anugerah inovasi sektor awam (aisa) anugerah...

TERHAD ANUGERAH INOVASI SEKTOR AWAM (AISA) ANUGERAH INOVASI PENGURUSAN KEWANGAN (AIPK) 2016 __________________________________________________________________________

BAB 1 (RINGKASAN EKSEKUTIF)

1

TERHAD

1.1 RINGKASAN EKSEKUTIF BAGI PRODUK INOVASI AIPK

1.1.1 Aplikasi Interface Bill (I-Bill) ini adalah satu lagi idea yang dicetuskan dan

berjaya di tambahbaik oleh Cawangan Pengurusan Kewangan, Markas Tentera Laut

untuk digunakan oleh semua Pusat Tanggungjawab (PTJ) di bawah Program

Pertahanan Maritim. Inovasi ini adalah menyahut hasrat pengurusan atasan Tentera

Laut Diraja Malaysia (TLDM) dan Pegawai Pengawal untuk memantapkan

pengurusan kewangan melalui pemikiran yang berinovatif dan kreatif. Aplikasi I-Bill

terbukti dapat menyelesaikan masalah pembayaran bil melebihi 14 hari yang

berpunca daripada kesilapan dan kecuaian staf PTJ ketika mengunci masuk tarikh

terima bil ke dalam Sistem Perancangan dan Kawalan Belanjawan Elektronik

(eSPKB).

1.1.2 Objektif utama inovasi I-Bill adalah bertujuan untuk menentukan pembayaran

bil yang lebih efisien di mana kelewatan bayaran bil dapat dielakkan. Pembayaran bil

yang cekap dan cepat akan memberi impak yang besar kepada pengurusan

kewangan TLDM dan secara tidak langsung akan meningkatkan kualiti penyampaian

perkhidmatan kepada pelanggan.

1.1.3 Punca utama berlaku pembayaran bil melebihi 14 hari adalah disebabkan

kesilapan dan kecuaian Penyedia mengunci masuk tarikh terima bil. Manakala,

Pegawai Peraku I dan Pegawai Peraku 2 tidak menentukan ketepatan tarikh

tersebut. Selain itu, faktor tekanan kerja dengan bilangan bil yang banyak turut

menyumbang kepada kegagalan Penyedia memastikan tarikh yang dimasukkan

adalah tepat. Pegawai Peraku 1 dan 2 juga berisiko tinggi untuk tidak menyedari

ketepatan tarikh bil yang dikunci masuk oleh Penyedia disebabkan semakan

dilakukan adalah secara manual.

1.1.4 Menyedari betapa pentingnya pembayaran bil yang berkesan dan cepat,

aplikasi I-Bill dibangunkan pada 3 Feb 14 dan selesai pada 14 Feb 14. Tempoh

percubaan telah dibuat di 5 PTJ di kawasan Lembah Klang untuk tempoh satu bulan



2

TERHAD

dari tarikh siap pembangunan aplikasi. Aplikasi ini tidak menggangu sistem eSPKB

sedia ada kerana ianya hanya diproses di front layer sistem tersebut.

1.1.5 Sepanjang tempoh percubaan, maklum balas yang positif dan cadangan yang

bernas telah diterima dari PTJ bagi membantu menambahbaik aplikasi yang

dibangunkan ini. Setelah disahkan keberkesanannya, aplikasi ini telah dimuat turun

di semua 20 PTJ dan mula digunapakai pada 1 Apr 14.

1.1.6 Aplikasi I-Bill ini menitik beratkan beberapa ciri-ciri utama iaitu kawalan

pembayaran yang berkesan dan lebih cekap. Mekanisme kawalan yang lebih cekap

bermaksud aplikasi I-Bill dapat mengatasi kesilapan kunci masuk tarikh terima bil

dengan adanya paparan pop up amaran ketepatan tarikh. Manakala, pembayaran

yang berkesan tercapai apabila staf PTJ melakukan kerja tanpa berulang (rework)

disebabkan aplikasi I-Bill dapat menentukan data dimasukkan dengan tepat “Doing it

right the first time and every time”.

1.1.7 Aplikasi I-Bill yang telah dilaksanakan oleh Cawangan ini mempunyai ciri-ciri

penjimatan, penggunaan sumber-sumber dengan berkesan, pengubahsuaian yang

efektif serta penambahbaikan secara berterusan dan mementingkan penghasilan

yang tinggi. Cetusan idea yang berinovatif ini adalah sejajar dengan hasrat

pengurusan atasan TLDM untuk menerapkan pembudayaan berinovasi dalam cara

kerja yang kreatif. Kejayaan ini juga telah meningkatkan prestasi pembayaran bil dan

imej TLDM dapat dikekalkan apabila dinobatkan sebagai Program Terbaik

Keseluruhan Kementerian Pertahanan Tahun 2015.

1.1.8 Aplikasi I-Bill terbukti memberi impak yang tinggi kerana ianya boleh

digunapakai oleh agensi lain secara terus tanpa perlu melibatkan sebarang kerja-

kerja modifikasi. Penggunaan aplikasi I-Bill telah diperluaskan kepada Program lain

di bawah Kementerian Pertahanan melalui pengarahan oleh Ketua Setiausaha

(KSU) Kementerian Pertahanan. Di samping itu, hasil kerjasama dengan Bahagian

Akaun, KEMENTAH aplikasi I-Bill ini telah diperluaskan penggunaannya kepada

agensi lain iaitu Kementerian Pertanian dan Jabatan Kesihatan Negeri Perak.



3

TERHAD

1.1.9 Diyakini aplikasi I-Bill boleh diperluaskan lagi kepada 23 Kementerian lain

kerana semua Kementerian menggunakan sistem pembayaran yang sama iaitu

eSPKB.


BAB 2 (LATAR BELAKANG AGENSI)

4

TERHAD

2.1 LATAR BELAKANG AGENSI YANG BERTANDING

Profil Ringkas (Pengenalan Agensi)

2.1.1 Cawangan Materiel telah ditubuhkan pada 16 Feb 1979 melalui perjawatan

FED(M) nombor 2000/13/79 bertarikh 16 Feb 79 yang telah diberi tanggungjawab

untuk menangani segala hal ehwal pengurusan aset-aset dalam TLDM dan

perkhidmatan pada pangkalan-pangkalan TLDM.

2.1.2 Sejajar dengan rombakan organisasi TLDM, Cawangan Materiel telah

ditukar nama kepada Bahagian Materiel pada 1 Apr 14 seperti di Bahan Bukti 2.1.

Bahagian Materiel berperanan bagi memastikan prestasi keoperasian Armada TLDM

pada tahap 75% dengan kesiapsiagaan yang maksimum dan memberi bantuan

logistik merangkumi pembekalan dan perkhidmatan untuk kapal dan pangkalan

TLDM. Bahagian ini juga berperanan membantu Pengurus Program Pertahanan

Maritim dalam pengurusan, pengawalan dan pengendalian belanjawan tahunan

TLDM.

2.1.3 Bahagian Materiel diterajui oleh Asisten Ketua Staf Materiel berpangkat

Laksamana Muda dan dibantu oleh Pengarah Kanan Materiel. Bahagian ini

terbahagi kepada 3 cawangan iaitu Cawangan Pengurusan Materiel, Cawangan

Pembangunan Materiel dan Cawangan Pengurusan Kewangan. Bagi memantapkan

pengurusan kewangan TLDM dan memenuhi tanggungjawab ke atas akauntabiliti

kewangan, Cawangan Pengurusan Kewangan bertindak sebagai Program

Pertahanan Maritim. Cawangan ini yang berfungsi dan berperanan membantu

Pengurus Program Pertahanan Maritim iaitu Panglima Tentera Laut (PTL). Struktur

organisasi Bahagian Materiel seperti di Gambar Rajah 2.1.



5

TERHAD

Gambar Rajah 2.1 : Struktur Organisasi Bahagian Materiel

Fungsi dan Tanggungjawab 2.1.4 Fungsi dan tanggungjawab Cawangan Pengurusan Kewangan, Markas

Tentera Laut seperti berikut:

2.1.4.1 Sebagai penasihat kepada Pengurus Program berkaitan dengan hal ehwal pengurusan dan audit kewangan. 2.1.4.2 Merancang dan menyediakan bajet tahunan Program Pertahanan Maritim untuk kelulusan Perbendaharaan.

2.1.4.3 Menyediakan agihan peruntukan Anggaran Belanjawan Mengurus TLDM.

2.1.4.4 Mengurus dan mengawal belanjawan tahunan TLDM.

2.1.4.5 Menentukan semua peraturan kewangan yang berkuatkuasa diperingkat pejabat pembayar PTJ dan Pusat Kos.

2.1.4.6 Sebagai Urusetia Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun (JPKA) untuk Program Pertahanan Maritim.

AKS Materiel

Pengarah Kanan Seksyen Tadbir dan PTJ

Cawangan Pembangunan Materiel

Cawangan Pengurusan Materiel

Cawangan Pengurusan Kewangan

1. Seksyen Alat

2. Seksyen Bekal

3. Seksyen Khidmat

1. Seksyen Dasar

2. Seksyen Aset

3. Seksyen PETP

4. Seksyen Penyelidikan

1. Seksyen Pentadbiran

Kewangan

2. Seksyen Belanja Mengurus A

3. Seksyen Belanja Mengurus B



6

TERHAD

2.1.4.7 Menganjur kursus dan latihan pengurusan kewangan untuk Aktiviti

PTJ dan Pusat Kos.

