bank fail dan bank pengetahuan sebagai alat dalam pengurusan ilmu di ump

BANK FAIL DAN BANK

PENGETAHUAN SEBAGAI ALAT

DALAM PENGURUSAN ILMU DI

UMP

SITI AISHAH BINTI GHANI

PUSTAKAWAN KANAN

UNIVERSITI MALAYSIA PAHANG

LEBUHRAYA TUN RAZAK

263OO, GAMBANG KUANTAN PAHANG

EMEL: SITIAISHAH@UMP.EDU.MY

KANDUNGAN

1.0 PENGENALAN

2.0 BANK FAIL

3.0 BANK PENGETAHUAN

4.0 CABARAN DALAM PENGURUSAN ILMU

5.0 CADANGAN & PENUTUP

Universiti Malaysia Pahang ditubuhkan pada

tahun 2002 dengan nama asal Kolej Universiti

Kejuruteraan dan Teknologi Malaysia

(KUKTEM).

Perpustakaan dikenali sebagai Knowledge

Management Center (KMC) dengan

memfokuskan kepada pengurusan ilmu selaras

dengan tuntutan semasa.

2007- KMC ditukar kepada nama Perpustakaan

KMC/Perpustakaan memfokuskan kepada tacit

dan explicit knowledge.

Pembangunan sistem dan kemudahan atas

talian mengambil kira faedah dalam mengurus

ilmu.

Ecommunity sebagai sistem komunikasi antara

staf secara atas talian mempunyai beberapa

fungsi untuk pengurusan ilmu

ecommunity>

Pengurusan kewangan

Pengurusan sumber manusia

Tempahan kemudahan & fasiliti

Pengurusan ilmu

Files bank=bank fail

Knowledge bank = bank pengetahuan

Forum

dan sebagainya

Peranan

perpustakaan

Peranan perpustakaan dalam pengurusan ilmu

Mengurus pengetahuan tacit selain dari mengurus

explicit.

Mengadakan program untuk mendapatkan

pengetahuan tacit.

Membangunkan & mempromosikan alat dalam

pengurusan ilmu (bank fail & bank pengetahuan).

Menggalakkan penggunaan alat pengurusan ilmu

(knowledge management tools).

Mewujudkan budaya perkongsian ilmu dan

pengetahuan di kalangan staf UMP khususnya.

Hubungkait bank fail, bank pengetahuan &

pengurusan ilmu

Fungsi

Menyimpan dokumen atau bahan bagi tujuan

perkongsian di kalangan staf UMP

Faedah

Dapat berkongsi bahan dengan staf lain

Dokumen dapat diakses tidak kira di mana berada

dengan kemudahan internet.

Menjimatkan masa untuk mendapatkan dokumen

1. Terdapat folder utama mengikut jabatan/ unit

2. Memuat naik dan memuat turun dokumen

dalam pelbagai format.

3. Membuat pencarian dokumen di unit lain

4. Dibenarkan membuat akses terhad kepada staf

di jabatan sahaja

5. Dokumen yang dimuat naik boleh diberi

pemakluman terus melalui emel atau memo.

6. Dokumen yang sedia ada boleh dibuat hyperlink

apabila menghantar memo kepada staf lain.

http://www.ump.edu.my

Paparan folder utama bank fail

Wujudkan folder

mengikut unit atau

fungsi di dalam PTj

Asingkan folder

untuk borang dan

polisi

Terdapat folder yang

diurus mengikut tahun

bagi memudahkan admin

files bank membuat

salinan

Sub folder di dalam folder utama Perpustakaan

Cara memasukkan dokumen/fail dan dihantar

pemakluman melalui memo

Bank pengetahuan/ Knowledge bank (k bank) adalahsatu sistem yang dibangunkan dalam ecommunityuntuk berkongsi ilmu pengetahuan dalam mencapaiobjektif pengurusan ilmu. Ia dibangunkan atas dasarmenggalakkan staf berkongsi pengalaman yangmereka lalui dengan staf lain.

