antaramuka sistem kedatangan …kedatangan.mpklang.gov.my/link/manual_myaccess_web.doc · web...

This document and the information it contains are property of Zettasoft Sdn. Bhd.(ZSB) and confidential. They shall not be reproduced nor disclosed to any person except to those having a need to know them without prior written consent of ZSB.

This document and the information it contains are property of Zettasoft Sdn. Bhd.(ZSB) and confidential. They shall not be reproduced nor disclosed to any person except to those having a need to know them with prior written consent of ZSB.

PANDUAN PENGGUNA (Modul Web)

SISTEM MyACCESSMAJLIS PERBANDARAN KLANG

MODUL MERAKAM WAKTU

Version 1.0

21 Julai 2011

DOCUMENT IDENTIFICATIONPROJECT NAME MANUAL PENGGUNA MODUL KEDATANGAN KAKITANGAN (WEB-

BASED)ZETTASOFT SDN.BHD

TEL: 89266766FAX:89255766

SYSTEM NAME ITEM NO. DATE VER. PAGE

MyACCESS eTAS/MPK/Manual Web 04/07/2011 1.0 1 of 21



1.0 PENGENALAN

Sistem Kedatangan Elektronik (MyACCESS) Majlis Perbandaran Klang

(MPKlang) merupakan satu sistem kedatangan secara elektronik yang dibangunkan

dan dikonfigurasikan berdasarkan keperluan MPKlang. Sistem ini menggunakan

teknologi terkini kad pintar tanpa sentuh (contactless smartcard) format “mifare” sebagai

medium pengenalan diri staf.

Sistem MyACCESS MPKlang ini dibangunkan dengan tujuan agar dapat

membantu staf MPKlang dan Jabatan Khidmat Pengurusan, MPKlang di dalam kerja-

kerja pengurusan kedatangan staf MPKlang. Sistem ini dapat membantu staf

mengetahui rekod kedatangan harian mereka dan memasukkan alasan kelewatan atau

sebarang kesalahan kehadiran mereka (jika ada) secara atas talian (on-line) melalui

web-browser. Sistem ini juga dapat membantu Jabatan Khidmat Pengurusan di dalam

membuat pemantauan dan perekodan kehadiran staf MPKlang dengan lebih mudah,

cepat dan tepat.

Sistem ini akan dipasang di ibupejabat MPKlang, cawangan Jalan Raya Barat

dan cawangan Jalan Tengku Kelana. Kesemua sistem ini akan dirangkaikan

menggunakan rangkaian komputer MPKlang. Segala maklumat kehadiran staf di semua

pejabat MPKlang akan dihantar secara elektronik ke ibupejabat MPKlang. Sistem ini

juga membolehkan staf merakam masuk atau balik di mana-mana terminal yang

dibenarkan oleh Jabatan Khidmat Pengurusan MPKlang.

Sistem ini mempunyai dua modul utama yang akan digunakan secara

bersepadu iaitu Modul Merakam Waktu (client-based) dan Modul Kedatangan

Kakitangan (web-based). Dokumen ini adalah penerangan dan manual pengguna bagi

Modul Kedatangan Kakitangan (web-based).



TEL: 89266766FAX:89255766





2.0 ALIRAN KERJA SISTEM KEDATANGAN ELEKTRONIK MPKlang

Aliran kerja (workflow) bagi proses merakam masuk dan merakam pulang staf adalah

sama. Staf hanya perlu meletakkan kad kerja rasmi MPKlang (format mifare) di atas pembaca

kad. Sistem akan merekodkan waktu proses itu dibuat dan disimpan ke dalam pelayan (server)

sistem. Sekiranya staf melakukan kesalahan seperti lewat masuk atau pulang awal, sistem

akan memberikan peringatan kepada staf untuk memasukkan alasan kesalahan mereka di

dalam sistem kedatangan staf secara on-line melalui web-browser.

Alasan kesalahan tersebut akan dihantar secara elektronik kepada Ketua Jabatan bagi

tujuan sokongan. Setelah mendapat sokongan, seterusnya alasan tersebut akan dihantar

kepada Jabatan Khidmat Pengurusan untuk proses kelulusan. Staf boleh melihat semua rekod

kehadiran mereka dan menyemak status kesalahan mereka melalui web-browser.

Modul Kedatangan StafDOCUMENT IDENTIFICATION

PROJECT NAME MANUAL PENGGUNA MODUL KEDATANGAN KAKITANGAN (WEB-BASED)

ZETTASOFT SDN.BHDTEL: 89266766FAX:89255766





2.1 PengenalanModul Kedatangan Staf adalah satu modul yang berperanan untuk memberi

kemudahan kepada staf untuk :-

a) Melihat rekod kehadiran.

b) Mengemukakan alasan di atas kesalahan kehadiran yang telah

dilakukan. Kesalahan-kesalahan kehadiran adalah datang lewat, pulang

awal dan tidak merakam waktu masuk, tidak merakam pulang dan tidak

hadir bekerja. Alasan yang dikemukakan akan dihantar secara elektronik

kepada Ketua Jabatan (penyokong) untuk tujuan sokongan. Seterusnya,

alasan kesalahan kehadiran ini akan dihantar melalui elektronik ke

Jabatan Khidmat Pengurusan (pelulus) untuk tujuan kelulusan.

2.2 Kaedah Capaian Modul Kedatangan StafBagi memberikan keselesaan kepada staf, modul ini boleh diakses melalui web-

browser. Berikut adalah kaedah untuk menggunakan Modul ini.

Langkah 1.Buka web-browser (misalnya ‘Internet Explorer’) dan masukkan alamat url : http:// kedatangan. mpklang.gov.my/ . Satu skrin log-masuk akan dipaparkan

seperti Gambarajah 1.0 di bawah.

Gambarajah 1.0

Langkah 2.Masukkan nombor staf dan katalaluan pada ruangan yang disediakan.

Kemudian klik butang ‘Login’. Sekiranya katalaluan dan nombor staf yang

dimasukkan tidak betul atau tidak sepadan dengan maklumat yang ada dalam

pangkalan data atau sekiranya tiada rekod dijumpai, skrin ralat seperti

Gambarajah 2.0 di bawah, akan dipaparkan.



TEL: 89266766FAX:89255766



Butang “LOGIN”



Gambarajah 2.0

Sekiranya staf berjaya untuk log masuk ke dalam sistem, skrin sebagaimana

Gambarajah 3.0 di bawah akan dipaparkan.

Gambarajah 3.0

Langkah 3.Klik Modul Kedatangan Kakitangan seperti Gambarajah 3.0 di atas dan skrin

seperti Gambarajah 4.0 di bawah akan dipaparkan. Skrin ini menunjukkan

maklumat peribadi staf dan rekod maklumat kesalahan kehadiran untuk bulan

semasa.



TEL: 89266766FAX:89255766



Modul Kedatangan Kakitangan



Gambarajah 4.0

2.3 Kaedah Mengisi Alasan Kesalahan KehadiranLangkah 1.Rujuk Rekod Maklumat Kesalahan sebagaimana Gambarajah 5.0 di bawah.

Gambarajah 5.0

Skrin ini menunjukkan jenis-jenis kesalahan kehadiran yang dilakukan oleh staf,

bilangan kesalahan (BK) dan status kelulusan (Kelulusan).

Langkah 2.Klik jenis kesalahan yang ingin dikemukakan alasan. Skrin seperti Gambarajah

6.0 di bawah akan dipaparkan.DOCUMENT IDENTIFICATION

PROJECT NAME MANUAL PENGGUNA MODUL KEDATANGAN KAKITANGAN (WEB-BASED)

ZETTASOFT SDN.BHDTEL: 89266766FAX:89255766



Maklumat Peribadi

Rekod Maklumat Kesalahan



Gambarajah 6.0

Skrin ini menunjukkan maklumat staf, pegawai penyokong, pegawai pelulus dan

maklumat kesalahan yang dilakukan serta status alasan yang dikemukakan.

