appendiks senarai pindaan bagi garis panduan ... - ums€¦ · kew.pa-2 dan kew.pa-3 hendaklah...
TRANSCRIPT
APPENDIKS SENARAI PINDAAN BAGI GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET ALIH UMS
BIL. P.B BIL. 3/2010 - GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET ALIH UMS GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET ALIH UMS VERSI 2017
1. BAB I - PENDAHULUAN
2. PENGENALAN
2.4 Aset Alih terbahagi kepada dua (2) kumpulan iaitu:-
(a) Harta Modal (b) Inventori
BAB I -PENDAHULUAN
2. PENGENALAN
2.4 Aset Alih terbahagi kepada dua (2) kumpulan iaitu:-
(a) Harta Modal
(b) Aset Alih Bernilai Rendah (Aset Alih Tidak Dipermodalkan)
2. BAB I –PENDAHULUAN
3. DEFINISI DAN TAFSIRAN
2. Harta Modal
Aset tak luak yang mempunyai usia guna melebihi satu (1) tahun yang
bernilai RM3,000.00 ke atas seunit (tidak termasuk langsir, permaidani, pinggan mangkuk, hiasan, hamparan, perabot atau perisian komputer) atau
aset yang diterima melalui pembiayaan dari Bank Pembangunan Islam (IDB) tanpa mengira nilai perolehan asal.
3. Inventori
Aset tak luak yang bernilai kurang daripada RM3,000.00 seunit dan
mempunyai usia guna melebihi satu tahun atau langsir, permaidani, pinggan
mangkuk, hiasan, hamparan, dan perabot termasuk buku, jurnal dan majalah yang bernilai tidak kurang daripada RM500.00 seunit atau satu set pembelian
atau perisian komputer tetapi tidak termasuk stok bekalan.
BAB I –PENDAHULUAN
3. DEFINISI DAN TAFSIRAN
2. Harta Modal
Harta Modal adalah aset alih yang memenuhi kriteria berikut:-
i) Harga perolehan asal adalah RM3,000.00 dan ke atas seunit.
ii) Usiaguna melebihi tempoh satu (1) tahun. iii) Memerlukan penyelenggaraan berjadual.
iv) Diterima melalui pembiayaan dari Bank Pembangunan Islam (IDB) tanpa mengira nilai perolehan asal.
3. Aset Alih Bernilai Rendah Rendah
Aset Alih Bernilai Rendah yang kurang daripada RM3,000.00 seunit dan
mempunyai usia guna melebihi satu (1) tahun. Manakala aset alih yang
dibeli bagi kategori berikut didaftarkan tanpa mengira nilai perolehan asal:
i) Perabot, Permaidani, Langsir, Pinggan Mangkuk, Hiasan,
Hamparan dan yang seumpamanya.
ii) Perisian Komputer. iii) Buku, Jurnal, Majalah dan yang seumpamanya.
APPENDIKS BIL. P.B BIL. 3/2010 - GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET ALIH UMS GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET ALIH UMS VERSI 2017
3. BAB I – PENDAHULUAN
3. DEFINISI DAN TAFSIRAN
9. Pegawai Penerima
Pegawai dari kumpulan Pengurusan dan Profesional (Akademik dan Bukan Akademik) yang dilantik oleh Ketua Jabatan yang diberi tanggungjawab
untuk menerima aset yang diperolehi. Ahli Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi atau Jawatankuasa Penilaian Teknikal boleh dilantik sebagai
pegawai penerima di JSPIU
BAB I – PENDAHULUAN
3. DEFINISI DAN TAFSIRAN
9. Pegawai Penerima
(a) Pegawai dari kumpulan Pengurusan dan Profesional (Akademik dan Bukan Akademik) yang dilantik oleh Ketua Pusat
Tanggungjawab yang diberi tanggungjawab untuk menerima, memeriksa dan mengesahkan aset yang diperolehi.
(b) Ahli Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi atau Jawatankuasa Penilaian Teknikal boleh dilantik sebagai pegawai penerima di
JFPIU. Bagi maksud ini, surat lantikan sebagai Pegawai Penerima hendaklah dikeluarkan kepada pegawai yang dilantik
dengan syarat tiada ’conflict of interest’ yang berlaku.
(c) Bagi aset teknikal, Pegawai Penerima yang dilantik hendaklah
memiliki kepakaran dalam bidang berkaitan.
4. BAB III – PENERIMAAN
7. PERATURAN PENERIMAAN
(c) Langkah-langkah berikut hendaklah dipatuhi semasa menerima aset
alih:-
(i) Menyemak butiran di dalam
dokumen yang sah bagi memastikan aset yang diterima adalah betul;
(ii) Aset hendaklah diperiksa, dikira, diukur, ditimbang atau diuji serta merta sebelum disahkan penerimaannya;
(iii) Sekiranya pengesahan tidak dapat dilakukan dengan serta merta
maka:
- Dokumen seperti Nota Serahan, Pesanan Rasmi Universiti dan
dokumen lain yang berkaitan hendaklah dicatatkan ‘‘Diterima dengan syarat ianya disahkan kemudian secara diperiksa,
dikira, diukur, ditimbang atau diuji” (kemukakan surat
BAB III – PENERIMAAN
7. PERATURAN PENERIMAAN
(c) Langkah-langkah berikut hendaklah dipatuhi semasa menerima aset
alih:-
(i) Menyemak butiran di dalam dokumen yang sah bagi memastikan
aset yang diterima adalah betul;
(ii) Aset hendaklah diperiksa, dikira, diukur, ditimbang atau diuji
serta merta sebelum disahkan penerimaannya;
(iii) Penyimpanan dan penjagaan aset yang diterima sebelum pengesahan pemeriksaan dan ujilari.
(a) Pegawai Penerima adalah bertanggungjawab untuk
menjaga aset yang diterima dengan memastikan perkara
berikut dipatuhi: i. Aset yang diterima disimpan dengan baik dan teratur di
dalam bilik tersebut.
APPENDIKS BIL. P.B BIL. 3/2010 - GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET ALIH UMS GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET ALIH UMS VERSI 2017
peringatan kepada pembekal);
(iv) Setelah disemak dan diperiksa, Pegawai Penerima adalah
bertanggungjawab menyediakan Borang Laporan Penerimaan Aset
Alih KEW.PA-1 jika terdapat kerosakan atau perselisihan. Borang ini perlu diisi dalam dua (2) salinan, satu (1) salinan kepada
pembekal dan satu (1) salinan lagi disimpan oleh Pegawai Penerima sebagai rujukan dan rekod;
(v) Borang KEW.PA-1 yang telah disahkan dan ditandatangani oleh Ketua
Jabatan hendaklah dihantar dengan serta merta kepada agen
penghantaran atau syarikat pembekal;
(vi) Pegawai Penerima hendaklah memastikan bahawa aset diterima berserta dengan Surat Jaminan daripada pembekal yang
mengesahkan bahawa mutunya menepati spesifikasi seperti
dalam perjanjian pembelian; dan
(vii) Pegawai Penerima hendaklah memastikan aset yang diterima disertakan manual penggunaan dan penyelenggaraan, jika ada.
ii. Memastikan dan memantau keselamatan peralatan aset
dari semasa ke semasa.
