2 Ketua Jabatan yang menerima Peruntukan Pembangunan wajib

mengemukakan Laporan Prestasi Perbelanjaan Pembangunan

setiap bulan sebanyak dua (2) kali bagi pelaporan untuk tempoh

sehingga 15hb dan sehingga 30hb kepada Bahagian

Pembangunan Pelajaran agar pemantauan dapat dilaksanakan

dengan lebih rapi. Laporan yang dikemukakan hendaklah disertai

dengan cetakan laporan e-SPKB/SKALA yang dengan jelas

menunjukkan perbelanjaan dan tanggungan yang dikunci masuk ke

dalam sistem.

6.3 Di peringkat negeri dan daerah, Pengarah Pendidikan

Negeri/Pegawai Pendidikan Daerah bertanggungjawab memantau

projek yang dilaksanakan di tempat masing-masing. Sekiranya

pegawai-pegawai di peringkat negeri/daerah tidak berkeupayaan

membuat pengawasan, bantuan bolehlah diperoleh daripada Jabatan

Teknikal tempatan.

6.4 Laporan Kemajuan Pelaksanaan Projek di peringkat daerah

hendaklah disediakan oleh Pegawai Pendidikan Daerah dan

dikemukakan kepada Pengarah Pendidikan Negeri untuk penyelarasan

dan seterusnya dikemukakan kepada BPP pada setiap bulan.

6.5 Ketua Jabatan hendaklah memastikan setiap perbelanjaan

pembangunan dikemaskini dalam Sistem Pemantauan Projek II (SPP

II) selaras dengan Arahan No.1, 2004 Majlis Tindakan Negara, Garis

Panduan Rancangan Malaysia Ke-11 (RMKe-11), 2016-2020:

Pertumbuhan Berpaksikan Rakyat serta pekeliling lain yang berkuat

kuasa.

6.6 Bagi memastikan prestasi fizikal dan kewangan projek-projek

pembangunan dilaksanakan mengikut jadual yang telah dirancang,

Ketua Jabatan dikehendaki melaporkan prestasi fizikal dan kewangan


54

Bahagian/Jabatan masing-masing dalam mesyuarat-mesyuarat

berjadual berikut:

i. Mesyuarat Jawatankuasa Tindakan Pembangunan Kementerian

(JTPK) yang akan diadakan pada setiap bulan; dan

ii. Mesyuarat Pemantauan Prestasi Perbelanjaan Peruntukan

Pembangunan (P.63) KPM yang akan diadakan sekurang-

kurangnya empat (4) kali dalam setahun.

7. PELARASAN SEMULA PERUNTUKAN

7.1 Permohonan Pindah/Tambah/Tarik Balik Peruntukan

7.1.1 Permohonan tambah/ tarik balik peruntukan (jika ada)

hendaklah dilaporkan dalam Mesyuarat Prestasi Perbelanjaan

Peruntukan Pembangunan P.63 KPM.

7.1.2 Semua permohonan tambah/ tarik balik peruntukan hendaklah

dikemukakan bersekali dengan Unjuran Aliran Tunai

dikemaskini dan justifikasi lengkap berhubung permohonan

yang dibuat. Tarikh akhir pengagihan peruntukan pembangunan

kepada PTJ adalah sebelum 31 Oktober 2017, kecuali terdapat

keperluan mendesak.

7.1.3 Permohonan tarik balik peruntukan hendaklah dikemukakan

selewat-lewatnya pada 1 Disember 2017 bagi membolehkan

peruntukan tersebut diagih semula kepada Bahagian/Jabatan

yang memerlukan. Ketua Jabatan yang gagal untuk

melaksanakan permohonan tarik balik sebelum tarikh yang

dinyatakan di atas, bertanggungjawab memberikan justifikasi

kegagalan untuk berbelanja.


55

7.1.4 Ketua Jabatan bertanggungjawab memastikan baki peruntukan

yang akan ditarik balik tidak mempunyai komitmen dan

mencukupi bagi membolehkan waran tarik balik dilaksanakan.

Waran tarik balik yang dikeluarkan oleh BPP wajib dikunci

masuk (key-in) ke dalam sistem e-SPKB/SKALA sebaik sahaja

waran diterima.

7.1.5 BPP berhak mengambil tindakan untuk menarik balik

peruntukan sekiranya prestasi perbelanjaan tidak memuaskan

atau terdapat keperluan lain yang mendesak.

PENGURUSAN

PERAKAUNAN


56

C. PENGURUSAN PERAKAUNAN

1. PELAKSANAAN PERAKAUNAN AKRUAN

1.1 Kementerian Kewangan melalui surat Ketua Setiausaha

Perbendaharaan bertarikh 27 Oktober 2014 menjelaskan Pelaksanaan

Perakaunan Akruan Kerajaan Persekutuan akan ditetapkan mengikut

pewartaan undang-undang yang berkaitan dan selepas satu tempoh

percubaan yang akan bermula pada tahun 2015.

1.2 Walau bagaimanapun, Jabatan Akauntan Negara melalui surat

bertarikh 26 September 2016 memaklumkan pelaksanaan Perakaunan

Akruan bagi Kerajaan Persekutuan akan dilaksanakan pada 1 Januari

2018. Keputusan dasar ini dibuat bagi memastikan persediaan

pelaksanaan Perakaunan Akruan lebih mantap terutamanya

kesiapsiagaan sistem perakaunan kerajaan iaitu 1 Government

Financial and Management Accounting System (1GFMAS) dan latihan

komprehensif telah diberikan kepada pengguna 1GFMAS. Bagi

mengekalkan momentum persediaan untuk pelaksanaan Perakaunan

Akruan, semua Ketua PTJ hendaklah memastikan aktiviti

pengumpulan data baki awal aset dan liabiliti, verifikasi data serta

pengurusan perubahan hendaklah giat dilaksanakan secara

berterusan.

1.3 Semua PTJ diminta bersedia dan memberikan sepenuh kerjasama dan

komitmen bagi menjayakan Pelan Pelaksanaan Perakaunan Akruan

ini.


57

2. KOD PERAKAUNAN

2.1 Semua perbelanjaan perlu dilaksanakan mengikut program / aktiviti

sepertimana Waran Peruntukan yang diterima, manakala semua

perbelanjaan dan terimaan mesti diakaunkan pada kod yang tepat

mengikut jenis belanja dan terimaan seperti yang digariskan dalam

PekeIiling Perbendaharaan PS 1.1/2013, Penjenisan Kod Bagi Hasil

dan Perbelanjaan.

2.2 Semua pembayaran gaji dan pukal diakaunkan oleh PTJ melalui Pusat

Gaji / Pusat Kos masing-masing.

2.3 Semua PTJ hendaklah menyemak flimsi daripada Pejabat Perakaunan

secara bulanan bagi memastikan semua urusniaga telah direkod dan

diakaunkan dengan betul. Ini bertujuan bagi memastikan laporan

perakaunan KPM adalah tepat dan seterusnya menggambarkan

kedudukan sebenar.

2.4 PTJ perlu mengemukakan Penyata Penyesuaian Vot kepada

Pejabat Perakaunan sebelum 20 haribulan setiap bulan selaras

dengan Surat Pekeliling Akauntan Negara Malaysia (SPANM) Bil 17

Tahun 2014 – Tatacara Perakaunan Bayaran.

2.5 Penyata Penyesuaian e-Terimaan dan Penyata Penyesuaian Hasil

manual hendaklah dikemukakan kepada Pejabat Perakaunan masing-

masing dalam tempoh 10 dan 14 hari dari tarikh Laporan Terperinci

dikeluarkan seperti mana SPANM Bil 13 Tahun 2014 – Tatacara

Perakaunan Terimaan Kerajaan Persekutuan.


58

3. PEMBAYARAN BIL DAN PENYELENGGARAAN DAFTAR BIL

3.1 Arahan Perbendaharaan 103(a) telah menetapkan bahawa semua bil

dan tuntutan perlu dijelaskan pembayarannya dalam tempoh 14 hari

dari tarikh ia diterima dengan lengkap dan sempurna. Ketua

Jabatan perlu memberi perhatian serius dan memantau pembayaran

bil supaya tidak berlaku kelewatan bayaran serta kelewatan bayaran

berulang. Bagi tujuan ini, Daftar Bil hendaklah diselenggara dengan

teratur dan Laporan Prestasi Pembayaran Bil dan Tuntutan (BV343)

mesti dihantar kepada Bahagian Akaun melalui Sistem e-Laporan Bil

(http://apps2.moe.gov.my/ebil/) sebelum atau pada setiap 15

haribulan dan 29 / 30 / 31 haribulan.

4. PEMBAYARAN MELALUI SISTEM e-SPKB

4.1 Semua PTJ yang dilengkapi dengan sistem e-SPKB hendaklah

melaksanakan pembayaran melalui sistem tersebut. Bagi PTJ yang

tidak mempunyai kemudahan sistem e-SPKB, pembayaran boleh

dibuat menggunakan kemudahan kiosk e-SPKB yang ditempatkan di

JPN/ PPD.

