aplikasi web di dalam sistem pengurusan …ir.fsksm.utm.my/51/1/noraidaac990536d03ttp.pdf · the...
TRANSCRIPT
i
APLIKASI WEB DI DALAM SISTEM PENGURUSAN MAKLUMBALAS
ADUAN PELAJAR
NORAIDA BINTI MOSTAPA @ MUSTAFFA
Laporan projek ini dikemukakan sebagai memenuhi sebahagian daripada syarat
penganugerahan Ijazah Sarjana Muda Sains Komputer
Fakulti Sains Komputer Dan Sistem Maklumat
Universiti Teknologi Malaysia
10 OKTOBER, 2003
ii
iii
iv
v
PENGHARGAAN
“Dengan Nama Allah Yang Maha Pemurah Lagi Maha Penyayang”
Alhamdulillah, setinggi-tinggi kesyukuran dipanjatkan ke hadrat Allah S.W.T.
kerana dengan izin dan limpah kurnianya, maka Projek Sarjana Muda yang bertajuk
Aplikasi Web Di Dalam Sistem Pengurusan Maklumbalas Aduan Pelajar ini dapat saya
siapkan dengan sebaiknya.
Jutaan terima kasih dan penghargaan ikhlas juga ingin dirakamkan khasnya
kepada penyelia projek iaitu Encik Norizam b. Katmon yang telah banyak memberi
dorongan, bimbingan dan tunjuk ajar kepada saya untuk menyiapkan projek ini. Tidak
lupa juga buat semua pensyarah FSKSM terutama pengkhususan Kejuruteraan Perisian
kerana meluluskan cadangan tajuk projek ini.
Juga segunung penghargaan ditujukan kepada pengetua dan kakitangan kolej yang
sedia memberikan kerjasama atas segala maklumat yang saya perlukan bagi memenuhi
spesifikasi laporan yang dikehendaki seperti Kolej Tun Hussein Onn, Kolej 8 dan Unit
Perumahan dan Perkhidmatan Pelajar, Pejabat Hal Ehwal Pelajar UTM.
Tidak dilupakan kepada kedua ibubapa saya yang telah memberi semangat dan
keyakinan kepada saya untuk meneruskan usaha saya selama ini, buat rakan-rakan
seperjuangan yang sudi berkongsi pendapat. Semoga kita terus tabah mencapai cita-cita
dan semoga impian kita akan menjadi kenyataan. Akhir sekali, buat semua pihak yang
terlibat secara langsung atau tidak dalam menjayakan cadangan projek ini.
Akhir kata, semoga usaha kita akan memperoleh keberkatan dan jasa serta budi
baik kalian akan mendapat balasan yang sewajarnya dari ALLAH S.W.T. Semoga Tuhan
mempermudahkan segala urusan, Insya-Allah.
vi
ABSTRAK
Sains, teknologi dan sistem maklumat telah berkembang dengan pesatnya pada
hari ini. Dunia pengurusan hari ini semakin giat didominasi oleh corak komunikasi
berasaskan aplikasi web. Aplikasi web ini mempunyai kelebihan yang tertentu terutama
dalam dunia pengurusan yang mengutamakan kualiti dalam setiap tugas yang
dilaksanakan. Pembangunan sistem ini dirasakan penting bagi memudahkan proses
membuat aduan kerosakan dan seterusnya membantu menyelesaikan permasalahan yang
dihadapi oleh pelajar. Pelajar pula semakin dibebani dengan pelbagai tugas dan
tanggungjawab dan ini merupakan faktor terhadap kesukaran pelajar untuk proses
kemukaan aduan kerosakan. Justeru itu, aplikasi web seperti ini amat sesuai dibangunkan
menggantikan sistem aduan yang sebelum ini dilaksanakan secara manual. Sistem yang
dibangunkan ini akan dapat melicinkan lagi proses mengurus, menyelaras dan
menyelenggara pengurusan data aduan kerosakan di Kolej Kediaman Pelajar, UTM.