(b) Semasa pemasangan/ujilari/
latihan dijalankan oleh pihak pembekal, Pegawai Penerima hendaklah berada bersama bagi memastikan program yang
dirancang berjalan dengan lancar.
(iv) Penerimaan aset daripada agen penghantaran/ diterima secara berperingkat.
(a) Sekiranya pengesahan pemeriksaan dan ujilari aset yang diterima tidak dapat dilakukan serta merta, maka dokumen
tersebut hendaklah dicatatkan ”Diterima dengan syarat ianya disahkan kemudian secara diperiksa, dikira,
diukur, ditimbang atau diuji”.
(b) Mengemukakan surat peringatan kepada pembekal untuk
memeriksa, mengira, mengukur, menimbang atau menguji dalam tempoh yang ditetapkan dalam syarat-syarat kontrak
jika tidak dilaksanakan pada hari penghantaran bekalan.
(c) Menampal catatan ”Diterima dengan syarat ianya
disahkan kemudian secara diperiksa, dikira, diukur, ditimbang atau diuji” di setiap kotak aset yang dihantar
bagi menunjukkan bahawa aset tersebut belum diujilari/dipasang.
(v) Setelah disemak dan diperiksa, Pegawai Penerima adalah bertanggungjawab menyediakan Borang Laporan Penerimaan
Aset Alih KEW.PA-1 jika terdapat kerosakan atau perselisihan. Borang ini perlu diisi dalam dua (2) salinan, satu
(1) salinan kepada pembekal dan satu (1) salinan lagi disimpan
oleh Pegawai Penerima sebagai rujukan dan rekod.
(vi) Borang KEW.PA-1 yang telah disahkan dan ditandatangani oleh Ketua Pusat Tanggungjawab hendaklah dihantar dengan serta
merta kepada agen penghantaran atau syarikat pembekal. Pegawai Penerima hendaklah membuat susulan kepada
pembekal sehingga aset dibekalkan seperti yang telah
ditetapkan dalam spesifikasi.
APPENDIKS BIL. P.B BIL. 3/2010 - GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET ALIH UMS GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET ALIH UMS VERSI 2017
(vii) Pegawai Penerima hendaklah memastikan bahawa aset diterima berserta dengan Surat Jaminan daripada pembekal yang
mengesahkan bahawa mutunya menepati spesifikasi seperti
dalam perjanjian pembelian. Pegawai Penerima juga hendaklah memastikan bahawa tempoh Surat Jaminan adalah selepas
tarikh pemasangan dan ujilari selesai.
(viii) Pegawai Penerima hendaklah memastikan aset yang diterima disertakan manual penggunaan dan penyelenggaraan, jika ada.
(ix) Bagi aset yang diterima daripada pembekal melalui kontrak pusat atau perolehan secara berpusat, Pegawai Penerima JFPIU
hendaklah dibekalkan sesalinan dokumen-dokumen seperti Pesanan Rasmi Universiti, Nota Serahan, Inbois, Surat Jaminan
dan dokumen-dokumen lain yang berkaitan untuk tujuan
pengesahan.
5. BAB IV- PENDAFTRAN
11. TEMPOH PENDAFTARAN
Setiap aset hendaklah didaftarkan dalam tempoh empat belas (14) hari
bekerja dari tarikh pengesahan penerimaan aset lengkap dan dibayar.
BAB IV – PENDAFTARAN
11. TEMPOH PENDAFTARAN
(a) Setiap aset hendaklah didaftar dengan kadar segera selepas tarikh
pengesahan penerimaan aset lengkap dan dibayar dalam tempoh 14 hari bekerja.
(b) Pegawai Aset hendaklah memastikan bahawa tarikh pengesahan penerimaan aset lengkap ditentukan dengan tepat sebagai Tarikh
Dibeli/Tarikh Diterima yang dimasukkan ke dalam Sistem i-Aset ketika proses pendaftaran dalam Borang KEW.PA-2 & KEW.PA-3
iaitu merujuk kepada tarikh-tarikh berikut:
i. Tarikh Nota Serahan (Delivery Order) jika aset alih yang
dibekalkan tidak memerlukan proses pemasangan, latihan dan ujilari atau yang seumpamanya.
ii. Tarikh dokumen seperti User Acceptance Test, Testing &
Commissioning Certificate atau dokumen lain yang berkaitan jika aset alih yang dibekalkan memerlukan proses pemasangan, latihan dan ujilari atau yang seumpamanya.
APPENDIKS BIL. P.B BIL. 3/2010 - GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET ALIH UMS GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET ALIH UMS VERSI 2017
(c) Kos aset alih yang ditentukan untuk dipermodalkan dan didaftarkan
hendaklah mengambil kira kos secara langsung sehingga aset tersebut dapat berfungsi dan boleh digunakan seperti berikut:
i) Kos pemasangan ii) Kos mengujilari
iii) Latihan
(d) Kos komponen daripada kaedah Freight On Board (FOB) seperti kos insurans dan kos pengangkutan tidak dimasukkan sebagai kos aset
alih.
(e) Kos Cukai Barangan Dan Perkhidmatan (GST) tidak diambil kira
sebagai kos aset alih.
6. BAB IV – PENDAFTRAN
12. PENDAFTARAN ASET HADIAH
12.1 Aset yang diterima secara hadiah perlu diakaunkan dan didaftarkan
berdasarkan perakuan penilaian kos oleh JKPAU;
12.2 Sebarang pemberian barangan aksesori tanpa nilai (kos) didaftarkan kepada peralatan yang dibeli; dan
12.3 Pegawai Aset adalah bertanggungjawab untuk menyediakan Daftar
Harta Modal (KEW.PA-2) atau Daftar Inventori (KEW.PA-3) bersama-
sama dokumen sokongan dan mengemukakan salinan kepada Jabatan Bendahari.
13. PENDAFTARAN ASET LUCUTHAK
13.1 Aset lucut hak hendaklah didaftarkan jika JSPIU berkenaan bercadang menggunakannya.
13.2 Aset lucuthak yang telah dikategorikan di bawah peraturan tertentu
adalah menjadi tanggungjawab Naib Canselor untuk menentukan tindakan yang
diambil ke atas aset berkenaan bagi maksud tersebut sahaja
BAB IV - PENDAFTARAN
12. PENDAFTARAN ASET HADIAH
12.1 Aset yang diterima secara hadiah perlu diakaunkan dan
didaftarkan berdasarkan perakuan penilaian kos oleh JKPAU;
12.2 Sebarang pemberian barangan aksesori tanpa nilai (kos) didaftarkan kepada peralatan yang dibeli; dan
12.3 Pegawai Aset adalah bertanggungjawab untuk menyediakan
Daftar Harta Modal (KEW.PA-2) atau Daftar Inventori (KEW.PA-
3) bersama-sama dokumen sokongan dan mengemukakan salinan kepada Jabatan Bendahari.
