appendiks senarai pindaan bagi garis panduan ... - ums€¦ · kew.pa-2 dan kew.pa-3 hendaklah...

21
APPENDIKS SENARAI PINDAAN BAGI GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET ALIH UMS BIL. P.B BIL. 3/2010 - GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET ALIH UMS GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET ALIH UMS VERSI 2017 1. BAB I - PENDAHULUAN 2. PENGENALAN 2.4 Aset Alih terbahagi kepada dua (2) kumpulan iaitu:- (a) Harta Modal (b) Inventori BAB I -PENDAHULUAN 2. PENGENALAN 2.4 Aset Alih terbahagi kepada dua (2) kumpulan iaitu:- (a) Harta Modal (b) Aset Alih Bernilai Rendah (Aset Alih Tidak Dipermodalkan) 2. BAB I –PENDAHULUAN 3. DEFINISI DAN TAFSIRAN 2. Harta Modal Aset tak luak yang mempunyai usia guna melebihi satu (1) tahun yang bernilai RM3,000.00 ke atas seunit (tidak termasuk langsir, permaidani, pinggan mangkuk, hiasan, hamparan, perabot atau perisian komputer) atau aset yang diterima melalui pembiayaan dari Bank Pembangunan Islam (IDB) tanpa mengira nilai perolehan asal. 3. Inventori Aset tak luak yang bernilai kurang daripada RM3,000.00 seunit dan mempunyai usia guna melebihi satu tahun atau langsir, permaidani, pinggan mangkuk, hiasan, hamparan, dan perabot termasuk buku, jurnal dan majalah yang bernilai tidak kurang daripada RM500.00 seunit atau satu set pembelian atau perisian komputer tetapi tidak termasuk stok bekalan. BAB I –PENDAHULUAN 3. DEFINISI DAN TAFSIRAN 2. Harta Modal Harta Modal adalah aset alih yang memenuhi kriteria berikut:- i) Harga perolehan asal adalah RM3,000.00 dan ke atas seunit. ii) Usiaguna melebihi tempoh satu (1) tahun. iii) Memerlukan penyelenggaraan berjadual. iv) Diterima melalui pembiayaan dari Bank Pembangunan Islam (IDB) tanpa mengira nilai perolehan asal. 3. Aset Alih Bernilai Rendah Rendah Aset Alih Bernilai Rendah yang kurang daripada RM3,000.00 seunit dan mempunyai usia guna melebihi satu (1) tahun. Manakala aset alih yang dibeli bagi kategori berikut didaftarkan tanpa mengira nilai perolehan asal: i) Perabot, Permaidani, Langsir, Pinggan Mangkuk, Hiasan, Hamparan dan yang seumpamanya. ii) Perisian Komputer. iii) Buku, Jurnal, Majalah dan yang seumpamanya.

Upload: others

Post on 03-Oct-2020

30 views

Category:

Documents


0 download

TRANSCRIPT

Page 1: APPENDIKS SENARAI PINDAAN BAGI GARIS PANDUAN ... - UMS€¦ · KEW.PA-2 dan KEW.PA-3 hendaklah diserahkan kepada PTJ penerima. KEW.PA-4, KEW.PA-5 dan KEW.PA-7 hendaklah dikemaskini

APPENDIKS SENARAI PINDAAN BAGI GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET ALIH UMS

BIL. P.B BIL. 3/2010 - GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET ALIH UMS GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET ALIH UMS VERSI 2017

1. BAB I - PENDAHULUAN

2. PENGENALAN

2.4 Aset Alih terbahagi kepada dua (2) kumpulan iaitu:-

(a) Harta Modal (b) Inventori

BAB I -PENDAHULUAN

2. PENGENALAN

2.4 Aset Alih terbahagi kepada dua (2) kumpulan iaitu:-

(a) Harta Modal

(b) Aset Alih Bernilai Rendah (Aset Alih Tidak Dipermodalkan)

2. BAB I –PENDAHULUAN

3. DEFINISI DAN TAFSIRAN

2. Harta Modal

Aset tak luak yang mempunyai usia guna melebihi satu (1) tahun yang

bernilai RM3,000.00 ke atas seunit (tidak termasuk langsir, permaidani, pinggan mangkuk, hiasan, hamparan, perabot atau perisian komputer) atau

aset yang diterima melalui pembiayaan dari Bank Pembangunan Islam (IDB) tanpa mengira nilai perolehan asal.

3. Inventori

Aset tak luak yang bernilai kurang daripada RM3,000.00 seunit dan

mempunyai usia guna melebihi satu tahun atau langsir, permaidani, pinggan

mangkuk, hiasan, hamparan, dan perabot termasuk buku, jurnal dan majalah yang bernilai tidak kurang daripada RM500.00 seunit atau satu set pembelian

atau perisian komputer tetapi tidak termasuk stok bekalan.

BAB I –PENDAHULUAN

3. DEFINISI DAN TAFSIRAN

2. Harta Modal

Harta Modal adalah aset alih yang memenuhi kriteria berikut:-

i) Harga perolehan asal adalah RM3,000.00 dan ke atas seunit.

ii) Usiaguna melebihi tempoh satu (1) tahun. iii) Memerlukan penyelenggaraan berjadual.

iv) Diterima melalui pembiayaan dari Bank Pembangunan Islam (IDB) tanpa mengira nilai perolehan asal.

3. Aset Alih Bernilai Rendah Rendah

Aset Alih Bernilai Rendah yang kurang daripada RM3,000.00 seunit dan

mempunyai usia guna melebihi satu (1) tahun. Manakala aset alih yang

dibeli bagi kategori berikut didaftarkan tanpa mengira nilai perolehan asal:

i) Perabot, Permaidani, Langsir, Pinggan Mangkuk, Hiasan,

Hamparan dan yang seumpamanya.

ii) Perisian Komputer. iii) Buku, Jurnal, Majalah dan yang seumpamanya.

Page 2: APPENDIKS SENARAI PINDAAN BAGI GARIS PANDUAN ... - UMS€¦ · KEW.PA-2 dan KEW.PA-3 hendaklah diserahkan kepada PTJ penerima. KEW.PA-4, KEW.PA-5 dan KEW.PA-7 hendaklah dikemaskini

APPENDIKS BIL. P.B BIL. 3/2010 - GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET ALIH UMS GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET ALIH UMS VERSI 2017

3. BAB I – PENDAHULUAN

3. DEFINISI DAN TAFSIRAN

9. Pegawai Penerima

Pegawai dari kumpulan Pengurusan dan Profesional (Akademik dan Bukan Akademik) yang dilantik oleh Ketua Jabatan yang diberi tanggungjawab

untuk menerima aset yang diperolehi. Ahli Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi atau Jawatankuasa Penilaian Teknikal boleh dilantik sebagai

pegawai penerima di JSPIU

BAB I – PENDAHULUAN

3. DEFINISI DAN TAFSIRAN

9. Pegawai Penerima

(a) Pegawai dari kumpulan Pengurusan dan Profesional (Akademik dan Bukan Akademik) yang dilantik oleh Ketua Pusat

Tanggungjawab yang diberi tanggungjawab untuk menerima, memeriksa dan mengesahkan aset yang diperolehi.

(b) Ahli Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi atau Jawatankuasa Penilaian Teknikal boleh dilantik sebagai pegawai penerima di

JFPIU. Bagi maksud ini, surat lantikan sebagai Pegawai Penerima hendaklah dikeluarkan kepada pegawai yang dilantik

dengan syarat tiada ’conflict of interest’ yang berlaku.

(c) Bagi aset teknikal, Pegawai Penerima yang dilantik hendaklah

memiliki kepakaran dalam bidang berkaitan.

