1.0 tujuan 2.0 skop 3.0 dokumen rujukan kod dokumen...

17
Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’ PERKHIDMATAN UTAMA PRASISWAZAH PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen : UPM/PU/PS/P003 Halaman: : 1/17 No. Semakan: 08 No. Isu: 02 PROSEDUR PENGAMBILAN PELAJAR BAHARU PROGRAM PENGAJIAN PRASISWAZAH Tarikh: 13/05/2016 1.0 TUJUAN Prosedur ini menerangkan tatacara pengambilan pelajar baharu program pengajian prasiswazah calon warganegara dan antarabangsa. 2.0 SKOP Prosedur ini merangkumi aktiviti perancangan pengambilan, penyediaan dan semakan unjuran, penyediaan dan semakan syarat kemasukan, pemilihan pelajar, tawaran, rayuan kemasukan, lapor diri dan penyediaan laporan pengambilan pelajar Prasiswazah. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen Tajuk Dokumen UPM/PGR/MK/001 Manual Kualiti Universiti Putra Malaysia - Quality Management Systems – Requirements MS ISO 9001:2008 - Kaedah-Kaedah Universiti Putra Malaysia (Perkara Akademik Prasiswazah) 2014 - Minit Mesyuarat Senat UPM (berkaitan) - Unjuran enrolmen pelajar 215-2020 - Buku Syarat Kemasukan Lepasan STPM/Setaraf dan Lepasan SPM/Setaraf - Manual Pengguna SMP - Pengambilan dan Kemasukan (PnK) - Manual Pengguna Sistem Mesyuarat Pemilihan Bersama - Manual Pengguna System e-MAS (disediakan oleh Bahagian Pengurusan Maklumat KPM) - Dasar Pengambilan Pelajar Program Pengajian Lepasan STPM/Setaraf - Dasar Pengambilan Pelajar Program Pengajian Lepasan SPM/Setaraf - Buku Panduan Pelajar Baharu UPM

Upload: others

Post on 02-Mar-2020

20 views

Category:

Documents


0 download

TRANSCRIPT

Page 1: 1.0 TUJUAN 2.0 SKOP 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen …reg.upm.edu.my/eISO/docs/20160510094253P003... · - Buku Syarat Kemasukan Lepasan STPM/Setaraf dan Lepasan SPM/Setaraf - Manual

Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’

PERKHIDMATAN UTAMA PRASISWAZAH PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR

(AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen : UPM/PU/PS/P003

Halaman: : 1/17

No. Semakan: 08

No. Isu: 02

PROSEDUR PENGAMBILAN PELAJAR BAHARU PROGRAM PENGAJIAN PRASISWAZAH

Tarikh: 13/05/2016

1.0 TUJUAN

Prosedur ini menerangkan tatacara pengambilan pelajar baharu program pengajian prasiswazah calon warganegara dan antarabangsa.

2.0 SKOP

Prosedur ini merangkumi aktiviti perancangan pengambilan, penyediaan dan semakan unjuran, penyediaan dan semakan syarat kemasukan, pemilihan pelajar, tawaran, rayuan kemasukan, lapor diri dan penyediaan laporan pengambilan pelajar Prasiswazah.

3.0 DOKUMEN RUJUKAN

Kod Dokumen Tajuk Dokumen

UPM/PGR/MK/001 Manual Kualiti Universiti Putra Malaysia

- Quality Management Systems – Requirements MS ISO 9001:2008

- Kaedah-Kaedah Universiti Putra Malaysia (Perkara Akademik Prasiswazah) 2014

- Minit Mesyuarat Senat UPM (berkaitan)

- Unjuran enrolmen pelajar 215-2020

- Buku Syarat Kemasukan Lepasan STPM/Setaraf dan Lepasan SPM/Setaraf

- Manual Pengguna SMP - Pengambilan dan Kemasukan (PnK)

- Manual Pengguna Sistem Mesyuarat Pemilihan Bersama

- Manual Pengguna System e-MAS (disediakan oleh Bahagian Pengurusan Maklumat KPM)

- Dasar Pengambilan Pelajar Program Pengajian Lepasan STPM/Setaraf

- Dasar Pengambilan Pelajar Program Pengajian Lepasan SPM/Setaraf

- Buku Panduan Pelajar Baharu UPM

Page 2: 1.0 TUJUAN 2.0 SKOP 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen …reg.upm.edu.my/eISO/docs/20160510094253P003... · - Buku Syarat Kemasukan Lepasan STPM/Setaraf dan Lepasan SPM/Setaraf - Manual

Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’

PERKHIDMATAN UTAMA PRASISWAZAH PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR

(AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen : UPM/PU/PS/P003

Halaman: : 2/17

No. Semakan: 08

No. Isu: 02

PROSEDUR PENGAMBILAN PELAJAR BAHARU PROGRAM PENGAJIAN PRASISWAZAH

Tarikh: 13/05/2016

Kod Dokumen Tajuk Dokumen

UPM/PU/PS/AK005 A Penyediaan Cadangan Unjuran Pengambilan Pelajar Baharu

B Penyediaan Syarat Kemasukan C Permohonan Lepasan Diploma/Setaraf D Temu duga Program Bukan ISMP E Pengurusan Ujian MEdSI dan Temu duga

ISMP F Mesyuarat Pemilihan Bersama KPT-

UA. G Rayuan Kemasukan H Tawaran Kemasukan (Perdana dan

Rayuan)

UPM/PU/PS/AK013 Arahan Kerja Pengambilan Pelajar Baharu Program Pengajian Prasiswazah antarabangsa

http://upu.moe.gov.my Laman Web Rasmi Permohonan Ke UA, TEVT dan ILKA

http://www.mohe.gov.my Laman Web Kementerian Pengajian Tinggi

http://www.upm.edu.my Laman Web UPM

http://www.akademik.upm. edu.my Laman Web Bahagian Akademik

http://www.smp.upm.edu.my/temuduga Laman Web Semakan Calon Temu Duga Program Bacelor Bagi Pengambilan Pelajar Baharu

http://www.smp.upm.edu.my/tawaran Laman Web Semakan Permohonan Kemasukan Ke UPM

Page 3: 1.0 TUJUAN 2.0 SKOP 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen …reg.upm.edu.my/eISO/docs/20160510094253P003... · - Buku Syarat Kemasukan Lepasan STPM/Setaraf dan Lepasan SPM/Setaraf - Manual

Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’

PERKHIDMATAN UTAMA PRASISWAZAH PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR

(AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen : UPM/PU/PS/P003

Halaman: : 3/17

No. Semakan: 08

No. Isu: 02

PROSEDUR PENGAMBILAN PELAJAR BAHARU PROGRAM PENGAJIAN PRASISWAZAH

Tarikh: 13/05/2016

4.0 TERMINOLOGI DAN SINGKATAN

BK : Bahagian Kemasukan

Asasi : Asasi dari Universiti Malaya (UM) dan Universiti Teknologi Mara (UiTM)

BHEP : Bahagian Hal Ehwal Pelajar KB(HEPA) : Ketua Bahagian (HEPA) BPKP : Bahagian Pengurusan Kemasukan Pelajar Antarabangsa : Penduduk Tetap/Pemastautin/Antarabangsa Fakulti : Semua Fakulti Termasuk Pusat Asasi Sains Pertanian UA : Universiti Awam JPPBW : Jawatankuasa Pengambilan Pelajar Antarabangsa KBK Ketua Bahagian Kemasukan Ketua PTJ : Dekan Fakulti dan Pengarah Pusat Asasi Sains Pertanian KPAA : Ketua Pentadbiran Akademik dan Antarabangsa KPM : Kementerian Pendidikan Malaysia Matrikulasi : Matrikulasi KPM PKU Pusat Kesihatan Universiti Prasiswazah : Program Asasi Sains Pertanian, Diploma dan Bacelor PTM Pegawai Teknologi Maklumat PT : Pegawai Tadbir Bahagian Kemasukan PT PTJ : Penolong Pendaftar PTJ PT(P/O) : Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) PTJ : Pusat Tanggungjawab SMP PnK : Sistem Maklumat Pelajar – Modul Pengambilan dan Kemasukan SPM : Sijil Pelajaran Malaysia STPM : Sijil Tinggi Persekolahan Malaysia STPM/Setaraf : Lepasan Diploma, STPM, Matrikulasi dan Asasi Diploma/Setaraf : Lepasan Diploma, STPM, Matrikulasi dan Asasi (Bukan Tahun

Semasa)

TDA : Timbalan Dekan Akademik TNC (A&A) : Timbalan Naib Canselor (Akademik dan Antarabangsa) TWP : Timbalan Wakil Pengurusan UPM : Universiti Putra Malaysia WP : Wakil Pengurusan

Page 4: 1.0 TUJUAN 2.0 SKOP 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen …reg.upm.edu.my/eISO/docs/20160510094253P003... · - Buku Syarat Kemasukan Lepasan STPM/Setaraf dan Lepasan SPM/Setaraf - Manual

Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’

PERKHIDMATAN UTAMA PRASISWAZAH PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR

(AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen : UPM/PU/PS/P003

Halaman: : 4/17

No. Semakan: 08

No. Isu: 02

PROSEDUR PENGAMBILAN PELAJAR BAHARU PROGRAM PENGAJIAN PRASISWAZAH

Tarikh: 13/05/2016

5.0 TANGGUNGJAWAB

TNC (A&A), Ketua PTJ dan KPAA bertanggungjawab memastikan Prosedur Pengambilan Pelajar Baharu Program Pengajian Prasiswazah ini dilaksanakan.