13. PENDAFTARAN ASET LUCUTHAK
13.1 Aset lucut hak hendaklah didaftarkan jika JSPIU berkenaan bercadang menggunakannya.
13.2 Aset lucuthak yang telah dikategorikan di bawah peraturan
tertentu adalah menjadi tanggungjawab Naib Canselor untuk menentukan tindakan
yang diambil ke atas aset berkenaan bagi maksud tersebut sahaja
14. Aset Yang Dibekalkan Bersekali
Dengan Bangunan
APPENDIKS BIL. P.B BIL. 3/2010 - GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET ALIH UMS GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET ALIH UMS VERSI 2017
(a) Aset Alih yang dibekalkan bersekali dengan bangunan hendaklah didaftarkan mengikut tatacara ini.
(b) Sekiranya nilai aset alih tidak dapat ditentukan, kos dinilaikan pada harga RM1.00 dengan syarat usiaguna telah
melebihi lima (5) tahun selaras dengan kadar susut nilai 20% bagi peralatan dan kelengkapan pejabat dalam dasar
perakaunan universiti.
15. Aset Yang Disewa Beli
Aset Alih yang disewa beli hendaklah didaftarkan berdasarkan
kepada terma dan syarat yang terkandung di dalam perjanjian sewa beli iaitu:-
(i) Didaftarkan semasa diterima jika dalam perjanjian sewa beli dinyatakan aset tersebut telah menjadi milik Universiti
bermula tarikh penerimaan/penyerahan.
16. Aset Yang Disewa
Aset yang disewa daripada syarikat/ pembekal/ pengilang seperti
mesin fotostat, kenderaan dan sebagainya tidak perlu didaftarkan di bawah tatacara ini. Satu senarai aset yang disewa hendaklah
disediakan oleh JFPIU bagi tujuan rekod.
17. Pindahan Aset
17.1 Pindahan aset bermaksud memindahkan aset antara PTJ
dengan PTJ yang lain setelah mendapat kelulusan Ketua Jabatan masing-masing.
17.2 Aset baharu yang dibeli bagi tujuan pindahan ke PTJ lain, tidak perlu didaftar oleh PTJ yang membuat perolehan. PTJ yang
menerima hendaklah mendaftarkan aset tersebut berdasarkan punca maklumat.
17.3 Daftar asal KEW.PA-2 dan KEW.PA-3 bagi aset yang
dipindahkan, hendaklah dibatalkan dan dicap dengan perkataan
“DIPINDAHKAN, KEPADA ..................................... dan
APPENDIKS BIL. P.B BIL. 3/2010 - GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET ALIH UMS GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET ALIH UMS VERSI 2017
ditarikhkan.....”
17.4 Bagi aset yang telah didaftarkan oleh PTJ pemberi, salinan
KEW.PA-2 dan KEW.PA-3 hendaklah diserahkan kepada PTJ
penerima. KEW.PA-4, KEW.PA-5 dan KEW.PA-7 hendaklah dikemaskini oleh PTJ pemberi.
17.5 PTJ penerima hendaklah mendaftar semula aset tersebut
mengikut tarikh perolehan asal dan mengemaskini KEW.PA-4, KEW.PA-5 serta KEW.PA-7.
17.6 Aset yang dipindahkan antara PTJ bagi tujuan latihan dan pameran hendaklah didaftarkan semula oleh PTJ penerima.
17.7 Aset yang dipindahkan untuk tujuan latihan atau pameran
hendaklah digunakan bagi maksud tersebut sahaja. Contohnya
kenderaan yang dipindahkan untuk latihan hendaklah digunakan untuk latihan sahaja dan tidak boleh digunakan
semula di jalan raya selepas dibaiki.
17.8 Bagi kenderaan yang akan dipindahkan untuk tujuan latihan
atau pameran, kad pendaftaran kenderaan hendaklah dibatalkan oleh PTJ Pemberi di Jabatan Pengangkutan Jalan.
18. Penempatan Aset Ke JFPIU Lain
Aset yang dibeli oleh PTJ untuk di tempatkan kepada PTJ yang lain
di bawah satu Pegawai Pengawal yang tidak melibatkan penukaran
hak milik maka tindakan berikut hendaklah dilaksanakan:-
18.1 PTJ yang membuat pembelian aset hendaklah mendaftarkan aset tersebut dalam KEW.PA-2 dan KEW.PA-3. Nombor Siri
Pendaftaran PTJ yang mendaftar adalah kekal kerana aset
tersebut milik PTJ asal;
18.2 Salinan KEW.PA-2 dan KEW.PA-3 hendaklah diserahkan kepada PTJ penerima;
18.3 PTJ penerima hendaklah membuat penempatan ke atas aset
dan menyediakan KEW.PA-7 secara berasingan;
APPENDIKS BIL. P.B BIL. 3/2010 - GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET ALIH UMS GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET ALIH UMS VERSI 2017
18.4 PTJ penerima tidak perlu mendaftarkan semula aset tersebut;
dan
18.5 Semua urusan pengurusan aset termasukpenyelenggaraan,
pemeriksaan, pelupusan dan hapus kira kehilangan aset adalah di bawah tanggungjawab PTJ yang mendaftar.
18.6
7. BAB IV – PENDAFTARAN
14. PUNCA MAKLUMAT
14.1 Bagi mendaftar aset, dokumen berikut boleh dirujuk:-
(a) Aset yang dibeli:-
(i)Pesanan Rasmi Universiti; (ii)Serahan;
(iii)Invois; (iv) Dokumen Kontrak;
(v) Kad Jaminan;
(vi) Manual Pengguna; dan (vii) Dokumen-dokumen lain
yang berkaitan
BAB IV – PENDAFTARAN
14. PUNCA MAKLUMAT
Bagi mendaftar aset, dokumen berikut boleh dirujuk:-
(a) Aset yang dibeli:-
(i) Pesanan Rasmi Universiti; (ii) Serahan;
(iii) Invois; (iv) User Acceptance Test (v) Testing & Commissioning Certificate (vi) Dokumen Kontrak; (vii) Kad Jaminan;
(viii) Manual Pengguna; dan (ix) Dokumen-dokumen lain yang berkaitan
8.
BAB IV – PENDAFTARAN
18.2 Pelabelan Aset
(a) Semua aset hendaklah diberi tanda pengenalan ditempat yang
mudah dilihat dan sesuai pada aset berkenaan dengan cara;
(i) melabel kod aset, (ii) mengecat, emboss bagi menunjukkan tanda Hak Universiti
Malaysia Sabah dan nama JSPIU berkenaan.
BAB IV – PENDAFTARAN
18.2 Pelabelan Aset
(a) Semua aset hendaklah diberi tanda pengenalan ditempat
yang mudah dilihat dan sesuai pada aset berkenaan dengan cara;
(i) melabel kod aset (Barcode),
(ii) mengecat, dan ditanda Hak Milik Universiti Malaysia Sabah
(b) Bagi aset yang digunakan bagi tujuan penyamaran dan risikan hendaklah dilabelkan di tempat yang tidak mudah dilihat.