4.2 Semua PTJ bertanggungjawab untuk memastikan Tanggungan

Belum Selesai (TBS) sentiasa dipantau dan berbaki sifar pada

akhir tahun. Laporan TBS boleh dirujuk melalui Laporan BV330

(Laporan TBS keseluruhan), BV331 (TBS Pesanan Tempatan), BV332

(TBS Waran Udara) dan BV333 (TBS Kontrak) di sistem e-SPKB.

5. PEMBAYARAN DI BAWAH ARAHAN PERBENDAHARAAN 58(a)

5.1. Pembayaran di bawah AP58(a) semakin meningkat dari setahun ke

setahun. Keadaan ini sangat merugikan KPM kerana ia merupakan

perbelanjaan bagi tahun sebelumnya yang dibayar menggunakan


59

peruntukan tahun semasa. Ini akan menjejaskan pelaksanaan aktiviti

semasa yang telah dirancang oleh Jabatan / Bahagian.

5.2 Sehubungan itu, pembayaran di bawah AP58(a) hendaklah dielakkan.

Tindakan yang boleh diambil untuk mengurangkan pembayaran di

bawah AP58(a) 2018 adalah seperti berikut:

i. Tidak membuat komitmen baru selepas 31 Oktober 2017;

ii. Memastikan pembayaran dilaksanakan selewat-lewatnya pada

7 Disember 2017;

iii. Menyemak Laporan Tanggungan Belum Selesai (BV330-

BV333) dan memastikan semua tanggungan diselesaikan

selewat-lewatnya 7 Disember 2017.

5.3 Bagi bil-bil yang terlibat dengan AP58(a), PTJ hendaklah memohon

kelulusan AP58(a) segera pada awal tahun dan tidak perlu

menunggu di saat akhir memandangkan perkhidmatan / bekalan

telah diterima pada tahun sebelum. Permohonan kelulusan

pembayaran di bawah AP58(a) hendaklah dikemukakan kepada

Bahagian Akaun secara online melalui sistem e-AP58 di URL

http://10.22.70.130/ehelpdesk/ap58/index.php sebelum atau pada 30

Jun 2017.

6. PEMBAYARAN MELIBATKAN ARAHAN PERBENDAHARAAN 59

6.1 Kes berkaitan ketidakpatuhan peraturan kewangan yang dikenakan

tindakan di bawah AP59 masih banyak berlaku. Tindakan tatatertib,

surcaj atau undang-undang yang berkaitan akan disyorkan terhadap

mana-mana warga kerja KPM yang melanggar peraturan ini. Oleh itu,

Ketua Jabatan hendaklah mengelakkan ketidakpatuhan peraturan

seperti berikut:

http://10.22.70.130/ehelpdesk/ap58/index.php


60

i. Perolehan tanpa Pesanan Kerajaan;

ii. Perolehan tanpa peruntukan; dan

iii. Perolehan tanpa mematuhi tatacara / peraturan perolehan.

7. PENGURUSAN AKAUN AMANAH

Tarikh Penyerahan Penyata Terimaan Dan Bayaran (PTB) Bagi Kumpulan

Wang Amanah / Akaun Amanah Tahun 2016

7.1 Penyata Terimaan dan Bayaran (PTB) Sebelum Diaudit

7.1.1 Kementerian Kewangan telah mengarahkan melalui 1Pekeliling

Perbendaharaan WP10.4 Tahun 2013 (WP10.4/2013), para

3.4.8(a) supaya semua Penyata Terimaan dan Bayaran

Tahunan Kumpulan Wang Amanah / Akaun Amanah hendaklah

disediakan dan dikemukakan kepada Ketua Audit Negara

selewat-lewatnya pada 31 Mac tahun berikutnya. Pihak

Kementerian Kewangan dan Jabatan Akauntan Negara

Malaysia (JANM) hendaklah dimaklumkan apabila

penghantaran ini dilakukan.

7.1.2 Oleh itu, Penyata Terimaan dan Bayaran (PTB) bagi tahun

berakhir 31 Disember 2016 serta Penyata Penyesuaian

Akaun Amanah Disember 2016 hendaklah disediakan dengan

segera sebaik sahaja tahun kewangan 2016 berakhir. PTB dan

Penyata Penyesuaian perlu dikemukakan sebanyak lima (5)

salinan asal kepada Ketua Audit Negara (KAN) dan disalinkan

surat iringan bagi penghantaran tersebut kepada pihak

Perbendaharaan dan JANM sebagai pemakluman. Sesalinan

PTB dan penyata penyesuaian hendaklah dikemukakan kepada

Bahagian Akaun (BA) bagi tujuan pemantauan dan rekod.

[Alamat seperti para 7.6]


61

7.1.3 Format PTB hendaklah menggunakan format yang telah

ditetapkan dalam WP10.4/2013 Tatacara Pengurusan Akaun

Amanah Yang Ditubuhkan Di bawah Akaun Amanah Seksyen 9,

Akta Tatacara Kewangan 1957 seperti di Lampiran J1.

7.2 Penyata Terimaan dan Bayaran (PTB) Setelah Diaudit

7.2.1 Pegawai Pengawal Akaun Amanah akan menerima empat (4)

salinan asal PTB yang telah diaudit daripada Ketua Audit

Negara (KAN). Selaras dengan WP10.4/2013, para 3.4.8(b),

Pegawai Pengawal Akaun Amanah hendaklah dalam tempoh 30

hari menghantar sesalinan penyata yang telah diaudit bersama

pemerhatian audit (jika ada) kepada Perbendaharaan, JANM

dan BA.

[Alamat seperti para 7.6 (b) hingga (d)]

7.3 Tarikh Penyerahan Penyata Kewangan Kerajaan Persekutuan 2016

Bagi Kumpulan Wang Amanah / Akaun Amanah

7.3.1 Pegawai Pengawal Akaun Amanah perlu mengemukakan tiga

(3) salinan asal Penyata Penyesuaian Akhir Tahun 2016

kepada BA sebelum 19 Januari 2017 (Khamis).

7.4. Alamat-alamat berkaitan adalah seperti berikut:

i. Ketua Audit Negara

Jabatan Audit Negara

(Cawangan Audit Pendidikan)

Kementerian Pendidikan Malaysia

Aras 9, Blok E12, Kompleks E

Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan

62604 PUTRAJAYA.

(u.p.: Encik Mohd Nasri Bin Mohd Nasir)


62

ii. Ketua Setiausaha Perbendaharaan Malaysia


Bahagian Pentadbiran

Aras 4, Blok Selatan, Presint 2

Kompleks Kementerian Kewangan

62592 PUTRAJAYA

(u.p.: Cik Chai Cheng Chee @ Clementinie Chai)

iii. Akauntan Negara Malaysia

Jabatan Akauntan Negara Malaysia

Bahagian Pengurusan Operasi Pusat dan Agensi

Seksyen Perakaunan Amanah

Aras 3, Lot 2G1A, Presint 2

62592 PUTRAJAYA

(u.p.: Puan Shabibah Binti Bachok)

iv. Ketua Akauntan

Bahagian Akaun




62604 PUTRAJAYA

(u.p.: Puan Hazian Binti Baharom)

7.5 Penyerahan Minit Mesyuarat Jawatankuasa Akaun Amanah kepada BA

Sesalinan Minit Mesyuarat Jawatankuasa Akaun Amanah perlu

dikemukakan kepada BA untuk makluman dan rekod.

8. PENGURUSAN AKAUN DEPOSIT

8.1 Tarikh Penyerahan Dokumen Kewangan Akaun Deposit Tahun 2016

Senarai Baki Pendeposit, Sijil Pengesahan Baki, Penyata

Penyesuaian Akaun Deposit dan salinan Laporan Terperinci

Amanah C350 bagi tahun berakhir 31 Disember 2016 hendaklah

disediakan dengan tepat sebanyak tiga (3) salinan asal. Satu (1)

salinan asal perlu dikemukakan kepada BA, manakala selebihnya

dua (2) salinan asal dikemukakan terus kepada KAN sebelum 19


63

Januari 2016 yang disalinkan surat iringan kepada BA, KPM ke alamat

KAN seperti berikut:

Ketua Audit Negara

Jabatan Audit Negara (Cawangan Audit Pendidikan)



62604 PUTRAJAYA

(u/p: En. Mohd Nasri bin Mohd Nasir)

Salinan kepada:

Ketua Seksyen Amanah, Bahagian Akaun, KPM

8.2 Pewartaan Deposit Yang Tidak Dituntut

Deposit yang telah tamat tempoh pegangan hendaklah dikembalikan.

Walau bagaimanapun, sekiranya deposit tidak dituntut melebihi 12

bulan dari tarikh akhir pegangan, deposit tersebut hendaklah

diwartakan dengan mengemukakan Lampiran W (Daftar Deposit

Untuk Diwartakan) seperti di Arahan Perbendaharaan 162 kepada BA

beserta sebab-sebab deposit tersebut perlu diwartakan.

9. PERAKAUNAN KUMPULAN WANG SEKOLAH (KWS)

9.1 Semua Ketua Pusat Tanggungjawab (KPTJ) dan Pengurus Sekolah

hendaklah memastikan segala perbelanjaan dan terimaan sekolah

diakaunkan ke dalam Kumpulan Wang Sekolah (KWS) iaitu Kumpulan

Wang Kerajaan (KWK), Kumpulan Wang Sumbangan Awam (SUWA)

dan Kumpulan Wang Asrama (KWA).