2.1.5 Terdapat 5 Aktiviti di bawah Program Pertahanan Maritim iaitu Aktiviti

Pengurusan, Aktiviti Logistik, Aktiviti Latihan, Aktiviti Operasi dan Aktiviti Hidrografi

yang terdiri daripada 20 PTJ. Struktur organisasi Program Pertahanan Maritim

seperti di Gambar Rajah 2.2.

Gambar Rajah 2.2 : Struktur Organisasi Program Pertahanan Maritim

Pengurus Program Pertahanan Maritim

Aktiviti Pengurusan

(AKS Tadbir)

Aktiviti Logistik

(AKS Materiel)

Aktiviti Latihan

(AKS Sumber Manusia)

Aktiviti Operasi

(AKS Operasi dan Eksesais)

Bahagian Materiel Cawangan Pengurusan Kewangan

PTJ Mk TL Sekretariat

PTJ Mk TL Materiel

PTJ Mk TL Kejuruteraan

PTJ Markas Kejuruteraan TLDM

PTJ Unit Bantuan Utara TLDM

PTJ Depot Bekalan Armada

PTJ Depot Bantuan TLDM

PTJ Markas Pangkalan Lumut

PTJ Mk TL Pembangunan Sumber Manusia

PTJ KD PELANDOK

PTJ KD SULTAN ISMAIL

PTJ Markas Pemerintahan Armada

PTJ Markas Wilayah Laut 1


PTJ KD SRI TAWAU

PTJ KD SRI SANDAKAN

PTJ KD SRI SEMPORNA


PTJ Markas Angkatan Kapal Selam

PTJ Pusat Hidrografi Nasional

Aktiviti Hidrografi

(Ketua Pengarah Hidrografi)

Pengurus Program Pertahanan Maritim



7

TERHAD

Misi dan Visi

2.1.6 Dalam merealisasikan Misi TLDM iaitu Menjaga Kedaulatan dan

Kepentingan Maritim Malaysia, penyataan Misi Cawangan Pengurusan Kewangan

yang ditetapkan ialah

2.1.7 Selaras Visi TLDM iaitu menjadi Tentera Laut Bertaraf Dunia, Cawangan

Pengurusan Kewangan telah menetapkan visinya iaitu:

Ringkasan Bilangan dan Kategori Perjawatan

2.1.8 Organisasi Cawangan Pengurusan Kewangan yang telah diluluskan rujuk

kepada FED(M) No. 2000/29/05 seperti di Bahan Bukti 2.2 untuk melaksanakan

peranan dan tanggungjawab. Bilangan dan kategori perjawatan semasa adalah

seperti di Jadual 2.1.

Memastikan Pengurusan Kewangan Yang Efisien dan Berhemat Serta

Penggunaan Kewangan Secara Optimum Bagi Meningkatkan

Keupayaan Operasi TLDM.

Meningkatkan Kualititi Pengurusan Kewangan Dengan Melaksanakan

Penambahbaikan Secara Berterusan Berteraskan Budaya Kerja Yang

Berintegriti



8

TERHAD

Jadual 2.1 : Statistik Perjawatan bagi Pegawai,

Anggota Lain-Lain Pangkat dan Awam

Siri Pangkat/Gred FED (M) Diisi

a. KDR 2 2

b. LT KDR 3 3

Jumlah Pegawai 5 5

a. PW 1 1

b. BK 1 1

c. BM 1 1

d. LK 2 1

e. LK I 0 0

Jumlah Lain-Lain Pangkat (LLP) 5 4

a. PPT – N32 1 1

b. PPT – N27 3 2

c. PT(KEW) – W22 1 2

d. PT(KEW) – W17 3 3

e. PTR(J) – N11 1 1

f. PAR – N1 1 1

Jumlah Anggota Awam 10 10

FED(M) Diisi

Anggota Tentera 10 9

Anggota Awam 10 10

Jumlah Besar 20 19



9

TERHAD

Carta Organisasi

2.1.9 Berdasarkan perjawatan sedia ada, Cawangan Pengurusan Kewangan telah

menjalankan peranan dan tanggungjawabnya mengikut Carta Organisasi di Gambar

Rajah 2.3.

Gambar Rajah 2.3 : Carta Organisasi Cawangan Pengurusan Kewangan Mengikut FED(M)

Pengarah Kewangan Kdr (S) TLDM

Pengurus Kewangan Kdr (S) TLDM

PPT N27

Pejabat Tadbir (BK PNK)

Belanjawan PembangunanKdr (S) TLDM

Belanja Mengurus Lt Kdr (S) TLDM

LK PNK PT N17 PAR N

PPT N27 Lt Kdr (S) TLDM

PT (KEW) W17

PPT N32

BM PNK PPT N27 PW II PNK

PT (KEW) W22

PT (KEW) W17 PT KEW W17 LK 1 PNK LK PNK



10

TERHAD

2.1.10 Bagi perjawatan Belanjawan Pembangunan dan staf di bawahnya,

perjawatan ini diasingkan dari struktur Cawangan Pengurusan Kewangan dan

diletakkan dibawah Bahagian Perancangan dan Pembangunan, Markas Tentera

Laut. Pengisian perjawatan Cawangan Pengurusan Kewangan sedia ada di Gambar

Rajah 2.4.

Gambar Rajah 2.4 : Carta Organisasi Cawangan Pengurusan Kewangan

Pengarah KewanganKdr Nur Mahani binti Che Mat TLDM

PPT N27

Tidak Diisi

Pejabat Tadbir BK PNK Azlan bin Amat

LK PNK Mohd Shahrizal bin Mohd Noor

Puan Faridah binti Jusoh@Hamzah

PT KEW 17

Belanja Mengurus BLt Kdr Farah Dalilah

Mohamad Gazali TLDM

Cik Juwita binti Mohd Razali

PT N17

Encik Hussein bin Jamrin

PO N11

Pengurus Kewangan Lt Kdr Shahrizan Jaszle

binti Jasmin TLDM

Belanja Mengurus ALt Kdr Mohd Hisyam bin

Jusoh TLDM

PW I PNK Azri bin Mustafa

Encik Md Said bin Rahmat

PT KEW 22

BM PNK Raba’yah binti IIyas

LK PNK

Tidak Diisi

Puan Noridah binti Mohd Rasul

PT KEW 22 (KUP)

Cik Naziah binti Raduan

PT KEW 17



11

TERHAD

Piagam Pelanggan Agensi

2.1.11 Untuk merealisasikan misi dan peranan Cawangan Pengurusan Kewangan,

Cawangan ini telah menetapkan Piagam Pelanggan yang menjadi inspirasi dan

pegangan kepada semua pegawai dan anggota di dalam menyediakan

perkhidmatan yang cemerlang kepada organisasi TLDM. Piagam Pelanggan

Cawangan Pengurusan Kewangan adalah seperti berikut:

“Kami komited dan berjanji bahawasanya kami akan sentiasa berusaha untuk

meningkatkan Keberkesanan Sistem Pengurusan Kewangan TLDM seperti berikut:

Mengurus dan mengawal selia peruntukan TLDM dengan cekap demi

menentukan kesiagaan operasi TLDM dan kesejahteraan warga TLDM dalam

tahap terbaik.

Memastikan peruntukan yang mencukupi untuk membiayai perbelanjaan

operasi TLDM dan kesejahteraan warga TLDM mengikut tatacara kewangan

selaras dengan amalan berjimat cermat.

Mengawal dan memantau prestasi perbelanjaan PTJ di bawah Program

Pertahanan Maritim serta memastikan semua aktiviti yang melibatkan kewangan

dikendali dengan teratur dan efisyen.

Memberi khidmat nasihat mengenai Pengurusan Kewangan yang lebih efektif

supaya tidak berlaku ketirisan kewangan.

Memastikan semua pegawai dan anggota di Cawangan ini terdiri daripada mereka yang

mahir, cekap, berilmu dan sentiasa meningkatkan kualiti kerja.”



12

TERHAD

Slogan atau Moto Agensi 2.1.12 Nilai teras Cawangan Pengurusan Kewangan adalah selari dengan nilai

teras TLDM yang mementingkan Kemuliaan, Kesetiaan, Keberanian dan

Kebanggaan. Untuk menghayati nilai-nilai ini, Cawangan Pengurusan Kewangan

mewujudkan Slogan atau Moto Organisasi bagi tujuan untuk memberi inspirasi dan

penekanan kepada semua Warga Cawangan Pengurusan Kewangan tentang nilai

teras yang harus dipegang dan diamalkan oleh semua pegawai dan anggota. Slogan

Cawangan Pengurusan Kewangan ialah:

2.1.13 Cawangan ini juga akan memastikan objektif penubuhan Cawangan ini

tercapai iaitu untuk menentukan tatacara dan dasar-dasar kewangan dipatuhi oleh

semua PTJ supaya peruntukan TLDM digunakan dengan lebih cekap dan berkesan.

Ini bagi memastikan kesiagaan aset pada tahap tertinggi dan warga TLDM

mendapat manfaat yang maksima melalui pelaksanaan dasar-dasar yang ditetapkan

oleh Kementerian Pertahanan khasnya dan Kementerian Kewangan amnya.

