5. bab 4 - ubs

Upload: vasant-sriudom

Post on 07-Jul-2015

6.180 views

Category:

Documents


8 download

TRANSCRIPT

BAB 4 SISTEM PERAKAUNAN BERKOMPUTER USER BUSINESS SYSTEM (UBS) COMPUTERISED ACCOUNTING SYSTEM

4.1 Pengenalan Penggunaan komputer untuk membuat sesuatu urusan adalah perkara biasa dan manjadi normal masyarakat sekarang. Penggunaan komputer akan mempercepatkan sesuatu urusan disiapkan di samping mudah untuk disemak semula jika berlaku apa-apa kesilapan atau perubahan. Begitu juga dengan sistem perakaunan. Penggunaan komputer untuk memasukkan proses key-in akaun-akaun kini digunakan secara berleluasa. Sebenarnya terdapat banyak perisian yang berkaitan dengan perakaunan seperti Bookkeeping, Mr. Account, Microsoft Excel dan sebagainya. Tetapi semasa saya menjalankan latihan industri di LQ Management Service Sdn. Bhd., hanya UBS Computerised Accounting System sahaja digunakan untuk membuat akaun.

52

UBS Computerised Accounting System melakukan proses penyimpanan rekod-rekod kewangan dan laporan-laporan kewangan, dimana ia biasa ditemui dalam operasi merekod akaun secara manual. UBS ialah satu perisian perakaunan berkomputer yang komprehensif kerana bentuk perisiannya yang sesuai untuk semua jenis perniagaan. UBS Computerised Accounting System ialah satu pakej penyelesaian kewangan yang fleksibel. UBS membolehkan kita untuk membina dan mengekalkan keseluruhan set akaun. Ia mengandungi 3 modul iaitu General Ledger (GL), Debtors Ledger (AR) & Creditor Ledger (AP) Di dalam UBS, kita hanya perlu memasukkan data kewangan daripada sumber dokumen, dengan serta merta kita boleh memperolehi senarai jurnal, lejar dan semua laporan kewangan yang di perlukan. UBS Computerised Accounting System boleh digunakan oleh sesiapa sahaja, mereka hanya perlu mempunyai sedikit pengetahuan berkaitan asas perakaunan dan komputer. Untuk memasukkan sistem perakaunan UBS ini, sesebuah komputer itu mestilah mempunyai sistem minimum seperti Tetikus ( Mouse ), Pencetak kertas ( Printer ), Window 98 SE, Win2000, WinXP dan ke atas, Pentium 11 266Mhz / ke atas, 128MB memori / ke atas, 800MB disk space / ke atas, 1 Floppy Disk Drive, 1 CD ROM Drive

4.2 Langkah Penyediaan Sistem Perakaunan UBS Sesiapa yang akan menggunakan UBS Computerised Accounting System perlulah memastikan bahawa ia sudah dipasang dalam komputer. Langkah penggunaan akan diterangkan secara terperinci seperti berikut:

i.

Klik butang Start, pilih all programs, pilih UBS Software dan klik pada UBS Accounting System 9.0 atau klik dua kali pada icon UBS Accounting yang muncul di desktop.

53

ii.

Kotak sistem perakaunan di bawah akan muncul. Kemudian klik butang

Add dan taip masuk Company name atau nama syarikat serta Directory. Seterusnya klik Save dan Cancel. Syarikat yang saya pilih adalah The Sant Record Sdn. Bhd. seperti berikut.

Rajah 4.1: Penyediaan akaun melalui UBS Computerised Accounting System dilindungi direktori tertentu

iii.

Pilih syarikat The Sant Record Sdn. Bhd. dan klik Select. Kotak Generate Data Files akan muncul dan klik OK.

Rajah 4.2: Cara pemprosesan data yang belum disediakan sebelum ini

54

iv.

Selepas itu, kotak UBS Computerised Accounting System akan keluar, maka saya dikehendaki memasukan kata laluan di ruang password. Jika tiada pertukaran kata laluan, semuanya akan ditaip UBS tetapi ia akan muncul dalam bentuk ***.