Untuk mempercepatkan proses perlaksanaan aduan, ia akan menjadikan intranet UTM
sebagai platformnya. Satu pangkalan data pusat di satu lokasi tertentu akan bertindak
sebagai storan utama yang mempunyai kemampuan untuk menyimpan data. Ia
dibangunkan berasaskan konsep Pelayan-Pelanggan di dalam persekitaran rangkaian
menggunakan browser. Ianya mudah dicapai pada bila-bila masa disamping
memperolehi maklumat yang tepat, efektif dan sistematik tanpa sebarang masalah
kelewatan penerimaan dan perlaksanaan aduan. Metodologi yang digunakan untuk
membangunkan sistem ini ialah Unified Modeling Language (UML) dan Rational Unified
Process (RUP). Macromedia Dreamweaver MX 6.0 dengan Active Server Pages (ASP)
sebagai bahasa editornya dipilih untuk alatan pembangunan perantaramuka. Manakala,
Microsoft Access 2000 untuk perisian pengurusan pangkalan data dan Personal Web
Server (PWS) digunakan sebagai pelayan dalam persekitaran Microsoft Windows 98
Second Edition.
vii
ABSTRACT
Science, technology and information system is widely developed today.
Nowadays, the management world had been dominated by the latest communications
pattern based on web applications. Web application has significant advantages and really
important especially in management world that put quality of services in the first place.
The development of this system is important to ease students in creating damaged
complaint reports process and helps to solve the problems faced by the students. Students
being more busy with their duty and responsibility and these are the cause of why student
had trouble to creating damaged complaint reports process. Therefore, this application is
very suitable to replace the manual system that has been before. The system developed
will improve the process of managing, coordinating and maintaining the damaged
complaint management data in Student’s Collage, UTM. For quicken of complaint
implementation, it will use intranet UTM as a platform. A central database in a specified
location will act as the main storage with the capabilities of storing data. It is based on
the Client-Server concept within network environment using browser. It is easy to access
at anytime besides of getting exactly, effective and systematic information without any
late problems for receiving and accomplish complaints. Unified Modeling Language
(UML) and Rational Unified Process (RUP) concept is chosen as the methodology for
developed system. Macromedia Dreamweaver MX 6.0 and Active Server Pages (ASP) as
the language editor is chosen for user interface development tools. While, Microsoft
Access 2000 is the software for database management and Personal Web Server (PWS)
will be use as a server in Microsoft Windows 98 Second Edition environment.
viii
KANDUNGAN
BAB PERKARA MUKA SURAT
HALAMAN JUDUL iii
PENGAKUAN PENULIS iv
DEDIKASI v
PENGHARGAAN vi
ABSTRAK vii
ABSTRACT viii
KANDUNGAN ix
SENARAI JADUAL xv
SENARAI RAJAH xvii
SENARAI SINGKATAN xix
SENARAI ISTILAH xx
SENARAI LAMPIRAN xxi
BAB I PENGENALAN PROJEK
1.1 Pendahuluan 1
1.2 Pernyataan Masalah 3
ix
1.3 Matlamat 4
1.4 Objektif 4
1.5 Skop 6
1.6 Justifikasi / Kepentingan Projek 7
BAB II ANALISA MASALAH
2.1 Kajian Latar Belakang 8
2.2 Konsep Sistem Maklumbalas Aduan 9
2.2.1 Kelebihan dan Kepentingan
Sistem Maklumbalas Aduan 9
2.2.2 Ciri-ciri Sistem Maklumbalas Aduan 10
2.3 Pengenalan Kepada Organisasi 11
2.3.1 Objektif Organisasi 12
2.3.2 Fungsi Organisasi 12
2.3.3 Sistem Maklumbalas Aduan
di Kolej Kediaman Pelajar 13
2.3.4 Prosedur Perlaksanaan Sistem Semasa 14
2.3.4.1 Borang Maklumbalas
Aduan Kerosakan 14