4. BAB III – PENERIMAAN

7. PERATURAN PENERIMAAN

(c) Langkah-langkah berikut hendaklah dipatuhi semasa menerima aset

alih:-

(i) Menyemak butiran di dalam

dokumen yang sah bagi memastikan aset yang diterima adalah betul;

(ii) Aset hendaklah diperiksa, dikira, diukur, ditimbang atau diuji serta merta sebelum disahkan penerimaannya;

(iii) Sekiranya pengesahan tidak dapat dilakukan dengan serta merta

maka:

- Dokumen seperti Nota Serahan, Pesanan Rasmi Universiti dan

dokumen lain yang berkaitan hendaklah dicatatkan ‘‘Diterima dengan syarat ianya disahkan kemudian secara diperiksa,

dikira, diukur, ditimbang atau diuji” (kemukakan surat

BAB III – PENERIMAAN

7. PERATURAN PENERIMAAN

(c) Langkah-langkah berikut hendaklah dipatuhi semasa menerima aset

alih:-

(i) Menyemak butiran di dalam dokumen yang sah bagi memastikan

aset yang diterima adalah betul;

(ii) Aset hendaklah diperiksa, dikira, diukur, ditimbang atau diuji

serta merta sebelum disahkan penerimaannya;

(iii) Penyimpanan dan penjagaan aset yang diterima sebelum pengesahan pemeriksaan dan ujilari.

(a) Pegawai Penerima adalah bertanggungjawab untuk

menjaga aset yang diterima dengan memastikan perkara

berikut dipatuhi: i. Aset yang diterima disimpan dengan baik dan teratur di

dalam bilik tersebut.

Page 3: APPENDIKS SENARAI PINDAAN BAGI GARIS PANDUAN ... - UMS€¦ · KEW.PA-2 dan KEW.PA-3 hendaklah diserahkan kepada PTJ penerima. KEW.PA-4, KEW.PA-5 dan KEW.PA-7 hendaklah dikemaskini

APPENDIKS BIL. P.B BIL. 3/2010 - GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET ALIH UMS GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET ALIH UMS VERSI 2017

peringatan kepada pembekal);

(iv) Setelah disemak dan diperiksa, Pegawai Penerima adalah

bertanggungjawab menyediakan Borang Laporan Penerimaan Aset

Alih KEW.PA-1 jika terdapat kerosakan atau perselisihan. Borang ini perlu diisi dalam dua (2) salinan, satu (1) salinan kepada

pembekal dan satu (1) salinan lagi disimpan oleh Pegawai Penerima sebagai rujukan dan rekod;

(v) Borang KEW.PA-1 yang telah disahkan dan ditandatangani oleh Ketua

Jabatan hendaklah dihantar dengan serta merta kepada agen

penghantaran atau syarikat pembekal;

(vi) Pegawai Penerima hendaklah memastikan bahawa aset diterima berserta dengan Surat Jaminan daripada pembekal yang

mengesahkan bahawa mutunya menepati spesifikasi seperti

dalam perjanjian pembelian; dan

(vii) Pegawai Penerima hendaklah memastikan aset yang diterima disertakan manual penggunaan dan penyelenggaraan, jika ada.

ii. Memastikan dan memantau keselamatan peralatan aset

dari semasa ke semasa.

(b) Semasa pemasangan/ujilari/

latihan dijalankan oleh pihak pembekal, Pegawai Penerima hendaklah berada bersama bagi memastikan program yang

dirancang berjalan dengan lancar.

(iv) Penerimaan aset daripada agen penghantaran/ diterima secara berperingkat.

(a) Sekiranya pengesahan pemeriksaan dan ujilari aset yang diterima tidak dapat dilakukan serta merta, maka dokumen

tersebut hendaklah dicatatkan ”Diterima dengan syarat ianya disahkan kemudian secara diperiksa, dikira,

diukur, ditimbang atau diuji”.

(b) Mengemukakan surat peringatan kepada pembekal untuk

memeriksa, mengira, mengukur, menimbang atau menguji dalam tempoh yang ditetapkan dalam syarat-syarat kontrak

jika tidak dilaksanakan pada hari penghantaran bekalan.

(c) Menampal catatan ”Diterima dengan syarat ianya

disahkan kemudian secara diperiksa, dikira, diukur, ditimbang atau diuji” di setiap kotak aset yang dihantar

bagi menunjukkan bahawa aset tersebut belum diujilari/dipasang.

(v) Setelah disemak dan diperiksa, Pegawai Penerima adalah bertanggungjawab menyediakan Borang Laporan Penerimaan

Aset Alih KEW.PA-1 jika terdapat kerosakan atau perselisihan. Borang ini perlu diisi dalam dua (2) salinan, satu

(1) salinan kepada pembekal dan satu (1) salinan lagi disimpan

oleh Pegawai Penerima sebagai rujukan dan rekod.

(vi) Borang KEW.PA-1 yang telah disahkan dan ditandatangani oleh Ketua Pusat Tanggungjawab hendaklah dihantar dengan serta

merta kepada agen penghantaran atau syarikat pembekal. Pegawai Penerima hendaklah membuat susulan kepada

pembekal sehingga aset dibekalkan seperti yang telah

ditetapkan dalam spesifikasi.

Page 4: APPENDIKS SENARAI PINDAAN BAGI GARIS PANDUAN ... - UMS€¦ · KEW.PA-2 dan KEW.PA-3 hendaklah diserahkan kepada PTJ penerima. KEW.PA-4, KEW.PA-5 dan KEW.PA-7 hendaklah dikemaskini

APPENDIKS BIL. P.B BIL. 3/2010 - GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET ALIH UMS GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET ALIH UMS VERSI 2017

(vii) Pegawai Penerima hendaklah memastikan bahawa aset diterima berserta dengan Surat Jaminan daripada pembekal yang

mengesahkan bahawa mutunya menepati spesifikasi seperti

dalam perjanjian pembelian. Pegawai Penerima juga hendaklah memastikan bahawa tempoh Surat Jaminan adalah selepas

tarikh pemasangan dan ujilari selesai.

(viii) Pegawai Penerima hendaklah memastikan aset yang diterima disertakan manual penggunaan dan penyelenggaraan, jika ada.

(ix) Bagi aset yang diterima daripada pembekal melalui kontrak pusat atau perolehan secara berpusat, Pegawai Penerima JFPIU

hendaklah dibekalkan sesalinan dokumen-dokumen seperti Pesanan Rasmi Universiti, Nota Serahan, Inbois, Surat Jaminan

dan dokumen-dokumen lain yang berkaitan untuk tujuan

pengesahan.

5. BAB IV- PENDAFTRAN

11. TEMPOH PENDAFTARAN

Setiap aset hendaklah didaftarkan dalam tempoh empat belas (14) hari

bekerja dari tarikh pengesahan penerimaan aset lengkap dan dibayar.

BAB IV – PENDAFTARAN

11. TEMPOH PENDAFTARAN

(a) Setiap aset hendaklah didaftar dengan kadar segera selepas tarikh

pengesahan penerimaan aset lengkap dan dibayar dalam tempoh 14 hari bekerja.

(b) Pegawai Aset hendaklah memastikan bahawa tarikh pengesahan penerimaan aset lengkap ditentukan dengan tepat sebagai Tarikh

Dibeli/Tarikh Diterima yang dimasukkan ke dalam Sistem i-Aset ketika proses pendaftaran dalam Borang KEW.PA-2 & KEW.PA-3

iaitu merujuk kepada tarikh-tarikh berikut:

i. Tarikh Nota Serahan (Delivery Order) jika aset alih yang

dibekalkan tidak memerlukan proses pemasangan, latihan dan ujilari atau yang seumpamanya.

ii. Tarikh dokumen seperti User Acceptance Test, Testing &

Commissioning Certificate atau dokumen lain yang berkaitan jika aset alih yang dibekalkan memerlukan proses pemasangan, latihan dan ujilari atau yang seumpamanya.

Page 5: APPENDIKS SENARAI PINDAAN BAGI GARIS PANDUAN ... - UMS€¦ · KEW.PA-2 dan KEW.PA-3 hendaklah diserahkan kepada PTJ penerima. KEW.PA-4, KEW.PA-5 dan KEW.PA-7 hendaklah dikemaskini

APPENDIKS BIL. P.B BIL. 3/2010 - GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET ALIH UMS GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET ALIH UMS VERSI 2017

(c) Kos aset alih yang ditentukan untuk dipermodalkan dan didaftarkan

hendaklah mengambil kira kos secara langsung sehingga aset tersebut dapat berfungsi dan boleh digunakan seperti berikut:

i) Kos pemasangan ii) Kos mengujilari

iii) Latihan

(d) Kos komponen daripada kaedah Freight On Board (FOB) seperti kos insurans dan kos pengangkutan tidak dimasukkan sebagai kos aset

alih.