SLOGAN

“Cekap, Amanah dan Berintegriti”


BAB 3 (PEMBUDAYAAN INOVASI (INNOVATION CULTURE))

13

TERHAD

3.1 DASAR PENERAPAN BUDAYA INOVASI DAN PELAKSANAAN INOVASI

Pengenalan

3.1.1 TLDM merupakan sebuah organisasi yang sangat menggalakkan Dasar

Penerapan Budaya Inovasi dan Pelaksanaan Inovasi. Budaya inovasi di dalam

TLDM telah bermula seawal tahun 1992, melalui pelaksanaan program Pengurusan

Kualiti Menyeluruh atau Total Qualiti Management (TQM). Pelaksanaan TQM ini

merupakan faktor utama dalam mendorong kepada penghasilan dan pembudayaan

budaya kerja berkualiti di dalam TLDM yang diamalkan oleh the Navy People

sehingga kini. Budaya kerja berkualiti ini kemudiannya telah dikembangkan kepada

satu tahap yang lebih tinggi dengan menerapkan elemen inovasi sebagai

penghasilan kerja yang cemerlang.

3.1.2 TLDM telah melaksanakan pelbagai program untuk memberi penekanan

terhadap pembudayaan kreativiti dan inovasi dalam usaha membantu memastikan

Visi TLDM untuk menjadi Tentera Laut Bertaraf Dunia tercapai. Di antara program

inovasi yang dilaksanakan oleh TLDM adalah seperti Kumpulan Kreatif dan Inovatif

(KKI), Sistem Cadangan Inovasi, Bank Idea TLDM dan Hari Inovasi TLDM.

Penubuhan Jawatankuasa Induk Inovasi

3.1.3 Lembaga Pengurusan Strategik (LPS) bertanggungjawab dalam

menguruskan strategi, prestasi, inovasi, keutuhan dan tadbir urus TLDM. Lembaga

ini berperanan dalam menentukan dasar, hala tuju dan strategi ke arah membudaya

dan memperkukuhkan inovasi dalam TLDM.

3.1.4 Lembaga ini akan bersidang setiap 3 bulan dan dipengerusikan oleh

Panglima Tentera Laut. Keanggotaan LPS TLDM adalah seperti berikut:



14

TERHAD

a. Pengerusi: Panglima Tentera Laut

b. Ahli:

(1) Timbalan Panglima Tentera Laut

(2) Semua Panglima Formasi

(3) Semua Asisten Ketua Staf di Markas Tentera Laut

(4) Ketua Pengarah Materiel

(5) Ketua Pengarah Kejuruteraan

(6) Pengarah Undang-Undang TLDM

(7) Marsyal Provos

(8) Pegawai Waren TLDM

c. Setiausaha: AKS Pengurusan Strategik

Penubuhan Jawatankuasa Inovasi di Semua Peringkat Agensi

3.1.5 Pembudayaan inovasi ini dilaksanakan di setiap peringkat kerana ini akan

mendorong warga TLDM melaksanakan tugas dengan berkesan dan berkualiti.

Justeru, dengan adanya penerapan budaya inovasi dalam setiap warga TLDM,

Cawangan ini telah menubuhkan Jawatankuasa Inovasi di Peringkat Cawangan

sejak tahun 2012 yang terdiri daripada pegawai dan anggota seperti di Gambar

Rajah 3.1. Setiap ahli jawatankuasa akan memberikan idea dan kerjasama dalam

merealisasikan projek inovasi ini. Jawatankuasa yang dibentuk seperti carta berikut:



15

TERHAD

Gambar Rajah 3.1 : Carta Organisasi Ahli Jawatankuasa Inovasi Cawangan Pengurusan Kewangan



16

TERHAD

Mewajibkan cadangan alternatif berasaskan inovasi dalam semua kertas

perakuan

Penerbitan laporan berkala dan tahunan mengenai pencapaian hasil inovasi

3.1.6 TLDM mempunyai beberapa mekanisme dalam menyalurkan maklumat

tentang pelaksanaan inovasi. Mekanisme yang diwujudkan antaranya seperti

berikut:

Penerbitan majalah berkaitan kualiti dan inovasi

3.1.6.1 Bahagian Pengurusan Strategik, Markas Tentera Laut Materiel telah

menerbitkan majalah khas berkaitan kualiti dan inovasi pada setiap 4 bulan yang

dikenali sebagai Buletin The QUEEN seperti di Gambar 3.1. Melalui penerbitan



17

TERHAD

buletin ini, setiap unit TLDM didedahkan kepada perkembangan kualiti dan

inovasi di dalam dan luar TLDM.

Gambar 3.1 : Buletin THE QUEEN TLDM Berkaitan Kualiti dan Inovasi

3.1.6.2 Bahagian Materiel juga turut menerbitkan Buletin Logistik TLDM seperti

di Gambar 3.2. Dengan penerbitan buletin ini, semua pegawai dan anggota lain-

lain pangkat boleh menyumbangkan idea bernas dan penulisan artikel agar

usaha TLDM untuk membudayakan inovasi dalam memacu agenda transformasi

TLDM ke arah World Class Navy terlaksana.



18

TERHAD

Gambar 3.2 : Buletin Logistik

Penerbitan Buku Cetusan Inovasi

3.1.6.3 Cetusan Inovasi The Navy People. Buku ini memberi gambaran

tentang usaha-usaha inovasi dan penambahbaikan yang telah dilaksanakan

oleh The Navy People untuk dikongsi bersama (Gambar 3.3). Ianya juga boleh

dijadikan penanda aras untuk The Navy People menggiatkan lagi usaha inovasi

dan penambahbaikan dalam melaksanakan tugas harian.



19

TERHAD

Gambar 3.3 : Buku Cetusan Inovasi The Navy People

Buku Amalan Baik TLDM

3.1.6.4 Buku ini adalah cetusan idea daripada Mantan Panglima Tentera Laut

sendiri (Gambar 3.4). Beliau telah menyatakan hasrat agar semua amalan baik

yang dilaksanakan dalam TLDM, didokumentasikan dan seterusnya diterbitkan

untuk dijadikan rujukan serta panduan warga TLDM khasnya dan lain-lain

organisasi amnya. Cetusan idea inovasi dari Cawangan Pengurusan Kewangan,

Markas Tentera Laut iaitu RMN Smart Expenses (Laporan Prestasi

Perbelanjaan Berasaskan Objek Lanjut – PBOL) dimuatkan dalam buku ini

(Gambar 3.5).


BAB 4 (HURAIAN DAN BUTIR-BUTIR INOVASI PRODUK/PERKHIDMATAN YANG TELAH DIHASILKAN)

32

TERHAD

4.1 PENERANGAN MENGENAI INOVASI

Tajuk Inovasi

4.1.1 Cawangan Pengurusan Kewangan, Markas Tentera Laut merupakan

cawangan yang penting dalam Tentera Laut Diraja Malaysia (TLDM) kerana

berperanan sebagai Program Pertahanan Maritim yang bertanggungjawab untuk

mengurus dan mengawal peruntukan kewangan TLDM. Pembudayaan inovasi

secara berterusan di dalam TLDM merupakan hasrat pucuk pimpinan Tertinggi

TLDM dalam usaha mentransformasikan TLDM ke arah Tentera Laut Bertaraf Dunia

serta menyahut saranan Kerajaan dalam merealisasikan Government

Transformation Programme (GTP). Pembudayaan inovasi ini turut menjadi fokus

utama Cawangan Pengurusan Kewangan dalam menghasilkan idea kreatif dan

inovatif yang berimpak tinggi kepada organisasi.

4.1.2 Semenjak Tahun 2011, masalah kelewatan pembayaran bil melebihi 14 hari

telah diberi perhatian serius oleh Pegawai Pengawal Kementerian Pertahanan.

Beliau telah mengarahkan supaya tindakan drastik diambil untuk menambahbaik

proses pembayaran bil bagi mengelakkan bayaran lewat. Hasil analisis terhadap

Laporan Prestasi Pembayaran Bil oleh Bahagian Akaun, KEMENTAH mendapati

punca kelewatan bayaran adalah disebabkan masalah teknikal dan kesilapan PTJ

mengunci masuk tarikh terima bil semasa proses penyediaan Baucar Bayaran.

4.1.3 Hasil perbandingan laporan prestasi pembayaran bil Tahun 2013 hingga 2015

mendapati 90.5% punca pembayaran bil melebihi 14 hari adalah disebabkan salah

kunci masuk tarikh terima bil seperti di Gambar Rajah 4.1.



33

TERHAD

Gambar Rajah 4.1: Punca Pembayaran Bil Melebihi 14 Hari Mulai Tahun 2013

hingga 2015

4.1.4 Permasalahan ini juga turut berlaku di PTJ di bawah Program Pertahanan

Maritim. Oleh itu, Cawangan Pengurusan Kewangan, Markas Tentera Laut telah

menyahut cabaran dengan menghasilkan satu inovasi iaitu Interface Bill (I-Bill)

pada Tahun 2014. Sesuai dengan namanya “Interface Bill”, aplikasi ini hanya

diproses di front layer sistem eSPKB bagi modul Bayaran. Inovasi ini telah menyertai

Pertandingan Anugerah Inovasi Kementerian Pertahanan (AIKP) 2014 dan telah

dinobatkan sebagai Johan di bawah Kategori Pengurusan Kewangan kerana terbukti

inovasi I-Bill dapat memberi manfaat kepada organisasi sama ada dalam aspek

produktiviti mahupun kualiti.