(c) Bagi aset yang sukar atau tidak praktikal untuk dilabel seperti
keadaan fizikalnya kecil, tidak melekat, mudah rosak, kerap
APPENDIKS BIL. P.B BIL. 3/2010 - GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET ALIH UMS GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET ALIH UMS VERSI 2017
dicuci dan disteril atau aset tersebut digunakan dalam air dan
seumpamanya menyebabkan label tertanggal dikecualikan daripada pelabelan. Nombor siri pendaftaran dicatat pada Lokasi
Penyimpanan Aset berkenaan mengikut kesesuaian.
9.
BAB IV - PENDAFTARAN
19 LAPORAN HARTA MODAL DAN INVENTORI
19.1 Laporan Harta Modal dan Inventori KEW.PA-8 Universiti
hendaklah dikemukakan oleh Pegawai Aset kepada Urusetia
JKPAU secara suku tahun sebelum 5hb berikutnya.
19.2 Laporan Tahunan Harta Modal dan Inventori KEW.PA-8
Universiti hendaklah dikemukakan oleh Urusetia JKPAU kepada
Perbendaharaan sebelum 15hb Mac tahun berikutnya.
BAB IV – PENDAFTARAN
19. Laporan Tahunan Harta Modal Dan Aset Alih Bernilai Rendah KEW.PA-8
19.1 Laporan Tahunan Harta Modal dan Aset Alih Bernilai Rendah KEW.PA-8 Universiti hendaklah dikemukakan oleh Urusetia
JKPAU kepada Perbendaharaan sebelum 15hb Mac tahun berikutnya.
10. BAB V – PENGGUNAAN, PENYIMPANAN DAN PEMERIKSAAN
25. PEMERIKSAAN
25.1 Pemeriksaan aset dilakukan ke atas:
(a) Fizikal (b) Rekod
(c) Penempatan
25.2 Tujuan pemeriksaan adalah untuk: (a) Mengetahui keadaan dan prestasinya.
(b) Memastikan setiap aset mempunyai daftar/rekod yang lengkap,
tepat dan dikemaskini. (c) Memastikan setiap aset berada di lokasi sama seperti tercatat
dalam daftar.
25.3 Pegawai Pemeriksa yang dilantik oleh Naib Canselor
dipertanggungjawabkan untuk membuat pemeriksaan mengikut jadual yang telah disediakan oleh Pegawai Aset.
25.4 Pemeriksaan hendaklah dilaksanakan sekurang-kuranya satu (1) kali
setahun.
BAB V – PENGGUNAAN, PENYIMPANAN DAN PEMERIKSAAN
25. PEMERIKSAAN
25.1 Pemeriksaan aset dilakukan ke atas:
(a) Fizikal (b) Rekod
(c) Penempatan
25.2 Tujuan pemeriksaan adalah untuk:
(a) Mengetahui keadaan dan prestasinya.
(b) Memastikan setiap aset mempunyai daftar/rekod yang lengkap, tepat dan dikemaskini.
(c) Memastikan setiap aset berada di lokasi sama seperti tercatat dalam daftar.
25.3 Pemeriksaan hendaklah dilaksanakan sekurang-kurangya satu (1) kali setahun.
APPENDIKS BIL. P.B BIL. 3/2010 - GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET ALIH UMS GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET ALIH UMS VERSI 2017
25.5 Pegawai Pemeriksa hendaklah mengemukakan Laporan Pemeriksaan Harta Modal KEW.PA-10 dan Laporan Pemeriksaan Inventori KEW.PA-
11 yang lengkap berserta laporan rumusan hasil pemeriksaan kepada
Urus Setia JKPAU dalam tempoh 1 (satu) bulan dari tarikh arahan pemeriksaan oleh Pegawai Aset JSPIU untuk tujuan pelaporan dan
rekod.
25.6 Pengurusan Aset yang memuaskan akan diberikan Sijil Tahunan Pemeriksaan Harta Modal & Inventori (KEW.PA-12) oleh Naib Canselor.
25.4 Lantikan
(a) Ketua JFPIU hendaklah melantik
Pegawai Pemeriksa daripada kakitangan gred 17 dan ke atas
yang tidak terlibat secara langsung dalam pengurusan aset yang diperiksa.
(b) Pegawai Pemeriksa dibahagiakan kepada kumpulan
berdasarkan penempatan di JFPIU mengikut program/ makmal/ aras atau zon dengan merujuk kepada kaedah
swift/tukar ganti. Setiap kumpulan diketuai oleh Ketua
Pasukan Pemeriksa yang bertanggungjawab untuk memantau proses pemeriksaan dan penghantaran laporan.
(c) Urusetia Pengurusan Aset JFPIU akan menguruskan
pelantikan Ketua Pasukan Pemeriksa dan Pegawai
Pemeriksa. Surat pelantikan ditandatangani oleh Ketua Pusat Tanggungjawab JFPIU dan salinan dikemukakan kepada
Sektor Pengurusan Harta & Risiko, Jabatan Bendahari selaku Unit Pengurusan Aset Univerisiti.
25.5 Tugas Dan Tanggungjawab Pegawai Pemeriksa
(a) Ketua Pasukan Pemeriksa perlu mengadakan sesi perbincangan
dengan ahli kumpulan untuk mengatur jadual pemeriksaan dan memaklumkan Pegawai Aset yang bertanggungjawab ke atas
aset yang diperiksa agar pemeriksaan dapat dijalankan
mengikut jadual yang ditetapkan.
(b) Semua Pegawai Pemeriksa hendaklah memastikan bahawa pemeriksaan dijalankan ke atas keseluruhan aset alih mengikut
penempatan dan menjalankan pemeriksaan mengikut skop
yang ditetapkan.
(c) Tempoh pelaksanaan pemeriksaan adalah selama satu (1) bulan daripada tarikh surat lantikan.
(d) Ketua Pasukan Pemeriksa hendaklah mengumpul hasil laporan
daripada kumpulan pemeriksa dan dikemukakan kepada
Urusetia Pengurusan Aset JFPIU.
APPENDIKS BIL. P.B BIL. 3/2010 - GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET ALIH UMS GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET ALIH UMS VERSI 2017
25.6 Tugas Dan Tanggungjawab
Pegawai Aset
(a) Semua Pegawai Aset dikehendaki untuk memastikan perkara
berikut diambil tindakan:
i. Menyediakan senarai aset alih (borang KEW.PA-7) mengikut lokasi penempatan dan memastikan borang tersebut telah
dikemaskini.
ii. Pegawai Penempatan yang bertanggungjawab terhadap
peralatan/lokasi yang diperiksa hendaklah mengiringi dan membantu Pegawai Pemeriksa sepanjang tempoh
pemeriksaan dijalankan.
(b) Pegawai Aset hendaklah mengambil tindakan sewajarnya ke
atas laporan hasil pemeriksaan (jika ada) dan mengemukakan tindakan pembetulan kepada Urusetia Pengurusan Aset JFPIU.
25.7 Tugas Dan Tanggunjawab
Urusetia Pengurusan Aset JFPIU
(a) Urusetia Pengurusan Aset JFPIU adalah bertanggungjawab
untuk mengurus pelantikan Pegawai Pemeriksa, Ketua Pasukan Pemeriksa serta mengatur jadual dan penempatan pegawai
tersebut.