2.3.4.2 Status Laporan Aduan 15
2.4 Konsep Sistem Cadangan 16
2.5 Pengkomputeran Pelayan – Pelanggan 16
2.5.1 Senibina Perisian Pelayan Pelanggan 18
2.6 Intranet 19
2.7 Aplikasi Web 20
2.8 Penggunaan Alatan (Tools)
Proses Pembangunan Sistem 21
2.8.1 Rational Rose C++ 4.0 21
x
2.8.2 Micromedia Dreamweaver 3.0 22
2.8.3 Active Server Pages (ASP) 22
2.8.3.1 Model Active Server Pages (ASP) 23
2.8.4 Microsoft Visual Basic 24
2.9 Kesimpulan Analisis Masalah 24
2.10 Kemungkinan – kemungkinan Penyelesaian 25
BAB III METODOLOGI PEMBANGUNAN
3.1 Pengenalan 26
3.2 Unified Modeling Language (UML) 27
3.3 Kajian Terhadap Model Prototaip 28
3.3.1 Model Proses Prototaip Evolusi 29
3.3.2 Kelebihan Prototaip Evolusi. 31
3.3.3 Kelemahan Prototaip Evolusi. 31
3.4 Kajian terhadap Rational Unified Process (RUP) 31
3.4.1 Model Proses RUP 32
3.4.2 Kelebihan RUP 33
3.4.3 Kelemahan RUP 34
3.5 Kajian Terhadap Perbandingan Model Proses 34
3.6 Metodologi Pembangunan Sistem Pengurusan
Maklumbalas Aduan Pelajar 36
3.6.1 Praktik-praktik
Rational Unified Process (RUP) 36
3.6.2 Kajian terhadap
Rational Unified Process (RUP) 37
3.6.3 Fasa-fasa Pembangunan RUP 38
3.6.3.1 Fasa Perancangan. 38
xi
3.6.3.2 Fasa Penghuraian. 39
3.6.3.3 Fasa Pembangunan. 39
3.6.3.4 Fasa Peralihan. 40
3.7 Spesifikasi Perkakasan dan Perisian. 40
3.7.1 Spesifikasi Perkakasan yang Digunakan. 41
3.7.2 Spesifikasi Perisian yang Digunakan. 42
3.8 Spesifikasi Input 43
3.9 Spesifikasi Output 46
3.10 Spesifikasi Keperluan 48
BAB IV REKABENTUK SISTEM
4.1 Pengenalan 49
4.2 Aliran Kerja Fasa Keperluan 50
4.2.1 Permodelan Kes Guna (Use Case) 51
4.2.1.1 Keterangan Pengguna
Sistem (Actor) 52
4.2.1.2 Keterangan
Kes Guna (Use Case) 55
4.3 Aliran Kerja Fasa Analisa 61
4.3.1 Rajah Turutan (Sequence Diagram) 61
4.3.2 Rajah Pakej (Package Diagram) 61
4.3.3 Rajah Kelas (Class Diagram) 62
4.3.4 Rajah Kerjasama (Collaboration Diagram) 62
4.4 Aliran Kerja Fasa Rekabentuk 62
4.5 Rekabentuk Pangkalan Data 66
4.6 Rekabentuk Antaramuka 66
xii
BAB V IMPLEMENTASI HASIL DAN PENGUJIAN SISTEM
5.1 Pengenalan 67
5.2 Persekitaran Perlaksanaan 68
5.3 Implementasi 68
5.3.1 Pembangunan Antaramuka Menggunakan
Macromedia Dreamweaver MX 69
5.3.2 Pembangunan Pangkalan Data Sistem
Menggunakan Microsoft Access 2000 69
5.3.3 Pembangunan Sistem Menggunakan
PWS (Personal Web Server) 70
5.3.4 Perlaksanaan Pembangunan Sistem 72
5.3.4.1 Menghubungkan Halaman ASP
dengan Pangkalan Data 72
5.3.4.2 Penggunaan Skrip ASP dan
Pernyataan SQL 73
5.3.4.3 Penggunaan Objek-objek HTML 76
5.3.4.4 Perlaksanaan dan Output Sistem 78
5.4 Contoh Hasil Input / Output Sistem 83
5.5 Pengujian Sistem 85
5.5.1 Kaedah Pengujian 86
5.5.1.1 Pengujian Unit 87
5.5.1.2 Pengujian Integrasi 87
5.5.1.3 Pengujian Prototaip Sistem 89
5.5.1.4 Pengujian Penerimaan 90
5.5.2 Kes Ujian 91
5.5.3 Pengujian Antaramuka 91
5.5.4 Pengujian Pangkalan Data 92
5.5.5 Pengujian Kod Aturcara 93
5.6 Hasil Pembangunan Sistem 94
xiii
BAB VI PERBINCANGAN DAN KESIMPULAN
6.1 Pengenalan 95
6.2 Pencapaian Projek Sarjana Muda 96
6.3 Kelebihan Sistem 96
6.4 Kekangan dan Kelemahan Sistem 97
6.5 Cadangan Pembaikan 98
6.6 Kesimpulan 99
RUJUKAN 100
LAMPIRAN A – Q 102-258
BAB I
PENGENALAN PROJEK
1.1 Pendahuluan
Secara umumnya, Sistem Pengurusan Maklumbalas Aduan Pelajar berasaskan
web ini dibangunkan hasil daripada pemerhatian ke atas sistem manual sedia ada. Ia
lebih menjurus kepada pembangunan sistem bagi membantu pelajar mengemukakan
aduan kerosakan berkaitan kolej kediaman dan mengatasi kelemahan di dalam
pengendalian aduan kerosakan oleh pihak pengurusan kolej kediaman pelajar.