Sesiapa yang terlibat mesti mematuhi prosedur ini.

Page 5: 1.0 TUJUAN 2.0 SKOP 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen …reg.upm.edu.my/eISO/docs/20160510094253P003... · - Buku Syarat Kemasukan Lepasan STPM/Setaraf dan Lepasan SPM/Setaraf - Manual

Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’

PERKHIDMATAN UTAMA PRASISWAZAH PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR

(AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen : UPM/PU/PS/P003

Halaman: : 5/17

No. Semakan: 08

No. Isu: 02

PROSEDUR PENGAMBILAN PELAJAR BAHARU PROGRAM PENGAJIAN PRASISWAZAH

Tarikh: 13/05/2016

6.0 CARTA ALIR

Tanggung jawab

Carta alir

Perincian Rekod/

Dokumen Rujukan

Ketua PTJ, KPAA, PT

PT

PT

6.0 Mula

6.1 Rancang Pengambilan Pelajar

6.2 Warganegara

Ya

A

Tidak

6.3 Pengambilan Pelajar Baharu Antarabangsa

6.1

6.2

6.3

B

Rancang Pengambilan Pelajar 6.1.1 Buat perancangan pengambilan pelajar

baharu berdasarkan:

6.1.1.1 Unjuran enrolmen pelajar 2015-2020

6.1.1.2 Cadangan Unjuran Pengambilan Pelajar Baharu dan Syarat Kemasukan. (Rujuk : Arahan Kerja Urusan Pengambilan Pelajar (UPM/PU/PS/AK005)- A. Penyediaan Cadangan Pengambilan Pelajar Baharu dan B. Penyediaan Syarat Kemasukan)

6.1.1.3 Keperluan semasa berdasarkan Penawaran Program Baharu, Perubahan Dasar Kerajaan, Penubuhan Fakulti/Pusat Baharu dan Penubuhan Cawangan/Kampus Baharu.

6.1.2 Sedia dan semak Unjuran Pengambilan

Pelajar Baharu dan Syarat Kemasukan. (Rujuk: Arahan Kerja Urusan Pengambilan Pelajar (UPM/PU/PS/AK005) - A. Penyediaan Cadangan Pengambilan Pelajar Baharu dan B. P e n y ed i a a n Syarat)

Warganegara? 6.2.1 Jika ya, ikut langkah 6.4 - A

6.2.2 Jika tidak, ikut langkah 6.3 - B

Pengambilan Pelajar Baharu Antarabangsa Rujuk Arahan Kerja Pengambilan Pelajar Baharu Program Pengajian Prasiswazah Antarabangsa (UPM/PU/PS/AK013) dan proses tamat.

Page 6: 1.0 TUJUAN 2.0 SKOP 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen …reg.upm.edu.my/eISO/docs/20160510094253P003... · - Buku Syarat Kemasukan Lepasan STPM/Setaraf dan Lepasan SPM/Setaraf - Manual

Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’

PERKHIDMATAN UTAMA PRASISWAZAH PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR

(AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen : UPM/PU/PS/P003

Halaman: : 6/17

No. Semakan: 08

No. Isu: 02

PROSEDUR PENGAMBILAN PELAJAR BAHARU PROGRAM PENGAJIAN PRASISWAZAH

Tarikh: 13/05/2016

Tanggung jawab

Carta alir

Perincian Rekod/

Dokumen Rujukan

KPAA,PT

S/U Senat

S/U Senat

PT,PT(P/O)

KPAA, PT, PT(P/O)

KETUA PTJ

A

6.4 Sedia Kertas Senat

6.5 Lulus

Ya

6.7 Hantar Ke BPKP

6.8 Saring Permohonan Calon

C

Tidak

6.4

6.5 6.6 Buat Pindaan

6.6

6.7

6.8

Sedia Kertas Senat 6.5.1 Terima dan semak Cadangan Unjuran

Pengambilan Pelajar Baharu dan Syarat Kemasukan daripada Fakulti.

6.5.2 Sediakan Kertas Senat Cadangan Unjuran Pengambilan Pelajar Baharu dan Syarat Kemasukan dan bawa ke Senat selewat- lewatnya pada akhir minggu kedua bulan November. (Rujuk: Arahan Kerja Urusan Pengambilan Pelajar (UPM/PU/PS/AK005)- A. Penyediaan Cadangan Pengambilan Pelajar Baharu dan B. Syarat Kemasukan).

Lulus? Bentangkan dalam Mesyuarat Senat untuk kelulusan.

6.7.1 Jika ya, ikut langkah 6.8

6.7.2 Jika tidak (lulus dengan pindaan), ikut

langkah 6.7

Buat Pindaan Buat pindaan Cadangan Unjuran Pengambilan Pelajar Baharu dan Syarat Kemasukan sebagaimana yang diluluskan oleh Senat. (Jika ada)

Hantar ke BPKP 6.8.1 Masukkan Cadangan Unjuran Pengambilan

Pelajar Baharu dan Syarat Kemasukan ke BPKP melalui Sistem e-MAS mengikut tempoh yang ditetapkan.

