anugerah perkhidmatan cemerlang

PANDUAN PENGGUNA HRMIS 2.0 : TARIKH PENGEMASKINIAN : SUBMODUL ANUGERAH PERKHIDMATAN CEMERLANG 21/10/2015

1

PANDUAN PENGGUNA

SISTEM MAKLUMAT PENGURUSAN SUMBER MANUSIA

(HUMAN RESOURCE MANGEMENT INFORMATION SYSTEM)

MODUL PENGURUSAN PRESTASI

ANUGERAH PERKHIDMATAN CEMERLANG

JABATAN PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA


2

ISI KANDUNGAN

BIL. PERKARA MUKASURAT

1 PENGENALAN MODUL 3

1.1 PENERANGAN RINGKAS SUBMODUL 3

2 CARA PENGGUNAAN 4

2.1 PERANAN SEBAGAI PENCADANG APC 5

2.2 PERANAN SEBAGAI PENYEMAK APC 11

2.3 PERANAN SEBAGAI PELULUS APC 17


3

1.0 PENGENALAN MODUL Modul Pengurusan Prestasi merupakan salah satu modul dalam sistem HRMIS yang membantu organisasi mengurus prestasinya dan prestasi Pemilik Kompetensi di dalamnya. Modul ini juga membantu menyalurkan hala tuju organisasi kepada rancangan prestasi dan sasaran kerja Pemilik Kompetensi, yang seterusnya menggerakkan sumber-sumber dengan lebih teratur dan berkesan. Di samping itu Modul Pengurusan Prestasi membolehkan Pemilik Kompetensi merancang dan mengurus aktiviti-aktiviti kerja berteraskan Bidang Hasil Utama, Jawatan Sebenar dan Rancangan Organisasi. Modul Pengurusan Prestasi terbahagi kepada empat submodul iaitu:

Submodul Laporan Penilaian Prestasi Tahunan (LNPT)

Submodul Sasaran Kerja Tahunan (SKT)

Submodul Anugerah Perkhidmatan Cemerlang (APC)

Submodul Pengurusan Kegiatan & Sumbangan (PKS); dahulu dikenali sebagai Pingat Perkhidmatan Cemerlang (PPC)

1.1 PENERANGAN RINGKAS MENGENAI SUBMODUL ANUGERAH PERKHIDMATAN CEMERLANG (APC)

Anugerah Perkhidmatan Cemerlang (APC) merupakan penghargaan Kerajaan kepada Anggota Perkhidmatan Awam yang telah memberi perkhidmatan cemerlang dalam tugas-tugas yang diberikan. Perkhidmatan cemerlang adalah perkhidmatan yang diberikan oleh seseorang Anggota Perkhidmatan Awam yang mutu atau penghasilannya melebihi daripada keperluan tanggungjawab biasa bagi jawatannya. Submodul APC membolehkan pengguna membuat pemilihan calon dan memberikan kelulusan untuk Anugerah Perkhidmatan Cemerlang. Selain daripada itu pengguna juga boleh memaparkan nama pemilik kompetensi yang disenaraikan untuk penerimaan Anugerah Perkhidmatan Cemerlang.


4

2.0 CARA PENGGUNAAN Berikut merupakan langkah-langkah untuk mencapai Submodul Anugerah Perkhidmatan Cemerlang.

Klik pada menu Laporan Penilaian Prestasi Tahunan

Rajah 1 : Paparan Skrin Laman Utama Sistem Pengurusan Maklumat Sumber

Manusia (HRMIS)

Klik pada menu Laporan Penilaian

Prestasi Tahunan


5

2.1 PERANAN SEBAGAI PENCADANG APC 1. PROSES PEMILIHAN CALON APC

Pencadang APC atau Pegawai Tadbir Bahagian (PTB) mempunyai peranan membuat cadangan nama-nama calon Pemilik Kompetensi (CO) yang berpotensi untuk dicalonkan mendapat APC. Proses ini dilakukan dengan menjana senarai nama calon APC sebelum dihantar kepada Pengarah Bahagian atau Ketua Jabatan untuk menyemak dan memperakukan calon-calon APC tersebut.