(b) Memastikan latihan Sistem i-Aset diberikan kepada semua
Pegawai Pemeriksa yang dilantik dan laporan pemeriksaan hendaklah dijana melalui sistem berkenaan. Bagi aset yang
tidak berdaftar contohnya komputer dalam tempoh sewaan, borang KEW.PA-10/ KW.PA-11 disediakan secara manual.
(c) Urusetia Pengurusan Aset JFPIU adalah bertanggungajawab memantau keseluruhan pelaksanaan pemeriksaan aset alih
diJFPIU masing-masing.
(d) Hasil laporan pemeriksaan tersebut hendaklah dibawa ke mesyuarat pengurusan JFPIU dan memastikan tindakan telah
diambil ke atas dapatan/ teguran daripada laporan berkenaan.
APPENDIKS BIL. P.B BIL. 3/2010 - GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET ALIH UMS GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET ALIH UMS VERSI 2017
25.8 Laporan
(a) Borang yang digunakan oleh Pegawai Pemeriksa untuk
menjalankan pemeriksaan adalah seperti berikut:
i. Laporan Pemeriksaan Harta Modal (KEW.PA-10)
ii. Laporan Pemeriksaan Aset Alih Bernilai Rendah (KEW.PA-11)
(b) Laporan pemeriksaan tersebut berserta laporan tindakan pembetulan (jika ada) dikemukakan kepada Unit Pengurusan
Aset Universiti bagi tujuan pelaporan dalam mesyuarat
Jawatankuasa Pengurusan Aset Universiti (JKPAU).
(c) Sijil Tahunan Pemeriksaan Harta Modal Dan Aset Allih Bernilai
Rendah (KEW.PA-12) akan dikeluarkan kepada JFPIU yang
telah diperiksa berdasarkan perakuan JKPAU.
11. BAB VI –PENYELENGGARAAN
26. OBJEKTIF PROSES PENYELENGGARAAN
Penyelenggaraan aset Universiti bertujuan:-
(a) Memastikan aset berfungsi dengan lancar secara berterusan dan
selamat digunakan;
(b) Memelihara dan memanjangkan jangka hayat; (c) Meningkatkan keupayaan;
(d) Mengurangkan kerosakan; (e) Menjimatkan perbelanjaan Universiti;
(f) Menjamin keselamatan pengguna;
(g) Mewujudkan suasana kerja yang kondusif serta produktif; dan (h) Memelihara imej Universiti.
BAB V – PENYELENGGARAAN
26 OBJEKTIF PROSES PENYELENGGARAAN
Penyelenggaraan aset Universiti bertujuan:-
(a) Memastikan aset berfungsi dengan lancar secara berterusan
dan selamat digunakan;
(b) Memelihara dan memanjangkan jangka hayat; (c) Meningkatkan keupayaan;
(d) Mengurangkan kerosakan; Mendapatkan ketahanan maksimum sejajar dengan
perbelanjaan;
(e) Menjimatkan perbelanjaan Universiti; (f) Menjamin keselamatan pengguna;
(g) Mewujudkan suasana kerja yang kondusif serta produktif; dan
(h) Memelihara imej Universiti.
31. Kebenaran Membawa Keluar Aset Alih Bagi
Penyelenggaraan
Aset Alih yang dibawa keluar untuk tujuan penyelenggaraan
APPENDIKS BIL. P.B BIL. 3/2010 - GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET ALIH UMS GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET ALIH UMS VERSI 2017
hendaklah mendapat kelulusan bertulis daripada Ketua Pusat
Tanggungjawab/ Pegawai Aset dan hendaklah direkodkan dalam KEW.PA-6.
32. Penggantian Aset Alih Oleh Syarikat Penyelenggaraan
(a) Syarikat penyelenggaraan dibenarkan untuk menggantikan aset yang lama dengan yang baharu tertakluk kepada syarat-syarat
berikut:-
i) Wujudnya perjanjian antara Universiti dengan syarikat
penyelenggaraan tersebut. Sekiranya tiada perjanjian tetapi pihak syarikat bersetuju untuk menggantikannya tertakluk
kepada syarat aset lama tersebut tidak ekonomi dibaiki dan aset yang digantikan adalah aset baharu dan spesifikasinya
hendaklah lebih baik atau sama dengan aset lama;
ii) Penggantian aset hendaklah mendapat kebenaran Ketua
Jabatan. Maklumat mengenai aset yang baru diterima hendaklah dikemaskini di Bahagian B dalam KEW.PA-2 atau
KEW.PA-3; dan
iii) Nombor siri pendaftaran Aset Alih adalah kekal.
33. Laporan Tahunan Penyelenggaraan Aset Alih KEW.PA-14
(A)
Laporan Tahunan Penyelenggaraan Aset Alih Rendah KEW.PA-14(A)
hendaklah disediakan dan dikemukakan seperti berikut:-
(a) Unit Pengurusan Aset Universiti hendaklah menyediakan Ringkasan Laporan Tahunan
Penyelenggaraan Aset Alih Universiti dan mengemukakan ke
Perbendaharaan Malaysia sebelum 15 Mac tahun berikutnya.
12.
BAB VII – PELUPUSAN
34. PERAKUAN PELUPUSAN (PEP) KEW.PA-16
34.1 PEP diperlukan bagi semua aset Mekanikal, Teknikal, Elektrikal dan
Elektronik.
34. PERAKUAN PELUPUSAN (PEP) KEW.PA-16
34.1 Perakuan Pelupusan (PEP) KEW.PA-16 hendaklah disediakan
untuk semua kaedah pelupusan. PEP hendaklah disediakan
tertakluk kepada syarat-syarat berikut:-
APPENDIKS BIL. P.B BIL. 3/2010 - GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET ALIH UMS GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET ALIH UMS VERSI 2017
34.2 Ketua Jabatan hendaklah merujuk kepada JKR atau Jabatan yang mempunyai workshop sendiri atau khidmat pakar-pakar khusus
dalam peralatan-peralatan tertentu untuk mendapatkan PEP.
34.3 PEP bagi peralatan komputer hendaklah disediakan oleh Pegawai
Sistem Maklumat.
34.4 Setiap PEP hendaklah disahkan oleh sekurang-kurangnya dua (2) pegawai yang tidak terlibat dengan pengurusan aset berkenaan.
34.5 Nilai semasa aset di PEP hanya sah digunakan untuk tempoh satu (1) tahun sahaja Sekiranya melebihi tempoh tersebut, Pusat
Tanggungjawab yang memohon pelupusan perlu mendapatkan pengesahan nilai semasa yang baru di PEP.
i) Aset Mekanikal, Teknikal, Elektrik dan Elektronik yang nilai
perolehan asalnya lebih daripada lima ribu ringgit
(RM5,000.00).
ii) Perkakasan komputer yang nilai perolehan asalnya lebih
daripada satu ribu ringgit (RM1,000.00).
iii) Aset Mekanikal, Teknikal, Elektrik dan Elektronik nilai
perolehan asalnya kurang daripada RM5,000.00 dan
perkakasan komputer yang nilai perolehan asalnya kurang
daripada RM1,000.00 tidak memerlukan PEP dengan syarat
aset tersebut telah mencapai jangka hayatnya
atau diperakukan oleh Lembaga Pemeriksa untuk
dilupuskan.
