pengurusan kehilangan aset alih kerajaan

PENGURUSANPENGURUSANKEHILANGAN ASET ALIH KEHILANGAN ASET ALIH

KERAJAANKERAJAAN

Bahagian Perolehan Dan Penswastaan

Kementerian Kesihatan Malaysia

KANDUNGAN KANDUNGAN PENGENALANPENGENALAN

DASAR PENGURUSAN ASET DASAR PENGURUSAN ASET MENYELURUHMENYELURUH

PENGURUSAN KEHILANGAN ASETPENGURUSAN KEHILANGAN ASET

PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB JAWATANKUASA PENYIASATJAWATANKUASA PENYIASAT

DEFINISIDEFINISIASET bermaksud harta benda kepunyaan atau milikan

atau di bawah kawalan Kerajaan yang dibeli atau yang disewa beli dengan wang Kerajaan, yang diterima melalui sumbangan atau hadiah atau diperolehi melalui proses perundangan.

Kategori :

1. Aset Alih – peralatan perubatan/ict, kenderaan

2. Aset Tak Alih - bangunan/fasiliti, infrastruktur jalanraya/saliran

3. Aset Hidup - ternakan/tumbuhan

4. Aset Stor - Tatacara Pengurusan Stor

5. Aset Harta Intelek – perisian komputer/karya penulisan

DASAR PENGURUSAN ASET KERAJAANDASAR PENGURUSAN ASET KERAJAAN

Pekeliling Am Bil. 1 /2009 – mengenai Manual Pengurusan Aset Menyeluruh Kerajaan telah dikeluarkan berkuatkuasa mulai 27 Mac 2009

Setiap agensi bertanggungjawab terhadap aset kerajaan di bawah kawalan masing-masing

Setiap aset kerajaan hendaklah diurus dengan sempurna melalui pengurusan aset secara sistematik dan strategik

Setiap agensi hendaklah melaksanakan pendekatan Pengurusan Aset Menyeluruh (PAM) dalam pengurusan aset kerajaan.

OBJEKTIF DASAROBJEKTIF DASAR pewujudan aset adalah bagi memenuhi

keperluan penyampaian perkhidmatan kerajaan

pengurusan aset dilaksanakan secara sistematik, holistic dan lestari untuk mencapai faedah yang optimum

Maklumat aset yang sistematik, lengkap, tepat, selamat, mudah dicapai dan berintegriti

Pengurusan aset menyeluruh dilaksanakan dan dipantau

MANUAL PENGURUSAN MANUAL PENGURUSAN ASET MENYELURUHASET MENYELURUH

(ASAS)(ASAS)

FAEDAH ASET YANG OPTIMUM

2

PEWUJUDAN

3

PENGGUNAAN

1

PERANCANGAN

4

PELUPUSAN

PENGURUSAN PERMINTAAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA

PENGURUSAN KEWANGAN

PENGURUSAN NILAI & RISIKO

PENGURUSA

N DATA

PEN

GURU

SAN

PRE

STAS

I

PEKELILING PERBENDAHARAAN BIL. 5

TAHUN 2007BAB F

KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA

Definasi Kehilangan termasuk kehilangan wang

awam, setem, barang-barang awam dan harta lain yang berharga disebabkan oleh kecurian, penipuan, atau kecuaian pegawai, kekurangan, bayaran terlebih, pembayaran tanpa kuasa, hutang yang tidak boleh didapatkan dan perbelanjaan yang sia-sia AP314

TAFSIRAN KEHILANGAN

Kehilangan bermaksud aset yang tiada lagidalam simpanan disebabkan oleh kecurian,kemalangan, kebakaran, bencana alam, kesusutan, penipuan atau kecuaian pegawai awam.

TAFSIRAN HAPUS KIRA

Hapus kira ialah proses untuk membatalkan rekod aset yang hilang.

TAFSIRAN PEGAWAI PENGAWAL

Pegawai Pengawal ialah:

Ketua Setiausaha Kementerian atauKetua Pengarah Jabatan

TAFSIRAN KETUA JABATAN

Ketua Jabatan termasuk:

Ketua sesuatu cawangan, daerah, daerah kecil, pejabat atau pejabat wilayah.

