antaramuka sistem kedatangan · web viewpanduan pengguna (modul web) sistem myaccess majlis...

Click here to load reader

Post on 22-Mar-2019

278 views

Category:

Documents

0 download

Embed Size (px)

TRANSCRIPT

ANTARAMUKA SISTEM KEDATANGAN KAKITANGAN (Modul Merakam Waktu)

PANDUAN PENGGUNA (Modul Web)SISTEM MyACCESS

MAJLIS PERBANDARAN KLANG

MODUL MERAKAM WAKTU

Version 1.0

21 Julai 2011

1.0PENGENALAN

Sistem Kedatangan Elektronik (MyACCESS) Majlis Perbandaran Klang (MPKlang) merupakan satu sistem kedatangan secara elektronik yang dibangunkan dan dikonfigurasikan berdasarkan keperluan MPKlang. Sistem ini menggunakan teknologi terkini kad pintar tanpa sentuh (contactless smartcard) format mifare sebagai medium pengenalan diri staf.

Sistem MyACCESS MPKlang ini dibangunkan dengan tujuan agar dapat membantu staf MPKlang dan Jabatan Khidmat Pengurusan, MPKlang di dalam kerja-kerja pengurusan kedatangan staf MPKlang. Sistem ini dapat membantu staf mengetahui rekod kedatangan harian mereka dan memasukkan alasan kelewatan atau sebarang kesalahan kehadiran mereka (jika ada) secara atas talian (on-line) melalui web-browser. Sistem ini juga dapat membantu Jabatan Khidmat Pengurusan di dalam membuat pemantauan dan perekodan kehadiran staf MPKlang dengan lebih mudah, cepat dan tepat.

Sistem ini akan dipasang di ibupejabat MPKlang, cawangan Jalan Raya Barat dan cawangan Jalan Tengku Kelana. Kesemua sistem ini akan dirangkaikan menggunakan rangkaian komputer MPKlang. Segala maklumat kehadiran staf di semua pejabat MPKlang akan dihantar secara elektronik ke ibupejabat MPKlang. Sistem ini juga membolehkan staf merakam masuk atau balik di mana-mana terminal yang dibenarkan oleh Jabatan Khidmat Pengurusan MPKlang.

Sistem ini mempunyai dua modul utama yang akan digunakan secara bersepadu iaitu Modul Merakam Waktu (client-based) dan Modul Kedatangan Kakitangan (web-based). Dokumen ini adalah penerangan dan manual pengguna bagi Modul Kedatangan Kakitangan (web-based).

2.0 ALIRAN KERJA SISTEM KEDATANGAN ELEKTRONIK MPKlang

Pengguna Merekod

Kehadiran

(Modul Merakam Waktu)

Pengguna

Melakukan

Kesalahan ?

Nyatakan Alasan

(Modul Kedatangan Staf)

Ketua Jabatan Untuk

Proses Sokongan

(Modul Kedatangan Staf)

Pengurus Sumber Manusia

Untuk Proses Kelulusan

(Modul Kedatangan Staf)

Pangkalan

Data

Ya

Tidak

Aliran kerja (workflow) bagi proses merakam masuk dan merakam pulang staf adalah sama. Staf hanya perlu meletakkan kad kerja rasmi MPKlang (format mifare) di atas pembaca kad. Sistem akan merekodkan waktu proses itu dibuat dan disimpan ke dalam pelayan (server) sistem. Sekiranya staf melakukan kesalahan seperti lewat masuk atau pulang awal, sistem akan memberikan peringatan kepada staf untuk memasukkan alasan kesalahan mereka di dalam sistem kedatangan staf secara on-line melalui web-browser.

Alasan kesalahan tersebut akan dihantar secara elektronik kepada Ketua Jabatan bagi tujuan sokongan. Setelah mendapat sokongan, seterusnya alasan tersebut akan dihantar kepada Jabatan Khidmat Pengurusan untuk proses kelulusan. Staf boleh melihat semua rekod kehadiran mereka dan menyemak status kesalahan mereka melalui web-browser.

