14.pengurusan & pengendalian by rafiq
TRANSCRIPT
PENGURUSAN & PENGENDALIAN BEKALAN UBAT DI KLINIK Disediakan oleh CLINIC PHARMA UNIT
http://www.penawargroup.com/inventory
Apakah perkara pertama yang perlu anda lakukan ketika mula masuk bertugas?
•TUJUAN
• Mempelajari cara pengurusan berkenaan ubat-ubatan secara efektif supaya tidak berlaku sebarang lambakan, kekurangan & kecurian stok.
• Keseluruhan jenis ubat di klinik merupakan Aset mutlak syarikat. Anda bertanggungjawab sepenuhnya terhadap aset tersebut.
Kehilangan Stock
Mencuri !
Pecah Amanah !
Tindakan Perundangan NegaraPenggantian StockTindakan Disiplin
•TATACARA
Didalam stor, dispensari & peti sejuk
1. Kebersihan2. Susunatur & tag nama ubat3. Kuantiti (stok)
PEMESANANPENERIMAANPENGELUARAN
PENGURUSAN STOK
PENGURUSAN STOCKPemesanan
• Bertanggungjawab kepada ketiadaan stok ubat.
• Bertanggungjawab memastikan semua ubat-ubatan mencukupi untuk kegunaan semasa.
• Membuat anggaran ubat-ubatan yang diperlukan oleh klinik pada satu-satu masa.
• Menokok tambah stok ubat-ubatan bila diperlukan.
• Membuat pesanan ubat daripada ibupejabat
http://www.penawargroup.com/inventory
STOR
Pemeriksaan stok (ubat-ubatan dll) DISPENSARI
BILIK RAWATAN
BILIK DOKTOR
Muka depan inventory online
PENGURUSAN STOCKPenerimaan
1. P/O yang telah dihantar tadi akan diproses oleh HQ.
2. Proses pembukusan akan dibuat, dan sekurang-kurangnya ubat akan sampai pada hari khamis atau jumaat.
3. Penghantaran ubat akan disertakan bersama D/O. Anda dikehendaki untuk COP D/O tersebut dengan cop rasmi klinik ketiga-tiga helai D/O. Ceraikan 1 copy daripada D/O tersebut untuk tujuan rujukan dan penfailan.
4. D/O yang telah diceraikan tadi hendaklah dikepilkan bersama P/O yang telah anda cetak tadi. Kemudian failkan.
5. Periksa dengan segera ubat yang sampai tadi dengan D/O. Jika tedapat sebarang kesalahan sila hubungu HQ dengan segera.
Penerimaan ubat
• Semak dengan teliti setiap bekalan ubat yang diterima daripada ibupejabat.
• Memastikan kebersihan stor dan stok ubat tersusun.
Dispensary
• Memastikan stok ubat-ubatan dan bahan-bahan klinikal (disposable items) sentiasa mencukupi dan tiada pembaziran.
• Memastikan semua ubat-ubatan disimpan mengikut keperluan penstoran tertentu.
• Menyelenggara rekod-rekod mengikut undang-undang dan peraturan-peraturan semasa (DDA, OCP & OTC).
Date Nama penuh Alamat in out BAKI Cop & T/T
01/01/10 MOHAMAD BIN MOHAMAD
NO. 9 JLN. Sendiri 81750 masai, johor
3 5
02/01/10 Sn 254789 - 10 15
REKOD DDA
LAIN-LAIN BIN CARD
DATE NAMA IN OUT BAKI
90
01/01/10 UPDATE 10 80
02/01/20 UPDATE 12 68
DATE NAMA IN OUT BAKI
90
01/01/10 UPDATE 10 80
02/01/20 UPDATE 12 68
REKOD OCP & OTC
PENGURUSAN STOCKPemulangan
1. Ubat lebih/banyak.• Kes ini berlaku sekiranya pemeriksaan semasa
proses semakan tidak dibuat dengan teliti.
1. Isi borang yang telah disediakan dan pulang ke HQ dengan segera .
2. Ubat hampir kepada tarikh luput.
1. Kes ini terjadi sekiranya terdapat lambakkan ubat di klinik yang tidak dipulang ke HQ. semua staff diklinik akan didenda denda kuantiti ubat tersebut pada harga jual 2kali ganda.
•Pemulangan
Tarikh luputJika terdapat ubat baru, periksa tarikh luput.
Letakkan dihadapan mana-mana ubat yang mempunyai tarikh yang paling awal.
•PEMERIKSAAN TARIKH LUPUT
• PEMERIKSAAN DARI PENGUATKUASA FARMASI KEMENTERIAN KESIHATAN
Pihak kementerian kesihatan akan menghantar wakil untuk membuat pemeriksaan di klnik. Pemeriksaan yang dibuat ialah :
• Buku Psychrotrophic sama baki dengan pengiraan stok.• Buku DDA sama baki dengan pengiraan stok.• Kotak DDA & Psychrotrophic dalam keadaan baik dan berkunci.• Kebersihan stor ubat.• Suhu peti sejuk.