6.8.2 Cetak dan semak. Buat pindaan jika perlu.

6.8.3 Buat pengesahan dan cetak untuk

kegunaan mesyuarat.

Saring Permohonan Calon Laksanakan saringan permohonan calon. Rujuk :( Arahan Kerja Urusan Pengambilan Pelajar (UPM/PU/PS/AK005)). i. C. Permohonan Lepasan Diploma/Setaraf ii. E. Temu duga Bukan ISMP iii. F. P e n g u r u s a n U j i a n M E d S I

d a n Temu duga ISMP

Page 7: 1.0 TUJUAN 2.0 SKOP 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen …reg.upm.edu.my/eISO/docs/20160510094253P003... · - Buku Syarat Kemasukan Lepasan STPM/Setaraf dan Lepasan SPM/Setaraf - Manual

Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’

PERKHIDMATAN UTAMA PRASISWAZAH PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR

(AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen : UPM/PU/PS/P003

Halaman: : 7/17

No. Semakan: 08

No. Isu: 02

PROSEDUR PENGAMBILAN PELAJAR BAHARU PROGRAM PENGAJIAN PRASISWAZAH

Tarikh: 13/05/2016

Tanggung jawab

Carta alir

Perincian Rekod/

Dokumen Rujukan

KPAA/PT

KPAA/PT

Calon

KPAA, PT

KPAA, PT, PT(P/O)

PKU

KP BHEP

C

6.9 Pilih Calon

6.10 Berjaya ?

Ya

6.14 Buat Tawaran Masuk

6.15 Lapor Diri Pelajar Baharu

E

Tidak

Ya

6.11 Buat Rayuan

6.12 Pilih Calon Rayuan

6.13 Berjaya

Tidak

D

6.9

6.10

6.11

6.12

6.13

6.14

6.15

Pilih Calon 7.10.1 Pilih calon yang layak berdasarkan syarat am dan syarat khas Program dalam Mesyuarat Pemilihan Bersama KPM dan IPTA. (Rujuk :Arahan Kerja Urusan Pengambilan Pelajar (UPM/PU/PS/AK005) – D. Mesyuarat Pemilihan Bersama KPM-IPTA)

Berjaya? 6.11.1 Jika ya, ikut langkah 6.15

6.11.2 Jika tidak, ikut langkah 6.12

Buat Rayuan Buat rayuan melalui aplikasi atas talian dalam tempoh yang ditetapkan oleh BPKP.

Pilih Calon Rayuan Laksana pemilihan calon rayuan (Rujuk : Arahan Kerja Urusan Pengambilan Pelajar (UPM/PU/PS/AK005) – H. Rayuan Kemasukan)

Berjaya? 6.14.1 Jika ya, ikut langkah 6.15

6.14.2 Jika tidak, ikut langkah 6.18

Buat Tawaran Masuk Keluarkan Surat tawaran kemasukan kepada calon yang berjaya. Rujuk : (Arahan Kerja Urusan Pengambilan Pelajar(UPM/PU/PS/AK005) - I. Tawaran Kemasukan)

Lapor Diri Pelajar Baharu

6.15.1 Pastikan pelajar membuat pemeriksaan kesihatan dan menyerahkannya dalam tempoh yang telah ditetapkan dengan merujuk kepada Buku Panduan Perkhidmatan Perubatan Pusat Kesihatan Universiti UPM.

6.15.2 Sediakan tempat lapor diri pelajar baharu di Kolej Kediaman Kampus Serdang dan Kampus UPMKB. (Rujuk: Prosedur Persediaan Penempatan dan Pendaftaran Masuk Pelajar Baharu (UPM/OPR/KOLEJ/P002) dan Prosedur Pendaftaran Kursus (UPM/PU/PS/P004).

Page 8: 1.0 TUJUAN 2.0 SKOP 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen …reg.upm.edu.my/eISO/docs/20160510094253P003... · - Buku Syarat Kemasukan Lepasan STPM/Setaraf dan Lepasan SPM/Setaraf - Manual

Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’

PERKHIDMATAN UTAMA PRASISWAZAH PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR

(AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen : UPM/PU/PS/P003

Halaman: : 8/17

No. Semakan: 08

No. Isu: 02

PROSEDUR PENGAMBILAN PELAJAR BAHARU PROGRAM PENGAJIAN PRASISWAZAH

Tarikh: 13/05/2016

Tanggung jawab

Carta alir

Perincian Rekod/

Dokumen Rujukan

PT(P/O)

PT(P/O)

