FAIL MEMAIL

BAB EMPAT

DEFINISIPROSES MENGKLASIFIKASIKAN, MENYUSUN,MENYIMPAN DAN MENYELENGGARA FAIL-FAIL BAGI MEMUDAHKAN PENGURUSANYA APABILA DIPERLUKAN

WARNA KULIT FAILTerhad Putih(catatan TERHAD)

Sulit Hijau(catatan SULIT)

Rahsia Merah Jambu Berpalang(catatan RAHSIA)

Rahsia Besar Kuning Berpalang Merah (catatan RAHSIA BESAR)

JENIS FAIL

TERHADSULITRAHSIA RAHSIA BESAR

a) Mencatatkan tindakan yang telah diambil

b) Mencatatkan keputusan yang sudah dicapai

I PENGELASAN FAIL-FAIL

1 Perlu Pengelasan Fail Yang Sistematik

c) Menyiasat apa-apa tuduhan, kelemahan atau kegagalan Jabatan

d) Mendapatkan Khidmat Nasihat Dari Bahagian Penyelarasan Pelaksanaan dan Kemajuan Pentadbiran, Jabatan Perdana Menteri.

2 Pengelasan Bagi Pejabat-Pejabat Kecil

a) Fail tidak banyak – tidak perlu khidmat nasihat JPM

b) Sediakan huruf kod yang sesuai

Contoh :

k - Kewangan

c) Nombor berturutan selepas kod

3 Memberi Tajuk Fail

a) Diberi tajuk ringkas dan membayangkan isi kandungannya

b) Satu fail – untuk satu perkara

c) Fail-fail baru tidak dibuka tanpa pengetahuan Bahagian Pendaftaran Fail

4 Pengelasan Keselamatan Fail

a) Tanggungjawab Ketua Jabatan

b) Terhad, Sulit, Rahsia dan Rahsia Besar

c) Fail yang diberi pengelasan keselamatan – mempunyai pendaftaran berasingan dari fail-fail terbuka

d) Disimpan di bilik fail tertutup – anggota (tidak berkenaan) dilarang masuk

e) Ada masalah berhubung dengan Pegawai Keselamatan Kerajaan, JPM

6 Memakai Kulit Fail Yang Sesuai

a) Jabatan hendaklah menggunakan kulit-kulit fail yang telah direka oleh Arkib Negara

- Tarikh buka- Tarikh patut tutup- Tarikh hantar ke Arkib Negara- Tarikh dimusnahkan

b) Memudahkan Jabatan mematuhi peraturan Arkib Negara – tentang pemindahan rekod kerajaan atau tentang pemusnahan rekod kerajaan

5 Merendahkan Peringkat Pengelasan Keselamatan Fail

a) Ketua Jabatan hendaklah menyemak dan jika perlu merendahkan peringkat keselamatan fail

a) Didaftarkan dalam kertas doket Siri Am 89 dan 89A

II MENDAFTAR DAN MENYELENGGARA

FAIL- FAIL7 Pendaftaran secara nombor dan

abjad

b) Disusun menjadi dua jenis pendaftaran- Rekod nombor (Borang Am 89)- Rekod abjad (Borang Am 89A)

c) Boleh disimpan dalam kulit jilid empatiang

8 Tahun Buka Fail Mustahak Dicatat Pada Doket Rekod Nombor

a) Masukkan tarikh fail dibuka pada kertas doket

b) Memudahkan tindakan memisah dan memudahkan fail-fail ke Arkib Negara

9 Kertas Minit dan Surat-Surat

a) Kandungan fail – kertas minit dan surat-surat yang diterima

b) Kertas minit sebelah kiri dan surat-surat sebelah kanan

c) Kertas minit - ditebuk

10 Merekod surat-surat di kertas minit

Rekod surat keluar atau masuk diberi nombor turutan sebagai kandungan fail

a) SURAT MASUKGunakan pen dakwat merahCatat tarikh penerimaanNama agensi pengirimTarikh surat dikandungkan

CONTOH:SURAT BERTARIKH…..DARIPADA……DIKANDUNGPADA…….

b) SURAT KELUARGunakan pen dakwat biru atau hitamCatat tarikh surat Catat nama agensi dihantar

CONTOH:SURAT BERTARIKH…..DIHANTAR KEPADA……PADA……

11 Membuka Fail Baru Sebagai Sambungan

a) Apabila had muatan dicapai (kand.100/ketebalan 1 inci mana yang terdahulu) – buka satu kulit fail baru

