akauntibilitiakauntibilitiakauntibiliti nota ukm

42
AKAUNTABILIT I PENGURUSAN KEWANGAN

Upload: vochelle88

Post on 10-Apr-2016

263 views

Category:

Documents


1 download

DESCRIPTION

Nota UKM

TRANSCRIPT

Page 1: AkauntibilitiAkauntibilitiAkauntibiliti nota UKM

AKAUNTABILITI

PENGURUSAN KEWANGAN

Page 2: AkauntibilitiAkauntibilitiAkauntibiliti nota UKM

• Memahami maksud konsep akauntabiliti dalam pengurusan kewangan

• Memahami peranan dan tanggungjawab pengurus sekolah dalam pengurusan kewangan

• Mengetahui dan memahami perkara-perkara yang menyalahi peraturan kewangan.

• Mengetahui perkara-perkara yang menyebabkan tindakan surcaj dan penalti

OBJEKTIF UMUMOBJEKTIF UMUM

Page 3: AkauntibilitiAkauntibilitiAkauntibiliti nota UKM

• Memikul amanah• Kecekapan dan

keberkesanan tindakan• Kewajiban memberi

penjelasan dan keterangan. • Menanggung akibat

KONSEP AKAUNTABILITIKONSEP AKAUNTABILITI

Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat

Page 4: AkauntibilitiAkauntibilitiAkauntibiliti nota UKM

Satu proses yang melibatkan– perancangan kewangan– pengagihan kewangan– penggunaan tenaga manusia– pengurusan wang tunai– pengurusan aset dan

perkhidmatan

bagi memenuhi matlamat sesebuah

organisasi/ sekolah.

TPKPKWS 19.1

MAKSUD AKAUNTABILITIMAKSUD AKAUNTABILITI

Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat

Page 5: AkauntibilitiAkauntibilitiAkauntibiliti nota UKM

PIHAK TERLIBATPIHAK TERLIBAT

Penilaian oleh:– Bahagian Audit Sekolah– Bahagian Audit Dalam KPM– Bahagian Kewangan,

KPM– Jemaah Nazir Jaminan

Kualiti– Jabatan Pelajaran Negeri– Pejabat Pelajaran Daerah

Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat

Page 6: AkauntibilitiAkauntibilitiAkauntibiliti nota UKM

TANGGUNGJAWAB PENGURUS TANGGUNGJAWAB PENGURUS SEKOLAHSEKOLAH

1. (a) Penyediaan Penyata Kewangan

Menyediakan Penyata Kewangan Tahunan bagi tahun berakhir 31 Disember setiap tahun mengikut prinsip perakaunan yang telah ditetapkan

Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat

Page 7: AkauntibilitiAkauntibilitiAkauntibiliti nota UKM

TANGGUNGJAWAB PENGURUS TANGGUNGJAWAB PENGURUS SEKOLAHSEKOLAH

1.(b) Kemukakan Penyata Kewangan Tahunan Sekolah (SPK Bil 4/1988)

– Mengemukakan penyata kewangan tahunan kepada Ketua PTJ untuk diserahkan kepada Bahagian Audit Sekolah tidak lewat daripada 31 Mac tahun berikutnya bagi tujuan pengauditan

– Walau bagaimanapun perlu dikemukakan pada 28/29 Februari kepada Ketua PTJ atau Pejabat Audit

Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat

Page 8: AkauntibilitiAkauntibilitiAkauntibiliti nota UKM

TANGGUNGJAWAB PENGURUS TANGGUNGJAWAB PENGURUS SEKOLAHSEKOLAH

2. Pelantikan Juruaudit Dalaman

• Melantik Juruaudit Dalaman bertujuan untuk mengkaji kelemahan dalam sistem pengurusan kewangan sekolah

• Juruaudit Dalaman hendaklah terdiri daripada guru yang tidak terlibat dalam urusan menandatangani cek bayaran.

Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat

Page 9: AkauntibilitiAkauntibilitiAkauntibiliti nota UKM

TANGGUNGJAWAB PENGURUS TANGGUNGJAWAB PENGURUS SEKOLAHSEKOLAH

3(a) Penubuhan Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun (JPKA)

– Melantik Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun (JPKA)

Ahli-ahli terdiri daripada:– Pengerusi (Pengurus Sekolah)– Setiausaha (KPT/PT Kewangan)– Ahli-ahli kanan: Semua P.Kanan/Ketua Bidang/

Semua Ketua Panitia/Juruaudit Dalam/ Guru Pra Sekolah/Guru Pendidikan Khas/pegawai lain yang sesuai

Page 10: AkauntibilitiAkauntibilitiAkauntibiliti nota UKM

TANGGUNGJAWAB PENGURUS TANGGUNGJAWAB PENGURUS SEKOLAHSEKOLAH

3(b) Bidang Tugas JPKA– Membantu Pengurus Sekolah mengawasi,

mengesan dan menyelia semua urusan kewangan dan akaun mengikut peraturan yang berkuatkuasa.

– Meneliti dan mengambil tindakan susulan terhadap Laporan Audit

– Merancang latihan untuk kakitangan yang mengurus hal-hal kewangan

– Mesyuarat hendaklah diadakan tiap-tiap bulan dan sekurang-kurangnya 2 bulan sekali

Page 11: AkauntibilitiAkauntibilitiAkauntibiliti nota UKM

TANGGUNGJAWAN PENGURUS TANGGUNGJAWAN PENGURUS SEKOLAHSEKOLAH

4. Pemeriksaan mengejut (AP 309)

• Pemeriksaan mengejut secara berkala terhadap peti besi atau wang tunai, setem atau barang-barang lain yang berharga

• Dijalankan tidak kurang dari sekali dalam 6 bulan

• Penemuan pemeriksaan direkodkan dalam Buku Pemeriksaan Mengejut (Am 28)

Page 12: AkauntibilitiAkauntibilitiAkauntibiliti nota UKM

TANGGUNGJAWAB PENGURUS TANGGUNGJAWAB PENGURUS SEKOLAHSEKOLAH

5(a). Pelantikan Pemverifikasian Stok dan Pegawai Pemeriksa

– Melantik secara bertulis sekurang-kurangnya dua orang sebagai Pemverifikasi Stok dan Pegawai Pemeriksa (pegawai tidak terlibat secara langsung dalam pengurusan stor)

– Kemukakan kepada Pegawai Pengawal melalui PPD

Page 13: AkauntibilitiAkauntibilitiAkauntibiliti nota UKM

TANGGUNGJAWAB PENGURUS TANGGUNGJAWAB PENGURUS SEKOLAHSEKOLAH

5(b) Penyimpanan Rekod dan Dokumen Kewangan Untuk Pengauditan

Menyedia dan mengemukakan semua rekod/ dokumen kewangan kepada Bahagian Audit Sekolah

Memberi penjelasan atau maklumat yang diperlukan

Membenar dan memberi kerjasama semasa pengauditan/pemeriksaan dijalankan

Page 14: AkauntibilitiAkauntibilitiAkauntibiliti nota UKM

TANGGUNGJAWAB PENGURUS TANGGUNGJAWAB PENGURUS SEKOLAHSEKOLAH

5(c) Jawapan Kepada Laporan Kuiri Audit (AP 306)

Memberi jawapan terhadap laporan atau pertanyaan audit dalam tempoh satu bulan dari tarikh laporan atau pertanyaan audit

Page 15: AkauntibilitiAkauntibilitiAkauntibiliti nota UKM

KESALAHAN DISURCAJKESALAHAN DISURCAJ• Gagal mengutip dan menguruskan kutipan yang

dipertanggungjawabkan• Pembayaran wang awam dengan cara tidak

teratur dan tidak sempurna serta membuat pembayaran yang tidak dibenarkan

• Telah menyebabkan berlakunya kekurangan atau kehilangan wang awam/harta benda kerajaan