(e) Kos Cukai Barangan Dan Perkhidmatan (GST) tidak diambil kira

sebagai kos aset alih.

6. BAB IV – PENDAFTRAN

12. PENDAFTARAN ASET HADIAH

12.1 Aset yang diterima secara hadiah perlu diakaunkan dan didaftarkan

berdasarkan perakuan penilaian kos oleh JKPAU;

12.2 Sebarang pemberian barangan aksesori tanpa nilai (kos) didaftarkan kepada peralatan yang dibeli; dan

12.3 Pegawai Aset adalah bertanggungjawab untuk menyediakan Daftar

Harta Modal (KEW.PA-2) atau Daftar Inventori (KEW.PA-3) bersama-

sama dokumen sokongan dan mengemukakan salinan kepada Jabatan Bendahari.

13. PENDAFTARAN ASET LUCUTHAK

13.1 Aset lucut hak hendaklah didaftarkan jika JSPIU berkenaan bercadang menggunakannya.

13.2 Aset lucuthak yang telah dikategorikan di bawah peraturan tertentu

adalah menjadi tanggungjawab Naib Canselor untuk menentukan tindakan yang

diambil ke atas aset berkenaan bagi maksud tersebut sahaja

BAB IV - PENDAFTARAN

12. PENDAFTARAN ASET HADIAH

12.1 Aset yang diterima secara hadiah perlu diakaunkan dan

didaftarkan berdasarkan perakuan penilaian kos oleh JKPAU;

12.2 Sebarang pemberian barangan aksesori tanpa nilai (kos) didaftarkan kepada peralatan yang dibeli; dan

12.3 Pegawai Aset adalah bertanggungjawab untuk menyediakan

Daftar Harta Modal (KEW.PA-2) atau Daftar Inventori (KEW.PA-

3) bersama-sama dokumen sokongan dan mengemukakan salinan kepada Jabatan Bendahari.

13. PENDAFTARAN ASET LUCUTHAK

13.1 Aset lucut hak hendaklah didaftarkan jika JSPIU berkenaan bercadang menggunakannya.

13.2 Aset lucuthak yang telah dikategorikan di bawah peraturan

tertentu adalah menjadi tanggungjawab Naib Canselor untuk menentukan tindakan

yang diambil ke atas aset berkenaan bagi maksud tersebut sahaja

14. Aset Yang Dibekalkan Bersekali

Dengan Bangunan

Page 6: APPENDIKS SENARAI PINDAAN BAGI GARIS PANDUAN ... - UMS€¦ · KEW.PA-2 dan KEW.PA-3 hendaklah diserahkan kepada PTJ penerima. KEW.PA-4, KEW.PA-5 dan KEW.PA-7 hendaklah dikemaskini

APPENDIKS BIL. P.B BIL. 3/2010 - GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET ALIH UMS GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET ALIH UMS VERSI 2017

(a) Aset Alih yang dibekalkan bersekali dengan bangunan hendaklah didaftarkan mengikut tatacara ini.

(b) Sekiranya nilai aset alih tidak dapat ditentukan, kos dinilaikan pada harga RM1.00 dengan syarat usiaguna telah

melebihi lima (5) tahun selaras dengan kadar susut nilai 20% bagi peralatan dan kelengkapan pejabat dalam dasar

perakaunan universiti.

15. Aset Yang Disewa Beli

Aset Alih yang disewa beli hendaklah didaftarkan berdasarkan

kepada terma dan syarat yang terkandung di dalam perjanjian sewa beli iaitu:-

(i) Didaftarkan semasa diterima jika dalam perjanjian sewa beli dinyatakan aset tersebut telah menjadi milik Universiti

bermula tarikh penerimaan/penyerahan.

16. Aset Yang Disewa

Aset yang disewa daripada syarikat/ pembekal/ pengilang seperti

mesin fotostat, kenderaan dan sebagainya tidak perlu didaftarkan di bawah tatacara ini. Satu senarai aset yang disewa hendaklah

disediakan oleh JFPIU bagi tujuan rekod.

17. Pindahan Aset

17.1 Pindahan aset bermaksud memindahkan aset antara PTJ

dengan PTJ yang lain setelah mendapat kelulusan Ketua Jabatan masing-masing.

17.2 Aset baharu yang dibeli bagi tujuan pindahan ke PTJ lain, tidak perlu didaftar oleh PTJ yang membuat perolehan. PTJ yang

menerima hendaklah mendaftarkan aset tersebut berdasarkan punca maklumat.

17.3 Daftar asal KEW.PA-2 dan KEW.PA-3 bagi aset yang

dipindahkan, hendaklah dibatalkan dan dicap dengan perkataan

“DIPINDAHKAN, KEPADA ..................................... dan

Page 7: APPENDIKS SENARAI PINDAAN BAGI GARIS PANDUAN ... - UMS€¦ · KEW.PA-2 dan KEW.PA-3 hendaklah diserahkan kepada PTJ penerima. KEW.PA-4, KEW.PA-5 dan KEW.PA-7 hendaklah dikemaskini

APPENDIKS BIL. P.B BIL. 3/2010 - GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET ALIH UMS GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET ALIH UMS VERSI 2017

ditarikhkan.....”

17.4 Bagi aset yang telah didaftarkan oleh PTJ pemberi, salinan

KEW.PA-2 dan KEW.PA-3 hendaklah diserahkan kepada PTJ

penerima. KEW.PA-4, KEW.PA-5 dan KEW.PA-7 hendaklah dikemaskini oleh PTJ pemberi.

17.5 PTJ penerima hendaklah mendaftar semula aset tersebut

mengikut tarikh perolehan asal dan mengemaskini KEW.PA-4, KEW.PA-5 serta KEW.PA-7.

17.6 Aset yang dipindahkan antara PTJ bagi tujuan latihan dan pameran hendaklah didaftarkan semula oleh PTJ penerima.

17.7 Aset yang dipindahkan untuk tujuan latihan atau pameran

hendaklah digunakan bagi maksud tersebut sahaja. Contohnya

kenderaan yang dipindahkan untuk latihan hendaklah digunakan untuk latihan sahaja dan tidak boleh digunakan

semula di jalan raya selepas dibaiki.

17.8 Bagi kenderaan yang akan dipindahkan untuk tujuan latihan

atau pameran, kad pendaftaran kenderaan hendaklah dibatalkan oleh PTJ Pemberi di Jabatan Pengangkutan Jalan.

18. Penempatan Aset Ke JFPIU Lain

Aset yang dibeli oleh PTJ untuk di tempatkan kepada PTJ yang lain

di bawah satu Pegawai Pengawal yang tidak melibatkan penukaran

hak milik maka tindakan berikut hendaklah dilaksanakan:-

18.1 PTJ yang membuat pembelian aset hendaklah mendaftarkan aset tersebut dalam KEW.PA-2 dan KEW.PA-3. Nombor Siri

Pendaftaran PTJ yang mendaftar adalah kekal kerana aset

tersebut milik PTJ asal;

18.2 Salinan KEW.PA-2 dan KEW.PA-3 hendaklah diserahkan kepada PTJ penerima;

18.3 PTJ penerima hendaklah membuat penempatan ke atas aset

dan menyediakan KEW.PA-7 secara berasingan;

Page 8: APPENDIKS SENARAI PINDAAN BAGI GARIS PANDUAN ... - UMS€¦ · KEW.PA-2 dan KEW.PA-3 hendaklah diserahkan kepada PTJ penerima. KEW.PA-4, KEW.PA-5 dan KEW.PA-7 hendaklah dikemaskini

APPENDIKS BIL. P.B BIL. 3/2010 - GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET ALIH UMS GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET ALIH UMS VERSI 2017

18.4 PTJ penerima tidak perlu mendaftarkan semula aset tersebut;

dan

18.5 Semua urusan pengurusan aset termasukpenyelenggaraan,

pemeriksaan, pelupusan dan hapus kira kehilangan aset adalah di bawah tanggungjawab PTJ yang mendaftar.

