3 JUN 2016 (JUMAAT)UNIVERSITI TEKNOLOGI MALAYSIA (UTM)

KUALA LUMPUR

SKOP TAKLIMAT

KONSEP EKSA

PELAKSANAAN EKSA

FAEDAH EKSA

SESI 1:

KONSEP EKSA

AMALAN 5S SEKTOR AWAM

ELEMEN BAHARU

Meningkatkan imej korporat

Menyemarakkan aktiviti

kreativiti dan inovasi

Menggalakkan aktiviti ke arahmewujudkan persekitaran

hijau melalui pembudayaan

“Go Green”

Memperluas pelaksanaan di

agensi kerajaan bagi

mewujudkan persekitaran

yang kondusifMemastikan elemen

pengauditanmemenuhi

keperluanKepelbagaian

agensi kerajaan

SESI 2:

PELAKSANAAN EKSA

1•Membentuk Jawatankuasa Pelaksana

2•Mewujudkan zon

3•Mengadakan program latihan

4•Mengadakan pelancaran EKSA

PELAKSANAAN

MATLAMAT

Persekitaran Kondusif

Peningkatan Produktiviti

Penjimatan kos

Penyampaian PerkhidmatanBerkualiti

PELAKSANAAN

PLAN -RANCANG

DO -LAKSANA

CHECK –SEMAK /KAJI

ACT -TINDAK

PERINGKAT PELAKSANAAN

PE

RSE

DIA

AN

PE

LAK

SAN

AA

N

AU

DITA

N / P

ER

SIJILAN

PA

SCA

PE

RSIJILA

N

PE

NA

MB

AH

BA

IKA

N

PERSEDIAAN

Mendapat komitmen darisemua pihak

Mengukurkesediaan

agensi untukmelaksanakanprogram EKSA

Sebelumpelaksanaan

dijalankan

PERSEDIAAN

KESEDIAAN DAN KOMITMEN KETUA ORGANISASI

PENUBUHAN JAWATANKUASA

PENETAPAN DASAR UTAMA PELAKSANAAN

LATIHAN KEPADA JAWATANKUASA

PERANCANGAN KEWANGAN

Faham Falsafah

Gambaran Umum

Tentu Halatuju

Lantikan

Penglibatan

JABATAN PERTAHANAN AWAM MALAYSIA

1PEMBENTUKAN JAWATANKUASA PELAKSANA

EKSA

Tanggungjawab Jawatankuasa Pelaksana EKSA

hendaklah menyeluruh. Setiap ahli Jawatankuasa

dan ahli hendaklah melaksanakan peranan

masing-masing.

Pengerusi Jawatankuasa Pelaksana

bertanggungjawab untuk memastikan kejayaan

pelaksanaan EKSA.

PENGERUSI

JK LATIHAN

AHLI

JK PROMOSI

AHLI

JK AUDIT

AHLI

FASILITATORPENYELARAS

KETUA ZON

Tujuan: mewujudkan kawasan tanggungjawab

kumpulan bagi memudahkan pelaksanaan dan

pengawasan EKSA

Pembahagian sektor/zon hendaklah dijelaskan

melalui pewujudan pelan lokasi sektor/zon bagi

memudahkan rujukan

2PEWUJUDAN SEKTOR/ZON EKSA

• Susun atur keseluruhan sektor/zon dan

pembahagian kepada sektor/zon kecil

hendaklah bersesuaian mengikut fungsi dan saiz

organisasi

• Menentukan nama kumpulan untuk setiap

sektor/zon dan jumlah keahlian kumpulan bagi

setiap sektor/zon

2Sambungan..

Dasar EKSA

Carta Organisasi

Gambar aktiviti SEBELUM & SELEPAS

Pelan lantai

Carta Perbatuan semasa

Informasi/ hebahan

Tarikh kemaskini sudut EKSA

Sudut EKSA perlu mengandungi perkara-perkara

berikut:

SUDUT EKSA

Tujuan: mendalami pengetahuan berkaitan

EKSA di samping untuk membudayakan

program EKSA kepada semua warga agensi

Di antara latihan/program yang perlu diikuti :

Program Kesedaran EKSA

Kaedah Amalan dan Pelaksanaan EKSA

Audit Dalam EKSA

3LATIHAN EKSA

Pelancaran dan perasmian program EKSA bolehdiadakan sebagai tanda mula di samping untukmenyampaikan hasrat dan sokonganpengurusan bagi melaksanakan EKSA dalamJabatan/Agensi

Antara perkara yang perlu diberikan penekananadalah seperti berikut:

Dasar EKSA

Zon EKSA

Pelan tindakan pelaksanaan EKSA

4PELANCARAN EKSA

Audit Dalam EKSA perlu dilaksanakan secara

berkala bagi memastikan setiap

Jabatan/Agensi mengamalkan EKSA dan

sentiasa melaksanakan penambahbaikan

secara berterusan

1•Membentuk Pasukan Audit Dalam EKSA

2• Latih amal Audit EKSA

3•Mengaudit Prestasi EKSA

4•Mengumumkan Penemuan Audit

Jawatankuasa Pelaksana EKSA perlu mengenalpasti,

melantik dan melatih juruaudit untuk melaksanakan

aktiviti audit dalaman EKSA

Menyediakan kriteria Audit Dalam Amalan EKSA

Menentukan kekerapan aktiviti Audit Dalam EKSA

1MEMBENTUK PASUKAN AUDIT

Pasukan Audit Dalam EKSA hendaklahdiberi latihan untuk memastikan urusanaudit dalam EKSA dapat dijalankandengan cekap dan berkesan.

2LATIHAN AUDIT DALAM EKSA

3MENGAUDIT PRESTASI EKSA

Pasukan Audit Dalam melaksanakan

audit dalam mengikut jadual yang

dipersetujui.

Pengerusi Jawatankuasa Audit Dalamhendaklah melaporkan penemuan auditdalam kepada Pengerusi JawatankuasaPelaksana EKSA Jabatan/Agensi ataukepada ketua Jabatan/Agensi bagidimaklumkan kepada semua wargaJabatan/Agensi

4MENGUMUMKAN PENEMUAN AUDIT

Latihan

Promosi

Auditan

Gerak Kerja

PENGETAHUAN

PANDUAN

PENYELARASAN

TAKLIMAT

BENGKEL

KURSUS

LATIHAN

PENYELARAS ZON

AUDITOR

SEMUA KAKITANGAN

HEBAHAN

GALAKAN

KESEDARAN

LAWATAN

PERTANDINGAN

SUDUT EKSA

PEMANTAUAN

PENYELARASAN

PENAMBAHBAIKAN

AUDITAN DALAMAN

PENYEDIAAN KRITERIA AUDITAN

AUDITAN LUARAN

GOTONG ROYONG

BENGKEL DOKUMENTASI

MESYUARAT JK PELAKSANA

PEMANTAUAN

MESYUARAT JK PEMANDU

GOTONG ROYONG PERDANA

PENGIKTIRAFAN

BEST PRACTISE

PenjimatanAIR

PenjimatanELEKTRIK

PenjimatanSTOK

PenjimatanKos

ANALISA IMPAK TINDAKAN PENJIMATAN

41

PERSIJILAN/ AUDITAN

AUDITAN DALAMAN

AUDITAN LUARAN

AUDITAN PERSIJILAN

TINDAKAN PENAMBAHBAIKAN

PASCA PERSIJILAN

MESYUARAT BERKALA

AUDITAN BERKALA

PROGRAM WAJIB BERKALA

PENYEDIAAN LAPORAN SETIAP JK BERKALA.

JK PEMANDU

JK PELAKSANA INDUK

JK PELAKSANA ZON

2 KALI / TAHUN

AUDITAN DALAMAN

AUDITAN SUSULAN

AUDITAN LUARAN

PENAMBAHBAIKAN

KAJIAN SEMULA

TAMBAHBAIK KRITERIA

TAMBAHBAIK PROGRAM

TAMBAHBAIK PERANCANGAN

SESI 3:

FAEDAH EKSA

FAEDAH EKSA

Mewujudkan persekitaran tempat kerja berkualiti

(bersih, kemas dan rapi)

Meningkatkan kecekapan & keberkesanan pengurusanorganisasi

Mengenalpasti, mengurang & menghapuskan pembaziran

Meningkatkan imej agensi sektor awam

Menjana idea kreatif di kalangan warga agensi

Meningkatkan semangat esprit de corp

Meningkatkan disiplin warga jabatan

Meningkatkan mutu penyampaian perkhidmatan

Mewujudkan piawaian kerja yang jelas

JABATAN PERTAHANAN AWAM MALAYSIA

SESI LATIH AMAL

RUMUSAN

Hiasan dan pewangi

Pelan lantai dan pelan lampu

Kekemasan dan kebersihan tempat

Pelabelan pada suis

Notis peringatan

Pendawaian

Tatacara penggunaan

Sistem penanda aras

Carta alir perkhidmatan

TERIMA KASIH ATAS PERHATIAN ANDA