· pdf fileurus setia hendaklah menyediakan kertas kerja untuk pembentangan mesyuarat...

84

Upload: nguyenmien

Post on 02-Feb-2018

249 views

Category:

Documents


2 download

TRANSCRIPT

Page 1: · PDF fileUrus setia hendaklah menyediakan kertas kerja untuk pembentangan mesyuarat sekurang-kurangnya 15 hari ... Notis sebut harga di papan kenyataan mengandungi
Page 2: · PDF fileUrus setia hendaklah menyediakan kertas kerja untuk pembentangan mesyuarat sekurang-kurangnya 15 hari ... Notis sebut harga di papan kenyataan mengandungi
Page 3: · PDF fileUrus setia hendaklah menyediakan kertas kerja untuk pembentangan mesyuarat sekurang-kurangnya 15 hari ... Notis sebut harga di papan kenyataan mengandungi
Page 4: · PDF fileUrus setia hendaklah menyediakan kertas kerja untuk pembentangan mesyuarat sekurang-kurangnya 15 hari ... Notis sebut harga di papan kenyataan mengandungi
Page 5: · PDF fileUrus setia hendaklah menyediakan kertas kerja untuk pembentangan mesyuarat sekurang-kurangnya 15 hari ... Notis sebut harga di papan kenyataan mengandungi
Page 6: · PDF fileUrus setia hendaklah menyediakan kertas kerja untuk pembentangan mesyuarat sekurang-kurangnya 15 hari ... Notis sebut harga di papan kenyataan mengandungi
Page 7: · PDF fileUrus setia hendaklah menyediakan kertas kerja untuk pembentangan mesyuarat sekurang-kurangnya 15 hari ... Notis sebut harga di papan kenyataan mengandungi
Page 8: · PDF fileUrus setia hendaklah menyediakan kertas kerja untuk pembentangan mesyuarat sekurang-kurangnya 15 hari ... Notis sebut harga di papan kenyataan mengandungi
Page 9: · PDF fileUrus setia hendaklah menyediakan kertas kerja untuk pembentangan mesyuarat sekurang-kurangnya 15 hari ... Notis sebut harga di papan kenyataan mengandungi
Page 10: · PDF fileUrus setia hendaklah menyediakan kertas kerja untuk pembentangan mesyuarat sekurang-kurangnya 15 hari ... Notis sebut harga di papan kenyataan mengandungi
Page 11: · PDF fileUrus setia hendaklah menyediakan kertas kerja untuk pembentangan mesyuarat sekurang-kurangnya 15 hari ... Notis sebut harga di papan kenyataan mengandungi

KEMENTERIAN KERJA RAYA MALAYSIA DAN JABATAN KERJA RAYA l 1

BAHAGIAN 1

KAWALAN PENGURUSAN

1

Page 12: · PDF fileUrus setia hendaklah menyediakan kertas kerja untuk pembentangan mesyuarat sekurang-kurangnya 15 hari ... Notis sebut harga di papan kenyataan mengandungi
Page 13: · PDF fileUrus setia hendaklah menyediakan kertas kerja untuk pembentangan mesyuarat sekurang-kurangnya 15 hari ... Notis sebut harga di papan kenyataan mengandungi

KEMENTERIAN KERJA RAYA MALAYSIA DAN JABATAN KERJA RAYA l 3

PERKARA / KRITERIA PEMATUHAN RUJUKAN

1.1 CARTA ORGANISASI

i. Disediakan di setiap bahagian/cawangan KKR dan JKR;

ii. Disediakan mengikut struktur perjawatan terkini seperti dalam waran perjawatan;

iii. Kedudukan maklumat hendaklah terkini; iv. Dipamerkan di tempat yang mudah dilihat oleh orang

awam.

PA 2/1982;PKPA Bil. 8/1991;Pek. Perkhid. 5/2007.

1.2 PENURUNAN KUASA MENGURUS KEWANGAN

i. Pegawai Pengawal di KKR/JKR adalah KSU KKR; ii. Semua pegawai kewangan terlibat diberi kuasa oleh

KSU; iii. Penurunan kuasa diberi kepada pegawai di Bahagian

Kewangan/PTJ; iv. Penurunan kuasa hendaklah secara bertulis atas nama

jawatan pegawai; v. Ketua Jabatan/PTJ hendaklah secara bertulis menetapkan

nama pegawai selaras dengan penurunan kuasa oleh KSU;

vi. Rekod dan fail mudah dikesan/disemak; vii. Surat kuasa hendaklah jelas, lengkap dan terkini.

AAK Sek.15A(2);AP 11, 69, 101, 102.

1.3 PEMBAHAGIAN TUGAS PEGAWAI

i. Perlu diwujudkan pembahagian kuasa; ii. Polisi pusingan tugas perlu diwujudkan; iii. Senarai tugas disediakan dengan lengkap dan

bertarikh; iv. Sentiasa dikemas kini mengikut keperluan semasa.

Pek. Perkhid. 5/2007PKPA 8/1991.

1.4 MANUAL PROSEDUR KERJA

i. Perlu disediakan; ii. Mudah dikesan dan disemak; iii. Lengkap dengan 8 perkara yang ditetapkan; iv. Kedudukan maklumat hendaklah terkini; v. Kajian semula setiap tahun dilakukan bagi meningkatkan

produktiviti dan kualiti kerja; vi. Mekanisme diwujudkan bagi memantau kajian semula

setiap tahun.

PKPA 8/1991 dan 1/2002;Surat KSN.PSM(S) 18114-17/12/2003;Pek. Perkhid. 5/2007.

BAHAGIAN 1

KAWALAN PENGURUSAN

Page 14: · PDF fileUrus setia hendaklah menyediakan kertas kerja untuk pembentangan mesyuarat sekurang-kurangnya 15 hari ... Notis sebut harga di papan kenyataan mengandungi

4 l PANDUAN PENGURUSAN KEWANGAN EDISI II

PERKARA / KRITERIA PEMATUHAN RUJUKAN

1.5 FAIL MEJA

i. Perlu disediakan; ii. Lengkap dengan 14 perkara yang ditetapkan; iii. Maklumat perlu kemas kini; iv. Pindaan hendaklah bertarikh; v. Sentiasa berada di tempat pegawai berkenaan; vi. Kajian semula setiap tahun bagi meningkatkan produktiviti

dan kualiti kerja; vii. Mekanisme diwujudkan bagi memantau kajian semula

setiap tahun.

PKPA 8/1991, 1/2002;Surat KSN. PSM (S)18114-17/12/ 2003;Pek. Perkhid. 5/2007.

1.6 PEMERIKSAAN MENGEJUT

i. Pemeriksaan mengejut meliputi wang dan lain-lain harta yang menarik perhatian;

ii. Selain itu, pemeriksaan mengejut terhadap sebahagian atau keseluruhan prosedur kewangan atau perakaunan yang di bawah kawalan pegawainya hendaklah dicatat di dalam buku ini;

iii. Dijalankan sekurang-kurangnya setiap enam bulan; iv. Direkodkan dalam Daftar Pemeriksaan Mengejut; v. Catatan dalam daftar hendaklah lengkap; vi. Dijalankan oleh Ketua Bahagian/ Cawangan atau

melantik pegawai lain untuk menjalankan pemeriksaan mengejut.

AP 308, 309.

1.7 Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun (JPKA)

i. Pengerusi/ahli dilantik oleh Pegawai Pengawal; ii. Bermesyuarat setiap 3 bulan; iii. Agenda mesyuarat ditetapkan; iv. Bincang perkara yang ditetapkan; v. Memastikan tindakan susulan terhadap semua pemerhatian

Audit Negara/Audit Dalam; vi. Mini t mesyuarat disemak dan di lu luskan oleh

Pengerusi; vii. Tindakan susulan diambil terhadap keputusan mesyuarat

yang lepas;

PKPA 2/1991;PP 10/2008;SPP 8/2008.

Page 15: · PDF fileUrus setia hendaklah menyediakan kertas kerja untuk pembentangan mesyuarat sekurang-kurangnya 15 hari ... Notis sebut harga di papan kenyataan mengandungi

KEMENTERIAN KERJA RAYA MALAYSIA DAN JABATAN KERJA RAYA l 5

PERKARA / KRITERIA PEMATUHAN RUJUKAN

viii. Laporan Suku Tahun (PTJ) disediakan dan dikemukakan kepada KKR/JKR untuk disatukan sebelum:-

• 15 Mei bagi suku pertama

• 15 Ogos bagi suku kedua

• 15 November bagi suku ketiga

• 01 Mac bagi suku keempat

ix. PTJ yang tidak menubuhkan JPKA menghantar laporan kepada KKR/JKR/Negeri sebelum tarikh-tarikh di atas;

x. KKR/JKR hendaklah kemukakan laporan JPKA yang menyeluruh dan disatukan meliputi semua laporan PTJ di bawah kawalannya serta minit mesyuarat kepada Perbendaharaan.

1.8 PENGURUSAN MESyUARAT

i. Menentukan agenda, tarikh, masa dan tempat mesyuarat bersama Pengerusi.

ii. Urus setia hendaklah menyediakan kertas kerja untuk pembentangan mesyuarat sekurang-kurangnya 15 hari sebelum mesyuarat;

iii. Surat jemputan mesyuarat dan dokumen diedarkan kepada ahli-ahli sekurang-kurangnya 10 hari sebelum mesyuarat diadakan;

iv. Minit mesyuarat hendaklah disediakan mengikut format yang ditetapkan;

v. Senarai kehadiran disediakan sekurang-kurangnya 2 hari sebelum mesyuarat;

vi. Draf minit dikemukakan kepada Pengerusi untuk kelulusan tidak lewat dari 3 hari selepas tarikh mesyuarat diadakan;

vii. Minit Mesyuarat yang telah diluluskan oleh Pengerusi hendaklah diedarkan kepada ahli-ahli mesyuarat tidak lewat satu minggu selepas tarikh mesyuarat diadakan.

PKPA 2/1991.

1.9 PERJAWATAN

i. Mengambil tindakan untuk memastikan jawatan kosong diisi sepenuhnya;

ii. Pengisian jawatan adalah sepertimana yang diluluskan mengikut waran perjawatan;

Pek. Perkhid 5/2007.

Page 16: · PDF fileUrus setia hendaklah menyediakan kertas kerja untuk pembentangan mesyuarat sekurang-kurangnya 15 hari ... Notis sebut harga di papan kenyataan mengandungi

6 l PANDUAN PENGURUSAN KEWANGAN EDISI II

PERKARA / KRITERIA PEMATUHAN RUJUKAN

iii. Penempatan jawatan di butiran Pengurusan Projek dan Pasukan Projek Khas (Pool) perlu mengikut surat arahan penempatan;

iv. Jawatan Pool perlu mempunyai justifikasi kerja dan tempoh penempatan yang ditetapkan;

v. Laporan tahunan disediakan untuk menentukan kedudukan penempatan pegawai dan laporan ini dihantar ke Cawangan Pengurusan Korporat, JKR.

1.10 LATIHAN

i. Unit/pegawai latihan ditubuhkan/dilantik; ii. Rancangan tahunan mengenai latihan disediakan; iii. Ada mekanisme untuk memastikan setiap pegawai

dilatih sekurang-kurangnya 7 hari setahun; iv. Kursus berkaitan dengan pengurusan kewangan dihadiri

oleh pegawai terlibat; v. Memperuntukkan sekurang-kurangnya 1% daripada

peruntukan emolumen untuk tujuan latihan; vi. Latihan dilaksanakan mengikut perancangan; vii. Ada mekanisme untuk mengesan keberkesanan latihan

yang dianjurkan.

Pek.Perkhid 5/2007, 6/2005;Sura t Pek .Perkh id . 2/2005.

1.11 SURCAJ

i. Laporan kes surcaj disediakan; ii. Kes surcaj dirujuk kepada Jawatankuasa Tatatertib; iii. Laporan Tindakan Surcaj dikemukakan kepada Lembaga

untuk kelulusan; iv. K e p u t u s a n L e m b a g a d i m a k l u m k a n k e p a d a

Jawatankuasa; v. Minit Mesyuarat disediakan; vi. Mini t Mesyuarat d isemak dan di lu luskan oleh

Pengerusi; vii. Tindakan surcaj diambil.

Perintah Am Bab D, Peraturan-peraturanPegawai Awam (Kelakuan dan Tatatertib) 1993 danPeraturan-Peraturan Lembaga Tatatertib Perkhidmatan Awam 1993.

Page 17: · PDF fileUrus setia hendaklah menyediakan kertas kerja untuk pembentangan mesyuarat sekurang-kurangnya 15 hari ... Notis sebut harga di papan kenyataan mengandungi

KEMENTERIAN KERJA RAYA MALAYSIA DAN JABATAN KERJA RAYA l 7

BAHAGIAN 2

KAWALAN BAJET

2

Page 18: · PDF fileUrus setia hendaklah menyediakan kertas kerja untuk pembentangan mesyuarat sekurang-kurangnya 15 hari ... Notis sebut harga di papan kenyataan mengandungi
Page 19: · PDF fileUrus setia hendaklah menyediakan kertas kerja untuk pembentangan mesyuarat sekurang-kurangnya 15 hari ... Notis sebut harga di papan kenyataan mengandungi

KEMENTERIAN KERJA RAYA MALAYSIA DAN JABATAN KERJA RAYA l 9

PERKARA / KRITERIA PEMATUHAN RUJUKAN

2.1 PENyEDIAAN BAJET i. Cadangan bagi setiap butiran disokong dengan justifikasi

yang jelas; ii. Cadangan bajet disemak semula dan diluluskan oleh

KSU; iii. Cadangan bajet dikemukakan kepada KSU/Perbendaharaan

untuk kelulusan; iv. Perjanjian program dikemukakan tidak lewat 31 Mac

tahun semasa; v. Waran Am Mengurus diterima daripada Kementerian

Kewangan direkod di buku vot utama Bahagian Kewangan KKR;

vi. Waran Am Pembangunan daripada Kementerian Kewangan direkod di buku vot utama Bahagian Pembangunan dan Penswastaan KKR.

PP 14/1994, 2/2011, 2/2012, 3/2012;

2.2 PENGAGIHAN PERUNTUKAN i. KSU menurunkan kuasa kepada pegawai yang mengagih

waran; ii. Waran Peruntukan diagihkan sebaik sahaja Waran Am

diterima; iii. Waran Peruntukan yang diterima oleh JKR dari Kementerian

dan jabatan lain hendaklah mendapat kelulusan KSU; iv. Setiap peruntukan diluluskan perlu ada jadual/pelan

tindakan supaya dapat dibelanja sepenuhnya; v. Buku Vot dikemas kini dengan menunjukkan agihan

keluar waran tersebut; vi. Sub waran dikeluarkan secepat mungkin; vii. Sub waran +/- kepada PTJ hendaklah diserah ke

Cawangan Pejabat Akauntan Negara atau Akauntan Negeri masing-masing;

viii. Laporan bulanan perbelanjaan mengurus di PTJ dikemukakan ke Bahagian Kewangan KKR;

ix. Laporan bulanan perbelanjaan pembangunan di PTJ dikemukakan ke Bahagian Pembangunan dan Penswastaan KKR.

PP 14/1994; AP 183.1.

2.3 KELULUSAN PINDAH / TAMBAH PERUNTUKAN

i. Waran pindah peruntukan ditandatangan oleh KSU atau wakilnya yang diberi kuasa secara bertulis;

ii. Semua salinan waran pindah peruntukan dikemukakan kepada Akauntan Negara tidak lewat 31 Disember dalam tahun berkenaan;

PP 11/2008, 20/1990;SPP 10/1999, 12/2001

BAHAGIAN 2

KAWALAN BAJET

Page 20: · PDF fileUrus setia hendaklah menyediakan kertas kerja untuk pembentangan mesyuarat sekurang-kurangnya 15 hari ... Notis sebut harga di papan kenyataan mengandungi

10 l PANDUAN PENGURUSAN KEWANGAN EDISI II

PERKARA / KRITERIA PEMATUHAN RUJUKAN

iii. Semua pindah peruntukan adalah hanya untuk tahun kewangan berkenaan;

iv. Pindah peruntukan dikemas kini dalam buku vot; v. Jumlah yang dipindah atau ditambah dibelanja

sepenuhnya; vi. Pindah peruntukan butiran projek pembangunan tidak

melebihi 50% daripada peruntukan tahunan asal; vii. Pindah peruntukan melebihi had mendapat kelulusan

Perbendaharaan; viii. Pindah peruntukan berlainan program mengurus perlu

kelulusan Perbendaharaan; ix. Pindah peruntukan antara projek pembangunan perlu

kelulusan Perbendaharaan; x. Pindah peruntukan melebihi siling Rancangan Malaysia

tidak dibenarkan; xi. Tambahan kepada butiran yang telah dikurangkan

melalui pindah peruntukan tidak dibenarkan kecuali mendapat kelulusan Perbendaharaan;

xii. Pengurangan kepada butiran yang telah ditambah melalui pindah peruntukan tidak dibenarkan kecuali mendapat kelulusan Perbendaharaan.