9.2 Bagi membantu proses kawalan dan pemantauan belanjawan serta

meningkatkan akauntabiliti dan integriti pengurusan kewangan dan

perakaunan, semua sekolah perlu menggunakan Sistem


64

Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah (e-SPKWS) secara

elektronik sepenuhnya mulai Januari 2016.

9.3 Semua KPTJ dan Pengurus Sekolah hendaklah memastikan Penyata

Kewangan Tahunan KWS disediakan dengan lengkap dan

dikemukakan kepada Bahagian Audit Sekolah tidak lewat dari 31

Mac tahun berikutnya.

9.4 Semua KPTJ dan Pengurus Sekolah hendaklah membuat

pemantauan yang rapi dan berterusan ke atas semua sekolah bagi

memastikan pematuhan pelaksanaan sistem e-SPKWS. Ini sebagai

langkah persediaan untuk mengakaunkan dan mengambilkira KWS di

dalam Penyata Kewangan Kerajaan Persekutuan di bawah

pelaksanaan perakaunan akruan yang akan dikenali sebagai

Kumpulan Wang Amanah Sekolah (KWAS).

10. PENUTUPAN AKAUN

Ketua Jabatan hendaklah sentiasa memastikan tidak berlaku sebarang

perbelanjaan tanpa peruntukan atau perbelanjaan melebihi peruntukan.

Semua pembayaran bagi tahun 2017 mestilah diselesaikan dalam tahun

kewangan 2017 juga.

PEROLEHAN DAN

PENGURUSAN

ASET


65

D. PEROLEHAN DAN PENGURUSAN ASET

1. TATACARA PENGURUSAN PEROLEHAN KERAJAAN

1.1 Perolehan bekalan/perkhidmatan hendaklah diuruskan dengan cekap,

teratur dan sempurna mengikut peraturan dan tatacara perolehan

Kerajaan yang sedang berkuat kuasa iaitu:

i. 1PP/PK 1 Punca Kuasa, Prinsip Dan Dasar Perolehan

Kerajaan;

ii. 1PP/PK 2 Kaedah Perolehan Kerajaan;

iii. 1PP/PK 3 Perolehan Perkhidmatan Perunding;

iv. 1PP/PK 4 Pentadbiran Kontrak Dalam Perolehan Kerajaan;

v. 1PP/PK 5 Perolehan Secara Elektronik; dan

vi. Pekeliling Unit Perancang Ekonomi, Jabatan Perdana Menteri,

Bilangan 3 Tahun 2009: Garis Panduan Perlaksanaan

Pengurusan Nilai (Value Management).

1.2 Pengurusan Nilai (Value Management) perlu dilaksanakan bagi

program dan projek yang bernilai RM50 juta ke atas. Walau

bagaimanapun, Kementerian dan agensi digalakkan menggunakan

pendekatan Pengurusan Nilai bagi projek yang kurang dari RM50 juta

dengan syarat ianya tidak menjejaskan pelaksanaan projek berkenaan.

Di samping itu, Unit Perancang Ekonomi, Jabatan Perdana Menteri

(UPE, JPM) boleh menetapkan penggunaan pendekatan ini bagi

mana-mana program dan projek yang difikirkan perlu.

1.3 Selaras dengan 1PP/PK5 Perenggan 1(ii)(a) semua PTJ yang telah

eP-enabled hendaklah memastikan sekurang-kurangnya 75%

daripada jumlah peruntukan tahunan bagi perolehan bekalan dan

perkhidmatan (tidak termasuk perkhidmatan perunding) dilaksanakan

melalui sistem ePerolehan. Peruntukan tahunan yang dimaksudkan

adalah peruntukan bekalan dan perkhidmatan daripada peruntukan


66

Belanja Mengurus dan Belanja Pembangunan yang telah diluluskan

untuk tahun berkenaan.

1.4 Bahagian/Jabatan hendaklah mendapatkan Surat Setuju Terima (SST)

yang telah ditandatangani oleh syarikat dalam tempoh 14 hari bagi

perolehan bekalan dan 30 hari bagi perolehan perkhidmatan daripada

tarikh SST dikeluarkan.

1.5 Bagi perolehan bekalan/perkhidmatan yang melebihi RM200,000.00,

Jabatan/Bahagian dikehendaki mendapatkan Bon Pelaksanaan dalam

tempoh 30 hari daripada tarikh SST dikeluarkan.

1.6 Dalam melaksanakan perolehan secara sebutharga/tender,

pelaksanaan Integrity Pact hendaklah dilaksanakan berdasarkan

1PP/PK 1 Perenggan 5 mengenai Garis Panduan Pelaksanaan

Integrity Pact Dalam Perolehan Kerajaan.

2. PEROLEHAN HARTA MODAL YANG LAIN (HMYL) DI BAWAH OS35000

BELANJA MENGURUS

2.1 Senarai perolehan pembelian HMYL di bawah OS35000 yang

menggunakan peruntukan Belanja Mengurus perlu mendapatkan

kelulusan Pegawai Pengawal melalui BPPA sebelum perolehan

dilaksanakan. Sebarang pindaan terhadap senarai kelulusan yang

melibatkan jenis dan pertambahan bilangan item serta senarai agihan

perlu mendapatkan kelulusan semula Pegawai Pengawal selaras

dengan 1PP/PB2.2 – Pembelian Harta Modal.

2.2 Semua perolehan HMYL hendaklah diselesaikan selewat-lewatnya

pada bulan Jun 2017. Ini bagi membolehkan sebarang penjimatan

daripada peruntukan yang tersebut dapat dibelanjakan selewat-

lewatnya bulan September 2017. Walau bagaimanapun, pengecualian


67

boleh dipertimbangkan bagi kes-kes kecemasan dan perolehan

perabot Touch Point 2018.

2.3 Pemasangan penghawa dingin yang menggunakan peruntukan

Belanja Mengurus perlu mendapat perakuan daripada Jabatan Kerja

Raya (JKR) Cawangan Mekanikal sebelum mendapatkan kelulusan

Pegawai Pengawal bagi perolehan dan pemasangan melalui BPPA.

Ini selaras dengan 1PP/PB2.1 – Peraturan Bagi Pemasangan,

Penyelenggaraan Dan Penggantian Alat Penyaman Udara Di

Bangunan Kerajaan Persekutuan.

2.4 Pembelian HMYL di bawah OS35000 hendaklah didaftarkan secara

manual atau melalui Sistem Pemantauan Pengurusan Aset (SPA) bagi

agensi yang telah menggunapakai SPA.

2.5 Projek ICT yang melibatkan salah satu atau gabungan aktiviti-aktiviti

perolehan perkakasan, perisian, perkhidmatan ICT, pertambahan

peralatan serta pembangunan, peningkatan dan peluasan sistem

aplikasi termasuklah prasarana rangkaian hendaklah mendapat

kelulusan teknikal jawatankuasa berikut:

i. Jawatankuasa ICT JPN (JKICT-JPN) (bagi sekolah harian dan

perolehan yang kurang dari RM50,000); atau

ii. Jawatankuasa Pemandu ICT (JPICT) KPM (bagi perolehan

melebihi RM50,000 dan kurang daripada RM3,000,000); atau

iii. Jawatankuasa Teknikal ICT MAMPU (bagi perolehan melebihi

RM3,000,000 atau nilai bagi pembangunan, peningkatan dan

peluasan sistem aplikasi melebihi RM500,000).

Peraturan ini selaras dengan Surat Pekeliling ICT KPM Bil. 1 Tahun

2014 - Garis Panduan Mengenai Tatacara Memohon Kelulusan

Teknikal Inisiatif ICT Bahagian, Jabatan/ Agensi dan Badan Berkanun

Di Bawah Kementerian Pendidikan Malaysia.


68

2.6 Bagi sebarang permohonan projek/ program rintis ICT yang ingin

dilaksanakan di mana-mana institusi pendidikan KPM haruslah

mendapat kelulusan bahagian berikut:

i. Bahagian Pengurusan Maklumat (BPM) bagi Bahagian/

Jabatan; dan

ii. Bahagian Teknologi Pendidikan (BTP) bagi Pengajaran dan

Pembelajaran

3. PELUPUSAN ASET

Permohonan pelupusan aset yang dikemukakan oleh agensi hendaklah

mendapat kelulusan daripada Kuasa Melulus yang telah ditetapkan seperti di

dalam Akta Perwakilan Kuasa 1956 P.U. (485) bertarikh 27 Oktober 2014.

Melalui akta ini, pegawai yang diberi kuasa untuk meluluskan pelupusan aset

adalah seperti berikut:

Bil. Pelulus Nilai Perolehan Asal

i. Pengarah Negeri/Timbalan

Pengarah Negeri

Kurang RM50,000 per item atau

kurang RM500,000 secara

agregat

ii. Setiausaha Bahagian

(Perolehan dan Pengurusan

Aset)

Lebih RM50,000 per item dan

tidak melebihi RM200,000 atau

kurang RM2,000,000 secara

agregat

Prosedur dan pelaksanaan pelupusan aset alih Kerajaan adalah tertakluk di

bawah 1Pekeliling Perbendaharaan (1PP) – AM1.1-Pengurusan Aset

Kerajaan.