18.6

7. BAB IV – PENDAFTARAN

14. PUNCA MAKLUMAT

14.1 Bagi mendaftar aset, dokumen berikut boleh dirujuk:-

(a) Aset yang dibeli:-

(i)Pesanan Rasmi Universiti; (ii)Serahan;

(iii)Invois; (iv) Dokumen Kontrak;

(v) Kad Jaminan;

(vi) Manual Pengguna; dan (vii) Dokumen-dokumen lain

yang berkaitan

BAB IV – PENDAFTARAN

14. PUNCA MAKLUMAT

Bagi mendaftar aset, dokumen berikut boleh dirujuk:-

(a) Aset yang dibeli:-

(i) Pesanan Rasmi Universiti; (ii) Serahan;

(iii) Invois; (iv) User Acceptance Test (v) Testing & Commissioning Certificate (vi) Dokumen Kontrak; (vii) Kad Jaminan;

(viii) Manual Pengguna; dan (ix) Dokumen-dokumen lain yang berkaitan

8.

BAB IV – PENDAFTARAN

18.2 Pelabelan Aset

(a) Semua aset hendaklah diberi tanda pengenalan ditempat yang

mudah dilihat dan sesuai pada aset berkenaan dengan cara;

(i) melabel kod aset, (ii) mengecat, emboss bagi menunjukkan tanda Hak Universiti

Malaysia Sabah dan nama JSPIU berkenaan.

BAB IV – PENDAFTARAN

18.2 Pelabelan Aset

(a) Semua aset hendaklah diberi tanda pengenalan ditempat

yang mudah dilihat dan sesuai pada aset berkenaan dengan cara;

(i) melabel kod aset (Barcode),

(ii) mengecat, dan ditanda Hak Milik Universiti Malaysia Sabah

(b) Bagi aset yang digunakan bagi tujuan penyamaran dan risikan hendaklah dilabelkan di tempat yang tidak mudah dilihat.

(c) Bagi aset yang sukar atau tidak praktikal untuk dilabel seperti

keadaan fizikalnya kecil, tidak melekat, mudah rosak, kerap

Page 9: APPENDIKS SENARAI PINDAAN BAGI GARIS PANDUAN ... - UMS€¦ · KEW.PA-2 dan KEW.PA-3 hendaklah diserahkan kepada PTJ penerima. KEW.PA-4, KEW.PA-5 dan KEW.PA-7 hendaklah dikemaskini

APPENDIKS BIL. P.B BIL. 3/2010 - GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET ALIH UMS GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET ALIH UMS VERSI 2017

dicuci dan disteril atau aset tersebut digunakan dalam air dan

seumpamanya menyebabkan label tertanggal dikecualikan daripada pelabelan. Nombor siri pendaftaran dicatat pada Lokasi

Penyimpanan Aset berkenaan mengikut kesesuaian.

9.

BAB IV - PENDAFTARAN

19 LAPORAN HARTA MODAL DAN INVENTORI

19.1 Laporan Harta Modal dan Inventori KEW.PA-8 Universiti

hendaklah dikemukakan oleh Pegawai Aset kepada Urusetia

JKPAU secara suku tahun sebelum 5hb berikutnya.

19.2 Laporan Tahunan Harta Modal dan Inventori KEW.PA-8

Universiti hendaklah dikemukakan oleh Urusetia JKPAU kepada

Perbendaharaan sebelum 15hb Mac tahun berikutnya.

BAB IV – PENDAFTARAN

19. Laporan Tahunan Harta Modal Dan Aset Alih Bernilai Rendah KEW.PA-8

19.1 Laporan Tahunan Harta Modal dan Aset Alih Bernilai Rendah KEW.PA-8 Universiti hendaklah dikemukakan oleh Urusetia

JKPAU kepada Perbendaharaan sebelum 15hb Mac tahun berikutnya.

10. BAB V – PENGGUNAAN, PENYIMPANAN DAN PEMERIKSAAN

25. PEMERIKSAAN

25.1 Pemeriksaan aset dilakukan ke atas:

(a) Fizikal (b) Rekod

(c) Penempatan

25.2 Tujuan pemeriksaan adalah untuk: (a) Mengetahui keadaan dan prestasinya.

(b) Memastikan setiap aset mempunyai daftar/rekod yang lengkap,

tepat dan dikemaskini. (c) Memastikan setiap aset berada di lokasi sama seperti tercatat

dalam daftar.

25.3 Pegawai Pemeriksa yang dilantik oleh Naib Canselor

dipertanggungjawabkan untuk membuat pemeriksaan mengikut jadual yang telah disediakan oleh Pegawai Aset.

25.4 Pemeriksaan hendaklah dilaksanakan sekurang-kuranya satu (1) kali

setahun.

BAB V – PENGGUNAAN, PENYIMPANAN DAN PEMERIKSAAN

25. PEMERIKSAAN

25.1 Pemeriksaan aset dilakukan ke atas:

(a) Fizikal (b) Rekod

(c) Penempatan

25.2 Tujuan pemeriksaan adalah untuk:

(a) Mengetahui keadaan dan prestasinya.

(b) Memastikan setiap aset mempunyai daftar/rekod yang lengkap, tepat dan dikemaskini.

(c) Memastikan setiap aset berada di lokasi sama seperti tercatat dalam daftar.

25.3 Pemeriksaan hendaklah dilaksanakan sekurang-kurangya satu (1) kali setahun.

Page 10: APPENDIKS SENARAI PINDAAN BAGI GARIS PANDUAN ... - UMS€¦ · KEW.PA-2 dan KEW.PA-3 hendaklah diserahkan kepada PTJ penerima. KEW.PA-4, KEW.PA-5 dan KEW.PA-7 hendaklah dikemaskini

APPENDIKS BIL. P.B BIL. 3/2010 - GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET ALIH UMS GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET ALIH UMS VERSI 2017

25.5 Pegawai Pemeriksa hendaklah mengemukakan Laporan Pemeriksaan Harta Modal KEW.PA-10 dan Laporan Pemeriksaan Inventori KEW.PA-

11 yang lengkap berserta laporan rumusan hasil pemeriksaan kepada

Urus Setia JKPAU dalam tempoh 1 (satu) bulan dari tarikh arahan pemeriksaan oleh Pegawai Aset JSPIU untuk tujuan pelaporan dan

rekod.

25.6 Pengurusan Aset yang memuaskan akan diberikan Sijil Tahunan Pemeriksaan Harta Modal & Inventori (KEW.PA-12) oleh Naib Canselor.

25.4 Lantikan

(a) Ketua JFPIU hendaklah melantik

Pegawai Pemeriksa daripada kakitangan gred 17 dan ke atas

yang tidak terlibat secara langsung dalam pengurusan aset yang diperiksa.

(b) Pegawai Pemeriksa dibahagiakan kepada kumpulan

berdasarkan penempatan di JFPIU mengikut program/ makmal/ aras atau zon dengan merujuk kepada kaedah

swift/tukar ganti. Setiap kumpulan diketuai oleh Ketua

Pasukan Pemeriksa yang bertanggungjawab untuk memantau proses pemeriksaan dan penghantaran laporan.

(c) Urusetia Pengurusan Aset JFPIU akan menguruskan

pelantikan Ketua Pasukan Pemeriksa dan Pegawai

Pemeriksa. Surat pelantikan ditandatangani oleh Ketua Pusat Tanggungjawab JFPIU dan salinan dikemukakan kepada

Sektor Pengurusan Harta & Risiko, Jabatan Bendahari selaku Unit Pengurusan Aset Univerisiti.

25.5 Tugas Dan Tanggungjawab Pegawai Pemeriksa

(a) Ketua Pasukan Pemeriksa perlu mengadakan sesi perbincangan

dengan ahli kumpulan untuk mengatur jadual pemeriksaan dan memaklumkan Pegawai Aset yang bertanggungjawab ke atas

aset yang diperiksa agar pemeriksaan dapat dijalankan

mengikut jadual yang ditetapkan.

(b) Semua Pegawai Pemeriksa hendaklah memastikan bahawa pemeriksaan dijalankan ke atas keseluruhan aset alih mengikut

penempatan dan menjalankan pemeriksaan mengikut skop

yang ditetapkan.

(c) Tempoh pelaksanaan pemeriksaan adalah selama satu (1) bulan daripada tarikh surat lantikan.

(d) Ketua Pasukan Pemeriksa hendaklah mengumpul hasil laporan

daripada kumpulan pemeriksa dan dikemukakan kepada

Urusetia Pengurusan Aset JFPIU.