.

2.4 PEMANTAUAN KEMAJUAN / PRESTASI PERBELANJAAN

i. Mengesan kemajuan pelaksanaan projek dengan mendapatkan maklumat kemajuan kewangan dan fizikal daripada JKR secara berjadual/berkala;

ii. Data peruntukan dan perbelanjaan projek sentiasa dikemas kini dalam Sistem Pemantauan Projek II (SPPII);

iii. Impak setiap aktiviti dinilai sekurang-kurangnya sekali dalam masa 5 tahun;

iv. Perbelanjaan tidak melebihi peruntukan.

PP 14/1994 .

2.5 LAPORAN

i. Laporan Pengecualian dikemukakan ke Kementerian bagi perbelanjaan yang melebihi tahap varian;

ii. Laporan untuk Buku Anggaran Belanjawan Program Dan Prestasi dikemukakan ke KKR;

iii. Laporan Perbelanjaan Suku Tahun Jabatan dan agensi dikemukakan ke KKR mengikut tempoh ditetapkan;

iv. Laporan Prestasi Perbelanjaan Bulanan PTJ dikemukakan ke Bahagian yang mengeluarkan waran dan seterusnya disatukan di peringkat KKR.

PP 14/1994, 2/2011; SPP 2/1986.

Page 21: · PDF fileUrus setia hendaklah menyediakan kertas kerja untuk pembentangan mesyuarat sekurang-kurangnya 15 hari ... Notis sebut harga di papan kenyataan mengandungi

KEMENTERIAN KERJA RAYA MALAYSIA DAN JABATAN KERJA RAYA l 11

BAHAGIAN 3

KAWALAN PENGURUSAN TENDER/SEBUTHARGA

3

Page 22: · PDF fileUrus setia hendaklah menyediakan kertas kerja untuk pembentangan mesyuarat sekurang-kurangnya 15 hari ... Notis sebut harga di papan kenyataan mengandungi
Page 23: · PDF fileUrus setia hendaklah menyediakan kertas kerja untuk pembentangan mesyuarat sekurang-kurangnya 15 hari ... Notis sebut harga di papan kenyataan mengandungi

KEMENTERIAN KERJA RAYA MALAYSIA DAN JABATAN KERJA RAYA l 13

PERKARA / KRITERIA PEMATUHAN RUJUKAN

3.1 KAWALAN AM TENDER DAN SEBUT HARGA

i. Kajian pasaran yang mengambil kira aspek kualiti, harga, kegunaan, kos penyelenggaraan dan faktor lain yang berkaitan hendaklah dilaksanakan sebelum perolehan dibuat;

ii. Pecah kecil nilai bekalan bagi mengelak pelawaan sebut harga dan tender adalah dilarang;

iii. Peti berkunci tawaran tender/sebut harga disediakan;iv. Peti tersebut mempunyai 2 kunci berbeza dan dipegang

secara berasingan oleh 2 orang pegawai kanan;v. Tarikh peti dibuka bagi setiap tawaran tender/sebut

harga ada ditetapkan;vi. Jawatankuasa pembuka sebut harga ada dilantik secara

bertulis;vii. Jawatankuasa pembuka tender mematuhi peraturan

masa tutup tender/sebut harga;viii. Tender/sebut harga yang dibuka diberi nombor siri,

disenaraikan dalam borang jadual tender/sebut harga mengikut nama, penender, amaun tender, tempoh siap/penyerahan barang dan ditandatangani ringkas oleh pegawai yang bertanggungjawab;

ix. Bagi tender kerja di bawah Rancangan Malaysia ke-10 (RMKe-10) yang bernilai RM10 juta dan ke atas yang dilaksanakan oleh JKR hendaklah ditender menggunakan Sistem National e-Tendering Initiative (NeTI);

x. Bagi tender kerja mekanikal dan elektrikal yang menggunakan CD tender di bawah RMKe-10 yang dilaksanakan oleh JKR hendaklah ditender menggunakan Procurement Information Management System (PIMS);

xi. Semua maklumat perolehan hendaklah dikemas kini ke dalam Government Procurement Information System (GPIS) dan memastikan maklumat adalah tepat dan terkini.

AP 169.1, 170.1, 171.1, 196, 197;SPP 5/2009, 2/2001, 7/2011;SAKPKR 3/2011;

3.2 PENGURUSAN SEBUT HARGA

Perolehan Bekalan/Perkhidmatana. Perolehan bekalan/perkhidmatan yang bernilai RM50,000-

RM100,000 dipelawa secara sebut harga sekurang-kurangnya daripada 5 pembekal bumiputera yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan;

AP 170.1, 170.2, 170.3, 197;SPP 5/2009, 2/2001.

BAHAGIAN 3

KAWALAN PENGURUSAN TENDER DAN SEBUT HARGA

Page 24: · PDF fileUrus setia hendaklah menyediakan kertas kerja untuk pembentangan mesyuarat sekurang-kurangnya 15 hari ... Notis sebut harga di papan kenyataan mengandungi

14 l PANDUAN PENGURUSAN KEWANGAN EDISI II

PERKARA / KRITERIA PEMATUHAN RUJUKAN

b. RM100,000-RM500,000 dipelawa secara sebut harga sekurang-kurangnya daripada 5 pembekal tempatan yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan;

Perolehan Kerjaa. Kerja kecil atau pembaikan yang tidak mengubah struktur

asal yang bernilai melebihi RM20,000 – RM200,000 dipelawa secara sebut harga sekurang-kurangnya 5 kontraktor Kelas F yang berdaftar dengan PKK dan CIDB;

b. Kerja yang melebihi RM200,000 – RM500,000 hendaklah dipelawa secara sebut harga sekurang-kurangnya 5 kontraktor tempatan Kelas E yang berdaftar;

c. Kerja Elektrik yang bernilai melebihi RM50,000 – RM500,000 hendaklah dipelawa secara sebut harga sekurang-kurangnya 5 kontraktor elektrik tempatan yang berdaftar.

i. Agensi hendaklah mengambil kira perolehan tahunan atau nilai kontrak dalam menentukan kaedah perolehan secara sebut harga. Dilarang memecahkecilkan perolehan bekalan, perkhidmatan atau kerja bagi mengelakkan sebut harga/tender.

ii. Pelawaan sebut harga hendaklah menggunakan Borang seperti di Lampiran Q di dalam AP;

iii. Notis sebut harga di papan kenyataan mengandungi maklumat mengikut AP 170.2 (c);

iv. Perolehan kerja, Borang Inden Kerja JKR 58 disediakan dan diluluskan;

v. Tempoh sekurang-kurangnya 7 hari kepada pembekal untuk menghantar sebut harga;

vi. Pengerusi dan Ahli Jawatankuasa Sebut Harga hendaklah dilantik atas nama jawatan secara tahunan/dua tahun sekali;

vii. Jawatankuasa Sebut Harga dipengerusikan oleh KSU/Pemegang Waran Peruntukan/pegawai yang diberi kuasa;

viii. Ahli Jawatankuasa Sebut Harga tidak boleh menganggotai Jawatankuasa Pembuka atau mana-mana Jawatankuasa Penilaian;

ix. Maklumat lengkap mengenai pertimbangan dan keputusan sebut harga disimpan oleh Urus Setia Sebut Harga;

Page 25: · PDF fileUrus setia hendaklah menyediakan kertas kerja untuk pembentangan mesyuarat sekurang-kurangnya 15 hari ... Notis sebut harga di papan kenyataan mengandungi

KEMENTERIAN KERJA RAYA MALAYSIA DAN JABATAN KERJA RAYA l 15

PERKARA / KRITERIA PEMATUHAN RUJUKAN

x. Minit mesyuarat keputusan sebut harga disediakan dan diluluskan oleh Pengerusi serta difailkan;

xi. Keputusan muktamad Jawatankuasa dipamerkan di papan kenyataan dan sebaiknya diumumkan melalui laman web atau talian info.

3.3 PENGURUSAN TENDER

i. Lembaga Perolehan diwujudkan di KKR;ii. Lembaga Perolehan turut diwakili oleh pegawai dari

Perbendaharaan;iii. Proses penilaian, pertimbangan dan keputusan tender

adalah teratur;iv. Jawatankuasa Penilaian Teknikal (sekurang-kurangnya

3 ahli) dan Jawatankuasa Penilaian Harga (sekurang-kurangnya 2 ahli) dilantik;

v. Minit Mesyuarat keputusan tender disediakan dan difailkan;

vi. Tender hendaklah diputuskan dalam tempoh sah laku tender;

vii. Keputusan muktamad Lembaga Perolehan dipamerkan di papan kenyataan dan dimaklumkan kepada penender yang berjaya secepat mungkin;

viii. Levi 0.125% daripada jumlah kontrak bagi tender kerja melebihi RM500,000 hendaklah dikenakan ke atas kontraktor;

ix. Sekiranya perolehan secara rundingan terus iaitu tanpa melalui tender perlu dibuat, kelulusan khas dari Perbendaharaan hendaklah diperoleh terlebih dahulu.

AP 171.1, 172.1, 192, 197;SPP 9/2009, 5/2007, 2/2001;SAKPKR 1/2008;Seksyen 34(2) Akta CIDB 1994 (Akta 520);SAP bertarikh 26 Mac 2008.

3.4 REKOD DAN PERJANJIAN KONTRAK

i. Semua kontrak dibuat atas nama Kerajaan dan ditandatangani oleh pegawai yang diberi kuasa di bawah Akta Kontak Kerajaan 1949 (Disemak 1973);

ii. Klausa Pencegahan Rasuah dimasukkan dalam perjanjian kontrak;

iii. Semua kontrak didaftarkan;iv. Syarat perjanjian kontrak disemak dan diluluskan oleh

Peguam Negara atau Pejabat Penasihat Undang-Undang Kementerian Kerja Raya;

A P 1 7 6 . 2 , 2 0 0 . 1 , 2 0 0 . 2 ( a ) , 2 0 4 . 1 , 205.3;SAP bertarikh 28 Februari 2009;SPP 5/2007.

Page 26: · PDF fileUrus setia hendaklah menyediakan kertas kerja untuk pembentangan mesyuarat sekurang-kurangnya 15 hari ... Notis sebut harga di papan kenyataan mengandungi

16 l PANDUAN PENGURUSAN KEWANGAN EDISI II

PERKARA / KRITERIA PEMATUHAN RUJUKAN

v. Perjanjian yang ditandatangani ada mengambil kira kepentingan Kerajaan;

vi. Daftar/rekod pembayaran kontrak diselenggarakan untuk rujukan atau pemantauan bayaran;

vii. Semua kontrak berkala didaftarkan dalam modul kontrak eSPKB;

viii. Kontrak lengkap hendaklah ditandatangani selewat-lewatnya 4 bulan dari tarikh Surat Setuju Terima dikeluarkan;

ix. Tiada perolehan/bekalan melebihi ni lai kontrak terlibat;

x. Bon pelaksanaan dikenakan dan dikutip mengikut kadar yang sepatutnya;

xi. Tindakan diambil terhadap kontraktor yang tidak mematuhi syarat perjanjian kontrak.

Page 27: · PDF fileUrus setia hendaklah menyediakan kertas kerja untuk pembentangan mesyuarat sekurang-kurangnya 15 hari ... Notis sebut harga di papan kenyataan mengandungi

KEMENTERIAN KERJA RAYA MALAYSIA DAN JABATAN KERJA RAYA l 17

BAHAGIAN 4

KAWALAN PERBELANJAAN

4

Page 28: · PDF fileUrus setia hendaklah menyediakan kertas kerja untuk pembentangan mesyuarat sekurang-kurangnya 15 hari ... Notis sebut harga di papan kenyataan mengandungi
Page 29: · PDF fileUrus setia hendaklah menyediakan kertas kerja untuk pembentangan mesyuarat sekurang-kurangnya 15 hari ... Notis sebut harga di papan kenyataan mengandungi

KEMENTERIAN KERJA RAYA MALAYSIA DAN JABATAN KERJA RAYA l 19

PERKARA / KRITERIA PEMATUHAN RUJUKAN

4.1 PERAKAUNAN

i. Buku Vot atau Buku Vot Elektronik disediakan dengan lengkap dan kemas kini serta diperiksa sekurang-kurangnya sebulan sekali oleh penyelia dengan menurunkan tandatangan ringkas;

ii. Laporan Buku Vot (eSPKB) hendaklah dicetak pada setiap hari;

iii. Penyata Penyesuaian Perbelanjaan hendaklah disediakan setiap bulan dengan lengkap, tepat dan betul.

iv. Penyata Penyesuaian ini hendaklah dikemukakan kepada Pejabat Perakaunan dalam tempoh 2 minggu daripada tarikh Laporan Terperinci Perbelanjaan diterima;

v. Pada setiap bulan, Pegawai Penyelia di PTJ hendaklah menyemak semua laporan eSPKB di a tas dan menandatangani semua laporan tersebut;

vi. Mengubah suai data dalam eSPKB hendaklah diluluskan oleh pegawai kanan;

vii. Had amaun pegawai peraku baucar hendaklah dikunci dalam sistem eSPKB;

viii. Had tertentu amaun penyedia dan perakuan pada baucar hendaklah dibuat oleh pegawai Gred W;

ix. Semua pegawai yang terikat dengan penyediaan dan penyemakan laporan di atas hendaklah dinyatakan nama serta jawatannya.

AP 95, 143(b);PP 8/1987, 11/1992;SPP 8/1993;SPANM 1/2008;Panduan Pengguna PTJ eSPKB.

4.2 PEJABAT PERAKAUNAN KKR

i. Penyata Bank Bulanan diperolehi daripada pihak bank;

ii. Penyata Penyesuaian Bank disediakan pada setiap awal bulan;

iii. Penyata Penyesuaian Buku Vot perlu disediakan pada setiap bulan bagi menyesuaikan transaksi di pejabat perakaunan dengan Jabatan Akauntan Negara;

iv. Laporan (buku tunai) perlu dicetak pada setiap bulan;v. Penyata Kewangan Tahunan berserta dokumen sokongan

disediakan dan dikemukakan kepada Jabatan Audit Negara;

vi. Desk Top Banking EFT perlu dikawal oleh pegawai kanan.

BAHAGIAN 4

KAWALAN PERBELANJAAN

Page 30: · PDF fileUrus setia hendaklah menyediakan kertas kerja untuk pembentangan mesyuarat sekurang-kurangnya 15 hari ... Notis sebut harga di papan kenyataan mengandungi

20 l PANDUAN PENGURUSAN KEWANGAN EDISI II

PERKARA / KRITERIA PEMATUHAN RUJUKAN

4.3 PEMBELIAN TERUS

i. Pegawai membuat kajian pasaran bagi memastikan barang yang dibeli itu adalah paling sesuai dan menguntungkan;

ii. Bekalan/perkhidmatan tidak melebihi RM50,000 bagi satu item setahun;

iii. Pesanan Pembelian Tempatan dikeluarkan terlebih dahulu bagi setiap pembelian;

iv. Pesanan Tempatan dicatat dengan maklumat utama;v. Pesanan Tempatan diproses untuk bayaran selepas

pembekalan selesai; vi. Pembekalan lewat dari tarikh akhir pembekalan diambil

tindakan;vii. Pesanan Tempatan tidak disedia, disah dan diluluskan

oleh pegawai yang sama;viii. Ruangan penerimaan dilengkapkan oleh Jabatan/Agensi

bila barang diterima;ix. Pelantikan seorang pegawai penerima untuk mengesah

penerimaan barang/perkhidmatan pada salinan peniaga borang Pesanan Tempatan;

x. Borang Pengukuran Prestasi Pembekal disediakan bagi menilai keberkesanan dan prestasi pembekal;

xi. Semua maklumat perolehan hendaklah dikemas kini ke dalam Government Procurement Information System (GPIS) dan memastikan maklumat adalah tepat dan terkini.

A P 1 6 9 . 1 , 1 7 3 . 1 , 176.1(b), 177;PP 5/2007 (TPA BAB A Para 2), 5/2009 (TPS Bab A Para 43);SPP 10/1995, 12/2007, 7/2011.