Memandangkan era globalisasi masakini, pelbagai perubahan demi perubahan
dapat dilihat khususnya yang melibatkan bidang teknologi pengkomputeran. Namun
demikian masih terdapat lagi kerja-kerja pengurusan yang dijalankan secara manual atas
sebab-sebab tertentu. Pembangunan sistem yang berlandaskan kepada aplikasi
berasaskan web semakin mendapat perhatian akhir-akhir ini. Ini memandangkan kepada
pelbagai faedah yang akan diperolehi terutama dalam bidang kerjaya dan pengurusan
pentadbiran yang mementingkan aspek kualiti. Justeru itu, Sistem Pengurusan
Maklumbalas Aduan Pelajar berasaskan aplikasi web ini wajar dibangunkan bagi
memenuhi spesifikasi yang dikehendaki.
2
Sistem yang dibangunkan ini, menggunakan teknologi aplikasi web yang mana
ianya akan ditempatkan di pelayan web kolej kediaman pelajar. Pengaplikasian teknik
pelayan pelanggan ini terdiri daripada antaramuka sistem yang ramah pengguna untuk
penerimaan aduan dan rujukan maklumat, sistem yang menguruskan pangkalan data dan
pangkalan data yang menjadi sumber penyimpanan data aduan kerosakan pelajar. Oleh
itu dengan adanya sistem berkomputer ini akan memudahkan pelajar dalam
mengemukakan laporan aduan bagi setiap permasalahan yang dihadapi dengan hanya
menggunakan pelayar web dari komputer peribadi masing-masing..
Aplikasi ini seiring dengan perkembangan teknologi internet terkini. Dengan
adanya pembangunan sistem ini akan dapat mengatasi permasalahan pengurusan aduan
sebelum ini yang berteraskan kepada sistem manual. Sistem manual sebelum ini
menggunakan borang untuk melaporkan aduan kerosakan dan borang tersebut akan
dikumpulkan sebelum diagihkan mengikut kategori kerosakan. Proses ini mengambil
masa yang lama untuk agihan sebelum tindakan diambil oleh pihak kontraktor yang
berkaitan. Proses ini mengambil masa yang lama dan pelbagai kemungkinan boleh
berlaku sebelum perlaksanaan. Sistem yang akan dibangunkan ini diharapkan dapat
melancarkan lagi semua proses mengurus, menyelaras, mengagih dan menyelenggara
data aduan kerosakan.
Sebagai langkah permulaan dalam membangunkan sistem, metodologi
pembangunan sistem yang akan digunakan adalah kaedah berorientasikan objek Unified
Modelling Language (UML). Perisian Micromedia Dreamweaver versi 6.0 sebagai editor
bagi bahasa Active Server Pages 3.0 dan skrip Visual Basic Script pula digunakan bagi
membangunkan sistem dan antaramukanya. Sementara pangkalan data sistem akan
menggunakan Microsoft Access 2000.
Secara ringkasnya, sistem yang dibangunkan ini diharapkan dapat memenuhi
spesifikasi dan objektif yang telah digariskan. Seterusnya sistem ini akan menjadi
pemangkin ke arah satu anjakan paradigma baru bagi merialisasikan sistem Fully
Computerization dalam keseluruhan bidang pengurusan pejabat dan perkhidmatan.
3
1.2 Pernyataan Masalah
Proses penerimaan, penyelenggaraan dan perlaksanaan tindakan bagi aduan
kerosakan yang dilaporkan oleh pelajar adalah menjadi satu kemestian bagi pihak yang
bertanggungjawab di kolej kediaman pelajar untuk menjalankan pemantauan bagi setiap
pemasalahan yang timbul.
Berikut merupakan beberapa masalah yang telah dikenalpasti:
1. Secara keseluruhannya, masih lagi belum terdapat sistem berkomputer yang mampu
untuk melaksanakan proses penerimaan dan pengendalian aduan pelajar secara
bersepadu. Pada masa ini, penerimaan aduan diuruskan secara berasingan oleh pihak-
pihak di lokasi kolej kediaman yang berlainan.
2. Kebiasaanya, individu atau pelajar yang ingin mengemukakan aduan perlulah mengisi
borang aduan yang telah disediakan oleh pihak pengurusan secara manual. Borang
aduan yang khusus ada disediakan seperti yang dilakukan oleh pihak kolej tetapi ada
sesetengah aduan yang dilaporkan menggunakan surat rasmi. Ketidaksamaan format
aduan ini akan menyukarkan proses penyelenggaraan.