Rajah 4.3: Bahagian hadapan UBS Computerised Accounting System dan dilindungi dengan kata laluan Nota: Kata laluan adalah fungsi keselamatan yang penting. Dalam UBS Computerised Accounting System, terdapat 5 nombor pin iaitu 0, 1, 2, 3, dan 4 yang mana setiap nombor pin mempunyai fungsinya masingmasing. No. pin 0 paling sesuai digunakan kerana semua kakitangan pengurus dibenarkan membuka sistem ini di samping ia membolehkan pengguna menggunakan semua fungsi dalam sistem ini. Manakala untuk mengelakkan berlakunya pencerobohan maklumat penting, nombor pin 1, 2, 3 dan 4 boleh digunakan. Tetapi nombor ini tidak membenarkan pengguna memasuki ke beberapa fungsi yang terdapat dalam sistem UBS. Selain itu, sebagai permulaan perakaunan, kata laluan bagi setiap no pin adalah UBS. Penukaran kata laluan boleh dibuat sekiranya pengguna tidak mahu pengguna lain menggunakan maklumat perakaunan yang dibuatnya. Penukaran kata laluan perlu melalui Boss Menu.

55

v.

Setelah memasukan kata laluan, menu utama UBS Computerised Accounting System akan muncul seperti berikut.

Rajah 4.4: Transaksi dan maklumat yang terdapat dalam UBS Computerised Accounting System

4.3 Masukkan Data Syarikat Baru Maklumat atau data sesebuat syarikat perlulah dimasukkan dalan general setting terlebih dahuu sebelum sesuatu transaksi dimulakan. Langkah memasukkan data syarikat baru adalah seperti berikut:

i. Klik pada Housekeeping Run Setup General Setting Pages1

56

ii. Company Name Nama penuh syarikat mesti direkod sebelumtransaksi dimulakan.

iii. Address Alamat perlu dimasukkan supaya dapat mengetahui lokasisesebuah syarikat itu beroperasi.

iv. Debtor Account Groups Jika hanya terdapat penghutang perdagangansahaja dalam ruang ini tidak perlu diubah tetapi jika terdapat penghutang pelbagai ruang ini perlu diubah berdasarkan kod akaun yang sesuai.

v. Creditors Account Groups Jika hanya terdapat pemiutangperdagangan sahaja dalam ruang ini tidak perlu diubah tetapi jika terdapat pemiutang pelbagai ruang ini perlu diubah berdasarkan kod akaun yang sesuai.

vi. Last Accounting Year Tarikh akhir perakaunan yang ditutup padatahun lepas.

vii. Starting dan Closing Period Tarikh awal bermulanya perakaunan dantarikh akhir akaun ditutup pada tahun semasa.

viii. This Accounting Year Tempoh ini berdasarkan tempoh akaun yangditentukan pada tarikh akhir perakaunan dan dan tempoh mula dan tutup akaun.

57

Rajah 4.5: General Setting

4.4 Mencipta Akaun LejarSetiap akaun dalam UBS Computerised Accounting System mestilah mempunyai kod masing-masing yang berbeza antara satu sama lain. Format kod yang di gunakan dalam sistem perakaunan ini adalah xxxx/xxx. Langkah untuk menyediakan lejar adalah seperti berikut:

i. ii. iii. iv. v.

Klik pada General General Ledger A/C Maintenance, dan klik butang Add. Account Number Kod sesuatu akaun. A/C Description Masukkan nama atau tajuk akaun yang sesuai. Special Account Kod akaun khusus diberikan ketika sesuatu akaun memerlukan kesan atau fungsi tertentu dalam laporan. Account Type Huruf dalam bahagian ini yang ditanda menunjukkan jenis akaun. Semua jenis akaun akan dikelaskan dalam dua kategori utama, iaitu Kunci Kira-kira dan Akaun Pendapatan dan Perbelanjaan.