4.4 PENGURUSAN KONTRAK PUSAT/PANEL PEMBEKAL

i. Pembelian barangan guna sama hanya dibuat daripada pembekal yang dilantik sahaja;

ii. Kebenaran Perbendaharaan diperoleh terlebih dahulu bagi pembelian yang dibuat luar dari Kontrak Pusat/Panel Pembekal;

iii. Mengambil tindakan susulan terhadap pembekal Kontrak Pusat/Panel Pembekal yang lambat membekalkan barangan.

AP 178.1, 178.2;Peke l i l i ng Kon t rak Perbendaharaan.

Page 31: · PDF fileUrus setia hendaklah menyediakan kertas kerja untuk pembentangan mesyuarat sekurang-kurangnya 15 hari ... Notis sebut harga di papan kenyataan mengandungi

KEMENTERIAN KERJA RAYA MALAYSIA DAN JABATAN KERJA RAYA l 21

PERKARA / KRITERIA PEMATUHAN RUJUKAN

4.5 ePEROLEHAN (eP)

i. KSU mengeluarkan arahan dalaman untuk memantapkan Pelaksanaan eP;

ii. KSU berusaha untuk menambah bilangan PTJ yang eP enabled;

iii. KKR/JKR memantau pelaksanaan eP di semua PTJ;iv. Semua pembelian hendaklah menggunakan eP melalui

pemantauan transaksi perolehan secara berkala;v. PTJ yang eP enable hendaklah memastikan sekurang-

kurangnya 70% daripada jumlah peruntukan tahunan bagi perolehan bekalan dan perkhidmatan (tidak termasuk perkhidmatan perundingan) dilaksanakan melalui sistem eP;

vi. Yuran perkhidmatan 0.8% atau maksimum RM9,600 dibuat kepada Comerce Dot Com dengan betul.

SPP 15/2002, 8/2005, 6/2008;SAP bertarikh 7 April 2009.

4.6 HAD KUASA (eSPKB)

i. Had Kuasa Berbelanja yang ditetapkan dalam sistem adalah selaras dengan perwakilan kuasa menandatangani baucar yang diluluskan;

ii. Capaian dalam sistem telah dibatalkan/tidak aktif bagi pegawai yang bertukar/berhenti/bersara atau tidak bertugas;

iii. Pastikan kad pintar tidak digunakan semasa ketiadaan pegawai/tidak bertugas;

iv. Pengasingan tugas diwujudkan di antara pegawai penyedia dan pelulus;

v. Perolehan harta modal di bawah OS 35000 hanya diluluskan oleh Pegawai Pengawal.

AP 101, 102;PP 4/2002;SPANM 1/2008;Panduan Pengguna PTJ eSPKB –AK0101.

4.7 DAFTAR BIL DAN PENGURUSAN PEMBAyARAN

i. Daftar Bil diselenggara dengan lengkap dan kemas kini;

ii. Semua bil yang diterima dicop tarikh ia diterima dan didaftarkan;

iii. Bil yang dilampirkan kepada baucar bayaran ada direkodkan dalam daftar bil;

iv. Semua bil diperakui oleh pegawai tertentu sebelum pembayaran dibuat;

AP 103;Panduan Pengguna PTJ eSPKB –AK0902;SPANM 1/1983;SPP 6/2011;S A K P K R 1 3 / 2 0 1 1 , SAKPKR bertarikh 15 Oktober 2001;

Page 32: · PDF fileUrus setia hendaklah menyediakan kertas kerja untuk pembentangan mesyuarat sekurang-kurangnya 15 hari ... Notis sebut harga di papan kenyataan mengandungi

22 l PANDUAN PENGURUSAN KEWANGAN EDISI II

PERKARA / KRITERIA PEMATUHAN RUJUKAN

v. Semua bil dijelaskan dalam tempoh 14 hari dari tarikh ia diterima oleh KKR/JKR;

vi. Daftar Bil (BV 340) dicetak dan disemak oleh pegawai bertanggungjawab pada setiap bulan dan ditandatangani ringkas bagi mengesan bil-bil yang lewat dijelaskan;

vii. Pembayaran bil adalah tepat dan betul;viii. Baucar bayaran disokong dengan dokumen sokongan

asal, lengkap dan sempurna;ix. Bayaran kontrak kerja bagi interim pertama hendaklah

disokong dengan:a. Perjanjian pemfaktoran/ikatan penyerahan hak

(jika berkaitan),b. Butir akaun bank yang sah (penyata bank/surat

pengesahan akaun bank),c. Si j i l Pendaftaran dengan Agensi Pusat/

Perbendaharaan (MOF)/PKK/CIDB,d. Kelulusan daripada Agensi Pusat/Perbendaharan

(jika tidak melalui tender/sebut harga),e. JKR 66,f. Keputusan Lembaga Tender/Sebut Harga (jika

berkaitan),g. Bon Pelaksanaan/Wang Jaminan Pelaksanaan,h. Insurans,i. Surat Setuju Terima,j. Surat Pengesahan Ibu Pejabat Bank/Syarikat

Insurans (jika Bon Pelaksanaan dikeluarkan oleh Cawangan),

k. Surat Pendaftaran PERKESO,l. S u r a t L a n t i k a n S u b - k o n t r a k t o r ( j i k a

berkaitan),m. Butir akaun bank yang sah bagi Sub-kontraktor

(penyata bank/surat pengesahan akaun bank jika berkaitan), dan

n. Lejar kontrak.x. Bayaran kontrak kerja bagi interim seterusnya (selain

interim terakhir) hendaklah disokong dengan:a. Butir akaun bank yang sah (penyata bank/surat

pengesahan akaun bank),b. JKR 66,c. Sijil Siap Kerja (jika berkaitan),d. Sijil Memperbaiki Kecacatan (jika berkaitan),e. Sijil Perlanjutan Tempoh (jika berkaitan),

B u k u P a n d u a n Pentadbiran Kontrak K e r j a R a y a ( E d i s i Ketiga);Sura t KKR.BA.400-15/1/5 Jld.4 (2).

Page 33: · PDF fileUrus setia hendaklah menyediakan kertas kerja untuk pembentangan mesyuarat sekurang-kurangnya 15 hari ... Notis sebut harga di papan kenyataan mengandungi

KEMENTERIAN KERJA RAYA MALAYSIA DAN JABATAN KERJA RAYA l 23

PERKARA / KRITERIA PEMATUHAN RUJUKAN

f. Perakuan Pelarasan Jumlah Harga Kontrak (atau Arahan Perubahan Kerja jika berkaitan),

g. Butir akaun bank yang sah bagi Sub-kontraktor (penyata bank/surat pengesahan akaun bank jika berkaitan),

h. Lejar kontrak, dani. Perakuan Kerja Tidak Siap (jika berkaitan

potongan LAD).xi. Pegawai Penguasa (P.P.) hendaklah membuat penilaian ke

atas kerja yang telah dilaksanakan sekurang-kurangnya sekali sebulan;

xii. Bayaran balik wang pendahuluan kepada kontraktor bagi kontak kerja hendaklah dipotong melalui perakuan bayaran interim yang kena bayar kepada kontraktor apabila nilai kerja yang dilaksanakan mencapai 25%;

xiii. Pemotongan bayaran balik pendahuluan hendaklah dibuat sepenuhnya apabila nilai kerja dilaksanakan mencapai 75%;

xiv. Perakuan Interim mestilah dikeluarkan oleh P. P. dalam tempoh 14 hari dari tarikh penilaian. Pembayaran ke atas interim tersebut hendaklah dibayar dalam tempoh 14 hari dari tarikh Perakuan Interim dikeluarkan menurut peruntukan Kontrak;

xv. Nilai minimum bagi bayaran interim pertama dan bayaran interim seterusnya hendaklah ditetapkan pada nilai RM1,000 bagi semua projek;

xvi. Baucar bayaran dan dokumen sokongan ditebuk/dicop telah bayar.

4.8 PENGURUSAN BAyARAN PUKAL

i. Laporan BP 20 (Sistem Bayaran Pukal – Senarai Akaun yang memasuki sistem pukal) dan BP21 (Sistem Bayaran Pukal – Laporan Terperinci Pembayaran Bil) ada diterima setiap bulan;

ii. Bil telefon/elektrik/air yang diterima hendaklah disahkan oleh Pegawai Penyelia;

iii. Terdapat bukti menunjukkan Laporan BP20 dan BP 21 tersebut disemak dengan bil asal;

iv. Jika terdapat kesilapan/perbezaan, tindakan pembetulan diambil dengan menyedia Jurnal Pelarasan;

v. Perbezaan dilaporkan kepada Pejabat Pembayar untuk tindakan selanjutnya;

vi. Buku Vot dikemas kini berdasarkan BP21;

AP 93, 99(e)(i), 102, 107;SPANM 3/2009.

Page 34: · PDF fileUrus setia hendaklah menyediakan kertas kerja untuk pembentangan mesyuarat sekurang-kurangnya 15 hari ... Notis sebut harga di papan kenyataan mengandungi

24 l PANDUAN PENGURUSAN KEWANGAN EDISI II

PERKARA / KRITERIA PEMATUHAN RUJUKAN

vii. Bil semasa yang dibayar oleh Pejabat Pembayar melalui Sistem Bayaran Pukal dengan menggunakan borang baucar bayaran berasingan.

4.9 PENGURUSAN PANJAR WANG RUNCIT

i. Wang Panjar digunakan untuk tujuan pembayaran kecil yang segera dan perbelanjaan runcit kecuali tuntutan perjalanan;

ii. Semua pembelian runcit direkodkan dalam buku tunai wang runcit pada hari ianya dibayar;

iii. Pengesahan Akaun Panjar dibuat setiap bulan kepada Pejabat Pembayar;

iv. Wang Panjar disimpan di tempat yang selamat;v. Baki wang tunai dalam tangan sama dengan baki yang

ditunjukkan dalam buku tunai wang runcit;vi. Sijil Perakuan Panjar disediakan pada akhir tahun;vii. Rekupan dengan segera bagi memastikan wang tunai

mencukupi untuk kegunaan pembelian runcit.

AP 97(d), 111, 112, 113.

4.10 NO SHOW PASSANGER (PENERBANGAN MAS)

i. Bagi menentukan sama ada telah berlaku “no-show”, pegawai yang diberikan tiket penerbangan hendaklah melaporkan kepada pegawai yang mengeluarkan tiket sama ada beliau telah menggunakan tiket penerbangan tersebut ataupun tidak;

ii. Jika kejadian “no-show” itu tidak disebabkan oleh kesalahan pegawai, maka bayaran denda akan dijelaskan oleh Kementerian/Jabatan;

iii. Jika kejadian “no-show” itu disebabkan oleh pegawai itu sendiri, maka denda yang dikenakan hendaklah dituntut secara tunai dari pegawai yang berkenaan atau dipotong daripada gajinya;

iv. Daftar mengenai kejadian No Show Passenger hendaklah diselenggara.

PP 9/1992.

Page 35: · PDF fileUrus setia hendaklah menyediakan kertas kerja untuk pembentangan mesyuarat sekurang-kurangnya 15 hari ... Notis sebut harga di papan kenyataan mengandungi

KEMENTERIAN KERJA RAYA MALAYSIA DAN JABATAN KERJA RAYA l 25

BAHAGIAN 5

KAWALAN TERIMAAN

5

Page 36: · PDF fileUrus setia hendaklah menyediakan kertas kerja untuk pembentangan mesyuarat sekurang-kurangnya 15 hari ... Notis sebut harga di papan kenyataan mengandungi
Page 37: · PDF fileUrus setia hendaklah menyediakan kertas kerja untuk pembentangan mesyuarat sekurang-kurangnya 15 hari ... Notis sebut harga di papan kenyataan mengandungi

KEMENTERIAN KERJA RAYA MALAYSIA DAN JABATAN KERJA RAYA l 27

PERKARA / KRITERIA PEMATUHAN RUJUKAN

5.1 PENGGUNAAN BORANG HASIL

i. Borang Hasil direkodkan dengan kemas kini di Daftar Borang Hasil;

ii. Baki stok Borang Hasil yang didaftar adalah bersamaan dengan stok sebenar yang disemak sekurang-kurangnya seminggu sekali;

iii. Apabila Pemungut diganti, stok dokumen hasil disemak oleh kedua-dua pegawai yang menyerah dan yang mengambi lalih. Penyata (Lampiran N) mengenai bilangan menunjukkan nombor siri mestilah dicetak dan ditandatangani oleh kedua pegawai tersebut;

iv. Borang Hasil yang belum digunakan disimpan di tempat yang berkunci dengan selamat;

v. Penyata Borang Hasil yang dikawal merekodkan terimaan dan pengeluaran buku resit dengan sempurna;

vi. Borang Hasil yang diterima disemak dan diperakui tentang kebetulan nombor siri di setiap helaian pertama buku resit dan dikeluarkan mengikut susunan.

AP 66, 66A (Lampiran N), 67, 68, 80(e).

5.2 MEREKOD BORANG HASIL

i. Semua borang/resit hasil yang dikeluarkan direkodkan ke dalam Buku Tunai/Elektronik dengan betul dan kemas kini pada hari yang sama;

ii. Buku Tunai manual perlu menunjukkan Resit Rasmi batal kecuali bagi Buku Tunai elektronik di mana satu senarai Resit Rasmi batal disediakan sistem;

iii. Pegawai yang bertanggungjawab menyemak setiap hari buku tunai dengan resit;

iv. Borang Hasil yang hilang direkod dan dilaporkan dengan segera.

AP 72, 72(A), 80 (b), 300 (a).

5.3 KEBENARAN / KELULUSAN MENERIMA WANG

i. Kebenaran secara bertulis oleh KSU diberi kepada pegawai yang menerima wang dan satu rekod diselenggara mengenai kebenaran yang diberikan itu;

ii. Hasil dikutip adalah mengikut kadar yang semasa yang berkuat kuasa;

iii. Bagi sistem bermesin, sistem tersebut hendaklah diluluskan oleh Akauntan Negara;

AP 69, 70. 73, 91;Akta Fi 1951.

BAHAGIAN 5

KAWALAN TERIMAAN

Page 38: · PDF fileUrus setia hendaklah menyediakan kertas kerja untuk pembentangan mesyuarat sekurang-kurangnya 15 hari ... Notis sebut harga di papan kenyataan mengandungi

28 l PANDUAN PENGURUSAN KEWANGAN EDISI II

PERKARA / KRITERIA PEMATUHAN RUJUKAN

iv. Juruwang tidak terlibat dalam penyelenggaraan rekod hasil dan sekiranya terlibat, kebenaran diperolehi daripada Akauntan Negara atau sekiranya sistem bermesin atau elektronik berupaya menjanakan buku atau daftar tunai;

v. Resit mestilah ditulis dengan berkarbon oleh pegawai yang menerima wang dan ditandatangani oleh seorang pegawai lain. Pengecualian diberi jika sistem terimaan bermesin atau elektronik diluluskan oleh Akauntan Negara dan suatu bayaran tetap bercetak pada Resit Rasmi.

5.4 KESELAMATAN SEMASA KUTIPAN

i. Ciri-ciri keselamatan wujud di ruang tempat Juruwang membuat kutipan hasil;

ii. Notis kepada orang awam untuk meminta resit ada dipaparkan di tempat yang mudah dilihat;

iii. Kunci mesin beresit dipegang oleh Pegawai Penyelia;iv. Pungutan hasil secara berkomputer kata laluan dan

nombor operator (ID) hendaklah dirahsiakan, ditukarkan dari semasa ke semasa atau ditukarkan jika terdapat pertukaran pegawai;

v. Pengguna kad pintar perlu menyimpan selamat dan tidak boleh memberi kad kepada orang lain;

vi. Buku Log diselenggara untuk mengawal penggunaan mesin beresit;

vii. Daftar Pembukaan/Penutupan Mesin disedia atau disimpan oleh Pegawai Penyelia/Operator/Juruwang;

viii. Media storan data (floppy disk/disket/ katrif dan sebagainya) adalah terkawal dan disimpan dengan selamat oleh Pegawai Penyelia.

AP 61, 70(b) & (c).

