makluman terkini permohonan ke luar … e-mail peringatan kepada semua staf upm telah dihantar...

MESYUARAT PEGAWAI KANAN KE-111 (15 NOVEMBER 2018)

MAKLUMAN TERKINI PERMOHONAN KE LUAR NEGARA

PEGAWAI UPM

Oleh: Urus Setia SPLN

SEMUA STAF UPM adalahwajib mengemukakanpermohonan ke luar negara melalui Sistem PermohonanLuar Negara (SPLN) UPM, jikaberhasrat untuk ke luarnegara samada urusantersebut adalah secara rasmiatau bukan rasmi/peribadi.

Pemohon perlu mengemukakan permohonan ke luar negara selewat-lewatnya;• 7 hari bekerja (bagi TIDAK RASMI), dan • 6 minggu (bagi RASMI) daripada tarikh perjalanan dibuat.

Statistik Permohonan ke Luar Negara UPM (1 Januari -31 Oktober 2018)

Jenis Permohonan Jumlah Permohonan Diproses

Tidak Rasmi 1872

Rasmi 1085

Jumlah permohonan RASMI 1085

Permohonan dibawa untuk kelulusan KSU 821 (76%)

Permohonan TIDAK dibawa ke KSU 264 (24%)

Permohonan TIDAK dibawa ke KSU (n=264)

Penajaan/Pembiayaan Sendiri

Peruntukan Universiti/Projek

185 (70%) 79 (30%)

PERMOHONAN TIDAK RASMI

Permohonan TIDAK RASMI perlu dimohon sekurang-kurangnya 7 haribekerja sebelum tarikh perjalanan.

Didapati hanya 84.7% (1585 daripada jumlah 1872) permohonan TIDAK RASMI mendapat kelulusan dalam tempoh 7 hari bekerja selepaspermohonan dibuat.

PERMOHONAN RASMI

Urusetia SPLN akan memohon kelulusan di peringkat KSU melalui sisteme-OTR KPM setelah permohonan mendapat perakuan VC/ sokongan LPU

Permohonan melalui e-OTR KPM perlu dibuat selewatnya-lewatnyasebelum 7 hari bekerja dari tarikh perjalanan yang hendak dibuat

E-mail Pejabat KSU KPM bertarikh 27September 2018;

• berikutan Pejabat KSU kerapmenerima permohonan ke luarnegara yang lewat daripada pihakUniversiti Awam, maka, bermula 8 Oktober 2018 tempoh minima bagipermohonan ke luar negara atastalian (e-OTR) adalah tidak kurang 7 hari bekerja daripada tarikhperjalanan, supaya proses semakandan pertimbangan kelulusan dapatdiberikan dalam tempoh yang sewajarnya.

• Sistem e-OTR ini akan menyekatmana-mana permohonan yang dibuatkurang daripada 7 hari waktu bekerjasebelum tarikh perjalanan.

Beberapa e-mail peringatan kepada SEMUA staf

UPM telah dihantar mengenai makluman terkini

perjalanan ke luar negara termasuklah pematuhan

tempoh membuat permohonan melalui SPLN, iaitu

selewat-lewatnya 7 hari bekerja (bagi TIDAK RASMI)

dan 6 minggu (bagi RASMI) daripada tarikh

perjalanan dibuat.

Beberapa siri taklimat juga telah dibuat bagi

memberi ‘awareness’ tentang tatacara

permohonan ke luar negara, agar proses

permohonan (RASMI) di peringkat Kementerian

Pendidikan melalui sistem e-OTR KPM dapat

berjalan secara teratur.

ISU BERKAITAN

• Permohonan diterima lewat (tidak mengikut tempoh)

• Pemohon tidak membuat pemantauan sama ada permohonandikuiri semula (dikembalikan untuk pembetulan)

• Pemohon tidak peka berkaitan dokumen yang patut dimuatnaik. Walau dikembalikan masih membuat kesilapan sama.

• Pemohon tidak membuat semakan status permohonan(contoh permohonan sangkut di peringkat Ketua PTJ). Menyebabkan keseluruhan proses menjadi lewat.

ISU BERKAITAN

• Perjalanan secara kumpulan, tetapi tidak semua ahli membuatpermohonan

• Tujuan perjalanan tidak dinyatakan dengan jelas (terlaluumum)

• Pegawai tidak dapat membezakan antara ‘PeruntukanUniversiti’ dengan ‘Tajaan’

• Sistem mengalami gangguan (contoh biasa adalah pada waktusistem kewangan ditutup pada awal/akhir tahun)

ISU BERKAITAN

• Tuntutan tidak dapat dibuat kerana tiada surat kelulusan KSU

- ketetapan bahawa tuntutan (RASMI dan menggunakanperuntukan universiti) akan hanya dapat dibayarsekiranya pegawai memperoleh kelulusan permohonan keluar negara daripada KSU

Tindakan Pengguna Sistem Permohonan LuarNegara (SPLN), UPM- Permohonan RASMI

Lampirkan surat jemputan atau arahanhadir ke program rasmi tersebut(atas nama pegawai tersebut sendiri).

Tindakan Pengguna Sistem Permohonan LuarNegara (SPLN), UPM- Permohonan RASMI

Lampirkan maklumat berkaitan program yang akan dihadiri.

Tindakan Pengguna Sistem Permohonan LuarNegara (SPLN), UPM- Permohonan RASMI

Pastikan bahawa lampiran di ‘SCANNED’ dan BUKAN diambil gambar ataupun ‘print screen’

Tindakan Pengguna Sistem Permohonan LuarNegara (SPLN), UPM- Permohonan RASMI

Jika perjalanan adalah ditaja atau pembiayaansendiri, mohon kemukakan surat/maklumat yang bersesuaian

Tindakan Pengguna Sistem Permohonan LuarNegara (SPLN), UPM- Permohonan RASMI

Lampirkan maklumat lengkap butirankelulusan kewangan untuk perjalanan tersebut

Tindakan Ketua PTJ/Pemegang Amanah Akaun Universiti/ Bursar

• Pihak KSU meminta semua Universiti Awam (UA) untukmemastikan bahawa perincian kelulusan kewangan untukperjalanan tersebut, perlulah mengandungi maklumat berikut:

Nama dan butiran pegawai yang diluluskan untuk membuat

perjalanan

Tajuk program, tarikh perjalanan, dan tempat

Butiran kewangan yang diluluskan mengikut pecahan

(tambang perjalanan, penginapan, yuran, elaun makanan

dan lain-lain berkaitan)

Akaun/sumber peruntukan yang diluluskan

Nama dan butiran

pegawai yang

diluluskan untuk

membuat

perjalanan tersebut

CONTOH

Tajuk program, tarikh

perjalanan, dan tempat

CONTOH

Nyatakan butiran

kewangan yang

diluluskan mengikut

pecahan (tambang

perjalanan, penginapan,

yuran, elaun makanan

dan lain-lain berkaitan)

CONTOH

Nyatakan

akaun/sumber

peruntukan yang

diluluskan

CONTOH

http://bursar1.upm.edu.my/spln/

TERIMA KASIH/THANK YOU

P E R T A N I A N I N O V A S I K E H I D U P A N

facebook.com/UniPutraMalaysia @UPutraMalaysia instagram.com/UniPutraMalaysia youtube.com/user/bppupm

www.upm.edu.my