90.5% Disebabkan Salah Kunci Masuk

Tarikh



34

TERHAD

Penyataan Masalah

4.1.5 Arahan Pegawai Pengawal Kementerian Pertahanan Bil Tahun 2014 telah

menetapkan Ketua Jabatan perlu memantau prestasi pembayaran bil dalam tempoh

14 hari seperti di Bahan Bukti 4.1. Ketua Jabatan hendaklah meminta supaya

semua bil dan tuntutan disampaikan dengan segera. Ketua Jabatan hendaklah

memastikan bahawa bil itu dibayar dengan segera tidak lewat dari 14 hari dari tarikh

ianya diterima dengan lengkap dan sempurna seperti di Arahan Perbendaharaan

103(a) - Bahan Bukti 4.2.

4.1.6 Sebagai langkah mengatasi kelewatan pemprosesan bil kerana kesilapan

kunci masuk tarikh terima bil, Pegawai Peraku 1 dan Pegawai Peraku 2 telah diarah

untuk menyemak Laporan BV344 - Laporan Prestasi pembayaran Bil Belum

Sempurna sebelum baucar diperaku dan diluluskan seperti di Bahan Bukti 4.3.

4.1.7 Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun (JPKA) Bil

2/2012 pada 3 Ogos 12 seperti di Bahan Bukti 4.4. PTJ-PTJ yang memproses

bayaran bil melebihi tempoh 14 hari telah dipanggil untuk memberikan justifikasi

kelewatan kepada semua ahli mesyuarat berkenaan. Tindakan ini bertujuan

memberi kesedaran kepada Pengurus PTJ terhadap tanggungjawab dalam

melaksanakan dasar kerajaan iaitu untuk memastikan setiap bil dibayar dengan

segera seperti yang dinyatakan dalam Arahan Perbendaharaan 103(a).

4.1.8 Pelaksanaan audit Accountability Index Monitoring System (AIMS) oleh Audit

Dalam Kementerian dan penilaian berdasarkan Sistem Star Rating (SSR) oleh

MAMPU merupakan satu bentuk penanda aras dalam pengurusan kewangan.

Tempoh bayaran bil merupakan kayu pengukur dan penilaian terhadap pematuhan

peraturan dan elemen penting dalam pengurusan kewangan seperti di Bahan Bukti

4.5.



35

TERHAD

4.1.9 Walaupun garis panduan dan peringatan berulang kali diberikan kepada PTJ,

namun terdapat PTJ yang masih gagal dalam melaksanakan pembayaran dalam

tempoh 14 hari. Kegagalan ini telah memberi impak negatif kepada prestasi

pembayaran bil Kementerian secara keseluruhannya di mana 100% pembayaran di

bawah 14 hari tidak tercapai. Justeru, Pegawai Pengawal telah mengarahkan setiap

kali ada kelewatan bayaran bil, Pengurus PTJ dikehendaki untuk memajukan surat

tunjuk sebab seperti di Bahan Bukti 4.6.

4.1.10 Menyedari tentang permasalahan dan keperluan untuk memenuhi kehendak

stakeholder serta penarafan audit, maka Cawangan Pengurusan Kewangan, Markas

Tentera Laut telah menyenaraikan dan mengenalpasti punca kegagalan PTJ untuk

melaksanakan pembayaran bil dalam tempoh 14 hari seperti di Gambar Rajah 4.2.

Gambar Rajah 4.2: Punca-Punca Kegagalan PTJ Untuk Melaksanakan Bayaran Dalam Tempoh 14 Hari

4.1.11 Hasil pengenalpastian punca masalah (root cause), Cawangan Pengurusan

Kewangan telah mengambil inisiatif untuk membangunkan aplikasi I-Bill bagi



36

TERHAD

membantu PTJ untuk mengawal dan seterusnya memastikan bil dan tuntutan yang

diterima dapat dilaksanakan bayaran dalam tempoh kurang dari 14 hari.

Tujuan Dilaksanakan

4.1.12 Aplikasi I-Bill diperkenalkan bagi menangani masalah pembayaran bil

melebihi 14 hari. Melalui I-Bill, PTJ dapat mengelak dari berlaku kesilapan masuk

tarikh bil yang diterima. Kesilapan masuk tarikh bil yang diterima berlaku kerana

ruangan tarikh dalam sistem eSPKB dikunci masuk secara manual dan tanpa ada

kawalan atau check and balance. Faktor ini menyebabkan Penyedia mudah tersilap

mengisi tarikh terima bil. Bilangan bil yang banyak serta faktor emosi akibat tekanan

kerja juga turut menjadi penyumbang kepada kesilapan mengisi tarikh terima bil.

4.1.13 Prestasi pembayaran bil di bawah Program Pertahanan Maritim bagi Tahun

2011 hingga Tahun 2015 adalah seperti di Jadual 4.1 .

Tahun Lebih 14 Hari Jumlah PTJ Jumlah Bil Silap Kunci

Masuk Tarikh

2011 0.02% 10 13 13

2012 0.01% 7 7 5

2013 0.01% 4 5 5

2014 0.01% 4 6 6

2015 0.01% 3 5 3

Jadual 4.1 : Pembayaran Bil Melebihi 14 Hari

4.1.14 Dengan adanya aplikasi I-Bill ini, Cawangan berusaha untuk membantu PTJ

serta Kementerian Pertahanan dalam mengatasi masalah pembayaran bil melebihi

14 hari.



37

TERHAD

Tarikh pelaksanaan inovasi

4.1.15 Aplikasi ini dibangunkan pada 3 Feb 14 dan selesai pada 14 Feb 14.

Tempoh percubaan telah dibuat di kesemua PTJ Lembah Klang untuk tempoh satu

bulan dari tarikh siap pembangunan aplikasi. Aplikasi ini telah dimuat turun ke

semua pejabat PTJ Program Pertahanan Maritim dan mula diguna pakai pada 1

Apr 14. Arahan penggunaan telah dikeluarkan seperti di Bahan Bukti 4.7.

4.1.16 Pada Sep 15, aplikasi ini telah diperluaskan kepada semua PTJ di bawah

Kementerian Pertahanan atas arahan Ketua Setiausaha Kementerian Pertahanan

seperti di Bahan Bukti 4.8.

4.1.17 Seterusnya penggunaan aplikasi I-Bill mendapat sambutan daripada agensi

lain seperti Jabatan Kesihatan Negeri Perak (Bahan Bukti 4.9) dan Kementerian

Pertanian dan Industri Asas Tani (Bahan Bukti 4.10).

Peneraju Inovasi

4.1.18 Pencetus idea bagi I-Bill adalah Pengarah Pengurusan Kewangan iaitu Kdr

Nur Mahani bte Che Mat TLDM berdasarkan pengalaman dan pemerhatian beliau

mengenai masalah pembayaran bil melebihi 14 hari di PTJ. Disamping itu, semasa

Majlis Menandatangani Perjanjian Program di antara Pegawai Pengawal dengan

Pengurus Program, Kementerian Pertahanan, Program Pertahanan Maritim telah

menerima Anugerah PTJ Terbaik Keseluruhan dimana kriteria pembayaran bil tidak

melebihi 14 hari merupakan salah satu kriteria yang dinilai. Oleh itu, Cawangan ini

merasakan perlunya penambahbaikan dari segi pengurusan bayaran bil dan ianya

tidak mustahil untuk dilaksanakan. Idea ini kemudiannya telah dibangunkan secara

berpasukan dan telah di tambah baik sehingga terhasilnya aplikasi I-Bill. Inovasi ini

merupakan satu usaha kreatif yang melibatkan proses penyataan masalah dan

percambahan minda.



38

TERHAD

4.1.19 Cawangan ini telah menubuhkan Tim Anugerah Inovasi Kementerian

Pertahanan (AIKP) pada 27 Jan 14 melalui Surat Pelantikan yang ditandatangani

oleh Pengarah Kanan Materiel seperti di Bahan Bukti 4.11. Tim tersebut telah

mengkaji punca dan implikasi terhadap pengurusan bayaran bil. Tim mengambil

masa 5 hari dan akhirnya mencadangkan agar satu kemudahan/fasiliti dibangunkan

untuk membantu pengguna memantau dan mengawal proses bayaran bil bagi

mengelak kelewatan.

4.1.20 Setelah merujuk dan berbincang dengan Bahagian Akaun untuk

mengubahsuai skrin paparan sistem eSPKB agar ianya lebih mesra pengguna,

Bahagian Akaun memaklumkan bahawa sebarang pengubahsuaian tidak dapat

dilakukan dan akan melibatkan implikasi kos. Memandangkan terdapat keperluan

untuk menambaik sistem eSPKB sedia ada, Tim telah membangunkan aplikasi

secara dalaman dan tidak melibatkan sebarang kos.

Huraian Secara Terperinci Mengenai Ciri-Ciri Inovasi

4.1.21 Aplikasi yang dibangunkan tidak menggangu sistem eSPKB sedia ada

malahan ianya hanya diproses di front layer sistem tersebut. Perbandingan ciri-ciri

sistem eSPKB tanpa menggunakan aplikasi I-Bill dan penggunaan I-Bill adalah

seperti di Jadual 4.2.

Siri Sistem eSPKB (Tanpa aplikasi I-Bill)

Sistem eSPKB (aplikasi I-Bill)

a. Ruang tarikh terima bil diisi tanpa kawalan kerana tarikh dikunci masuk secara manual. Sistem ini tidak memberi amaran atau peringatan kepada Penyedia sekiranya Penyedia tersalah kunci masuk tarikh terima bil.