Modul Kedatangan Staf

2.1 Pengenalan

Modul Kedatangan Staf adalah satu modul yang berperanan untuk memberi kemudahan kepada staf untuk :-

a) Melihat rekod kehadiran.

b) Mengemukakan alasan di atas kesalahan kehadiran yang telah dilakukan. Kesalahan-kesalahan kehadiran adalah datang lewat, pulang awal dan tidak merakam waktu masuk, tidak merakam pulang dan tidak hadir bekerja. Alasan yang dikemukakan akan dihantar secara elektronik kepada Ketua Jabatan (penyokong) untuk tujuan sokongan. Seterusnya, alasan kesalahan kehadiran ini akan dihantar melalui elektronik ke Jabatan Khidmat Pengurusan (pelulus) untuk tujuan kelulusan.

2.2 Kaedah Capaian Modul Kedatangan Staf

Bagi memberikan keselesaan kepada staf, modul ini boleh diakses melalui web-browser. Berikut adalah kaedah untuk menggunakan Modul ini.

Langkah 1.

Buka web-browser (misalnya Internet Explorer) dan masukkan alamat url : http:// kedatangan. mpklang.gov.my/. Satu skrin log-masuk akan dipaparkan seperti Gambarajah 1.0 di bawah.

Gambarajah 1.0

Langkah 2.

Masukkan nombor staf dan katalaluan pada ruangan yang disediakan. Kemudian klik butang Login. Sekiranya katalaluan dan nombor staf yang dimasukkan tidak betul atau tidak sepadan dengan maklumat yang ada dalam pangkalan data atau sekiranya tiada rekod dijumpai, skrin ralat seperti Gambarajah 2.0 di bawah, akan dipaparkan.

Gambarajah 2.0

Sekiranya staf berjaya untuk log masuk ke dalam sistem, skrin sebagaimana Gambarajah 3.0 di bawah akan dipaparkan.

Gambarajah 3.0

Langkah 3.

Klik Modul Kedatangan Kakitangan seperti Gambarajah 3.0 di atas dan skrin seperti Gambarajah 4.0 di bawah akan dipaparkan. Skrin ini menunjukkan maklumat peribadi staf dan rekod maklumat kesalahan kehadiran untuk bulan semasa.

Gambarajah 4.0

2.3 Kaedah Mengisi Alasan Kesalahan Kehadiran

Langkah 1.

Rujuk Rekod Maklumat Kesalahan sebagaimana Gambarajah 5.0 di bawah.

Gambarajah 5.0

Skrin ini menunjukkan jenis-jenis kesalahan kehadiran yang dilakukan oleh staf, bilangan kesalahan (BK) dan status kelulusan (Kelulusan).

Langkah 2.

Klik jenis kesalahan yang ingin dikemukakan alasan. Skrin seperti Gambarajah 6.0 di bawah akan dipaparkan.

Gambarajah 6.0

Skrin ini menunjukkan maklumat staf, pegawai penyokong, pegawai pelulus dan maklumat kesalahan yang dilakukan serta status alasan yang dikemukakan.

Langkah 3.

Klik rekod kesalahan yang ingin dikemukakan alasan. Satu skrin seperti Gambarajah 7.0 di bawah akan dipaparkan.

Gambarajah 7.0

Langkah 4.

Masukkan alasan yang ingin dikemukakan diruang alasan yang disediakan seperti Gambarajah 7.0.

Langkah 5.

Klik butang SIMPAN. Rujuk Gambarajah 7.0. Borang alasan ini akan dihantar secara elektronik kepada pegawai penyokong dan pegawai pelulus untuk tujuan sokongan dan kelulusan. Skrin pengesahan berjaya merekodkan alasan bagi kesalahan kehadiran akan dipaparkan seperti Gambarajah 8.0.

Gambarajah 8.0

2.4 Kaedah Semakan Status Alasan

Staf boleh menyemak status kelulusan alasan mereka melalui modul ini.

Langkah 1.

Ikuti langkah-langkah 3.2.1 Kaedah Capaian Modul Kedatangan Staf .