Page 11: APPENDIKS SENARAI PINDAAN BAGI GARIS PANDUAN ... - UMS€¦ · KEW.PA-2 dan KEW.PA-3 hendaklah diserahkan kepada PTJ penerima. KEW.PA-4, KEW.PA-5 dan KEW.PA-7 hendaklah dikemaskini

APPENDIKS BIL. P.B BIL. 3/2010 - GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET ALIH UMS GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET ALIH UMS VERSI 2017

25.6 Tugas Dan Tanggungjawab

Pegawai Aset

(a) Semua Pegawai Aset dikehendaki untuk memastikan perkara

berikut diambil tindakan:

i. Menyediakan senarai aset alih (borang KEW.PA-7) mengikut lokasi penempatan dan memastikan borang tersebut telah

dikemaskini.

ii. Pegawai Penempatan yang bertanggungjawab terhadap

peralatan/lokasi yang diperiksa hendaklah mengiringi dan membantu Pegawai Pemeriksa sepanjang tempoh

pemeriksaan dijalankan.

(b) Pegawai Aset hendaklah mengambil tindakan sewajarnya ke

atas laporan hasil pemeriksaan (jika ada) dan mengemukakan tindakan pembetulan kepada Urusetia Pengurusan Aset JFPIU.

25.7 Tugas Dan Tanggunjawab

Urusetia Pengurusan Aset JFPIU

(a) Urusetia Pengurusan Aset JFPIU adalah bertanggungjawab

untuk mengurus pelantikan Pegawai Pemeriksa, Ketua Pasukan Pemeriksa serta mengatur jadual dan penempatan pegawai

tersebut.

(b) Memastikan latihan Sistem i-Aset diberikan kepada semua

Pegawai Pemeriksa yang dilantik dan laporan pemeriksaan hendaklah dijana melalui sistem berkenaan. Bagi aset yang

tidak berdaftar contohnya komputer dalam tempoh sewaan, borang KEW.PA-10/ KW.PA-11 disediakan secara manual.

(c) Urusetia Pengurusan Aset JFPIU adalah bertanggungajawab memantau keseluruhan pelaksanaan pemeriksaan aset alih

diJFPIU masing-masing.

(d) Hasil laporan pemeriksaan tersebut hendaklah dibawa ke mesyuarat pengurusan JFPIU dan memastikan tindakan telah

diambil ke atas dapatan/ teguran daripada laporan berkenaan.

Page 12: APPENDIKS SENARAI PINDAAN BAGI GARIS PANDUAN ... - UMS€¦ · KEW.PA-2 dan KEW.PA-3 hendaklah diserahkan kepada PTJ penerima. KEW.PA-4, KEW.PA-5 dan KEW.PA-7 hendaklah dikemaskini

APPENDIKS BIL. P.B BIL. 3/2010 - GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET ALIH UMS GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET ALIH UMS VERSI 2017

25.8 Laporan

(a) Borang yang digunakan oleh Pegawai Pemeriksa untuk

menjalankan pemeriksaan adalah seperti berikut:

i. Laporan Pemeriksaan Harta Modal (KEW.PA-10)

ii. Laporan Pemeriksaan Aset Alih Bernilai Rendah (KEW.PA-11)

(b) Laporan pemeriksaan tersebut berserta laporan tindakan pembetulan (jika ada) dikemukakan kepada Unit Pengurusan

Aset Universiti bagi tujuan pelaporan dalam mesyuarat

Jawatankuasa Pengurusan Aset Universiti (JKPAU).

(c) Sijil Tahunan Pemeriksaan Harta Modal Dan Aset Allih Bernilai

Rendah (KEW.PA-12) akan dikeluarkan kepada JFPIU yang

telah diperiksa berdasarkan perakuan JKPAU.

11. BAB VI –PENYELENGGARAAN

26. OBJEKTIF PROSES PENYELENGGARAAN

Penyelenggaraan aset Universiti bertujuan:-

(a) Memastikan aset berfungsi dengan lancar secara berterusan dan

selamat digunakan;

(b) Memelihara dan memanjangkan jangka hayat; (c) Meningkatkan keupayaan;

(d) Mengurangkan kerosakan; (e) Menjimatkan perbelanjaan Universiti;

(f) Menjamin keselamatan pengguna;

(g) Mewujudkan suasana kerja yang kondusif serta produktif; dan (h) Memelihara imej Universiti.

BAB V – PENYELENGGARAAN

26 OBJEKTIF PROSES PENYELENGGARAAN

Penyelenggaraan aset Universiti bertujuan:-

(a) Memastikan aset berfungsi dengan lancar secara berterusan

dan selamat digunakan;

(b) Memelihara dan memanjangkan jangka hayat; (c) Meningkatkan keupayaan;

(d) Mengurangkan kerosakan; Mendapatkan ketahanan maksimum sejajar dengan

perbelanjaan;

(e) Menjimatkan perbelanjaan Universiti; (f) Menjamin keselamatan pengguna;

(g) Mewujudkan suasana kerja yang kondusif serta produktif; dan

(h) Memelihara imej Universiti.

31. Kebenaran Membawa Keluar Aset Alih Bagi

Penyelenggaraan

Aset Alih yang dibawa keluar untuk tujuan penyelenggaraan

Page 13: APPENDIKS SENARAI PINDAAN BAGI GARIS PANDUAN ... - UMS€¦ · KEW.PA-2 dan KEW.PA-3 hendaklah diserahkan kepada PTJ penerima. KEW.PA-4, KEW.PA-5 dan KEW.PA-7 hendaklah dikemaskini

APPENDIKS BIL. P.B BIL. 3/2010 - GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET ALIH UMS GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET ALIH UMS VERSI 2017

hendaklah mendapat kelulusan bertulis daripada Ketua Pusat

Tanggungjawab/ Pegawai Aset dan hendaklah direkodkan dalam KEW.PA-6.

32. Penggantian Aset Alih Oleh Syarikat Penyelenggaraan

(a) Syarikat penyelenggaraan dibenarkan untuk menggantikan aset yang lama dengan yang baharu tertakluk kepada syarat-syarat

berikut:-

i) Wujudnya perjanjian antara Universiti dengan syarikat

penyelenggaraan tersebut. Sekiranya tiada perjanjian tetapi pihak syarikat bersetuju untuk menggantikannya tertakluk

kepada syarat aset lama tersebut tidak ekonomi dibaiki dan aset yang digantikan adalah aset baharu dan spesifikasinya

hendaklah lebih baik atau sama dengan aset lama;

ii) Penggantian aset hendaklah mendapat kebenaran Ketua

Jabatan. Maklumat mengenai aset yang baru diterima hendaklah dikemaskini di Bahagian B dalam KEW.PA-2 atau

KEW.PA-3; dan

iii) Nombor siri pendaftaran Aset Alih adalah kekal.

33. Laporan Tahunan Penyelenggaraan Aset Alih KEW.PA-14

(A)

Laporan Tahunan Penyelenggaraan Aset Alih Rendah KEW.PA-14(A)

hendaklah disediakan dan dikemukakan seperti berikut:-

(a) Unit Pengurusan Aset Universiti hendaklah menyediakan Ringkasan Laporan Tahunan

Penyelenggaraan Aset Alih Universiti dan mengemukakan ke

Perbendaharaan Malaysia sebelum 15 Mac tahun berikutnya.

12.

BAB VII – PELUPUSAN

34. PERAKUAN PELUPUSAN (PEP) KEW.PA-16

34.1 PEP diperlukan bagi semua aset Mekanikal, Teknikal, Elektrikal dan

Elektronik.

34. PERAKUAN PELUPUSAN (PEP) KEW.PA-16

34.1 Perakuan Pelupusan (PEP) KEW.PA-16 hendaklah disediakan

untuk semua kaedah pelupusan. PEP hendaklah disediakan

tertakluk kepada syarat-syarat berikut:-

Page 14: APPENDIKS SENARAI PINDAAN BAGI GARIS PANDUAN ... - UMS€¦ · KEW.PA-2 dan KEW.PA-3 hendaklah diserahkan kepada PTJ penerima. KEW.PA-4, KEW.PA-5 dan KEW.PA-7 hendaklah dikemaskini

APPENDIKS BIL. P.B BIL. 3/2010 - GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET ALIH UMS GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET ALIH UMS VERSI 2017

34.2 Ketua Jabatan hendaklah merujuk kepada JKR atau Jabatan yang mempunyai workshop sendiri atau khidmat pakar-pakar khusus

dalam peralatan-peralatan tertentu untuk mendapatkan PEP.