69

4. PEROLEHAN PERKHIDMATAN

4.1 Dokumen kontrak hendaklah disediakan dan ditandatangani mengikut

format yang telah ditetapkan di dalam Pekeliling Perolehan KPM

Bilangan 2 Tahun 2010 dan ditandatangani dalam tempoh 4 bulan

selepas SST dikeluarkan. Selepas dokumen tersebut ditandatangani,

penerima perkhidmatan di Bahagian/ Jabatan/ Institusi/ Sekolah di

bawah KPM hendaklah memastikan kontraktor mematuhi perjanjian

tersebut. Bayaran kepada kontraktor yang telah melaksanakan

perkhidmatan boleh dibayar hingga tiga (3) kali bayaran dalam tempoh

empat (4) bulan pertama selepas keluarnya SST dengan syarat Bon

Pelaksanaan telah dikemukakan.

4.2 Perolehan perkhidmatan yang dibekalkan di Bahagian/ Jabatan

/Institusi/ Sekolah di bawah KPM hendaklah diuruskan dengan baik.

Pemantauan secara berkala perlu dilakukan ke atas kontraktor

Perkhidmatan Kawalan Keselamatan (PKK), Kebersihan Bangunan

dan Kawasan (KBK) dan Bekalan Makanan Bermasak (BMB) oleh

Ketua Jabatan/ Ketua Pusat Tanggungjawab/ JPN/ PPD/ Pengetua/

Guru Besar bagi memastikan kontraktor mematuhi terma-terma dan

syarat-syarat yang telah ditetapkan di dalam dokumen kontrak atau

lain-lain arahan Kementerian yang berkuatkuasa.

4.3 Pengesahan penerimaan perkhidmatan hendaklah dilakukan melalui

Borang Pengesahan Pembayaran di dalam Pekeliling Perolehan KPM

Bilangan 1 Tahun 2011 bagi memastikan sama ada pembayaran boleh

dibuat secara penuh atau perlu dipotong atau dikenakan denda.

Tindakan akan diambil ke atas pegawai yang membuat pengesahan

bayaran bagi kerja yang tidak dilaksanakan.

4.4 Penilaian prestasi kontraktor bagi tender perkhidmatan hendaklah

dilaksanakan secara harian, bulanan dan penggal bagi memastikan

Kerajaan mendapat nilai faedah terbaik untuk setiap perolehan yang


70

dilaksanakan. Laporan prestasi kontraktor hendaklah dikemukakan

kepada BPPA dan Mesyuarat Laporan Prestasi Kontraktor

Perkhidmatan KPM hendaklah diadakan secara berkala di semua

peringkat PPD, JPN dan Kementerian.

5. PINDAAN SKOP KERJA PENYELENGGARAAN BANGUNAN

5.1 Sebarang pindaan skop kerja asal penyelenggaraan bangunan di

bawah OS28000 dan OS32000 adalah di bawah Kuasa Melulus Ketua

Jabatan masing-masing mengikut syarat dan had-had yang telah

ditetapkan di format di Lampiran A dalam Pekeliling Perolehan KPM

Bilangan 4 Tahun 2009.

6. KELULUSAN PENERIMAAN HADIAH

6.1 Penerimaan hadiah hendaklah mendapat kelulusan daripada Kuasa

Melulus iaitu Setiausaha/ Pengarah Bahagian/ Pengarah JPN bagi

hadiah yang nilainya setiap satu kurang daripada RM10,000. Bagi

hadiah yang nilainya setiap satu melebihi RM10,000, kuasa melulus

ialah Pegawai Pengawal selaras dengan Surat Penurunan Kuasa

Penerimaan Hadiah oleh Jabatan Kerajaan daripada Pegawai

Pengawal kepada Setiausaha/ Pengarah Bahagian dan Pengarah

JPN.

6.2 Bagi meningkatkan kecekapan pengurusan dan mempercepatkan

proses kelulusan penerimaan hadiah ini, penyelaras permohonan-

permohonan penerimaan hadiah di KPM seperti di Jadual 1 berikut:


71

Jadual 1: Penyelaras Penerimaan Hadiah di KPM

BIL. JENIS HADIAH BAHAGIAN/JABATAN

BERTANGGUNGJAWAB

1. Harta Alih

(kerusi/meja/perabot dll),

kenderaan,

pengubahsuaian dan

penyelenggaraan.



2. Tambang percuma, saham,

tiket loteri, kemudahan

perjalanan, hiburan,

perkhidmatan, keahlian

kelab, apa-apa bentuk

diskaun atau komisen,

hamper, barang kemas,

perhiasan, apa-apa

pemberian dan

cenderamata

Unit Integriti (UI)

3. Wang Bahagian Kewangan

(BKew)

4. Bahan bacaan, buku teks,

buku pusat sumber dan

sebagainya

Bahagian Buku Teks (BBT)

/ Urusetia Majlis Buku

Kebangsaan Malaysia

(MBKM)

5. Harta Tidak Alih

(Pembinaan bangunan ,

stadium, rumah, astaka dan

sebagainya)

Bahagian Pembangunan

Pelajaran (BPP)


72

7. PEMANTAUAN DAN PELAPORAN

7.1 Mesyuarat Jawatankuasa Pelaksana Sistem e-Perolehan, Mesyuarat

Jawatankuasa Petugas e-Perolehan dan e-SPKB serta Mesyuarat

Jawatankuasa Pengurusan Aset Alih Kerajaan hendaklah diadakan

secara berkala berdasarkan peraturan yang berkuat kuasa iaitu:

i. 1PP/PK5 Perenggan 1, Jawatankuasa Pelaksana Sistem e-

Perolehan, Jawatankuasa Petugas e-Perolehan; dan

ii. 1PP/KP2.1, Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan.

7.2 Laporan bulanan Pelaksanaan sistem e-Perolehan, Laporan

Pelaksanaan e-Bidding dan Laporan Integrity Pact hendaklah

dikemukakan oleh Bahagian/Jabatan kepada BPPA selewat-lewatnya

pada 10 haribulan bulan berikutnya.

7.3 Berdasarkan 1PP/PK1 Perenggan 6(ix), Pengumpulan Maklumat

Perolehan Kerajaan Menggunakan Government Procurement

Information System (GPIS) dan Portal MyProcurement, semua

maklumat perolehan Kerajaan hendaklah dikemaskini di dalam GPIS

secara berterusan, tepat dan terkini. Bahagian/ Jabatan yang

menguruskan perolehan hendaklah mengemaskini maklumat

perolehan dalam GPIS, meliputi semua kategori iaitu bekalan,

perkhidmatan bukan perunding dan kerja bagi perolehan atau projek-

projek yang dibiayai melalui peruntukan/pembiayaan oleh Kerajaan

Persekutuan sama ada melalui geran peruntukan atau pinjaman,

pembiayaan sepenuhnya atau sebahagian daripada kos

projek/perbelanjaan. Maklumat perolehan yang menggunakan

keseluruhan wang persendirian seperti Tabung Amanah/ Tabung

Amal/ Tabung Penyelidikan/ Wang Sumbangan tidak perlu didaftarkan

dalam GPIS.

PENGURUSAN SUMBER MANUSIA


73

E. PENGURUSAN SUMBER MANUSIA

1. PERJAWATAN DAN NAZIRAN

1.1 Arahan penempatan pegawai di sesebuah organisasi hendaklah

berdasarkan Waran Perjawatan yang telah diluluskan oleh Kerajaan

sama ada dari segi jumlah perjawatan, gred dan jawatannya. Pihak

JPA melalui surat rujukan JPA(S)NP.134/8/1 Jld.21(55) bertarikh 5

Ogos 2010 menetapkan bahawa penempatan secara pentadbiran

adalah tidak dibenarkan kerana ia tidak dibuat berdasarkan prinsip rate

for the job, menjejaskan struktur organisasi sedia ada serta turut

memberi implikasi dari aspek perkhidmatan dan kewangan.

Ketidakpatuhan pengisian penyandang tanpa berdasarkan kepada

waran perjawatan boleh menyebabkan pegawai yang berkenaan

tindakan tatatertib dikenakan.

2. PEMBEKUAN PEWUJUDAN JAWATAN BAHARU

2.1 Sebarang cadangan pewujudan dan pertambahan jawatan di bawah

Program Baharu dan Peluasan Program Sedia Ada hendaklah

dilaksanakan secara kaedah pindah butiran atau tukar ganti

perjawatan sedia ada. Kaedah pelaksanaan ini adalah berdasarkan

kepada keputusan Mesyuarat Jawatankuasa Kabinet Transformasi

Perkhidmatan Awam (JKK-TPA) Bil.1/2015 bertarikh 05 Mac 2015.

