12 bbgo4103 topic .fasa maklum balas menunjukkan pencapaian ... apakah yang akan berlaku apabila

Download 12 BBGO4103 Topic .Fasa maklum balas menunjukkan pencapaian ... Apakah yang akan berlaku apabila

Post on 11-Apr-2019

249 views

Category:

Documents

0 download

Embed Size (px)

TRANSCRIPT

PENGENALAN

Secara amnya, komunikasi adalah perkongsian maklumat antara dua individu atau kumpulan bagi tujuan mencapai persefahaman bersama. Ia melibatkan proses pemindahan maklumat dan pertukaran makna dari seorang individu kepada individu yang lain dengan menggunakan simbol yang bermakna. Ia merupakan salah satu cara untuk kita berkongsi dan menyampaikan maklumat, idea, sikap, nilai dan pendapat. Sesuatu idea mungkin hebat, tetapi ia tidak berguna sehingga ia dihantar dan difahami oleh orang lain. Komunikasi dikatakan berkesan apabila penerima menganggap mesej dihantar oleh pengirim adalah tepat sebagaimana yang dikehendaki (ooleh ppengirim). Contohnya, pengirim (yyang mempunyai mesej untuk disampaikan) memulakan proses komunikasi. Proses ini selesai apabila penerima membalas dengan respons yang menunjukkan sama ada dia telah memahami mesej atau sebaliknya (rujuk Rajah 8.1).

TTooppiikk

88 Komunikasi

HASIL PEMBELAJARAN

Pada akhir topik ini, anda seharusnya dapat:

1. Menerangkan fungsi-fungsi utama komunikasi;

2. Membincangkan proses yang terlibat dalam komunikasi;

3. Menilai enam halangan kepada komunikasi yang berkesan;

4. Menggambarkan rangkaian aliran dan komunikasi yang wujud dalamkumpulan dan pasukan; dan

5. Mentaksirkan komunikasi formal, tidak formal, bukan lisan dan jugasaluran komunikasi yang berkesan

6. Membincangkan isu kontemporari dalam komunikasi.

TOPIK 8 KOMUNIKASI 193

Rajah 8.1: Agen pusat panggilan (penerima) memberi respons yang sesuai dengan mesej yang diberikan oleh pemanggil (pengirim)

Aktiviti komunikasi yang dilaksanakan oleh pengurus biasanya melibatkan komunikasi interpersonal dan perkongsian maklumat dengan ahli lain di dalam organisasi. Dalam topik ini, kita akan membincangkan pelbagai aspek komunikasi. Kita akan mulakan dengan fungsi komunikasi, proses komunikasi dan asas komunikasi. Topik ini juga akan menyentuh cara mengatasi halangan komunikasi dan isu kontemporari dalam berkomunikasi.

FUNGSI-FUNGSI KOMUNIKASI

Satu permulaan yang baik untuk Topik 8 memerlukan pemahaman fungsi komunikasi dan proses yang berkaitan dengannya. Terdapat empat fungsi utama komunikasi di dalam suatu kumpulan atau organisasi: kawalan, motivasi, luahan emosi dan maklumat. Komunikasi bertindak untuk mmengawal tingkah laku ahli dalam beberapa cara dan organisasi mempunyai hierarki kuasa dan garis panduan rasmi yang perlu diikuti oleh pekerja. Sebagai contoh, komunikasi melakukan fungsi kawalannya apabila pekerja dikehendaki melaporkan (berkomunikasi) apa-apa masalah berkaitan tugas kepada bos terdekat mereka, diarahkan untuk mematuhi deskripsi tugas mereka dan mematuhi dasar syarikat.