Ia memberi tumpuan pada tacit knowledge dandisimpan dalam bank pengetahuan.

Perlukan kerjasama semua staf untuk memasukkanpengetahuan yang mereka perolehi melaluipembacaan, lawatan, pengalaman dan sebagainya.

Pengalaman dalam bidang tugas

Pengalaman penyelidikan

Amalan terbaik yang diperolehi melalui

pembacaan/lawatan/pengalaman

Cadangan untuk penambahbaikan

Hasil lawatan/pembacaan

Latar belakang

Pengajaran/Lesson Learnt (LL)

Pengalaman yang diperolehi dalam pelaksanaanprogram / projek yang dapat memberikan nilaitambah untuk perumusan dan pelaksanaanpembangunan masa depan

Amalan Terbaik/Best practices

Amalan terbaik atau amalan contoh dalam sesuatuperkara yang menunjukkan/membuktikan iapanduan yang berkesan dalam pengurusan

Cadangan

Termasuk cadangan penambahbaikan, cadangan

pencegahan dan sebagainya.

Kata kunci

TAHUN BIL.

BAHAN

BIL.

PENYUMBANG

2004 10 6

2005 38 20

2006 10 4

2007 33 23

2008 43 16

2009 69 23

2010 26 14

2011

(hingga Mei)

3 1

Bilangan bahan yang dimasukkan ke

bank pengetahuan (2004-2011)

Menyemak bahan yang dihantar melalui bank

pengetahuan

Memilih taxonomy yang sesuai

Kesesuaian tajuk, kandungan dan kata kunci

Kesilapan ejaan

Kesesuaian pengajaran

Promosi

Tambah baik sistem

Statistik & laporan

PERBEZAAN & PERSAMAAN BANK FAIL & BANK PENGETAHUAN

Aspek Bank fail Bank pengetahuan

Taxonomy Tiada Berdasarkan bidang utama yang

dipilih

Kata kunci Tiada Berdasarkan tajuk dan kandungan

Kaedah

pencarian

Berdasarkan jabatan dan carian

mudah

Perkara/subjek, tajuk, katakunci,

pengarang

Statistik Tiada Berdasarkan tahun, jabatan,

pengarang

Muat naik

bahan

Ada Ada. Sekiranya terdapat bahan

lampiran

Muat turun Ada Ada.Sekiranya terdapat bahan

lampiran

Pengguna Staf dan pelajar UMP mengikut

tahap

Staf sahaja

Kandungan Muat naik bahan sahaja tanpa

perlu penulisan semula atau

penerangan.

Penerangan, perkongsian

pengalaman, pengetahuan yang perlu

dinyatakan ditulis mengikut kaedah

yang ditetapkan dan membolehkan

pengarang muat naik

dokumen/bahan

Format Semua format kecuali audio dan

video

Sebarang bentuk format bagi bahan

lampiran sahaja

55%

45%

40%

35%

30%

24%

18%

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60%

Kurangnya pemahaman tentang

KM

Pekerja kurang masa untuk KM

Budaya tidak mendorong

perkongsian

Kurangnya insentif untuk berkongsi

Kurangnya dana untuk inisiatif

Teknologi yang kurang sesuai

Kurangnya komitmen dari

pengurusan

Sumber: IDC’s 1999 Knowledge Management Survey

Promosi berterusan

Komitmen pelbagai pihak dalam menjayakan

dan membudayakan perkongsian pengalaman.

Pengurusan Tertinggi, Unit Latihan (Jab.

Pendaftar).

Penghargaan & pengiktiran kepada penyumbang

Tambahbaik sistem dan proses dalam

melaksanakan pengurusan ilmu

K bank & files bank adalah dua alat yang

dibangunkan bagi tujuan perkongsian

pengetahuan di kalangan staf UMP di bawah

tanggungjawab perpustakaan

Proses tambahbaik dan pemantauan dilakukan

sepenuhnya oleh staf UMP.

UNIT PENGURUSAN ILMU

PERPUSTAKAAN UMP

09-5493137/ 09-5498016