3. LANGKAH-LANGKAH MENGOPTIMUMKAN PERBELANJAAN

3.1 Ketua Jabatan bertanggungjawab mengawal perbelanjaan di jabatan

masing-masing. Antara langkah-langkah yang perlu diambil adalah

seperti yang berikut :


74

3.1.1 Perjawatan

i. Pengurusan perjawatan perlu dilaksanakan dengan

mengambilkira keutamaan untuk mengoptimumkan

perbelanjaan Kementerian. Pelaksanaan satu-satu fungsi

di Kementerian/ Jabatan juga perlu dilakukan secara

kreatif dan inovatif agar dapat mencapai tahap

produktiviti tertinggi berdasarkan sumber manusia sedia

ada.

ii. Pewujudan jawatan baharu tidak dibenarkan kecuali

melalui kaedah tukar ganti (trade-off) dan pindah butiran

(redeployment) serta tiada implikasi kewangan

tambahan.

iii. Pewujudan jawatan baharu bagi jawatan kritikal perlu

dilaksanakan dengan kawalan ketat.

iv. Konsep redeployment mesti diberi keutamaan bagi

projek-projek baharu yang telah siap seperti sekolah,

untuk memastikan agihan penempatan pegawai dibuat

berdasarkan fungsi dan kepakaran.

v. Jawatan kosong yang tidak diisi melebihi dua (2) tahun

hendaklah dimansuhkan.

vi. Pelantikan pegawai kontrak baharu di bawah peruntukan

Objek Sebagai 29000 (OS29000) adalah tidak

dibenarkan kecuali bagi penggantian atau pembaharuan

kontrak pegawai.


75

3.1.2 Penyusunan Semula Organisasi/ Penubuhan Badan

Berkanun

i. Penyusunan semula organisasi hanya dibenarkan bagi

meningkatkan kecekapan penyampaian perkhidmatan

dengan syarat tidak melibatkan tambahan bilangan

jawatan dan implikasi kewangan.

ii. Keutamaan penyusunan semula organisasi hendaklah

fokus kepada mengurangkan pertindihan fungsi sama

ada di dalam atau di luar organisasi.

iii. Penubuhan badan berkanun/ Companies Listed By

Guarantees (CLBG)/ entiti baharu lain tidak dibenarkan.

4. TUNTUTAN BAYARAN PERTUKARAN DAN PENEMPATAN KALI

PERTAMA

4.1 Pegawai dan kakitangan layak dibayar tuntutan pertukaran dan

penempatan sekiranya:

i. Diarah bertukar di atas kepentingan perkhidmatan seperti

kenaikan pangkat dan redeployment (penempatan semula); dan

ii. Pegawai yang baru pertama kali dilantik dalam perkhidmatan

Kerajaan dan diberi penempatan pertama.

4.2 Setelah mengambil kira KEUTAMAAN bagi perkara 4.1, tuntutan

pertukaran/ perpindahan atas permohonan sendiri boleh dikemukakan

kepada Ketua Jabatan pemohon (Setiausaha Bahagian/ Pengarah

Bahagian/ Pengarah Jabatan Pendidikan Negeri) untuk kelulusan dan

pembayaran, tertakluk kepada peruntukan kewangan sedia ada

tahun semasa dan mematuhi sepenuhnya peraturan-peraturan dan

syarat-syarat seperti terkandung dalam surat Jabatan Perkhidmatan


76

Awam Bil. JPA (S) 63/163 (30) bertarikh 23 Ogos 1994 mengenai

Tatacara Menimbangkan Permohonan Bayaran Perpindahan dan

Pertukaran Bagi Kes-kes Pertukaran Atas Permohonan Sendiri.

5. ANUGERAH PERKHIDMATAN CEMERLANG

5.1 Hasrat pemberian Anugerah Perkhidmatan Cemerlang (APC) adalah

sebagai pengiktirafan Kerajaan terhadap pegawai perkhidmatan awam

yang telah memberi perkhidmatan yang bermutu tinggi berdasarkan

prestasi tahunan pegawai. Semua Bahagian dan Jabatan Pendidikan

Negeri dikehendaki mengadakan Majlis Anugerah Perkhidmatan

Cemerlang selewat-lewatnya sebelum 31 Mac 2017.

5.2 Bagi pencalonan Pingat Perkhidmatan Cemerlang (PPC) Tahun 2016,

semua Bahagian dan Jabatan Pendidikan Negeri perlu

mengemukakan Borang PPC yang lengkap termasuk bukti penglibatan

yang disahkan, sebelum atau pada 31 Januari 2017.

6. KENAIKAN PANGKAT

6.1 Dalam mengemukakan sesuatu perakuan pemangkuan/ kenaikan

pangkat pegawai di bawah penyeliaan masing-masing, Ketua Jabatan

bertanggungjawab untuk:

i. Memastikan pegawai yang diperakukan memenuhi syarat;

ii. Memastikan kesahihan maklumat perkhidmatan pegawai; dan

iii. Mengemukakan perakuan dalam tempoh yang ditetapkan.

6.2 Maklumat Pegawai Perkhidmatan Pendidikan (PPP) yang diperakukan

untuk kenaikan pangkat hendaklah disemak dengan teliti

berdasarkan Buku Perkhidmatan Kerajaan (BPK) yang

dikemaskini sebelum diperakukan dalam sistem ePangkat. Di

samping itu, Ketua Jabatan juga bertanggungjawab untuk memastikan

kesahihan maklumat terlebih dahulu sebelum mengemukakan semua


77

dokumen yang diperlukan kepada urusetia Lembaga Kenaikan

Pangkat Perkhidmatan Pendidikan (LKPPP) di BPSM.

6.3 Perakuan kenaikan pangkat yang tidak lengkap tidak akan dibawa

untuk pertimbangan LKPPP. Manakala, maklumat kenaikan

pangkat PPP yang telah diluluskan oleh LKPPP hendaklah

dikemaskini dalam sistem HRMIS, sistem e-Pangkat dan BPK.

6.4 Ketua Jabatan boleh dikenakan tindakan tatatertib/ surat tunjuk

sebab di atas ketidaktelitian dan kecuaian dalam urusan

memperakukan pemangkuan/ kenaikan pangkat pegawai di bawah

penyeliaan masing-masing.

7. PENGURUSAN LATIHAN

7.1 Pekeliling Perkhidmatan Bil. 6/2005 mengenai Dasar Latihan Sumber

Manusia Sektor Awam (DLSMSA) dan Surat Pekeliling Perkhidmatan

Bil. 2/2005 menetapkan bahawa semua Kementerian/ Jabatan perlu

menyedia dan menyelenggara rekod latihan yang meliputi

perancangan, perbelanjaan, penilaian, laporan dan aktiviti

kursus/latihan termasuk Pelan Operasi Latihan (POL).

7.2 Di antara strategi pelaksanaan DLSMSA adalah dengan memastikan

bahawa:

i. peruntukan yang disediakan untuk tujuan latihan adalah

bersamaan sekurang-kurangnya satu peratus (1%) dari

peruntukan emolumen; dan

ii. semua anggota mengikuti latihan sekurang-kurangnya tujuh (7)

hari setahun.

7.3 Di peringkat KPM, prestasi kehadiran melalui pelbagai kaedah latihan

masih dititikberatkan bagi meningkatkan kompetensi warga kerja.


78

Petunjuk Prestasi Utama (KPI) Penjawat Tier 2 juga masih mempunyai

elemen pengurusan latihan. Pegawai KPM masih perlu menghadiri

latihan berdasarkan jumlah hari yang ditetapkan pada tahun semasa.

7.4 Dengan jumlah warga kerja yang sangat besar dan keadaan ekonomi

semasa, KPM tidak dapat menyediakan peruntukan latihan yang

mematuhi garis panduan di dalam Pekeliling di atas. Sehubungan itu,

semua Ketua Jabatan perlu menggunakan peruntukan latihan yang

ada dengan cekap dan berhemat bagi memastikan warga kerja KPM

dapat melaksanakan tugas masing-masing dengan berkesan. Ini boleh

dilaksanakan dengan mengurangkan penggunaan premis swasta dan

memaksimumkan penggunaan premis dalaman KPM atau institusi

latihan yang lain.

7.5 Akur dengan peruntukan latihan dalam perkhidmatan yang terhad,

pelbagai inisiatif telah diperkenalkan melalui blended training approach

yang telah diedarkan kepada semua Ketua Jabatan dan boleh dicapai

di laman Sistem Pengurusan Latihan (SPL), KPM. Semua Ketua

Jabatan adalah bertanggungjawab memastikan warga kerja di bawah

seliaan masing-masing (tanpa mengira skim perkhidmatan) memenuhi

syarat mengikuti latihan minimum tujuh (7) hari setahun atau tempoh

yang ditetapkan oleh Jabatan Perkhidmatan Awam (JPA). Latihan

boleh dilakukan tanpa terlalu bergantung kepada latihan berbentuk

konvensional seperti kursus bersemuka.

7.6 Bagi pelaksanaan kursus Anggota Kumpulan Pelaksana (AKP)

Perkhidmatan Bukan Guru (PBG) di bawah KPM, Bahagian/Jabatan

boleh merujuk Pelan Latihan AKP yang disediakan oleh Bahagian

Pengurusan Sumber Manusia (BPSM). Ia merupakan sumber rujukan

asas dan panduan dalam melaksanakan kursus mengikut kesesuaian

dan keutamaan masing-masing, tertakluk kepada peruntukan yang

diterima.