34.3 PEP bagi peralatan komputer hendaklah disediakan oleh Pegawai

Sistem Maklumat.

34.4 Setiap PEP hendaklah disahkan oleh sekurang-kurangnya dua (2) pegawai yang tidak terlibat dengan pengurusan aset berkenaan.

34.5 Nilai semasa aset di PEP hanya sah digunakan untuk tempoh satu (1) tahun sahaja Sekiranya melebihi tempoh tersebut, Pusat

Tanggungjawab yang memohon pelupusan perlu mendapatkan pengesahan nilai semasa yang baru di PEP.

i) Aset Mekanikal, Teknikal, Elektrik dan Elektronik yang nilai

perolehan asalnya lebih daripada lima ribu ringgit

(RM5,000.00).

ii) Perkakasan komputer yang nilai perolehan asalnya lebih

daripada satu ribu ringgit (RM1,000.00).

iii) Aset Mekanikal, Teknikal, Elektrik dan Elektronik nilai

perolehan asalnya kurang daripada RM5,000.00 dan

perkakasan komputer yang nilai perolehan asalnya kurang

daripada RM1,000.00 tidak memerlukan PEP dengan syarat

aset tersebut telah mencapai jangka hayatnya

atau diperakukan oleh Lembaga Pemeriksa untuk

dilupuskan.

34.2 PEP hendaklah disahkan oleh dua (2) orang pegawai yang terdiri

daripada seorang pegawai Kumpulan Pengurusan dan

Profesional (P&P) dan seorang pegawai Kumpulan Pelaksana

Gred 17 dan ke atas. Bagi Kementerian atau Jabatan yang tidak

mempunyai pegawai Kumpulan P&P, PEP boleh disahkan oleh

kedua-dua pegawai Kumpulan Pelaksana Gred 17 dan ke atas;

i) PEP Perkakasan ICT hendaklah disahkan oleh Jabatan

Teknologi Maklumat Dan Komunikasi (JTMK);

ii) PEP Automatives hendaklah disahkan oleh Jabatan Kerja

Raya (JKR) ;

iii) PEP Aset Teknikal, Elektrikal dan Elektronik hendaklah

disahkan oleh Pegawai yang berkelayakan.

34.3 PEP hanya sah digunakan untuk tempoh satu (1) tahun sahaja

dari tarikh dikeluarkan. Sekiranya tempoh PEP telah tamat dan

proses pelupusan belum bermula JFPIU hendaklah mendapatkan

PEP yang baharu. Sekiranya proses pelupusan telah bermula dan

tempoh PEP telah tamat dalam masa proses pelupusan maka

tidak perlu mendapatkan PEP yang baharu.

Page 15: APPENDIKS SENARAI PINDAAN BAGI GARIS PANDUAN ... - UMS€¦ · KEW.PA-2 dan KEW.PA-3 hendaklah diserahkan kepada PTJ penerima. KEW.PA-4, KEW.PA-5 dan KEW.PA-7 hendaklah dikemaskini

APPENDIKS BIL. P.B BIL. 3/2010 - GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET ALIH UMS GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET ALIH UMS VERSI 2017

13.

BAB VII - PELUPUSAN

37. PELANJUTAN TEMPOH

37.1 Permohonan melanjutkan tempoh pelupusan hendaklah dikemukakan

kepada Kuasa Melulus dua (2) minggu sebelum tamat tempoh

pelupusan. Pelanjutan tempoh hanya dibenarkan sekali sahaja.

37.2 Sekiranya tindakan pelupusan tidak dapat diselesaikan selepas tempoh

pelanjutan, maka kelulusan adalah terbatal dan permohonan baru hendaklah dikemukakan kerana pengurangan nilai semasa aset dan

kaedah pelupusan mungkin tidak lagi sesuai.

BAB VII -PELUPUSAN

37. PELANJUTAN TEMPOH

37.1 Permohonan melanjutkan tempoh pelupusan hendaklah

dikemukakan kepada Kuasa Melulus dua (2) minggu sbelum tamat

tempoh kelulusan pelupusan yang pertama. Pelanjutan hanya dibenarkan sekali sahaja bagi tempoh tidak melebihi satu (1) bulan.

37.2 Sekiranya tindakan pelupusan tidak dapat diselesaikan selepas

tempoh pelanjutan, maka kelulusan adalah terbatal dan

permohonan baru hendaklah dikemukakan kerana pengurangan nilai semasa aset dan kaedah pelupusan mungkin tidak lagi sesuai.

14.

BAB VII - PELUPUSAN

38. PINDA KAEDAH PELUPUSAN

Permohonan untuk meminda kaedah pelupusan hendaklah dikemukakan kepada Kuasa Melulus. Permohonan hendaklah dikemukakan sebelum tamat tempoh

kelulusan pelupusan. Sekiranya tempoh pelupusan telah tamat, kelulusan adalah

terbatal dan permohonan baru hendaklah dikemukakan.

BAB VII – PELUPUSAN

38. PINDA KAEDAH PELUPUSAN

Permohonan untuk meminda kaedah pelupusan hendaklah dikemukakan kepada Kuasa Melulus sebelum tamat tempoh kelulusan pelupusan. Kuasa

Melulus hendaklah memberi kelulusan untuk tempoh tiga (3) bulan dari tarikh kelulusan pinda kaedah kepada JFPIU. Sekiranya tempoh pelupusan

telah tamat, kelulusan adalah terbatal dan permohonan baru hendaklah

dikemukakan. Permohonan untuk meminda kaedah pelupusan hendaklah dikemukakan kepada Kuasa Melulus.

BAB VII -PELUPUSAN

39. KAEDAH PELUPUSAN

39.1 Dalam urusan pelupusan aset, kriteria pulangan hasil hendaklah sentiasa diberi perhatian. Bagi mencapai tujuan ini, Kuasa Melulus

boleh menetapkan kaedah pelupusan yang sesuai dan paling

menguntungkan Universiti.

39.2 Kaedah pelupusan adalah seperti berikut:

(a) Jualan secara:-

(i) Tender (ii) Sebut harga

(iii) Lelong

BAB VII –PELUPUSAN

39. KAEDAH PELUPUSAN

39.1 Dalam urusan pelupusan aset, kriteria pulangan hasil hendaklah

sentiasa diberi perhatian. Bagi mencapai tujuan ini, Kuasa Melulus

hendaklah meluluskan kaedah pelupusan yang sesuai untuk

dilaksanakan dan paling menguntungkan Universiti. Kaedah

pelupusan adalah seperti berikut:-

39.2 Kaedah pelupusan adalah seperti

berikut:

(a) Jualan secara:- i) Tender

Page 16: APPENDIKS SENARAI PINDAAN BAGI GARIS PANDUAN ... - UMS€¦ · KEW.PA-2 dan KEW.PA-3 hendaklah diserahkan kepada PTJ penerima. KEW.PA-4, KEW.PA-5 dan KEW.PA-7 hendaklah dikemaskini

APPENDIKS BIL. P.B BIL. 3/2010 - GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET ALIH UMS GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET ALIH UMS VERSI 2017

(b) Jualan Sisa

(c) Tukar Barang (Barter Trade) (d) Tukar Beli (Trade In)

(e) Tukar Ganti (Cannibalize)

(f) Pindahan (g) Hadiah

(h) Musnah secara:- i) Ditanam

ii) Dibakar iii) Dibuang

iv) Ditenggelam

(i) Kaedah lain pelupusan yang difikirkan sesuai.

ii) Sebut harga

iii) Lelong (b) E-Waste, Buangan Terjadual dan Sisa Pepejal

(c) Jualan Sisa

(d) Tukar Barang (Barter Trade) (e) Tukar Beli (Trade In)

(f) Tukar Ganti (Cannibalize) (g) Pindahan

(h) Hadiah (i) Musnah secara:-

i) Ditanam

ii) Dibakar iii) Dibuang

iv) Ditenggelam (j) Kaedah lain pelupusan yang difikirkan sesuai.