OBJEKTIFHapus kira aset Kerajaan bertujuan untuk :-

a)Mengawal kerugian yg ditanggung oleh Kerajaanakibat kehilangan aset;

b) Menyelaras rekod aset;c) Meningkatkan kesedaran & tanggungjawab;

terhadap kepentingan keselamatan aset Kerajaan;dan

d) Membolehkan tindakan surcaj @ tatatertibdikenakan ke atas kecuaian Pegawai.

KUASA MELULUS PERINGKAT PERBENDAHARAAN

(a) Nilai perolehan asal satu aset melebihi RM200,000atau jumlah keseluruhannya melebihi RM1,000,000.

(b) Aset yang nilai semasanya melebihi RM5,000 dankehilangan melibatkan kecurian, penipuan ataukecuaian pegawai awam.

KUASA MELULUS PERINGKAT PEGAWAI PENGAWAL

(a) Nilai perolehan asal satu aset tidak melebihi RM200,000 atau jumlah keseluruhannya tidak melebihi RM1,000,000 dan kehilangan tidakmelibatkan kecuaian Pegawai Awam.

(b) Semua jenis aset yang nilai semasanya <RM5,000yang mana kehilangan disebabkan oleh kecuaianPegawai Awam.

KUASA MELULUS PERINGKAT (PENGARAH JKN)

(a) Nilai perolehan asal satu aset tidak melebihi RM10,000 atau jumlah keseluruhannya tidak melebihi RM100,000 dan kehilangan tidakmelibatkan kecuaian Pegawai Awam.

(b) Pengarah JKN sebelum meluluskan apa-apa hapus kira hendaklah berpuashati bahawa soal kecurian, penipuan atau kecuaian tidak melibatkan pegawai awam.

Pindaan Terkini KK/BKP/10/535/36 Jld.5 Pindaan Terkini KK/BKP/10/535/36 Jld.5 (41) Bertarikh 31 Julai 2009(41) Bertarikh 31 Julai 2009(Pindaan dari KK/BKP/10/535/36 Jld.4 (15) (Pindaan dari KK/BKP/10/535/36 Jld.4 (15) Bertarikh 5 Februari 2009)Bertarikh 5 Februari 2009)

Perluasan Kaedah Alternatif :-

Para 3 (iii) - Kehilangan semua jenis aset alih yangmelibatkan kecuaian pegawai awam yang mana nilai semasanya < RM5,000 adalah dibenarkan menggunakan kaedah bayaran balik mengikutnilai semasa kecuali peralatan keselamatan dan aset khas yang melibatkan kepentingan negara.

Pindaan KK/BKP/10/535/36 Jld.4 (15) Pindaan KK/BKP/10/535/36 Jld.4 (15) 5 Febuari 20095 Febuari 2009

b) Kuasa Melulus – KSU / Ketua Pengarah Kem/Jabatan.

c) Nilai semasa bg bayaran balik bdsrkn nilaisemasa berlaku kehilangan. Penentuan nilai oleh Pegawai yg mahir.

d) Bayaran Balik dikreditkan dalam Kod Hasil76106 (Denda Pegawai Awam)

Pindaan KK/BKP/10/535/36 Jld.4 (15) Pindaan KK/BKP/10/535/36 Jld.4 (15) 05 Feb 200905 Feb 2009

e) Direkodkan dalam Buku Perkhidmatanpegawai berkenaan

f) Tindakan hapus kira hendaklah direkodkan dalam Daftar Harta Modal (KEW.PA-2) atau Daftar Inventori (KEW.PA-3)

g) Lain-lain peraturan / proses semasa yang berkuatkuasa

PROSES HAPUS KIRAPROSES HAPUS KIRA

1. Melaporkan Kehilangan

(a) Pegawai mengetahui kehilangan melaporkan kepadaKetua Jabatan dengan serta merta.

(b) Ketua Jabatan atau pegawai yang bertanggungjawab ke atas kehilangan atau yang menjaga aset atau yang mengetahui kehilangan berlaku hendaklah melaporkan kepada Polis dalam tempoh 24 jam dari waktu kehilangan diketahui.