79

7.7 Semua Ketua Bahagian/Jabatan adalah bertanggungjawab membida

peruntukan latihan bagi pelaksanaan kursus-kursus fungsian PBG

terutamanya yang berkait rapat dengan bidang tugas dan teras

perkhidmatan Bahagian. Ia selaras dengan keputusan Mesyuarat

Jawatankuasa Latihan Perkhidmatan Bukan Guru (JKLPBG) Bil.

1/2016 pada 5 Februari 2016.

7.8 Ini termasuk perancangan dan pelaksanaan latihan berkaitan

kewangan dan akaun yang perlu dilakukan oleh Bahagian/Jabatan

masing-masing dengan menggunakan peruntukan sedia ada.

7.9 Dalam tahun 2017, KPM akan menjadi pembekal peserta terbesar bagi

Blue Ocean Strategy Online Training (BOSOT) yang telah diputuskan

pelaksanaannya oleh YAB Perdana Menteri semasa NBOS Summit

pada 25 Februari 2016. Semua Ketua Bahagian/Jabatan perlu

memastikan pegawai-pegawai yang terpilih mengikuti Kursus ini dan

melaksanakannya dalam tempoh yang ditetapkan. Ia akan dikira

sebagai tiga (3) hari latihan dan dianggap sebahagian daripada latihan

dalam perkhidmatan. Pelaksanaan dan pemantauan peserta PBG

dilakukan oleh BPSM, manakala peserta Pegawai Perkhidmatan

Pendidikan (PPP) oleh Bahagian Pendidikan Guru (BPG). Laporan

pelaksanaan Kursus ini akan dilakukan oleh BPSM bagi tujuan

mesyuarat-mesyuarat penyelarasan.

7.10 Selain itu, Pekeliling Perkhidmatan KPM Bilangan 4 Tahun 2014:

Penggunaan Sistem Pengurusan Latihan Kementerian Pendidikan

Malaysia telah berkuatkuasa mulai 7 November 2014. Pekeliling ini

bertujuan menggariskan pelaksanaan urusan perekodan latihan

menggunakan SPL, KPM dengan lebih mantap untuk mencapai salah

satu sasaran DLSMSA. Semua pihak perlu menggunakan sepenuhnya

SPL, KPM dan memastikan semua bentuk latihan dan sesi

pembelajaran dalam pelbagai kaedah direkodkan ke dalam sistem

tersebut, termasuk sesi pementoran Ketua Jabatan dengan warga


80

kerja masing-masing. Ia akan membolehkan warga KPM mencapai

sasaran latihan sekurang-kurangnya tujuh (7) hari tanpa melibatkan

peruntukan latihan yang terlalu besar. Ketua Bahagian/ Jabatan juga

hendaklah memastikan data warga kerja dikemas kini dari semasa ke

semasa di dalam SPLKPM.

7.11 Pusat Tanggungjawab II yang menerima peruntukan latihan wajib

mengemukakan Laporan Prestasi Perbelanjaan Latihan sebelum 10

hari bulan, bulan berikutnya kepada Pusat Tanggungjawab (PTJ)

yang menurunkan peruntukan agar pemantauan dapat dilaksanakan

dengan lebih rapi. Laporan yang dikemukakan hendaklah disertai

dengan cetakan laporan e-SPKB yang jelas menunjukkan

perbelanjaan dan tanggungan yang dikunci masuk ke dalam sistem.

7.12 Di samping itu, Mesyuarat Panel Pembangunan Sumber Manusia

(PPSM) Latihan Bil. 2/2016 yang dipengerusikan oleh Pegawai

Pengawal pada 29 Ogos 2016 telah mengarahkan supaya Bahagian/

Jabatan mengenal pasti dan mengemukakan semua bentuk

perbelanjaan yang digunakan bagi tujuan latihan selain peruntukan

POL yang diterima. Maklumat latihan dan jumlah peruntukan yang

perlu direkodkan merangkumi latihan yang kurang daripada tiga (3)

bulan dan hanya mengambil kira peruntukan daripada Kerajaan

Malaysia. Maklumat ini hendaklah dikemukakan kepada BPSM bagi

PBG (selaku Urus Setia JKLPBG) dan kepada BPG bagi PPP (selaku

Urus Setia Jawatankuasa Induk Pembangunan Staf-JIPS) pada awal

bulan Julai dan awal bulan Disember setiap tahun. Laporan akan

dibentangkan kepada PPSML sebelum dikemukakan kepada JPA.

7.13 Berdasarkan Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 14 Tahun 2012, semua

pegawai awam lantikan pertama pada atau selepas 1 Januari 2013

diwajibkan menghadiri Program Transformasi Minda (PTM) bagi

tujuan pengesahan dalam perkhidmatan. PTM untuk PPP akan terus

dilaksanakan oleh Institut Pendidikan Guru (IPG) dan dipantau oleh


81

BPG selaku Urus Setia JIPS yang dipengerusikan oleh Ketua

Pengarah Pelajaran Malaysia (KPPM). PTM untuk PBG pula akan

terus dilaksanakan oleh BPSM yang merupakan Urus Setia Panel

Pengurusan PTM KPM. Peruntukan PTM pada tahun-tahun

berikutnya perlu dibida secukupnya oleh BPSM dan IPG.

8. PENGURUSAN MAKLUMAT

8.1 Maklumat perkhidmatan seseorang pegawai adalah amat penting

dalam urusan sumber manusia. Data perkhidmatan pegawai yang

disimpan di dalam sistem HRMIS mempengaruhi pelaksanaan atau

polisi sumber manusia yang dihasilkan oleh Agensi Pusat, mahupun

Kementerian. Kesan secara langsung kepada perkhidmatan pegawai

secara perseorangan atau berkelompok adalah bergantung kepada

integriti data yang dikemas kini di dalam sistem sumber manusia.

8.2 Sehubungan itu, pelaksanaan modul-modul dan proses HRMIS adalah

amat penting di dalam memberikan jaminan tersebut. Penggunaan

modul-modul dalam HRMIS akan memastikan data yang dikemaskini,

diteliti bukan sahaja di peringkat Kementerian, tetapi oleh Ketua

Jabatan, pentadbir sumber manusia dan pegawai pemilik data

tersebut.

8.3 Selaras dengan hasrat Agensi Pusat supaya pelaksanaan modul-

modul HRMIS dilaksanakan sehingga ke seluruh peringkat

Kementerian, Ketua Jabatan hendaklah memastikan pencapaian

pelaksanaan HRMIS di Jabatan masing-masing mencapai tahap

optimum. Pelaksanaan HRMIS bagi tahun 2017 yang perlu diambil

perhatian adalah:

i. Pelaksanaan Perisytiharan Harta melalui HRMIS bagi semua

kakitangan yang belum mengisytiharkan harta di dalam HRMIS

sebelum 31 Disember 2017;


82

ii. Pengemaskinian SKT 2017 melalui HRMIS sebelum 31 Julai

2017;

iii. Pengesahan pencapaian sebenar SKT dan Pelaksanaan

Laporan Nilaian Prestasi Tahunan 2017 sebelum 22 Disember

2017;

iv. Pelaksanaan Modul Penamatan Perkhidmatan 2017 sebelum 31

Disember 2017;

v. Penggunaan sub modul cuti melalui HRMIS bagi semua

kakitangan yang di bawah seliaan; dan

vi. Pengemaskinian data peribadi dan perkhidmatan mengikut

maklumat yang terkini.

8.4 Bagi melaksanakan pelaksanaan HRMIS pada tahun 2017, peruntukan

yang sewajarnya akan diagihkan melalui Bahagian Pengurusan

Sumber Manusia kepada Bahagian/ Jabatan/ Agensi mengikut

keperluan. Peruntukan tersebut adalah sewajarnya digunakan bagi

mencapai maksud tersebut.

9. BUKU PERKHIDMATAN KERAJAAN (BPK)

9.1 Ketua Jabatan di Bahagian, Jabatan Pendidikan Negeri (JPN), Pejabat

Pendidikan Daerah (PPD) dan sekolah bertaraf PTJ adalah

bertanggungjawab untuk memastikan BPK diurus dan diselenggara

dengan teratur, lengkap dan terkini sepertimana yang dinyatakan di

dalam Pekeliling Perkhidmatan, Bil 15/2008.

9.2 Bagi tujuan untuk memantapkan pelaksanaan dan pematuhan

pengemaskinian BPK, penguatkuasaan ke atas pengemaskinian BPK

di bawah seliaan Bahagian/ JPN/ PPD dan Sekolah Kementerian

Pendidikan Malaysia (KPM) perlu dilaksanakan seperti yang berikut:

i. Mengemukakan laporan secara tetap 2 kali setahun bagi

pemantauan dan pengurusan BPK; dan


83

ii. Hanya BPK pegawai yang teratur dan dikemaskini sahaja yang

layak dipertimbangkan untuk urusan kenaikan pangkat; dan

iii. Ketua Jabatan perlu mengadakan ‘Hari Semakan BPK’

sekurang-kurangnya 2 kali setahun dan mengemukakan laporan

pelaksanaan program tersebut.

9.3 Pelaksanaan langkah penguatkuasaan ini adalah penting bagi

memastikan setiap Bahagian/Jabatan/PPD/Sekolah dapat

mengurangkan bilangan BPK yang belum dikemaskini. Kegagalan

dalam mengemaskini BPK secara efektif akan mengundang pelbagai

isu perkhidmatan seperti pengesahan dalam perkhidmatan, kenaikan

pangkat, pergerakan gaji, tatatertib, persaraan dan sebagainya.