15.

BAB VII – PELUPUSAN

40. PELAKSANAAN KAEDAH PELUPUSAN

40.1 Tender

BAB VII – PELUPUSAN

40. KAEDAH PELUPUSAN SECARA JUALAN

40.1 Tender

(a) Had Nilai Tender hendaklah dipelawa bagi nilai semasa satu aset atau secara agregatnya melebihi RM500,000.00 pada satu-satu

masa.

(b) Tempoh sah laku tender adalah sembilan puluh (90) hari yang

dikira daripada tarikh tender ditutup. Sekiranya pelanjutan tempoh sah laku tawaran tender diperlukan, pelanjutan hendaklah dibuat

sebelum tarikh tempoh sah laku tamat dengan kelulusan Pengerusi Lembaga Perolehan Universiti atau Kuasa Melulus

Pelupusan.

16.

BAB VII – PELUPUSAN

40. PELAKSANAAN KAEDAH PELUPUSAN

40.2 Sebut Harga

(e) Deposit sebut harga sebanyak 10% daripada harga tawaran

BAB VII –PELUPUSAN

40. PELAKSANAAN KAEDAH PELUPUSAN

40.2 Sebut Harga

(a) Had Nilai Sebut Harga hendaklah dipelawa bagi nilai semasa

Page 17: APPENDIKS SENARAI PINDAAN BAGI GARIS PANDUAN ... - UMS€¦ · KEW.PA-2 dan KEW.PA-3 hendaklah diserahkan kepada PTJ penerima. KEW.PA-4, KEW.PA-5 dan KEW.PA-7 hendaklah dikemaskini

APPENDIKS BIL. P.B BIL. 3/2010 - GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET ALIH UMS GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET ALIH UMS VERSI 2017

tertakluk kepada maksima RM5,000 hendaklah disertakan bersama

tawaran. Setelah keputusan sebut harga diperolehi, deposit sebut harga akan diselaraskan kepada penyebut harga yang berjaya atau

dikembalikan kepada penyebut harga yang gagal.

satu aset atau secara agregatnya tidak lebih RM500,000.00 pada

satu-satu masa.

(b) Tempoh sah laku tawaran sebut harga hendaklah tidak melebihi

90 hari dari tarikh tutup sebut harga. Jika tempoh pelanjutan sah laku tawaran diperlukan, permohonan pelanjutan hendaklah

dikemukakan sebelum tarikh tempoh sah laku tamat dengan kelulusan Pengerusi Lembaga Perolehan Universiti/ Kuasa

Melulus Pelupusan.

(c) Deposit sebut harga sebanyak 5% daripada harga tawaran

tertakluk kepada maksima RM5,000 hendaklah disertakan bersama tawaran. Setelah keputusan sebut harga diperolehi,

deposit sebut harga akan diselaraskan kepada penyebut harga yang berjaya atau dikembalikan kepada penyebut harga yang

gagal.

17. BAB VII –PELUPUSAN

41. PELAKSANAAN KAEDAH PELUPUSAN

40.4 Jualan Sisa

(a) Kaedah pelupusan secara Jualan Sisa dilaksanakan bagi aset yang

tidak boleh digunakan dalam bentuk dan fungsi asalnya yang

mempunyai kandungan logam (besi, tembaga dll.), getah, kayu, plastik dan sebagainya yang mempunyai nilai jualan.

(b) Jualan Sisa dilaksanakan dengan cara:-

i) Tender mengikut peraturan perolehan;

ii) Sebutharga mengikut peraturan; dan

iii) Dipelawa kepada syarikat Bumiputra/ Bukan Bumiputra mengikut

Negeri/ Setempat yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan dalam bidang Membeli Barang Lusuh (Perlu Permit). Keutamaan

hendaklah diberikan kepada syarikat-syarikat setempat.

BAB VII –PELUPUSAN

40. PELAKSANAAN KAEDAH

PELUPUSAN

40.4 Jualan Sisa

(a) Kaedah pelupusan secara jualan sisa dilaksanakan bagi aset

selain daripada Buangan Terjadual dan Sisa Pepejal. Aset yang

boleh dilupuskan melalui kaedah jualan sisa adalah aset yang tidak boleh digunakan dalam bentuk dan fungsi asalnya.

Penjualan sisa aset hendaklah dilaksanakan seperti berikut:-

i. Nilai perolehan asal bagi satu aset atau secara agregatnya

tidak lebih daripada lima puluh ribu ringgit (RM50,000) atau beratnya kurang daripada 1000 kilogram bagi aset yang tidak

dapat dikenal pasti rupa bentuk fizikal hendaklah dilaksanakan secara jualan terus kepada mana-mana Syarikat

yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan dalam bidang Membeli Barang Lusuh (Perlu Permit) dengan keutamaan

kepada Bumiputra.

ii. Nilai perolehan asal bagi satu aset atau secara agregatnya

lebih daripada lima puluh ribu ringgit (RM50,000) atau

Page 18: APPENDIKS SENARAI PINDAAN BAGI GARIS PANDUAN ... - UMS€¦ · KEW.PA-2 dan KEW.PA-3 hendaklah diserahkan kepada PTJ penerima. KEW.PA-4, KEW.PA-5 dan KEW.PA-7 hendaklah dikemaskini

APPENDIKS BIL. P.B BIL. 3/2010 - GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET ALIH UMS GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET ALIH UMS VERSI 2017

beratnya lebih daripada 1000 kilogram bagi aset yang tidak

dapat dikenal pasti rupa bentuk fizikal hendaklah dilaksanakan secara tender/ sebut harga dengan keutamaan

Syarikat Bumiputera mengikut Negeri/ Setempat yang

berdaftar dengan Kementerian Kewangan dalam Bidang Membeli Barang Lusuh (Perlu Permit).

iii. Bagi Sabah dan Sarawak jualan sisa boleh dilaksanakan

kepada mana-mana Syarikat yang berdaftar dengan Perbendaharaan Malaysia Sabah dan Perbendaharaan

Malaysia Sarawak.

18.

BAB VII – PELUPUSAN

- TIADA DINYATAKAN -

BAB VII – PELUPUSAN

40.11 Kaedah Pelupusan Secara E- Waste, Buangan Terjadual Dan Sisa Pepejal

(i) Aset yang dikategorikan sebagai e-waste di bawah Peraturan-

peraturan Kualiti Alam Sekeliling (Buangan Terjadual) bermaksudbarang elektrik/ elektronik yang tidak boleh digunakan

dalam bentuk dan fungsi asal seperti komputer dan aksesori

(pencetak dan pengimbas), mesin fotostat, televisyen, peti sejuk, alat pendingin hawa, telefon bimbit dan aksesori/ bateri;

(ii) Barang-barang yang dikategorikan sebagai Buangan Terjadual

adalah seperti berikut:-Buangan minyak terpakai seperti minyak

terpakai daripada stesen servis kenderaan depot tentera;

(a) Bateri asid plumbum terpakai (bateri kenderaan);

(b) Bahan mudah dibakar dalam bekas yang dibenarkan seperti

duit, pakaian atau rokok;

(c) Buangan makmal seperti bahan kimia luput tarikh, ubat atau buangan farmaseutikal; dan

(d) Bahan gas berkait chloroflourocarbon (CFC), bahan binaan

terpakai dari asbestos dan lain-lain buangan terjadual.

(iii) Aset yang dikategorikan sebagai Sisa Pepejal hendaklah

dilupuskan mengikut Akta Pengurusan Sisa Pepejal dan

Page 19: APPENDIKS SENARAI PINDAAN BAGI GARIS PANDUAN ... - UMS€¦ · KEW.PA-2 dan KEW.PA-3 hendaklah diserahkan kepada PTJ penerima. KEW.PA-4, KEW.PA-5 dan KEW.PA-7 hendaklah dikemaskini

APPENDIKS BIL. P.B BIL. 3/2010 - GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET ALIH UMS GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET ALIH UMS VERSI 2017

Pembersihan Awam 2007. Sisa Pepejal ditafsirkan sebagai:-

(a) apa-apa bahan sekerap atau benda lebihan lain yang tidak

dikehendaki atau keluaran yang ditolak yang timbul daripada

penggunaan apa-apa proses;

(b) apa-apa benda yang dikehendaki dilupuskan kerana sudah pecah, lusuh, tercemar atau selainnya rosak; atau

(c) apa-apa bahan lain yang mengikut Akta ini atau mana- mana

undang-undang bertulis lain dikehendaki oleh pihak berkuasa

yang dilupuskan.