2. Laporan Awal – Kew. PA-28

(a) Ketua Jabatan hendaklah menyediakan Laporan Awal. Bagi kehilangan yang melibatkan seorangKetua Jabatan, Laporan Awal hendaklah disediakanoleh pegawai atasannya di peringkat Kementerian/Ibu Pejabat.

(b) Ketua Jabatan di mana kehilangan berlaku hendaklah dengan segera dalam tempoh 2 hari bekerja menghantar Laporan Awal dan salinan Laporan Polis terus kepada:

(i) Pegawai Pengawal bagi Jabatan di mana kehilangan aset berlaku; dan

(ii) Ketua Setiausaha Perbendaharaan

(c) Salinan Laporan Awal hendaklah dihantarkepada Ketua Setiausaha Kementerian,Akauntan Negara, Ketua Audit Negara danwakil tempatan Ketua Audit Negara – jika

penemuan oleh audit yg berkaitan

3. Jawatankuasa Penyiasat

(a) Jawatankuasa Penyiasat hendaklah dilantik secara bertulis oleh Pegawai Pengawal menggunakan Kew.PA-29 dengan segera dalam tempoh 2 minggu dari tarikh Laporan Awal ditandatangani.

(b) Keanggotaan:

(a) Pegawai yang tidak terlibat dengan kehilangan itu dan bukan daripada bahagian/unit yang sama;

(b) Pegawai berpangkat lebih tinggi daripada pegawai yang terlibat;

(c) Sekurang-kurangnya 2 orang ahli di mana pegawai lebih kanan sebagai Pengerusi.

(c) Bagi kehilangan yang berlaku di luar Malaysia, Pegawai Pengawal dibenarkan melantik pegawai dari Jabatan Kerajaan Malaysia yang tidak terlibat dengan kehilangan itu di negara berkenaan sebagai Jawatankuasa Penyiasat.

4.Tugas Dan Tanggungjawab Jawatankuasa 4.Tugas Dan Tanggungjawab Jawatankuasa PenyiasatPenyiasat

1. Menjalankan siasatan dengan segera selepas perlantikan 2. Memeriksa sendiri tempat kejadian.

3. Meneliti Laporan Polis yang dibuat mengenai kehilangan

4. Memeriksa rekod-rekod mengenai aset yang hilang.

5. Memastikan sama ada Tatacara Pengurusan Aset Alih (TPA) dan Arahan Keselamatan dipatuhi.

6. Mengenalpasti kelemahan yang wujud.

8. Menyedia dan menandatangani Laporan Akhir.

7. Mengesyorkan langkah-langkah keselamatan bagi mengelak berulangnya kejadian kehilangan.

5. Laporan Akhir KEW. PA-30

(a) Jawatankuasa Penyiasat bertanggungjawab menyediakanLaporan Akhir dan kemuka kepada Urus Setia Kehilangan dan Hapus kira dalam tempoh 2 bulan dari tarikh pelantikan. Keterangan bertulis daripadapegawai yang terlibat boleh dilampirkan kepada Laporan Akhir, jika ada.

(b) Urus Setia Kehilangan dan Hapus Kira mengemukakan Laporan Akhir untuk syor dan ulasan Pegawai Pengawal.

(c) Laporan Akhir hendaklah disertakan dengan dokumensokongan seperti salinan Daftar Harta Modal/ Daftar Inventori, salinan Daftar Pergerakan Harta Modal danInventori, gambar lokasi kejadian (jika perlu) dan dokumen berkaitan ke Perbendaharaan.

(d) Laporan Akhir perlu dikemukakan dalam tempoh yang ditetapkan walaupun Laporan Hasil Penyiasatan Polis belum diperolehi.

Syor J/K Penyiasat

Sebab-sebab kehilangan: Arahan keselamatan tidak dipatuhi seperti: tidak disimpan dalam tempat berkunci, Kawasan yang tidak berpagar Kecuaian penjawat awam (tinggal dalam bilik hotel, tinggal dalam kereta, tinggal di lobi hotel Surcaj/tatatertib/bayaran gantirugi Tiada tindakan surcaj

• Aset hendaklah sentiasa disimpan di tempat yang selamat dan sentiasa di bawah kawalan pegawai bertanggungjawab. Arahan Keselamatan Kerajaan hendaklah sentiasa dipatuhi.