10. PENGAMBILAN GURU GANTI

10.1 Pengambilan guru ganti boleh dilaksanakan dengan pelantikan secara

Pekerja Sambilan Harian (PSH) berdasarkan Pekeliling Perkhidmatan

Bilangan 3 Tahun 2011 Dasar dan Prosedur Pengambilan Pekerja

Sambilan Harian (PSH).

10.2 Tempoh perkhidmatan hendaklah tidak melebihi tiga (3) bulan. Walau

bagaimanapun, sekiranya terdapat keperluan perkhidmatan, tempoh

berkenaan boleh dilanjutkan oleh Ketua Jabatan sehingga maksimum

tiga (3) bulan lagi.

10.3 Pembayaran upah guru ganti adalah di bawah OS29000 dan guru

ganti berkenaan tidak boleh dibayar Elaun Lebih Masa, tidak layak

menerima faedah persaraan tetapi boleh mencarum dalam Skim

Kumpulan Wang Simpanan Pekerja (KWSP) mengikut peraturan

berkuatkuasa. Guru ganti ini juga tidak layak dibayar upah bagi cuti

mingguan, cuti kelepasan am dan hari yang mereka tidak hadir

bertugas.


84

10.4 Guru ganti hanya boleh dilantik sekiranya tempoh kekosongan tidak

kurang daripada 30 hari. Sementara bagi kelas-kelas peperiksaan,

Ketua Jabatan boleh mempertimbangkan pelantikan guru ganti

sekiranya tempoh kekosongan melebihi 14 hari tertakluk kepada

peruntukan sedia ada.

10.5 Kadar yang disyorkan adalah sebanyak RM54 sehari. Kadar

bayaran sebanyak RM72 sehari boleh dipertimbangkan oleh Ketua

Jabatan sekiranya peruntukan adalah disahkan mencukupi bagi

menampung keperluan keseluruhan bagi guru ganti sehingga akhir

tahun 2017.

10.6 Ketua Jabatan perlu merasionalisasikan pelantikan guru ganti dan

mengoptimumkan perbelanjaan sedia ada bagi tujuan kawalan

dalaman dan selaras dengan kedudukan kewangan KPM. Ketua

Jabatan juga hendaklah menggunapakai kaedah-kaedah lain seperti

relief class dan penyusunan semula jadual alternatif kepada kaedah

guru ganti.


PENGURUSAN

AUDITAN

85

F. PENGURUSAN PENGAUDITAN

1. Pengurusan audit dalam

1.1 Bahagian Audit Dalam akan melaksanakan pengauditan bagi

pematuhan pengurusan kewangan dan penilaian prestasi

pengurusan perolehan, projek-projek pembangunan, program

dan aktiviti KPM untuk memastikan kecekapan dan

keberkesanan pengurusan Kementerian dan PTJ.

2. Pengurusan teguran audit

2.1 Teguran audit perlu dijawab dalam tempoh 30 hari dari tarikh

laporan diterima dan tindakan pembetulan dibuat secara

menyeluruh dan follow through sehingga selesai.

PENUTUP

86

PENUTUP

Semua Ketua Jabatan bertanggungjawab memastikan pematuhan sepenuhnya APP

2017. Pematuhan APP ini dapat melancarkan tadbir urus pengurusan kewangan,

pembangunan, perakaunan, perolehan, sumber manusia serta pengauditan di

semua peringkat organisasi dan seterusnya meningkatkan sistem penyampaian

perkhidmatan di KPM.


Putrajaya


LAMPIRAN

87

LAMPIRAN I

SENARAI AKTIVITI DI BAWAH PROGRAM KHUSUS

Bil. Butiran Aktiviti

1. 090100 Bertugas ke Luar Negara

2. 090200 Memartabat Bahasa Malaysia, Memperkukuh Bahasa Inggeris (MBMMBI)

3. 090400 Penyelenggaraan Institusi Pendidikan KPM

4. 090600 Tanah dan Pembaikan Tanah

5. 090700 Penyelenggaraan Genset

6. 090800 Penyelenggaraan Telaga Tiub

7. 090900 Penyelenggaraan Solar Hibrid

8. 091100 Elaun Murid Berkeperluan Khas (EMBK)

9. 091200 Bantuan Geran Perkapita (PCG)

10. 091300 Bantuan Kokurikulum (BKK)

11. 091400 Bantuan Sukan (BS)

12. 091600 Projek Khas Murid Sekolah Berasrama Penuh

13. 091700 Bantuan Makanan Asrama (BMA)

14. 091800 Rancangan Makanan Tambahan 1Malaysia (RMT)

15. 091900 Bantuan Pakaian Seragam Pasukan Beruniform

16. 092000 Perjalanan dan Pengangkutan Murid Asrama

17. 092100 Bantuan Jaket Keselamatan

18. 092200 Kelas Dewasa Orang Asli Penan

19. 092300 Bantuan Makanan Prasekolah

20. 092400 Bantuan Geran Perkapita Prasekolah (PCG Prasekolah)

21. 092500 Pembelian Buku Teks

22. 092700 Bantuan Bayaran Tambahan Persekolahan (BBTP)

23. 092800 Penyertaan Pelajar di Peringkat Antarabangsa

24. 092900 Biasiswa Kecil Persekutuan (BKP)

25. 093100 Skim Biasiswa Sukan

26. 093200 Elaun Pra Universiti


88

Bil. Butiran Aktiviti

27. 093300 Pengurusan Sukan

28. 093500 Program Teach For Malaysia

29. 093600 Program Sekolah Amanah

30. 093700 Biasiswa Perguruan Persekutuan

31. 093900 Sekolah Transformasi

32. 094100 Inisiatif PPPM

91

LAMPIRAN II

PENYELARAS BAGI PERMOHONAN PERUNTUKAN PROGRAM KHUSUS

BERTUGAS RASMI KE LUAR NEGARA (090100) TAHUN 2016

BAGI SEMUA BAHAGIAN/JABATAN

BIL BAHAGIAN/JABATAN

PENYELARAS JENIS PROGRAM

1. Bahagian Dasar dan Hubungan Antarabangsa (BDHA)

Mesyuarat/Persidangan Berkala/Berjadual yang wajib dihadiri oleh YB Menteri/YB Timbalan Menteri/YBhg. KSU/YBhg. KPPM/Pegawai-pegawai Kanan/Wakil KPM.

2. Bahagian Kokurikulum dan Kesenian (BKK)

Peruntukan bagi pegawai-pegawai KPM/guru pengiring/pelatih dan pelajar untuk aktiviti-aktiviti seperti pertandingan dan perkhemahan di peringkat antarabangsa.

3. Bahagian Khidmat Pengurusan (BKP)

i) Peruntukan kemudahan tambang percuma ke luar negeri bagi pegawai Jawatan Utama 'A' dan ke atas, Gred Khas A serta setaraf di KPM (termasuk YB Menteri/YB Timbalan Menteri/YBhg. KSU/YBhg. KPPM/TKSU)

4. Bahagian Perancangan dan Penyelidikan Dasar Pendidikan (BPPDP)

i) Persidangan dan mesyuarat berhubung

pembangunan dan penyelidikan di dalam

bidang pendidikan di peringkat

antarabangsa. Contohnya Menghadiri

Mesyuarat Penyelaras Penyelidikan

Kebangsaan Trends in Mathematics and

Science Studies (TIMSS).

ii) Peruntukan kemudahan tambang percuma ke luar negeri bagi TKPPM (Dasar Pendidikan) bagi pegawai Jawatan Utama 'A' dan ke atas, Gred Khas A serta setaraf.

5. Bahagian Pengurusan Sumber Manusia (BPSM)

Kursus/peningkatan ilmu ke luar negara bagi Perkhidmatan Bukan Guru.

6. Bahagian Pendidikan Guru (BPG)

i) Kursus/peningkatan ilmu ke luar negara bagi Perkhidmatan Guru. Contohnya Menghadiri Mesyuarat dan Kursus National Project Manager, National Data Manager and


90

BIL BAHAGIAN/JABATAN

PENYELARAS JENIS PROGRAM

Assistant Data Manager bagi Kajian Antarabangsa Teaching and Learning International Survey (TALIS).

ii) Peruntukan kemudahan tambang percuma ke luar negeri bagi TKPPM (Pembangunan Profesionalisme) bagi pegawai Jawatan Utama 'A' dan ke atas, Gred Khas A serta setaraf.

7. Bahagian Pengurusan Sekolah Harian(BPSH)

Peruntukan kemudahan tambang percuma ke luar negeri bagi TKPPM (Operasi Pendidikan) bagi pegawai Jawatan Utama 'A' dan ke atas, Gred Khas A serta setaraf.

8. Bahagian Kewangan(BKew)

Peruntukan yang disalurkan terus kepada Jabatan/ Bahagian di KPM bagi lawatan kerja yang penting dan tidak berkala/ad hoc.