(iv) Kos pengendalian pelupusan hendaklah ditanggung oleh JFPIU yang melupuskan aset tersebut dan hendaklah mematuhi

sepenuhnya peraturan perolehan perkhidmatan.

(v) JFPIU hendaklah merujuk kepada Jabatan Alam Sekitar dan Jabatan

Pengurusan Sisa Pepejal Negara bagi mendapatkan keterangan lanjut mengenai perkara ini atau akta yang berkaitan.

19. BAB VIII – KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA

46. PROSES HAPUS KIRA

46.3 Jawatankuasa Penyiasat

(a) Jawatankuasa Penyiasat hendaklah dilantik secara bertulis oleh Naib

Canselor menggunakan KEW.PA-29 dengan segera dalam tempoh dua (2) minggu dari tarikh Laporan Awal diterima oleh Urus Setia

Kehilangan dan Hapus kira;

(b) Keanggotaan Jawatankuasa Penyiasat terdiri daripada:-

i) Pegawai yang tidak terlibat dengan kehilangan itu dan bukan dari

bahagian/unit yang sama;

ii) Pegawai berpangkat lebih tinggi daripada pegawai yang terlibat;

dan

iii) Sekurang-kurangnya dua (2) orang ahli di mana pegawai yang

BAB VII – KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA

46. Proses Hapus Kira

46.3 Jawatankuasa Penyiasat

(a) Jawatankuasa Penyiasat hendaklah dilantik secara bertulis

oleh Naib Canselor menggunakan KEW.PA-29 dalam

tempoh dua (2) minggu dari tarikh Laporan Awal

ditandatangani.

(b) Keanggotaan Jawatankuasa Penyiasat hendaklah

terdiri daripada:-

i) Pegawai yang tidak terlibat dengan kehilangan itu dan

bukan dari bahagian/ unit yang sama;

ii) Sekurang-kurangnya dua (2) orang pegawai dan

Ketuanya hendaklah daripada Kumpulan Pengurusan

Page 20: APPENDIKS SENARAI PINDAAN BAGI GARIS PANDUAN ... - UMS€¦ · KEW.PA-2 dan KEW.PA-3 hendaklah diserahkan kepada PTJ penerima. KEW.PA-4, KEW.PA-5 dan KEW.PA-7 hendaklah dikemaskini

APPENDIKS BIL. P.B BIL. 3/2010 - GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET ALIH UMS GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET ALIH UMS VERSI 2017

lebih kanan sebagai Pengerusi.

46.4 Tugas dan tanggungjawab Jawatankuasa Penyiasat:-

(a) Menjalankan siasatan dengan segera selepas pelantikan;

(b) Memeriksa sendiri tempat berlakunya kehilangan (c) Meneliti Laporan Polis yang dibuat mengenai kehilangan;

(d) Memeriksa rekod-rekod mengenai aset yang hilang;

(e) Memastikan sama ada Garis Panduan Pengurusan Aset Alih Universiti (GPPA) dan Arahan Keselamatan Universiti dipatuhi;

(f) Mengenalpasti kelemahan yang wujud; (g) Mengesyorkan langkah-langkah keselamatan bagi mengelak

berulangnya kejadian kehilangan; dan

(h) Menyediakan dan menandatangani Laporan Akhir.

dan Profesional di gred yang bersesuaian; dan

iii) Mempunyai pengalaman dalam pengurusan aset

/pengurusan kewangan/ bidang yang berkaitan.

46.4 Tugas dan tanggungjawab Jawatankuasa Penyiasat:-

i) Menjalankan siasatan dengan segera selepas pelantikan dengan

mengambil tindakan seperti berikut:-

(a) Mengenal pasti pegawai-pegawai yang bertanggungjawab ke

atas kehilangan;

(b) Menyoal siasat pegawai-pegawai terlibat atau mana-

mana pegawai yang difikirkan perlu;

(c) Meneliti rekod-rekod aset, Laporan Polis (jika ada) dan Laporan

Awal;

(d) Melawat dan memeriksa tempat kejadian;

(e) Mendapatkan bukt bergambar sekitar tempat kejadian, salinan

dokumen dokumen yang berkaitan sebagai bahan bukti

(sekiranya perlu); dan

(f) Tindakan lain yang difikirkan sesuai untuk melengkapkan

siasatan.

ii) Mengenal pasti sama ada Arahan Perbendaharaan dan peraturan-

peraturan berkaitan Garis Panduan Pengurusan Aset Alih

Universiti dan Arahan Keselamatan Universiti dipatuhi;

iii) Mendapatkan keterangan sama ada kehilangan berkenaan

berpunca daripada kecuaian pegawai, kegagalan mematuhi

peraturan yang disengajakan, kegagalan penyeliaan atau tidak

mempunyai pengetahuan dalam pengurusan aset dan stor

Universiti;

iv) Mendapatkan penjelasan terhadap kelemahan sehingga

Page 21: APPENDIKS SENARAI PINDAAN BAGI GARIS PANDUAN ... - UMS€¦ · KEW.PA-2 dan KEW.PA-3 hendaklah diserahkan kepada PTJ penerima. KEW.PA-4, KEW.PA-5 dan KEW.PA-7 hendaklah dikemaskini

APPENDIKS BIL. P.B BIL. 3/2010 - GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET ALIH UMS GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET ALIH UMS VERSI 2017

berlakunya kehilangan seperti yang dinyatakan dalam

perenggan (iii) di atas;

v) Mengenal pasti risiko keselamatan serta mengesyorkan langkah-

langkah kawalan dan pencegahan; dan

vi) Menyedia laporan siasatan dan menandatangani Laporan Akhir

serta mengemukakan kepada Naib Canselor.

20. FORMAT BORANG & CARTA ALIR

(1). Daftar Inventori (KEW.PA-3)

(2). Senarai Daftar Inventori (KEW.PA-5)

(3). Daftar Pergerakan Harta Modal Dan Inventori (KEW.PA-6)

(4). Senarai Aset Alih (KEW.PA-7)

(5). Laporan Tahunan Harta Modal Dan Inventori (KEW.PA-8)

(6). Laporan Pemeriksaan Inventori (KEW.PA-11)

(7). Sijil Tahunan Pemeriksaan Harta Modal Dan Inventori (KEW.PA-12)

(8). Senarai Aset Alih Yang Memerlukan Penyelenggaraan (KEW.PA-13)

(9). Carta Alir Pelupusan, Kehilangan dan Hapus Kira

(10). Laporan Tahunan Pelupusan Aset Alih (KEW.PA-20)

(11). Laporan Tindakan Surcaj/Tatatertib Aset Alih (KEW.PA-32)

(12). Laporan Tahunan Kehilangan Dan Hapus Kira Aset Alih (KEW.PA-33)

FORMAT BORANG & CARTA ALIR

(1) Daftar Aset Alih Bernilai Rendah (KEW.PA-3)

(2) Senarai Daftar Aset Alih Bernilai Rendah (KEW.PA-5)

(3) Rekod Pinjaman Dan Pergerakan Aset Alih (KEW.PA-6)

(4) Senarai Aset Alih (KEW.PA-7)

(5) Laporan Tahunan Aset Alih (KEW.PA-8)

(6) Laporan Pemeriksaan Aset Alih Bernilai Rendah (KEW.PA-11)

(7) Sijil Tahunan Pemeriksaan Harta Modal Dan Aset Alih Bernilai

Rendah (KEW.PA-12)

(8) Senarai Aset Alih Yang Memerlukan Penyelenggaraan Berjadual

(KEW.PA-13)

(9) Laporan Tahunan Penyelenggaraan Aset Alih (KEW.PA-14 (A))

(10) Carta Alir Pelupusan, Kehilangan dan Hapus Kira

(11) Laporan Tahunan Pelupusan Aset Alih (KEW.PA-20)

(12) Laporan Tahunan Kehilangan Dan Hapus Kira, Tindakan Surcaj/ Tatatertib Aset Alih (KEW.PA-32)