PT

E

6.15.3 Dapatkan Borang Pembetulan Nama/Kad Pengenalan (PU/PS/BR11/AMB) jika ada, setiap penghujung hari pendaftaran.

6.15.4 Buat pembetulan dalam SMP Modul Kemasukan pada hari penerimaan borang.

6.15.5 Semak dan sahkan data dalam SMP.

PT

6.16 Sedia laporan

6.17 Tamat

D

B

6.16 Sedia Laporan Sediakan laporan pengambilan pelajar baharu untuk pengesahan Senat.

Page 9: 1.0 TUJUAN 2.0 SKOP 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen …reg.upm.edu.my/eISO/docs/20160510094253P003... · - Buku Syarat Kemasukan Lepasan STPM/Setaraf dan Lepasan SPM/Setaraf - Manual

Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’

PERKHIDMATAN UTAMA PRASISWAZAH PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR

(AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen : UPM/PU/PS/P003

Halaman: : 9/17

No. Semakan: 08

No. Isu: 02

PROSEDUR PENGAMBILAN PELAJAR BAHARU PROGRAM PENGAJIAN PRASISWAZAH

Tarikh: 13/05/2016

7.0 REKOD KUALITI

1. Rekod disimpan di Bahagian Kemasukan UPM

Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai

Rekod

Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail

Tanggungjawab Menyelenggara

Tempat dan

Tempoh Simpanan

Kuasa Melupus

1.

UPM/600-2/1/12

MESYUARAT BERSAMA KPT-UA

1. Surat/ email/ notis panggilan/minit mesyuarat

a. Panduan

b. Semakan Syarat

c. Teknikal

d. Precouncil 1 dan 2

e. Pemilihan bersama SPM dan STPM setaraf

f. Rayuan

g. Post mortem

PT (P/O)

PT

Dokumen dan

Rekod AKD

5 tahun

KPAA

2.

UPM/600-2/1/1

CADANGAN UNJURAN PENGAMBILAN PELAJAR BAHARU

1. Cadangan Unjuran Pengambilan Pelajar Baharu. (Surat daripada BPKP)

2. Cadangan Unjuran Pengambilan Pelajar Baharu Program Bacelor (UPM/PU/PS/BR01/AMB), Program Diploma dan Asasi Sains Pertanian (UPM/PU/PS/BR04/AMB). (Surat kepada Fakulti)

3. Cadangan Unjuran Pengambilan Pelajar Baharu. (Surat Jawapan daripada Fakulti)

4. Senarai Semak Cadangan Unjuran Pengambilan Pelajar Baharu (UPM/PU/PS/SS01/AMB)

5. Surat Peringatan kepada Fakulti yang belum menghantar Cadangan Unjuran Pengambilan Pelajar

PT(P/O)

PT

Pusat

Dokumen dan Rekod AKD

5 tahun

KPAA

Page 10: 1.0 TUJUAN 2.0 SKOP 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen …reg.upm.edu.my/eISO/docs/20160510094253P003... · - Buku Syarat Kemasukan Lepasan STPM/Setaraf dan Lepasan SPM/Setaraf - Manual

Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’

PERKHIDMATAN UTAMA PRASISWAZAH PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR

(AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen : UPM/PU/PS/P003

Halaman: : 10/17

No. Semakan: 08

No. Isu: 02

PROSEDUR PENGAMBILAN PELAJAR BAHARU PROGRAM PENGAJIAN PRASISWAZAH

Tarikh: 13/05/2016

Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod

Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail

Tanggungjawab Menyelenggara

Tempat dan

Tempoh Simpanan

Kuasa Melupus

Baharu. Jika perlu. 6. Penawaran program baru.

(jika ada) 7. Kertas kelulusan Senat

mengenai Cadangan Pengambilan Pelajar Baharu.

8. Petikan Minit Mesyuarat Senat Cadangan Pengambilan Pelajar Baharu

9. Unjuran Kemasukan Ke UA Program Pengajian Lepasan STPM/Setaraf. (Sistem e-MAS)

10. Surat lain yang berkaitan

3. UPM/600-2/1/2 SYARAT KEMASUKAN

1. Syarat Kemasukan Bagi Program Pengajian Prasiswazah. (Notis Kepada Fakulti)

2. Syarat Kemasukan Bagi Program Pengajian Prasiswazah. (Notis Jawapan dari Fakulti)

3. Senarai Semak Syarat kemasukan Pengambilan Pelajar Baharu.

4. Notis peringatan kepada F a k u l t i yang belum menghantar syarat kemasukan. (Jika ada)

5. Kertas kelulusan Senat mengenai Syarat Kemasukan Pelajar Baharu

6. Petikan Minit Mesyuarat Senat Syarat Kemasukan

7. Kemukakan syarat kemasukan dalam Sistem e-MAS lepasan STPM/ Setaraf dan SPM/Setaraf

8. Surat lain yang berkaitan

PT (P/O)

PT

Dokumen dan Rekod AKD

5 tahun

Ketua PTJ

4. UPM/600-2/1/4 PERMOHONAN LEPASAN DIPLOMA/ SETARAF

1. Notis penyerahan data daripada BPKP

2. Notis Penyerahan Data Pemohon kepada IDEC.

3. Surat jemputan Mesyuarat Pemilihan Bersama Fakulti – Surat kepada Fakulti

PT (P/O)

PT

Pusat Dokumen dan

Rekod AKD

5 tahun

KPAA

Page 11: 1.0 TUJUAN 2.0 SKOP 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen …reg.upm.edu.my/eISO/docs/20160510094253P003... · - Buku Syarat Kemasukan Lepasan STPM/Setaraf dan Lepasan SPM/Setaraf - Manual

Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’

PERKHIDMATAN UTAMA PRASISWAZAH PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR

(AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen : UPM/PU/PS/P003

Halaman: : 11/17

No. Semakan: 08

No. Isu: 02

PROSEDUR PENGAMBILAN PELAJAR BAHARU PROGRAM PENGAJIAN PRASISWAZAH

Tarikh: 13/05/2016

Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod

Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail

Tanggungjawab Menyelenggara

Tempat dan

Tempoh Simpanan

Kuasa Melupus

4. Borang Cadangan Pemilihan Calon Ke Program Bacelor (PU/PS/BR07/AMB)

5. Notis Mesyuarat Pemilihan Aplikasi Dalam Talian (EFMPB) daripada BPKP

6. Senarai nama jaya kategori E dan F

7. Surat lain yang berkaitan

5. UPM/600-2/1/7 TEMU DUGA

1. Notis penyerahan data pemohon p r o g r a m t e m u d u g a daripada BPKP

2. Borang Pengesahan Penerimaan Data (PU/PS/BR03/AMB) – Serah data pemohon kepada IDEC.

3. Surat panggilan mesyuarat Pemilihan Calon Temuduga / Ujian MEDSI Bersama Fakulti.

4. Senarai nama calon Ujian MEDSI

5. Senarai nama calon temu duga (program bukan pendidikan) (PU/PS/BR07/AMB).

6. Senarai nama calon jaya Ujian MEDSI

7. Senarai nama calon temu duga (program pendidikan)

8. Senarai calon jaya temu duga (program bukan pendidikan)

9. Senarai calon jaya temu duga (program pendidikan)

10. Surat lain yang berkaitan.

PT (P/O)

PT

Pusat Dokumen dan

Rekod AKD

KPAA

6. UPM/600-2/1/6

TAWARAN

1. Penerimaan data calon jaya (Surat daripada BPKP)

2. Laporan pengambilan dan kemasukan pelajar baharu

3. Surat lain yang berkaitan.

PT (P/O) PT Pusat Dokumen

dan Rekod AKD

5 tahun

KPAA

Page 12: 1.0 TUJUAN 2.0 SKOP 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen …reg.upm.edu.my/eISO/docs/20160510094253P003... · - Buku Syarat Kemasukan Lepasan STPM/Setaraf dan Lepasan SPM/Setaraf - Manual

Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’

PERKHIDMATAN UTAMA PRASISWAZAH PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR

(AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen : UPM/PU/PS/P003

Halaman: : 12/17

No. Semakan: 08

No. Isu: 02

PROSEDUR PENGAMBILAN PELAJAR BAHARU PROGRAM PENGAJIAN PRASISWAZAH

Tarikh: 13/05/2016

Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod

Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail

Tanggungjawab Menyelenggara

Tempat dan

Tempoh Simpanan

Kuasa Melupus

9. UPM/600-2/1/9 RAYUAN

1. Unjuran Kekosongan Tempat Rayuan Bagi Program Pengajian Prasiswazah.

2. Terima Data Rayuan Bagi Program Pengajian Prasiswazah daripada BPKP

3. Borang Pengesahan Penerimaan Data (PU/PS/BR03/AMB) – Notis penyerahan data pemohon kepada IDEC.

4. Borang Pembetulan Maklumat Calon (PU/PS/BR04/AMB) – Jika ada

5. Surat Jemputan Mesyuarat Pemilihan Bersama Fakulti untuk kategori E dan F (jika perlu)

6. Borang Cadangan Pemilihan Ke Program Bacelor Kes Rayuan ( K a t e g o r i E d a n F ) (PU/PS/BR08/AMB) (jika ada)

7. Surat dan Senarai calon jaya kepada Fakulti

8. Surat lain yang berkaitan

PT(P/O)

PT

Pusat Dokumen dan

Rekod AKD

5 tahun

KPAA

11. UPM/600-2/1/10 PENGAMBILAN PELAJAR BAHARU ANTARABANGSA

1. Surat panggilan Mesyuarat Pemilihan Bersama Fakulti/surat penghantaran Borang Permohonan Calon Antarabangsa (PU/PS/BR12 /AMB) kepada fakulti.