3. Borang aduan yang telah diisi tersebut, kemudiannya akan dikumpulkan untuk
tempoh-tempoh tertentu sebelum proses penghantaran dan pengagihan kepada pihak
yang bertanggungjawab untuk tindakan susulan. Proses pengumpulan ini kadangkala
mengambil masa yang agak lama menyebabkan tindakan bagi aduan tidak dapat
dilakukan dengan kadar yang segera.
4. Kesibukan menjalani tugas harian menyebabkan pergerakan pelajar-pelajar agak
terbatas. Waktu yang terhad ini akan menyukarkan pelajar dalam mengemukakan
aduan dalam tempoh masa yang telah ditetapkan (dalam waktu pejabat) dan ini
menyebabkan berlakunya pembaziran masa dan tenaga.
5. Penggunaan borang aduan dan surat rasmi yang tidak serasi akan menyebabkan data-
data yang diperolehi adalah tidak konsisten. Terdapat kemungkinan berlakunya butir-
butir laporan penting yang tidak lengkap diisi, data aduan yang sukar difahami dan
sebagainya. Ini akan menyukarkan capaian ke atas aduan untuk tujuan rujukan,
kemaskini, tindakan dan seterusnya perlaksanaan.
4
6. Terdapat juga aduan-aduan yang dilaporkan secara manual tidak dapat dilaksanakan
berikutan terdapatnya beberapa kelemahan dari sudut pengurusan. Contohnya,
berlakunya kehilangan borang aduan semasa proses penghantaran, kerosakan borang
aduan disebabkan bencana alam, keselamatan, persekitaran dan lain-lain lagi.
7. Penyelanggaraan aduan yang dilakukan secara terasing menggunakan pendekatan
sistem penfailan tradisional menyukarkan urusan rujukan dan kemaskinian data
kerana tidak wujud sistem pangkalan data yang lebih sistematik, dinamik dan selamat.
1.3 Matlamat
Membangunkan sistem yang berteraskan aplikasi web dan berpangkalan data yang
membolehkan pihak pengguna, khususnya pelajar merujuk atau mebuat aduan kepada
pihak pengurusan yang berkenaan. Dengan ini, ia akan dapat meningkatkan kualiti dan
keberkesanan tugas dari aspek pengurusan, penyelenggaraan aduan serta penjimatan masa
dan tenaga sama ada kepada pihak pelapor mahupun yang menyelenggara laporan aduan.
1.4 Objektif
Secara umumnya, objektif utama yang ingin digariskan bagi pembangunan projek
ini adalah untuk memberi kemudahan kepada pihak-pihak yang berkenaan di dalam
mempercepatkan proses aduan, maklumbalas dan maklumbalas aduan yang diterima
secara atas talian.
5
Secara khususnya, objektif pembangunan projek ini ialah :
1. Untuk menjalankan kajian ke atas sebarang permasalahan yang dihadapi
dikalangan pelajar dan pihak pengurusan kolej kediaman bagi tujuan
menyelenggara proses perlaksanaan aduan dan maklumbalas aduan kerosakan.
2. Memastikan proses pelaksanaan aduan dan pengagihan laporan maklumbalas
aduan dapat dilaksanakan secara bersistematik, mudah, cepat, tepat dan berkesan.
3. Menghasilkan sebuah prototaip sistem yang mampu menyelenggara proses
agihan, carian dan capaian aduan pelajar menerusi web dan seterusnya menjana
laporan maklumbalas bagi setiap aduan yang diterima.
4. Dapat menjalankan analisa mengenai keperluan dan pengujian ke atas sistem di
dalam menyelesaikan sebarang masalah terhadap penilaian dan perlaksanaan
aduan yang dihantar.
Manakala objektif sistem pula adalah seperti berikut:
1. Mempermudahkan urusan menghantar laporan aduan kerosakan oleh pelajar.
2. Membolehkan data-data aduan kerosakan di setiap kolej disepadukan dan
diselenggara secara berkomputer.
3. Mewujudkan sistem berasaskan komputer secara atas talian yang memudahkan
pengurusan pemprosesan data aduan kerosakan dilakukan secara efektif dan
bersistematik.
4. Memastikan penyelenggaraan aliran proses penerimaan aduan, maklumbalas,
agihan dan kemaskinian aduan kerosakan dilakukan dengan cepat dan tepat.