- Tajuk dan nombor sama – Jilid IIFail asal ialah Jilid I

12 Peringkat Tindakan Fail

a) Memerlukan tindakan ‘segera’ atau ‘sementara’

- sematkan perkataan berkenaan pada fail dan bila selesai - tanggalkan

a) Bahagian Pendaftaran Fail perlu merekod pengedaran fail dalam rekod nombor – pegawai atau bahagian fail telah diedarkan

III PENGEDARAN FAIL-FAIL

13 Catatan Pengedaran Perlu Dibuat Pada Rekod Nombor

b) Catatkan pergerakan pada muka kertas fail – gelaran jawatan pegawai atau bahagian yang ditujukan

c) Catatan juga dibuat di dalam rekod nombor apabila fail dipindahkan ke Arkib Negara

14 Tanggungjawab Pegawai Dalam Pengedaran Fail

a) Fail akan hilang jika edaran dari seorang pegawai kepada yang lain tanpa melalui Bahagian Pendaftaran Fail

b) Sebaik-sebaiknya edaran melalui Bahagian Pendaftaran Fail supaya rekod disimpan – senang dicari

c) Jika tidak dapat dilakukan, isikan borang perjalanan fail dan hantar ke Bahagian Pendaftaran Fail

d) Jabatan sediakan borang perjalanan fail

NomborNama failPegawai yang mengedarPegawai yang menerimaTandatangan pegawai

15 Memulangkan Fail

a) Dikembalikan ke Bahagian Pendaftaran Fail – setelah selesai atau tidak dapat diteruskan kerana menunggu maklumat

b) Jika perlu beri tarikh fail patut disimpan dalam perhatian (SDP)

c) Fail SDP tidak wajar disimpan di bilik pegawai

16 Pengedaran Fail Yang Mempunyai Pengelasan Keselamatan

a) Dilakukan dari Bahagian Pendaftaran Fail Sulit berbeza dengan Fail Terbuka

b) Dilakukan terus kepada Pegawai/sebaliknya

c) Diedarkan oleh Pembantu Am Rendah yang telah diberi tapisan keselamatan (oleh pihak POLIS)

d) Dilakukan dengan menggunakan beg berkunci

e) Surat masuk dalam beg oleh Bahagian Pendaftaran Fail Sulit ke Bahagian berkenaan

f) Bahagian berkenaan akan buka beg menggunakan kunci yang sama

g) Rahsia kerajaan akan selamat

a) Menunggu jawapan yang dijangka

b) Perlukan tindakan pada masa tertentu

c) Fail dan tarikh fail patut dikeluarkan untuk tindakan dan hantar kepada siapa

d) Adakan tempat susunan mengikut tarikh SDP atau sediakan rak-rak bagi 31 hari – fail dimasukkan

IV SIMPAN DALAM PERHATIAN ( SDP )17 Buku SDP

18 Buku SDP Diperiksa Tiap Hari

a) Diperiksa tiap-tiap hari bekerja

b) Fail dihantar kepada pegawai berkenaan

c) Keluarkan lebih awal - maklumkan

a) Fail perlu dijaga supaya kandungannya terselamat dari kehilangan atau keciciran

b) Kertas draf tidak perlu disimpan dalam fail

V MEMELIHARA DAN MENJAGA KESELAMATAN FAIL

19 Memelihara Fail Dari Keciciran

c) Kertas minit, surat-surat dan kulit fail dijaga supaya tidak koyak, sekiranya koyak hendaklah dibaiki

d) Dijaga dari terkena hujan, banjir dan serangga

e) Berhubung dengan pihak Arkib Negara, untuk mendapatkan nasihat tentang pemeliharaan fail-fail dan lain-lain rekod kerajaan.

20 Memelihara Keselamatan Kandungan Fail

a) Kandungan Fail (Fail Terbuka/Pengelasan Keselamatan) adalah kegunaan Jabatan dan bukan untuk rujukan orang ramai

b) Tanggungjawab Ketua Jabatan menentukan kandungan dalam fail sentiasa terjaga

21 Mengasingkan Fail-Fail Mati

a) Tindakan memelihara fail – pengasingan fail-fail yang tiada dibuat rujukan

b) Adakan satu tempat di bilik Bahagian Pendaftaran Fail

c) Memudahkan urusan pemindahan ke Arkib Negara atau pemusnahan seperti diputuskan oleh pihak Arkib Negara