Langkah 3.Klik rekod kesalahan yang ingin dikemukakan alasan. Satu skrin seperti

Gambarajah 7.0 di bawah akan dipaparkan.

Gambarajah 7.0

Langkah 4.Masukkan alasan yang ingin dikemukakan diruang alasan yang disediakan

seperti Gambarajah 7.0.



TEL: 89266766FAX:89255766



Ruangan AlasanButang SIMPAN



Langkah 5.Klik butang SIMPAN. Rujuk Gambarajah 7.0. Borang alasan ini akan dihantar

secara elektronik kepada pegawai penyokong dan pegawai pelulus untuk tujuan

sokongan dan kelulusan. Skrin pengesahan berjaya merekodkan alasan bagi

kesalahan kehadiran akan dipaparkan seperti Gambarajah 8.0.

Gambarajah 8.0

2.4 Kaedah Semakan Status AlasanStaf boleh menyemak status kelulusan alasan mereka melalui modul ini.

Langkah 1.Ikuti langkah-langkah 3.2.1 Kaedah Capaian Modul Kedatangan Staf .

Langkah 2.Rujuk Status Kelulusan seperti Gambarajah 9.0.



TEL: 89266766FAX:89255766





Gambarajah 9.0

2.5 Kaedah Proses Semakan Status Kelulusan (Hanya Untuk Pegawai Penyokong)Langkah 1.Ikuti langkah-langkah 2.1 – 2.2 untuk kaedah capaian Modul Kedatangan Staf .

Langkah 2.Klik pada Status Kelulusan yang terdapat pada menu Modul Kedatangan Staf

seperti di dalam Gambarajah 10.0 di bawah.

Gambarajah 10.0

Satu skrin seperti Gambarajah 11.0 di bawah akan dipaparkan. Skrin ini

menunjukkan rekod kesalahan kakitangan yang belum disemak.



TEL: 89266766FAX:89255766



Status Kelulusan

Status Kelulusan



Gambarajah 11.0

Langkah 3.Klik pada rekod yang ingin disemak dan dibuat sokongan. Satu skrin seperti

Gambarajah 12.0 dipaparkan.

Gambarajah 12.0

Langkah 4.Pilih status sokongan samada disokong atau tidak disokong.

Langkah 5.Masukkan catatan penyokong (jika ada).



TEL: 89266766FAX:89255766





Langkah 6.Klik butang SIMPAN. Sistem akan memberikan skrin pengesahan penerimaan

sokongan tersebut seperti Gambarajah 13.0 di bawah. Borang sokongan ini

akan dihantar ke Pengurus Unit Sumber Manusia bagi tujuan kelulusan.

Gambarajah 13.0

2.6 Kaedah Proses Mendaftar Maklumat Kakitangan

Langkah 7.Untuk mendaftar maklumat staf, klik pada menu Daftar Maklumat Kakitangan

dan Gambarajah 14.0 akan dipaparkan.

Gambarajah 14.0



TEL: 89266766FAX:89255766





Maklumat staf akan diisi dalam borang ini. Ruang yang terdapat tanda asterisk

(*) adalah wajib diisi oleh pengguna.Selepas selesai mengisi borang maklumat

staf klik pada butang SIMPAN. Klik pada butang RESET untuk mengosongkan

kembali medan-medan yang telah diisi.

Langkah 8.Klik Kemaskini Maklumat Kakitangan sekiranya ingin mengemaskini maklumat

staf dan Gambarajah 15.0 dipaparkan seperti berikut.

Gambarajah 15.0

Langkah 9.Klik pilihan jabatan yang ingin di kemaskini seperti dalam Gambarajah 16.0

Gambarajah 16.0

Senarai staf akan dipaparkan mengikut jabatan yang telah dipilih seperti

Gambarajah 17.0 di bawah.