34.2 PEP hendaklah disahkan oleh dua (2) orang pegawai yang terdiri
daripada seorang pegawai Kumpulan Pengurusan dan
Profesional (P&P) dan seorang pegawai Kumpulan Pelaksana
Gred 17 dan ke atas. Bagi Kementerian atau Jabatan yang tidak
mempunyai pegawai Kumpulan P&P, PEP boleh disahkan oleh
kedua-dua pegawai Kumpulan Pelaksana Gred 17 dan ke atas;
i) PEP Perkakasan ICT hendaklah disahkan oleh Jabatan
Teknologi Maklumat Dan Komunikasi (JTMK);
ii) PEP Automatives hendaklah disahkan oleh Jabatan Kerja
Raya (JKR) ;
iii) PEP Aset Teknikal, Elektrikal dan Elektronik hendaklah
disahkan oleh Pegawai yang berkelayakan.
34.3 PEP hanya sah digunakan untuk tempoh satu (1) tahun sahaja
dari tarikh dikeluarkan. Sekiranya tempoh PEP telah tamat dan
proses pelupusan belum bermula JFPIU hendaklah mendapatkan
PEP yang baharu. Sekiranya proses pelupusan telah bermula dan
tempoh PEP telah tamat dalam masa proses pelupusan maka
tidak perlu mendapatkan PEP yang baharu.
APPENDIKS BIL. P.B BIL. 3/2010 - GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET ALIH UMS GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET ALIH UMS VERSI 2017
13.
BAB VII - PELUPUSAN
37. PELANJUTAN TEMPOH
37.1 Permohonan melanjutkan tempoh pelupusan hendaklah dikemukakan
kepada Kuasa Melulus dua (2) minggu sebelum tamat tempoh
pelupusan. Pelanjutan tempoh hanya dibenarkan sekali sahaja.
37.2 Sekiranya tindakan pelupusan tidak dapat diselesaikan selepas tempoh
pelanjutan, maka kelulusan adalah terbatal dan permohonan baru hendaklah dikemukakan kerana pengurangan nilai semasa aset dan
kaedah pelupusan mungkin tidak lagi sesuai.
BAB VII -PELUPUSAN
37. PELANJUTAN TEMPOH
37.1 Permohonan melanjutkan tempoh pelupusan hendaklah
dikemukakan kepada Kuasa Melulus dua (2) minggu sbelum tamat
tempoh kelulusan pelupusan yang pertama. Pelanjutan hanya dibenarkan sekali sahaja bagi tempoh tidak melebihi satu (1) bulan.
37.2 Sekiranya tindakan pelupusan tidak dapat diselesaikan selepas
tempoh pelanjutan, maka kelulusan adalah terbatal dan
permohonan baru hendaklah dikemukakan kerana pengurangan nilai semasa aset dan kaedah pelupusan mungkin tidak lagi sesuai.
14.
BAB VII - PELUPUSAN
38. PINDA KAEDAH PELUPUSAN
Permohonan untuk meminda kaedah pelupusan hendaklah dikemukakan kepada Kuasa Melulus. Permohonan hendaklah dikemukakan sebelum tamat tempoh
kelulusan pelupusan. Sekiranya tempoh pelupusan telah tamat, kelulusan adalah
terbatal dan permohonan baru hendaklah dikemukakan.
BAB VII – PELUPUSAN
38. PINDA KAEDAH PELUPUSAN
Permohonan untuk meminda kaedah pelupusan hendaklah dikemukakan kepada Kuasa Melulus sebelum tamat tempoh kelulusan pelupusan. Kuasa
Melulus hendaklah memberi kelulusan untuk tempoh tiga (3) bulan dari tarikh kelulusan pinda kaedah kepada JFPIU. Sekiranya tempoh pelupusan
telah tamat, kelulusan adalah terbatal dan permohonan baru hendaklah
dikemukakan. Permohonan untuk meminda kaedah pelupusan hendaklah dikemukakan kepada Kuasa Melulus.
BAB VII -PELUPUSAN
39. KAEDAH PELUPUSAN
39.1 Dalam urusan pelupusan aset, kriteria pulangan hasil hendaklah sentiasa diberi perhatian. Bagi mencapai tujuan ini, Kuasa Melulus
boleh menetapkan kaedah pelupusan yang sesuai dan paling
menguntungkan Universiti.
39.2 Kaedah pelupusan adalah seperti berikut:
(a) Jualan secara:-
(i) Tender (ii) Sebut harga
(iii) Lelong
BAB VII –PELUPUSAN
39. KAEDAH PELUPUSAN
39.1 Dalam urusan pelupusan aset, kriteria pulangan hasil hendaklah
sentiasa diberi perhatian. Bagi mencapai tujuan ini, Kuasa Melulus
hendaklah meluluskan kaedah pelupusan yang sesuai untuk
dilaksanakan dan paling menguntungkan Universiti. Kaedah
pelupusan adalah seperti berikut:-
39.2 Kaedah pelupusan adalah seperti
berikut:
(a) Jualan secara:- i) Tender
APPENDIKS BIL. P.B BIL. 3/2010 - GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET ALIH UMS GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET ALIH UMS VERSI 2017
(b) Jualan Sisa
(c) Tukar Barang (Barter Trade) (d) Tukar Beli (Trade In)
(e) Tukar Ganti (Cannibalize)
(f) Pindahan (g) Hadiah
(h) Musnah secara:- i) Ditanam
ii) Dibakar iii) Dibuang
iv) Ditenggelam
(i) Kaedah lain pelupusan yang difikirkan sesuai.
ii) Sebut harga
iii) Lelong (b) E-Waste, Buangan Terjadual dan Sisa Pepejal
(c) Jualan Sisa
(d) Tukar Barang (Barter Trade) (e) Tukar Beli (Trade In)
(f) Tukar Ganti (Cannibalize) (g) Pindahan
(h) Hadiah (i) Musnah secara:-
i) Ditanam
ii) Dibakar iii) Dibuang
iv) Ditenggelam (j) Kaedah lain pelupusan yang difikirkan sesuai.
15.
BAB VII – PELUPUSAN
40. PELAKSANAAN KAEDAH PELUPUSAN
40.1 Tender
BAB VII – PELUPUSAN
40. KAEDAH PELUPUSAN SECARA JUALAN
40.1 Tender
(a) Had Nilai Tender hendaklah dipelawa bagi nilai semasa satu aset atau secara agregatnya melebihi RM500,000.00 pada satu-satu
masa.
(b) Tempoh sah laku tender adalah sembilan puluh (90) hari yang
dikira daripada tarikh tender ditutup. Sekiranya pelanjutan tempoh sah laku tawaran tender diperlukan, pelanjutan hendaklah dibuat
sebelum tarikh tempoh sah laku tamat dengan kelulusan Pengerusi Lembaga Perolehan Universiti atau Kuasa Melulus
Pelupusan.