Paparan peringatan akan di ‘pop up’ apabila pengisian tarikh di ruang Tarikh Terima Bil dibuat.



39

TERHAD

Siri Sistem eSPKB (Tanpa aplikasi I-Bill)

Sistem eSPKB (aplikasi I-Bill)

b. Laporan BV 344 perlu dicetak dan Pegawai Peraku 1 dan 2 perlu menyemak laporan dan dokumen sokongan baucar.

Laporan BV 344 tidak perlu dicetak.

c. Skrin paparan seperti di 4.1.22.1 hingga 4.1.22.5.

Skrin paparan di Gambar Rajah 4.3 hingga 4.6.

Jadual 4.2 : Perbandingan Sistem eSPKB Tanpa Aplikasi I-Bill dan

Menggunakan I-Bill 4.1.22 Pembayaran bil dilaksanakan melalui sistem eSPKB dan tatacara pembayaran bil sedia ada tanpa I-Bill adalah seperti berikut:

4.1.22.1 Langkah 1 – Pemilihan Modul (Baucar Bayaran). Penyedia perlu memilih modul Baucar Bayaran.



40

TERHAD

4.1.22.2 Langkah 2 – Pemilihan Jenis-Jenis Bayaran. Penyedia memilih jenis bayaran berdasarkan tuntutan dan invois.

4.18.22.3 Langkah 3 – Paparan Jenis Baucar. Penyedia mengunci masuk butiran bayaran



41

TERHAD

4.1.22.4 Langkah 4 – Penyimpanan maklumat. Penyedia menyimpan maklumat yang dikunci masuk sebelum penyediaan senarai semak baucar.

4.1.22.5 Langkah 5 – Penyediaan Senarai Semak. Penyedia membuat semakan dokumen sebelum diserahkan kepada Peraku 1. Tatacara proses bayaran untuk Penyedia selesai.


BAB 5 (PENAMBAHBAIKAN (VALUE-AD))

47

TERHAD

5.1 PENJIMATAN KOS

5.1.1 Aplikasi I-Bill adalah satu inovasi yang mempunyai Return on Investment

(ROI) yang tinggi. Aspek penjimatan sentiasa menjadi fokus utama kepada

penghasilan inovasi ini. Penjimatan kos boleh dikenalpasti semasa proses

pembangunan aplikasi dan pengurangan kos dapat diukur dengan terhasilnya

inovasi I-Bill.

Penjimatan kos semasa pembangunan aplikasi

5.1.2 Aplikasi I-Bill ini telah dibangunkan secara dalaman oleh 2 pegawai dari

Cawangan Pengurusan Kewangan iaitu Kdr Haliza binti Mohd Zahari TLDM yang

mempunyai kelulusan Sarjana Pengurusan Strategik dan Lt Kdr Puspanathan a/l

Subramaniam TLDM yang memegang Ijazah Sarjana Muda Sains Komputer.

5.1.3 Semasa proses pembangunan aplikasi, terdapat penjimatan sebanyak

RM43,018.44 kerana aplikasi ini tidak menggunakan perkhidmatan luar

(outsourcing) seperti di Bahan Bukti 5.1. Pengiraan penjimatan kos adalah seperti

berikut:

Sumber Dalaman = 2 Pegawai x ((Gaji sebulan)/(30 hari x 8 jam)) x 112 jam

= 2 x ((RM6,286.25) / (30 hari x 8 jam)) x 112 jam

= RM5,866.56

Khidmat Luar = RM48,885.00

Peratus penjimatan perbelanjaan dari inovasi yang telah dilaksanakan

5.1.4 Penjimatan kertas. Setiap PTJ dikehendaki mencetak Laporan BV 344

semasa menyediakan baucar bayaran sebelum inovasi ini diperkenalkan bagi

membolehkan Peraku 1 dan 2 menyemak tarikh terima bil dikunci masuk dengan

tepat oleh Penyedia secara manual. Dengan penggunaan aplikasi ini, RM3,744.00

setahun dapat dijimatkan kerana tiada penggunaan kertas.



48

TERHAD

Laporan Sebelum Penambahbaikan Selepas Penambahbaikan

BV344 1 rim kertas – 500 keping

1 rim kertas – RM12.00

1 kertas – RM0.024

5 helai laporan – RM0.12

5 helai x 26 hari bekerja = 130 helai

130 helai x RM0.12 = RM15.60

RM15.60 x 12 bulan = RM187.20

RM187.20 x 20 PTJ = RM3,744.00

Tiada penggunaan kertas

Jadual 5.1: Penjimatan Kertas Sebelum dan Selepas Penambahbaikan

5.1.5 Penjimatan toner. Memandangkan tiada keperluan untuk mencetak,

secara tidak langsung penggunaan toner turut dapat dijimatkan.

Perkara Sebelum Penambahbaikan Selepas Penambahbaikan

Toner Harga Toner – RM500.00

Standard ISO (5% - 10% Coverage)

10% Coverage – cetak 1,000 helai

1 bulan – cetak 130 helai

2 toner setahun x RM500 x 20 PTJ =

RM20,000.00

Tiada penggunaan toner

Jadual 5.2: Penjimatan Toner Sebelum dan Selepas Penambahbaikan



49

TERHAD

5.1.6 Penjimatan ruang penyimpanan. Laporan BV344 tidak perlu dicetak

apabila menggunakan inovasi ini dan menyebabkan ruang penyimpanan pejabat

lebih luas.

Perkara Sebelum Penambahbaikan Selepas Penambahbaikan Fail penyimpanan Laporan BV 344

Pegawai Peraku perlu mencetak 2 helai Laporan BV 344 dan disimpan di dalam fail

Tidak perlu mencetak Laporan BV 344 dan ini menjimatkan penggunaan fail dan ruang

Jadual 5.3: Penjimatan Ruang Penyimpanan Sebelum dan Selepas

Penambahbaikan

5.1.7 Penjimatan sumber manusia. Penjimatan sumber manusia dapat dilihat

dalam aspek latihan yang diberikan dalam melaksanakan aplikasi I-Bill. Tim Inovasi

berpendapat tiada sebarang kos dalam melaksanakan latihan dan penambahan

sumber manusia kerana proses kerja pembayaran bil tidak berubah. Aplikasi I-Bill

tetap menggunakan sistem eSPKB sedia ada dan bilangan kakitangan tidak berubah

iaitu 1 x Penyedia, 1 x Peraku 1 dan 1 x Peraku 2.

5.1.8 Penggunaan aplikasi ini dapat meningkatkan produktiviti kakitangan

memandangkan tiada kerja berulang perlu dilakukan disebabkan kesilapan sifar

semasa proses bayaran.

5.1.9 Penjimatan kos peralatan. Aplikasi I-Bill juga dihasilkan tanpa melibatkan

banyak kos tambahan kerana sistem ini dibangunkan menggunakan pengaturcaraan

.net framework 3.0 dan C++. Aplikasi ini mudah dimuat naik dengan adanya CD

Installer dimana PTJ hanya perlu menggunakan CD ini untuk memuat naik aplikasi I-

Bill ke dalam komputer. Penggunaan harta modal (komputer) yang dibekalkan oleh

Kerajaan digunakan secara optimum dan secara tidak langsung mengelak dari

kerugian ke atas tidak menggunakan aset tersebut.



50

TERHAD

5.1.10 Nisbah faedah berbanding dengan kos inovasi (Cost Benefit Ratio).

Berdasarkan pengiraan di atas, bolehlah diterjemahkan kepada cost benefit ratio

seperti berikut:

Cost Benefit Ratio = Benefit / Cost

= (Kertas + Toner) / Kos Pembangunan Aplikasi

= (RM3,744.00 + RM20,000.00) / RM5,866.56

= 4.04

5.1.11 Berdasarkan pengiraan di atas, pelaksanaan inovasi ini telah memberi faedah

yang sangat positif dari segi Cost Benefit Ratio iaitu penjimatan sebanyak RM4.04

untuk setiap RM1.00 yang dibelanjakan bagi pembangunan aplikasi I-Bill.

Return of Investment (ROI) = Gain from Investment – Cost of Investment Cost of Investment = (RM3,744.00 + RM20,000.00) - RM5,866.56 x 100 RM5,866.56 = 304.73% 5.1.12 Hasil daripada pengiraan Cost Benefit Ratio dan Return of Investment (ROI)

di atas, jelas menunjukkan keputusan penggunaan I-Bill adalah tepat dan bijak serta

memberi impak yang positif dan menunjukkan kecekapan pelaburan terhadap

pengenalan I-Bill.



51

TERHAD

5.2 PENINGKATAN DALAM HASIL AGENSI

Peningkatan dalam hasil keseluruhan daripada inovasi yang telah

dilaksanakan.

5.2.1 Penggunaan Aplikasi I-Bill telah berjaya meningkatkan prestasi pembayaran

bil Program Pertahanan Maritim. Ini terbukti pada tahun 2015 sepatutnya sifar

kesilapan kunci masuk tarikh. Walau bagaimanapun masih terdapat kesilapan kunci

masuk tarikh disebabkan oleh 1 PTJ yang tidak menggunakan Aplikasi I-Bill. PTJ

tersebut telah menerima surat teguran dari Pengurus Program Pertahanan Maritim

(Bahan Bukti 5.2).

Gambar Rajah 5.1: Peningkatan Di Dalam Prestasi Pembayaran Bil



52

TERHAD

5.3 PENJIMATAN DALAM MASA

Penyingkatan proses kerja/pusingan kerja

5.3.1 Dengan memfokuskan pelaksanaan aplikasi I-Bill dalam pembayaran bil di

semua PTJ, kajian penjimatan masa tertumpu kepada proses kerja bagi

penggunaan I-Bill. Perbandingan proses kerja menggunakan I-Bill seperti di Gambar

Rajah 5.2.

5.3.2 Berdasarkan Gambar Rajah 5.2, masa yang diperlukan untuk melaksanakan

pembayaran bil menggunakan sistem eSPKB tanpa aplikasi I-Bill adalah 15 minit

manakala proses kerja menggunakan aplikasi I-Bill mengambil masa 7 minit.

Justeru, penyingkatan proses kerja melibatkan penjimatan masa sebanyak 8

minit.

Gambar Rajah 5.2 : Penjimatan Masa

SISTEM eSPKB (TANPA I-BILL)

5 minit

Penyedia Menyediakan maklumat (tarikh terima bil, tarikh peraku, maklumat pembayaran/tuntutan dan lain-lain)

Peraku 1 Mencetak laporan BV 344 dan semak tarikh terima bil sebelum peraku baucar

Peraku 2Semak tarikh terima bil sebelum peraku baucar

5 minit

5 minit

= 15 minit

SISTEM eSPKB (I-BILL)

Penyedia Menyediakan maklumat (tarikh terima bil, tarikh peraku, maklumat pembayaran/tuntutan dan lain-lain)

5 minit

Peraku 1 Peraku Baucar

1 minit

Peraku 2 Peraku Baucar

1 minit

= 7 minit


BAB 6 (CIRI-CIRI KELEBIHAN INOVASI)

54

TERHAD

6.1 TAHAP PENGLIBATAN AGENSI

Pengenalan

6.1.1 Penerapan budaya inovasi yang dilaksanakan di peringkat Markas Tentera

Laut melibatkan semua peringkat pegawai dan anggota. Pihak Pengurusan Tertinggi

TLDM memberi sokongan dan terlibat secara langsung dalam program-program

inovasi yang diadakan seperti Kumpulan Kreatif dan Inovatif (KKI) Peringkat TLDM

dan Hari Inovasi TLDM. Ucapan-ucapan disampaikan oleh Pengurusan Tertinggi

TLDM juga menekankan pembudayaan inovasi dalam pelaksanaan tugas.

6.1.2 Galakan oleh Pengurusan Tertinggi TLDM dalam pemikiran inovatif dan

kreatif telah mencetuskan beberapa idea baharu di peringkat pelaksanaan.

Cawangan Pengurusan Kewangan tidak terkecuali dalam penglibatan ini. Galakan

yang diberi oleh Asisten Ketua Staf Materiel telah mendorong kepada

penambahbaikan dalam pengurusan kewangan Program Pertahanan Maritim.

Pembangunan dan penggunaan aplikasi I-Bill telah meningkatkan prestasi

pembayaran bil Program Pertahanan Maritim.

Peringkat pencapaian inovasi – Unit, Bahagian atau Seluruh Agensi

6.1.3 Inovasi I-Bill ini telah berjaya memenangi Johan dalam Anugerah Inovasi

Kementerian Pertahanan Tahun 2014 – Kategori Pengurusan Kewangan.

Pembuktian seperti di Gambar Rajah 6.1.



55

TERHAD

Gambar 6.1 : Sijil Kemenangan AIKP 14 – Kategori Pengurusan Kewangan

Gambar 6.2 : Majlis Inovasi Tahun 2014



56

TERHAD

Kerjasama melalui collaboration strategy dengan Agensi lain

6.1.4 Kejayaan ini telah menarik perhatian Ketua Akauntan KEMENTAH untuk

mengatasi masalah kelewatan pembayaran bil disebabkan kesilapan kunci masuk

tarikh terima bil bagi 106 PTJ di Kementerian Pertahanan.

6.1.5 Untuk memperkembangkan aplikasi I-Bill ini, Cawangan Pengurusan

Kewangan telah bekerjasama dengan Bahagian Akaun, KEMENTAH untuk

memanjangkan penggunaannya ke semua Program dan PTJ di bawah Kementerian

Pertahanan melalui Surat Arahan Bahagian Akaun Bilangan 1 Tahun 2015 pada

17 September 2015 seperti Bahan Bukti 6.1.

6.2 PENGIKTIRAFAN OLEH PIHAK LUAR Memperolehi pengiktirafan daripada pihak luar dan mendapat sijil/surat

penghargaan bagi penghasilan inovasi

6.2.1 Pihak pembekal telah melahirkan rasa puas hati kepada PTJ kerana

menerima pembayaran dalam tempoh yang singkat seperti di Bahan Bukti 6.2.

Dengan adanya I-Bill, ianya membolehkan pembekal merancang aliran pengurusan

kewangan kerana mereka tidak lagi menerima pembayaran melebihi 14 hari.

6.2.2 Inovasi ini turut digunapakai oleh agensi lain seperti Jabatan Kesihatan

Negeri Perak dan Kementerian Pertanian Industri dan Asas Tani. Surat

Penghargaan daripada Kementerian Pertanian Industri dan Asas Tani seperti di

Bahan Bukti 6.3.



57

TERHAD

6.3 KESESUAIAN UNTUK PELAKSANAAN DI AGENSI LAIN

(REPLICABILITY)

Boleh digunapakai oleh agensi-agensi dan pihak lain secara terus atau dengan

diubahsuai mengikut keperluan

6.3.1 Penggunaan aplikasi I-Bill telah diperluas ke agensi lain apabila Bahagian

Akaun, KEMENTAH telah menerima permohonan daripada Jabatan Kesihatan

Negeri Perak dan Kementerian Pertanian untuk menggunakan aplikasi I-Bill bagi

setiap PTJ dibawah jagaannya seperti di Bahan Bukti 4.9.

6.3.2 Aplikasi ini boleh digunapakai oleh agensi lain kerana sistem pembayaran bil

yang diguna pakai di Kementerian lain adalah sama tanpa perlu melibatkan

sebarang kerja-kerja modifikasi. Lain-lain kriteria yang membuktikan I-Bill boleh

dilaksanakan di agensi lain adalah seperti berikut:

6.3.2.1 Mudah diaplikasikan. Aplikasi I-Bill juga dihasilkan tanpa melibatkan

banyak kos tambahan kerana sistem ini dibangunkan menggunakan

pengaturcaraan .net framework 3.0 dan C++. Aplikasi ini mudah dimuat naik

dengan adanya CD Installer dimana PTJ hanya perlu menggunakan CD ini

untuk memuat naik aplikasi I-Bill ke dalam komputer. Semasa proses

pembayaran penyedia hanya perlu membuka aplikasi I-Bill seterusnya

memproses bil seperti biasa.

6.3.2.2 Kos rendah. Aplikasi I-Bill yang diperkenalkan tidak memerlukan

peralatan khusus atau teknik yang mahal untuk diguna pakai di agensi yang

lain. Dengan hanya menggunakan pengaturcaraan .net framework 3.0, C++

dan CD Installer.

6.3.2.3 Tidak menjejaskan sistem eSPKB. Aplikasi I-Bill ini tidak akan

mengubah sebarang bentuk sistem eSPKB yang sedia ada dan tidak

menjejaskan pembayaran bil.



58

TERHAD

6.4 KEASLIAN IDEA (KREATIVITI)

Inovasi yang telah diperkenalkan hendaklah bercorak kreatif sama ada yang

baru atau telah diubahsuaikan

6.4.1 Cetusan idea ini terhasil apabila Cawangan Pengurusan Kewangan

menerima maklum balas daripada PTJ bahawa sistem eSPKB tidak dapat memberi

amaran atau mengesan kesilapan kunci masuk tarikh terima bil walaupun ralat

seperti ini biasa berlaku kerana kesilapan manusia (Penyedia).

6.4.2 Lanjutan itu, Cawangan ini berpendapat suatu inovasi perlu dihasilkan untuk

mempertingkatkan keupayaan sistem eSPKB supaya kesilapan kecil oleh Penyedia

dapat dielakkan seterusnya menjamin keberkesanan sistem secara total. Pencetus

idea bagi I-Bill adalah Pengarah Pengurusan Kewangan iaitu Kdr Nur Mahani bte

Che Mat TLDM berdasarkan pengalaman dan pemerhatian beliau mengenai

masalah pembayaran bil melebihi 14 hari yang berlaku di kalangan PTJ.

6.4.3 Aplikasi I-Bill ini merupakan suatu inovasi yang baharu dan dibangunkan oleh

2 pegawai yang mempunyai kepakaran IT di Cawangan Pengurusan Kewangan,

Markas Tentera Laut. Inovasi ini merupakan satu usaha kreatif yang melibatkan

proses penyataan masalah dan percambahan minda.

Inovasi yang dibangunkan adalah secara “in house”

6.4.4 Aplikasi I-Bill dibangunkan sepenuhnya oleh Cawangan Pengurusan

Kewangan tanpa sebarang bantuan dari mana-mana konsultan. Aplikasi ini masih

belum dibangunkan oleh Kementerian Pertahanan atau lain-lain Kementerian. Ianya

juga merupakan satu mekanisme pemantauan pembayaran bil dengan berkesan

dan memberi impak yang besar dalam pengurusan kewangan.