8.1

TOPIK 8 KOMUNIKASI 194

Komunikasi menggalakkan mmotivasi dengan cara menjelaskan kepada pekerja perkara yang perlu dilakukan, bagaimana mereka (pekerja) perlu laksanakannya di tempat kerja mereka dan apa yang mereka perlu lakukan untuk meningkatkan prestasi. Komunikasi melakukan fungsi motivasi dalam proses penggubalan matlamat tertentu, peruntukan maklum balas mengenai pencapaian pekerja dalam mencapai matlamat dan pengukuhan tingkah laku yang diperlukan dalam kalangan pekerja. Sebagai fungsi alat untuk luahan emosi, ramai pekerja menganggap kumpulan kerja mereka sebagai sumber utama interaksi sosial. Ini adalah berdasarkan kepada fakta di mana komunikasi yang berlaku dalam kumpulan ialah mekanisme asas bagi pekerja meluahkan perasaan puas atau tidak puas hati. Dalam hal ini, komunikasi merupakan satu cara luahan eemosi dan memenuhi keperluan sosial. Fungsi akhir komunikasi adalah berkaitan dengan peranannya dalam memudahkan proses membuat keputusan dengan menyediakan mmaklumat yang diperlukan oleh individu-individu dan kumpulan-kumpulan untuk membuat keputusan. Data ini digunakan untuk mengenal pasti dan menilai alternatif dalam proses membuat keputusan. Kesemua empat fungsi komunikasi yang dinyatakan adalah sama penting. Sebagai contoh, pencapaian organisasi akan menjadi efektif apabila organisasi tersebut berjaya mengekalkan satu bentuk kawalan ke atas pekerjanya, memberikan motivasi untuk pekerja melaksanakan tugas dengan cara yang baik, menyediakan saluran untuk pekerja meluahkan diri mereka daripada segi emosi dan membenarkan pekerja membuat keputusan. Oleh itu, kita boleh menganggap bahawa kebanyakan interaksi komunikasi yang berlaku dalam kumpulan atau organisasi menggunakan satu atau lebih daripada empat fungsi tersebut.

PROSES KOMUNIKASI

Sebelum kita meneruskan perbincangan kita tentang proses yang terlibat dalam komunikasi, sudahkah anda memikirkan suatu cara yang dapat anda lakukan untuk memastikan penerima mendapat mesej seperti yang dikehendaki?

8.2

Senaraikan fungsi-fungsi lain yang anda rasa berguna kepada sesebuah kumpulan atau organisasi.

AKTIVITI 8.1

TOPIK 8 KOMUNIKASI 195

Komunikasi boleh dianggap sebagai suatu proses atau aliran yang terdiri daripada dua fasa:

(a) Penghantaran; dan

(b) Maklum balas. Semasa fasa penghantaran, maklumat dikongsi antara dua atau lebih individu atau kumpulan. Fasa maklum balas menunjukkan pencapaian mesej yang dimaksudkan. Terdapat beberapa peringkat yang terlibat dalam proses komunikasi di dalam dua fasa yang dinyatakan. Ini diterangkan di dalam Model Proses Komunikasi seperti dalam Rajah 8.2.

Rajah 8.2: Model proses komunikasi

Sumber: Diadaptasi daripada Jones, G.R., George, J.M., & Hill, C.W.L. (2000)

8.2.1 Model Proses Komunikasi

Terdapat dua fasa dalam model proses komunikasi. Fasa ini adalah:

(a) FFasa Penghantaran Pada ffasa penghantaran, ppengirim (kumpulan atau individu) yang mahu menyampaikan maklumat tertentu kepada kumpulan yang lain atau individu, menghantar mmesej (maklumat untuk dikongsi bersama) menggunakan sama ada satu atau lebih daripada yang berikut: lisan (ucapan), bukan lisan (isyarat, pergerakan tangan dan ekspresi muka) yang ditulis atau dilukis.

TOPIK 8 KOMUNIKASI 196

Seterusnya, pengirim menterjemahkan pelbagai jenis pesanan yang dihantar sama ada secara simbolik atau dalam bentuk yang difahaminya. Proses ini dikenali sebagai pproses pengekodan. Biasanya, mesej dikodkan dalam bentuk perkataan. Proses pengekodan mesej dipengaruhi oleh kemahiran, sikap, pengetahuan dan sistem sosiobudaya pengirim. Saluran merujuk kepada medium yang digunakan untuk menghantar mesej yang telah dikodkan untuk penerima seperti telefon, surat, memo, e-mel, mel suara atau perbualan (secara berhadapan).