16.
BAB VII – PELUPUSAN
40. PELAKSANAAN KAEDAH PELUPUSAN
40.2 Sebut Harga
(e) Deposit sebut harga sebanyak 10% daripada harga tawaran
BAB VII –PELUPUSAN
40. PELAKSANAAN KAEDAH PELUPUSAN
40.2 Sebut Harga
(a) Had Nilai Sebut Harga hendaklah dipelawa bagi nilai semasa
APPENDIKS BIL. P.B BIL. 3/2010 - GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET ALIH UMS GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET ALIH UMS VERSI 2017
tertakluk kepada maksima RM5,000 hendaklah disertakan bersama
tawaran. Setelah keputusan sebut harga diperolehi, deposit sebut harga akan diselaraskan kepada penyebut harga yang berjaya atau
dikembalikan kepada penyebut harga yang gagal.
satu aset atau secara agregatnya tidak lebih RM500,000.00 pada
satu-satu masa.
(b) Tempoh sah laku tawaran sebut harga hendaklah tidak melebihi
90 hari dari tarikh tutup sebut harga. Jika tempoh pelanjutan sah laku tawaran diperlukan, permohonan pelanjutan hendaklah
dikemukakan sebelum tarikh tempoh sah laku tamat dengan kelulusan Pengerusi Lembaga Perolehan Universiti/ Kuasa
Melulus Pelupusan.
(c) Deposit sebut harga sebanyak 5% daripada harga tawaran
tertakluk kepada maksima RM5,000 hendaklah disertakan bersama tawaran. Setelah keputusan sebut harga diperolehi,
deposit sebut harga akan diselaraskan kepada penyebut harga yang berjaya atau dikembalikan kepada penyebut harga yang
gagal.
17. BAB VII –PELUPUSAN
41. PELAKSANAAN KAEDAH PELUPUSAN
40.4 Jualan Sisa
(a) Kaedah pelupusan secara Jualan Sisa dilaksanakan bagi aset yang
tidak boleh digunakan dalam bentuk dan fungsi asalnya yang
mempunyai kandungan logam (besi, tembaga dll.), getah, kayu, plastik dan sebagainya yang mempunyai nilai jualan.
(b) Jualan Sisa dilaksanakan dengan cara:-
i) Tender mengikut peraturan perolehan;
ii) Sebutharga mengikut peraturan; dan
iii) Dipelawa kepada syarikat Bumiputra/ Bukan Bumiputra mengikut
Negeri/ Setempat yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan dalam bidang Membeli Barang Lusuh (Perlu Permit). Keutamaan
hendaklah diberikan kepada syarikat-syarikat setempat.
BAB VII –PELUPUSAN
40. PELAKSANAAN KAEDAH
PELUPUSAN
40.4 Jualan Sisa
(a) Kaedah pelupusan secara jualan sisa dilaksanakan bagi aset
selain daripada Buangan Terjadual dan Sisa Pepejal. Aset yang
boleh dilupuskan melalui kaedah jualan sisa adalah aset yang tidak boleh digunakan dalam bentuk dan fungsi asalnya.
Penjualan sisa aset hendaklah dilaksanakan seperti berikut:-
i. Nilai perolehan asal bagi satu aset atau secara agregatnya
tidak lebih daripada lima puluh ribu ringgit (RM50,000) atau beratnya kurang daripada 1000 kilogram bagi aset yang tidak
dapat dikenal pasti rupa bentuk fizikal hendaklah dilaksanakan secara jualan terus kepada mana-mana Syarikat
yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan dalam bidang Membeli Barang Lusuh (Perlu Permit) dengan keutamaan
kepada Bumiputra.
ii. Nilai perolehan asal bagi satu aset atau secara agregatnya
lebih daripada lima puluh ribu ringgit (RM50,000) atau
APPENDIKS BIL. P.B BIL. 3/2010 - GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET ALIH UMS GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET ALIH UMS VERSI 2017
beratnya lebih daripada 1000 kilogram bagi aset yang tidak
dapat dikenal pasti rupa bentuk fizikal hendaklah dilaksanakan secara tender/ sebut harga dengan keutamaan
Syarikat Bumiputera mengikut Negeri/ Setempat yang
berdaftar dengan Kementerian Kewangan dalam Bidang Membeli Barang Lusuh (Perlu Permit).
iii. Bagi Sabah dan Sarawak jualan sisa boleh dilaksanakan
kepada mana-mana Syarikat yang berdaftar dengan Perbendaharaan Malaysia Sabah dan Perbendaharaan
Malaysia Sarawak.
18.
BAB VII – PELUPUSAN
- TIADA DINYATAKAN -
BAB VII – PELUPUSAN
40.11 Kaedah Pelupusan Secara E- Waste, Buangan Terjadual Dan Sisa Pepejal
(i) Aset yang dikategorikan sebagai e-waste di bawah Peraturan-
peraturan Kualiti Alam Sekeliling (Buangan Terjadual) bermaksudbarang elektrik/ elektronik yang tidak boleh digunakan
dalam bentuk dan fungsi asal seperti komputer dan aksesori
(pencetak dan pengimbas), mesin fotostat, televisyen, peti sejuk, alat pendingin hawa, telefon bimbit dan aksesori/ bateri;
(ii) Barang-barang yang dikategorikan sebagai Buangan Terjadual
adalah seperti berikut:-Buangan minyak terpakai seperti minyak
terpakai daripada stesen servis kenderaan depot tentera;
(a) Bateri asid plumbum terpakai (bateri kenderaan);
(b) Bahan mudah dibakar dalam bekas yang dibenarkan seperti
duit, pakaian atau rokok;
(c) Buangan makmal seperti bahan kimia luput tarikh, ubat atau buangan farmaseutikal; dan
(d) Bahan gas berkait chloroflourocarbon (CFC), bahan binaan
terpakai dari asbestos dan lain-lain buangan terjadual.
(iii) Aset yang dikategorikan sebagai Sisa Pepejal hendaklah
dilupuskan mengikut Akta Pengurusan Sisa Pepejal dan
APPENDIKS BIL. P.B BIL. 3/2010 - GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET ALIH UMS GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET ALIH UMS VERSI 2017
Pembersihan Awam 2007. Sisa Pepejal ditafsirkan sebagai:-
(a) apa-apa bahan sekerap atau benda lebihan lain yang tidak
dikehendaki atau keluaran yang ditolak yang timbul daripada
penggunaan apa-apa proses;
(b) apa-apa benda yang dikehendaki dilupuskan kerana sudah pecah, lusuh, tercemar atau selainnya rosak; atau
(c) apa-apa bahan lain yang mengikut Akta ini atau mana- mana
undang-undang bertulis lain dikehendaki oleh pihak berkuasa
yang dilupuskan.
(iv) Kos pengendalian pelupusan hendaklah ditanggung oleh JFPIU yang melupuskan aset tersebut dan hendaklah mematuhi
sepenuhnya peraturan perolehan perkhidmatan.
(v) JFPIU hendaklah merujuk kepada Jabatan Alam Sekitar dan Jabatan
Pengurusan Sisa Pepejal Negara bagi mendapatkan keterangan lanjut mengenai perkara ini atau akta yang berkaitan.
19. BAB VIII – KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA
46. PROSES HAPUS KIRA
46.3 Jawatankuasa Penyiasat
(a) Jawatankuasa Penyiasat hendaklah dilantik secara bertulis oleh Naib
Canselor menggunakan KEW.PA-29 dengan segera dalam tempoh dua (2) minggu dari tarikh Laporan Awal diterima oleh Urus Setia
Kehilangan dan Hapus kira;
(b) Keanggotaan Jawatankuasa Penyiasat terdiri daripada:-
i) Pegawai yang tidak terlibat dengan kehilangan itu dan bukan dari
bahagian/unit yang sama;
ii) Pegawai berpangkat lebih tinggi daripada pegawai yang terlibat;
dan
iii) Sekurang-kurangnya dua (2) orang ahli di mana pegawai yang
BAB VII – KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA
46. Proses Hapus Kira
46.3 Jawatankuasa Penyiasat
(a) Jawatankuasa Penyiasat hendaklah dilantik secara bertulis
oleh Naib Canselor menggunakan KEW.PA-29 dalam
tempoh dua (2) minggu dari tarikh Laporan Awal
ditandatangani.
(b) Keanggotaan Jawatankuasa Penyiasat hendaklah
terdiri daripada:-
i) Pegawai yang tidak terlibat dengan kehilangan itu dan
bukan dari bahagian/ unit yang sama;
ii) Sekurang-kurangnya dua (2) orang pegawai dan
Ketuanya hendaklah daripada Kumpulan Pengurusan
APPENDIKS BIL. P.B BIL. 3/2010 - GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET ALIH UMS GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET ALIH UMS VERSI 2017
lebih kanan sebagai Pengerusi.
46.4 Tugas dan tanggungjawab Jawatankuasa Penyiasat:-
(a) Menjalankan siasatan dengan segera selepas pelantikan;
(b) Memeriksa sendiri tempat berlakunya kehilangan (c) Meneliti Laporan Polis yang dibuat mengenai kehilangan;
(d) Memeriksa rekod-rekod mengenai aset yang hilang;
(e) Memastikan sama ada Garis Panduan Pengurusan Aset Alih Universiti (GPPA) dan Arahan Keselamatan Universiti dipatuhi;
(f) Mengenalpasti kelemahan yang wujud; (g) Mengesyorkan langkah-langkah keselamatan bagi mengelak
berulangnya kejadian kehilangan; dan
(h) Menyediakan dan menandatangani Laporan Akhir.
dan Profesional di gred yang bersesuaian; dan
iii) Mempunyai pengalaman dalam pengurusan aset
/pengurusan kewangan/ bidang yang berkaitan.
46.4 Tugas dan tanggungjawab Jawatankuasa Penyiasat:-
i) Menjalankan siasatan dengan segera selepas pelantikan dengan
mengambil tindakan seperti berikut:-
(a) Mengenal pasti pegawai-pegawai yang bertanggungjawab ke
atas kehilangan;
(b) Menyoal siasat pegawai-pegawai terlibat atau mana-
mana pegawai yang difikirkan perlu;
(c) Meneliti rekod-rekod aset, Laporan Polis (jika ada) dan Laporan
Awal;
(d) Melawat dan memeriksa tempat kejadian;
(e) Mendapatkan bukt bergambar sekitar tempat kejadian, salinan
dokumen dokumen yang berkaitan sebagai bahan bukti
(sekiranya perlu); dan
(f) Tindakan lain yang difikirkan sesuai untuk melengkapkan
siasatan.
ii) Mengenal pasti sama ada Arahan Perbendaharaan dan peraturan-
peraturan berkaitan Garis Panduan Pengurusan Aset Alih
Universiti dan Arahan Keselamatan Universiti dipatuhi;
iii) Mendapatkan keterangan sama ada kehilangan berkenaan
berpunca daripada kecuaian pegawai, kegagalan mematuhi
peraturan yang disengajakan, kegagalan penyeliaan atau tidak
mempunyai pengetahuan dalam pengurusan aset dan stor
Universiti;
iv) Mendapatkan penjelasan terhadap kelemahan sehingga
APPENDIKS BIL. P.B BIL. 3/2010 - GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET ALIH UMS GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET ALIH UMS VERSI 2017
berlakunya kehilangan seperti yang dinyatakan dalam
perenggan (iii) di atas;
v) Mengenal pasti risiko keselamatan serta mengesyorkan langkah-
langkah kawalan dan pencegahan; dan
vi) Menyedia laporan siasatan dan menandatangani Laporan Akhir
serta mengemukakan kepada Naib Canselor.
20. FORMAT BORANG & CARTA ALIR
(1). Daftar Inventori (KEW.PA-3)
(2). Senarai Daftar Inventori (KEW.PA-5)
(3). Daftar Pergerakan Harta Modal Dan Inventori (KEW.PA-6)
(4). Senarai Aset Alih (KEW.PA-7)
(5). Laporan Tahunan Harta Modal Dan Inventori (KEW.PA-8)
(6). Laporan Pemeriksaan Inventori (KEW.PA-11)
(7). Sijil Tahunan Pemeriksaan Harta Modal Dan Inventori (KEW.PA-12)
(8). Senarai Aset Alih Yang Memerlukan Penyelenggaraan (KEW.PA-13)
(9). Carta Alir Pelupusan, Kehilangan dan Hapus Kira
(10). Laporan Tahunan Pelupusan Aset Alih (KEW.PA-20)
(11). Laporan Tindakan Surcaj/Tatatertib Aset Alih (KEW.PA-32)
(12). Laporan Tahunan Kehilangan Dan Hapus Kira Aset Alih (KEW.PA-33)
FORMAT BORANG & CARTA ALIR
(1) Daftar Aset Alih Bernilai Rendah (KEW.PA-3)
(2) Senarai Daftar Aset Alih Bernilai Rendah (KEW.PA-5)
(3) Rekod Pinjaman Dan Pergerakan Aset Alih (KEW.PA-6)
(4) Senarai Aset Alih (KEW.PA-7)
(5) Laporan Tahunan Aset Alih (KEW.PA-8)
(6) Laporan Pemeriksaan Aset Alih Bernilai Rendah (KEW.PA-11)
(7) Sijil Tahunan Pemeriksaan Harta Modal Dan Aset Alih Bernilai
Rendah (KEW.PA-12)
(8) Senarai Aset Alih Yang Memerlukan Penyelenggaraan Berjadual
(KEW.PA-13)
(9) Laporan Tahunan Penyelenggaraan Aset Alih (KEW.PA-14 (A))
(10) Carta Alir Pelupusan, Kehilangan dan Hapus Kira
(11) Laporan Tahunan Pelupusan Aset Alih (KEW.PA-20)
(12) Laporan Tahunan Kehilangan Dan Hapus Kira, Tindakan Surcaj/ Tatatertib Aset Alih (KEW.PA-32)