BAB 7 (IMPAK INOVASI KEPADA AGENSI, STAKEHOLDER DAN NASIONAL)

59

TERHAD

7.1 PENINGKATAN TAHAP KEPUASAN STAKEHOLDER

7.1.1 Stakeholder bagi inovasi ini dikategorikan kepada Stakeholder Luaran dan

Dalaman. Stakeholder Dalaman adalah staf PTJ yang menggunakan sistem eSPKB

manakala Stakeholder Luaran yang dimaksudkan adalah Pegawai Pengawal

Kementerian, Panglima Angkatan Tentera dan Panglima Tentera Laut.

7.1.2 Secara tidak langsung, inovasi ini telah berjaya meningkatkan imej

Kementerian dan Angkatan Tentera Malaysia memandangkan pelaporan prestasi

bayaran bil diangkat ke Jabatan Perdana Menteri (JPM) oleh Bahagian Akaun,

KEMENTAH setiap bulan. Berdasarkan kepada kepercayaan Pegawai Pengawal

terhadap aplikasi I-Bill, beliau telah memberi direktif melalui Arahan Pegawai

Pengawal Kementerian Pertahanan Bil 1 2016 (Bahan Bukti 7.1) agar aplikasi ini

wajib digunapakai oleh semua PTJ dibawah Kementerian secara berterusan. Selain

itu, ia juga merupakan salah satu kriteria penting (A1.2 Pengurusan Kewangan)

yang dinilai dalam Indeks Penarafan Bintang Sistem Star Rating (SSR) oleh pihak

MAMPU seperti Bahan Bukti 7.2.

Pengurangan dalam bilangan aduan stakeholder

7.1.3 Sepanjang tahun 2014 dan tahun 2015, PTJ Program Pertahanan Maritim

yang telah melaksanakan pembayaran bil melebihi 14 hari adalah seperti berikut:

Siri Tempoh Pusat Tanggungjawab

1. 1 Jan - 31 Dis 14 1. PTJ Markas Wilayah Laut 2

2. PTJ Mk TL Pembangunan Sumber Manusia

3. PTJ Pusat Hidrografi Nasional

4. PTJ KD SULTAN ISMAIL

2. 1 Jan - 31 Dis 15 1. PTJ Pusat Hidrografi Nasional

Jadual 7.1 : Senarai PTJ Yang Melaksanakan Pembayaran

Bil Melebihi 14 Hari



60

TERHAD

7.1.4 Cawangan telah melaksanakan kaji selidik di PTJ Markas Wilayah Laut 2,

PTJ Mk TL Pembangunan Sumber Manusia, PTJ Pusat Hidrografi Nasional dan PTJ

KD SULTAN ISMAIL bagi mendapatkan maklum balas berhubung keberkesanan I-

Bill di PTJ sebelum dan selepas inovasi. Maklum balas ini dijadikan asas kepada

menilai kemungkinan pembayaran bil melebihi 14 hari boleh dikurangkan. Bagi

tujuan tersebut, hasil maklum balas sebelum dan selepas inovasi yang dilaksanakan

telah diperolehi seperti berikut:

Pusat Tanggungjawab

Sebelum Inovasi Selepas Inovasi

Markas Wilayah Laut 2

1. Kesilapan kunci masuk tarikh bil. 2. Kelemahan pada sistem eSPKB – tidak dapat memberi amaran kesilapan mengunci tarikh masuk bil.

Selepas 1 Apr 14, tiada kesilapan kunci masuk tarikh bil.

Mk TL Pembangunan Sumber Manusia

1. Kesilapan kunci masuk tarikh bil. 2. Peraku I dan Peraku II menyemak BV344 agar pembayaran bil tidak melebihi 14 hari. Proses pembayaran mengambil masa kerana perlu semakan sebelum bil diperaku.

1. PTJ tidak menggunakan aplikasi tersebut kerana terdapat masalah teknikal pada apliasi I-Bill dan gagal untuk memaklumkan pada Helpdesk. 2. Selepas 1 Jun 14, tiada kesilapan kunci masuk tarikh terima bil.

Pusat Hidrografi Nasional

Kesilapan kunci masuk tarikh bil.

PTJ tidak menggunakan aplikasi tersebut.

KD SULTAN ISMAIL Kesilapan kunci masuk tarikh bil.

1. PTJ tidak menggunakan aplikasi tersebut pada bulan Okt 14. 2. Selepas 1 Nov 14, tiada kesilapan kunci masuk tarikh terima bil kerana menggunakan I-Bill sepenuhnya.

Jadual 7.2 : Maklum Balas Sebelum dan Selepas Inovasi Aplikasi I-Bill



61

TERHAD

7.1.5 Dengan adanya aplikasi I-Bill, bilangan aduan seperti kecuaian staf PTJ dalam

mengunci masuk tarikh terima bil berkurangan. Perkara ini boleh dirujuk terhadap

trend pengurangan bilangan PTJ yang membayar bil melebihi 14 hari seperti di

Jadual 7.1.

Hasil kajian maklum balas stakeholder yang positif

7.1.6 Cawangan telah melaksanakan kajian soal selidik terhadap penggunaan

aplikasi I-Bill melalui borang soal selidik (Bahan Bukti 7.3) untuk mendapatkan

maklum balas dari semua 20 PTJ di bawah Program Pertahanan Maritim. Kajian ini

dapat menilai sejauh mana kemajuan aplikasi ini memberikan impak kepada PTJ.

7.1.7 Hasil analisis terhadap respon PTJ mendapati secara keseluruhannya

penggunaan aplikasi I-Bill sangat baik dan mendapat maklum balas positif seperti

Gambar Rajah 7.1 di bawah:

Gambar Rajah 7.1

Sangat Lemah0%

Lemah0%

Sederhana1% Baik/Setuju

9%

Sangat Baik/Setuju90%

SOAL SELIDIK TAHAP KEPUASAN PENGGUNAAN I‐BILL TAHUN 2015

Sangat Lemah

Lemah

Sederhana

Baik/Setuju

Sangat Baik/Setuju



62

TERHAD

7.1.8 Cawangan ini juga telah memajukan borang soal selidik kepada agensi luar

untuk mendapatkan maklum balas berkenaan I-Bill. (Bahan Bukti 7.4)

7.2 PENINGKATAN FAEDAH KEPADA STAKEHOLDER

Sistem penyampaian yang lebih cekap, cepat dan mudah

7.2.1 Mutu perkhidmatan awam bergantung kepada budaya kerja yang cemerlang.

Usaha meningkatkan kecekapan perlu dilakukan secara berterusan. Sistem

penyampaian perlu dibuat penambahbaikan untuk menyediakan perkhidmatan yang

lebih cekap supaya PTJ dapat mengatasi pembayaran bil melebihi 14 hari.

7.2.2 Pelanggan akan menilai kecemerlangan organisasi melalui prestasi kerja dan

perkhidmatan yang diberikan. Penggunaan I-Bill ini mampu memberi perkhidmatan

yang lebih cekap, cepat dan mudah memandangkan proses kerja telah dipermudah

dan dipercepatkan. Oleh yang demikian, pegawai dan staf PTJ yang terlibat perlulah

komited dan kompeten dalam melaksanakan tugas.

7.2.3 Bukti yang mengesahkan aplikasi I-Bill menyumbang kepada pemprosesan

pembayaran yang cepat seperti di Bahan Bukti 6.2.

Sistem penyampaian yang lebih mesra pengguna

7.2.4 Staf PTJ boleh menggunakan aplikasi I-Bill dengan mudah kerana ianya

senang di muat turun dan mesra pengguna. Paparan yang ringkas tidak

mengelirukan Penyedia semasa memasukkan tarikh pembayaran bil. Kaedah-

kaedah ini adalah untuk mempertingkatkan sistem penyampaian yang lebih mesra

pelangggan.

7.2.5 Bagi memudahkan muat turun aplikasi I-Bill, Manual Pengguna (User Manual)

yang mengandungi Standard Operating Procedure (SOP) telah dihasilkan. Manual

Pengguna peringkat Kementerian (Bahan Bukti 4.13) dihasilkan sebagai rujukan

bagi memastikan aplikasi I-Bill dioperasi dan diselenggara dengan betul dan

disediakan dalam bentuk softcopy dan hardcopy. Perkhidmatan Helpdesk yang



63

TERHAD

diketuai oleh tiga pegawai juga disediakan bagi membantu PTJ yang mengalami

masalah dalam aplikasi I-Bill.

7.2.6 Sistem penyampaian perkhidmatan yang lebih efisyen dan mesra pengguna

hendaklah dijadikan amalan kepada organisasi. Ia boleh dilaksanakan dengan

proses perekayasaan dan mengurangkan karenah birokrasi.

Sistem komunikasi yang lebih berkesan

7.2.7 Pengguna. Panduan penggunaan I-Bill boleh diakses dengan mudah

secara maya melalui capaian http://128.1.200.36/manualibill.docx atau

http://10.0.250.106/manualibill.docx. Selain itu, pengguna boleh merujuk

perkhidmatan bantuan teknikal seperti di Bahan Bukti 4.13.

7.2.8 Pembekal. Aplikasi inovasi I-Bill ini diwujudkan secara online melalui sistem

eSPKB bagi membolehkan staf PTJ melaksanakan pembayaran bil dengan cepat

kepada pembekal. Komunikasi dengan pembekal bagi memaklumkan status

pembayaran melalui e-Maklum (Sistem Sedia Ada).