Kumpulan Perubatan Penawar telah melantik PANTAI MEDIVEST untuk tujuan pembuangan sisa klinik.
Tong Kuning telah disediakan untuk membuang semua peralatan klinik yang tidak diperlukan dan setiap bulan akan dikutip oleh PANTAI MEDIVEST dan dihantar tong kuning yang baru.
Tidak dibenarkan membuang jarum di tong sampah biasa @ dalam plastik. Jika tiada tong kuning boleh gunakan botol ubat syrup yang kosong dan di patahkan jarumnya terlebih dahulu.
COLD CHAINRangkaian sejuk
Definisi• Sistem untuk mengangkut, mengedar, dan menyimpan vaksin dalam keadaan potent bermula dari tempat pembuatnya hingga ketempat penggunaanya pada suhu yang ditetapkan.
1. Memelihara potensi dan efikasi vaksin2. Memastikan individu mendapat vaksin yang potent3. Dapat mengawal penyakit4. Masyarakat yakin dengan perkhidmatan kesihatan
yang disediakan
KEPENTINGAN
1. Suhu 2oC-8oC
2. Peti sejuk dua pintu3. Posisi belakang 30cm & tepi 40cm4. Cold box5. Ice pack (6 set setiap klinik)
6. Thermometer/mini max 7. Buku rekod suhu (2 kali setiap hari)
PROSEDUR *Penyimpanan
1. Terdedah kepada panas (matahari, dll)2. Terlalu sejuk3. Suhu tidak mengikut standard yang telah ditetapkan4. Melepasi tarikh luput dan disimpan terlalu lama
KEROSAKKAN VAKSIN
• MMR – baki dibuang dalam tempoh 8 jam.
• DPT/DT/TT/Hib – simpan ditempat simpanan yang betul sehingga vial habis.
• HEPATITIS B – baki disimpan untuk satu minggu.
Jadual pelupusan vial vaksin
•Peti sejuk
MMR
PENTAXIM, DPT HIB
LAIN-LAIN
**JANGAN LETAK VAKSIN DI BAHAGIAN PINTU!!!
Letak didalam bekas serta dilabelkan
*Letakkan peti sejuk dibilik “Dressing” mengikut jarak standard.
30cm40cm
Cold box& ice pack
• 2 kali setiap hari (8pg & 4ptg)Buku rekod suhu
Suhu/tarikh 1/11/08 2/11/08 3/11/08 4/11/08 5/11/08 6/11/08 7/11/08
8°c
7°c
6°c
5°c
4°c
3°c
2°c
1°c
0°c
T/T
pagi
petang
1. Pastikan keadaan peti sejuk bersih2. Bersihkan sebulan sekali3. Buka jika perlu sahaja & tidak melebihi 2 kali
dalam sehari
KEADAAN PETI SEJUK
1. Jangan buka peti sejuk2. Sekiranya lebih 48jam, masukkan vaksin ke dalam
cold box bersama ice pack. Jika suhu dibawah paras yang ditetapkan, dapatkan ais (air batu biasa) dengan segera.
KEROSAKAN
• Jangan menyimpan makanan• Pastikan suhu telah betul ketika hendak menyimpan semula vaksin (semasa urusan pembersihan).
• Beritahu dengan penyelia dengan segera jika berlalu kerosokan.
PERINGATAN
Contoh KOTAK SEJUK “Cool box” yang akan digunakan di semua klinik dan akan diagihkan secara berperingkat.
JANGKA SUHU khusus untuk diletakkan ke dalam “Cool box”
JANGKA SUHU khusus untuk
diletakkan ke dalam PETI SEJUK
Masukkan “Ice pack” yang telah dibekukan. Sekurang2nya gunakan 4 set “Ice pack”.
Masukkan jangka suhu & tutup cool box tersebut.
Masukkan ubat sejuk setelah suhu pada tahap yang betul iaitu 2-8 oC. Setelah itu tutup segera.
Stock Audit
PENGIRAAN STOK AUDITPengiraan stok hendaklah dibuat pada hari terakhir setiap bulan ( 30 hb @ 31 hb )
Jika hari tersebut ialah hari kelepasan am (Public Holiday ) pengiraan stok akan dibuat pada hari sebelumnya.
Ketua Cawangan yang terlibat cuti tahunannya akan dibekukan.
Ketua cawangan yang terlibat di kecualikan dari tugas harian klinik bagi memastikan kiraan stok dibuat dengan sempurna.
Waktu pengiraan stok dan hal – hal lain yang berkenaan ( key in dalam komputer) adalah dari 8.00 pagi hingga 4.00 ptg. Maklumat perlu di e-mail ke [email protected] @ hantar disket ke ibu pejabat dan tidak digalakkan fax.
Persediaan asas pengiraan stok :• Borang pengiraan stok.• Borang tarikh luput stok.• Alat sukat & pengira
Kesalahan pengiraan stok.
• Menipu dalam pengiraan dengan memberi butir yang tidak tepat.
• Memalsukan data.• Lewat menghantar senarai pengiraan stok.• Mengubahsuai borang yang disediakan.• Membuat pengiraan lain dari unit yang telah ditetapkan.