5.5 PENERIMAAN MELALUI MEL

Resit dikeluarkan pada hari yang sama. Sekiranya wang i. pos diterima, resit hendaklah disediakan pada hari yang sama dan dihantar selewat-lewatnya pada hari bekerja berikutnya;Penyelenggaraan Daftar Mel tidak boleh dijalankan oleh ii. Juruwang/Pegawai yang menyediakan resit;Daftar Mel diselenggara dengan lengkap dan kemas iii. kini;

AP 60 (ii), 71

Page 39: · PDF fileUrus setia hendaklah menyediakan kertas kerja untuk pembentangan mesyuarat sekurang-kurangnya 15 hari ... Notis sebut harga di papan kenyataan mengandungi

KEMENTERIAN KERJA RAYA MALAYSIA DAN JABATAN KERJA RAYA l 29

PERKARA / KRITERIA PEMATUHAN RUJUKAN

Daftar Mel diperiksa dan disemak setiap hari dengan iv. Buku Tunai atau buku tunai elektrik oleh Pegawai Penyelia dengan menurunkan tandatangan ringkas;Maklumat resit dicatat pada Daftar Mel.v.

.

5.6 PENGURUSAN CEK

i. Semua cek hendaklah dibuat atas nama Ketua Akauntan Kementerian Kerja Raya dan dipalang “Akaun Penerima Sahaja”;

ii. Nombor siri cek yang diterima, mestilah dicatat pada Resit Rasmi;

iii. Satu Daftar Cek Tak Laku diselenggara dan Pejabat Pemungut bertanggungjawab mengutip kembali amaun gantian cek tersebut;

iv. Senarai Cek Tak Laku disediakan dan dilaporkan kepada Pegawai Pengawal.

AP 76 (b).

5.7 PERAKUAN PENERIMAAN WANG

i. Resit dikeluarkan dengan segera bagi semua kutipan yang dibuat di kaunter;

ii. Meminda resit adalah dilarang dan semua resit yang dibatalkan ada disimpan bersama salinan asalnya;

iii. Sistem secara elektronik, Resit Rasmi batal dan laporan perlu dikemukakan untuk diaudit;

iv. Resit Rasmi boleh dibatalkan oleh pegawai yang diberi secara bertulis;

v. Pindaan atau pemadanan dalam Buku Tunai adalah tidak dibenarkan. Sekiranya ada, angka asal digaris dengan satu garisan dan angka yang betul ditulis di bahagian atas angka asal;

vi. Semua cek/kiriman wang/wang pos dan sebagai dipalang “Tak Boleh Niaga” dengan segera;

vii. Pelaksanaan sistem giliran bagi mengelak orang ramai beratur panjang;

viii. Persekitaran ruang menunggu yang selesa dan bilangan kaunter memadai dengan bilangan pelanggan;

ix. Menyediakan kaunter khas untuk OKU;x. Membuka kaunter pada masa yang ditentukan.

AP 60, 62, 76, 147.

Page 40: · PDF fileUrus setia hendaklah menyediakan kertas kerja untuk pembentangan mesyuarat sekurang-kurangnya 15 hari ... Notis sebut harga di papan kenyataan mengandungi

30 l PANDUAN PENGURUSAN KEWANGAN EDISI II

PERKARA / KRITERIA PEMATUHAN RUJUKAN

5.8 KEMASUKAN PUNGUTAN KE BANK

i. Pungutan dimasukkan ke bank dengan segera;ii. Wang terimaan yang dimasukkan di dalam bank

hendaklah:a. Pungutan Wang kertas dan duit syiling melebihi

RM500; ataub. Jumlah pungutan (termasuk wang kertas, duit

syiling, cek, wang pos dan kiriman wang) melebihi RM2,000.

iii. Peraturan kawalan keselamatan penghantaran wang ke bank dipatuhi;

iv. Setiap kemasukan pungutan ke bank dicatatkan dalam buku tunai;

v. Semakan ke atas slip bank yang mengandungi catatan berkomputer mengenai kemasukan wang ke dalam bank;

vi. Seorang pegawai bertanggungjawab menyemak dan menandatangani slip bayar masuk selepas kemasukan ke bank bagi menentukan jumlah sebenar telah dibankkan;

vii. Pungutan yang tidak sempat dibankkan disimpan dengan selamat dalam peti besi.

AP 78, 79 (b), 80(e), 126, 137.

5.9 KAWALAN PERAKAUNAN TERIMAAN / HASIL

i. Penyata Penyesuaian Hasil disediakan setiap bulan berdasarkan amaun dan maklumat transaksi dengan betul dan kemas kini;

ii. Penyata Penyesuaian Hasil yang disediakan telah disemak dan dilulus oleh pegawai yang bertanggungjawab setiap bulan;

iii. Jumlah pungutan disesuaikan dengan resit dan Buku Tunai pada hujung hari oleh Pegawai Penyelia.

iv. Penyata perlu dikemukakan kepada Akauntan Negara atau Akauntan Negeri dalam tempoh 10 hari selepas akhir bulan.

AP 145, 143 (b)

Page 41: · PDF fileUrus setia hendaklah menyediakan kertas kerja untuk pembentangan mesyuarat sekurang-kurangnya 15 hari ... Notis sebut harga di papan kenyataan mengandungi

KEMENTERIAN KERJA RAYA MALAYSIA DAN JABATAN KERJA RAYA l 31

PERKARA / KRITERIA PEMATUHAN RUJUKAN

5.10 PENGURUSAN AKAUN BELUM TERIMA

i. Laporan Akaun Belum Terima (ABT) disediakan dengan lengkap dan kemas kini;

ii. Laporan ABT dikemukakan kepada KSU/Perbendaharaan dalam tempoh ditetapkan;

iii. Tindakan susulan diambil terhadap jumlah yang tertunggak;

iv. Bagi tunggakan yang tidak dapat dipungut setelah usaha diambil tindakan ada dibuat untuk melaporkannya kepada Perbendaharaan mengikut format ditetapkan;

v. Daftar Cek Tak Laku diselenggarakan dengan lengkap dan kemas kini;

vi. Tindakan diambil untuk mendapatkan semula wang yang terlibat di (v).

AP 89A, 328;PP 3/2008;SAKSU KKR Bil. 1/2011;Ruj:KKR.BA.100-4/4/4 Jld.3 (3) bertarikh 06 Julai 2011;SPANM Bil. 9/2011.

Page 42: · PDF fileUrus setia hendaklah menyediakan kertas kerja untuk pembentangan mesyuarat sekurang-kurangnya 15 hari ... Notis sebut harga di papan kenyataan mengandungi
Page 43: · PDF fileUrus setia hendaklah menyediakan kertas kerja untuk pembentangan mesyuarat sekurang-kurangnya 15 hari ... Notis sebut harga di papan kenyataan mengandungi

KEMENTERIAN KERJA RAYA MALAYSIA DAN JABATAN KERJA RAYA l 33

BAHAGIAN 6

PENGURUSAN KUMPULAN WANG AMANAH /

AKAUN AMANAH / DEPOSIT

6

Page 44: · PDF fileUrus setia hendaklah menyediakan kertas kerja untuk pembentangan mesyuarat sekurang-kurangnya 15 hari ... Notis sebut harga di papan kenyataan mengandungi
Page 45: · PDF fileUrus setia hendaklah menyediakan kertas kerja untuk pembentangan mesyuarat sekurang-kurangnya 15 hari ... Notis sebut harga di papan kenyataan mengandungi

KEMENTERIAN KERJA RAYA MALAYSIA DAN JABATAN KERJA RAYA l 35

PERKARA / KRITERIA PEMATUHAN RUJUKAN

6.1 PENGURUSAN KUMPULAN WANG AMANAH/ AKAUN AMANAH

i. Dikemukakan kepada Jabatan Audit Negara mengikut tarikh yang ditetapkan;

ii. Surat Arahan Amanah disediakan;iii. Akaun Amanah yang tidak aktif dan tidak diperlukan

ditutup;iv. Akaun berbaki kredit;v. Penyata Penyesuaian disediakan.

AAK 1957 Seksyen 10;Surat Ikatan Amanah;AP 164, 165;PP 7/2009.

6.2 PINJAMAN KENDERAANi. Pemberian kuasa oleh Ketua Jabatan bagi kelulusan

pinjaman;ii. Syarat-syarat pinjaman/pembiayaan dipatuhi;iii. Jumlah pinjaman dilulus ikut kelayakan;iv. Daftar diselenggara dengan lengkap dan kemas kini;v. Ada bukti semakan oleh Pegawai Penyelia pada

daftar;vi. Kad Pendaftaran Kenderaan dicop dengan “Hakmilik

Dituntut Oleh Kerajaan”;vii Salinan fotostat resit pembelian, Kad Pendaftaran

Kenderaan (geran) dan sijil insurans disimpan dalam fail kenderaan;

viii. Dapatkan salinan insurans komprehensif setiap tahun dan difailkan;

ix. Bayaran balik melalui Arahan Potongan Gaji adalah teratur.

PP 7/1993, 8/1993;SPP 12/2008.

6.3 PINJAMAN KOMPUTERi. Pemberian kuasa oleh Ketua Jabatan bagi kelulusan

pinjaman;ii. Syarat-syarat pinjaman dipatuhi;iii. Jumlah pinjaman dilulus ikut kelayakan;iv. Daftar diselenggara dengan lengkap dan kemas kini;v. Ada bukti semakan oleh Pegawai Penyelia pada

daftar;vi. Invois pembelian komputer difai lkan dalam fail

peribadi;vii. Bayaran balik melalui Arahan Potongan Gaji adalah

teratur.

PP 8/1992;SPP 3/1993, 14/1993, 10/2009.

BAHAGIAN 6

PENGURUSAN KUMPULAN WANG AMANAH/AKAUN AMANAH/DEPOSIT

Page 46: · PDF fileUrus setia hendaklah menyediakan kertas kerja untuk pembentangan mesyuarat sekurang-kurangnya 15 hari ... Notis sebut harga di papan kenyataan mengandungi

36 l PANDUAN PENGURUSAN KEWANGAN EDISI II

PERKARA / KRITERIA PEMATUHAN RUJUKAN

6.4 PENDAHULUAN DIRI

i. Perwakilan kuasa oleh Ketua Jabatan secara bertulis bagi meluluskan pendahuluan;

ii. Syarat-syarat kuasa meluluskan dan had minimum pendahuluan diri dipatuhi;

iii. Daftar diselenggara dengan lengkap dan kemas kini;iv. Ada bukti semakan daftar oleh Pegawai Penyelia;v. Bayaran balik atau penyelaras dibuat mengikut tempoh

yang ditetapkan;vi. Penyesuaian bulanan dibuat.

SPP 2/1993, 6/1994, 10/1965.

6.5 PENDAHULUAN PELBAGAI

i. Pendahuluan Pelbagai diluluskan oleh Perbendaharaan;ii. Daftar diselenggara dengan lengkap dan kemas kini;iii. Ada bukti semakan daftar oleh Pegawai Penyelia;iv. Bayaran balik atau penyelarasan dibuat mengikut tempoh

yang ditetapkan;v. Penyesuaian bulanan dibuat.

SPP 13/1990.

6.6 PENGURUSAN AKAUN DEPOSIT

i. Daftar diselenggarakan lengkap dan kemas kini;ii. Daftar ada bukti disemak oleh Pegawai Penyelia;iii. Rekod subsidiari lengkap dan kemas kini;iv. Akaun tidak berbaki debit;v. Akaun Kawalan disesuaikan dengan rekod subsidiari

setiap bulan;vi. Penyesuaian bulanan dibuat;vii. Bayaran balik deposit: Resit asal perlu disertakan

dan sekiranya resit asal tiada, surat sumpah perlu disertakan;

viii. Senarai deposit pada akhir tahun disediakan;ix. Tindakan (proses pewartaan) diambil terhadap deposit yang

tidak dituntut/tidak diperlukan melebihi 12 bulan;x. Deposit yang tidak dituntut 3 bulan selepas diwartakan

dikreditkan ke Hasil Persekutuan.

AP 156, 158, 159, 162.

Page 47: · PDF fileUrus setia hendaklah menyediakan kertas kerja untuk pembentangan mesyuarat sekurang-kurangnya 15 hari ... Notis sebut harga di papan kenyataan mengandungi

KEMENTERIAN KERJA RAYA MALAYSIA DAN JABATAN KERJA RAYA l 37

BAHAGIAN 7

PENGURUSAN ASET ALIH DAN STOR

7

Page 48: · PDF fileUrus setia hendaklah menyediakan kertas kerja untuk pembentangan mesyuarat sekurang-kurangnya 15 hari ... Notis sebut harga di papan kenyataan mengandungi
Page 49: · PDF fileUrus setia hendaklah menyediakan kertas kerja untuk pembentangan mesyuarat sekurang-kurangnya 15 hari ... Notis sebut harga di papan kenyataan mengandungi

KEMENTERIAN KERJA RAYA MALAYSIA DAN JABATAN KERJA RAYA l 39

PERKARA / KRITERIA PEMATUHAN RUJUKAN

7.1 JAWATANKUASA PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN (JKPAK)

i. Ditubuhkan;ii. Pengerusi dilantik (TKSU/TKP);iii. Pegawai Aset dilantik sebagai Setiausaha;iv. Ahli (semua Ketua Bahagian/Unit termasuk Ketua Audit

Dalam) dilantik;v. Bermesyuarat setiap 3 bulan;vi. Agenda mesyuarat ditetapkan;vii. Bincang perkara yang ditetapkan;viii. Minit mesyuarat disediakan dalam tempoh 3 hari dan

diluluskan oleh Pengerusi;ix. Hasil mesyuarat dilaporkan kepada JPKA;x. Tindakan susulan diambil terhadap keputusan mesyuarat

yang lepas.

PP 5/2007, 5/2009.

7.2 UNIT PENGURUSAN ASET ALIH

i. Unit Pengurusan Aset diwujudkan;ii. Mengurus pelantikan Pegawai Pemeriksa, Lembaga

Pemeriksa, Pemverifikasi Stor dan Jawatankuasa Penyiasat;

iii. Menjadi Urus setia kepada JKPAK;iv. Menguruskan pelupusan, kehilangan dan hapus kira

aset/stor;v. Menyelaras penyediaan laporan :

Aseta. Laporan Harta Modal & Inventori (KEW.PS-8);b. Laporan Pemeriksaan Harta Modal & Inventori (KEW.

PS-12);c. Laporan Pelupusan Aset Alih Kerajaan (KEW. PS-

20);d. Laporan Tindakan Surcaj/Tatatertib (KEW.PS-32);

dan e. Laporan Kehilangan/Hapus Kira Aset Alih (KEW.PS-

33).

Stora. Laporan Kedudukan Stok (KEW.PS-13);b. Laporan Pemeriksaan/Verifikasi Stor (KEW.PS-14);c. Laporan Tahunan Keseluruhan Pengurusan Stor (KEW.

PS-15);

PP 5/2007, 5/2009.

BAHAGIAN 7

PENGURUSAN ASET ALIH DAN STOR

Page 50: · PDF fileUrus setia hendaklah menyediakan kertas kerja untuk pembentangan mesyuarat sekurang-kurangnya 15 hari ... Notis sebut harga di papan kenyataan mengandungi

40 l PANDUAN PENGURUSAN KEWANGAN EDISI II

PERKARA / KRITERIA PEMATUHAN RUJUKAN

d. Laporan Tahunan Verifikasi Stor (Kew.PS-16);e. Laporan Tahunan Pelupusan Stok (Kew.PS-20);

danf. Laporan Tahunan Kehilangan dan Hapus Kira Stok

(KEW.PS-22).vi. Mengemukakan laporan berkenaan kepada KSU/

Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya.

7.3 PEGAWAI ASET / STORAset

i. Pegawai Aset dilantik secara bertulis oleh KSU;ii. Setiap PTJ mempunyai seorang Pegawai Aset;iii. Pegawai Aset per ingka t Ibu Pe jaba t d iber i

tanggungjawab sebagai Setiausaha Jawatankuasa Pengurusan Aset Alih Kerajaan;

iv. Senarai Tugas dan Fail Meja Pegawai Aset mempunyai tugas dan tanggungjawabnya sebagai Pegawai Aset.

Stori. Pegawai Stor dilantik secara bertulis oleh Ketua

Jabatan;ii. Setiap PTJ mempunyai seorang Pegawai Stor;iii. Pegawai Stor hendaklah menentukan jenis stor di

pejabat, merekod stok yang diterima dan pengeluaran stok;

iv. Senarai Tugas dan Fail Meja Pegawai Stor mempunyai tugas serta tanggungjawabnya sebagai Pegawai Stor.

PP 5/2007.

PP 5/2009.