TEL: 89266766FAX:89255766





Gambarajah 17.0

2.7 Kaedah Mengenalpasti Warna Kad / Bilangan Kesalahan Mengikut Catatan Yang Dilakukan

Langkah 10i) Sekiranya kad kehadiran pada bulan lepas adalah warna kuning dan

catatan merah pada bulan semasa kurang dari tiga (<3), maka warna

kad kehadiran semasa adalah warna kuning.

ii) Sekiranya kad kehadiran pada bulan lepas adalah warna kuning dan

catatan merah pada bulan semasa lebih dari tiga (>3), maka warna kad

kehadiran semasa adalah warna hijau.

iii) Sekiranya kad kehadiran pada bulan lepas adalah warna hijau dan

catatan merah pada bulan semasa adalah kosong (=0), maka warna kad

kehadiran semasa adalah warna kuning.

iv) Sekiranya kad kehadiran pada bulan lepas adalah warna hijau dan

catatan merah pada bulan semasa adalah satu atau dua (1 atau 2),

maka warna kad kehadiran semasa adalah warna hijau.

v) Sekiranya kad kehadiran pada bulan lepas adalah warna hijau dan

catatan merah pada bulan semasa lebih dari dua (>2), maka warna kad

kehadiran semasa adalah warna merah.

vi) Sekiranya kad kehadiran pada bulan lepas adalah warna merah dan

catatan merah pada bulan semasa adalah kosong (=0), maka warna kad

kehadiran semasa adalah warna hijau.

vii) Sekiranya kad kehadiran pada bulan lepas adalah warna merah dan

catatan merah pada bulan semasa lebih dari satu (>1), maka warna kad

kehadiran semasa adalah warna merah.



TEL: 89266766FAX:89255766





Langkah 11.Klik pada nama staf yang hendak dikemaskini misalnya seperti Gambarajah

18.0 di bawah.

Gambarajah 18.0

Langkah 12.Borang kemaskini maklumat kakitangan akan dipaparkan seperti Gambarajah

19.0 dibawah. Edit mana-mana medan yang hendak dikemaskini kemudian klik

butang SIMPAN untuk menyimpan dan mengemaskini maklumat staf tersebut.

Gambarajah 19.0

Langkah13Klik menu Kemaskini Maklumat Kakitangan Berkumpulan untuk mengemaskini

maklumat kakitangan berkumpulan.Gambarajah 20.0



TEL: 89266766FAX:89255766





Gambarajah 20.0

Langkah 14.Klik menu Daftar Maklumat Syif Kakitangan untuk mendaftar maklumat syif

kakitangan dan ruangan yang mempunyai tanda asterisk (*) wajiib diisi oleh

pengguna. Gambarajah 21.0 dipaparkan.

Gambarajah 21.0

Langkah 15.

Seterusnya klik kategori yang ingin didaftarkan sama ada untuk semua staf/

jabatan/ staf / mengikut jabatan / kumpulan pengguna / staf. Rujuk Gambarajah

22.0 dibawah.

Gambarajah 22.0



TEL: 89266766FAX:89255766





Langkah 16.Buat pilihan untuk tahun dan bulan beserta nama syif yang ingin dipilih.

Gambarajah 23.0 dan Gambarajah 24.0 adalah contoh maklumat syif

kakitangan berdasarkan pilihan nama, tahun dan bulan.

Gambarajah 23.0

Gambarajah 24.0

Langkah 17Klik menu Daftar Cuti Kakitangan untuk mendaftar cuti kakitangan. Gambarajah

25.0 akan dipaparkan.



TEL: 89266766FAX:89255766





Gambarajah 25.0

Seterusnya pengguna harus memilih jabatan, bahagian (pilihan sahaja), unit

(pilihan sahaja), dan nama kakitangan yang hendak dipilih. Kemudian pilih tarikh

mohon cuti, jenis cuti, nombor sijil sakit (jika ada) dan status permohonan cuti.

Rujuk Gambarajah 26.0 dibawah.

Gambarajah 26.0

Langkah18.Selepas mengisi maklumat pemohonan cuti klik SIMPAN untuk menyimpan

semua maklumat cuti yang telah dimasukkan.



TEL: 89266766FAX:89255766



antaramuka sistem kedatangan …kedatangan.mpklang.gov.my/link/manual_myaccess_web.doc · web...

Documents