Langkah-langkah :

1) Melalui fungsi Anugerah Perkhidmatan Cemerlang, pengguna perlu klik pada Pemilihan Calon Anugerah Perkhidmatan Cemerlang

Rajah 2.1.1 : Paparan Skrin Menu Pemilihan Calon Anugerah Perkhidmatan Cemerlang

Klik menu Pemilihan Calon Anugerah

Perkhidmatan Cemerlang


6

Rajah 2.1.2 : Skrin Tambah Pemilihan Anugerah Perkhidmatan Cemerlang

2) Pengguna akan melihat Mesej Simpan rekod.

3) Pengguna dapat melihat skrin Kemaskini Pemilihan Calon Anugerah Perkhidmatan Cemerlang.

Rajah 2.1.3 : Skrin Kemaskini Pemilihan Anugerah Perkhidmatan Cemerlang

Langkah 1:

Klik butang Tambah

Langkah 2: Isikan maklumat Tajuk, Tarikh Mula, Tarikh Akhir dan klik butang Cari untuk memilih Unit Organsasi

Langkah 3: Klik butang Simpan setelah semua maklumat diisi.

Langkah 4: Klik Ok untuk menyimpan rekod.

Langkah 5: Klik Kod

Langkah 6: Klik Pemilihan Calon Anugerah Perkhidmatan Cemerlang untuk ke halaman seterusnya.


7

4) Skrin kriteria senarai pendek dipaparkan. Skrin ini akan membolehkan pengguna memilih kriteria senarai pendek seperti markah LNPT 85% dan tatatertib.

Rajah 2.1.4 : Skrin Kriteria Senarai Pendek Calon

5) Memasukkan nilai kriteria senarai pendek.

Rajah 2.1.5 : Skrin Kemaskini Kriteria Senarai Pendek Calon

6) Kemaskini maklumat kriteria senarai pendek. Contoh APC-Markah Prestasi Melebihi 85% dan Service profile melebihi setahun.

Langkah 7: Klik Kod Senarai Pendek

untuk melihat senarai pendek

Langkah 8: Klik Nama Kriteria untuk melihat / mengemaskini senarai pendek

Fungsi tambah dan hapus senarai pendek

Klik Menjana untuk menjana senarai pemilihan calon berdasarkan parameter hasilan yang diisi.


8

Rajah 2.1.6 : Skrin Tambah / Kemaskini Kriteria Senarai Pendek

7) Masukkan parameter hasilan samada berdasarkan kuantiti atau tahap kesesuaian.

Rajah 2.1.7 : Skrin Paparan Hasilan

8) Proses menjana senarai pemilihan calon Anugerah Perkhidmatan

Cemerlang dilakukan dengan menekan butang Menjana seperti Rajah 4. Hasil proses jana akan memaparkan senarai calon.

Rajah 2.1.8 : Skrin Hasil Jana Senarai Calon

Pilih Kriteria Senarai Pendek

Pilih Senarai Nilai

Awal. eg:2014 Pilih Operator, Status Pemilihan dan masukkan kadar keutamaan.

Tekan Simpan untuk kemaskini kriteria.

Berdasarkan kuantiti atau % tahap kesesuaian

Langkah 9: Klik Simpan untuk simpan parameter hasilan.

Langkah 10: Klik Ok untuk teruskan proses.


9

9) Pengguna akan melihat skrin Jumlah Calon Senarai Pendek Untuk

Anugerah Perkhidmatan Cemerlang.

Rajah 2.1.9 : Skrin Hasil Janaan Senarai Calon

10) Operasi menghantar Senarai Calon Untuk Semakan membolehkan pengguna menghantar senarai calon kepada pegawai yang terlibat untuk disemak.