7.4 PEGAWAI PENERIMA ASET / STOR i. Pegawai Penerima dilantik secara bertulis oleh Ketua

Jabatan untuk menerima dan mengesahkan aset/barangan stor yang diperolehi;

ii. Setiap PTJ mempunyai seorang Pegawai Penerima;iii. Pegawai Penerima bertanggungjawab memastikan aset/

barangan stor diterima menepati spesifikasi, kualiti dan kuantiti sebenar;

iv. Pegawai Penerima bertanggungjawab memastikan aset diterima berserta Surat Jaminan, manual penggunaan dan penyelenggaraan (jika berkaitan);

v. Senarai Tugas dan Fail Meja Pegawai Penerima mempunyai tugas serta tanggungjawabnya sebagai Pegawai Penerima.

PP 5/2007, 5/2009.

Page 51: · PDF fileUrus setia hendaklah menyediakan kertas kerja untuk pembentangan mesyuarat sekurang-kurangnya 15 hari ... Notis sebut harga di papan kenyataan mengandungi

KEMENTERIAN KERJA RAYA MALAYSIA DAN JABATAN KERJA RAYA l 41

PERKARA / KRITERIA PEMATUHAN RUJUKAN

7.5 PERATURAN PENERIMAAN ASET ALIH / STOR

i. Pegawai Penerima menjalankan pemeriksaan dengan teliti terhadap semua penerimaan aset/barangan stor;

ii. Pegawai bertauliah sahaja (memiliki kepakaran dalam bidang tertentu) menjalankan pemeriksaan teknikal bagi memastikan ia menepati spesifikasi yang ditetapkan;

iii. Aset/barangan stor hendaklah diperiksa, dikira, diukur, ditimbang atau diuji serta-merta sebelum pengesahan penerimaannya;

iv. Bagi pengesahan terimaan yang tidak dapat dilakukan dengan serta-merta perlu dicatatkan “Diterima dengan syarat disahkan secara diperiksa, dikira, diukur, ditimbang atau diuji”;

v. Borang (KEW.PS-1) hendaklah disahkan, direkodkan dalam Kad Kawalan Stok (KEW.PS-3) dan kad Petak (KEW.PS-4);

vi. Setiap penerimaan barangan stor direkodkan dengan pen dakwat merah dan pengeluaran dengan pen dakwat hitam atau biru di Kad Kawalan Stok (KEW.PS-3) dan Kad Petak (KEW.PS-4).

vii. Jika terdapat kerosakan atau perselisihan kuantiti, borang Laporan Penerimaan Aset Alih Kerajaan (KEW. PA-1) bagi aset dan stor menggunakan Borang Laporan Terimaan Barang-barang (KEW.PS-2) disediakan;

viii. Aset hendaklah diterima berserta Surat Jaminan, manual penggunaan dan penyelenggaraan, (jika ada);

ix. Pegawai Penerima atau pegawai diberi kuasa mempunyai salinan kontrak untuk dirujuk semasa menerima aset.

PP 5/2007, 5/2009.

7.6 URUSAN PENDAFTARAN ASET ALIH

i. Aset alih yang harga perolehan asalnya RM1,000 dan ke atas setiap satu; atau yang memerlukan penyelenggaraan secara berjadual tanpa mengira harga perolehan asal didaftarkan sebagai Harta Modal;

ii. Aset alih yang harga perolehan asalnya kurang daripada RM1,000 setiap satu dan tidak memerlukan penyelenggaraan berjadual didaftarkan sebagai Inventori;

iii. Aset didaftarkan dalam tempoh 2 minggu dari tarikh pengesahan penerimaan;

PP 5/2007, 5/2009.

Page 52: · PDF fileUrus setia hendaklah menyediakan kertas kerja untuk pembentangan mesyuarat sekurang-kurangnya 15 hari ... Notis sebut harga di papan kenyataan mengandungi

42 l PANDUAN PENGURUSAN KEWANGAN EDISI II

PERKARA / KRITERIA PEMATUHAN RUJUKAN

iv. Daftar Harta Modal (KEW.PA-2), Daftar Inventori (KEW.PA-3) dan Buku Daftar Pergerakan Harta Modal/Inventori (KEW.PA-6) diselenggarakan;

v. Senarai Daftar Harta Modal (KEW.PA-4) dan Senarai Daftar Inventori (KEW.PA-5) diselenggarakan;

vi. Senarai Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-7) diselenggarakan;vii. Bagi pendaftaran melalui sistem komputer, format daftar

yang sama diguna pakai, dicetak dan ditandatangani oleh Ketua Jabatan sendiri;

viii. Bagi barangan stor, terimaan perlu direkodkan ke Kad Kawalan Stok (KEW. PS-3) bagi Stor Pusat dan Stor Utama serta Kad Petak (KEW.PS-4) bagi Stor Pusat, Stor Utama dan Stor Unit selengkapnya;

ix. Senara i Daf tar kad kawalan Stok (KEW.PS-5) disediakan;

x. Semua daftar/kad diselenggarakan dengan lengkap dan kemas kini;

xi. Salinan KEW.PA-4 dan KEW.PA-5 dikemukakan kepada pihak atasan setiap tahun;

xii. Cop pengesahan pendaftaran dibuat ke atas punca maklumat (inbois atau delivery order) yang berkaitan;

xiii. Daftar Aset dikemaskinikan apabila berlaku penambahan, penggantian, penaiktarafan, pemeriksaan, pelupusan atau hapus kira.

7.7 MEREKOD STOK

i. Semua stok yang diterima hendaklah direkod oleh pegawai Stor menggunakan :

Kad Kawalan Stok (KEW.PS-3) untuk stor Pusat a. dan Stor Utama;Kad Petak (KEW.PS-4) untuk Stor Pusat, Stor b. Utama dan Stor Unit.

ii. Pindaan atau pemadaman pada rekod tidak dibenarkan. Sekiranya pembetulan diperlukan, patuhi langkah berikut:

Angka asal digaris dengan satu garisan;a. Angka yang betul ditulis di bahagian atas angka b. asal;Pembetulan ditandatangani ringkas oleh Pegawai c. Stor.

PP 5/2009.

Page 53: · PDF fileUrus setia hendaklah menyediakan kertas kerja untuk pembentangan mesyuarat sekurang-kurangnya 15 hari ... Notis sebut harga di papan kenyataan mengandungi

KEMENTERIAN KERJA RAYA MALAYSIA DAN JABATAN KERJA RAYA l 43

PERKARA / KRITERIA PEMATUHAN RUJUKAN

iii. Penggunaan warna kad adalah:Kad Kawalan Stok (KEW.PS-3) berwarna putih;a. Kad petak (KEW.PS-4) berwarna hijau; danb. Kad Petak (KEW.PS-3) berwarna merah untuk c. stok bertarikh luput.

iv. Kad Petak (KEW.PS-4) hendaklah ditempatkan bersama stok.

v. Setiap penerimaan direkod dengan pen berdakwat merah dan pengeluaran direkodkan dengan pen berwarna hitam atau biru.

vi. Senarai Daftar kad Kawalan Stok (KEW.PS-5) hendaklah disediakan.

7.8 PENyIMPANAN DAFTAR ASET ALIH / STOR

i. KEW.PA-2 dan KEW.PA-3 disimpan dalam fail kulit keras;

ii. Fail dan Buku KEW.PA-6 disimpan di dalam kabinet berkunci;

iii. Daftar asal disimpan oleh Pegawai Aset dan salinan disimpan di lokasi dengan kemas dan teratur;

iv. KEW.PA-7 disediakan dalam 2 salinan, satu disimpan dengan teratur dan kemas oleh Pegawai Aset dan satu salinan oleh pegawai yang bertanggungjawab;

v. Bagi bekalan pejabat dan item stor, Kad Kawalan Stok (KEW.PS-3) perlu disimpan di unit yang menjaga stor pejabat dan Kad Petak (KEW.PS-4) atau Kad Padanan Barang-barang disimpan bersama bekalan untuk merekod terimaan, keluaran dan baki stok;

vi. KEW.PA-7 disimpan dengan teratur, kemas dan mudah dilihat di lokasi.

PP 5/2007, 5/2009.

7.9 PENGELUARAN STOK

i. Pengeluaran stok perlulah mendapat kebenaran Pegawai Stor dan seorang Pegawai Melulus yang diberi kuasa secara bertulis oleh Ketua Jabatan.

ii. Setiap pesanan barangan stor hendaklah menggunakan borang :

Borang Pesanan Pengeluaran Stok (KEW.PS-10) a. bagi Stor Pusat dan Stor Utama; dan

b. Borang Permohonan Stok (KEW.PS-11), bagi Stor Unit.

PP 5/2009.

Page 54: · PDF fileUrus setia hendaklah menyediakan kertas kerja untuk pembentangan mesyuarat sekurang-kurangnya 15 hari ... Notis sebut harga di papan kenyataan mengandungi

44 l PANDUAN PENGURUSAN KEWANGAN EDISI II

PERKARA / KRITERIA PEMATUHAN RUJUKAN

iii. Borang pesanan (KEW.PS-10 dan KEW.PS - 11) hendaklah didaftarkan dan direkodkan di dalam Kad Kawalan Stok (KEW.PS-3) dan Kad Petak (KEW.PS-4) serta ditandatangani.

iv. Senarai Pembungkusan (KEW.PS-12) hendaklah disediakan jika terdapat barangan stor yang hendak dibungkus dan dihantar.

7.10 PELABELAN ASET ALIH

i. Aset diberi tanda pengenalan dengan cara melabel, mengecat atau emboss bagi menunjukkan tanda “Hak Kerajaan Malaysia”;

ii. Tanda pengenalan di tempat yang mudah dilihat dan sesuai pada aset berkenaan;

iii. Semua aset ditanda dengan Nombor Siri Pendaftaran;iv. Nombor Siri Pendaftaran disediakan mengikut susunan

seperti Kod Jabatan/Bahagian dan Kumpulan Aset, Tahun Pembelian;

v. Kod Jabatan/Bahagian adalah berdasarkan sistem fail yang dikeluarkan oleh MAMPU.

PP 5/2007.

7.11 PENGGUNAAN ASET ALIH

i. Aset diguna bagi tujuan rasmi sahaja;ii. Aset digunakan mengikut fungsi sebenar seperti dalam

manual/buku panduan pengguna dan mengikut tujuan asal pembeliannya;

iii. Pergerakan aset bagi tujuan pinjaman/penempatan sementara hendaklah direkodkan pada Buku Daftar Pergerakan Harta Modal/Inventori (Kew.PA-6);

iv. Kerosakan aset dilaporkan dengan menggunakan Borang Aduan Kerosakan Aset (KEW. PA-9);

v. Aset yang dibawa keluar dari pejabat hendaklah mendapat kebenaran bertulis daripada Ketua Jabatan dan dipulangkan semula sebaik selesai penggunaannya atau mengikut tempoh kelulusan (Format Surat Kebenaran-Bahagian Kewangan).

PP 5/2007;Ruj: KKR.BK.100-11/1/1 Jld. 3 (44) bertarikh 18 Ogos 2009.

7.12 PENyIMPANAN ASET ALIH/STOR

i. Aset dan item stor disimpan di tempat yang selamat dan sesuai;

PP 5/2007, 5/2009.

Page 55: · PDF fileUrus setia hendaklah menyediakan kertas kerja untuk pembentangan mesyuarat sekurang-kurangnya 15 hari ... Notis sebut harga di papan kenyataan mengandungi

KEMENTERIAN KERJA RAYA MALAYSIA DAN JABATAN KERJA RAYA l 45

PERKARA / KRITERIA PEMATUHAN RUJUKAN

ii. Aset dan item stor yang sangat menarik atau bernilai tinggi disimpan di tempat yang berasingan/mempunyai kawalan keselamatan;

iii. Aset dan item stor sentiasa di bawah kawalan pegawai yang bertanggungjawab;

iv. Pegawai yang bertanggungjawab memahami tindakan surcaj boleh diambil terhadapnya sekiranya berlaku kekurangan, kerosakan atau kehilangan aset dan item stor.

7.13 PEMERIKSAAN ASET / VERIFIKASI STOK

Aseti. Sekurang-kurangnya 2 Pegawai Pemeriksa dilantik

secara bertulis oleh KSU;ii. Pemeriksaan aset (fizikal, rekod dan penempatan)

di laksanakan sekurang-kurangnya satu (1) kal i setahun;

iii. Laporan Pemeriksaan Harta Modal (KEW.PA-10) dan Laporan Pemeriksaan Inventori (KEW. PA-11) disediakan dengan lengkap dan dikemukakan kepada Ketua Jabatan;

Stori. Pemeriksaan dijalankan dari semasa ke semasa bagi

mengenal pasti stok berlebihan, berkurangan, rosak, usang, luput tempoh dan sebagainya.

ii. Dibahagikan kepada 3 jenis iaitu:a. Pengiraan Stok;b. Pemeriksaan Stok; danc. Verifikasi Stor

iii. Ketua Jabatan hendaklah bertanggungjawab dan memastikan:

Pengiraan Stoka. Dilaksanakan secara terus menerus sepanjang

tahun apabila berlakunya transaksi bagi memastikan stok fizikal tepat dengan rekod; dan

b. Satu garisan merah dibuat pada akhir transaksi di Kad Petak (KEW.PS-4) dan ditandatangani serta ditarikhkan oleh Pegawai Stor.

Pemeriksaan Stora. Melantik pegawai yang tidak terlibat dengan stor

yang diperiksa;

PP 5/2007.

PP 5/2009.

Page 56: · PDF fileUrus setia hendaklah menyediakan kertas kerja untuk pembentangan mesyuarat sekurang-kurangnya 15 hari ... Notis sebut harga di papan kenyataan mengandungi

46 l PANDUAN PENGURUSAN KEWANGAN EDISI II

PERKARA / KRITERIA PEMATUHAN RUJUKAN

b. Dilaksanakan di Stor Pusat dan Stor Utama sekali setahun secara 100% mulai 1 Oktober tahun semasa; dan

c. Setelah diperiksa, Laporan Pemeriksaan/Verifikasi Stor (KEW.PS-14) disediakan untuk disemak dan disahkan oleh Pegawai Verifikasi Stor.

Verifikasi Stora. Dilaksanakan selepas pemeriksaan stok dilakukan

oleh Pegawai Pemeriksa di Stor Pusat dan Stor Utama sekurang-kurangnya sekali setahun sebelum berakhir 31 Disember;

b. Mengesahkan ketepatan rekod-rekod dan stok adalah tepat dengan baki Kad Kawalan Stok (Kew.PS-3);

c. Melengkapkan butiran maklumat dan mengesahkan KEW.PS-14.

iv. Jika terdapat sebarang syor pindahan, pelupusan, hapus kira atau pelarasan stok seperti di KEW.PS-14, Ketua Jabatan hendaklah:a. Syor stok pindahan kepada Pegawai Pengawal;b. Syor pelupusan dan hapus kira diambil tindakan

mengikut Bab G dan Bab H;c. Meluluskan syor pelarasan stok (kekurangan atau

lebihan) disebabkan silap pengiraan di KEW.PS-17.

v. Apabila berlaku pertukaran di antara Pegawai Stor, tindakan berikut perlu diambil:a. Menyediakan Perakuan Ambil Alih (KEW.PS-18)

dalam tempoh 2 minggu dari tarikh mengambil alih stor dan menandatanganinya;

b. Membuat semakan di Kad Kawalan Stok dan Kad Petak secara 100% oleh kedua-dua pegawai dengan disahkan Ketua Jabatan.

7.14 PERATURAN PENyENGGARAAN ASET ALIHi. Menyediakan senarai aset alih Kerajaan yang memerlukan

penyenggaraan (KEW.PA-13) dengan lengkap dan kemas kini;

ii. Program penyenggaraan dirancang dan disediakan;iii. Program penyenggaraan dilaksanakan mengikut jadual

yang telah ditetapkan melainkan sesuatu aset itu memerlukan penyenggaraan segera;

PP 5/2007.

Page 57: · PDF fileUrus setia hendaklah menyediakan kertas kerja untuk pembentangan mesyuarat sekurang-kurangnya 15 hari ... Notis sebut harga di papan kenyataan mengandungi

KEMENTERIAN KERJA RAYA MALAYSIA DAN JABATAN KERJA RAYA l 47

PERKARA / KRITERIA PEMATUHAN RUJUKAN

iv. Setiap penyenggaraan direkodkan dengan betul dan lengkap dalam Daftar Penyenggaraan Harta Modal (KEW.PA-14);

v. Menyelia dan memantau penyenggaraan yang dilakukan pihak swasta bagi memastikan syarat-syarat yang ditetapkan dalam perjanjian dipatuhi;

vi. Program penyenggaraan dinilai bagi memastikan matlamat program tercapai.