• Gagal menyelenggara akaun dan rekod kewangan dengan sempurna dan teratur

• Gagal membuat pembayaran atau telah menangguhkan pembayaran wang awam kepada yang berhak menerima

Page 16: AkauntibilitiAkauntibilitiAkauntibiliti nota UKM

PENALTIPENALTISeseorang yang melanggar Peraturan Pendidikan (Akaun dan Audit) 2002yang terkandung dalam Akta Pendidikan 1996 dianggap telah melakukan kesalahan dan apabila disabitkan boleh didenda tidak melebihi RM5000.00 atau dipenjarakan selama tempoh tidak melebihi tiga (3) bulan atau kedua-duanya.

Page 17: AkauntibilitiAkauntibilitiAkauntibiliti nota UKM

ISU PENEMUAN AUDITISU PENEMUAN AUDIT Ada Laporan Khas Rekod kewangan tidak diselenggarakan Rekod kewangan tidak dikemaskinikan Pungutan tidak diserahkan ke pejabat Pungutan lewat dibank Pungutan tidak diakaun Pungutan tidak dibank Resit tidak dikeluarkan bagi pungutan

(kecuali) terimaan dari JPN/KEM) Pungutan tanpa kelulusan

Page 18: AkauntibilitiAkauntibilitiAkauntibiliti nota UKM

ISU PENEMUAN AUDITISU PENEMUAN AUDIT Mengeluarkan resit sementara Sewa Kantin/Kedai Buku belum diterima Bayaran menggunakan cek tunai/buka palang Perbelanjaan tanpa kelulusan Pembayaran tanpa menggunakan baucar Bayaran tanpa dokumen sokongan Perolehan tidak menggunakan Pesanan Sekolah(LO) Bil lewat dijelaskan iaitu melebihi 14 hari dari tarikh

bil diterima Perakuan penerimaan bekalan/perkhidmatan tidak

dilengkapkan pada Pesanan Sekolah (LO) - tiada tandatangan, tarikh dan rujukan buku stok

Page 19: AkauntibilitiAkauntibilitiAkauntibiliti nota UKM

KEPENTINGAN KEPENTINGAN AKAUNTABLITIAKAUNTABLITI

i) Perancangan cekap dan berkesan

ii) Elakkan kekurangan kutipan hasil

iii)Pembaziran sumber kewangan,tenaga dan masa

iv)Elakkan rasuah dan penyelewengan

v) Elakkan tindakan mahkamah dan surcaj

Page 20: AkauntibilitiAkauntibilitiAkauntibiliti nota UKM

KELEMAHANKELEMAHAN

i) Kurang penglibatan pihak pengurusan atasan dalam hal-hal pengurusan kewangan

ii)Tiada penyeliaan dan pengawasan terhadap pegawai dan kakitangan

iii)Pegawai awam kurang mahir/latihaniv)Kawalan dalaman lemahv) Peraturan/arahan tidak disimpan atau dikemas

kinivi)Sengaja melanggar arahan kerana kepentingan

diri

Page 21: AkauntibilitiAkauntibilitiAkauntibiliti nota UKM

KESAN TIADA KESAN TIADA AKAUNTABILITIAKAUNTABILITI

i. Mengurangkan hasil kerajaan

ii. Tunggakan hasil terus meningkat

iii. Perbelanjaan melebihi pendapatan

iv. Harta awam sukar dikesan

v. Penyelewengan

vi. Tidak adil untuk pembayar cukai

Page 22: AkauntibilitiAkauntibilitiAkauntibiliti nota UKM

CADANGANCADANGAN

Ketua Jabatan perlu: Memahirkan diri Melakukan pemantauan dan

penyeliaan berterusan Menanamkan nilai murni dan

integriti kepada kakitangan

Tindakan segera kepada laporan dan pemerhatian

audit Amanah dan telus.

Page 23: AkauntibilitiAkauntibilitiAkauntibiliti nota UKM

PENGAUDITAN

KEWANGAN SEKOLAH

Page 24: AkauntibilitiAkauntibilitiAkauntibiliti nota UKM

AKTA PENDIDIKAN 1961AKTA PENDIDIKAN 1961Sekolah merupakan sebuah institusi pendidikan yang pentadbiran harta dan kewangannya tertakluk kepada peruntukan yang terdapat di bawah Akta Pendidikan 1961 dan Accounts & Audit Rules 1962, maka Pentadbir Sekolah dikehendaki menyimpan akaun-akaun dan rekod-rekod lain yang berkaitan dengannya dengan sempurna serta menyediakan dan mengemukakan satu Penyata Akaun Kewangan tentang tahun kewangan yang baru berlalu kepada pihak audit tidak lewat daripada 31 Mac pada tiap-tiap tahun

Page 25: AkauntibilitiAkauntibilitiAkauntibiliti nota UKM

BAHAGIAN AUDIT BAHAGIAN AUDIT SEKOLAHSEKOLAH

Bahagian Audit Sekolah merupakan satu unit yang bertanggungjawab kepada Ketua Setiausaha Kementerian Pelajaran Malaysia. Mereka bertanggungjawab menyediakan hasil pengauditan terhadap Penyata Kewangan yang disediakan oleh sekolah-sekolah di negara ini sejak ia mula diperkenalkan pada tahun 1984

Page 26: AkauntibilitiAkauntibilitiAkauntibiliti nota UKM

TUJUAN PENGAUDITANTUJUAN PENGAUDITANMenentukan sama ada Penyata Kewangan Sekolah menunjukkan satu kenyataan yang bersamaan dengan rekod yang disimpan di sekolah, pengurusan terimaan dan bayaran dilaksanakan dengan cekap dan berhemat serta mengikut undang-undang, peraturan dan Garis Panduan Perakaunan dan Kewangan Sekolah.

Page 27: AkauntibilitiAkauntibilitiAkauntibiliti nota UKM

KUASA JURUAUDITKUASA JURUAUDITKuasa MengauditMemeriksa semua rekod kewangan, dokumen wang, setem, hak milik, stor, atau harta.Meminta apa-apa penjelasan semasa menjalankan kewajipannyaMeminta cabutan atau carian dokumenMenjalankan apa-apa penyiasatan atau pemeriksaan

Page 28: AkauntibilitiAkauntibilitiAkauntibiliti nota UKM

LAPORAN AUDITLAPORAN AUDITDefinIsi

Cara perhubungan rasmi seorang juruaudit dengan pihak auditi, membangkitkan segala kelemahan yang terdapat dalam sistem pengurusan kewangan bersama-sama syor dan cadangan bagi mengatasinya serta ulasan yang sewajarnya.Komponen Laporan Audit

Menjelaskan kelemahan/kesilapan/ketinggalan.Menjelaskan kesan/kelemahan/kesilapan/

ketinggalan.Menjelaskan syor-syor untuk membetulkan dan mengatasi kelemahan/kesilapan/ketinggalan.

Page 29: AkauntibilitiAkauntibilitiAkauntibiliti nota UKM

PENARAFAN AUDITPENARAFAN AUDITSIJIL AUDIT TAHAP SIJIL

Sijil Audit Tanpa Teguran

Sangat BaikBaikMemuaskan

Sijil Audit BerteguranKurang MemuaskanTidak Memuaskan

SIJIL TANPA PENDAPAT

Page 30: AkauntibilitiAkauntibilitiAkauntibiliti nota UKM

DATA LAPORAN AUDITDATA LAPORAN AUDIT

Page 31: AkauntibilitiAkauntibilitiAkauntibiliti nota UKM

SIJIL AUDIT SIJIL AUDIT BERTEGURANBERTEGURAN

Page 32: AkauntibilitiAkauntibilitiAkauntibiliti nota UKM

SIJIL AUDIT SIJIL AUDIT BERTEGURANBERTEGURAN

Pusat Tanggungjawab (PTJ)2006 2007 2008 Berulang 2006/07 Berulang 2007/08 Berulang 2006/08 Berulang 06/07/08

BIL % BIL % BIL % BIL % BIL % BIL % BIL %

JPN Sabah 548 60.2 207 40.4 127 22.4 8 10.4 16 15.7 46 58.2 3 9.4

JPN Perak 41 4.5 65 12.7 135 23.8 12 15.6 26 25.5 5 6.3 4 12.5

JPN Selangor 52 5.7 61 12.0 92 16.2 8 10.4 19 18.7 15 19.0 10 31.3

JPN N.Sembilan 21 2.3 35 6.8 40 7.1 4 5.2 11 10.8 2 2.5 0 0.0

Bhg.Pend.Islam 1 0.1 20 3.9 48 8.5 2 2.6 12 11.8 0 0.0 0 0.0

JPN W.P. KL 31 3.4 6 1.2 35 6.2 5 6.5 3 2.9 3 6.1 6 18.8

JPN Kedah 28 3.0 10 2.0 18 3.2 3 3.9 1 1.0 0 0.0 2 6.3JPN Kelantan 71 7.8 20 3.9 14 2.5 5 6.5 3 2.9 4 8.2 2 6.3JPN T’ganu 23 2.5 25 4.9 17 3.0 4 5.2 2 2.0 0 0.0 2 6.3JPN Pahang 31 3.4 22 4.3 11 1.9 3 3.9 3 2.9 1 1.3 1 3.1JPN P.Pinang 6 0.7 8 1.6 13 2.3 4 5.2 2 2.0 0 0.0 0 0.0JPN Perlis 2 0.2 3 0.6 6 1.1 1 1.3 1 1.0 0 0.0 1 3.1Bhg. Pend. T&V 10 1.1 3 0.6 3 0.5 3 3.9 3 2.9 1 1.3 0 0.0

JPN Melaka 17 1.9 20 3.9 1 0.2 10 13.0 0 0.0 1 1.3 1 3.1

JPN Sarawak 0 0 0 0 5 0.9 0 0.0 0 0.0 0 0.0 0 0.0JPN Johor 15 1.7 0 0 1 0.2 2 2.6 0 0.0 1 1.3 0 0.0JPN W.P. P’Jaya 0 0 0 0 1 0.2 0 0.0 0 0.0 0 0.0 0 0.0Bhg. Pen.Khas 3 0.3 0 0 0 0.0 1 1.3 0 0.0 0 0.0 0 0.0JPN WP Labuan 3 0.3 5 1.0 0 0.0 2 2.6 0 0.0 0 0.0 0 0.0Bhg.SBP/Kluste 8 0.9 3 0.6 0 0.0 0 0.0 0 0.0 0 0.0 0 0.0

Bhg. Sukan,Seni & Kokurikulum 0 0 0 0 0 0.0 0 0.0 0 0.0 0 0.0 0 0.0

Jumlah911 81.7 513 71.8 567 71.1 77 6.9  102 14.3  79 7.1  32 2.9 

Page 33: AkauntibilitiAkauntibilitiAkauntibiliti nota UKM

LAPORAN TEGURAN LAPORAN TEGURAN AUDITAUDIT

Page 34: AkauntibilitiAkauntibilitiAkauntibiliti nota UKM

SEBAB-SEBAB SEBAB-SEBAB KELEMAHANKELEMAHAN

Ketidakpatuhan undang-undang dan peraturan kewangan;Kelemahan dari segi kawalan dalaman;

Kurang pendedahan kepada hal-hal kewangan.

Page 35: AkauntibilitiAkauntibilitiAkauntibiliti nota UKM

SUMBER PENYEDIAAN SUMBER PENYEDIAAN PEMERHATIAN AUDITPEMERHATIAN AUDIT

Soal selidik kawalan dalam;Memo ringkas semasa auditan;Menemubual pegawai;Pemerhatian;Pemeriksaan fizikal;Rekod / dokumen yang berkaitan / perkiraan.

Page 36: AkauntibilitiAkauntibilitiAkauntibiliti nota UKM

SENARAI SEMAK AUDITSENARAI SEMAK AUDIT1. KAWALAN PENGURUSAN2. KAWALAN TERIMAAN

2.1 Penyelenggaraan Rekod dan Dokumen Terimaan

2.2 Pengurusan Pungutan2.3 Akaun Belum Terima

3. KAWALAN PERBELANJAAN3.1 Penyelenggaraan Rekod dan Dokumen

Perbelanjaan3.2 Pengurusan Perbelanjaan3.3 Akaun Belum Bayar (ABB)

4. KAWALAN ASET

Page 37: AkauntibilitiAkauntibilitiAkauntibiliti nota UKM

PENYERAHAN PENYATAPENYERAHAN PENYATAISU:• Penyata lewat dihantar ke

pejabat Audit• Penyata Kewangan dan

dokumen sokongan tidak lengkap/cukup

• Tidak tepat• Tidak lengkap

Page 38: AkauntibilitiAkauntibilitiAkauntibiliti nota UKM

PENYERAHAN PENYATAPENYERAHAN PENYATACARA MENGATASI:• Penyata Kewangan hendaklah lengkap dan

mengandungi perkara-perkara berikut:- Kunci Kira-Kira- Penyata Pendapatan dan Perbelanjaan- Penyata Penerimaan dan Pembayaran- Nota-nota kepada Akaun- Surat Perakuan Pengurus Sekolah- Format Kertas Kerja/Disket Patskom

Pemantauan oleh PTJ diwajibkan bagi memastikan

Penyata dihantar sebelum atau pada 31 Mac tahun

berikutnya

Page 39: AkauntibilitiAkauntibilitiAkauntibiliti nota UKM

PUNGUTAN TIDAK PUNGUTAN TIDAK DIPERAKAUNKANDIPERAKAUNKAN

- Pungutan dan Resit Pejabat tidak direkodkan di Buku Tunai

- Wang tidak dibankkan

Page 40: AkauntibilitiAkauntibilitiAkauntibiliti nota UKM

PUNGUTAN TIDAK PUNGUTAN TIDAK DIPERAKAUNKANDIPERAKAUNKAN

CARA MENGATASI:• Terimaan direkodkan di Buku Tunai

semasa urusniaga• Terimaan hendaklah dibankkan pada

hari kutipan sekiranya tidak sempat dibankkan pada hari kerja berikutnya

• Pengurus Sekolah hendaklah membuat penyeliaan secara kerap terhadap pungutan dan kemasukan wang ke bank

• Pengurus Sekolah hendaklah menjalankan siasatan dan lapor kepada PTJ

Page 41: AkauntibilitiAkauntibilitiAkauntibiliti nota UKM

ISU-ISU AUDITISU-ISU AUDIT Pungutan lewat / tidak diserah ke pejabat. Pungutan tidak diperakaunkan. Pungutan tanpa resit. Tanpa kelulusan Pendaftar Resit Sementara. Bayaran tanpa baucar. Bayaran tanpa dokumen sokongan. Bayaran melalui cek tidak berpalang. Bil lewat dijelaskan.Perolehan tanpa menggunakan Pesanan Sekolah.Perbelanjaan tidak mengikut maksud peruntukan.

Page 42: AkauntibilitiAkauntibilitiAkauntibiliti nota UKM

RUMUSANRUMUSANKesedaran terhadap tanggungjawab dan peranan pihak pengurus sekolah dipertingkatkanPematuhan peraturan kewangan dipertingkatkan Pencegahan terhadap penyelewangan dapat diambilPenambahbaikan tahap pengurusan kewangan sekolahPengurangan Laporan Audit Berteguran