58

Rajah 4.6: General Ledger Account Maintenance Nota: Kaedah manual perakaunan biasanya akan menggunakan format T kerana mudah dalam membuat perbandingan dan proses penyemakan. Tetapi dalam UBS Computerised Accounting System, setiap akaun akan mempunyai satu kod yang tersendiri. Penggunanya perlu menentukan nombor akaun untuk setiap akaun lejar dan cabang-cabang akaun yang lain. Bentuk nombor akaun adalah:

AAAA / BBBkod utama kod kedua Asas lejar bagi UBS Computerised Accounting System adalah No. Akaun 1xxx/xxx 2xxx/xxx 3xxx/xxx 4xxx/xxx 5xxx/xxx 6xxx/xxx 7xxx/xxx 8xxx/xxx 9xxx/xxx Akaun Berkaitan Modal, Ambilan, Liabiliti Jangka Panjang Aset Tetap, Peruntukan Susut Nilai Aset Semasa, Belanja Terdahulu Liabiliti Semasa, Belanja Terakru Jualan, Pendapatan, Pulangan Jualan Semua akaun di bawah Kos Barang Dijual Akaun Perkilangan Cukai, Derma Belanja, Susut Nilai Jenis Akaun A,B,C D,E F G H,I,L,S J J P,T M

Jenis akaun dalam UBS Computerised Accounting System akan ditunjukkan seperti dalam rajah di bawah.

59

Rajah 4.7: Jenis akaun 4.5 Menguruskan Jurnal Jurnal ialah buku catatan pertama untuk merekodkan urus niaga tertentu yang sama kategori atau boleh disatukan dalam akaun yang sama. Sebelum sesuatu transaksi dalam UBS Computerised Accounting System, pengguna perlu merancang dan menguruskan jurnal mengikut kesesuaian akaun. Langkah mengurus jurnal adalah seperti berikut:

i. iii. iv.

Pergi ke Transaction Organize Batch, klik pada butang Add.

ii. Masukkan Tajuk Jurnal dan tekan Enter untuk tajuk yang seterusnya.Masukkan tajuk jurnal yang seterusnya. Jika jurnal sudah cukup jangan tekan Enter. Klik pada butang Exit.

60

Rajah 4.8: Organise Batches Nota: Jika transaksi yang dibuat lebih daripada satu bukan maka ia perlu diasingkan mengikut bulan yang berlaku dan jurnal pula akan dibahagikan mengikut bulan.

4.6 Memasukkan Baki Awal Pengguna perlulah memasukkan baki awal atau baki bawa bawah di bahagian opening balance berdasarkan akaun kunci kira-kira perniagaan untuk tahun sebelumnya. Ini amat penting untuk mendapatkan jumlah yang tepat serta baki akhirnya adalah sama. Contohnya, jika kita tersalah memasukkan nilai di opening balance, nilai pada akaun bank tidak sama dengan nilai di penyata bank.

Rajah4.9: Enter Opening Balance

4.7 Memasukkan Transaksi

61

Dalam UBS Computerised Accounting System, terdapat dua kaedah untuk merekodkan sesuatu transaksi atau akaun, iaitu kaedah Add Entry dan kaedah Quick Entry. Add Entry adalah kaedah yang mana transaksi perlu direkod satu persatu. Manakala kaedah Quick Entry adalah kaedah yang mana akaun akan dikontrakan dengan bergunya secara automatik. Di firma yang saya menjalani latihan industri biasanya akan menggunakan kaedah Quick Entry kerana dapat menjimatkan masa serta jarang berlaku kesilapan. Tetapi kaedah Add Entry juga akan digunakan bagi sesuatu transaksi yang memerlukan banyak akaun. Di bahagian ini saya hanya akan menerangkan tentang kaedah Quick Entry sahaja. Langkah untuk memasukkan transaksi adalah:

i. Pergi ke Transaction Transaction File Maintenance. ii. Kotak Transaction File Maintenance akan muncul dan klik pada butangQuick.

iii. Masukkan Master Account iaitu akan yang ditetapkan untuk dikontrakansecara automatik apabila tansaksi dimasukkan.

iv. Klik butang OK.