7.15 LEMBAGA PEMERIKSA ASETi. KSU melantik Lembaga Pemeriksa berdasarkan jawatan

dengan menggunakan borang KEW.PA-15;ii. Pelantikan tidak melebihi 2 tahun;iii. Keanggotaan Lembaga Pemeriksa adalah sebagaimana

ditetapkan;iv. Menyedia Laporan Lembaga Pemeriksa (KEW.PA-17);v. Mengesyorkan kaedah pelupusan yang sesuai;vi. Menandatangani KEW.PA-17 dan kemukakan kepada

Urusetia Pelupusan.

PP 5/2007.

7.16 SEBELUM PELUPUSAN ASET ALIHi. Pelupusan aset mekanikal, teknikal, elektrikal dan elektronik

perlu ada Perakuan Pelupusan (KEW.PA-16) yang disediakan oleh JKR atau khidmat pakar khusus dalam peralatan tertentu;

ii. Pelupusan perkakasan komputer perlu mempunyai Perakuan Pelupusan yang disediakan oleh Pegawai Sistem Maklumat KKR/JKR. Perakuan Pelupusan disahkan oleh dua pegawai yang mempunyai pengalaman sekurang-kurangnya tiga tahun dan tidak terlibat dengan pengurusan aset berkenaan;

iii. Nilai aset di Perakuan Pelupusan sah digunakan untuk tempoh satu tahun sahaja. Sekiranya melebihi satu tahun, KKR/JKR perlu mendapat pengesahan nilai semasa yang baru;

iv. Urusetia Pelupusan Aset hendaklah menyemak dan memastikan dokumen sokongan daripada Laporan Lembaga Pemeriksa lengkap;

v. Urusetia Pelupusan memohon kelulusan daripada :a. KPKR – tidak lebih daripada RM50,000 bagi setiap

1 item atau jumlah keseluruhannya tidak melebihi RM500,000

b. KSU – tidak lebih daripada RM200,000 bagi 1 item atau jumlah keseluruhannya tidak lebih daripada RM1 juta.

PP 5/2007;Akta Perwakilan Kuasa 1956 (6 Ogos 2009);SAP bertarikh 24 September 2010 (Pelupusan Aset Yang Dikategorikan Sebagai Buangan Berjadual).

Page 58: · PDF fileUrus setia hendaklah menyediakan kertas kerja untuk pembentangan mesyuarat sekurang-kurangnya 15 hari ... Notis sebut harga di papan kenyataan mengandungi

48 l PANDUAN PENGURUSAN KEWANGAN EDISI II

PERKARA / KRITERIA PEMATUHAN RUJUKAN

7.17 TATACARA PELUPUSAN ASET ALIH/STORAset

i. Kaedah pelupusan seperti jualan (sebut harga, lelong dan tender), jualan sisa, tukar barang, tukar beli, tukar ganti, pindahan, hadiah dan musnah dibuat dengan teratur;

ii. Pelupusan hendaklah dilaksanakan dalam tempoh tiga bulan daripada surat kelulusan;

iii. Pelanjutan tempoh pelupusan dikemukakan kepada Kuasa Melulus pelupusan 2 minggu sebelum tamat tempoh pelupusan;

iv. Kelulusan terbatal sekiranya tindakan pelupusan tidak dapat diselesaikan selepas tempoh pelanjutan (perlu dapat kelulusan baru);

v. Permohonan pinda kaedah pelupusan dikemukakan kepada Kuasa Melulus pelupusan sebelum tamat tempoh kelulusan pelupusan;

vi. Siji l Penyaksian Pemusnahan Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-18) dan Sijil Pelupusan Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-19) disediakan;

vii. KEW.PA-19 dikemukakan kepada Kuasa Melulus pelupusan;

viii. Tindakan semasa melaksanakan pelupusan hendaklah diambil sebagaimana ditetapkan iaitu:-

Label Hak Kerajaan Malaysia dan nama KKR/JKR •hendaklah dipadamkan;Jabatan Pengangkutan Jalan hendaklah diberitahu •mengenai pelupusan kenderaan supaya pendaftaran kenderaan Kementerian/Jabatan dibatalkan;Kad Pendaftaran kenderaan diserahkan kepada •pembeli kecuali pelupusan secara jualan sisa.

Stori. Kuasa melulus hapus kira kekurangan stok tertakluk

kepada Seksyen 5, Akta Perwakilan Kuasa 1956 yang sedang berkuat kuasa;

ii. Pegawai Stor dikehendaki:a. Menyediakan Laporan Hapus Kira Kekurangan Stok

(KEW.PS-21) merujuk kepada syor oleh Pemeriksa/ Pemverifikasi Stor di KEW.PS-14;

b. Laporan Hapus Kira Kekurangan Stok (KEW.PS-21) disahkan oleh Ketua Jabatan sebelum dikemukakan kepada Kuasa Melulus;

PP 5/2007;SAP bertarikh 24 September 2011.

PP 5/2009.

Page 59: · PDF fileUrus setia hendaklah menyediakan kertas kerja untuk pembentangan mesyuarat sekurang-kurangnya 15 hari ... Notis sebut harga di papan kenyataan mengandungi

KEMENTERIAN KERJA RAYA MALAYSIA DAN JABATAN KERJA RAYA l 49

PERKARA / KRITERIA PEMATUHAN RUJUKAN

c. Mengemas kini Kad Kawalan Stok (Bahagian B) (KEW.PS-3) dan Kad Petak (KEW.PS-4).

iii. Pegawai Pengawal hendaklah melaporkan kesemua kes kehilangan dan hapus kira stok dengan menggunakan Laporan Tahunan Kehilangan dan Hapus Kira Stok (KEW.PS-22).

7.18 PENGURUSAN KEHILANGAN ASET ALIH

i. Pegawai melaporkan kehilangan kepada Ketua Jabatan dengan serta-merta;

ii. Ketua Jabatan atau pegawai yang bertanggungjawab ke atas kehilangan atau yang menjaga aset atau yang mengetahui kehilangan berlaku, melaporkan kepada polis dalam tempoh 24 jam dari waktu kehilangan diketahui;

iii. Ketua Jabatan menyediakan Laporan Awal (Kew.PA-28) dan kemukakannya beserta Laporan Polis kepada KSU dan Perbendaharaan dalam tempoh 2 hari bekerja;

iv. Salinan Laporan Awal dikemukakan kepada KSU, Ketua Audit Negara dan wakil tempatan Ketua Audit Negara;

v. Jawatankuasa Penyiasat hendaklah dilantik secara bertulis (KEW.PA-29) oleh KSU dalam tempoh dua minggu dari tarikh Laporan Awal;

vi. Keanggotaan Jawatankuasa Penyiasat hendaklah terdiri daripada pegawai yang tidak terlibat dengan kehilangan dan bukan daripada bahagian/unit yang sama, pegawai berpangkat lebih tinggi daripada pegawai yang terlibat dan sekurang-kurangnya dua orang ahli di mana pegawai yang lebih kanan sebagai Pengerusi. Bagi kehilangan berlaku di luar Malaysia, KSU dibenar melantik pegawai daripada Jabatan Kerajaan Malaysia yang tidak terlibat dengan kehilangan itu di negara berkenaan sebagai Jawatankuasa Penyiasat;

vii. Laporan Akhir (KEW.PA-30) hendaklah disediakan oleh Jawatankuasa Penyiasat dalam tempoh dua bulan dari tarikh pelantikan (walaupun Laporan Hasil Penyiasatan Polis belum diperolehi);

viii. Laporan Akhir hendaklah dikemukakan dengan dokumen sokongan yang lengkap kepada Urusetia Kehilangan dan Hapus Kira (Unit Pengurusan Aset) yang perlu mengemukakannya kepada KSU;

PP 5/2007.

Page 60: · PDF fileUrus setia hendaklah menyediakan kertas kerja untuk pembentangan mesyuarat sekurang-kurangnya 15 hari ... Notis sebut harga di papan kenyataan mengandungi

50 l PANDUAN PENGURUSAN KEWANGAN EDISI II

PERKARA / KRITERIA PEMATUHAN RUJUKAN

ix. Laporah Akhir yang lengkap dengan syor dan ulasan KSU hendaklah dikemukakan kepada Kuasa Melulus Kehilangan dan Hapus Kira dalam tempoh empat bulan dari tarikh Laporan Awal dikemukakan;

x. Hapus kira hendaklah diluluskan oleh Kuasa Melulus yang ditetapkan sama ada Perbendaharaan atau KSU. Berdasarkan nilai perolehan asal sesuatu aset;

xi. Tindakan KKR/JKR selepas kelulusan hendaklah teratur iaitu:

Kelulusan hapus kira hendaklah dicatatkan di •dalam Daftar Harta Modal atau Inventori;Memaklumkan tindakan hapus kira kepada Kuasa •Melulus Kehilangan dan Hapus Kira dengan menge-mukakan Sijil Hapus Kira Aset KEW. PA-31 dalam tempoh satu bulan dari tarikh kelulusan;Syor surcaj/tindakan tatatertib hendaklah dibawa •kepada Pihak Berkuasa Tatatertib KKR/JKR dalam tempoh tiga bulan dari tarikh surat kelulusan Perbendaharaan;Memaklumkan keputusan Pihak Berkuasa Tatatertib •terhadap syor surcaj/tatatertib kepada Perbenda-haraan dalam tempoh sembilan bulan dari tarikh surat kelulusan Perbendaharaan.

Page 61: · PDF fileUrus setia hendaklah menyediakan kertas kerja untuk pembentangan mesyuarat sekurang-kurangnya 15 hari ... Notis sebut harga di papan kenyataan mengandungi

KEMENTERIAN KERJA RAYA MALAYSIA DAN JABATAN KERJA RAYA l 51

BAHAGIAN 8

PENGURUSAN KENDERAAN

8

Page 62: · PDF fileUrus setia hendaklah menyediakan kertas kerja untuk pembentangan mesyuarat sekurang-kurangnya 15 hari ... Notis sebut harga di papan kenyataan mengandungi
Page 63: · PDF fileUrus setia hendaklah menyediakan kertas kerja untuk pembentangan mesyuarat sekurang-kurangnya 15 hari ... Notis sebut harga di papan kenyataan mengandungi

KEMENTERIAN KERJA RAYA MALAYSIA DAN JABATAN KERJA RAYA l 53

PERKARA / KRITERIA PEMATUHAN RUJUKAN

8.1 PEGAWAI KENDERAAN

i. Pegawai Kenderaan dilantik secara bertulis oleh Ketua Jabatan/Bahagian/Cawangan;

ii. Pegawai Kenderaan mempunyai sijil dalam bidang kejuruteraan motor sekiranya pejabat mempunyai lebih daripada 20 buah kenderaan jabatan;

iii. Pegawai Kenderaan hendaklah menyediakan fail sejarah bagi setiap kenderaan;

iv. Sijil Pemeriksaan dan Pengujian Kenderaan oleh JKR Woksyop diperolehi dan difailkan;

v. Kenderaan digunakan dengan kelulusan Pegawai Kenderaan.

PP 2/1980.

8.2 KAWALAN PENGGUNAAN KENDERAAN

i. Daftar Harta Modal (Kew.PA-2) disediakan dan diselenggara dengan lengkap;

ii. Kunci hendaklah disimpan oleh Pegawai Kenderaan;iii. Surat perlantikan pemandu disediakan dan diluluskan

oleh Ketua Jabatan bagi kenderaan semasa ketiadaan pemandu;

iv. Memastikan setiap kenderaan berada di lokasi sama seperti yang tercatat dalam KEW.PA-2;

v. Penggunaan minyak dikawal oleh Pegawai Kenderaan melalui Cerakinan Bulanan Penggunaan Bahan Api yang disediakan;

vi. Penggunaan minyak adalah munasabah.

PP 2/1980, 5/2007;Memo KSU : Pelaksanaan Pengurusan Kenderaan Rasmi Jabatan Di KKR bertarikh 18 Jun 2010.

8.3 BUKU LOG KENDERAAN

i. Buku Log diselenggarakan untuk semua kenderaan (kecuali kenderaan khas pegawai);

ii. Buku Log diselenggarakan dengan lengkap dan dikemas kini;

iii. Buku Log hendaklah disimpan bersama kenderaan;iv. Pembelian minyak direkodkan dalam Buku Log;v. Buku Log dan salinan pendua disemak dan ditandatangani

oleh Pegawai Kenderaan pada hari akhir setiap minggu;

vi. Buku Log hendaklah diperiksa oleh Ketua Jabatan setiap bulan;

Memo KSU : Pelaksanaan Pengurusan Kenderaan Rasmi Jabatan Di KKR bertarikh 18 Jun 2010.

BAHAGIAN 8

PENGURUSAN KENDERAAN

Page 64: · PDF fileUrus setia hendaklah menyediakan kertas kerja untuk pembentangan mesyuarat sekurang-kurangnya 15 hari ... Notis sebut harga di papan kenyataan mengandungi

54 l PANDUAN PENGURUSAN KEWANGAN EDISI II

PERKARA / KRITERIA PEMATUHAN RUJUKAN

vii. Butiran kenderaan, kos penyelenggaraan dan pembaikan direkodkan dalam Buku Log;

viii. Salinan asal buku Log diceraikan dan difailkan;ix. Pastikan Buku Log ditandatangani semasa pertukaran

pemandu.

8.4 KENDERAAN KHAS PEGAWAI

i. Kelulusan bertulis diperolehi daripada Ketua Jabatan ke atas jumlah penggunaan minyak bagi sebulan;

ii. Kiraan penggunaan minyak adalah betul (jarak rumah ke pejabat x 4 trip x 25 hari ÷ 6) dan berasaskan 1 liter bagi setiap 6 km;

iii. Pembelian minyak setahun tidak melebihi had yang ditetapkan/diluluskan;

iv. Pegawai Kenderaan membuat kiraan bagi menentukan amaun minyak yang terlebih pakai setiap hujung tahun dan tuntut balik amaun daripada pegawai bertanggungjawab;

v. Tuntutan perjalanan rasmi oleh pegawai (selain daripada perjalanan rumah ke pejabat) adalah berdasarkan kepada kadar yang betul (1 liter bagi setiap 6 km); jika berkenaan.

PP 2/1996, 6/1999.

8.5 KAWALAN KAD INDEN

i. Buku Rekod/Daftar Pergerakan Kad Inden diselenggarakan dengan lengkap dan kemas kini;

ii. Kad Inden Minyak disimpan oleh Pegawai Kenderaan setiap masa (kecuali Kad Inden Kenderaan Khas Pegawai) melainkan ada keperluan mengisi minyak;

iii. Resit pembelian minyak disimpan dan dikumpul oleh pemegang kad;

iv. Penyata pembelian atau penyata kad disemak kepada salinan resit dan disahkan oleh pemegang kad sebelum bayaran dilakukan;

v. Laporan Analisis Penggunaan Minyak dikaji untuk mengesan sebarang perbelanjaan luar biasa dan tidak seragam dengan bulan biasa;

vi. Daftar Pergerakan Kad Inden Minyak hendaklah diperiksa oleh Ketua Jabatan secara berkala.

PP 2/1980, 6/1999.

Page 65: · PDF fileUrus setia hendaklah menyediakan kertas kerja untuk pembentangan mesyuarat sekurang-kurangnya 15 hari ... Notis sebut harga di papan kenyataan mengandungi

KEMENTERIAN KERJA RAYA MALAYSIA DAN JABATAN KERJA RAYA l 55

PERKARA / KRITERIA PEMATUHAN RUJUKAN

8.6 KAWALAN KAD ELEKTRONIK BAGI PEMBAyARAN TOL

i. Daftar Penggunaan Kad “Touch N Go’’ diselenggarakan oleh pemandu dengan lengkap dan dikemas kini;

ii. Pemandu hendaklah merekodkan semua butiran penggunaan kad berkenaan di dalam daftar dan Buku Log;

iii. Daftar Penggunaan Kad diserah kepada Pegawai Kenderaan untuk ditandatangani selepas sahaja selesai menjalankan tugas;

iv. Kad disimpan oleh Pegawai Kenderaan setiap masa melainkan ada keperluan menggunakannya;

v. Pegawai kenderaan hendaklah dapatkan salinan penyata semua transaksi penggunaan daripada syarikat pengeluar kad untuk tujuan semakan;

vi. Daftar hendaklah diperiksa oleh Ketua Jabatan secara berkala.

PP 8/1999.