Fasa seterusnya adalah apabila penerima mentafsirkan atau meletakkan makna kepada mesej. Proses ini dikenali sebagai ppenyahkodan. Proses penyahkodan, sebaliknya, dipengaruhi oleh kemahiran, sikap, pengetahuan dan sosiobudaya penerima. Faktor ini secara kolektif mempengaruhi keupayaan penerima untuk menerima dan mentafsir mesej. Ini adalah peringkat yang paling kritikal dalam komunikasi. Oleh sebab penerima mungkin menyahkod mesej mengikut nilai-nilai sosial dan budayanya, ini akan menyebabkan kegagalan penerima mentafsir mesej secara tepat; ia boleh membawa kepada salah faham.

(b) FFasa Maklum Balas Fasa maklum balas bermula apabila penerima (kini pengirim) menyediakan mmaklum balas dengan menghantar mesej kepada pengirim asal (yang kini memikul peranan seorang penerima), mengekod mesej dan menghantarnya kembali melalui pelbagai saluran. Maklum balas ini biasanya bertujuan mendapatkan pengesahan sama ada mesej telah diterima dan difahami dengan tepat atau untuk mendapatkan maklumat lanjut. Pengirim asal akan menyahkod mesej dan memastikan persefahaman telah dicapai. Jika pengirim asal mendapati mesej telah disalah tafsir, keseluruhan proses komunikasi diulang sehingga kedua-dua pihak mencapai persefahaman yang diingini. Tidak semua proses komunikasi berjalan lancar disebabkan oleh hingar yang akan mengganggu keberkesanan komunikasi. HHingar merupakan istilah umum yang digunakan untuk merujuk kepada sesuatu yang mengganggu penghantaran atau pemahaman mesej. Hingar berlaku disebabkan oleh beberapa faktor, termasuk: mesej yang dikod tidak jelas; pengirim tidak pasti tentang mesej yang ingin dihantar; pilihan saluran komunikasi yang salah, mesej salah dinyahkod; tulisan sukar dibaca; pendengaran atau penglihatan yang lemah; jarak fizikal yang besar antara pengirim dan penerima; penerima kekurangan masa untuk

TOPIK 8 KOMUNIKASI 197

menyahkod mesej dengan tepat; atau kekurangan pengalaman, pengetahuan atau kemahiran tertentu. Sebagai contoh, pengurus boleh meningkatkan komunikasi dengan meminimumkan hingar.

8.2.2 Halangan-halangan kepada Komunikasi

Terdapat beberapa halangan yang menyebabkan mesej yang salah dinyahkod oleh penerima (berbeza daripada tujuan asal pengirim). Rajah 8.3 menggambarkan halangan utama kepada komunikasi yang berkesan.

Rajah 8.3: Halangan komunikasi Berikut adalah penerangan mengenai halangan komunikasi:

(a) TTapisan Tapisan merujuk kepada manipulasi maklumat oleh pengirim untuk memudahkan penerima memahami mesej yang dimaksudkan. Sebagai contoh, apabila seorang pengurus memberitahu bosnya apa yang ingin didengari bosnya, pengurus sedang "menapis maklumat. Adakah situasi ini berlaku di dalam organisasi? Ya, terdapat banyak keadaan di mana maklumat yang ingin dihantar kepada pihak atasan ditapis terlebih dahulu supaya mereka (orang atasan) menerima maklumat yang penting dan relevan. Tapisan dipengaruhi oleh persepsi dan kepentingan peribadi pengirim. Tapisan sering berlaku dalam organisasi yang terdapat status perbezaan ketara dalam kalangan pekerja yang bercita-cita tinggi. Organisasi besar

TOPIK 8 KOMUNIKASI 198

juga menyediakan elaun atau ruang untuk tapisan berlaku kerana organisasi

Recommended

View more >