11) Mesej Berjaya Dihantar akan dipaparkan. Pengguna akan melihat Mesej Aliran Kerja dipaparkan setelah butang Ok ditekan.

Rajah 2.1.10 : Skrin Mesej Aliran Kerja

Pengguna boleh memilih samada Dicalonkan atau calon Simpanan. Pengguna boleh memberi

ulasan terhadap calon.

Pengguna boleh melihat sumbangan di luar tugas rasmi tiap-tiap calon.

Klik Preview Cetak untuk lihat laporan.

Langkah 11: Klik Hantar untuk hantar kepada pengarah bahagian membuat semakan.

Klik Ok untuk menghantar rekod.

Klik Keluar untuk

keluar dari skrin.


10

2. PROSES HAPUS PEMILIHAN CALON ANUGERAH PERKHIDMATAN CEMERLANG

1) Pencadang APC boleh melakukan operasi hapus terhadap pemilihan calon.

Rajah 2.1.11 : Skrin Pemilihan Calon APC (Sebelum)

2) Operasi hapus telah berjaya dan kod yang dihapuskan tidak dipaparkan pada skrin.

Rajah 2.1.11 : Skrin Mesej Pemilihan Calon APC (Selepas)

Klik Hapus bagi rekod yang dipilih.

Klik Keluar untuk

keluar dari skrin.

Maklumat Tiada Rekod Ditemui apabila fungsi hapus telah dilakukan.


11

2.2 PERANAN SEBAGAI PENYEMAK APC Operasi semakan senarai calon APC membolehkan pengguna menyemak senarai calon untuk Anugerah Perkhidmatan Cemerlang. Pengguna yang mempunyai peranan ini dikenali juga sebagai Sekretariat Pengurusan Prestasi iaitu terdiri daripada Pengarah Bahagian atau Ketua Jabatan yang bertanggungjawab membuat semakan bagi memperakukan senarai calon APC. Pengguna juga diberi pilihan membuat keputusan ke atas pilihan calon samada untuk Dicalonkan atau sebagai calon Simpanan sebelum dihantar kepada Urusetia Panel Pembangunan Sumber Manusia. Operasi ini boleh dilakukan samada melalui menu proses atau mesej aliran kerja. 1. MEMBUAT SEMAKAN CALON APC

Langkah-langkah : Dari Modul Pengurusan Prestasi > Laporan Penilaian Prestasi Tahunan > Fungsi Anugerah Perkhidmatan Cemerlang

Rajah 2.2 : Skrin Menu Semakan Calon APC

1) Pengguna akan melihat skrin Semakan Senarai Calon Anugerah


Rajah 2.2.1 : Skrin Semakan Senarai Calon Anugerah Perkhidmatan

Cemerlang

Klik Semakan Calon Anugerah Perkhidmatan Cemerlang

Klik Kod untuk melihat senarai calon.


12

2) Pihak Sekretariat boleh membuat pilihan ke atas Pemilik Kompetensi samada sebagai simpanan atau dicalonkan.


Cemerlang

Rajah 2.2.3 : Skrin Terperinci Laporan Penilaian Prestasi

Rajah 2.2.4 : Skrin Terperinci Maklumat Ulasan Calon Anugerah


Pilih samada calon adalah berstatus Dicalonkan atau Simpanan.

Klik Nama Pemilik Kompetensi untuk melihat LNPT CO Klik Ulasan untuk

melihat catatan ulasan setiap calon.

Klik Sumbangan untuk melihat sumbangan tugas luar rasmi calon

Klik Simpan untuk simpan catatan ulasan.

Masukkan catatan ulasan calon.

Klik Batal untuk kembali skrin terdahulu.


13

2. PAPAR JADUAL MARKAH KESELURUHAN LAPORAN PENILAIAN PRESTASI TAHUNAN Operasi ini membantu pengguna melihat paparan laporan pencalonan anugerah perkhidmatan cemerlang atau paparan jadual markah keseluruhan laporan penilaian prestasi tahunan.