• Setiap pegawai adalah bertanggungjawab terhadap apa-apa kekurangan, kerosakan atau kehilangan aset di bawah tanggungjawabnya.

• Aset yang sangat menarik atau bernilai tinggi hendaklah sentiasa di bawah kawalan maksima.

• Pegawai yang gagal mematuhi peraturan boleh dikenakan tindakan termasuk surcaj di bawah Seksyen 18(c) Akta Prosedur Kewangan 1957.

Penyimpanan – TPS Bab C

(e) Pegawai Pengawal setelah berpuas hati dengan hasilsiasatan di Laporan Akhir adalah bertanggungjawab untuk:

(i) Mengesyorkan tindakan menghapus kira aset yang hilang dengan surcaj atau tatatertib atau kedua-duanya sekali, atau

(ii) Mengesyorkan tindakan menghapus kira aset yang hilang tanpa surcaj atau tatatertib; dan

(iii) Menandatangani sendiri syor dan ulasan.

(f) Sekiranya Pegawai Pengawal tidak berpuashati dengan hasilsiasatan di Laporan Akhir maka Pegawai Pengawal boleh mengarahkan siasatan semula.

(i) Mengarahkan siasatan semula oleh Jawatankuasa Penyiasat sedia ada; atau

(ii) Melantik Jawatankuasa Penyiasat yang baru untuk menjalankan siasatan.

(g) Laporan Akhir yang lengkap dengan syor dan ulasan Pegawai Pengawal hendaklah dikemukakan untuk pertimbangan dan kelulusan Kuasa Melulus dalam tempoh 4 bulan dari tarikh Laporan Awaldikemukakan.

6.Tindakan Kementerian/Jabatan Selepas 6.Tindakan Kementerian/Jabatan Selepas KelulusanKelulusan

(a) Kelulusan hapus kira dicatatkan dalam Daftar Harta Modal atau Inventori.

(b) Maklumkan pelaksanaan tindakan hapus kira kepada Kuasa Melulus dengan mengemukakan Sijil Hapus Kira Aset Kew. PA-31 dalam tempoh 1 bulan dari tarikh kelulusan.

(c) Syor Surcaj/Tatatertib hendaklah di bawa ke Pihak Berkuasa Tatatertib (PBT) Kementerian/Jabatan dalam tempoh 3 bulan dari tarikh kelulusan Perbendaharaan.

(d) Maklumkan keputusan PBT ke atas syor surcaj/tatatertib kepada Perbendaharaan dalam tempoh 9 bulan dari tarikh kelulusan Perbendaharaan.

Tindakan Susulan PTJ

Bagi PTJ yang terlibat dengan penswastaan HSS pastikan SNF aset tersebut dikeluarkan dan ditanda tangan oleh Pengarah dengan segera dan yuran penyenggaran aset perlu dipotong mengikut perjanjian dan pasti syarikat update dalam CMIS (V4)

Pemerhatian Urusetia Kehilangan

Secara amnya siasatan agak umum Dokumen sokongan tidak disertakan Siasatan mengambil masa yang terlalu lama Siasatan tidak menjurus untuk

mengenalpasti pegawai yang bertanggungjawab terhadap kehilangan khususnya apabila kehilangan berlaku di wad/pejabat

Pemerhatian Urusetia Kehilangan

Tiada surat kebenaran ketua jabatan untuk membawa balik aset seperti notebook

Kawalan kunci keselamatan pejabat tidak dititikberatkan oleh ketua jabatan

SESI SOAL JAWAB

SEKIANTERIMA KASIH

SITI ZURAIDAH BT SHEIKH ABDULLAHPEN. PEGAWAI TADBIR (STOR) KANAN

03-88833479UNIT PENGURUSAN ASET DAN STOR

BAHAGIAN PEROLEHAN DAN PENSWASTAANKEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA