administrasi - keuangan (plksda-bm)

MODUL 8ADMINISTRASI UMUM KELOMPOK

TANI PLKSDA-BM

Program Penanganan Lahan Kritis danSumber Daya Air Berbasis Masyarakat

(PLKSDA-BM)

DIREKTORAT JENDERALBINA PEMBANGUNAN DAERAHKEMENTERIAN DALAM NEGERI

Direktorat Jenderal Bina Pembangunan DaerahKementerian Dalam Negeri

2ADMINISTRASI UMUM KELOMPOK TANI PLKSDA-BM

DAFTAR ISI

DAFTAR ISI ..................................................................................................... 2

Modul 8 Administrasi Umum Kelompok Tani PLKSDA-BM........................ 3Bahan Bacaan Administrasi Umum Kelompok Tani ......................................... 5

A. Gambaran Umum Administrasi Kelembagaan ........................................... 5

B. Kegunaan Administrasi Kelembagaan ....................................................... 5

C. Administrasi Kesekretariatan ..................................................................... 6

D. Inventarisasi Pengurus dan Anggota Kelompok Tani PLKSDA-BM........... 8

E. Inventarisasi Aset/ Kekayaan Organisasi................................................... 10

F. Agenda rapat Anggota dan Rapat Pengurus.............................................. 11



Modul 8ADMINISTRASI UMUM KELOMPOK TANI PLKSDA-BM

GambaranUmum

: Administrasi umum Kelompok Tani didefinisikan sebagainpenyusunan dan pencatatan data dan informasi secarasistematis baik internal maupun eksternal dengan maksudmenyediakan keterangan serta memudahkan untuk memperolehkembali baik sebagian maupun menyeluruh untuk kerpentingsanmanajemen kelembagaan dalam mewujudkan tujuan yang telahditetapkan Kelompok Tani PLKSDA-BM.

Tujuan : 1. Peserta memahami tentang aspek-aspek administrasi umumKelompok Tani;

2. Peserta memiliki persepsi yang sama tentang pengelolaanadministrasi kelembagaan Kelompok Tani;

3. Peserta memiliki pengetahuan yang cukup tentang kegiatankesekretariatan Kelompok Tani;

4. Peserta memiliki pengetahuan yang memadai tentang tatacara manajemen administrasi Kelompok Tani;

PokokBahasan

: 1. Gambaran Umum Administrasi Kelembagaan2. Kegunaan Administrasi Kelembagaan.3. Administrasi Kesekretariatan4. Inventarisasi Pengurus dan Anggota Kelompok Tani

PLKSDA-BM.5. Inventarisasi aset /kekayaan organisasi.6. Agenda rapat anggota dan rapat pengurus.

Sasaran : 1. Anggota Kelompok Tani PLKSDA - BM.2. Pengurus Kelompok Tani PLKSDA-BM;3. TPM, PPL, PKL dan Kelompok Tani PLKSDA-BM.

Metode : Ceramah Singkat Diskusi Kelompok dan presentasi

Bahan : Flipchart Marker pen/Spidol Panduan diskusi kelompok.

Waktu : 90 menit (2 JPL)



Proses Fasilitasi:

No Langkah-langkah

1. Fasilitator menyampaikan ucapan salam kepada peserta dan menjelaskan

tentang substansi materi yang akan dibahas dalam sessi ini adalah tentang

Administrasi Kelompok Tani PLKSDA-BM;

2. Fasilitator menyampaikan bahwa sederhana apapun bentuknya,

administrasi Kelompok Tani sangat penting, yaitu kegiatan catat-mencatat,

mendokumentasi berbagai kegiatan, surat-menyurat dan pembukuan

keuangan, dll.

3. Oleh sebab itu, maka pengurus Kelompok Tani PLKSDA-BM harus

memahami administrasi kelembagaan, serta pembuatan laporan kegiatan

yang akan kita diskusikan dalam pelatihan ini.

4. Jika diperlukan dilakukan latihan mengerjakan administrasi umum

Organisasi.

5. Fasilitator mempersiapkan persoalan yang sederhana terkait administrasi

umum Kelompok Tani PLKSDA-BM, yang dapat dikerjakan oleh peserta

pelatihan.

“Kelompok Tani PLKSDA-BM melakasanakan rapat pengurus atau rapat

anggota, dengan permasalahan yang terjadi dalam organisasi Kelompok

Tani, yang selanjutnya peserta diminta untuk membukukan administrasi

proses sampai kesimpulan hasil pertemuan”.

6. Failitator membagi peserta menjadi beberapa kelompok, kemudian setiap

kelompok melakukan simulasi kegiatan rapat Kelompok Tani, dan sebagian

peserta ;lainnya bertindak sebagai petugas administrasi Kelompok Tani

yang bertugas untuk mengamati proses pelaksanaan simulasi rapat

kelompok tani tersebut.

7 Setelah simulasi selesai, maka peserta yang bertugas sebagai pengamat

atau yang berperan sebagai petugas administrasi kelompok tani diminta

untuk merumuskan hal-hal apa saja yang harus dicatat, diadministrasikan

dan didokumentasikan. Bagaimana bentuk catatan dan dokumentasi yang

harus dilakukan?



Bahan BacaanADMINISTRASI UMUM KELOMPOK TANI PLKSDA-BM

A. Gambaran Umum Administrasi Kelembagaan

Administrasi Umum organisasi Kelompok Tani PLKSDA-BM, dilakukan oleh

sekretaris. Tugas sekretaris berhubungan dengan segala hal yang

menyangkut tentang administrasi kelembagaan secara umum. Yang meliputi

mencatat atau membukukan segala peristiwa atau kegiatan yang dilakukan

oleh organisasi termasuk rapat-rapat anggota. Secara terperinci tugas

seketrais itu sebagai berikut :

Melaksanakan administrasi kesekretariatan secara umum,

Melaksanakan Inventarisasi anggota pengurus dan Kelompok Tani

PLKSDA-BM anggota

Malaksanakan Inventarisasi kekayaan organisasi,

Menyusun atau membaca notulen rapat anggota dan rapat pengurus,

Menyusun laporan pertanggung jawaban kesekretariatan, dan

Menyiapkan pembukuan yang diwujudkan dalam bentuk buku daftar

anggota, buku tamu, buku agenda surat, dan buku notulen rapat,

Mendokumentasikan program kerja Kelompok Tani PLKSDA-BM.

B. Kegunaan Administrasi Kelembagaan

Intern.

Dipergunakan sebagai media komunikasi pertanggung-jawaban secaraadministrasi serta sebagai bukti tertulis antara pengurus Kelompok

Tani PLKSDA-BM, dengan anggota, sehingga tercipta

TRANSPARANSI. akurasi data yang dapat menunjukkan kemajuan

organisasi yang dibina bersama dan dipergunakan sebagai dasar

perencanaan bagi kemajuan organisasi.

Ekstern.Manajemen administrasi dibutuhkan oleh pihak ketiga (bank, badan

usaha ekonomi, instansi) yang hendak melakukan evaluasi kinerja

organisasi Kelompopk Tani PLKSDA-BM, sehingga dapat dinilai

kemampuan organisasi.



C. Administrasi Kesekretariatan

Administrasi kesekretariatan merupakan administrasi umum, tercakup

didalamnya agenda surat menyurat (penomoran surat) baik surat keluar

maupun surat masuk, buku tamu.

Buku Agenda surat menyurat, merupakan buku yang mencatat surat masuk

dan surat keluar. Administrasi surat menyurat ini dipisahkan menjadi agenda

surat masuk dan agenda surat keluar.

AGENDA SURAT MASUK POKTAN PLKSDA-BM :…………………………..

Keterangan : (1) No. Agenda

(2) Tanggal, diisi tanggal penerimaan

(3) Terima dari, diisikan nama lembaga/instansi/pribadi yangmengirm surat

(4) Nomor dan Tanggal surat, diisi nomor dan tanggal suratyang tertera pada surat

(5) Perihal, diisikan perihal surat

(6) Lampiran, diisikan jumlah lembar yang diterima

(7) Tanda tangan, ditandatangi oleh pengantar surat/pos

(8) Keterangan, diisikan keterangan yang diperlukan (suratsudah dalam keadaan robek dan lain-lain)



AGENDA SURAT KELUAR POKTAN PLKSDA-BM :………………….

Keterangan : (1) No. Agenda

(2) Nomor surat, diisi nomor surat Kelompok Tani PLKSDA-BM.

(3) Tanggal surat, diisi tanggal surat Kelompok Tani PLKSDA-BM.

(4) Dikirim kepada, diisikan nama lembaga/instansi/ pribadi yangmengirm surat

(5) Perihal, diisikan perihal surat

(6) Lampiran, diisikan jumlah lembar yang dilampirkan

(7) Tanda tangan, ditandatangi oleh penerima surat

(8) Keterangan, diisikan keterangan yang diperlukan

Penomoran Surat Keluar :

Penomoran surat keluar dikelompokkan berdasarkan Jenis surat ;

Contoh :

Surat Keuangan : 01/01/POKTAN/05/012 meliputi usulan bantuan danadll.

Suradt Dinas : 01/02/POKTAN/05/012 Surat Jalan, Kunjungan dll

Surat sifatnya umum 01/03//POKTAN/05/012 undangan rapat,pemberitahuan dll

Surat Laporan : 01/04/POKTAN/05/012 berkaitan dengan pelaporan

tahun

bulan

Nomor kode jenis surat

Nomor urut surat



BUKU TAMU :

Buku ini disediakan setiap ada tamu meninjau Kelompok Tani PLKSDA-

BM , misalnya Bupati, Camat, Kepala Seksi, Pertanian Kabupaten,

kunjungan studi banding, pelajar dan mahasiswa dan lain-lain.

Pada buku tersebut tamu menuliskan maksud kedatangannya dan

menuliskan pendapat, saran dan sebagainya, dengan harapan anjuran

tersebut bisa ditndak lanjuti danditerapkan oleh Kelompok Tani PLKSDA-

BM demi pengembangan organisasi.

Buku ini diisi oleh Tamu POKTAN PLKSDA-BM.

Keterangan : (1) No. Urut Tamu

(2) Tanggal Kehadiran Tamu

(3) Nama Lengkap Tamu

(4) Jabatan tamu

(5) Alamat tamu

(6) Maksud dan Tujuan

(7) Saran, diberikan pendapat, saran dan lain-lain, yang perludicantumkan ketika tamu pulang

(8) Tanda tangan

D. Inventarisasi Pengurus dan Anggota Kelompok Tani PLKSDA-BMSetiap organisasi Kelompok Tani PLKSDA-BM tentunya mempunyai

pengurus dan anggota, guna ketertiban dan kelengkapan administrasi

organisasi Kelompok Tani PLKSDA-BM, diperlukan data konkrit pengurus

dan anggota.



DATA PENGURUS DAN BADAN PEMERIKSA

Keterangan : (1) No. Urut

(2) Nama

(3) Umur (tahun)

(4) Alamat

(5) No. Telp

(6) Jabatan (misal ketua, sekretaris dan lain-lain)

(7) Diisi dengan periode kepengurusan (misal : 2012 – 2016)

(8) Diisi dengan pengesahan kepengurusan (misal RapatAnggota tanggal 8 Juli 2012)

(9) Keterangan khusus yang bersangkutan

DAFTAR ANGGOTA KELOMPOK TANI PLKSDA-BM :…………………..Dusun :……………………..Desa :…………………….Kecamatan :…………………….Kabupaten :……………………

No Nama AnggotaPOKTAN

Umur(tahun)

Alamat. Bakulahan

Ket..

Lokasilahan

Luaslahan

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)

Keterangan : Isi dahulu nama petak tersier, saluran sekunder dan saluranprimer

(1) No. Urut Anggota

(2) Nama Pengurus dan Anggota Kelompok Tani PLKSDA-BM.



(3) Umur (tahun)

(4) Alamat (Desa, Kecamatan).

(5) Lokasi lahan Anggota yang dimiliki

(6) Luas lahan yang dimiliki

(7) Keterangan (Catatan khusus yang perlu ditambahkananggota tersebut)

E. Inventarisasi aset /kekayaan organisasi.

Inventarisasi kekayaan organisasi dimaksudkan adalah inventarisasi

seluruh aset yang dimiliki oleh organisasi, yang mencakup peralatan,

perlengkapan, bangunan dan tanah dll.

DAFTAR INVENTARISASI ASET PERALATAN/PERLENGKAPAN.

POKTAN PLKSDA-BM :…………………..

Dusun :…………………..

Desa :………………….

Kecamatan :…………………….

Kabupaten:…………………No Uraian Spesifikasi Satuan Jumlah Tahun

ProduksiKondisi Keterangan

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)

Keterangan : (1) No. Urut(2) Nama Peralatan/Aset(3) Spesifikasi/Type(4) Satuan (Kg, bh, meter, dl)(5) Jumlah asset/peralatan(6) Di isi tahun pembuatan/Produksi(7) Diisi dengan kondisi asset saat pengisian (Baik, cukup baik,

rusak)(8) Keterangan (catatan khusus yang dianggap perlu

ditambahkan )



F. Agenda rapat anggota dan rapat pengurus.

Agenda rapat anggota dan rapat pengurus ditentukan oleh kesepakatan

pengurus dan beberapa anggota dimaksukan untuk mencari waktu yang

tepat dan diharapkan seluruhnya dapat menhadiri rapat tersebut.

Dalam pelaksanaan rapat baik rapat anggota maupun rapat pengurus,

sebelumnya dibuat undangan tertulis pada pengurus maupun anggota

yang diundang untuk menhadiri rapat, serta tentunya dicantumkan

acara/topikyang akan dibahas dalam pertemuan.

Mengapa dalam pelaksanaan rapat notulen dan daftar hadir itu penting?.

Notulen rapat adalah merupakan catatan yang berisikan catatan tentang

proses dan keputusan dalam rapat, serta hal-hal yang perlu dibicarakan

dalam rapat berikutnya karena ada hal yang belum selesai dibicarakan.

Notulen juga berisi nomer, permasalahan, pokok bahasan dan pokok

bahasan yang diputuskan, keputusan hasil rapat tersebut dibacakan

ulang oleh sekretaris dimuka rapat anggota yang selanjutnya

ditandatangai ketua dan sekretaris.

Notulen rapat dan daftar hadir rapat disimpan oleh sekretaris Kelompok

Tani PLKSDA-BM, yang selalu dibacakan pada saat rapat berikutnya

dimulai, sehingga dapat ketahui permasalahan/keputusan yang sudah

diputuskan dan permasalahan / keputusan yang belum diputuskan.

Buku Notulen Rapat berisikana. Nomor Rapat Nomor urut rapat yang dilakukanb. Tanggal dan Hari Tanggal dan Hari rapat dilaksanakanc. Peserta Diisikan setelah daftar hadir terisi, dan

dibedakan menurut kelompok, misal pengurusKelompok Tani dan sebagainya

d. Pembicara Diisikan pembicara utama dalam rapate. Pokok

Permasalahanberisikan pembicaraan pokok permasalahan,baik pemaparan maupun sanggahan disertaidengan keterangan personil yang membahas

f. Keputusan keputusan yang diambilg. Lain-lain berisikan catatan-catatan penting dalam rapath. Tanda Tangan Notulen harus ditandatangani oleh

penyusunnya/notulis (Sekretaris Kelompok TaniPLKSDA-BM ) diketahui oleh Ketua.

Setiap peserta rapat harus mengisi daftar hadir



NOTULEN RAPAT.

1.Nomor :......................................2.Hari dan Tanggal :......................................3.Peserta :...................................... Orang.4.Pembicara : a).................................

b)................................c).................................

5.Pokok bahasan :................................................................................................................................................................................

6.Keputusan rapat :................................................................................................................................................................................

7.Lain-lain :.................................................................................................................................................................................

Mengetahui Ketua Sekretaris

Kelompok Tani PLKSDA-BM Kelompok TaniDusun......................... Dusun ............................

(.....................................) (.........................................).



DAFTAR HADIR

Daftar hadir sangat menjadi penting artinya untuk mengetahui siapa saja yang

rapat dan mengambil keputusan dalam rapat juga apakah memenuhi syarat

kuorum/jumlah kehadiran dalamm mengambil keputusan penting yang akan

diambil.

DAFTAR HADIR RAPAT .Hari dan Tanggal : .......................Jam :........................ WIBTempat :.......................Pokok bahasan :........................No Nama Jabatan Alamat Tanda tangan Keterangan

(1) (2) (3) (4) (5) (6)1…………

2……….....3……………

4………….5………………

6…………..7 …………….

8………….9……………

10…………11……………..

12………….13…………….

14…………..15………………

16………….

administrasi - keuangan (plksda-bm)

Documents