2. Surat/Memo maklum balas status Borang Permohonan Calon Antarabangsa (PU/PS/BR12 /AMB) oleh fakulti.

3. Surat panggilan Mesyuarat Jawatankuasa Pengambilan Pelajar Antarabangsa.

4. Kertas Cadangan Pengambilan Pelajar Baharu Antarabangsa.

5. Minit Mesyuarat JKPPA 6. Surat makluman senarai pelajar

yang ditawarkan kepada Fakulti/

PT (P/O)

PT

Pusat Dokumen dan Rekod

AKD

5 tahun

KPAA

Page 13: 1.0 TUJUAN 2.0 SKOP 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen …reg.upm.edu.my/eISO/docs/20160510094253P003... · - Buku Syarat Kemasukan Lepasan STPM/Setaraf dan Lepasan SPM/Setaraf - Manual

Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’

PERKHIDMATAN UTAMA PRASISWAZAH PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR

(AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen : UPM/PU/PS/P003

Halaman: : 13/17

No. Semakan: 08

No. Isu: 02

PROSEDUR PENGAMBILAN PELAJAR BAHARU PROGRAM PENGAJIAN PRASISWAZAH

Tarikh: 13/05/2016

Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod

Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail

Tanggungjawab Menyelenggara

Tempat dan

Tempoh Simpanan

Kuasa Melupus

PKU/ Bendahari/ BHEP/Bahagian Antarabangsa/ Bahagian Keselamatan.

7. Senarai nama calon pelajar antarabangsa yang ditawarkan.

8. Senarai nama calon pelajar antarabangsa yang mendaftar.

9. Kertas Laporan Pengambilan Pelajar Baharu Antarabangsa.

10. Petikan Minit Senat Berkaitan. 11. Surat lain yang berkaitan.

Page 14: 1.0 TUJUAN 2.0 SKOP 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen …reg.upm.edu.my/eISO/docs/20160510094253P003... · - Buku Syarat Kemasukan Lepasan STPM/Setaraf dan Lepasan SPM/Setaraf - Manual

Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’

PERKHIDMATAN UTAMA PRASISWAZAH PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR

(AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen : UPM/PU/PS/P003

Halaman: : 14/17

No. Semakan: 08

No. Isu: 02

PROSEDUR PENGAMBILAN PELAJAR BAHARU PROGRAM PENGAJIAN PRASISWAZAH

Tarikh: 13/05/2016

2. Rekod di simpan di PTJ

Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod Tanggungjawab Mengumpul dan

Memfail

Tanggungjawab Menyelenggara

Tempat dan Tempoh

Simpanan

Kuasa Melupus

1. UPM/(kod PTJ)/600-2/1/1

CADANGAN PENGAMBILAN PELAJAR BAHARU

1. Cadangan Unjuran Pengambilan Pelajar Baharu Program Bacelor (UPM/PU/PS/BR01/AMB), Program Diploma dan Asasi Sains Pertanian (UPM/PU/PS/BR04/AMB). (Surat kepada Dekan Fakulti)

2. Surat Jawapan daripada Dekan Fakulti mengenai Cadangan Unjuran Pengambilan Pelajar Baharu.

3. Surat Peringatan kepada Dekan Fakulti yang belum menghantar Cadangan Unjuran Pengambilan Pelajar Baharu. Jika perlu.

4. Surat lain yang berkaitan.

PT (P/O) PTJ PT PTJ Pusat Dokumen dan

Rekod PTJ

2 tahun

KPAA

2. UPM/(Kod PTJ)/600-2/1/2

SYARAT KEMASUKAN SESI

1. Syarat Kemasukan Bagi Program Pengajian Prasiswazah.

2. Syarat Kemasukan Bagi Program Pengajian Prasiswazah.

3. Surat peringatan kepada Fakulti yang belum menghantar syarat kemasukan. (Jika ada)

4. Surat lain yang berkaitan

PT (P/O) PTJ PT PTJ Pusat Dokumen dan

Rekod PTJ

2 tahun

Ketua PTJ

3. UPM/(kod PTJ)/600-2/1/4

PERMOHONAN LEPASAN DIPLOMA/ SETARAF

1. Surat Jemputan Mesyuarat

Pemilihan Bersama 2. Borang Cadangan Pemilihan

Calon Ke Program Bacelor (PU/PS/BR07/AMB).