91

LAMPIRAN III

SENARAI SEMAK BAGI PERMOHONAN PENYEDIAAN KEMUDAHAN SECARA PAKEJ

NAMA JABATAN : NAMA PROGRAM : TARIKH : TEMPAT :

BIL. PERKARA ADA

()

TIADA

(x)

1. Surat iringan daripada pemohon

2. Borang KEW-Pakej sebanyak 1 salinan yang lengkap iaitu:-

i. Nama / tarikh / tempat program

ii. Tujuan dan objektif program yang jelas

iii. Jumlah bilik penginapan dan peserta yang tepat

iv. Nyatakan sewaan yang terlibat sekiranya ada

v. Sumber kewangan diisi selengkapnya

vi. Pengesahan Unit Kewangan

vii. Pengesahan Ketua Jabatan

3. Justifikasi keperluan mengadakan pakej di premis swasta

4. Justifikasi pakej melebihi hari yang ditetapkan (jika berkaitan)

5. Justifikasi pakej dibuat di luar zon pemohon (jika berkaitan)

6. Justifikasi lewat memohon pakej (jika berkaitan)

7. Surat permohonan dan jawapan tempahan ILA dari sekurang-kurangnya 5 ILA

8. Jadual Perbandingan Kelayakan Pegawai

i. Senarai nama disusun ikut kekananan

ii. Nyatakan sekiranya melibatkan urus setia/penceramah/ fasilitator

iii. Jarak ibu pejabat peserta ke tempat program melebihi 25km

9. Jadual program yang terperinci

10. Salinan sebut harga hotel sebanyak;

i. 3 sebut harga sekiranya kos pakej RM50,000 dan ke bawah

ii. 5 sebut harga sekiranya kos pakej RM50,000 dan ke atas

11. Salinan Minit Jawatankuasa Penilaian Pakej

12. Salinan Minit Jawatankuasa Sebut Harga bagi nilai keseluruhan pakej melebihi RM50,000 sehingga RM500,000

13. Salinan Minit Lembaga Perolehan bagi nilai keseluruhan pakej melebihi RM500,000

14. Sijil Akuan Pendaftaran Syarikat dengan Kementerian Kewangan Malaysia dalam bidang perkhidmatan di bawah kod kepala/sub-kepala yang berkaitan bagi perolehan perkhidmatan secara pakej

15. Salinan surat kelulusan khas Perbendaharaan/BKew (jika berkaitan);

i. Kelulusan kadar penginapan/makan peserta melebihi syiling 1PP

ii. Kelulusan kadar penginapan/makan peserta bukan penjawat awam

iii. Kelulusan penceramah bukan penjawat awam

iv. Lain-lain kelulusan yang berkaitan

92

LAMPIRAN IV

PERKARA YANG SERING DIKUIRI DALAM PERMOHONAN PAKEJ

1. Justifikasi Permohonan i. Tujuan program dilaksanakan dan apakah objektif yang ingin dicapai

tidak jelas atau tiada. ii. Justifikasi kenapa program perlu dilaksanakan menggunakan

kemudahan secara pakej tidak jelas atau tiada. iii. Justifikasi kenapa perlu dibuat di premis swasta tidak jelas atau tiada. iv. Tambahan justifikasi (sekiranya berkaitan) tidak dinyatakan seperti

berikut;

a. Justifikasi lebih hari (lebih dari 3 hari 2 malam); b. Justifikasi lewat mohon (kurang dari 21 hari); dan c. Justifikasi pakej dibuat luar zon.

2. Jadual Program i. Tarikh Program yang dinyatakan berbeza dengan tarikh di dalam

Borang Kew-Pakej. ii. Tidak terperinci (terlalu umum atau tidak jelas). iii. Tidak menyatakan nama penceramah bagi setiap slot bagi pakej

kursus/latihan. iv. Pengisian tidak sesuai dengan tajuk dan objektif program (contoh:

Pakej mesyuarat tetapi pengisian berbentuk kursus).

3. Perincian penginapan, makan, sewaan dan tuntutan perjalanan i. Bilangan peserta dan bilangan penginapan/makan tidak sama dengan

Jadual Perbandingan atau sebaliknya. ii. Kesilapan mengira kos. iii. Kos sewaan (dewan, bas dan lain-lain) tidak dinyatakan.

4. Sumber Kewangan

i. Tidak diisi dengan lengkap atau jumlah kos silap diisi. ii. Kos pakej tidak sama dengan kiraan sebenar di Jadual Perbandingan

Kelayakan atau sebaliknya.

5. Pengesahan Ketua Jabatan i. Tidak ditandatangani oleh Ketua Jabatan. ii. Jika Ketua Jabatan tiada, perlu disertakan surat menanggung

kerja/menjalankan tugas.

A. BORANG KEW-PAKEJ

93

1. Senarai Nama i. Senarai nama tidak disusun mengikut kekananan ii. Senarai nama peserta yang berulang di dalam pakej. iii. Tidak dinyatakan siapa penceramah/fasilitator dan urus setia.

2. Nama Ibu Pejabat Peserta tidak dinyatakan dengan lengkap. Perlu

dinyatakan nama sekolah sekiranya peserta dari sekolah.

3. Jarak Ibu Pejabat (JIP)

i. JIP peserta kurang daripada 25km (setelah semakan dibuat walaupun dinyatakan melebihi 25km) tidak layak dimasukkan dalam pakej.

ii. JIP peserta ke tempat kursus/ tugas rasmi tidak tepat atau salah.

4. Jumlah keseluruhan kos yang terlibat tidak dikira dengan betul.

5. Kadar pakej melebihi kadar siling KPM.

6. Jenis pengangkutan tidak dinyatakan menggunakan kenderaan sendiri/kapal terbang atau kenderaan jabatan.

1. Butiran di dalam sebut harga syarikat tidak sama dengan maklumat di dalam Borang KEW-Pakej. Antara maklumat yang sering dikuiri adalah: i. Tarikh program; ii. Bilangan Peserta; iii. Kadar Bilik; dan iv. Jumlah bilik

2. Tiada sijil pendaftaran syarikat dengan Kementerian Kewangan dan kod

bidang berkaitan.

3. Tidak mengemukakan salinan sebut harga syarikat yang terlibat dalam penilaian atau kajian pasaran seperti berikut: i. Kos pakej kurang daripada RM50,000, perlu mengemukakan sekurang-

kurangnya 3 sebut harga syarikat (termasuk syarikat yang dipilih); dan ii. Kos pakej lebih daripada RM50,000 perlu mengemukakan sekurang-

kurangnya 5 sebut harga syarikat (termasuk syarikat yang dipilih).

1. Salinan minit mesyuarat tidak disertakan.

B. JADUAL PERBANDINGAN KELAYAKAN PEGAWAI

C. SALINAN SEBUT HARGA SYARIKAT (QUOTATION)

D. SALINAN MINIT MESYUARAT JAWATANKUASA PENILAIAN PAKEJ

94

2. Salinan minit mesyuarat disertakan tetapi tidak lengkap seperti berikut;

i. Ahli mesyuarat tidak mencukupi (3 orang ahli termasuk seorang pengerusi, seorang hendaklah terdiri dari pegawai Pengurusan dan Profesional (P&P));

ii. Minit mesyuarat tiada unsur penilaian ke atas syarikat-syarikat yang ingin dipilih;

iii. Tiada tandatangan bagi setiap ahli mesyuarat; dan

iv. Tiada kelulusan dari Ketua Jabatan (bagi pakej bernilai kurang dari RM50,000)

1. Salinan minit mesyuarat tidak disertakan (bagi pakej bernilai RM50,000).

2. Salinan minit mesyuarat disertakan tetapi tidak lengkap seperti berikut;

i. Ahli mesyuarat tidak mencukupi (3 orang ahli termasuk seorang pengerusi, seorang hendaklah terdiri dari pegawai Pengurusan dan Profesional (P&P));

ii. Ahli mesyuarat tidak boleh dihadiri oleh pegawai yang sama dengan

Jawatankuasa Penilaian; iii. Tiada tandatangan bagi setiap ahli mesyuarat; dan iv. Tiada keputusan mesyuarat memilih syarikat yang berjaya.

1. Surat penolakan tidak dari 5 ILA tidak disertakan atau tidak mencukupi. 2. Surat penolakan ILA disertakan tetapi tidak tepat:

i. ILA yang disertakan tidak di dalam kawasan di mana pakej hendak

diadakan (contoh: pakej diadakan di Johor tetapi ILA di Negeri Sembilan);

ii. Bukan ILA (contoh: premis Kerajaan yang tiada penginapan seperti

sekolah dan Pejabat Pendidikan Daerah (PPD)); dan iii. Surat ILA yang diguna pakai semula daripada pakej yang lain (dengan

hanya menukar nama pakej dan tarikh).

E. SALINAN MINIT MESYUARAT JAWATANKUASA SEBUT HARGA

F. SURAT PENOLAKAN 5 INSTITUT LATIHAN AWAM

95

1. Bagi pakej yang melibatkan pegawai bukan penjawat awam/ luar negara,

kelulusan kadar penginapan dan makan hendaklah diperolehi daripada

Perbendaharaan terlebih dahulu. Surat kelulusan hendaklah disertakan

bersama permohonan pakej.

G. SURAT KELULUSAN KHAS PERBENDAHARAAN/BKEW (JIKA BERKAITAN)

arahan pegawai pengawal 2017

Documents