5. Membenarkan capaian dan penyimpanan data aduan kerosakan dilakukan dengan
pantas, selamat dan bersistematik dengan adanya aplikasi pangkalan data pelayan.
6
1.5 Skop
Skop utama yang dikenalpasti dalam pembangunan projek ini ialah :
1. Menggunakan aplikasi berasaskan web di bawah persekitaran intranet UTM
berdasarkan teknik pelayan pelanggan. Capaian ke atas sistem meliputi kolej-
kolej kediaman pelajar.
2. Kajian keperluan ke atas sistem yang hanya berfungsi untuk menyelenggara
borang aduan kerosakan kolej kediaman berdasarkan kategori tertentu di Kolej
Tun Hussein Onn dan Kolej 8.
3. Sistem ini hanya boleh digunakan oleh semua pelajar berdaftar UTM sebagai
pelapor aduan dan kakitangan setiap kolej sebagai pentadbir sistem yang
membenarkan proses penerimaan, agihan, dan maklumbalas aduan.
4. Butiran laporan aduan kerosakan kolej kediaman hanya melibatkan perkhidmatan
dan kemudahan yang ditawarkan di kolej kajian seperti blok, bilik, dewan
serbaguna, kafeteria dan kemudahan awam.
5. Pelajar hanya dibenarkan memasuki halaman web menerusi browser untuk urusan
penghantaran aduan secara berkomputer dan rujukan kemukaan aduan terdahulu.
6. Pihak pengurusan kolej pula hanya boleh menyemak, membuat capaian, carian,
beri maklumbalas dan kemaskinian aduan menerusi spesifikasi input, output dan
pangkalan data.
7. Sistem ini mampu menjana laporan berkomputer dan bercetak secara keseluruhan
meliputi data-data aduan kerosakan berdasarkan kriteria-kriteria tertentu.
7
1.6 Justifikasi / Kepentingan Projek
Secara jelasnya, Sistem Pengurusan Maklumbalas Aduan Pelajar berasaskan web
ini dibangunkan berdasarkan kelemahan yang telah dikenalpasti daripada sistem
pengurusan aduan sedia ada. Sistem Maklumbalas Aduan Pelajar ini dapat dirangkumkan
sebagai satu bentuk pengurusan maklumat aduan kerosakan dimana kesemua maklumat
aduan yang dikemukakan akan sampai kepada pihak pengurusan kolej kediaman pelajar
terbabit secara atas talian. Pihak pengurusan yang telah dipertanggungjawabkan ini
kemudiannya akan menangani proses pengurusan aduan yang diterima daripada pelajar.
Secara kesimpulannya yang dapat diperolehi daripada sistem manual yang
diamalkan, didapati pelajar menghadapi masalah dalam mengemukakan aduan kerosakan
yang ingin diketengahkan. Terdapat pelbagai kemungkinan yang mungkin timbul
antaranya, masa pemprosesan maklumat aduan kerosakan yang mengambil masa yang
lama bermula dari penghantaran aduan, capaian, agihan tugas, perlaksanaan / tindakan
dan seterusnya penjanaan laporan maklumbalas aduan. Selain itu juga, kemungkinan
maklumat aduan kerosakan yang dikemukakan tidak konsisten, ketidakserasian format
dan juga terdedah kepada ancaman dan kerosakan adalah tinggi. Oleh itu dalam
menghadapi perubahan yang sejajar dengan teknologi semasa, maka pembangunan projek
ini penting untuk memudahkan proses kemaskinian dan capaian maklumat, rujukan dan
penjanaan laporan berasaskan komputer sepenuhnya. Berbanding sistem manual, aktiviti
yang diuruskan secara berkomputer adalah lebih cekap, berkesan dan sistematik.
Menerusi sistem ini, pihak pelapor dapat memudahkan urusan mengemukakan
aduan kerosakan kepada pihak yang terbabit tanpa kekangan. Manakala, pihak
pengurusan kolej dapat meningkatkan mutu kualiti kerja yang mana setiap aduan
kerosakan yang dikemukakan dapat dilaksanakan secepat mungkin. Segala permasalahan
yang timbul dari sistem manual yang diamalkan sebelum ini akan dapat dikurangkan.
Secara keseluruhannya, sistem ini akan dapat membantu pihak pengurusan kolej
kediaman pelajar memberikan perkhidmatan yang pantas dalam menyelanggara bangunan
dan kemudahan yang ditawarkan dengan lebih terancang.