3. Surat lain yang berkaitan

PT (P/O) PTJ PT PTJ Pusat Dokumen dan

Rekod PTJ

2 tahun

Ketua PTJ

Page 15: 1.0 TUJUAN 2.0 SKOP 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen …reg.upm.edu.my/eISO/docs/20160510094253P003... · - Buku Syarat Kemasukan Lepasan STPM/Setaraf dan Lepasan SPM/Setaraf - Manual

Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’

PERKHIDMATAN UTAMA PRASISWAZAH PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR

(AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen : UPM/PU/PS/P003

Halaman: : 15/17

No. Semakan: 08

No. Isu: 02

PROSEDUR PENGAMBILAN PELAJAR BAHARU PROGRAM PENGAJIAN PRASISWAZAH

Tarikh: 13/05/2016

Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod Tanggungjawab Mengumpul dan

Memfail

Tanggungjawab Menyelenggara

Tempat dan Tempoh

Simpanan

Kuasa Melupus

4. UPM/(Kod PTJ)/600-2/1/7

TEMU DUGA

1. Senarai calon temu duga 2. Senarai calon jaya temu duga 3. Surat lain yang berkaitan

PT (P/O) PTJ (Fakulti yang

terlibat dengan proses temu duga

sahaja)

PT PTJ Dokumen dan Rekod PTJ

2 tahun

Ketua PTJ

5. UPM/(Kod PTJ)/600-2/1/6

TAWARAN

1. Senarai nama calon jaya. 2. Surat lain yang berkaitan

PT (P/O) PT PTJ Pusat Dokumen dan

Rekod PTJ

2 tahun

Ketua PTJ

6. UPM/600-2/1/9

RAYUAN

1. Surat Jemputan Mesyuarat Pemilihan Bersama fakulti

2. Surat dan Senarai calon jaya kepada Fakulti

3. Surat lain yang berkaitan

PT (P/O) PT PTJ Pusat Dokumen dan

Rekod PTJ

2 tahun

Ketua PTJ

Page 16: 1.0 TUJUAN 2.0 SKOP 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen …reg.upm.edu.my/eISO/docs/20160510094253P003... · - Buku Syarat Kemasukan Lepasan STPM/Setaraf dan Lepasan SPM/Setaraf - Manual

Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’

PERKHIDMATAN UTAMA PRASISWAZAH PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR

(AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen : UPM/PU/PS/P003

Halaman: : 16/17

No. Semakan: 08

No. Isu: 02

PROSEDUR PENGAMBILAN PELAJAR BAHARU PROGRAM PENGAJIAN PRASISWAZAH

Tarikh: 13/05/2016

8.0 SEJARAH SEMAKAN

No. Isu No. Semakan

No. CPD Kelulusan Mesyuarat

Disedia dan Disemak

Dilulus/ Diluluskan Semula

Tarikh Kuatkuasa

02 00 - Keluaran Pertama untuk satu persijilan

TNCAA WP 03/01/2011

02 01 35/2011 Mesyuarat Pengurusan Bahagian Akademik 5/2011

TNCAA WP 12/09/2011

02 02 45/2012 Mesyuarat Pengurusan Bahagian Akademik 4/2012 (Khas)

TNCAA WP 09/05/2012

02 03 71/2012 Mesyuarat Pengurusan Bahagian Akademik 7/2012 (Khas)

TNCAA WP 14/08/2012

02 04 18/2013 Mesyuarat Pengurusan Bahagian Akademik 14/2013 (Khas)

TNCAA WP 30/04/2013

02 05 1/2015 Mesyuarat Pengurusan Bahagian Kemasukan dan Bahagian Urus Tadbir Akademik ke- 20 (1/2015)

TNCAA WP 12/02/2015

02 06 2/2015 Mesyuarat Pengurusan Bahagian Kemasukan dan Bahagian Urus Tadbir Akademik ke-21 Khas (2/2015)

TNCAA WP 05/06/2015

Page 17: 1.0 TUJUAN 2.0 SKOP 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen …reg.upm.edu.my/eISO/docs/20160510094253P003... · - Buku Syarat Kemasukan Lepasan STPM/Setaraf dan Lepasan SPM/Setaraf - Manual

Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’

PERKHIDMATAN UTAMA PRASISWAZAH PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR

(AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen : UPM/PU/PS/P003

Halaman: : 17/17

No. Semakan: 08

No. Isu: 02

PROSEDUR PENGAMBILAN PELAJAR BAHARU PROGRAM PENGAJIAN PRASISWAZAH

Tarikh: 13/05/2016

No. Isu No. Semakan

No. CPD Kelulusan Mesyuarat

Disedia dan Disemak

Dilulus/ Diluluskan Semula

Tarikh Kuatkuasa

02 07 4/2015 Mesyuarat Pengurusan Bahagian Kemasukan dan Bahagian Urus Tadbir Akademik ke-23 Khas (4/2015)

TNCAA WP 26/08/2015

02 08 2/2016 Mesyuarat Pengurusan Bahagian Kemasukan, Bahagian Urus Tadbir Akademik dan Bahagian Antarabangsa ke- 25 (1/2016)

TPKD PP TWP PP 13/05/2016