Rajah 4.10: Menetapkan Master Account

62

Setelah menetapkan Master Account, kotak Transaction File Maintenance akan muncul semula dengan menunjukkan Master Account yang telah ditetapkan sekali. Pengguna perlu memasukkan maklumat-maklumat berikut dalam kotak tersebut untuk merekodkan transaksi.

i. Batch No. Tetapkan journal yang berkaitan dengan transaksi. ii. Period Pilih sesuatu tempoh perakaunan yang berkaitan. iii. Date Tarikh berlakunya sesuatu transaksi. iv. A/C No. Nombor akaun yang telah ditetapkan pada bahagianpermulaan.

v. Ref. No. Nombor rujukan yang terdapat dalam dokumen sumber. vi. Desp. Merupakan tajuk akaun yang berkaitan. vii. Amount Masukkan nilai transaksi berdasarkan dokumen sumber.

Rajah 4.11: Transaction File Maintenance

4.8 Melihat dan Mencetak Laporan

63

Setelah siap merekodkan semua transaksi, pengguna boleh melihat laporan perakaunan yang telah dibuat tadi. Dalam UBS Computerised Accounting System terdapat banyak laporan perakaunan yang telah disediakan secara automatik oleh sistem setelah pengguna memasukan atau merekodkan transaksi. Antaranya ialah lejar, imbangan duga, akaun untung dan rugi, kunci kira-kira, akaun perkilangan dan sebagainya. Langkah untuk melihat laporan perakaunan adalah seperti berikut:

i. Pergi ke menu Report dan klik sekali. ii. Pilih mana-mana akaun yang anda ingini untuk melihat laporannya.

Rajah 4.12: Menu Laporan Perakaunan

4.9 Memadam Transaksi dan Menghapuskan

64

Kesilapan yang terdapat dalam UBS Computerised Accounting System boleh dipadam dan dihapuskannya daripada laporan yang akan dicetakan. Langkah pertama adalah pengguna perlu mencari transaksi yang tersilap dan ingin padamkan tersebut. Apabila sudah dapat transaksi tersebut, pengguna perlulah memenuhkan simbol ************ pada ruang Ref. No. menggantikan nombor rujukan yang telah dimasukan sebelum ini manakala dalam ruang Amount pula sama ada debit atau kredit perlulah kosongkan. Kemudian tekan Save. Kemudian, pengguna perlu ke menu Housekeeping dan klik pada Clear file/ generate sample chart dan klik butang OK. Transaksi tadi akan dihapuskan.

Rajah 4.13: Memadam sesuatu transaksi

4.10

Backup dan Restore Maklumat perakaunan yang telah direkodkan atau dimasukan dalam UBS Computerised Acounting System secara automatik akan simpat dalam Hard Dick Drives C: tetapi pengguna juga boleh menyimpannya dalam kepingan

65

CD, pendrive, disket atau cakeram padat lain apabila selesai menyediakan akaun tersebut. Ia perlu melalui proses Backup dan Restore. Backup ada proses menyimpan maklumat perakaunan manakala Restore pula adalah proses memanggil balik maklumat perakaunan yang disimpan dalam penyimpan lain. Untuk menyimpan maklumat perakaunan ke dalam disket contohnya, pengguna perlulah mengikut langkah-langkah seperti berikut.:

i. Pilih menu Periodic dan klik pada Backup. ii. Pilih Diskette Drive. Biasanya di Hard Disk Drives C: iii. Tentukan Harddisk Directory iaitu lokasi untuk menyimpan maklumatperakaunan.

iv. Klik Backup.

Rajah 4.14: Kotak Backup Manakala untuk mengembalikan maklumat perakaunan yang disimpan dalam cakera keras, pengguna perlu mengikut langkah-langkah berikut:

66

i. Pilih menu Periodic dan klik pada Backup. ii. Pilih Diskette Drive. Biasanya C:. iii. Tentukan Harddisk Directory iaitu lokasi maklumat perakaunan tersebutdisimpan.

iv. Klik Restore. v. Masukkan perkataan RESTORE dalam ruang diatas butang Restore. vi. Klik Restore sekali lagi.

Rajah 4.15: Kotak Restore

67