Cemerlang 1) Pengguna dapat melihat beberapa jenis laporan daripada senarai calon

APC untuk membuat semakan dan pemantauan.

Rajah 2.2.6 : Skrin Pilihan Jenis Laporan 2) Laporan keseluruhan markah LNPT senarai calon dapat dijana seperti

rajah di bawah.

Klik Previu Cetak untuk melihat laporan.

Pilih Jenis Laporan

Klik Teruskan untuk menjana laporan


14

Rajah 2.2.7 : Skrin Laporan Jumlah Pencalonan APC

3. MENGHANTAR SENARAI CALON UNTUK KELULUSAN Operasi ini membolehkan pengguna menghantar senarai calon kepada pegawai yang terlibat untuk diluluskan. 1) Apabila pengguna telah selesai membuat semakan ke atas setiap calon,

operasi menghantar dilakukan untuk memberitahu Urusetia Panel Pembangunan Sumber Manusia meneruskan tindakan selanjutnya.


Cemerlang

Klik Hantar untuk menghantar senarai calon.


15

2) Pengguna dapat melihat Mesej Aliran Kerja kepada Urusetia PPSM setelah butang Ok ditekan.

Rajah 2.2.9 : Skrin Mesej Aliran Kerja

3) Status Tiada Rekod Ditemui pada paparan Semakan Senarai Calon

Anugerah Perkhidmatan Cemerlang setelah proses hantar berjaya dilakukan.

Rajah 2.2.10 : Skrin Semakan Senarai Calon APC

4. MENYENARAIKAN CALON UNTUK DIPERTIMBANGKAN BAGI APC Operasi ini membolehkan pengguna menyenaraikan calon untuk dipertimbangkan bagi Anugerah Perkhidmatan Cemerlang. Pengguna yang boleh melakukan fungsi ini adalah Sekretariat Pengurusan Prestasi dan Urusetia Panel Pembangunan Manusia.

Klik Ok untuk setuju.


16

Rajah 2.2.11 : Skrin Menu Senarai Calon untuk Dipertimbangkan Bagi

Anugerah Perkhidmatan Cemerlang

1) Memilih tahun senarai calon.

Rajah 2.2.12 : Skrin Senarai Calon untuk Dipertimbangkan APC

Rajah 2.2.13 : Skrin Senarai Calon untuk Dipertimbangkan APC

Langkah 1 : Klik menu Senarai Calon untuk dipertimbangkan bagi Anugerah Perkhidmatan Cemerlang

Langkah 1 : Klik Teruskan untuk ke halaman seterusnya.

Klik Tahun APC.

Klik Ulasan untuk lihat ulasan pegawai.

Klik Tahun untuk lihat Profil Perkhidmatan pegawai.

Klik Nama Pemilik Kompetensi untuk melihat LNPT pegawai.

Klik Cetak untuk mencetak Laporan Calon Senarai Pendek Untuk APC


17

2.3 PERANAN SEBAGAI PELULUS APC

Proses meluluskan senarai calon APC dibuat oleh Panel Pembangunan Sumber Manusia (PPSM). Operasi ini membolehkan pengguna meluluskan pemilihan calon untuk Anugerah Perkhidmatan Cemerlang. Urusetia Panel Pembangunan Sumber Manusia mempunyai peranan ke atas operasi kelulusan ini. Sebarang pindaan atau perubahan ke atas keputusan PPSM melulus senarai calon APC juga dibuat dalam proses ini.

Langkah-langkah:

1) Melalui fungsi Anugerah Perkhidmatan Cemerlang, pengguna mempunyai peranan akses menu seperti rajah berikut.

Rajah 2.3 : Skrin Menu Kelulusan Pemilihan Calon Anugerah


2) Dari skrin Operasi Kelulusan Calon Anugerah Perkhidmatan Cemerlang.

Rajah 2.3.1 : Skrin Operasi Kelulusan Calon APC

3) Skrin Operasi Kelulusan Calon Anugerah Perkhidmatan Cemerlang

dipaparkan.