8.7 PENyENGGARAAN KENDERAAN

i. Kenderaan disenggarakan mengikut tempoh yang ditetapkan;

ii. Kos penyenggaraan dan pembaikan direkodkan dalam buku log, fail kenderaan dan daftar harta modal;

iii. Kenderaan disimpan dengan selamat dan di bawah perlindungan atau di depot kenderaan;

iv. Kenderaan sentiasa dalam keadaan bersih dan boleh digunakan.

PP 2/1980, 6/1999.

Page 66: · PDF fileUrus setia hendaklah menyediakan kertas kerja untuk pembentangan mesyuarat sekurang-kurangnya 15 hari ... Notis sebut harga di papan kenyataan mengandungi
Page 67: · PDF fileUrus setia hendaklah menyediakan kertas kerja untuk pembentangan mesyuarat sekurang-kurangnya 15 hari ... Notis sebut harga di papan kenyataan mengandungi

KEMENTERIAN KERJA RAYA MALAYSIA DAN JABATAN KERJA RAYA l 57

BAHAGIAN 9

SENARAI SEMAK BAGI PENGURUSAN PROJEK

9

Page 68: · PDF fileUrus setia hendaklah menyediakan kertas kerja untuk pembentangan mesyuarat sekurang-kurangnya 15 hari ... Notis sebut harga di papan kenyataan mengandungi
Page 69: · PDF fileUrus setia hendaklah menyediakan kertas kerja untuk pembentangan mesyuarat sekurang-kurangnya 15 hari ... Notis sebut harga di papan kenyataan mengandungi

KEMENTERIAN KERJA RAYA MALAYSIA DAN JABATAN KERJA RAYA l 59

PERKARA / KRITERIA PEMATUHAN RUJUKAN

9.1 SURAT SETUJU TERIMA KONTRAK

i. Surat Setuju Terima (SST) dikeluarkan dalam tempoh sah laku tender (90 hari dari tarikh tutup tender);

ii. Kontraktor yang berjaya dipilih hendaklah menjawab SST dalam tempoh masa yang ditetapkan;

iii. SST hendaklah ditandatangani oleh Pegawai Yang Diberi Kuasa Menandatangani Kontrak;

iv. Kerja pembinaan tidak boleh dimulakan sebelum SST dikeluarkan.

Syarat-syarat Kontrak PWD.203/203A (Rev.2007);SPP 5/2007;JKR 203D – Pind. 9/2010.

9.2 DOKUMEN KONTRAK

i. Borang dokumen kontrak standard PWD 203/203A atau PWD 203/DB (Rev.1/2010) diguna pakai sebagai dokumen kontrak;

ii. Sekiranya dokumen standard tidak diguna pakai, sila pastikan dokumen kontrak tersebut telah diluluskan oleh Pejabat Penasihat Undang-undang KKR;

iii. Dokumen kontrak ditandatangani oleh pegawai yang diberi kuasa oleh Menteri Kerja Raya;

iv. Ditandatangani selewat-lewatnya 4 bulan dari tarikh SST;

v. Ditandatangani selepas semua terma dan syarat dipersetujui oleh kedua-dua pihak.

AP 204.1;SPP 10/1995; PWD 203/203A (Rev.2007);SAKPKR Bil. 12/2011;PWD 203/DB (Rev.1/2010);SAP Kontrak: 8 Februari 2012.

9.3 BON PELAKSANAAN DAN POLISI INSURANS

i. Kontraktor perlu menyediakan bon pelaksanaan dalam bentuk jaminan bank, jaminan insurans atau jaminan syarikat kewangan sebelum tarikh milik tapak;

ii. Sekiranya kontraktor gagal menyediakan bon tersebut pada tarikh milik tapak, Kerajaan berhak melaksanakan kaedah Wang Jaminan Pelaksanaan (WJP);

iii. Menyemak Bank/Syarikat Insurans/Kewangan berkenaan tentang kesahihan bon yang dikemukakan oleh kontraktor;

iv. Polisi Insurans Tanggungan Awam dan Polisi Insurans Kerja perlu disediakan sebelum memulakan kerja;

v. Kontraktor hendaklah mengambil polisi insurans dan bon pelaksanaan mengikut nilai dan tempoh yang ditetapkan. Jika tempoh kontrak dilanjutkan, tempoh bagi polisi dan bon juga hendaklah dilanjutkan;

PWD 203/203A (Rev.2007);JKR 203D – Pind. 9/2010;SPP 5/2007.

BAHAGIAN 9

SENARAI SEMAK BAGI PENGURUSAN PROJEK

Page 70: · PDF fileUrus setia hendaklah menyediakan kertas kerja untuk pembentangan mesyuarat sekurang-kurangnya 15 hari ... Notis sebut harga di papan kenyataan mengandungi

60 l PANDUAN PENGURUSAN KEWANGAN EDISI II

PERKARA / KRITERIA PEMATUHAN RUJUKAN

vi. Dokumen asal bon pelaksanaan dan polisi insurans hendaklah dis impan di tempat yang selamat/berkunci.

9.4 BAyARAN PENDAHULUAN

i. Bayaran pendahuluan boleh diberi sehingga 25% daripada nilai kerja pembina (builder’s work) atau maksimum RM10 juta mengikut mana yang lebih rendah;

ii. Bayaran pendahuluan boleh disediakan sekiranya terdapat permohonan daripada kontraktor dalam tempoh tiga (3) bulan dari tarikh milik tapak;

iii. Dokumen yang perlu dikemukakan adalah:a. SST telah ditandatangani dan dikembalikan;b. Bon Pelaksanaan telah disahkan;c. Polisi dan resit bayaran premium insurans;d. Jaminan Bank/Syarikat Insurans/Kewangan bagi

bayaran pendahuluan yang meliputi tempoh kontrak dan jaminan ini telah disahkan;

e. Nombor pendaftaran PERKESO; danf. Nombor akaun bank Kontraktor.

iv. Bayaran balik pendahuluan hendaklah dibuat melalui bayaran interim yang kena dibayar kepada kontraktor apabila nilai kerja mencapai 25% dan diselesaikan selewatnya-lewatnya setelah nilai kerja mencapai 75%.

SPP 5/2007;PWD 203/203A (Rev.2007);SPP 6/2011.

9.5 PEMILIKAN TAPAK

i. Tarikh milik tapak hendaklah ditetapkan tidak melebihi empat (4) minggu selepas tarikh SST ditandatangani;

ii. Tapak pembinaan hendaklah diserahkan kepada kontraktor mengikut tarikh yang ditetapkan dalam SST;

iii. Kontraktor dikehendaki memulakan kerja tidak lewat daripada dua (2) minggu selepas tarikh milik tapak;

SPP 5/2007;PWD 203/203A (Rev.2007).

iv. Polisi insurans dan bon pelaksanaan perlu diserahkan oleh kontraktor sebelum mula kerja;

v. Pihak kontraktor hendaklah menjalankan siasatan awalan tanah dan mengemukakan salinan kepada Pegawai Penguasa (P.P.).

Page 71: · PDF fileUrus setia hendaklah menyediakan kertas kerja untuk pembentangan mesyuarat sekurang-kurangnya 15 hari ... Notis sebut harga di papan kenyataan mengandungi

KEMENTERIAN KERJA RAYA MALAYSIA DAN JABATAN KERJA RAYA l 61

PERKARA / KRITERIA PEMATUHAN RUJUKAN

9.6 PROGRAM KERJA

i. Kontraktor hendaklah menetapkan satu program kerja bagi memastikan projek dilaksanakan dan disiapkan dalam tempoh yang ditetapkan;

ii. Program hendaklah mendapat persetujuan P.P.;iii. Pemantauan sekali (1) sebulan hendaklah dibuat ke

atas kemajuan sebenar berbanding dengan program kerja;

iv. Jika pelaksanaan kerja tersebut mengalami kelewatan dibandingkan dengan program kerja, P.P. hendaklah mengarahkan kontraktor mempercepatkan kerja dan mengemukakan program kerja yang dipinda untuk semakan dan kelulusan P.P.

PWD 203/203A (Rev.2007);SPP 6/2011.

9.7 KERJA AWALAN DAN WAKTU BEKERJA

i. Semua butiran di dalam kerja awalan (preliminaries) hendaklah dibekalkan/dilaksanakan oleh kontraktor mengikut dokumen kontrak seperti pejabat tapak, papan tanda, kemudahan asas, contoh bahan binaan, peralatan pekerja dan pagar keselamatan kawasan pembinaan;

ii. Sekiranya kontraktor tidak memulakan kerja-kerja awalan dalam tempoh dua (2) minggu selepas tarikh milik tapak yang ditetapkan, Kerajaan berhak untuk menamatkan pengambilan kerja kontrak tersebut dan tindakan boleh diambil terhadap kontraktor berkenaan.

iii. Kerja pembinaan hendaklah dilakukan dalam waktu yang dinyatakan dalam kontrak. Kontraktor hendaklah membuat permohonan bertulis kepada P.P. untuk bekerja di luar waktu yang dibenarkan.

SPP 5/2007;PWD 203/203A (Rev.2007).

9.8 PEROLEHAN KHIDMAT PENGANGKUTAN DAN KEMUDAHAN PERALATAN

i. Semua perolehan khidmat pengangkutan (kenderaan projek) dan peralatan hendaklah memenuhi kriteria yang ditetapkan dan tidak melebihi had bilangan maksimum yang dibenarkan (kegunaan pegawai JKR dan termasuk perunding yang terlibat secara langsung dengan projek);

SPP 13/1999;PWD.203/203A (Rev.2007);SAKPKR Bil.3/2010 bertarikh 7 April 2010.

Page 72: · PDF fileUrus setia hendaklah menyediakan kertas kerja untuk pembentangan mesyuarat sekurang-kurangnya 15 hari ... Notis sebut harga di papan kenyataan mengandungi

62 l PANDUAN PENGURUSAN KEWANGAN EDISI II

PERKARA / KRITERIA PEMATUHAN RUJUKAN

ii. Semua perolehan hendaklah mendapat kelulusan daripada Jawatankuasa Perolehan Melalui Kontrak Kerja (JKPMK) sebelum peruntukkan ini dimasukkan dalam dokumen tender;

iii. Kenderaan projek yang disediakan adalah hak milik kontraktor dan sentiasa dalam kawalannya;

iv. Kenderaan hendaklah digunakan untuk tujuan rasmi sahaja dan disimpan di tapak bina atau pejabat apabila tidak digunakan;

v. Penggunaan kenderaan projek tanpa pemandu adalah tidak dibenarkan;

vi. Logo JKR dan nama pejabat P.P. hendaklah dipaparkan di kedua-dua pintu hadapan kenderaan projek;

vii. P.P./wakil P.P yang menerima kenderaan dan peralatan hendaklah direkodkan ke Borang Daftar Kenderaan Dan Peralatan Yang Diperolehi Melalui Kontrak Kerja (Lampiran E) dan Borang Pengesahan Penerimaan Peralatan Daripada Kontraktor (Lampiran E1);

viii. Salinan Lampiran E1 yang lengkap dan salinan geran kenderaan berkaitan hendaklah dikemukakan kepada Urus setia JKPMK;

ix. Buku Log untuk kenderaan projek hendaklah disediakan/diselenggarakan dengan lengkap dan disimpan oleh pemandu serta ditandatangani oleh pegawai yang diberi kuasa yang dilantik oleh P.P.;

x. Setiap pejabat tapak hendaklah mempamerkan senarai inventori yang lengkap mengenai kenderaan dan peralatan yang dibekalkan oleh kontraktor;

xi. P.P./Wakil P.P. hendaklah menjalankan pemeriksaan dari semasa ke semasa bagi memastikan semua peraturan dipatuhi dan tiada penyalahgunaan kemudahan;

xii. Laporan Pemantauan Tahunan Status Perolehan Khidmat Pengangkutan Dan Peralatan (Lampiran E2) hendaklah dikemukakan kepada JKPMK (meluluskan permohonan asal) sebelum 31 Januari tahun berikut;

xiii. Setelah projek siap, penyerahan kepada kontraktor hendaklah direkodkan ke Borang Pengesahan Penyerahan Peralatan kepada Kontraktor (Lampiran E3);

xiv. Sekiranya kontraktor menyerahkan peralatan kepada pihak JKR/Pelanggan, penyerahan ini hendaklah direkodkan ke Borang Pengesahan Penyerahan Hakmilik Peralatan Dan Pelepasan Membuat Tuntutan Terhadap Kerajaan (Lampiran E4). Peralatan tersebut hendaklah disenaraikan dan diuruskan sebagai aset Kerajaan;

Page 73: · PDF fileUrus setia hendaklah menyediakan kertas kerja untuk pembentangan mesyuarat sekurang-kurangnya 15 hari ... Notis sebut harga di papan kenyataan mengandungi

KEMENTERIAN KERJA RAYA MALAYSIA DAN JABATAN KERJA RAYA l 63

PERKARA / KRITERIA PEMATUHAN RUJUKAN

xv. Penerimaan secara percuma atau pembelian peralatan dan kenderaan daripada kontraktor oleh pihak JKR atau ahli keluarga terdekat adalah tidak dibenarkan.

9.9 BUKU HARIAN TAPAK BINA

i. Buku Harian Tapak Bina hendaklah diuruskan dengan teratur dan disimpan dalam jagaan yang selamat di tapak bina dari tarikh mula hingga siap kerja. Setelah itu, buku tersebut hendaklah disimpan dalam jagaan yang selamat di pejabat P.P.;

ii. Seorang pegawai yang menyel ia projek mest i dipertanggungjawabkan secara khusus untuk kemas kini dan menjaga buku harian di tapak bina;

iii. Catatan hendaklah dibuat pada buku harian setiap hari, disemak dan ditandatangani oleh pihak P.P. serta pihak kontraktor;

iv. Buku Harian Tapak Bina hendaklah disemak oleh P.P. atau wakil P.P. setiap kali lawatan ke tapak bina.

SAKPKR Bil. 4/1988;PWD 203/203A (Rev.2007);SPP 6/2011.

9.10 MESyUARAT TAPAK BINA

i. P.P. perlu mengadakan mesyuarat pra-pembinaan pada atau sebelum tarikh milik tapak sebagaimana yang dinyatakan dalam SST;

ii. Mesyuarat tapak bina diadakan untuk memberi Kontraktor peluang membentangkan masalah yang dihadapi semasa melaksanakan kerja supaya boleh dibincangkan dan diselesaikan dengan cepat;

iii. Bagi kontrak yang bernilai kurang dari RM0.5 juta, mesyuarat tapak bina diadakan apabila perlu sahaja;

iv. Bagi kontrak yang bernilai RM0.5 juta hingga RM10 juta, mesyuarat diadakan sekurang-kurangnya sekali dalam masa dua (2) bulan;

v. Bagi kontrak yang bernilai melebihi RM10 juta, mesyuarat diadakan sekurang-kurangnya sebulan sekali;

vi. Kontraktor hendaklah menyediakan Laporan Bulanan dan hendaklah ditandatangani oleh Wakil P.P, perunding dan kontraktor;

vii. Minit mesyuarat hendaklah disediakan dan diedarkan seberapa segera yang boleh selepas setiap mesyuarat.

Sistem Pengurusan Kualiti JKR 2004 (ISO 9001:2000);SPP 6/2011.

Page 74: · PDF fileUrus setia hendaklah menyediakan kertas kerja untuk pembentangan mesyuarat sekurang-kurangnya 15 hari ... Notis sebut harga di papan kenyataan mengandungi

64 l PANDUAN PENGURUSAN KEWANGAN EDISI II

PERKARA / KRITERIA PEMATUHAN RUJUKAN

9.11 PENGAWASAN TAPAK BINA

i. Kontraktor hendaklah menyelenggarakan jalan yang menghubungkan ke tapak bina;

ii. Semua bahan terpakai daripada tapak bina dibuang di tempat yang diluluskan oleh P.P.;

iii. Semua bahan binaan yang dihantar ke tapak bina hendaklah mendapat persetujuan bertulis oleh P.P.

PWD 203/203A (Rev.2007).

9.12 KUALITI BAHAN BINAAN

i. Semua bahan binaan hendaklah berkualiti mengikut spesif ikasi kontrak dan mutu kerja yang telah ditetapkan;

ii. Sekiranya kualiti dan mutu kerja bahan yang dihantar tidak menepati spesifikasi yang ditetapkan, surat arahan hendaklah dikeluarkan oleh pihak P.P. kepada kontraktor;

iii. Semua ujian terhadap kualiti bahan binaan sebelum dan semasa pembinaan hendaklah dibuat dan dipatuhi;

iv. Kawalan yang baik hendaklah dilakukan untuk memastikan segala bahan binaan yang dibawa untuk diuji tidak ditukar oleh pihak kontraktor;

PWD 203/203A (Rev.2007).

v. Syarikat pembekal bahan binaan hendaklah mendapat persetujuan daripada P.P. Dapatkan sijil dan surat pengesahan. Contoh: ready mixed concrete hendaklah didapatkan daripada pembekal dibenarkan sahaja;

vi. Semua senarai bahan binaan yang hendak dibeli hendaklah dikemukakan kepada P.P.;

vii. Semua contoh bahan yang diluluskan oleh P.P. hendaklah disimpan di pejabat tapak;

viii. Semua pertukaran bahan binaan hendaklah diluluskan oleh P.P.