7.3 MEMENUHI EKSPEKTASI STAKEHOLDER DENGAN LEBIH EFEKTIF

Keperluan stakeholder dalaman dan luaran boleh dipenuhi dengan lebih

responsive, efektif dan efisien

7.3.1 Process owner adalah Pengurus PTJ, Pegawai Kewangan dan staf PTJ yang

melaksanakan pembayaran bil. Dengan adanya I-Bill ini, kesilapan kunci tarikh

masuk bil dapat diatasi dan mengelakkan pembayaran bil melebihi 14 hari. Hasrat

bagi semua Pengurus PTJ untuk mendapat PTJ Terbaik tercapai jika pembayaran

bil melebihi 14 hari dapat diatasi kerana ianya merupakan salah satu kriteria dalam

pengauditan Sistem Star Rating oleh MAMPU dan Audit Accountabilty Index

Montoring System (AIMS) oleh Audit Dalaman Kementerian iaitu Bahagian Audit

Dalaman dan Siasatan Am (BADSA).



64

TERHAD

7.3.2 Pegawai Pengawal KEMENTAH telah mengarahkan “semua PTJ memastikan

pembayaran bil dalam tempoh 7 hari mencapai sekurang-kurangnya 90% dan tiada

bil dibayar melebihi 14 hari” seperti di Bahan Bukti 7.1. Ini disebabkan prestasi

pembayaran bil merupakan salah satu Key Performance Index (KPI) yang perlu

dicapai oleh Pegawai Pengawal.

7.3.3 Di dalam Objektif Strategik (O4: Menambah Baik Budaya Kecemerlangan),

Pelan Strategik TLDM PS1320. Prestasi bayaran bil merupakan salah satu kriteria

yang dinilai di bawah kecemerlangan pengurusan kewangan. Bagi menentukan KPI

ini dicapai, Panglima Tentera Laut telah mengarahkan semua PTJ dibawah Program

Pertahanan Maritim menggunakan aplikasi I-Bill tanpa gagal bagi menentukan tiada

kelewatan pembayaran bil. (Bahan Bukti 4.14).

7.4 PENINGKATAN FAEDAH KEPADA AGENSI

Peningkatan tahap motivasi bekerja stakeholder dalaman

7.4.1 Stakeholder Dalaman adalah Pengurus PTJ, Pegawai PTJ dan staf PTJ di

mana mereka yang melaksanakan tugas pembayaran bil. Aplikasi I-Bill ini dapat

mengatasi kecuaian kesalahan kunci masuk tarikh terima bil. Di samping itu, proses

kerja dapat dipendekkan kerana Laporan BV 344 tidak perlu dicetak dan ianya

menjimatkan penggunaan kertas dan toner.

7.4.2 Berdasarkan kaji selidik terhadap tahap kepuasan penggunaan I-Bill bagi 20

PTJ di bawah Program Pertahanan Maritim di Jadual 7.3, 92% menyatakan

bebanan kerja dapat dikurangkan dan keberkesanan kerja meningkat.



65

TERHAD

Siri Kriteria Skala

% 1 2 3 4 5

1 Tahap Kemahiran 0 0 1 2 17 88

2 Mesra Pelanggan 0 0 0 3 17 88

3 Menjimatkan Masa 0 0 0 3 17 88

4 Meningkatkan Produktiviti Kerja 0 0 0 3 17 88 5 Pengurangan Beban Kerja 0 0 1 1 18 92 6 Meningkatkan Keberkesanan Kerja 0 0 0 2 18 92

7 Mengelakkan Kesilapan Kunci Masuk Tarikh Terima Bil 0 0 0 1 19 96

8 Memenuhi Kriteria Bil Tidak Melebihi 14 Hari 0 0 0 1 19 96

9 Sesuai Dikembangkan ke Kementerian Lain 0 0 0 1 19 96

Jadual 7.3: Analisis Tahap Kepuasan Penggunaan I-Bill

Peningkatan produktiviti stakeholder dalaman

7.4.3 Pada tahun 2015, produktiviti Stakeholder Dalaman dapat diukur melalui

pencapaian prestasi bayaran bil dibawah 3 hari iaitu PTJ Markas Pangkalan Lumut,

PTJ KD PELANDOK dan PTJ Markas Angkatan Kapal Selam. Kejayaan ketiga-tiga

PTJ diatas jelas menunjukkan aplikasi I-Bill berjaya meningkatkan produktiviti dan

moral staf PTJ tersebut (Bahan Bukti 7.5). Hasil kaji selidik terhadap tahap

kepuasan penggunaan I-Bill bagi 20 PTJ di bawah Program Pertahanan Maritim di

Jadual 7.3 juga mendapati 88% produktiviti bekerja meningkat.

7.5 TAHAP SIGNIFIKAN DARI SEGI MENCAPAI TERAS MISI NASIONAL

Meningkatkan nilai ditambah dalam ekonomi Negara

7.5.1 Keupayaan merangsang ekonomi Negara melalui peningkatan aliran tunai

yang lebih cepat dengan proses pembayaran bil yang lebih efisien. Penerimaan

bayaran yang singkat oleh pembekal membolehkan kitaran perbelanjaan dijana

kepada pasaran ekonomi Negara untuk membolehkan pertumbuhan ekonomi yang

berterusan.



66

TERHAD

Meningkatkan keupayaan pengetahuan, kreativiti dan inovasi Negara serta

memupuk “Minda Kelas Pertama”

7.5.2 Walaupun pada mulanya cetusan idea ini hanyalah satu idea kecil tetapi ia

memberi impak yang amat besar kepada TLDM. Ia juga telah dilaksanakan dengan

cara yang mudah dan diterima pakai oleh semua PTJ Program Pertahanan Maritim.

Justeru, dengan adanya inovasi ini, masalah pembayaran melebihi 14 hari dapat

diatasi dan seterusnya tahap integriti, semangat dan moral kepada Pengurus PTJ,

Pegawai Kewangan dan staf PTJ dapat dipertingkatkan melalui aplikasi I-Bill ini.

Elemen-elemen ini secara tidak langsung dapat memupuk dan menyemai mentaliti

“Minda Kelas Pertama” bagi semua warga TLDM dan staf yang terlibat dalam

pengurusan kewangan.

Menangani masalah ketidaksamaan sosioekonomi yang berterusan secara

membina dan produktif

7.5.3 Sekiranya aplikasi I-Bill digunapakai oleh semua Kementerian secara

menyeluruh, dipercayai kitaran perbelanjaan dapat dijana dengan cepat. Ini kerana

firma dan pembekal dapat menerima pulangan modal dengan cepat disebabkan oleh

pembayaran yang efisien. Ini secara tidak langsung dapat mengawal keseimbangan

sosioekonomi setempat secara berterusan.

Meningkatkan tahap dan kemampanan kualiti hidup

7.5.4 Projek inovasi ini secara tidak langsung dapat mendokong polisi kerajaan

dalam program-program teknologi hijau bagi menerajui inisiatif menangani isu-isu

global semasa seperti pencemaran alam sekitar, penipisan lapisan ozon, ‘global

warming’ dan isu-isu yang berkaitan dengannya. Ini disebabkan inovasi aplikasi I-Bill

ke arah ‘paper less’ dengan pemansuhan pencetakan Laporan BV344 semasa

proses pembayaran dilakukan.


BAB 8 (RUMUSAN)

67

TERHAD

Aplikasi Interface Bill (I-Bill) ini wajar dipertimbangkan untuk memenangi

Anugerah Inovasi Pengurusan Kewangan atas justifikasi berikut:

Aplikasi ini memberi impak yang besar kepada tempoh pembayaran bil

kurang daripada 14 hari seperti mana Arahan Perbendaharaan 103.

Aplikasi ini boleh diperluaskan penggunaannya kepada semua Kementerian

dengan kos yang sangat minimum dan mudah diaplikasikan.

Aplikasi ini tidak mengubahsuai sistem eSPKB sedia ada bagi menyelesaikan

masalah kesilapan kunci masuk tarikh bil. I-Bill hanya merupakan satu nilai

tambah yang mudah diintegrasikan kepada sistem sedia ada.

Aplikasi ini memberikan kesenangan dan kepuasan kepada PTJ kerana

aplikasi ini dapat mengelakkan pembayaran bil atas kecuaian kunci masuk

tarikh terima bil.

Aplikasi I-Bill adalah satu aplikasi yang memudahkan dan menjimatkan masa,

kos dan tenaga kakitangan PTJ yang menggunakannya.

Meningkatkan kewibawaan dan kecemerlangan PTJ di dalam pengurusan

kewangan kerana pembayaran bil merupakan kriteria dalam pengauditan

Sistem Star Rating.

Dengan kelebihan ciri-ciri inovasi yang telah dijelaskan projek ini dilihat

sememangnya berpotensi untuk dikembangkan kepada semua sektor awam bagi

menyelesaikan masalah pembayaran bil melebihi 14 hari khasnya dalam kesilapan

mengunci masuk tarikh terima bil. Outcome penggunaan I-Bill memberi impak yang

tinggi dalam mematuhi arahan berkuatkuasa. Justeru, projek ini wajar untuk

dipertimbangkan bagi memenangi Anugerah Inovasi Pengurusan Kewangan (AIPK)

2016.

anugerah inovasi sektor awam (aisa) anugerah...

Documents