Langkah 2.

Rujuk Status Kelulusan seperti Gambarajah 9.0.

Gambarajah 9.0

2.5 Kaedah Proses Semakan Status Kelulusan (Hanya Untuk Pegawai Penyokong)

Langkah 1.

Ikuti langkah-langkah 2.1 2.2 untuk kaedah capaian Modul Kedatangan Staf .

Langkah 2.

Klik pada Status Kelulusan yang terdapat pada menu Modul Kedatangan Staf seperti di dalam Gambarajah 10.0 di bawah.

Gambarajah 10.0

Satu skrin seperti Gambarajah 11.0 di bawah akan dipaparkan. Skrin ini menunjukkan rekod kesalahan kakitangan yang belum disemak.

Gambarajah 11.0

Langkah 3.

Klik pada rekod yang ingin disemak dan dibuat sokongan. Satu skrin seperti Gambarajah 12.0 dipaparkan.

Gambarajah 12.0

Langkah 4.

Pilih status sokongan samada disokong atau tidak disokong.

Langkah 5.

Masukkan catatan penyokong (jika ada).

Langkah 6.

Klik butang SIMPAN. Sistem akan memberikan skrin pengesahan penerimaan sokongan tersebut seperti Gambarajah 13.0 di bawah. Borang sokongan ini akan dihantar ke Pengurus Unit Sumber Manusia bagi tujuan kelulusan.

Gambarajah 13.0

2.6 Kaedah Proses Mendaftar Maklumat Kakitangan

Langkah 7.

Untuk mendaftar maklumat staf, klik pada menu Daftar Maklumat Kakitangan dan Gambarajah 14.0 akan dipaparkan.

Gambarajah 14.0

Maklumat staf akan diisi dalam borang ini. Ruang yang terdapat tanda asterisk (*) adalah wajib diisi oleh pengguna.Selepas selesai mengisi borang maklumat staf klik pada butang SIMPAN. Klik pada butang RESET untuk mengosongkan kembali medan-medan yang telah diisi.

Langkah 8.

Klik Kemaskini Maklumat Kakitangan sekiranya ingin mengemaskini maklumat staf dan Gambarajah 15.0 dipaparkan seperti berikut.

Gambarajah 15.0

Langkah 9.

Klik pilihan jabatan yang ingin di kemaskini seperti dalam Gambarajah 16.0

Gambarajah 16.0

Senarai staf akan dipaparkan mengikut jabatan yang telah dipilih seperti Gambarajah 17.0 di bawah.

Gambarajah 17.0

2.7 Kaedah Mengenalpasti Warna Kad / Bilangan Kesalahan Mengikut Catatan Yang Dilakukan

Langkah 10

i) Sekiranya kad kehadiran pada bulan lepas adalah warna kuning dan catatan merah pada bulan semasa kurang dari tiga (3), maka warna kad kehadiran semasa adalah warna hijau.

iii) Sekiranya kad kehadiran pada bulan lepas adalah warna hijau dan catatan merah pada bulan semasa adalah kosong (=0), maka warna kad kehadiran semasa adalah warna kuning.

iv) Sekiranya kad kehadiran pada bulan lepas adalah warna hijau dan catatan merah pada bulan semasa adalah satu atau dua (1 atau 2), maka warna kad kehadiran semasa adalah warna hijau.

v) Sekiranya kad kehadiran pada bulan lepas adalah warna hijau dan catatan merah pada bulan semasa lebih dari dua (>2), maka warna kad kehadiran semasa adalah warna merah.

vi) Sekiranya kad kehadiran pada bulan lepas adalah warna merah dan catatan merah pada bulan semasa adalah kosong (=0), maka warna kad kehadiran semasa adalah warna hijau.

vii) Sekiranya kad kehadiran pada bulan lepas adalah warna merah dan catatan merah pada bulan semasa lebih dari satu (>1), maka warna kad kehadiran semasa adalah warna merah.

Langkah 11.

Klik pada nama staf yang hendak dikemaskini misalnya seperti Gambarajah 18.0 di bawah.

Gambaraja