9.13 PERUBAHAN KERJA

i. Semua Arahan Perubahan Kerja (APK) hendaklah dikeluarkan oleh P.P. dan diberi secara bertulis dengan menggunakan JKR-APK (Pind.1/2008);

ii. Permohonan Kelulusan Perubahan Kerja, borang JKR-KPK (Pind.1/2008) hendaklah disediakan untuk kelulusan pihak berkuasa/Jawatankuasa APK sebelum sesuatu APK dikeluarkan;

AP 202;PWD 203/203A (Rev.2007);SPP 6/2011.

Page 75: · PDF fileUrus setia hendaklah menyediakan kertas kerja untuk pembentangan mesyuarat sekurang-kurangnya 15 hari ... Notis sebut harga di papan kenyataan mengandungi

KEMENTERIAN KERJA RAYA MALAYSIA DAN JABATAN KERJA RAYA l 65

PERKARA / KRITERIA PEMATUHAN RUJUKAN

iii. Semua APK hendaklah diluluskan oleh pihak berkuasa/Jawatankuasa APK seperti AP 202 atau pihak yang dibenarkan mengikut klausa kontrak;

iv. APK hendaklah memenuhi kriteria berikut:a. Tempoh kontrak masih berjalan semasa APK

dikeluarkan, kecuali dibenarkan di bawah syarat kontrak;

b. Perubahan tidak menukar sebahagian besar skop kerja asal;

c. Bagi kerja tambahan, pelaksanaannya hendaklah di tapak bina kontrak; dan

d. Bagi kerja gantian, perubahan adalah di dalam skop kontrak asal dan kerja asal yang ditentukan dalam skop kontrak asal hendaklah dapat dikenal pasti dalam kerja-kerja gantian tersebut.

v. Sebab Perubahan Kerja hendaklah munasabah;vi. Perubahan kerja tidak boleh diarahkan selepas tarikh siap

kerja atau selepas tarikh siap kerja yang dilanjutkan;vii. Harga kontrak hendaklah disemak/diselaraskan selepas

APK dikeluarkan;viii. Semua perubahan kerja ini hanya melibatkan perubahan

ke atas kerja asal yang ditetapkan di dalam kontrak.

9.14 KELAMBATAN DAN LANJUTAN MASA

Perakuan Kelambatan dan Lanjutan Masa hendaklah i. d i lu luskan oleh pihak yang dibenarkan dalam kontrak;Sebab permohonan Lanjutan Masa yang dibuat oleh ii. kontraktor hendaklah munasabah dan mempunyai bukti sokongan yang lengkap;Sekiranya kontraktor layak mendapat lanjutan masa, iii. P.P. hendaklah meluluskan lanjutan masa sebelum tarikh penyiapan yang dibenarkan dalam kontrak;Tempoh liputan polisi insurans, Bon Pelaksanaan dan iv. Jaminan Wang Pendahuluan dilanjutkan selaras tempoh Lanjutan Masa;Sebarang tuntutan harga daripada kontraktor ekoran dari v. Lanjutan Masa hendaklah mendapat kelulusan P.P.;Sekiranya Lanjutan Masa tidak diluluskan, Sijil Kerja vi. Tak Siap hendaklah dikeluarkan dan Ganti Rugi Tertentu dan Ditetapkan (LAD) dikenakan mengikut kadar yang ditetapkan di dalam kontrak;

PWD 203/203A (Rev.2007);Arahan KPKR Bil.2/2009;Arahan KPKR bertarikh 21 Julai 2009;SPP 6/2011.

Page 76: · PDF fileUrus setia hendaklah menyediakan kertas kerja untuk pembentangan mesyuarat sekurang-kurangnya 15 hari ... Notis sebut harga di papan kenyataan mengandungi

66 l PANDUAN PENGURUSAN KEWANGAN EDISI II

PERKARA / KRITERIA PEMATUHAN RUJUKAN

Surat amaran hendaklah dikeluarkan oleh P.P. kepada vii. kontraktor terhadap kelewatan menyiapkan pelaksanaan projek;Pegawai yang dinamakan dalam kontrak/P.P. hanya viii. dibenarkan untuk meluluskan Lanjutan Masa sekali sahaja;Kelulusan Lanjutan Masa yang berikutnya hanya boleh ix. dibuat oleh P.P. selepas mendapat perakuan daripada Jawatankuasa Kelambatan dan Lanjutan Masa (JKLM) bagi semua projek Persekutuan.

9.15 BAyARAN KEMAJUAN / PERAKUAN INTERIM

i. Penilaian interim perlu dibuat sekurang-kurangnya sekali sebulan atau lebih kerap atas persetujuan P.P.;

ii. Penilaian kerja hendaklah dibuat tanpa perlu menunggu tuntutan dibuat oleh pihak Kontraktor;

iii. Perakuan bayaran interim perlu dibuat menggunakan Borang JKR 66;

iv. Menetapkan satu tarikh yang dipersetujui untuk membuat penilaian dan semua penilaian kerja pakar oleh Wakil P.P. (Pakar) hendaklah sampai ke Wakil P.P. Utama pada/sebelum tarikh penilaian interim yang telah dipersetujui;

v. Nilai minimum bagi bayaran interim ditetapkan pada nilai RM1,000 bagi semua projek;

vi. Nilai tersebut hendaklah meliputi Nilai Kerja yang dilaksanakan dan 90% daripada nilai bahan/barang tak pasang dan 75% hingga 90% bahan/barang mekanikal dan elektrik;

vii. Bayaran interim hanya dibenarkan setakat tiga (3) interim dalam tempoh empat (4) bulan pertama selepas tarikh SST dengan mematuhi syarat kontrak yang ditetapkan;

viii. Bayaran interim selepas tempoh 4 bulan tersebut t idak d ibenarkan sehingga per janj ian kontrak ditandatangani;

ix. Perakuan Bayaran Interim hendaklah disyorkan dan ditandatangani oleh Pegawai Pengesyor di dalam tempoh tidak melebihi enam (6) hari dari Tarikh Penilaian;

SPP 8/1990; SAKPKR bertarikh 15 Oktober 2001; PWD 203/203A (Rev.2007);SPP 6/2011;SAKPKR Bil. 9/2011;SAKPKR Bil. 13/2011.

Page 77: · PDF fileUrus setia hendaklah menyediakan kertas kerja untuk pembentangan mesyuarat sekurang-kurangnya 15 hari ... Notis sebut harga di papan kenyataan mengandungi

KEMENTERIAN KERJA RAYA MALAYSIA DAN JABATAN KERJA RAYA l 67

PERKARA / KRITERIA PEMATUHAN RUJUKAN

x. Perakuan Bayaran Interim hendaklah diperakukan dan ditandatangani oleh Pegawai Yang Diberi kuasa Memperakukan di dalam tempoh tidak melebihi sepuluh (10) hari dari Tarikh Penilaian kerja di tapak;

xi. Cek atau pindah masuk akaun Penerima oleh Pejabat Akauntan hendaklah disediakan dan diluluskan di dalam tempoh tidak melebihi empat belas (14) hari dari Tarikh Penilaian kerja di tapak;

xii. Dokumen sokongan bagi bayaran interim pertama dan seterusnya yang perlu disediakan sebelum bayaran diperakukan oleh P.P. (rujukan senarai dokumen sokongan di Bahagian 4 – Kawalan Perbelanjaan (4.7).

9.16 SIJIL PERAKUAN SIAP KERJA

i. Kontraktor hendaklah membersihkan kawasan pembinaan sebelum Sijil Perakuan Siap Kerja (PSK) dikeluarkan;

ii. Kontraktor perlu mengemukakan notis secara bertulis kepada P.P. untuk memaklumkan kerjanya telah disiapkan dengan sempurna;

iii. Dalam tempoh 14 hari daripada penerimaan notis, P.P. dan pihak Kontraktor hendaklah menjalankan satu pemeriksaan bersama;

iv. P.P. hendaklah berpuas hati bahawa kesemua ujian, pentauliahan dan keperluan utama perkhidmatan telah dijalankan/disiapkan menurut peruntukan Kontrak serta selamat diduduki dan hanya terdapat sedikit kecacatan;

v. Sijil PSK (JKR 203S) hanya dikeluarkan oleh P.P. setelah kontraktor memenuhi kriteria iv;

vi. Bagi tujuan penyerahan Kerja kepada Jabatan Kementerian Pelanggan, satu pemeriksaan bersama (Pelanggan, P.P., Kontraktor dan pihak lain terlibat) hendaklah diatur dan kunci bangunan diserahkan dalam tempoh dua (2) minggu dari tarikh pengeluaran PSK;

vii. Semua dokumen seperti lukisan siap dibina, manual operasi dan perjanjian penyenggaraan hendaklah diserahkan kepada Pelanggan;

viii. Perakuan Serahan Kerja hendaklah disediakan untuk diserahkan kepada Pelanggan;

ix. Dalam keadaan pihak Pelanggan belum mengambil milik, P.P. hendaklah melantik Pengawal Keselamatan sehingga tarikh serahan sepenuhnya kepada Pelanggan.

PWD 203/203A (Rev.2007);SPP 6/2011.

Page 78: · PDF fileUrus setia hendaklah menyediakan kertas kerja untuk pembentangan mesyuarat sekurang-kurangnya 15 hari ... Notis sebut harga di papan kenyataan mengandungi

68 l PANDUAN PENGURUSAN KEWANGAN EDISI II

PERKARA / KRITERIA PEMATUHAN RUJUKAN

9.17 SIJIL PERAKUAN KERJA TIDAK SIAP

i. Apabila kontraktor tidak dapat menyiapkan kerja pada atau sebelum tarikh penyiapan yang dibenarkan, P.P. hendaklah mengeluarkan surat amaran/notis untuk mengenakan Ganti Rugi Tertentu dan Ditetapkan kepada kontraktor;

ii. Sekiranya Kontraktor tidak layak diberi lanjutan masa tetapi menunjukkan kemampuan untuk meneruskan dan menyiapkan kerja dalam masa yang munasabah, maka Sijil Perakuan Kerja Tidak Siap hendaklah dikeluarkan untuk mengenakan Ganti Rugi Tertentu dan Ditetapkan;

iii. Perakuan Kerja Tidak Siap diluluskan oleh P.P. atau pegawai yang diberi kuasa;

iv. Polisi insurans mesti dilanjutkan ke tarikh siap kerja yang dijangkakan.

PWD 203/203A (Rev.2007);SPP 6/2011.

9.18 TEMPOH KECACATAN

i. Tempoh Tanggungan Kecacatan bermula pada tarikh kerja diisytiharkan siap oleh P.P. dan berakhir berdasarkan tempoh yang ditetapkan dalam kontrak;

ii. Tempoh Tanggungan Kecacatan hendaklah dinyatakan dalam kontrak mengikut kehendak Arahan Perbendaharaan atau mengikut syarat kontrak;

iii. Sekiranya terdapat sebarang kecacatan terhadap kerja dalam Tempoh Tanggungan Kecacatan, P.P. hendaklah memaklumkannya kepada kontraktor dengan bertulis;

iv. Jabatan/Kementerian Pelanggan hendaklah dinasihatkan supaya melaporkan kepada wakil P.P. dengan kadar yang segera apa-apa kecacatan yang kelihatan;

v. Setelah menerima laporan dari Pelanggan, Kontraktor hendaklah diarah untuk memperbaiki kecacatan tersebut dalam tempoh masa yang munasabah;

vi. Pada tarikh tamat Tempoh Tanggungan Kecacatan, satu pemeriksaan bersama ke atas Kerja hendaklah diadakan;

vii. Sekiranya pemeriksaan tersebut menunjukkan tiada kecacatan maka Perakuan Siap Memperbaiki Kecacatan hendaklah dikeluarkan;

viii. Sekiranya pemeriksaan tersebut menunjukkan masih terdapat kecacatan, satu Jadual Kecacatan hendaklah disediakan dan dikeluarkan kepada Kontraktor dalam masa empat belas (14) hari dari tarikh tamat;

AP 200.4, 200.5;PWD 203/203A (Rev.2007);SPP 6/2011.

Page 79: · PDF fileUrus setia hendaklah menyediakan kertas kerja untuk pembentangan mesyuarat sekurang-kurangnya 15 hari ... Notis sebut harga di papan kenyataan mengandungi

KEMENTERIAN KERJA RAYA MALAYSIA DAN JABATAN KERJA RAYA l 69

PERKARA / KRITERIA PEMATUHAN RUJUKAN

ix. Kontraktor hendaklah diarahkan untuk memperbaiki kecacatan tersebut dalam tempoh yang berpatutan tetapi tidak lewat daripada tiga (3) bulan dari tarikh penerimaan Jadual Kecacatan tersebut;

x. Sekiranya Kontraktor gagal memperbaiki kecacatan yang telah diarahkan oleh P.P. dalam tempoh kecacatan atau Jadual Kecacatan, tindakan segera hendaklah diambil untuk memperbaiki kecacatan tersebut oleh pihak Kerajaan;

xi. Kos pembaikan hendaklah didapatkan kembali daripada kontraktor dengan memotong dari baki wang kena dibayar, bon pelaksanaan, WJP atau dituntut sebagai hutang daripada Kontraktor.

Page 80: · PDF fileUrus setia hendaklah menyediakan kertas kerja untuk pembentangan mesyuarat sekurang-kurangnya 15 hari ... Notis sebut harga di papan kenyataan mengandungi

70 l PANDUAN PENGURUSAN KEWANGAN EDISI II

GLOSARIPA : Pekeliling Am

AP : Arahan Perbendaharaan

PP : Pekeliling Perbendaharaan

SPP : Surat Pekeliling Perbendaharaan

SAP : Surat Arahan Perbendaharaan

SAKPKR : Surat Arahan Ketua Pengarah Kerja Raya

PKPA : Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam

SPANM : Surat Pekeliling Akauntan Negara Malaysia

SAKSU : Surat Arahan KSU

Pek. Perkhid. : Pekeliling Perkhidmatan

AAK : Akta Acara Kewangan

PWD : Public Work Department

Surat Perk. Perkhid. : Surat Pekeliling Perkhidmatan

Page 81: · PDF fileUrus setia hendaklah menyediakan kertas kerja untuk pembentangan mesyuarat sekurang-kurangnya 15 hari ... Notis sebut harga di papan kenyataan mengandungi

KEMENTERIAN KERJA RAYA MALAYSIA DAN JABATAN KERJA RAYA l 71

PENUTUPUnit Audit Dalam (UAD) Kementerian Kerja Raya memainkan peranan aktif dalam mempertingkatkan prestasi pengurusan kewangan di Kementerian Kerja Raya dan Jabatan Kerja Raya. Sehubungan itu, buku Panduan Pengurusan Kewangan Kementerian Kerja Raya dan Jabatan Kerja Raya yang dikeluarkan oleh UAD adalah sangat penting kepada semua pegawai yang terlibat untuk memberi fokus yang jelas, perhatian yang serius serta melakukan perubahan minda dalam meningkatkan tahap kecemerlangannya.

Dengan adanya panduan ini, diharap kualiti dan kecemerlangan pengurusan kewangan di Kementerian dan Jabatan Kerja Raya dapat dipertingkatkan secara berterusan.

EDITOR

A S Sinarao a/l Nagayah @ NagarajuNadiah binti Hassan

Norazrin binti IbrahimZarinah binti Mohamed Ghazali

Page 82: · PDF fileUrus setia hendaklah menyediakan kertas kerja untuk pembentangan mesyuarat sekurang-kurangnya 15 hari ... Notis sebut harga di papan kenyataan mengandungi
Page 83: · PDF fileUrus setia hendaklah menyediakan kertas kerja untuk pembentangan mesyuarat sekurang-kurangnya 15 hari ... Notis sebut harga di papan kenyataan mengandungi
Page 84: · PDF fileUrus setia hendaklah menyediakan kertas kerja untuk pembentangan mesyuarat sekurang-kurangnya 15 hari ... Notis sebut harga di papan kenyataan mengandungi