Langkak 1 : Klik Kelulusan Pemilihan Calon Anugerah


Langkak 2 : Klik Kod


18

Rajah 2.3.2 : Skrin Operasi Kelulusan Calon Anugerah Perkhidmatan

Cemerlang

1. Meluluskan Pemilihan Calon APC Operasi ini membolehkan pengguna meluluskan pemilihan calon untuk Anugerah Perkhidmatan Awam. Langkah-langkah:

1) Dari skrin Operasi Kelulusan Calon Anugerah Perkhidmatan Cemerlang, klik di petak (satu atau lebih) bagi Pemilik Kompetensi yang dikehendaki dan klik Lulus.

Rajah 2.3.3 : Skrin Operasi Kelulusan Calon Anugerah Perkhidmatan

Cemerlang

Pilih status Dicalonkan atau Simpan jika ada pindaan. Kemudian tekan Simpan.

Operasi Tambah Calon APC dibenarkan jika ada pindaan calon oleh PPSM.

Klik Nama Pegawai untuk melihat butiran terperinci LNPT calon, klik Ulasan untuk lihat Ulasan pegawai, klik Sumbangan untuk lihat sumbangan luar tugas rasmi calon

Pilih calon APC yang berstatus Dicalonkan.

Langkah 3 : Klik LULUS untuk meluluskan calon APC


19

2) Mesej Berjaya Diluluskan akan dipaparkan sebaik sahaja operasi lulus dilakukan.

Rajah 2.3.4 : Skrin Mesej Operasi Kelulusan Calon

3) Mesej Aliran Kerja akan dipaparkan.

Rajah 2.3.5 : Skrin Mesej Aliran Kerja Kelulusan Calon Anugerah


2. PAPAR PENERIMA APC Operasi ini membolehkan pengguna melihat secara terperinci maklumat Penerima Anugerah Perkhidmatan Awam. Pengguna yang mempunyai peranan Skretariat Pengurusan Prestasi dapat melihat operasi ini. Langkah-langkah:

1) Dari Menu Anugerah Perkhidmatan Cemerlang, klik Papar Penerima Anugerah Perkhidmatan Cemerlang.

Klik Ok untuk proses

kelulusan.

Klik Keluar untuk keluar ke skrin terdahulu.


20

Rajah 2.3.6 : Skrin Menu Papar Penerima Anugerah Perkhidmatan

Cemerlang

2) Skrin Papar Penerima Anugerah Perkhidmatan Cemerlang dipaparkan.

Rajah 2.3.7 : Skrin Carian Papar Penerima Anugerah Perkhidmatan

Cemerlang

3) Isikan maklumat-maklumat berikut, secara keseluruhan atau sebahagiannya, jika diketahui. Jika tidak, klik Teruskan.

No KP / Polis / Tentera

COID

Nama

Jawatan Sebenar

Unit Organisasi

Dari Tahun / Hingga Tahun: Pilih dari senarai drop-down

4) Pengguna akan dapat melihat senarai Nama Pemilik Kompetensi dipaparkan.

Klik Papar Penerima Anugerah Perkhidmatan Cemerlang.

Klik Teruskan untuk proses papar penerima APC.

Masukkan maklumat samada No.KP, COID, Nama, Jawatan Sebenar.

Pilih tahun carian. Tekan Cari untuk memilih Unit Organisasi


21

Rajah 2.3.8 : Skrin Penerima Anugerah Perkhidmatan Cemerlang

5) Dari skrin tersebut, pengguna boleh melakukan operasi melihat Profil

Perkhidmatan penerima-penerima APC dengan melalui klik Tahun.

Klik Tahun untuk proses papar maklumat terperinci Profil Perkhidmatan.

Jabatan Perkhidmatan Awam

Klik Batal untuk keluar ke skrin terdahulu.

anugerah perkhidmatan cemerlang

Documents